Manual para el Fortalecimiento del CONTROL INTERNO Aplicable

Manual para el Fortalecimiento del
CONTROL INTERNO
Aplicable a las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública
del Estado de San Luis Potosí
SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., 2015
CONTENIDO
Presentación……………………………………………………………………………………………………………..
1
Antecedentes………………………………………………………………………………………………………...….
2
I. Conceptos Básicos…………………………………………………………………………………………………
4
1. El Control Interno…………………………………………………………………………………………………
1.1 ¿Qué es el Control Interno?...........................................................................................................
4
4
1.2 ¿Cuantos tipos de control interno existen?.............................................................................
1.3 ¿Quienes se encargan del Control Interno?............................................................................
5
6
1.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control Interno?.................................................
1.5 ¿Cuáles son los objetivos del Control Interno?......................................................................
1.6 Marco Normativo…………………………………………………………………………………………………
7
8
8
2. El Sistema de Control Interno…………………………………………..………………………………….
2.1 ¿Qué es el Sistema de Control Interno?....................................................................................
9
9
2.2 ¿Cuál es la Estructura del Control Interno?..............................................................................
9
II. Implementación del Sistema de Control Interno…………………..………………………….
11
1. Condiciones básicas para la implementación……………………………………………………
11
2. Implementación del Sistema de control interno a nivel institucional……………
Cuadro 1.- Ambiente de Control………………………………………………………………………………
Cuadro 2.- Administración del Riesgo………………………………………………………………………
Cuadro 3.- Actividades de Control……………………………………………………………………………
Cuadro 4.- Información y Comunicación…………………………………………………………………..
Cuadro 5.- Supervisión y Mejora………………………………………………………………………………
12
13
19
20
26
29
ANEXOS
Anexo 1.- Guía para el Diagnostico de Riesgos
Anexo 2.- Controles
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Manual para el fortalecimiento del
Control Interno
Presentación
Con la publicación del Acuerdo secretarial que establece las Normas Generales de Control Interno
para la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí se pretende el desarrollo de una
administración eficiente que permita maximizar la productividad de los recursos y ayudar a las
dependencias del Gobierno a alcanzar las metas de su gestión a través del efectivo uso de los
recursos públicos teniendo como herramientas el buen desempeño y la acción ética.
Se ha conseguido identificar las causas por las que la mayoría de las dependencias padecen una
gestión poco eficiente y se resumen en tres: Falta de planificación, ausencia de medición del
desempeño y un limitado control preventivo.
En este sentido, el Lic. José Isac Delgado Rodríguez, Contralor General del Estado ha venido a bien
publicar el presente manual, mismo que contiene el marco normativo, los conceptos básicos y todo
el proceso para iniciar la implementación de un Sistema de Control interno preventivo sólido, que
es el primer paso para una gestión eficaz.
Pensando en que este documento se convierta en un instrumento de fácil entendimiento, útil y
práctico. Se espera haber cumplido con ese objetivo, pero lo más importante es que usted lo lea y
aplique.
1
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Antecedentes
El 27 de septiembre del 2006 entraron en vigor las Normas Generales de Control Interno (NGCI) en
la Administración Pública Federal, emitidas por la Secretaría de la Función Pública (SFP), mismas que
para su difusión y aplicación en el ámbito local se transformaron en el Modelo de Normas
Generales de Control Interno (NGCIE) para los Estados; el cual, al implementarse en los gobiernos
locales, logran que las dependencias responsables establezcan y, en su caso, actualicen las políticas,
procedimientos y sistemas específicos de control interno, así como un impulso gradual a la cultura
del autocontrol y autoevaluación.
En relación a las Normas Generales de Control Interno se ha logrado identificar que existen
limitadas capacidades institucionales que se expresan en diferentes formas y grados según cada
dependencia, Entre otras podemos señalar:

Diseños organizacionales no alineados a la misión
Estos diseños se alejan de la misión y terminan generando estructuras e instrumentos de
gestión desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institución.

Desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestión
Existe una limitada valoración de los instrumentos de planificación, de medición y
monitoreo, de control gerencial y de planificación de riesgos.

Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucional
Debido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y
ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión.

Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos
La idea equivocada del control interno asociado únicamente a las funciones del Órgano de
Control Institucional, ha generado limitaciones en la aplicación y desarrollo de los controles
preventivos a cargo de las diferentes direcciones.
Estas limitaciones tienen repercusiones negativas en la operación diaria de las dependencias
originando problemas en los procesos que se tienen que llevar a cabo y afectando su desempeño.
Un adecuado desempeño y una revisión crítica de las funciones de planeamiento, de organización,
de integración de personal, de dirección, y de control y evaluación solucionaría los problemas antes
mencionados. Sin embargo, la función de control cuya idea, concepto y aplicación ha estado
tradicionalmente entendida como responsabilidad única de los órganos de control y no como una
función en donde se involucran todos los integrantes de las dependencias ha tenido un menor
desarrollo y practica a nivel institucional. Un buen control interno mejora la gestión institucional.
En este sentido y considerando que el Plan Estatal de Desarrollo establece la necesidad de reforzar
la supervisión, con un enfoque preventivo, detectivo y correctivo en el Control interno, donde su
principal objetivo es instituir líneas de acción para elevar la funcionalidad y eficiencia de la Gestión
2
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Pública a través de un Gobierno eficiente, transparente, honesto y austero, el 07 de febrero de 2012
se publicó en el Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí el Acuerdo
Secretarial que establece las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública
del Estado de San Luis Potosí, emitido por la Contraloría General del Estado.
El Presente documento representa una propuesta para aquellas entidades que al iniciar la
implementación del Sistema de control interno y teniendo como base la normativa vigente, ocupen
orientaciones básicas que les permitan dar el primer paso en un proceso progresivo de mejora
continua. El documento no reemplaza la normativa existente sino que se apoya de los elementos y
componentes ya establecidos.
(Ver gráfico siguiente)
Acuerdo Secretarial que establece las
Normas generales de Control Interno
1
para la Administración Pública del
Estado de San Luis Potosí
Establece las definiciones generales y
competencias de los elementos que participan
en el control interno gubernamental y define
cada una de las Normas de Control Interno
Guía para la aplicación de las Normas
Generales de Control Interno y Guía
2 para la Elaboración del Informe
Anual
Anexo 3 y 4
Provee lineamientos y herramientas para la
implementación de los componentes de
Control Interno
Manual para el fortalecimiento del
control interno
Brinda elementos mínimos para que se pueda
iniciar el proceso de implementación y orienta
en la forma de aplicar el Control interno
3
La normativa mencionadaincorpora conceptos, metodologías y herramientas para el ejercicio de un
control con énfasis en la prevención, cuya implementación no compromete mayor presupuesto o
gastos significativos para la entidad, posiblemente los recursos de mayor demanda en la aplicación
del control preventivo, sean la voluntad y compromiso en todos los niveles.
3
MANUAL DE CONTROL INTERNO
I. CONCEPTOS BASICOS
1. El Control Interno
1.1 ¿Qué es el control interno?
Es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de la entidad. Sirve para
asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la
confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos, y el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
Harold Koontz y Heinz Weihrich lo definen como “la medición y corrección del desempeño a fin de
garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos”.
Para Robbins/Coulter, el control como función de la administración consiste en “Vigilar el
desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta”.
Según las Normas de Control Interno, el concepto de control abarca lo siguiente:
El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una
entidad, diseñado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes
objetivos:







Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad,
así como en la calidad de los servicios públicos que presta.
Salvaguardar, preservar y mantener los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma
de pérdida, deterioro, usoindebido de los mismos y actos ilegales, así como contra todo
hecho irregular o situación que pudieraafectarlos.
Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
Promover que los funcionarios o servidores públicos cumplan con rendir cuentas sobre la
misión uobjetivo que les haya sido encargado, así como sobre los fondos y bienes públicos
que les hayan sidoasignados
Obtener información financiera, presupuestal y de operación veraz, confiable y oportuna
En resumen, el control interno es una herramienta efectiva para que una entidad llegue a dónde
quiere ir, evitando problemas y sorpresas en su camino.
4
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.2 ¿Cuántos tipos de control interno existen?
Existen tres tipos de controles internos diferenciados y complementarios a la vez, que se ejecutan
antes, durante y después de los procesos o acciones que realiza una dependencia o entidad del
Estado:
Tipo de control interno
Control Preventivo
Control Detectivo
Control Correctivo
Es el conjunto de
acciones de control
que se realizan antes
de la ejecución de los
procesos
u
operaciones
Es el conjunto de
acciones de control
que se realizan durante
la ejecución de los
procesos
u
operaciones
Es el conjunto de
acciones de control
que
se
realizan
después
de
la
ejecución de los
procesos
u
operaciones
¿Quién lo aplica?
El Titular, los funcionarios y servidores, sobre la
base de las normas que rigen las actividades de
la
organización,
los
procedimientos
establecidos,
reglamentos
y
planes
institucionales
El funcionario o
servidor ejecutor en
función
del
cumplimiento de las
funciones
establecidas.
Es
realizado
también
por el Órgano de
Control Institucional
según sus planes y
programas anuales
¿Cuál es su finalidad?
Que la gestión de los recursos, bienes y operaciones de la entidad se
efectué correcta y eficientemente, para el logro de los objetivos y de la
misión institucional
¿Qué es?
5
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.3 ¿Quiénes se encargan del Control Interno?
Las funciones del control interno son responsabilidad de Titulares, Directores y Servidores públicos.
Aunque con distinto énfasis y de acuerdo a las funciones de cada uno, la aplicación del control
interno requiere de todos ellos un compromiso, una planificación sistemática y la verificación del
cumplimiento de las tareas asignadas.
Funciones del Titular:






Establecer políticas para la implementación sistemática del Control Interno.
Aprobar el plan de implementación.
Dar seguimiento general a la aplicación de las normas a nivel directivo.
Implementar medidas de corrección.
Implementar medidas de fortalecimiento institucional.
Promover una cultura orientada al buen desempeño institucional y a las prácticas de
control.
Funciones de Directores:







Identificar y valorar los riesgos que afectan el cumplimiento de la misión y el logro de los
objetivos institucionales.
Realizar acciones de control que permitan prevenir, reducir o eliminar los riesgos
potenciales.
Ejecutar acciones sistemáticas que mejoren los procesos en base a las acciones de control
interno preventivo.
Monitorear la implementación del control interno en sus respectivas direcciones.
Motivar a la práctica cotidiana del control interno y resaltar la importancia del mismo para
el desempeño institucional.
Difundir las políticas del control interno, para que sean aplicadas.
Sistematizar y preservar la información generada como consecuencia del control interno.
Funciones de los Servidores:





Identificar riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la misión y el logro de objetivos
Proponer soluciones a problemas identificados
Implementar las recomendaciones relativas al control interno preventivo
Cumplir con las tareas de control que se le encomienden en los plazos y calidad solicitada
Sistematizar la información producida en torno a la implementación del control interno
6
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control
interno?

Contribuye al logro de objetivos institucionales: La misión y los objetivos de las
dependencias y entidades constituyen la razón de su existencia, deben basarse en
información precisa, ser acordes con las regulaciones aplicables y cubrir las necesidades de
la sociedad. El control interno permite verificar que los objetivos se cumplan en la medida
de lo planificado.

Permite un mejor uso de los recursos: al prevenir riesgos y corregir antes y durante la
ejecución de los procesos, se contribuye a una mayor eficiencia en el uso de los recursos.

Genera mayor conocimiento y destrezas en los funcionarios y servidores:Mejora las
prácticas, permite reenfocar los conceptos y métodos, desarrollando nuevas habilidades en
los funcionarios y servidores de la entidad.

Promueve una cultura orientada al buen desempeño y ética en la acción pública:
Mejora el desempeño institucional y promueve la “cultura del logro” en los funcionarios y
servidores, desarrolla conciencia respecto al compromiso con la misión.
7
MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.5







