manual justificacion pm 2012

MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
1.
INTRODUCCCIÓN ................................................................................................................................ 2
2.
CONSIDERACIONES GENERALES ......................................................................................................... 2
2.1.
CONTABILIDAD SEPARADA ........................................................................................................ 2
2.2.
CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES ................................................................... 6
2.3.
EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN .................................................................... 7
2.4.
GASTOS SUPERIORES A 18.000€ .............................................................................................. 11
2.5.
ELEGIBILIDAD DEL I.V.A ......................................................................................................... 122
3.
GASTOS DE PERSONAL .................................................................................................................... 124
3.1.
GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL ....................................................................................... 14
3.2.
GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ...................................... 20
4.
GASTOS DE MEDIOS Y MATERIALES .................................................................................................. 20
5.
GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: VIAJES FORMATIVOS .................................................................... 21
6.
MATERIAL DE OFICINA ...................................................................................................................... 23
7.
GASTOS DE ALQUILER ....................................................................................................................... 23
8.
GASTOS DE AMORTIZACIÓN ............................................................................................................. 25
9.
OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: ........................................................................................... 28
9.1.
GASTOS DE PUBLICIDAD ................................................................................................... 289
9.2.
GASTOS DE SUMINISTRO .................................................................................................... 29
10.
JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS ................................................................. 29
10.1.
PAGOS BANCARIOS ............................................................................................................. 30
10.2.
PAGOS EN EFECTIVO ........................................................................................................... 30
10.3.
PISTA DE AUDITORÍA .......................................................................................................... 31
11.
PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO .......................................................................... 32
11.1.
PERIODO SUBVENCIONABLE ............................................................................................... 32
11.2.
PLAZO DE PAGO .................................................................................................................. 33
12.
PRESENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 34
1.
INTRODUCCCIÓN
Este manual tiene por objeto facilitar a las entidades beneficiarias la justificación de
ayudas relativas a los programas de formación en alternancia con el empleo
concedidas por la Dirección General de Formación.
Con el fin de mejorar el proceso de justificación de las subvenciones concedidas, a
continuación se presentan algunas consideraciones sobre la documentación
justificativa y los criterios de control y verificación de los expedientes.
El contenido de estas instrucciones en ningún caso sustituye a la normativa aplicable tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos
los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de
la ayuda. La misión de este documento es únicamente la de orientar a las entidades en
el proceso de justificación dando a conocer los aspectos más relevantes en el control
financiero de los expedientes.
El principal objetivo del control financiero de las ayudas es determinar que todos los
gastos imputados a la subvención son elegibles de acuerdo a la normativa de
aplicación y se encuentran efectivamente pagados en el plazo establecido. Los
expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias deben contener
toda la documentación necesaria para verificar que la subvención concedida se ha
destinado a gastos que de manera indubitada responden al objeto de la subvención, se
encuentran dentro de los valores de mercado, y que todos los documentos
justificativos se encuentran dentro del periodo subvencionable y pagados con
anterioridad a la finalización del periodo de justificación.
2.
CONSIDERACIONES GENERALES
2.1.