¿Cuáles son los Objetivos del Control Interno?
Cumplimiento al marco legal
Control y vigilancia de los procedimientos
Disminuir riesgos
Rendición de cuentas
Transparencia en el ejercicio de los recursos
Eficiencia, eficacia y economía en las operaciones, programas y proyectos
Salvaguardar recursos
Comparativo del logro de Objetivos
Llevando un Control
Interno de Forma
Tradicional
Implementando las Normas
Generales de Control
Interno
-Reactivo
-Detectar / Corregir
-Las Auditorias conducen a las
soluciones
-Enfocado a las Personas
-Proactivo
-Supervisar / Prevenir
-Las Operaciones o procedimientos
conducen a las soluciones
-Enfocado a los Puestos
1.6
Marco Normativo
El Control interno en el Estado de San Luis Potosí, su concepto, principios, técnicas y
metodologías, se sustentan en el Acuerdo Secretarial que establece las normas generales de
control interno para la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí.
8
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2. El Sistema de Control Interno
2.1 ¿Qué es el sistema de Control Interno?
Es el conjunto de planes, normas, políticas, metodologías y registros organizados e instituidos en
cada entidad del Estado para la consecución de la misión y objetivos institucionales que le
corresponde cumplir.
2.2 ¿Cuál es la estructura del Control Interno?
Este sistema se encuentra organizado en cinco componentes que son complementarios entre sí.
A continuación, presentamos un cuadro que resume cuáles son estos componentes y cuál es el
objetivo del Sistema de Control Interno para cada uno.
Componente
¿Qué busca este componente?
Normas generales de control interno asociadas
1.1 Filosofía de la Dirección
1. Ambiente de
Control
1.2 Integridad y Valores Éticos
Establecer un entorno organizacional favorable para el ejercicio 1.3 Administración Estratégica
de prácticas, valores, conductas y reglas que sensibilicen a los
1.4 Estructura organizacional
miembros de la entidad, generando una cultura de control interno
1.5 Administración de Recursos Humanos
y una gestión eficiente.
1.6 Competencia Profesional
2. Evaluación de
Riesgos
Identificar, analizar y administrar los factores o eventos que 2.1 Plan de la Administración de Riesgos
puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, 2.2 Identificación de Riesgos
objetivos, actividades y operaciones institucionales y elaborar una
2.3 Valoración de los Riesgos
respuesta apropiada a los mismos
2.4 Respuesta al Riesgo
1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad
3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación
3.2 Segregación de funciones
3.3 Evaluación Costo-Beneficio
3. Actividades
de Control
Establecer políticas, procedimientos y prácticas para asegurar que
los objetivos institucionales se logren y que las estrategias para
mitigar riesgos se ejecuten. Estos se impartirán por el titular o
funcionario que designe en relación con las funciones que les
hayan sido asignadas.
3.4 Controles sobre el Acceso a los recursos o archivos
3.5 Verificaciones y conciliaciones
3.6 Rendición de cuentas
3.7 Documentación de procesos, actividades y tareas
3.8 Revisión de procesos, actividades y tareas
3.9 Controles para las tecnologías de información
9
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Componente
¿Qué busca este componente?
Normas generales de control interno asociadas
4.1 Funciones y características de la información
4.2 Información y responsabilidad
4. Información y
Comunicación
4.3 Calidad y suficiencia de la información
Asegurar que el registro, procesamiento, integración y flujo de
información se dé en todas las direcciones, con calidad y 4.4 Sistemas de información
oportunidad a través de métodos, procesos, canales, medios y 4.5 Flexibilidad al cambio
acciones con un enfoque sistemático y regular. Esto permitirá que 4.6 Archivo institucional
se cumplan las responsabilidades individuales y grupales
4.7 Comunicación interna
4.8 Comunicación externa
4.9 Canales de comunicación
Prevención y Monitoreo: Llevar a cabo acciones de prevención y 5.1 Prevención y monitoreo
monitoreo con el fin de asegurar la consecución de los objetivos
5.2 Monitoreo oportuno del control interno
del control interno
5. Supervisión y
Mejora
Seguimiento: Verificar los logros de las medidas de control 5.3 Reporte de deficiencias
interno implementadas
5.4 Implantación y seguimiento de medidas correctivas
Compromisos
de
mejora:
Que
el
personal
realice
5.5 Autoevaluación
autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno y se
informe sobre cualquier deficiencia o desviación susceptible de
5.6 Evaluaciones independientes
corrección.
10
MANUAL DE CONTROL INTERNO
II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
1. Condiciones básicas para la Implementación
Es necesario identificar o crear las condiciones básicas para una adecuada implementación del
Sistema de Control Interno, independientemente de cuales sean las características de la
dependencia. Estas condiciones son:
I.
Contar con la voluntad y el compromiso de la alta dirección: Esta condición es muy
importante y va más allá del cumplimiento normativo, ya que trata de valorar las normas de
control interno en un sentido más amplio, entendiendo que sin ellas el proceso gerencial
estará incompleto y se tendrá el riesgo de no cumplir con la misión institucional.
II.
Contar con un responsable “Enlace” o un equipo responsable de la
implementación“Comité”: Funcionarios y/o servidores que se encargaran de la
coordinación del proceso de implementación y deberán contar con las atribuciones
necesarias para planificar e implementar las acciones de control interno.
III.
Contar con un plan de implementación: Que sirva como instrumento para el
ordenamiento de las acciones, la definición del cronograma, monitoreo del cumplimiento
de metas y que permita el logro de los compromisos informados por la Dirección. Como
primer paso, es necesario realizar un diagnóstico del estado que guarda el control interno
institucional.
IV.
Realizar una difusión interna: Tiene como objetivo dar a conocer la importancia del
control interno y de las acciones que se van a llevar a cabo, con el fin de generar
compromiso en los servidores públicos.
Es indispensable verificar que estas cuatro condiciones se encuentren presentes, ya que constituyen
la base para asegurar el éxito del proceso de implementación.
11
MANUAL DE CONTROL INTERNO
2. Implementación del Sistema de control interno a
nivel institucional
Con el objeto de facilitar su implementación gradual en las dependencias, se desarrollan24 de las 35
normas contenidas en los componentes del control interno previamente mencionados;
especificando en qué consisten, que se puede hacer para su implementación, cuales son las
evidencias de su cumplimiento y que puede pasar si no se implementan.
Cada dependencia deberá adoptar las acciones adicionales para la implementación progresiva de
todas las Normas de Control Interno según su problemática y realidad particular.
Componentes de Control Interno
Orientaciones para su implementación
Componente 1: Ambiente de control
Ver cuadro 1
Componente 2: Administración del Riesgo
Ver cuadro 2
Componente 3: Actividades de Control
Ver cuadro 3
Componente 4: Información y Comunicación
Ver cuadro 4
Componente 5: Supervisión y Mejora
Ver cuadro 5
12
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
1.1 Filosofía de
la Dirección
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es la actitud ejemplar que
deben mantener el Titular y
los funcionarios públicos,
fomentando el respeto y
apoyo al control, actuando
siempre con transparencia y
buscando el logro de los
objetivos institucionales
 Programando, ejecutando o
promoviendo
la
participación del todo el
personal, incluido el Titular,
en eventos de sensibilización
y capacitación en temas de
control interno.
 Suscribiendo
un
Acta
compromiso
para
la
implementación del Control
interno, por el Titular y todos
los funcionarios públicos.
Conformando un Comité de
Control Interno liderado por
el Enlace e integrado por los
principales funcionarios así
como por equipos de trabajo
en todos los niveles de la
entidad.
 Registros de Eventos de
capacitación realizados.
 Acta de compromiso suscrita.
 Documento de designación del
Comité de Control interno.
 Documento de asignación de
funciones al Comité de Control
interno
 Se sugiere incorporar “buzón
de sugerencias”, “línea de
denuncias”, mecanismos que
fomenten la participación de
los servidores.
 No se asume el proceso de
implementación
del
control
interno como una función propia
de la gestión y se confunde el
concepto tratándolo como una
función de auditoría o de control
posterior.
 La gestión institucional puede
orientarse según los intereses
políticos o económicos del titular
en turno.
 Los funcionarios y servidores no
se sienten parte del proceso de
implementación
de
control
interno.
No se fomenta el
trabajo en equipo, se ejecuta lo
que dispone la autoridad en
función a las prioridades.
13
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
La gestión institucional debe
distinguirse
por
el
cumplimiento de principios y
valores éticos, así como la
sanción oportuna de faltas y
delitos cometidos contra el
Estado
¿Cómo implementarla?


1.2 Integridad y
Valores Éticos


Aprobando y divulgando un
Código
de
Ética
de
obligatorio cumplimiento por
parte de todo el personal,
incluido el Titular, que precise
los
principios,
valores,
obligaciones y prohibiciones
que
regulan
el
comportamiento
de
los
funcionarios y servidores
Suscribiendo un documento
que acredite el conocimiento
y
el
compromiso
de
cumplimiento
y
el
compromiso de cumplimiento
del
Código
de
Ética,
Reglamento
interno
y
normativa
del
Estado,
documento que debe ser
adjuntado
al
expediente
personal.Anexo 5.
Cumpliendo con los plazos
establecidos para que se
ejecuten las sanciones que
correspondan
Centralizando oportunamente
las sanciones dispuestas e
impuestas en el área de
Recursos
humanos
y
actualizando
permanentemente
la
información
de
los
expedientes de personal.
Evidencias de cumplimiento
 Código de Ética suscrito
 Registros de difusión del
Código de Ética y Reglamento
interno ya sea a través de
reuniones, actas, etc...
 Informe periódico sobre el
seguimiento
de
procesos
judiciales y administrativos.
 Reportes del Área de Recursos
Humanos
 Registro
de
campañas
educativas realizadas sobre las
denuncias y sanciones para los
funcionarios y servidores que
tengan prácticas contrarias a
los principios establecidos en el
Código.
¿Qué pasa si no se implementa?




Los funcionarios y servidores no
tienen conocimiento de los
valores institucionales y hacen
los suyos los valores y principios
de la gestión.
Cada trabajador orienta sus
acciones en base a sus propios
códigos de conducta o
prioridades personales.
Se hace referencia a un código
de Ética pero no se conocen sus
alcances ni su contenido.
Se genera una sensación de
impunidad frente a delitos o
faltas administrativas.
14
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Se refiere al hecho que la
gestión
institucional,
la
misión y visión deben
orientarse en función a
objetivos determinados en el
Plan Estatal de Desarrollo,
Programas Sectoriales, el
mismo que debe ejecutarse a
través de planes operativos y
del presupuesto anual
 Fomentando la participación
en
los
procesos
de
planificación estratégica.
 Comunicando y difundiendo
entre todo el personal y de
manera visible a través de
recordatorios la visión, la
misión y los objetivos de la
entidad.
 Promoviendo la elaboración
del Planes operativos
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
 Documento de aprobación y 
difusión
de
los
planes
operativos
 Registros de difusión de la
visión, misión y objetivos
 Planes operativos aprobados.



1.3
Administración
Estratégica
No se logran objetivos de
mediano o largo plazo, se
reproduce la cultura tradicional
del corto plazo y la solución de
problemas del día a día.
No
es
posible
diseñar
indicadores de gestión que
permitan
medir
resultados,
efectos o impactos
La
ausencia
de
una
administración
estratégica
conduce a un gobierno reactivo
y de contingencias.
Se producen ineficiencias en las
acciones y en la asignación
presupuestal
al
no
haber
propósitos definidos de mayor
alcance.
15
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
1.4 Estructura
Organizacional
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
La estructura organizacional
de
la
entidad
y
los
documentos
normativos
derivados de ella, deben
mantener
coherencia
respecto a la realidad y la
misión institucional; deben
poderse adaptar a los
cambios que contribuyan al
logro de los objetivos
institucionales.
 Analizando y actualizando
de forma periódica el
Manual de Organización y
Procedimientos entre otros
documentos normativos de
gestión, de tal forma que
reflejen las actividades que
realmente se ejecutan y las
que serán necesarias realizar
en función de la misión
institucional.
El rediseño
organizacional
deberá
observar la real carga de
trabajo de cada área y llevar
a cabo una adecuada
segregación de funciones.
 Identificando de manera
progresiva los procesos que
requieren especial atención,
el inicio y fin de cada
proceso, sus objetivos, sus
actividades secuenciales y
sus responsables.
 Manuales de Organización y
procedimientos actualizados
 Relación de procesos que
requieren especial atención
 Mapa de procesos.
 La
organización
y
los
instrumentos
normativos
de
gestión no pueden responder
con efectividad a los desafíos de
la misión y los objetivos
institucionales
 Se limita la capacidad de
adaptación de la entidad ante
nuevos problemas que surgen y
ante contextos cambiantes
 La desactualización de estos
instrumentos genera rutinas e
inercia en los trabajadores de la
entidad.
16
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
1.5
Administración
de Recursos
Humanos
Norma
1.6
Competencia
Profesional
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Considerando
que
las
personas son el recurso más
importante,
se
deben
adoptar
acciones
para
asegurar
su
desarrollo
profesional y vocación de
servicio a la comunidad.
 Incorporar procedimientos
para la selección, inducción,
capacitación y otros temas
que aseguren el desarrollo
del personal.
 Asignando, de ser el caso un
presupuesto orientado al
desarrollo
de
las
capacidades del personal o
promoviendo alianzas con
instituciones
de
cooperación, universidades
u organismos sin fines de
lucro que permitan acceder
a programas de capacitación
y asistencia técnica.
 Actualización del reglamento
interno
 Asignación
de
partidas
presupuestarias
para
capacitación
 Plan de capacitación
 Procedimientos documentados
para
el
reclutamiento
y
contratación de personal
 Procedimientos documentados
de evaluación de desempeño
 El
personal
se
encuentra
desmotivado
y
poco
comprometido con los propósitos
institucionales
 Las capacidades profesionales se
estancan o se reducen en
perjuicio de la entidad
 El desempeño institucional se ve
limitado y afectado por la
desactualización de los servidores
públicos o el desconocimiento de
temas importantes para la
gestión institucional
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
La gestión institucional debe
establecer
perfiles
de
competencias profesionales
de cada cargo o puesto,
considerando la formación
profesional
necesaria,
la
experiencia y la capacidad
para tomar decisiones, entre
otros factores.
 Elaborando o actualizando
el diseño del perfil de
competencias, estableciendo
los requerimientos técnicos
necesarios y exigiendo su
cumplimiento al momento
de contratar o designar
personal.
Evidencias de cumplimiento
 Perfil de competencias
actualizado y aprobado.
¿Qué pasa si no se implementa?
 Se contrata personal con un perfil
que no se ajusta a las
necesidades de la entidad.
 Se generan condiciones para
actos irregulares o ilegales
debido al desconocimiento o
falta de competencia de los
servidores.
 Las brechas entre el perfil de
competencias y el perfil real,
constituyen fuentes de riesgo
para
una
buena
gestión
institucional y el logro de
objetivos.
17
Cuadro 1.- Ambiente de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
1.7 Asignación
de Autoridad y
Responsabilidad
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Se debe de establecer
claramente el nivel y límites
de
autoridad
y
responsabilidad
que
le
corresponde
a
cada
funcionario
o
servidor
público.
 Comunicando por escrito a
los nuevos funcionarios y
servidores, su nivel de
autoridad, sus funciones y
responsabilidades, así como
el nivel inmediato superior
de quien dependen.
 Definiendo claramente los
niveles de autorización de
algunos procesos claves
para la entidad.
 Estableciendo
claramente
los niveles de autorización
que
se
tiene
sobre
determinados
procesos
clave.
 Manual de Organización
 Organigrama
 Registro de comunicación de
funciones al personal.
 Se generan actos o se toman
decisiones irregulares que afectan
la legalidad de la administración
 Poca competencia para resolver
procedimientos administrativos,
así como indefinición en las
responsabilidades
de
los
funcionarios y servidores.
 No se puede determinar con
claridad las responsabilidades de
los funcionarios y servidores ante
la evidencia de alguna deficiencia
o acto ilegal
 Se podría abusar de la autoridad
asignada.
18
Cuadro 2.- Administración del Riesgo
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es la necesidad de elaborar
un plan para conocer los
riesgos que podrán afectar la
gestión,
valorados
adecuadamente y adoptar
acciones preventivas para
minimizar
sus
posibles
efectos.
La opción más apropiada en
el manejo de riesgos incluye
evitarlos,
reducirlos
compartirlos y aceptarlos.
 Designando un equipo de
trabajo
integrado
por
funcionarios
clave
y
elaborando un Plan de
Administración de riesgos,
en el cual se consignen las
acciones,
cronograma,
recursos
necesarios
y
responsabilidades.
 Utilizando el análisis FODA
como
instrumento
de
diagnóstico de la gestión y
profundizando en la etapa
de identificación y registro
de los principales riesgos
internos
(debilidades)
y
externos (amenazas), que
puedan afectar el logro de
objetivos.
 Valorando
los
riesgos
identificados en función a su
probabilidad e impacto de
cada uno
 Disponiendo acciones de
control
preventivo
para
minimizar
los
riesgos
identificados.
 Designación de un equipo de
trabajo para identificar riesgos.
 Actas de trabajo o reuniones
del equipo de trabajo.
 Matriz de probabilidad e
impacto.
 Matriz de riesgos.
 Plan de Administración del
Riesgo.
 No se conocen los riesgos
potenciales, su probabilidad de
ocurrencia y su grado de efecto
negativo.
 No se puede planificar la
prevención y mitigación de estos
factores.
 La entidad queda a expensas de
los
riesgos
y
con
alta
incertidumbre respecto al logro
de objetivos.
 Se
fortalece
la
práctica
tradicional de atender las
contingencias
y
problemas
según vayan surgiendo.
 Los riesgos potenciales son más
difíciles de manejar la momento
de presentarse.
 Se refuerza una cultura que
minimiza el control preventivo,
distrayéndose
esfuerzos
y
recursos en la solución de los
problemas
urgentes
y
descuidando
los
temas
importantes.
2.1 Plan de la
Administración
del Riesgo
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
19
Cuadro 2.- Administración del Riesgo
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Ver Anexo 1.- GUÍA DE DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
20
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
3.1
Procedimientos
de Autorización
y Aprobación
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Se trata de establecer y
asignar
por
escrito
la
responsabilidad
para
autorizar y aprobar las tareas,
actividades
o
procesos
propios
de
la
gestión
institucional.
 Identificando
previamente
los procesos, tareas y
actividades en el manual de
procedimientos.
 Elaborando este instrumento
de gestión de acuerdo a la
realidad y tamaño de la
entidad.
 Elaboración y aprobación de
los
manuales
de
procedimientos
 Al
no
estar
establecidos
formalmente los procedimientos,
se producen desordenes o
errores en la ejecución de tareas
y actividades dentro de los
procesos.
 Se fomenta la discrecionalidad
de los funcionarios y servidores
públicos en las decisiones y
acciones, así como la indefinición
en
cuanto
a
sus
responsabilidades.
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
¿En qué consiste?
Consiste
en
distribuir
funciones entre el personal
de tal forma que el control
de las etapas clave en un
proceso, actividad o tarea no
se concentre en una sola
persona.
3.2 Segregación
de Funciones
Elaboró:
Revisó:
¿Cómo implementarla?