CONTABILIDAD SEPARADA
Todas las entidades beneficiarias de una subvención cofinanciada por Fondos
Europeos deben acreditar que llevan contabilidad separada o código contable
adecuado para los gastos objeto de subvención. Esta obligación se deriva del art. 60
del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, que regula las Funciones de la Autoridad de
gestión, entre las cuales se encuentra el punto d) donde se recoge lo siguiente:“Se
asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de
2
las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable
adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin
perjuicio de las normas de contabilidad nacional”.
De acuerdo con lo establecido en dicho apartado, la obligación de llevar a cabo la
contabilidad separada se realizará teniendo en cuenta las normas de contabilidad
nacional. A tal efecto, indicar que las personas físicas como tal no tienen la obligación
de llevar a cabo una Contabilidad, no siendo, por tanto exigible la obligación de
contabilidad separada.
El fin de la contabilidad separada es garantizar que los gastos objeto de subvención
están claramente identificados en la contabilidad de la entidad. En ningún caso, el
término “contabilidad separada” exige llevar dos contabilidades distintas a una entidad
¿Cómo puedo llevar “contabilidad separada”?
Existen en el mercado programas contables en los que existe la posibilidad de codificar
cualquier asiento contable con un código contable específico. El mismo código nos
permite utilizarlo tanto en los asientos relacionados con gastos como con ingresos,
incluso nos permite imputar el porcentaje de un gasto, sería el caso de costes que no
se imputan 100% a la subvención. Esta opción nos da incluso la posibilidad de
establecer una cuenta de Pérdidas y ganancias enfrentando los gastos y los ingresos
asociados a ese proyecto. En este caso la misma, nunca podría ser positiva. Siempre
arrojaría saldo cero o negativo.
(P ej. Se podría codificar todos los ingresos y todos los gastos, así como los pagos
relacionados con una determinada operación con el código FSE0000001)
En el caso en el que se trabajase con otro tipo de programa contable que no ofreciese
dicha posibilidad, sería tan sencillo como trabajar a nivel de subcuentas codificando
todas aquellas subcuentas tanto de gastos como de ingresos individualizándolas
respecto al resto, mediante subclasificaciones. Por ejemplo se podría crear una
primera clasificación, definiendo aquellas ayudas recibidas por Fondo Social Europeo, y
dentro de la misma establecer una subclasificación, indicando o detallando el proyecto
o la operación en concreto.
En definitiva se podrían ir haciendo todas las subclasificaciones que se consideren
necesarias, por ejemplo:
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Ingreso por subvenciones
47080100 Hª Pª deudora por subvenciones concedidas recibidas del Fondo Social
Europeo.
74001000 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo
Social Europeo.
74001001 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo
Social Europeo para el proyecto 2011020005TE.
El asiento, del reconocimiento de la subvención sería.
(47080100) Hª Pª deudora por subvenciones
concedidas recibidas del Fondo Social Europeo
a (74001001)Subvenciones, donaciones y
legados a la Explotación recibidos del Fondo Social
Europeo para el expediente 2011020005TE
El asiento de cobro de la misma sería:
(57200001) Bancos e instituciones de crédito
Caja Castilla la Mancha
a (47080100) Hª Pª deudora por subvenciones
Concedidas recibidas del Fondo Social Europeo
Gastos de personal
En el caso de tener que imputar una cuenta de gastos únicamente en un % (costes
indirectos) en el mismo asiento se podría desglosar la partida de gastos en dos
subcuentas, identificando una de ellas con la parte que está cofinanciada por Fondo
Social Europeo.
Por ejemplo en el caso de imputar únicamente un porcentaje de la nómina.
64000000 gastos de personal
64001000 gastos de personal cofinanciados por Fondo Social Europeo.
4
64001001 gastos de personal expediente 2011020005TE cofinanciado por Fondo Social
Europeo.
46501001 Remuneraciones pendientes de pago de nóminas cofinanciadas por el FSE
expediente 2011020005TE.
P. ej. Imputación de un 18% de la nómina del auxiliar correspondiente a una nómina de
1000 euros.
180 (64001001)
820 (64000000)
a (46501001)Remuneraciones pendientes
de pago nóminas cofinanciadas por FSE
expediente 2011020005TE
El tratamiento en el resto de gastos imputables al proyecto sería el mismo pero
utilizando las cuentas correspondientes.
Pago de la misma:
(46501001) Remuneraciones pendientes de pago
a (57200001) Caja Castilla la Mancha.
¿Si soy una entidad local o pública estoy exenta de cumplir con este requisito?
No, en el caso de que el beneficiario fuese una Entidad Local, la operativa sería la
misma, pero utilizando las cuentas que marque el Plan General de Contabilidad Pública
que les sea aplicable, atendiendo a las Instrucciones o normas específicas para
Entidades Locales.
¿Qué debo presentar en mis expedientes de justificación para acreditar que llevo
contabilidad separada o código contable adecuado para los gastos imputados?