Evitando que un mismo
funcionario
o
servidor
centralice varias funciones
dentro
de
un
mismo
proceso que pueda generar
riesgos.
Partiendo del análisis y
evaluación
de
los
potenciales
conflictos
funcionales
o
la
incompatibilidad
de
funciones al momento de
asignar competencias para
la
autorización
y
la
aprobación
en
un
determinado procedimiento
y al momento de su
formalización.
Autorizó:20
 Manuales de procedimientos

 Tablas
de
niveles
de
autorización.

Surgen potenciales riesgos para
la gestión institucional ya que se
pueden generar fraudes contra la
entidad por falta de controles.
Por ejemplo, si una misma
persona realiza cotizaciones,
aprueba la compra y da la
conformidad del servicio se corre
el riesgo de sobreevaluación de
los precios y de irregularidades;
lo mismo sucedería si el Tesorero
realiza los registros contables, ya
que podría incluir u omitir
mayores ingresos o gastos; si la
misma
persona
realiza
la
conciliación bancaria y gira los
cheques se pierde el control.
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
3.3 Evaluación
Costo-Beneficio
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Se debe evaluar que la
implementación
de
un
procedimiento de control,
sea
factible
y
resulte
conveniente en relación con
el logro de objetivos.
 Realizando, antes de la
implementación
de
actividades y procedimientos
de control adicionales, una
evaluación de su costo para
evitar que sea mayor a los
beneficios esperados.
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
 Políticas o lineamientos para la 
aplicación de la evaluación
costo – beneficio.


Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Los recursos o archivos de
valor deben ser debidamente
custodiados, limitándose su
acceso a personal autorizado
y estableciendo controles de
custodia.
 Formalizando
procedimientos de control y
niveles de acceso a los
bienes
y
recursos
susceptibles de mal uso,
pérdida o robo.
 Procedimientos aprobados de
control de bienes y recursos.
 Tablas de niveles de accesos
 Los archivos y bienes de la
entidad se exponen a riesgos de
pérdida, deterioro o sustracción.
 Se desperdician los recursos, se
deterioran los activos o se hace
mal uso de ellos. Por ejemplo el
uso de la copiadora con acceso
abierto, una camioneta utilizada
sin autorización, una línea de
teléfono sin control, la ausencia
de arqueos de caja chica, el retiro
de bienes del almacén sin un
registro, entre otros.
3.4 Controles
sobre el Acceso
a los Recursos y
Archivos
Elaboró:
Los controles implementados
pueden resultar más costosos
que los recursos protegidos.
Por ejemplo la compra de un
equipo de cómputo de última
generación para el control de
existencias en el almacén que
solo requiere de una hoja de
cálculo.
Los recursos no van acordes a las
necesidades.
Revisó:
Autorizó:21
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Los funcionarios y servidores
deben realizar acciones de
comprobación antes, durante
y después de realizar alguna
acción o tomar una decisión.
Asimismo, deben comparar
su
información
con
documentación
confiable,
sobre
los
procesos,
actividades o tareas más
importantes de cada área.
 Dando
instrucciones
expresas y formales para
que los funcionarios y
servidores realicen, como
practica
saludable,
la
verificación y conciliación
periódica de los principales
procesos o procesos clave,
actividades o tareas, con la
finalidad
de
detectar
posibles
errores
o
inconsistencias normativas
para
corregirlas
oportunamente.
 Manual de procedimientos
 Politicas
aprobadas
de
mecanismos de conciliación y
verificación.
 Hay una alta probabilidad de
ocurrencia de errores u omisiones
en las tareas, actividades y
procesos.
 Se
generan
pérdidas
o
sobrecostos.
3.5
Verificaciones y
Conciliaciones
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:22
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es la obligación que tiene
toda autoridad, funcionario o
servidor público, de dar
información oportuna y veraz
sobre su gestión, tanto en
términos
de
ejecución
presupuestal como del logro
de objetivos institucionales.
 Dando pautas formales a los
responsables de las áreas de
la institución para que se
organicen
y
elaboren
información pertinente para
la rendición de cuentas.
 Estas rendiciones no se
limitan solo a los aspectos
presupuestarios, sino que
incluyen el reporte de los
objetivos
institucionales
logrados,
las
acciones
realizadas y los indicadores
de gestión.
 También es una manera de
rendición de cuentas la
presentación oportuna de
información financiera y
presupuestal.
 Registros de rendiciones de
cuentas
realizadas
por
el
personal.
 Actas de reuniones de revisión
de objetivos.
 Información
financiera
y
presupuestal
actualizada
y
disponible (transparencia).
 No se cuenta con información
sobre el desempeño de la
gestión.
 No se brinda información a los
usuarios.
3.6 Rendición
de cuentas
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:23
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es deber de toda autoridad,
funcionario
y
servidor,
generar, ordenar, preservar y
presentar la documentación
soporte de todas las tareas,
actividades
o
procesos
ejecutados
durante
su
gestión.
 Dando
instrucciones
o
pautas para que las tareas,
actividades y procesos que
realicen los servidores y
funcionarios, cuenten con
evidencia documental a
través
de
informes,
memorándums,
u
otro
medio similar. Evitando dar
disposiciones verbales o
utilizando medios informales
que
no
permitan
un
ordenamiento o archivo
 Promoviendo el manejo
adecuado
de
la
documentación, ordenada
por área y por operación, de
modo que cualquier persona
que
requiera
de
la
información
pueda
entenderla.
 Identificación de documentos o
registros
asociados
a
las
actividades o procesos propios
de la gestión.
 No se cuenta con documentación
soporte de las tareas, actividades
o procesos.
 Se pierde evidencia material para
la verificación de las acciones
realizadas.
 Se genera pérdida de tiempo en
la búsqueda de información y
respaldo para las acciones de
control posteriores.
 Se
tiene
informalidad,
autorizaciones verbales.
 Se
incrementa
el
manejo
discrecional, sin registros, ni
documentos que evidencien las
transacciones.
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Los
funcionarios
deben
revisar periódicamente los
procesos,
actividades
y
tareas ejecutadas por su
gestión a fin de asegurarse
de
que
aportan
al
cumplimiento
de
los
objetivos institucionales y
que se ajustan a la norma.
 Promoviendo y disponiendo
que
los
procesos
y
procedimientos ejecutados
sean
revisados
periódicamente
para
asegurar que se enmarquen
dentro de la normatividad
vigente y promuevan el
cumplimiento
de
los
objetivos institucionales
 Registros de revisión periódica
de procesos y procedimientos
(actas,
actualización
de
documentos, etc...)
 No se detectan a tiempo
deficiencias o desviaciones de los
objetivos institucionales.
 Se pierde la oportunidad de
introducir correctivos o mejoras a
las acciones que realizan las
diferentes áreas de la entidad.
3.7
Documentación
de procesos,
Actividades y
tareas
Norma
3.8 Revisión de
procesos,
actividades y
tareas.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:24
Cuadro 3.- Actividades de Control
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Proporcionar aseguramiento
relacionado con la fiabilidad
de la información y de los
servicios de información,
ayudando a mitigar los
riesgos asociados con el uso
de tecnologías, para lo cual
deberán establecer controles
a los sistemas informáticos y
a
las
Tecnologías
de
información y comunicación.
 Normando los procesos de
los aspectos del desarrollo
de sistemas.
 Normando los aspectos más
importantes de seguridad
de información.
 Documentando el desarrollo
de los sistemas, así como los
procedimientos
de
seguridad de la información.
 Asegurando
que
los
sistemas informáticos de la
entidad
cuenten
como
mínimo con usuarios y
claves de acceso.
 Asegurando que se cuente
con
procedimientos
de
respaldos de la información
critica de la entidad.
 Sensibilizando al personal
sobre el buen uso de las
Tecnologías
de
la
información y la seguridad
de la información.
 Informes
periódicos
de
generación de claves de acceso
y archivos de respaldo.
 Tablas de niveles de acceso.
 Informes periódicos sobre la
documentación interna emitida
por la entidad respecto a los
procesos de desarrollo de
sistemas, seguridad de la
información, la gestión de los
usuarios, claves de acceso, sobre
la sensibilización y conciencia
del personal de la entidad en
cuanto al buen uso de las
Tecnologías.
 Se da un uso indebido de las
bases de datos e información
institucional, exponiéndola a
daños, pérdida y sustracción.
 No se dará el uso correcto de las
Tecnologías de información y
comunicación, no se garantizara
la fiabilidad de la información
3.9 Controles
para las
Tecnologías de
la información y
comunicación
Ver Anexo 2.- CONTROLES
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:25
Cuadro 4.- Información y Comunicación
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Toda entidad debe contar
con
áreas
de
archivo
debidamente implementadas
para la conservación de toda
la
documentación
importante.
 Disponiendo
la
implementación del Archivo
dotándolo
de
espacio
suficiente y estantes para el
ordenamiento
de
la
documentación
y
sistematizando
la
información para facilitar las
búsquedas.
 Contando con un software
de archivo y una directiva
que defina los plazos de
remisión de documentación
al Archivo General, así como
los procedimientos para la
preservación y conservación
de documentos.
 Dotando
de
mobiliario
seguro a las diferentes áreas
de la entidad para el archivo
de su documentación.
 Incorporación de las funciones
de Archivo en documentos de
gestión como el Manual de
procedimientos.
 Registro de asignación de
mobiliario.
 Procedimientos documentados
de la administración del
archivo.
 Se incrementa la vulnerabilidad
de la información histórica y de
documentación
soporte
generado
por
la
entidad
exponiéndolos
a
daños,
perdidas, sustracciones o al uso
indebido.
4.6 Archivo
Institucional
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:26
Cuadro 4.- Información y Comunicación
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Es la forma en que se
transmite
y
se
recibe
información dentro de la
entidad, tanto en forma
horizontal, como en forma
vertical.
Las
características
del
mensaje
(frecuencia,
profundidad y formatos)
deben adecuarse a las
necesidades
de
comunicación de la entidad.
 Estableciendo los tipos de
documentos que deben ser
utilizados
para
la
comunicación
interna
horizontal o vertical al
interior de la entidad. Para
el caso se recomienda la
emisión de una instrucción
interna en la cual se regule y
estandarice la tipología de
documentos, formatos y uso
en la comunicación interna.
 Estableciendo
líneas
de
comunicación para que el
personal pueda transmitir:
a) Oportunidades
de
mejora.
b) Denuncias posibles de
actos indebidos.
4.7
Comunicación
Interna
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:27
Evidencias de cumplimiento
 Tablas aprobadas de tipos de 
documentos de comunicación
interna y de los niveles de
emisión responsables, ya sea
por
Instrucción,
Manuales
internos o equivalentes.

¿Qué pasa si no se implementa?
No hay regulación de los
procedimientos de comunicación
interna originando el uso de
medios indistintos, informales y
de acuerdo a criterios del
personal.
La producción de la información
es desordenada y con diferentes
clases de formatos y tipos de
uso.
Cuadro 4.- Información y Comunicación
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es la forma en que se
transmite
y
se
recibe
información desde y hacia
afuera de la entidad.
 Estableciendo los tipos de
documentos que deben ser
utilizados
para
sus
comunicación externa.
 Emitiendo
una
directiva
interna que regule los
medios a utilizar para la
comunicación externa de la
entidad como: oficios, cartas,
resoluciones,
informes,
correos electrónicos u otros
documentos, así como la
uniformización del formato
de los mismos.
 Regulando la atención que
se brinda a las sugerencias,
quejas, reclamos y denuncias
de parte de los usuarios de
los servicios.
 Tablas aprobadas de tipos de
documentos de comunicación
externa y de los niveles de
emisión responsables, ya sea
por
Instrucción,
Manuales
internos o equivalentes.
 Se fomenta el desorden y la
discrecionalidad en el uso de
medios de comunicación externa,
poniendo en riesgo la formalidad
y protocolo que corresponde
cuando se establecen relaciones
inter institucionales.
4.8
Comunicación
Externa
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Son medios diseñados de
acuerdo con las necesidades
de la entidad para la difusión
de la información.
 Identificando canales para la
comunicación,
según
el
tamaño de la población,
necesidades de información
y acceso a tecnologías. Así se
podría utilizar reuniones
periódicas, utilización de
paneles informativos en
lugares públicos, boletines,
emisiones radiales, páginas
web institucionales etc…
 Documento de establecimiento
de canales de comunicación con
la población: correo electrónico,
murales, boletines, etc…
 Se
generan
consecuencias
negativas de relación debido a
una deficiente
comunicación
entre la entidad y la población.
 La población desconoce las
acciones de entidad por lo que la
transparencia
se
verá
severamente afectada, dando
lugar
a
interpretaciones
equivocadas
y
pérdida
de
confianza en las autoridades.
4.9 Canales de
Comunicación
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:28
Cuadro 5.- Supervisión y Mejora
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Los procesos y operaciones
de la entidad deben ser
monitoreados para adoptar
acciones
preventivas
oportunas que aseguren su
idoneidad y calidad.
 Estableciendo y difundiendo
políticas o instrucciones para
la prevención y monitoreo
de
los
procesos
y
operaciones que realiza la
entidad, a fin de detectar
con
oportunidad,
distorsiones,
riesgos
o
problemas, que se deben
corregir o superar para el
cumplimiento
de
los
objetivos.
 Utilizando el Plan operativo,
identificando indicadores de
gestión y estableciendo la
obligación
de
presentar
reportes de resultados.
 Registros de revisión periódica
de procesos y procedimientos
(actas,
actualización
de
documentos etc...)
 Actas de revisión de avance de
ejecución
de
los
planes
operativos.
 Se expone a riesgo el logro de
los objetivos institucionales y se
desconoce
el
nivel
de
desempeño de las diferentes
unidades orgánicas.
 Se pierde la oportunidad de
realizar ajustes, correctivos y
mejoras a las acciones que se
ejecutan en el marco de la
planificación operativa y la
ejecución presupuestaria.
 Se refuerza la práctica tradicional
de soluciones en base a
urgencias
descuidando
los
aspectos
estratégicos
más
importantes de la gestión.
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Como
resultado
del
monitoreo, los funcionarios y
servidores públicos deben
llevar un registro de las
debilidades y deficiencias
detectadas a fin de adoptar
acciones correctivas.
 Diseñando y aprobando un
mecanismo para que los
funcionarios
reporten
o
registren las debilidades o
deficiencias detectadas a
nivel interno y que puedan
poner en riesgo el logro de
metas y objetivos.
5.1 Prevención y
Monitoreo
Norma
5.3 Reporte de
Deficiencias
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:29
 Formato aprobado para el 
registro de deficiencias.
 Registro de deficiencias
 Registro de capacitación al
personal sobre reporte de 
incidencias.

Se dificulta la implementación
oportuna de correctivos y
mejoras adecuados en la gestión
de la entidad.
Se incrementa el riesgo para el
logro de los objetivos.
Se generan responsabilidades
administrativas en los servidores
y funcionarios que conociendo
las deficiencias, omiten su
reporte oportuno.
Cuadro 5.- Supervisión y Mejora
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Norma
¿En qué consiste?
¿Cómo implementarla?
Evidencias de cumplimiento
¿Qué pasa si no se implementa?
Es la adopción de acciones
correctivas y el seguimiento
que debe realizarse para el
logro
de
resultados
y
mejoras en la gestión.
 Disponiendo de la inmediata
adopción
de
acciones
correctivas ante la detección
de
una
deficiencia
y
encargando a una persona la
responsabilidad
del
seguimiento
de
su
implementación.
 Cumpliendo
con
el
seguimiento
e
implementación
de
recomendaciones
provenientes de informes de
auditoría.
 Registros de evaluación de
eficacia de acciones correctivas
dispuestas.
 Registros de seguimiento de
recomendaciones de auditoría.
 Las tareas, actividades y procesos
que
desarrolla
la
entidad
mantienen fallas, errores y
deficiencias en su ejecución,
generando sobrecostos a la
entidad y poniendo en riesgo el
logro de las metas y objetivos
institucionales.
 Se pierde la efectividad de la
retroalimentación que se genera
con el monitoreo.
 Se presentan deficiencias en el
desempeño institucional.
5.4
Implantación y
seguimiento de
medidas
correctivas
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:30
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
El presente documento permitirá identificar, estimar la frecuencia y medir el impacto que generen
los diferentes tipos de riesgo a los que puede enfrentarse la Dependencia. Así mismo, generará las
herramientas para elaborar un mapa de riesgo para determinar las acciones específicas de control y
establecer los procedimientos de acción más convenientes.
Instructivo para llenar el Formato de Matriz de Riesgos
Para completar de manera correcta el Formato.- Matriz de Riesgos ha de seguir las siguientes
instrucciones:
1. Fecha
Anotar la fecha en la cual se contesta el cuestionario (Día/Mes/Año)
2. Nombre de la Dependencia o Entidad
Anotar el nombre de la Dependencia o Entidad que llena el Formato.- Matriz de Riesgos
3. Número de riesgo
El número de riesgo se conforma por las Siglas de la Dependencia que genera el riesgo, seguido
por el número consecutivo de forma ascendente de los riesgos identificados, como en el ejemplo
siguiente:
CGE-01
Número consecutivo de forma ascendente
Siglas de la Contraloría General del Estado
El número que se le asigne al riesgo no podrá ser modificado posteriormente y será su
identificación para los anexos y futuros análisis.
En el caso de que al finalizar el análisis, surja la necesidad de agregar otro riesgo identificad, este
deberá ser el consecutivo del último riesgo registrado.
4. Nombre del Riesgo
Para un mejor manejo de la información será necesario nombrar el riesgo identificado de tal manera
que exprese de forma breve y clara el aspecto central del riesgo. El nombre asignado no podrá ser
modificado y será su identificación para los anexos y futuros análisis.
5. Descripción del Riesgo
La descripción del riesgo se hará de manera ejecutiva, donde se explicará de manera breve en que
consiste el riesgo identificado. Ver Formato.- Descripción del Riesgo
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
1
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
6. Clasificación
Para clasificar los riesgos, se deberán catalogar de acuerdo a sus características, conforme a los
siguientes parámetros:
Tipo de Riesgo
Descripción
Sigla
Riesgo Administrativo
Comprende los riesgos relacionales tanto con la parte
operativa como con la técnica de la acción administrativa.
Incluye riesgos provenientes de deficiencias en las líneas
de comunicación, en la definición de procesos, en la
estructura, la desarticulación con otras dependencias,
oportunidades de corrupción e incumplimiento de los
objetivos institucionales
RAD
Riesgo Legal
Tipo de riesgos que pueden ocurrir al no cubrirse los
requisitos establecidos o al existir alguna desviación del
marco legal.
RL
Riesgo Financiero
Se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento
que tenga consecuencias financieras negativas para la
dependencia, Se relacionan con el manejo de los
recursos, la ejecución presupuestal, los trámites de pagos,
la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos.
RF
Riesgo de Servicios
Probabilidad de ocurrencia de que un evento impida o
entorpezca los servicios que se ofrecen
RSER
Riesgo de Informática
Se refiera a la posibilidad de ocurrencia de un suceso
relacionado con la amenaza de daño respecto a los
bienes o sistemas informáticos. Así mismo, define si la
tecnología disponible satisface las necesidades actuales o
a corto plazo de la dependencia.
RINF
Riesgo de Seguridad
Es todo aquel riesgo que de materializares afecte o pueda
llegar a afectar la integridad física de los trabajadores o
de las instalaciones del centro de trabajo. Así mismo,
tiene que ver con los riesgos relativos a los daños
causados por la inseguridad.
RS
Riesgo de Recursos
Humanos
Este tipo de riesgos se enfoca en la posibilidad de
ocurrencia por falta de personal o fallas asociadas a la
actuación del recurso humano (aptitud, actitud y
capacitación)
RRH
Riesgo de Imagen
Se refiere a los riesgos que se desprenden de la
percepción que da la dependencia hacia los usuarios de
los servicios que brinda.
RIM
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
2
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
7. Probabilidad de ocurrencia
Este apartado se refiere a la probabilidad de que un riesgo pueda presentarse. La probabilidad
puede ser:
Probabilidad
Descripción
Indeterminada
El riesgo ocurrirá solo en circunstancias excepcionales
Baja
El riesgo ocurrirá raras veces
Media
El riesgo ocurrirá en algunas ocasiones
Alta
El riesgo ocurrirá de forma ineludible
8. Periodicidad de la incidencia
La periodicidad de la incidencia es una medida de tiempo estimado, en la que se analiza cada
cuando sucede o puede suceder un riesgo identificado. Se presenta la siguiente escala:
Periodicidad
Descripción
Mensual
Puede darse cada mes
Trimestral
Puede darse cada tres meses
Semestral
Puede darse cada seis meses
Anual
Puede darse cada año
No determinada
Puede darse en cualquier momento
9. Grado de Impacto
El grado de impacto de un riesgo se medirá tomando en cuenta el producto de la intersección entre
la probabilidad de la ocurrencia de un riesgo y el impacto que puede tener, generando la siguiente
matriz de tipos de riesgos que pueden generarse:
PROBABILIDAD
IMPACTO
Menor
Moderado
Mayor
Indeterminada
Riesgo tolerable
Riesgo tolerable
Riesgo importante
Baja
Riesgo tolerable
Riesgo moderado
Riesgo importante
Media
Riesgo moderado
Riesgo importante
Riesgo intolerable
Alta
Riesgo moderado
Riesgo importante
Riesgo intolerable
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
3
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Formato.- Matriz de Riesgos
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
4
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
5
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
De acuerdo a la matriz anterior se deberá expresar si el riesgo es:
Tipo de Riesgo según el
grado de impacto
Descripción
Sigla
Riesgo Tolerable
El riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarse
sin necesidad de tomar medidas de control diferentes a
las existentes. En caso de no existir, deberán creares
medidas de control
RTOL
Riesgo Moderado
Se deben tomar medidas para llevar riesgos a la zona de
riesgo tolerable. Si el impacto se clasifica como "Mayor"
RMOD
es preciso diseñar planes para protegerse en caso de
ocurrencia
Riesgo Importante
Se deben tomar medidas para llevar los riesgos de la
zona de riesgo moderada. Si el impacto se clasifica como
"Mayor" es preciso diseñar planes para protegerse en
caso de ocurrencia
RIMP
Riesgo Intolerable
Es aconsejable cambiar o eliminar la actividad que genera
el riesgo. En caso de no poder realizarlo, es preciso
implementar controles de prevención para evitar la
probabilidad de ocurrencia, de protección para disminuir
el impacto o compartir o transferir el riesgo.
RINT
10. Factores de Riesgo
11. Factores de Riesgo: Internos
Son aquellos que se generan hacia adentro de la propia Dependencia, y que se derivan por
consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de alguna de sus áreas, y que impactan de
alguna manera en la materialización del riesgo.
En caso de determinar la existencia de un factor o actor interno deberá contestar el formato de Matriz
de Riesgos con un NO; en caso de que si se haya identificado algunos deberá contestar con un SI y
completar el Formato.- Identificación de factores de riesgo para desarrollar de manera más detallada
el impacto de estos factores en el riesgo evaluado.
12. Factores de Riesgo: Externos
Son aquellos que se generar fuera de la propia Dependencia, y que se derivan por consecuencia de
algún actor, política, acción o intervención de áreas externas, y que impactan de alguna manera en la
materialización del riesgo.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
6
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
En caso de no determinar la existencia de un factor o actor externo deberá contestar en el cuestionario
con un NO; en caso de que si se haya identificado algunos deberá contestar con un SI y completar el
Formato.- Identificación de factores de riesgo para desarrollar de manera más detallada el impacto de
estos factores en el riesgo evaluado
Notas de los puntos 11 y 12: En cualquiera de los riesgos analizados puede darse la presencia de
ambos factores (internos y externos) e incluso algunos donde puedan aparecer factores de un tipo sin
la existencia del otro; sin embargo, nunca podrá presentarse un riesgo sin la existencia de factores de
cualquier tipo que lo materialicen.
13. Probables consecuencias del riesgo.
Deberá describir las probables consecuencias que genera el riesgo en caso de materializarse.
14. Controles del Riesgo.
Evaluar si el riesgo analizado cuenta con controles existentes para administrarlo. En caso de que exista
uno o más controles establecidos para la administración del riesgo contestar SI, y completar el
Formato.- Evaluación de controles. En caso de la no existencia de controles contestar con un NO.
15. Persona que elabora.
Nombre completo de la persona que contesta el cuestionario.
16. Nombre y Puesto de quien autoriza.
Nombre y Puesto del Director General que autoriza la información del Formato.
17. Firma.
Firma del Director General que autoriza la información del Formato.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
7
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
8
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Formato.- Descripción del Riesgo
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
9
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
10
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Instructivo para llenar el Formato.- Descripción del Riesgo
Para completarde manera correcta el Formato.- Descripción del Riesgo ha de seguir las siguientes
instrucciones:
Completar un anexo por cada uno de los riesgos identificados.
5.1 Fecha
Anotar la fecha en la cual se contesta el cuestionario (Día/Mes/Año)
5.2 Nombre de la Dependencia
Anotar el nombre de la Dependencia que contesta el Formato
5.3 Número de Riesgo
Anotar el número de riesgo asignado previamente en la Matriz de Riesgos
5.4 Nombre del Riesgo
Anotar el nombre asignado al riesgo identificado previamente en la Matriz de Riesgos
5.5 Descripción del Riesgo
Describir de manera detallada en qué consiste el riesgo, las variables en que se presenta o puede
presentarse y cualquier información útil para un análisis completo. La extensión de este apartado es
libre y deberá ser de forma concreta. Se permite agregar documento o evidencia que sustenten su
identificación.
5.6 Persona que elabora
Nombre completo de la persona que contesta el cuestionario.
5.7 Nombre y Puesto de quien autoriza
Nombre y Puesto del Director General que autoriza la información del Formato.
5.8 Firma
Firma del Director General que autoriza la información del Formato
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
11
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Formato.- Factores de Riesgo
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
12
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
13
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Instructivo para llenar el Formato.- Factores de Riesgo
Para completar de manera correcta el Formato.- Factores de Riesgoha de seguir las siguientes
instrucciones:
Completar un anexo por cada uno de los riesgos identificados.
10.1 Fecha
Anotar la fecha en la cual se contesta el cuestionario (Día/Mes/Año)
10.2 Nombre de la Dependencia
Anotar el nombre de la Dependencia que contesta el Formato
10.3 Número de Riesgo
Anotar el número de riesgo asignado previamente en la Matriz de Riesgos
10.4 Nombre del Riesgo
Anotar el nombre asignado al riesgo identificado previamente en la Matriz de Riesgos
11.1 Factores Internos
Una vez identificados los factores o actores internos que tienen participación en la materialización de
un riesgo deberá plasmarse en este apartado
Son aquellos que se generan hacia dentro de la propia Dependencia, y que se derivan por
consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de alguna de sus áreas, y que impactan de
alguna manera en la materialización del riesgo.
11.2 Descripción de su impacto en el Riesgo
Realizar una descripción de como este factor o actor interno participa e impacta en el desarrollo y
materialización del riesgo.
12.1 Factores Externos
Una vez identificados los factores o actores internos que tienen participación en la materialización de
un riesgo deberá plasmarse en este apartado
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
14
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Se da a través de la identificación de factores o actores que se generan y actúan fuera de la propia
Dependencia, y que se derivan por consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de
áreas externas, y que impactan de alguna manera en la materialización del riesgo.
12.2 Descripción de su impacto en el Riesgo
Realizar una descripción de como este factor o actor interno participa e impacta en el desarrollo y
materialización del riesgo.
10.5 Persona que elabora
Nombre completo de la persona que contesta el cuestionario.
10.6 Nombre y Puesto de quien autoriza
Nombre y Puesto del Director General que autoriza la información del Formato.
10.7 Firma
Firma del Director General que autoriza la información del Formato
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
15
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
16
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Formato.- Evaluación de Controles
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
17
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
18
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Instructivo para llenar el Formato.- Evaluación de Controles
Para completar de manera correcta el Formato.- Evaluación de Controles ha de seguir las siguientes
instrucciones:
Completar un anexo por cada uno de los riesgos identificados.
En caso de que no se utilice este Formato deberá colocar la leyenda: “Formato no utilizado”
14.1 Fecha
Anotar la fecha en la cual se contesta el cuestionario (Día/Mes/Año)
14.2 Nombre de la Dependencia
Anotar el nombre de la Dependencia que contesta el Formato
14.3 Número de Riesgo
Anotar el número de riesgo asignado previamente en la Matriz de Riesgos
14.4 Nombre del Riesgo
Anotar el nombre asignado al riesgo identificado previamente en la Matriz de Riesgos
14.5 Descripción del Control
Describirá en que consiste cada uno de los controles existentes para administrar el riesgo identificado,
así como acciones que sin ser controles hacen las veces de estos, en caso de que se presente el riesgo.
14.6 Tipo de Control
Con base en los controles identificados deberá determinar cuál es el tipo de control analizado de
acuerdo a la siguiente tabla:
Tipo de Control
Descripción
Preventivo
Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan
Detectivo
Identifican los eventos en el momento en que se presentan
Correctivo
Aquellas acciones que se toman para revertir un evento no deseado
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
19
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
14.7 Determinación del Control
De acuerdo al análisis, descripción y tipo de control deberá determinar si el control es:
Determinación del Control
Descripción
Suficiente
Documentado y efectivo en su propósito
Deficiente
No documentado y/o ineficaz en la administración del Riesgo
En caso de determinar al control como suficiente, se deberá contar con documentos o evidencia
suficientes de estos controles.
14.8 Persona que elabora
Nombre completo de la persona que contesta el cuestionario.
14.9 Nombre y Puesto de quien autoriza
Nombre y Puesto del Director General que autoriza la información del Formato.
14.10 Firma
Firma del Director General que autoriza la información del Formato
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
20
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
21
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Formato.- Resumen de Riesgos Identificados
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
22
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
23
ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS
Instructivo para llenar el Formato.- Resumen de Riesgos Identificados
Para completar de manera correcta el Formato.- Resumen de Riesgos Identificadosha de seguir las
siguientes instrucciones:
1. Nombre de la Dependencia
Anotar el nombre de la Dependencia que contesta el Formato
2. Fecha
Anotar la fecha en la cual se contesta el Formato (Día/Mes/Año)
3. Riesgos identificados
Se refiere a la clasificación de riesgos expuesta en la Matriz de Riesgos
4. Número
Con base en la Matriz de Riesgos, deberá especificar de forma numérica cuantos riesgos se detectaron
por cada uno de los siete tipos de riesgos. En caso de que en alguno de los tipos de riesgo no sean
identificados deberá marcarlo con un 0 (cero).
5. Total de Riesgos
Anotar la sumatoria final del total del número de riesgos identificados.
6. Director que elabora
Nombre completo del Director General que contesta el Formato
7. Puesto
Puesto del Director que contesta el Formato
8. Firma
Firma del Director que contesta el Formato
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
24
ANEXO 2. CONTROLES
A continuación se mencionan de manera enunciativa más no limitativa, los objetivos y procedimientos de control mínimos necesarios para fortalecer el
control interno de la entidad.