En caso de que la entidad esté exenta de la obligación de contabilidad debe
presentar un certificado que acredite dicha exención.

Para el resto de entidades, en el expediente debe figurar un extracto de la
contabilidad de la entidad que permita verificar cómo se han contabilizado los
gastos imputados en la contabilidad de la entidad. Los documentos contables
aportados en el expediente deben permitir verificar o comprobar:
5
o Cuentas o subcuentas en los que se han contabilizado los gastos
imputados.
o Fechas.
o Números de asientos y documentos contables.
Si las entidades lo considerasen necesario, los documentos contables pueden ir
acompañados de una breve explicación sobre la sistemática de contabilización
de los gastos.
2.2.
CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES
En el artículo 30 de la Ley 38/2003 de la Ley General de Subvenciones se establece
que “Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de
justificantes de gastos que permita el control de la concurrencia de subvenciones”.
Asimismo, en el punto 1.3. b) del Anexo I den la Orden de 15 de noviembre de 2012,
que resulta de aplicación a la programación 2012, se recoge lo siguiente: En todos los
documentos originales justificativos del gasto debe aparecer el sello de imputación que
hace referencia a la cofinanciación del Fondo Social Europeo. En este sello debe figurar
el número o números de expedientes a los que se ha imputado dicho gasto, el número
de documento contable y la fecha del justificante del pago.
Para dar cumplimiento a la normativa de aplicación la Dirección General de Formación
propone el siguiente modelo:
6
Programa Operativo
FSE 2007-2013
Gasto cofinanciado por el FSE
Proyecto/nº expte.:
Nº Documento Contable:
IMPUTACIÓN SOBRE TOTAL FACTURA
Porcentaje imputado %:
Importe Imputado:
Concepto:
Total de gasto:
Fecha de pago:
Este modelo cumple con lo mencionado en la Orden de 15/11/2012, y mejora el
modelo incluido en la misma ya que el mismo carecía de un campo para incluir el
número de documento contable, dato que la entidad debe reseñar. Si la entidad
dispone de un modelo sin el campo correspondiente al número de documento
contable, deberá añadir este dato en un espacio que quede disponible, de manera que
sea legible.
Se recuerda a las entidades que para que el sello sea un mecanismo eficaz de control
SIEMPRE debe figurar en todos los documentos originales, posteriormente se
fotocopia el documento y se compulsa. Si la entidad lo estampilla sobre la copia, no
podrá estimarse como un mecanismo eficaz de control de concurrencia de
subvenciones.
Asimismo, se recomienda a las entidades especificar en las facturas el número de
expediente y denominación completa del propio proyecto. De este modo el control de
concurrencia de subvenciones está asegurado si se trata de gastos 100% imputables al
Proyecto. Detallar los datos del proyecto en las facturas no exime a la entidad de la
obligación de estampillar los documentos originales con el modelo de sello propuesto,
ya que el sello incluye información adicional como la alusión a la cofinanciación del
FSE.
2.3.
EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN
7
La Explicación de criterios de reparto es un documento que debe acompañar a todos
los expedientes justificativos en los que se incluyan gastos compartidos, es decir, no
imputados al 100% al proyecto. Las funciones principales de dicho documento son:

Establecer en base a qué criterios o variables se reparten los gastos imputados
a la subvención.