Contabilidad Gubernamental
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Establecer una guía contabilizadora, catálogo de cuentas, y/o Manual de Contabilidad; Catálogo de cuentas; Guía
manual de contabilidad
contabilizadora
Tener
las
bases
normativas
contabilización de las operaciones
para
la Actualización de la guía contabilizadora
Guía contabilizadora; Balanza de comprobación
Fijar políticas de contabilización por ej. (Contabilización de
Activos fijos, depuración de cuentas, determinación de Manual de contabilidad; Políticas contables
cuentas incobrables etc..)
Generar la correcta integración de información Generar los estados financieros y presupuestales requeridos
Estados financieros
financiera y presupuestal
por la normatividad existente
Los estados financieros y presupuestales deben ser firmados
por los titulares del ente y el responsable directo de la
Estados financieros
emisión de esta información o bien por los servidores públicos
facultados para ello.
Presentar
la
información
financiera
presupuestal correcta y confiable
y Revisar la información financiera y presupuestal por un ente
Informes de Auditoria
externo o interno
Establecer un calendario interno para generar la información
Calendario
contable y presupuestal correspondiente
Cumplir con los plazos en la presentación de información
Oficios de entrega
financiera y presupuestal
Contabilización adecuada de las operaciones
Contabilizar operaciones con base acumulativa
Cuenta pública;
contables
Estados
financieros;
Auxiliares
Registro de todas las transacciones
Cuenta pública;
contables
Estados
financieros;
Auxiliares
Documentar todas las operaciones contables y presupuestales Pólizas contables; Soporte documental; Auxiliares
con soporte original
contables
Mantener los saldos contables conforme a la naturaleza de la Pólizas contables; Soporte documental; Auxiliares
cuenta
contables
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:1
ANEXO 2. CONTROLES

Caja y Fondos
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Comprobar la existencia de efectivo y que se Asignación de caja chica o fondo fijo a personal a través del Relación de Fondos Fijos; Recibos u oficios de
incluyan todos estos en los estados financieros oficio de asignación correspondiente
asignación del Fondo
Comprobar que se cuenten con mecanismos de
control de los fondos fijos y revolventes
Verificar el adecuado manejo del fondo fijo y
salvaguarda del efectivo
Establecimiento de políticas y procedimientos para el manejo
Políticas; Manuales o disposiciones administrativas
de los fondos fijos y revolventes
Fijar de manera adecuada el importe de los fondos fijos y
Auxiliar contable
revolventes
Efectuar arqueos sorpresivos
Recibos u oficios de asignación del Fondo; Fianzas del
personal que maneja el efectivo; Cedula de arqueos
efectuados; Evidencia física de comprobantes de pago
inutilizados con sello de "PAGADO" y que cumplan con
los requisitos solicitados; Evidencia de los vales con las
firmas de los funcionarios responsables
Adecuada segregación de funciones
Organigrama; Descripción de puestos
Comprobar el cumplimiento del propósito para
Realizar el reembolso del fondo, a la entrega de los Políticas; Manuales o disposiciones administrativas;
el que fue creado y de las políticas y
documentos que comprueben los pagos efectuados
Póliza contable
procedimientos establecidos
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:2
ANEXO 2. CONTROLES

Bancos
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Elaboración de conciliaciones bancarias mensuales por Relación de cuentas bancarias con la descripción del
Verificar la existencia del efectivo depositado
personal sin responsabilidad sobre la recepción, desembolso objetivo de su apertura; Conciliaciones bancarias;
en cuentas bancarias.
o custodia de fondos.
Auxiliares contables; Estado de cuenta bancario
Asegurarse de que se incluyan todas las cuentas Al aperturar una cuenta bancaria reportar inmediatamente al
Estados financieros; Contratos de apertura de las
bancarias y se reporten en los estados área de contabilidad para su inclusión en los estados
cuentas bancarias
financieros
financieros
Establecimiento de políticas y procedimientos para el manejo
de las cuentas bancarias, forma de pago ya sea a través de
Verificar que se cuenten con mecanismos de
cheque o transferencia. Que se incluyan las leyendas "PARA Políticas; Manuales o disposiciones administrativas
control de las cuentas bancarias
ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO", "NO NEGOCIABLE"
etc..
Adecuada segregación de funciones
Organigrama; Descripción de puestos
Contratos de apertura de cuentas bancarias; Lista de
Aprobación de firmas mancomunadas para la emisión de
personal con firmas autorizadas; Organigrama;
cheques
Descripción de puestos
Asignar una persona sin responsabilidad en el efectivo y sin
acceso a los archivos o cuentas de tesorería, para comparar
Organigrama; Descripción de puestos; Conciliación de
los listados de ingresos con saldos de cuentas por cobrar y
ingresos
Comprobar el adecuado manejo del efectivo depósitos bancarios, con la finalidad de comprobar que estos
depositado en cuentas bancarias
se han efectuado
Apertura de cuentas de acuerdo al propósito de los recursos Contratos de apertura de cuentas bancarias; Auxiliar
recibidos
contable; Estados de cuenta
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:3
ANEXO 2. CONTROLES

Bancos
Objetivos del Control
Salvaguarda de las chequeras
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Fianzas del personal a cargo del efectivo; Oficio
Establecer medidas de control para el adecuado manejo
de asignación de la responsabilidad de
y resguardo de las chequeras
salvaguarda; Chequeras bancarias
Responsabilidad de los funcionarios que manejan las Lugar apropiado para el resguardo (caja fuerte,
cuentas bancarias, de la salvaguarda de las chequeras
gabinete con llave, etc..)
Documento que contenga las contraseñas para
Salvaguarda de las contraseñas para las Establecer medidas de control para el adecuado realizar las transacciones bancarias; Lugar
transacciones vía electrónica
resguardo de contraseñas
apropiado para el resguardo (caja fuerte,
gabinete con llave, etc..)
Cumplimiento de las disposiciones legales
Elaboró:
Revisó:
Contratación de fianzas para el personal responsable
Fianzas del personal a cargo del efectivo
del manejo de las cuentas bancarias
Autorizó:4
ANEXO 2. CONTROLES

Inversiones
Objetivos del Control
Verificar la existencia
depositado en cuentas
inversión
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
del efectivo
Relación de cuentas de inversión; Conciliaciones
Elaboración de conciliaciones de las inversiones de
bancarias de
bancarias de las cuentas de inversión; Auxiliar
manera mensual
contable; Estados de cuenta bancarios
Asegurarse de que se incluyan todas las Al
aperturar
una
cuenta
bancaria
reportar
Estados financieros; Contratos de apertura de las
cuentas y se reporten en los estados inmediatamente al área de contabilidad para su
cuentas bancarias
financieros
inclusión en los estados financieros
Establecimiento de políticas y procedimientos para el Políticas;
Manuales
manejo de los recursos depositados en inversiones
administrativas
Verificar que se cuente con mecanismos de
control de valores
Fijar días y horarios para pagos a proveedores, así como
Políticas;
Manuales
para pago de nóminas, entre otros para controlar la
administrativas
disponibilidad de recursos
Establecimiento de un comité de inversiones en donde Políticas;
Manuales
se seleccione la mejor opción de inversión
administrativas
Seleccionar la institución y tipo de
inversión que proporcione seguridad y
Autorizaciones del comité para efectuar las inversiones
mejor tasa de interés
o
disposiciones
o
disposiciones
o
disposiciones
Actas del comité de inversiones
Evidencia de la investigación y análisis de las opciones Actas del comité de inversiones y Anexos de las
de inversión
actas del comité de inversiones
Manejo adecuado del efectivo depositado
Adecuada segregación de funciones
en cuentas bancarias de inversión
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:5
Organigrama y Descripción de puestos
ANEXO 2. CONTROLES

Cuentas por cobrar
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Asegurar que todas las cuentas por cobrar Efectuar conciliaciones periódicas
estén registradas en contabilidad comprobando contables y las cuentas por cobrar
que estas corresponden a transacciones
efectivamente realizadas
Segregación adecuada de funciones
entre
Documentación Soporte
los
auxiliares
Pólizas contables; Auxiliares contables; Conciliaciones
de cuentas por cobrar; Manual de políticas y
procedimientos
Organigrama; Descripción de puestos
Establecer un seguimiento de cobros y Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y
Conciliaciones de cuentas por cobrar; Manual de
próximos vencimientos de las cuentas por cobranza, principalmente con base en la información sobre
políticas y procedimientos
cobrar
antigüedad de saldos
Cumplimiento de las disposiciones legales
establecidas
Establecimiento de disposiciones administrativas, políticas o
Disposiciones administrativas;
lineamientos que regulen lo relativo al otorgamiento de
debidamente autorizado
anticipos sobre salarios, descuentos a servidores públicos.
Establecimiento de disposiciones administrativas, políticas o
Disposiciones administrativas;
lineamientos que regulen lo relativo al otorgamiento de
debidamente autorizado
gastos por comprobar
Reglamento
interno
Reglamento
interno
Elaboración y aprobaciones de un reglamento, manuales y
políticas internas relativas al área de adquisiciones, que Reglamento de Obra Pública y Servicios relacionados
normen lo concerniente a entrega de anticipos y su aplicación
Comprobar
el
cumplimiento
disposiciones legales establecidas
de
Elaboración y aprobaciones de un reglamento, manuales y
Fianza de proveedores y contratistas; Estimaciones de
políticas internas relativas a la obra pública, que normen lo
obra
las concerniente a entrega de anticipos y su aplicación
Exigir a los proveedores y contratistas garantías previstas en la Contratos
de
Adquisiciones,
Enajenaciones,
normativa
Arrendamientos y Prestación de servicios
Contratos de obra pública; Relaciones analíticas que
Cumplir con lo relativo al otorgamiento de anticipos como lo
contemplen sus fechas de vencimiento y días
dispone la normativa
transcurridos de vencimiento.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:6
ANEXO 2. CONTROLES

Pasivos
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Establecer políticas para el registro y
control de los pasivos
Elaborar los criterios normativos y bases para el registro
y pago de los mismos incluyendo: Fechas para su
contabilización al cierre del ejercicio presupuestal;
Fechas de vigencia para su cancelación o pago, o
devolución de dicho recurso ante las instancias
correspondientes;
Documentación
comprobatoria
requerida donde se acredite la obligación de pago por
servicios devengados (contratos, convenios, facturas).
Documentación Soporte
Políticas específicas para el registro y control de
los pasivos
Fechas para su contabilización al cierre del ejercicio
presupuestal
Fechas de vigencia para su cancelación o pago.
Documentación comprobatoria requerida que acredite
la obligación de pago: contratos, convenios, facturas.
Contabilización
operaciones
adecuada
de
las Elaborar una relación de pasivos por área responsable
Reporte de pasivos
de darle seguimiento.
Asegurar que los pasivos incluidos en el
Contar con el soporte documental del pasivo
estado de situación financiera, son reales
Soporte documental (contratos,
documentación
comprobatoria);
financieros
convenios,
Estados
Verificar que se incluyan todos los pasivos
y que estos sean por los importes que se Expedientes de los pasivos no pagados (Recursos
Expediente del pasivo; Auxiliares contables
adeuden a la fecha del estado de situación comprometidos no ejercidos)
financiera
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:7
ANEXO 2. CONTROLES

Pasivos
Objetivos del Control
Comprobar el cumplimiento
disposiciones fiscales
Procedimientos de Control
de
las
Documentación Soporte
Establecimiento del calendario de obligaciones fiscales
Expediente
del
pasivo;
Expediente
comprobantes de pagos fiscales
Registro de todas las transacciones
Auxiliares contables; Pólizas contables
de
Verificar la suficiencia presupuestal de las partidas
Pólizas contables
relacionadas
Mantener los saldos contables conforme a la naturaleza
Auxiliares contables; Pólizas contables
de su cuenta
Soporte documental (contratos,
Documentar y tramitar adecuadamente los Proceder al registro de pasivos solo si cuenta con los
documentación
comprobatoria);
pasivos
documentos que acrediten la obligación de pago
contables; Pólizas contables.
Los pasivos incluidos en el estado de
situación
financiera
contemplan Establecimiento de un plan de pensiones y jubilaciones
contingencias
Adecuada segregación de funciones
Elaboró:
Revisó:
Plan de pensiones y jubilaciones; Cálculos
efectuados por la entidad para el registro de las
correspondientes reservas.
Asignación de las actividades: elaboración, autorización,
Organigrama; Descripción de puestos
pago y registro a diferentes personas
Autorizó:8
convenios,
Auxiliares
ANEXO 2. CONTROLES

Deuda Pública
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
La contratación de la deuda pública se Archivar la documentación que ampare la autorización Acta del órgano de gobierno donde se aprueba la
apruebe por el congreso estatal
de la deuda pública por parte del Ejecutivo
deuda
Los recursos de la deuda pública se Realizar un análisis al Decreto por medio del cual se
Decreto de autorización de la deuda pública del
destinen a gasto de inversión pública autorizó la deuda pública con el objeto de verificar el
Congreso del Estado; Cédula de Análisis
productiva
objetivo de control
El fin establecido en el decreto se
Decreto de autorización de la deuda pública del
Conciliar los fines de la deuda pública con el programa
encuentra contemplado en el programa de
Congreso del Estado; Programa de inversión
de inversión anual y en el plan estatal de desarrollo
inversión y en el plan estatal
anual; Plan Estatal de desarrollo
La estructura de la deuda pública sea
idónea de acuerdo a la proyección Analizar el costo financiero de la deuda pública, con la
Cédula de Análisis
financiera de los ejercicios en los cuales se situación financiera futura del ente.
cubrirá la misma
El ente cumpla con lo establecido en las
Analizar las cláusulas y dar cumplimiento a las mismas.
cláusulas de contrato de la deuda pública
Documentación que acredite el cumplimiento del
contrato; Cédula de Análisis
La deuda pública se encuentre inscrita en Archivar la documentación que acredite el registro
Copia del registro estatal de deuda pública
el Registro Estatal de deuda pública
correspondiente
Monitoreo de la deuda pública indirecta,
Solicitar los estados de cuenta de la deuda indirecta
con el objeto de verificar que las entidades
Registro de la deuda pública indirecta; Estados de
para realizar un registro del comportamiento de la
amorticen su deuda y liquiden los
cuenta
misma
intereses y demás pagos a que haya lugar
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:9
ANEXO 2. CONTROLES

Deuda Pública
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Decreto de autorización de la deuda pública del
Congreso del Estado; Relación de las obras ejecutadas
Los recursos de la deuda pública se apliquen al Conciliar el total del gasto ejercido con deuda pública con el
con los recursos de deuda pública; Conciliación del
fin establecido en el decreto de autorización de total de gasto de inversión pública productiva origen de la
total de gasto ejercido con deuda pública con el total
la misma
deuda pública.
de gasto de inversión pública productiva origen de la
deuda pública.
Los pagos establecidos en el programa
Conciliar los meses en que se realizan el pago de la duda Calendarización del gasto; Presupuesto de egresos
financiero anual corresponden al calendario de
pública con la calendarización del gasto establecido en el aprobado; Conciliación de los pagos de la deuda
los gastos establecidos en el presupuesto de
presupuesto de egresos aprobado
pública con el presupuesto de egresos aprobado.
egresos
Estados financieros; balanza de comprobación;
La deuda pública sea registrada en el sistema Realizar el registro contable de las operaciones realizadas con
Conciliación de estados financieros y estados de
contable
los recursos de la deuda pública.
cuenta.
Los estados financieros reflejen correctamente Conciliar el saldo de los estados financieros con los estados Balanza de comprobación; Estados de cuenta
la deuda pública del ente, de acuerdo con las de cuenta de la deuda pública. En caso de diferencias llevar bancarios; Conciliación de estados financieros y
políticas contables que se están utilizando.
acciones para corregirlas.
estados de cuenta.
Calcular los intereses de acuerdo a lo establecido en el
Los intereses por deuda pública se calculen
Estados financieros; Balanza de comprobación; Hoja de
contrato. En caso de tomar como referencia índices bursátiles
correctamente y se realice el registro contable
cálculo de los intereses; Copia de los índices bursátiles
(CETES, TIIE, etc.) validar en fuente de información oficial el
correspondiente
a la fecha de pago.
dato para realizar el cálculo
Remitir mensual y/o trimestralmente al
Oficio de recibido ante el congreso del estado de la
Monitorear él envió en tiempo y forma del estado de situación
congreso del estado la situación de la deuda
cuenta pública, dicho oficio debe incluir la
de la deuda pública y su costo financiero del ente.
pública y su costo financiero del ente.
documentación proporcionada.
Publicar semestralmente la situación de la deuda pública del
Informar a la ciudadanía la situación de la
ente en el periódico de mayor circulación en la localidad Testigo periodístico
deuda pública del ente u organismo
informando el saldo y el recurso devengado.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:10
ANEXO 2. CONTROLES

Patrimonio
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Administración del inventario de bienes
inmuebles,
mobiliario,
maquinaria,
refacciones y equipo de administración,
agropecuario, industrial, de construcción,
de comunicación, eléctrico, informático, de
transporte, de defensa publica, de
seguridad pública
Cumplimiento del proceso de compra conforme a la Ley
de la materia, Asignación de No. de inventario y
plaqueo del bien, resguardo del bien, Aseguramiento
del bien, evidencia que se cumple con los requisitos
señalados por la SEDENA y resguardo del arma, kardex
de entradas y salidas de refacciones del almacén
Documentación Soporte
Solicitud de compra
Dictamen técnico que justifique el requerimiento
de marcas específicas
Invitación a proveedores
Convocatoria
Publicación
Bases y especificaciones
Acta de la junta de aclaraciones
Lista o registro de proveedores participantes
Propuesta técnica
Propuesta económica
Justificación y/o explicación de incumplimientos
por parte de los proveedores
Apertura de ofertas técnicas
Dictamen técnico
Apertura de ofertas económicas
Dictamen económico
Cuadro o tablas comparativas
Acta de fallo
Contrato o pedido
Fianza de garantía de cumplimiento pedido
Factura de anticipos
Fianza de garantía de los anticipos
Evidencia de recepción de los bienes
Cálculo y aplicación de penalizaciones
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:11
ANEXO 2. CONTROLES

Ingresos
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Verificar que el pronóstico incluya los recursos que por
El pronóstico de ingresos se elabora Ley le corresponden
cumpliendo la normativa establecida para
Pronostico de ingresos autorizado
En
el
caso
de
financiamiento.
Validar
que
el
la elaboración del mismo.
financiamiento neto sea incluido en el pronóstico
Validar que el pronóstico de ingresos se encuentre
aprobado por las instancias correspondientes.
Aprobación del pronóstico de ingresos
Pronóstico de ingresos autorizado; Pronóstico de
En el caso de modificaciones al pronóstico de ingresos. ingresos modificado autorizado y Autorización
Verificar que las mismas hayan sido aprobadas por las
instancias correspondientes
El pronóstico de ingresos es enviado con
Remitir el pronóstico de ingreso anexo a la iniciativa de Pronóstico de ingresos autorizado; Oficio de
las iniciativas de ley de ingresos al
ley de ingreso.
recibido
Congreso del Estado.
Los ingresos reportados en la cuenta Conciliación entre el control de las unidades
Control de ingresos de las unidades responsables;
pública son los efectivamente recibidos responsables de la recepción de los ingresos y los
Auxiliares contables; Conciliación
por el ente fiscalizado
registros contables.
Los recibos de ingreso son valuados por el sistema de
Los ingresos recibidos conforme a las
tarifas, valores y descuentos basados en las leyes de Recibos oficiales; Programación del sistema de
bases especificadas en la normativa
ingresos o de hacienda aprobadas por el Congreso del ingresos; Ley de ingresos
vigente.
Estado
Llevar a cabo la conciliación del total de importe
amparado con recibos oficiales contra el total de
ingresos registrados en contabilidad.
Todos los ingresos del ente fiscalizado
Auxiliares
amparados con recibos oficiales
Verificar que los recibos oficiales de ingresos contengan oficiales
el nombre, concepto de cobro, número de folio, fecha y
sello de pagado y/o impresión de la máquina
registradora
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:12
contables;
Conciliación;
Recibos
ANEXO 2. CONTROLES

Ingresos
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Realizar una base de datos de la totalidad de los recibos
Todos los recibos oficiales emitidos son
Auxiliares contables; Base de datos de los recibos
oficiales, estableciendo el número de referencia del
registrados
oficiales
registro contable
Oficios de otorgamiento de condonaciones y
Los descuentos se calculan y se registran Establecer procedimientos para el otorgamiento de descuentos de contribuciones; Procedimientos
correctamente
condonación y descuentos de las contribuciones.
para el otorgamiento de condonaciones y
descuentos de las contribuciones.
Los
cambios
en
el
padrón
contribuyentes sean autorizados
Los cambios registrados al padrón de contribuyentes
son comparados contra la documentación fuente
autorizada o confirmados con los contribuyentes para Padrón de contribuyentes; Documentación
de
asegurarse de que fueron capturados correctamente.
soporte; Confirmación con contribuyentes y
autorización
La dependencia encargada de las finanzas aprueba los
cambios importantes al padrón de contribuyentes
Los recibos oficiales, cortes de caja, fichas
de depósito y demás documentación Autorización del registro de la póliza contable previo Auxiliares contables; Documentación soporte;
comprobatoria coinciden con lo registrado análisis de la documentación soporte.
Autorización; Pólizas de ingresos
en la póliza de ingresos.
Cotejar el importe total de los ingresos
Conciliar los auxiliares contables de los ingresos contra Auxiliares
contables;
según auxiliares contables contra los
los estados financieros
financieros
presentados en la Cuenta Pública
Clasificación
ingresos
Elaboró:
contable
correcta
Revisó:
de
los
Conciliación;
Estados
Realizar la clasificación de los ingresos en la
contabilidad de acuerdo a lo que establece la Balanza de comprobación; Guía contabilizadora
normativa.
Autorizó:13
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 1000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
El área de recursos humanos, así como las
dependencias y entidades revisan periódicamente el
archivo de personal y notifican las diferencias
encontradas
Administración del archivo de la plantilla
Plantilla de personal; Nombramientos; Reporte de
Los movimientos que se realizan al archivo de la
de personal
incidencias; Tablas y tarifas de ISR vigentes
plantilla de personal son autorizados y ejecutados por
el personal facultado para ese fin.
Las tarifas de retención de la nómina son consistentes
con los requerimientos legales.
Control del tiempo trabajado
El tiempo trabajado se procesa oportunamente y es
Recibos de nómina; Políticas para el control de
conciliado con otros reportes.
asistencia; Base de datos de control de tiempo;
Los movimientos que se realizan al control de tiempo Formato de descuento; Documento que justifique
son autorizados y ejecutados por el personal facultado la inasistencia o falta del registro
para ese fin.
Los cálculos importantes de la nómina se realizan
mediante procesos automatizados.
Procesamiento de la nómina
La dirección revisa y aprueba los informes de la nómina
Presupuesto de egresos autorizado, modificado y
de
sueldos
(incluyendo
la
información
de
ejercido; Contrato colectivo de trabajo o acuerdo
remuneraciones y retenciones)
sindical; Reporte de nómina; Flujo de
transacciones automatizadas; Cálculos de las
operaciones automatizadas ; Informes de nómina
Los pagos corresponden a los conceptos autorizados en
el presupuesto de nómina
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:14
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 1000
Objetivos del Control
Desembolsos de la nómina
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Las transacciones de la nómina se revisan y/o se concilian
para asegurar su registro completo y consistente en la partida
de gasto y período contable apropiado.
Reportes de nómina; Mayor general; Reportes
auxiliares; Pólizas contables; Listado de recibos de
nómina firmados; Cheques firmados de recibido,
Los empleados firman por el efectivo recibido
Manual de funciones; Plantilla de personal; Reporte de
El acceso a la elaboración de cheques o a la realización de nómina; Archivo de dispersión bancaria; Base de datos
transferencias electrónicas de fondos es exclusivo del personal de pago con cheque; Estado de cuenta bancario;
Relación de cuentas bancarias de los empleados
autorizado.
La nómina se distribuye a los empleados apropiados
Pago de viáticos
Las erogaciones realizadas por concepto de viáticos, no
Recibos de nómina; Base de datos de pagos de cheque;
podrán formar parte de la remuneración integrada mensual
Tarifas de viáticos autorizadas; Informes de nómina
de los servidores públicos.
Vacaciones
Las vacaciones no se sustituyen con una remuneración.
Excepto las no disfrutadas, en caso de terminación de la Reportes auxiliares; Pólizas contables; Informes de
nómina; Plantilla de personal; Tabulador de sueldos;
relación laboral
Contrato colectivo de trabajo o acuerdo sindical;
La prima vacacional se otorga de acuerdo a lo establecido en Condiciones generales de trabajo
la normativa.
Liquidación de la relación laboral
Elaboró:
Revisó:
Contrato colectivo de trabajo o acuerdo sindical;
A los trabajadores se les otorgan las prestaciones que les Condiciones generales de trabajo; Pólizas contables;
corresponden.
Renuncia; Acta administrativa; Liquidación; Expediente
del trabajador
Autorizó:15
ANEXO 2. CONTROLES
Contar con expedientes de personal