Permitir la verificación y control de los porcentajes imputados.
Criterios en base a los cuales se realiza el reparto
La entidad beneficiaria podrá elegir en base a qué criterios o variables realiza el
reparto de los gastos imputados al expediente, siempre y cuando éstos sean coherente
y guarden relación con las variables que pueden incidir directamente en el proyecto
(número de horas, número de proyectos de la entidad, superficie de las instalaciones
etc.).
Los criterios o variables pueden variar en función de la naturaleza de los diferentes
gastos (personal, luz, teléfono, seguros, medios y materiales…). En ese caso deberán
especificarse todos los criterios considerados en el porcentaje de imputación de
gastos.
Verificación y control de los porcentajes imputados
La entidad no sólo debe especificar en base a qué criterios o variables ha realizado el
reparto sino que deberá especificar los cálculos realizados para obtener el porcentaje
de imputación. La explicación aportada por la entidad debe reflejar claramente el
cálculo realizado para la determinación de costes unitarios y otros parámetros
utilizados para la imputación de costes.
Por ejemplo, no bastaría presentar un escrito en el que se aclare que el criterio
escogido por la entidad es el número de expedientes, la entidad debe decir el número
de expedientes en base a los cuales está realizando el reparto: 3, por lo que se imputa
el 33,3% a cada expediente; 2, por lo que se imputa el 50% a cada expediente.
Es decir, la entidad debe facilitar todos los datos que permitan verificar cómo se ha
llegado al porcentaje o cantidad imputada. Asimismo, dado que los criterios de
imputación están estrechamente vinculados a los porcentajes detallados en los sellos
de imputación, la entidad debe velar porque la información sea coherente en ambos
casos.
8
Criterios propuestos
Gastos de personal
Se proponen los siguientes criterios de reparto: El coste imputable mensualmente
incluirá el importe bruto salarial retribuido más la cuota de Seguridad Social a cargo de
la empresa. Debe presentarse desglosado por horas dedicadas a la acción a la que se
imputan, estableciendo el importe mensual tanto de nómina como de seguros sociales
y el importe correspondiente según las horas dedicadas.
EJEMPLOS:
Imputación mensual de acuerdo a las horas dedicadas por cada uno de los meses a la
acción:
TRABAJADOR
MES
HORAS/MES
HORAS
IMPUTADAS
% IMPUTACIÓN
Trabajador 1
Abril 2011
160
20
12,50%
Trabajador 2
Abril 2011
160
17
10,63%
Trabajador 2
Mayo 2011
160
20
12,50%
Trabajador 3
Abril 2011
160
10,50
6,56%
Trabajador 3
Mayo 2011
160
17
10,63%
Imputación global de acuerdo a la jornada diaria dedicada a la acción (un trabajador
que dedica siempre las mismas horas de su jornada diaria a la acción) El porcentaje
obtenido se aplicará en todas las nóminas del trabajador:
TRABAJADOR
HORAS/JORNADA
HORAS IMPUTADAS AL % IMPUTACIÓN
PROYECTO
Trabajador 1
8
4
50%
Trabajador 2
8
5
62,5%
Gastos de alquiler
9
Se proponen los siguientes criterios de imputación:
1. HORAS: Los gastos deben presentarse desglosados por horas de utilización y en
el caso de inmuebles por horas de duración de la acción. En el supuesto de
arrendamiento anual la imputación seguirá el siguiente cálculo:
2. SUPERFICIE: La imputación se realizará conforme al siguiente coeficiente:
Gastos de suministros (Luz, agua, teléfono, etc.)
Se proponen los siguientes criterios de imputación:
1. DÍAS: Los gastos deben presentarse desglosados por días de utilización
respecto de la facturación mensual/bimensual. Se seguirá el siguiente cálculo:
2. SUPERFICIE: La imputación se realizará conforme al siguiente coeficiente:
EJEMPLOS:
Gastos de alquiler:
Método 1 (HORAS):
Alquiler de local por 10.000 euros al año (IVA incluido no recuperable) que se
dedica 2 horas diarias al proyecto y otras 6 horas a otras actividades durante todo
el año, considerando 240 días laborables al año.
10
Método 2 (SUPERFICIE):
Alquiler de local de 1.000 metros cuadrados, de los que 300 se dedican al proyecto
durante todo el año y el resto a otras actividades, por importe de 10.000 euros al
año (IVA incluido no recuperable).
Gastos de suministros:
Método 1 (DÍAS). Factura de electricidad de fecha 22/01/2011, por importe total
de 200 € (IVA incluido no recuperable), correspondiente a consumos de
20/12/2010 a 19/01/2011. El período de elegibilidad de gastos de 01/01/2011 a
31/12/2011:
Método 2 (SUPERFICIE). Factura de electricidad de fecha 22/02/2011,
correspondiente a consumos de 20/01/2011 a 19/02/2011, por importe total de
200 € (IVA incluido no recuperable), de un local de 1.000 metros cuadrados, de los
que 300.se dedican al proyecto y el resto a otras actividades:
2.4.
GASTOS SUPERIORES A 18.000€
En el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones se establece que
cuando el importe subvencionable supere la cuantía de 12.000€ en el supuesto de
suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o
asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de
diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la
prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por las especiales características
de los gastos subvencionables, no exista en el mercado suficiente número de entidades
11
que lo suministren o presten, o salvo que el gasto se hubiese realizado con anterioridad
a la solicitud de la subvención.
Con fecha 2 de junio de 2011 se publicó en el BOE, la Ley 14/2011 de la Ciencia, la
Tecnología y la Innovación que modifica el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General
de Subvenciones:
Cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la Ley
30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público para el contrato menor, el
beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con
carácter previo a la contracción del compromiso para la obra, la prestación del servicio
o la entrega del bien, salvo que por sus especiales características no exista en el
mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren, o
salvo que el gasto se hubiere realizado con anterioridad a la subvención.
La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o,
en su caso, en la solicitud de subvención, se realizará conforme a criterios de eficiencia
y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no
recaiga en la propuesta económica más ventajosa.
La Ley de Contratos del Sector público establece que se consideran contratos menores,
los de importe inferior a 18.000€ a excepción del de obras.
Por esta razón, siempre que un gasto de estas características supere los 18.000€, en el
expediente de justificación deben aparecer las ofertas solicitadas a tres proveedores.
Tal y como se recoge en la normativa citada anteriormente, la entidad debe escoger la
oferta económicamente más ventajosa. Si la elección se realiza de acuerdo a otros
criterios diferentes a eficiencia y economía, la entidad debe justificar su elección
mediante una memoria que detalle los criterios utilizados en dicha elección.
2.5.
ELEGIBILIDAD DEL I.V.A
El I.V.A es subvencionable para una entidad siempre y cuando sea un gasto para la
misma.
Se pueden plantear las siguientes situaciones:
12