Los titulares de las dependencias deberán integrar los
Expediente del trabajador
expedientes de los trabajadores
Egresos Cap. 1000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Las erogaciones deberán sujetarse al texto y suficiencia de la
partida.
El presupuesto
remuneración
de
egresos
incluye
las
plazas
y
su
Apegarse estrictamente a los niveles establecidos en los
Tabuladores Generales de Sueldos
Presupuesto de egresos autorizado, modificado y
Las contrataciones de trabajadores eventuales se realizan sólo ejercido; Reportes auxiliares; Pólizas contables;
que se encuentren previstas en el presupuesto o por fuerza Tabulador de sueldos; Plazas autorizadas; Plantilla de
personal; Nóminas; Acuerdo del órgano de gobierno;
mayor.
Afectaciones presupuestales
Abstenerse de realizar cualquier traspaso de recursos de otros
capítulos presupuestales al de servicios personales o viceversa
Control presupuestal
Efectuar remuneraciones solamente cuando sean autorizadas
y se encuentren previstas en el presupuesto
Tabulador general de sueldos
Los sujetos de la Ley formulan sus tabuladores generales de
Tabulador de sueldos
sueldos
Contratación de servicios
Presupuesto autorizado, modificado y ejercido; Plantilla
Sólo se contratará personal por honorarios cuando la de personal; Manual de funciones; Autorización de
actividad no pueda ser realizada por otra persona adscrita a la creación de plaza o contratación de personal;
dependencia o entidad.
Contratos o documento por el que se formalizo la
contratación
Honorarios asimilados
El monto mensual de los honorarios asimilados a salarios a
cubrir a las personas físicas que se contrates, no deberá
Tabulador de sueldos; Reportes de nómina; Contratos o
rebasar la remuneración ordinaria mensual que corresponda a
documento por el que se formalizó la contratación
la de la plaza presupuestaria o el puesto con que guarde
mayor semejanza.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:16
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 1000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Se podrán crear plazas cuando exista autorización
previa y escrita
Administración de plazas
La creación de plazas estará sujeta a que las nuevas
contrataciones no pueden cubrirse mediante el traspaso
de plazas existentes, movimientos compensados o a
Presupuesto de egresos, autorizado, modificado y
través de la ocupación de vacantes disponibles.
ejercido; Informes financieros; Plantilla de
personal; Tabulador de sueldos; Manual de
Las conversiones de plazas, retabulaciones de puestos y funciones; Reportes de nómina; Reporte de
creación de categorías, podrán llevarse a cabo siempre incidencias; Base de datos de pago con cheque;
y cuando se realicen mediante movimientos Reportes auxiliares; Autorización de creación de
compensados exista la autorización correspondiente.
plaza o contratación de personal; Autorización
especial del congreso del Estado para ejercer dos
No podrán reunirse en un mismo individuo dos o más cargos públicos; Programas prioritarios; Programa
cargos o empleos públicos por los que perciba sueldo, de inversión; Reglas para aplicar remanentes
sino con permiso especial del Congreso, exceptuándose
los docentes.
Las economías que se presenten en los presupuestos de
egresos por concepto de servicios personales se aplican
cumpliendo la normativa.
Desembolso de honorarios
Elaboró:
Revisó:
Presupuesto autorizado, modificado y ejercido;
Reportes auxiliares; Informes de nómina; Pólizas
contables; Recibos fiscales de comprobación del
gasto; Comprobantes de abonos a cuenta de
cheque; Declaración de impuestos retenidos y
contratos o documento por el que se formalizo la
En los contratos se establecen reportes o acciones que contratación; Informes o reportes de trabajo;
deben ser informados
Documento de revisión y autorización.
Las erogaciones por honorarios se deberán pagar
exclusivamente con recursos del capítulo 1000 (servicios
personales). Además deberán ser de carácter temporal,
especificar la actividad por la que se contrata y vigencia.
Autorizó:17
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Evitar que existan erogaciones por
concepto de alimentación de personas que Establecer criterios de racionalidad,
no se sujeten a los criterios establecidos disciplina presupuestal para su ejercicio.
para su ejercicio
austeridad
Documentación Soporte
y
Comprobante; Oficio de comisión
Establecer el uso de bitácoras que registren al menos
información relativa a la fecha, hora, usuario,
kilometraje al momento de la carga, litros cargados.
Facturación periódica de combustible; Ticket de
Contratación del servicio de suministro de combustible carga; Criterios generales de racionalidad,
Proporcionar información confiable para mediante la utilización de tarjeta cuyo uso registra en
austeridad y disciplina presupuestal; Asignación
identificar rendimientos no razonables a base de datos la información detallada del consumo.
de vales de gasolina; Convenios con proveedores
fin de subsanar las fallas
Establecer topes de carga diarios y mensuales por área sistematizados de combustibles; Bitácoras de
consumo de combustible.
de adscripción del vehículo.
Registrar por separado el consumo de lubricantes y
aditivos.
Establecer criterios de racionalidad, austeridad y Ticket del pago de recibo telefónico;Base de
Evitar que existan erogaciones por
datos del tarificador; Bitácora de llamadas
disciplina presupuestal para su ejercicio.
concepto de servicio telefónico que no se
realizadas en los equipos bajo resguardo de las
sujeten a los criterios establecidos para el
Programar un tarificador que registre el detalle de las secretarias; Revisiones periódicas; Reportes del
ejercicio de esta partida
tarificador; Expedientes de contratos.
llamadas
Establecer los lineamientos específicos a que ha de
sujetarse esta partida
Requisición del servicio; Bases del concurso;
Publicación de la licitación pública o evidencia de
Asegurar la contratación del servicio de Preparar un formato estándar para la elaboración de
las entrega de las invitaciones en caso de
asesoría que ofrece la mejor calidad y el dictámenes y tablas comparativas.
licitación restringida; Fianzas otorgadas; Actas de
mejor precio
apertura de sobres y de fallo; Garantías; Contrato
Diseñar un método de valuación de las características
formal requisitado; Tabla comparativa; Dictamen
cualitativas a efecto de hacer comparables las
propuestas
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:18
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Establecer un programa de capacitación anual de
acuerdo con las líneas estratégicas de la administración
con el levantamiento de diagnósticos organizacionales
Requisición del servicio; Bases del concurso;
si los hubiere
Asegurar la contratación del servicio de
Fianzas otorgadas; Actas de apertura de sobres y
capacitación que ofrece la mejor calidad y
Establecer lineamientos específicos a que ha de de fallo; Garantías; Contrato formal requisitado;
el mejor precio
sujetarse esta partida.
Tabla comparativa; Dictamen
Preparar un formato estándar para la elaboración de
dictámenes y tablas comparativas.
Asegurar las mejores condiciones de
Contrato del servicio; Fianzas de Garantía; Copia
Establecimiento de lineamientos para el ejercicio de
contratación por gastos de difusión y de
de las publicaciones; Bitácora de spots
esta partida.
impresión de publicaciones oficiales
transmitidos.
Evitar que existan erogaciones por
concepto de viáticos y pasajes de personas Establecimiento de lineamientos para el ejercicio de
Oficio de comisión; Boletos; Casetas pagadas.
que no se sujeten a los criterios esta partida.
establecidos para su ejercicio.
Establecer los lineamientos específicos a que ha de
sujetarse esta partida
Requisición del servicio; Bases del concurso;
Publicación de la licitación pública o evidencia de
Asegurar la adquisición del bien que Preparar un formato estándar para la elaboración de
las entrega de las invitaciones en caso de
ofrece la mejor calidad y el mejor precio dictámenes y tablas comparativas.
licitación restringida; Fianzas otorgadas; Actas de
para el ente.
apertura de sobres y de fallo; Garantías; Contrato
Diseñar un método de valuación de las características formal requisitado; Tabla comparativa; Dictamen
cualitativas a efecto de hacer comparables las
propuestas
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:19
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000
Objetivos del Control
Comprobar
el
cumplimiento
disposiciones legales establecidas.
Procedimientos de Control
de
Documentación Soporte
Elaboración de aprobaciones de un reglamento, manuales y
políticas internas relativas al área de adquisiciones.
Reglamento interior de adquisiciones, autorizado y
publicado; Disposiciones administrativas relativas a
bienes muebles e inmuebles; Manual de operación;
Integración del comité de adquisiciones
Políticas o reglamento interno de operación, aprobadas
por el Órgano de máxima autoridad; Criterios generales
de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal;
las
Programa para la elaboración del programa anual de
Aprobación de un programa anual de adquisiciones
adquisiciones; Acta o minuta de la aprobación y
creación del comité de adquisiciones; Actas o minutas
de las sesiones del Comité de adquisiciones;
Documento que contenga el programa anual de
adquisiciones programático y aprobado; Documento
Integración de un padrón de proveedores
que contenga el padrón de proveedores autorizado.
Comprobar que las adquisiciones se encuentren Establecimiento de un clasificador de las operaciones por el
Guía contabilizadora; Clasificador por objeto del gasto
correctamente registradas y presentadas.
objetivo del gasto
Comprobar la adecuada presentación
revelación de los estados financieros
Elaboración, presentación y autorización de un informe
Informe mensual, trimestral, semestral anual de
y periódico de los bienes muebles e inmuebles adquiridos,
movimientos de bienes muebles e inmuebles; y
dados de baja, recibidos o entregados por donación por el
Políticas de capitalización de activos.
ente fiscalizado.
Expedientes de los activos que contengan la factura
Comprobar la propiedad de los bienes muebles Integración de carpetas o expedientes de bienes muebles e original y bitácora de mantenimiento; Expediente del
e inmuebles
inmuebles.
bien inmueble con escritura pública y número de
cuenta catastral
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:20
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Integración de expedientes de las licitaciones y
adquisiciones efectuadas
Comprobar
que
las
adquisiciones
representan transacciones efectivamente Asignación de actividades, elaboración, autorización y
realizadas y correspondan a los fines del archivo a diferentes funcionarios
sujeto de fiscalización
Elaboración, presentación y autorización de un informes
periódico del avance del programa anual de
adquisiciones.
Documentación Soporte
Expedientes que contengan requisición, órdenes
de compra, autorizaciones, concursos, licitaciones,
pedidos, cuadros de cotizaciones, documentación
comprobatoria, soportes técnicos e informes de
recepción; Organigrama del área de adquisiciones
que contenga los funcionarios asignados a cada
puesto; Expedientes ordenados de acuerdo a la
modalidad ejecutada; Acta de aprobación del
Comité de adquisiciones para efectuar la
licitación; Testigo de la publicación de la licitación
en medio escrito o electrónico según sea el caso;
Bases de la convocatoria aprobada por el comité
de adquisiciones; Evidencia de la compra de
bases y registro de los participantes; Acta de
sesión del desahogo de la junta de aclaraciones;
Acta de desahogo de la presentación y apertura
de ofertas; Tablas comparativas de las ofertas de
los participantes; Acta de sesión para el desahogo
del fallo de licitación; Expedientes que contengan
contratos o convenios.
Inventario físico de bienes muebles; y Programa o
mecanismo de asignación de número de
Control de bienes muebles por medio de marbetes o inventarios e impresión de etiquetas o marbetes
de los bienes muebles.
etiquetas.
Levantamiento físico del inventario de activos fijos.
Comprobar que existan y estén en uso
Asignación
de
bienes
muebles
al
personal
Comprobar la correcta salvaguarda y correspondiente por medio de resguardos
custodia de los bienes propiedad del ente
Contrato de coberturas de seguridad para bienes
de fiscalización
muebles e inmuebles
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:21
Programa o mecanismo de impresión de
resguardos en la asignación o custodia de bienes
muebles; y Póliza de seguro para bienes muebles
e inmuebles
ANEXO 2. CONTROLES

Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Segregación adecuada de las funciones de elaboración,
autorización, pago y registro
Organigrama que contenga los funcionarios
asignados a cada puesto; Solicitudes de
Comprobar que los gastos representen
Autorización de la requisición de materiales o servicios materiales o servicios firmados por el responsable
transacciones efectivamente realizadas y
por el funcionario responsable
del área solicitante; Formatos de solicitud al
que correspondan a los fines de la entidad
almacén que contemple la firma de los
funcionarios responsables.
Sistema de entradas y salidas del almacén, por medio
de vales autorizados por los funcionarios responsables
Comprobar
que
adecuadamente
presentados.
Elaboró:
los
gastos
estén
contabilizados
y Establecimiento de Guía contabilizadora
Revisó:
Autorizó:22
Guía contabilizadora, clasificador por objeto del
gasto
ANEXO 2. CONTROLES

Ayudas, Subsidios y
Transferencias
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Presentación y aprobación en presupuesto de egresos de las
partidas que integren el cap. 4000
Establecimiento de reglas de operación para los programas
asistenciales,
manuales,
políticas,
procedimientos,
lineamientos etc..
Emitir normativa que regule el otorgamiento,
operación de los programas y describa el
propósito de cada una de las partidas que
integran el capítulo "Ayudas, subsidios y
transferencias"
Asignación a direcciones o funcionarios, integración de
comités, en la operación de programa de asistencia, Presupuesto de egresos autorizado; Reglas de
autorización en la entrega de ayudas becas, etc.
operación del programa en particular; Manuales de
políticas y procedimientos; Actas de sesión del órgano
de máxima autoridad; Convenios suscritos con los
Diseño de mecanismos efectivos de difusión de los
entes y organismos que reciben subsidios; Expediente
programas, de los apoyos y ayudas, becas.
de los intermediarios acreditados por el sujeto de
fiscalización para la entrega de los recursos; Oficio de
asignación de actividades; Organigrama; Perfil del
Integración de un expediente que documente la personalidad
puesto; Evidencia de la difusión, publicaciones;
jurídica y la relación de la entidad, con las personas físicas o
Testigos, por medios electrónicos escritos; Lista
morales que participen como intermediarios entre este y los
expedientes del beneficiarios
beneficiarios.
Suscribir convenios, acuerdos con los organismos y entes
paramunicipales a los que se les entregan subsidios
autorizados.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:23
ANEXO 2. CONTROLES

Ayudas, Subsidios y
Transferencias
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Diseño de políticas y procedimientos, disposiciones
administrativas, para la entrega de recursos destinados
a "Ayudas subsidios y transferencias"
Implementación de controles y documentación del
cumplimiento de los requisitos por parte de los Reglas de operación del programa en particular;
beneficiarios
Manuales de políticas y procedimientos; Actas de
sesión del órgano de máxima autoridad;
Contar con mecanismos de control para la Segregación adecuada de las funciones de operación, Disposiciones
administrativas;
Oficio
de
autorización,
pago
y
registro
aplicación de los recursos que integran el
asignación de actividades; Organigrama; Perfil del
Capítulo
de
"Ayudas,
subsidios
y
puesto; Lista expedientes de beneficiarios;
Apertura de cuentas bancarias especiales para el
transferencias"
Relación de cuentas bancarias; Contratos de
manejo de los recursos destinados a los programas de
apertura de las cuentas bancarias; Conciliaciones
ayuda
bancarias; Relación de cheques no entregados;
Cheques no cobrados
Elaboración de conciliaciones de las cuentas bancarias
existentes con motivo de los programas de ayuda
Disposiciones administrativas para la cancelación los
cheques entregados no cobrados con antigüedad
considerable y del uso de estos recursos
Establecer una supervisión continúa a los programas de
asistencia, sobre quienes los operan y de los
intermediarios que participen, por funcionarios que Reglas de operación del programa en particular,
Entregar los apoyos y ayudas de los tengan independencia y que no intervengan el proceso manuales de políticas y procedimientos; Actas de
programas asistenciales de acuerdo a la de autorización, pago y registro.
sesión del órgano de máxima autoridad; Oficio de
normativa existente
asignación de actividades; Informes de avances
Elaboración, presentación y autorización de un informe de los programas ejecutados
periódico del avance en el ejercicio de los recursos,
población favorecida, beneficios otorgados
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:24
ANEXO 2. CONTROLES

Ayudas, Subsidios y
Transferencias
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Verificar el dictamen que emita la comisión para la atracción
de las inversiones
Dictamen; Copias de los comprobantes de la inversión
Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo
realizada por la empresa a la que se le concedió el
Generación de nuevas fuentes de empleo y la cumplan con la inversión comprometida en el convenio
incentivo o el apoyo; Copias de las hojas de liquidación
atracción de inversiones.
celebrado
del IMSS y la hoja de resumen de altas y bajas de los
periodos necesarios.
Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo
cumplan con la generación de empleos permanentes
acordados en el convenio
Verificar el dictamen que emita la comisión para la atracción
de las inversiones
Verificar que el apoyo o incentivo, se otorgue a aquellas
empresas que ofrezcan una inversión considerable en
infraestructura en el Estado
Dictamen; Copias de los comprobantes de la inversión
La instalación y ejecución de proyectos
realizada por la empresa a la que se le concedió el
económicos y/o con alto contenido tecnológico
incentivo o el apoyo; Copias de las hojas de liquidación
Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo
y/o sustitución de importaciones.
del IMSS y la hoja de resumen de altas y bajas de los
cumplan con la inversión comprometida en el convenio
periodos necesarios; Copia de los estudios realizados
celebrado
Verificar que las empresas a las que se les otorgo el
apoyo cumplan con la generación de empleos
permanentes acordados en el convenio
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:25
ANEXO 2. CONTROLES

Ayudas, Subsidios y
Transferencias
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Verificar el dictamen que emita la comisión para la
atracción de las inversiones
Verificar que el recurso se haya empleado para la
realización de estudios de sectores productivos
El fortalecimiento de cadenas productivas
Dictamen; Copia de los estudios realizados
Verificar que exista beneficio para las empresas del
o la diversificación de la industria local
sector productivo al cual fue enfocado el proyecto
Verificar que las empresas realmente se beneficien con
el estudio, es decir que sepan de las condiciones y
mejoras a realizar para eficientar su sector
La promoción y/o realización de proyectos
estratégicos de infraestructura
La
capacitación,
especialización
desarrollo de capital humano
Elaboró:
Revisó:
Verificar el dictamen que emita la comisión para la
atracción de las inversiones
Dictamen; Copia de los estudios realizados
Verificar que se hayan realizado todos aquellos estudios
necesarios para la instalación de nueva infraestructura
Verificar el dictamen que emita la comisión para la
atracción de las inversiones
Dictamen; Contrato del Capacitador; Evidencia de
y
la capacitación del personal al que se le dio la
Verificar que el apoyo, en caso de ser otorgado a una capacitación
empresa que haya sido aplicado para su finalidad
Autorizó:26
ANEXO 2. CONTROLES

Obras Públicas
Objetivos del Control
Planeación, programación y presupuesto
Procedimientos de Control
Planeación
Expediente técnico validado
Verificar que la obra cuente con el
expediente técnico debidamente validado Programación
por la dependencia normativa
Programación y presupuesto
Verificar que dentro del proceso de
adjudicación y contratación se cumpla con
Requisitos para convocar y adjudicar la obra
los requisitos para una correcta ejecución
de la obra pública.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:27
Documentación Soporte
Acta de integración; Plan estatal de desarrollo;
Planes y programas de gobierno; Programa
operativo anual; Estudios de pre inversión, de
factibilidad técnica, económica y ambiental;
Estudios de rentabilidad social, económico y
ecológico; convenios de colaboración con
dependencias
estatales;
Escrituración;
Expropiación
de
predios,
permisos
de
construcción, afectaciones o derechos de vía;
Presupuesto de egresos estatal; Programación de
la etapa de ejecución anual; Proyectos de
arquitectura e ingeniería, presupuesto total y del
ejercicio
Solicitud de validación, Dictamen de factibilidad;
viabilización municipal; Cédula de registro de
obra; Normas y especificaciones; Información
técnica; Acta de aceptación de la comunidad;
Estudios preliminares; Memoria de cálculo;
Proyecto arquitectónico de ingeniería
Estudios y proyectos, normas y especificaciones
de diseño y construcción vigentes; Plantilla de
personal técnico capacitado
ANEXO 2. CONTROLES

Obras Públicas
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Padrón de contratistas
Expediente de los solicitantes de registro en el
padrón de proveedores; Registro de contratistas y
consultores; Personal directivo, administrativo y
técnico, estados financieros, contratos realizados,
cursos de capacitación; Medios magnéticos;
Expediente; Declaración anual ante el SAT,
documentos donde acrediten experiencia; Oficios
de contratistas
suspendidos o registros
cancelados
Licitación pública
Convocatoria, periódico donde se haya hecho la
publicación; Bases y requisitos del concurso.
Los contratistas interesados en participar Licitación simplificada y adjudicación directa
en procedimiento de las obras estén
inscritos en el Padrón de contratistas
Propuesta Técnica
Elaboró:
Revisó:
Documentación Soporte
Autorizó:28
Invitación por medio de oficio
Bases y requisitos del concurso; Constancia
escrita de conocer el sitio de los trabajos; Minuta
de junta de aclaraciones; Datos básicos de
maquinaria, materiales y mano de obra; Relación
de maquinaria y equipo de construcción;
Subcontratos; Relación de contratos vigentes;
Modelo
de
contrato;
Acreditación
de
personalidad jurídica; Contratos y actas de
entrega-recepción de obras ejecutadas; Escrito de
haber efectuado obras similares; Estados
contables avalados por un contador; Registros
vigentes IMSS, SAT, y padrón de contratistas;
Información y documentación complementaria;
Tarjeta de precios unitarios
ANEXO 2. CONTROLES

Obras Públicas
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Propuesta económica
Catálogo de los conceptos; Análisis de precios
unitarios; Relación de costos directos, básicos de
materiales, mano de obra y costos; Relación de
materiales; Personal técnico, administrativo y de
servicios; Relación de maquinaria y equipo de
construcción; Análisis y cálculo de los costos
indirectos; Análisis y cálculo del factor de
financiamiento; Cargo por utilidad; Análisis y
cálculo del factor del salario real; Especificaciones
y documentos establecidos en las bases de
licitación; Programas calendarizados de montos
mensuales; Ejecución de los trabajos; Acta de
fallo; Oficios de no adjudicación.
Licitación pública y licitación restringida
Acta de fallo; Oficios de no adjudicación;
Dictamen técnico para emitir fallo; Oficio de
notificación y contrato
Licitación restringida y adjudicación directa
Montos máximos y límites que emite el Congreso
del Estado anualmente, donde se indican la
modalidad de adjudicación en recursos Estatales.
Adjudicación directa
Dictamen técnico para adjudicación directa;
Montos máximos y límites que emite el Congreso
del Estado anualmente, donde se indican la
modalidad de adjudicación en recursos Estatales.
Contratación y Adjudicación
Comprobar que la forma de garantizar las
obras públicas y los servicios de obra
Garantías
pública relacionados con la misma sean los
correctos
Elaboró:
Revisó:
Documentación Soporte
Autorizó:29
Fianzas
ANEXO 2. CONTROLES

Obras Públicas
Objetivos del Control
Verificar el otorgamiento de anticipos
Procedimientos de Control
Anticipos
Comprobar que los contratos de obra Contratación
pública y servicios relacionados con la
misma se hayan efectuado de acorde con
la Ley y su reglamento.
Supervisión de obra
Documentación Soporte
Póliza de cheque; Contrato; Oficio, presupuesto y
tarjeta de ajuste del financiamiento
Contrato; Oficio, presupuesto y tarjeta de ajuste
del financiamiento
Oficio de designación
Verificar las características de los contratos
sobre la base de precio alzado y los Precio alzado
contratos mixtos
Programas de ejecución de obra; Cambio de
paridad
Verificar el procedimiento de ejecución de
Obras de administración directa
obras por administración directa
Personal Técnico, Administrativo y de servicios;
Relación de maquinaria y equipo de construcción;
Contratos de personal; Acuerdo de ejecución de
obra; Acta de terminación; Resultados de las
pruebas de control de calidad; Estimaciones;
Reporte Fotográfico; Lista de raya
Ejecución: Que se tenga la confiabilidad de
que la obra ejecutada tenga la calidad
requerida, se apegue al proyecto, se ajuste
al contrato y se realice en tiempo y costo. Comprobar que la ejecución de la obra se haya Contrato; Oficio de designación; Programas de
Que
se
realice
conforme
a
las apegado a las especificaciones en cuanto a cantidad, ejecución de obra; Bitácora de obra; Auxiliar
especificaciones y normas de construcción precio, calidad y plazos
contable
asimismo que se cumplan las disposiciones
legales en la materia, del lugar donde se
ubican las obras
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:30
ANEXO 2. CONTROLES

Obras Públicas
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Bitácora de obra
Bitácora de obra
Supervisión externa
Póliza de cheque; Contrato; Estimaciones;
Carátula de estimación y números generadores;
Facturas; Conceptos estimados; Fotografías;
Planos y especificaciones particulares
Contrato; Programas de ejecución de obra;
Estimaciones; Bitácora de obra; Reportes de
laboratorio: terracerías, concretos, materiales,
mecánica de suelos; Expediente técnico unitario
Verificar el correcto uso y llenado de la Pruebas de control de calidad
bitácora de obra, para el adecuado control
y ejecución de la obra pública.
Verificar que las modificaciones contractuales, Solicitud fundada y motivada; Recalendarización;
contengan la documentación suficiente y competente.
Convenio de modificación
Tarjetas de precios unitarios; Contrato; Programas
de ejecución de obra; Estimaciones; Estudio y
Comprobar que el procedimiento de ajuste de costos se cálculo del ajuste de costos; Autorización y
haya pactado en los contratos y que se hayan sujetado estimación de ajustes; Listado de materiales y/o
al mismo
mano de obra que sufrieron incrementos o
decrementos en sus precios o salarios; Análisis de
los ajustes de costos
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:31
ANEXO 2. CONTROLES
Bitácora de obra; Oficio girado por el contratista;
Acta de entrega-recepción de los trabajos;
Evidencia de invitación al órgano de control;
Finiquito, planos y especificaciones; Manuales e
Comprobar que el acto de entrega recepción se realice instructivos; Evidencia del registro al padrón
en tiempo y forma
mobiliario; Garantías otorgadas por el contratista
por los defectos que resultaren en la misma de
los vicios ocultos y de cualquier otra
responsabilidad en que hubiere incurrido en los
términos señalados en el contrato

Presupuesto
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Planeación, programación y presupuestación de los Plan de gobierno estatal y los programas
recursos financieros en apego al plan de gobierno
derivados
Realizar los procesos de planeación,
programación y presupuestación de los
recursos financieros asignados para los
programas en lo que participa
Planeación, programación y presupuestación de los
recursos financieros en observancia a las disposiciones
legales y normativas aplicables en la materia.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:32
Anteproyecto de presupuesto de egresos que
señale: 1- Exposición de motivos, 2- Las partidas
generales que ejercerán las dependencias y las
entidades de la administración pública estatal y
municipal, 3- Descripción clara de los programas
en donde se señalen objetivos, metas, y la unidad
responsable de su ejecución, 4- Indicación de las
plazas presupuestales y la remuneración
integrada mensual y anual que les corresponda
ANEXO 2. CONTROLES
Formular el proyecto de egresos contenga: 1Exposición de motivos, 2- Las partidas generales que
ejercerán las dependencias y las Entidades de la
administración pública estatal, 3- Descripción clara de
los programas en donde se señalen objetivos, metas y
la unidad responsable de su ejecución, 4- Indicación de
las plazas presupuestales que incluye y la remuneración
integrada mensual y anual que les corresponda.

Presupuesto
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Elaboración y presentación el pronóstico de ingresos y
Pronóstico de ingresos y proyecto de egresos
el presupuesto de egresos en las fechas y plazos
presentado al Congreso del Estado
señalados
Cumplimiento de disposiciones legales
Publicar el presupuesto de egresos y remitir copia Periódico oficial del estado; Presupuesto
certificada al Congreso del Estado
programático de egresos publicado
Observar las disposiciones relativas a las adecuaciones y Estado analítico de ingresos y egresos; Estado
traspasos presupuestales
presupuestal programático
Elaborar y aprobar los lineamientos de racionalidad, Lineamientos de racionalidad, austeridad
austeridad y disciplina presupuestal
disciplina presupuestal para el ejercicio
Adecuada segregación de funciones
Elaboró:
Revisó:
y
Asignar un área o funcionario responsable de la Organigrama; Descripción de funciones; Estado
planeación, programación, presupuesto, control y analítico de ingresos y egresos; Estado
vigilancia en el ejercicio del gasto
presupuestal programático; Catálogo de cuenta
Autorizó:33
ANEXO 2. CONTROLES
Efectuar el reintegro de los recursos no ejercidos al 31
de diciembre, cuando los recursos se encuentren
comprometidos
o
devengados
deberán
estar
respaldados con la comprobación correspondiente
Comprobar la aplicación eficiente, eficaz,
equitativa y transparente de los programas
de conformidad con lo establecido en sus
lineamientos generales y reglas de
operación
Presupuesto programático de egresos publicado;
Oficio de reintegro a la Secretaría de Finanzas;
Recibo oficial del reintegro; Contratos de servicios
o adquisición de bienes; Contratos de obra
Establecer mecanismos de operación que garanticen
que los recursos se canalicen a poblaciones
beneficiarias señaladas en los programas de manera
equitativa o todos los grupos sociales y géneros
Presupuesto programático de egresos publicado;
Reglas de operación de los programas
Coordinar acciones entre entidades y dependencias, a
fin de evitar duplicidad en el ejercicio de los recursos y
reducir gastos administrativos
Formular reglas de operación de los programas de
Reglas de operación de los programas
inversión

Tecnologías de la información
Objetivos del Control
Salvaguarda
información
Elaboró:
de
los
sistemas
Revisó:
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Restringir el acceso a los sistemas de información a Informes de configuración de seguridad
través de accesos supervisados por niveles de implementados en los sistemas; Plantillas o
responsabilidad
formatos de validación de permisos y privilegios
de accesos a los recursos informáticos al personal
autorizado; Oficios de autorización sobre los
de Implementar mecanismos de autentificación para el
recursos informáticos firmados por el funcionario
acceso a los sistemas de información
responsable; Reglamento, políticas o lineamientos
de los servicios de tecnologías de la información;
Informes parámetros de los sistemas; Listado de
Establecimiento de una adecuada segregación de
usuarios de los sistemas de información con sus
funciones a través de perfiles
perfiles y privilegios
Autorizó:34
ANEXO 2. CONTROLES
Recuperar oportunamente en caso de
Diseño y aprobación de un plan corporativo general de
desastre, los procesos esenciales de la
continuidad de la operación del sujeto de fiscalización
dependencia basados en los sistemas de
con base en una evaluación del impacto económico
información
Plan de contingencia documentado; Documentos
de apoyo que señale la estrategia de
recuperación; Respaldos de la información;
Bitácoras de los respaldos de información; Papel
de trabajo donde se deje evidencia de la
aplicación del procedimiento
Políticas, procedimientos, normas o guías con
respecto a la seguridad física de los equipos
Implementar restricciones físicas a los recursos de asignados; Matriz de pruebas de controles;
información
Bitácoras del control de accesos; Listado de
individuos que tienen acceso a las áreas
restringidas
Garantizar el acceso solo al personal
autorizado a los recursos informáticos
Establecimiento de una estructura de seguridad de la
Matriz de una prueba de controles
información
Matriz de pruebas de controles, mediante
Implantar mecanismos de seguridad contra accidentes, entrevista al personal de sistemas; Políticas y
riesgos ambientales y daños relacionados
procedimientos de monitoreo y regulación de
condiciones ambientales

Tecnologías de la información
Objetivos del Control
Procedimientos de Control
Documentación Soporte
Efectuar un estudio de viabilidad y selección del equipo
previo
a
su
adquisición;
así
como
del
acondicionamiento físico y las medidas de seguridad en Estudio de viabilidad
el área donde se localiza y a la capacitación del personal
Comprobar que las operaciones se realicen y adquisición o desarrollo de sistemas
de acuerdo con autorizaciones generales o
Establecimiento
de
políticas,
procedimientos,
específicas de la administración
Políticas, procedimientos, lineamientos o normas
lineamientos o normas respecto a la aprobación para la
respecto de la aprobación para la realización de
realización de proyectos de desarrollo y software; que
proyectos de desarrollo de software; Planes a
contemplen el acondicionamiento físico, medidas de
corto y largo plazo del área de sistemas
seguridad y capacitación al personal
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:35
ANEXO 2. CONTROLES
Establecer un plan estratégico de sistemas
información identificando su alcance y beneficios
de
Documentación que respalde la aprobación de
proyectos
firmados
por
la
instancia
correspondiente
Bitácoras de pruebas realizadas, en las
Diseño de pruebas a los nuevos sistemas de aplicación
implementaciones de nuevos programas o de las
y a sus modificaciones
modificaciones del mismo
Integrar expediente de los paquetes de aplicación que
contenga los manuales de usuario, tanto técnicos y de
operación, Manteniéndolos actualizados y a disposición
del personal adecuado
Listado de paquetes de aplicación; Manuales
operativos de usuario; Contratos de software;
Licenciamiento de software; Garantías de
proveedor
Obtener del proveedor toda la información relativa a la
operatividad y técnica para el mantenimiento de los Diccionario de datos; Layout de las tablas;
programas ejecutables, incluyendo documentación Calendarización de los distintos mantenimientos
actual para la base de datos y de los recursos de del área de sistemas; Contratos de servicio
información
Establecer lineamientos a cerca de las modificaciones a Matriz de pruebas de controles,
los sistemas de aplicación
entrevista al personal de sistemas
Disponer en forma documentada el proceso de Copias de las formas de
solicitudes para los cambios a los sistemas de aplicación requerimientos de los usuarios
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:36
mediante
solicitud
de