Para entidades sin ánimo de lucro, administraciones públicas y otras de
carácter social. Estas entidades casi siempre (siempre, en el caso de las AAPP)
están exentas del impuesto, por lo que pueden imputarlo como gasto al 100%
al no poder deducírselo en sus declaraciones. En caso de las entidades sin
ánimo de lucro y similares, generalmente existe un documento emitido por la
Agencia Tributaria en el que se recoge la exención y es lo único que una entidad
necesitaría para probar la elegibilidad del IVA como gasto. Todos aquellos
beneficiarios que no sean Administraciones Públicas deben presentar en el
expediente documento de la Agencia Tributaria que acredita dicha exención.

Para entidades con actividades exentas de IVA. Si una entidad desarrolla
únicamente actividades exentas de IVA y así lo acredita su Certificado de
Hacienda en el que figuran las actividades en las que la entidad está dada de
alta, la entidad estará por tanto exenta del IVA y podrá imputarlo como gasto,
sin necesidad de aportar más documentación que dicho certificado. Hay que
recordar que aunque una entidad esté exenta del pago del I.A.E, igualmente
deberá estar dada de alta en las actividades que desempeñe, por lo que el
Certificado debe presentarse siempre.

Para entidades con otras actividades económicas. Si una entidad tiene otras
actividades económicas además de las exentas, existen dos posibilidades:
o Prorrateo del IVA: En el modelo 390 de resumen anual del IVA
aparecerán listadas las diversas actividades económicas que desempeña
la entidad. Al final del documento, generalmente en la página 6,
aparecerá un porcentaje acompañando a la actividad exenta que se
referirá al volumen de operaciones con derecho a deducción. Es decir,
ese porcentaje será la proporción de IVA de cada factura que no es un
gasto elegible. Por tanto, con el modelo 390 se podrá justificar la
imputación del IVA correspondiente (solo el IVA elegible).
En este caso, puede suceder que la empresa esté dada de alta en un
epígrafe no exento, pero que no haya facturado ese año por ese
epígrafe. En ese caso, el IVA será totalmente elegible y no aparecerá
ninguna prorrata (el modelo 390 no tendrá página 6)
o Sectores diferenciados: En otras ocasiones, puede haber entidades que
estén sujetas a sectores diferenciados, por lo que la declaración del IVA
es independiente para cada actividad económica. En el modelo 390
aparecerá en la página 6 un porcentaje del 0% para las actividades
exentas y un 100% para las sujetas. Los gastos que sean exclusivos de la
actividad exenta serán 100% elegibles, y aquellos que sean comunes se
imputarán proporcionalmente (prorrateados).
13

3.
Para entidades sin actividades económicas exentas. En este caso, el IVA no es
elegible. Estas entidades recuperan el IVA soportado deduciéndolo por
completo en sus declaraciones trimestrales y por tanto no se puede recuperar
“de nuevo” con la subvención.
GASTOS DE PERSONAL
3.1.
GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL
En el expediente deben constar los siguientes documentos:






Copia de los contratos del personal imputado.
Nóminas del personal imputado.
TC1 de los meses imputados a la subvención. El Modelo TC1 debe estar
mecanizado o sellado por la entidad bancaria y puede ser sustituido por el
Recibo de Liquidación de Cotizaciones, también sellado o mecanizado por el
banco. Si dichos documentos no están mecanizados por el banco deben
acompañarse del recibo bancario que acredita el pago de la Seguridad Social
por cada uno de los meses imputados.
TC2 de todos los meses del proyecto para poder comprobar que los
trabajadores se encuentran dados de alta en la Seguridad Social
Modelo 111: si es mensual de todos los meses de la fase/proyecto, si es
trimestral de todos los trimestres que afecten a la fase/proyecto. Debe
presentarse acompañado del recibo bancario que acredita su pago o, si su pago
se ha realizado telemáticamente, deberá presentarse copia del modelo que
acredita el pago (indica NRC y aclara que es “importe ingresado” no
“pendiente” de ingreso).
Modelo 190 del año o años que afecten a la fase/proyecto. Es un documento
anual, por lo que si no se dispone del mismo porque no ha finalizado el
ejercicio, la entidad deberá presentar el modelo en el Servicio Periférico de la
Consejería Empleo y Economía correspondiente, tan pronto como lo tenga
disponible.
Para acreditar el pago efectivo de las nóminas imputadas, la entidad debe aportar:

Pago mediante transferencia bancaria: Se adjuntará copia del resguardo de la
misma. Debe identificarse el ordenante, el destinatario del pago, el concepto,
el importe y la fecha de operación.
Es importante tener en cuenta que no es válida la Orden de Pago, se requiere
el justificante bancario o, en su caso, un certificado bancario en el que se
recojan los apartados mencionados anteriormente, firmado y sellado por la
entidad financiera en cuestión.
14
REMESAS: En caso de que el importe del justificante de pago se corresponda
con la suma de los importes individuales de todos los trabajadores, deberá
presentarse el desglose por trabajador (Ver documento 1 más adelante).
La entidad puede presentar:
o Certificado bancario que acredite que en la remesa bancaria presentada
se incluyen los pagos de los trabajadores imputados: El certificado debe
detallar el número de remesa, su fecha, los nombres de los
trabajadores, la nómina pagada y su importe.
o Documentos del sistema contable que permitan verificar que los pagos
de dichos trabajadores se incluyen en la remesa. Para ello es necesario
poder identificar que el importe total de los documentos del sistema
contable es el importe que figura en la remesa. La entidad puede omitir
los nombres de los trabajadores no imputados a la subvención si así lo
desea, pero debe permitir visualizar sus importes, para comprobar que
suman el importe total de la remesa.
También sería posible aportar por parte de la entidad documentos
contables donde se puede identificar al trabajador e importe de la
nómina imputada junto con el número de remesa, de modo que fuese
posible identificar que el pago de dichas nóminas está incluido en la
remesa bancaria.
En ningún caso los cuadros explicativos elaborados por la entidad
beneficiaria se estimaran como un documento del sistema contable. Los
documentos que deben presentar las entidades deben pertenecer a su
sistema contable.
o Algunas entidades bancarias pueden facilitar a las entidades el recibo
bancario de las transferencias individualizadas realizadas a cada
trabajador. Estos documentos servirían para acreditar el pago de las
nóminas.

Pago mediante cheque nominativo o pagaré: La entidad debe aportar copia
del talón nominativo (cheque/pagaré) y copia del extracto bancario que
acredita el cargo. Como fecha de pago se estimará la fecha del cargo en cuenta
(extracto bancario), en ningún caso la de entrega del cheque o pagaré.

NO SE ADMITIRÁN PAGOS EN EFECTIVO A PERSONAL SEA CUAL SEA SU
IMPORTE.
15
DOCUMENTO 1
Para tratar de facilitar a la entidad la justificación de los gastos de personal que se realicen de
manera global se pone en su conocimiento que cuando se presente un pago global por importe
del total de las nóminas de todos los trabajadores, además del extracto bancario, deberá
presentarse el desglose de todos los importes de los trabajadores incluidos en dicho pago
sellado por la entidad financiera, en el cual se identifiquen los trabajadores imputados a la
acción.
Se presenta el siguiente modelo propuesto por el Servicio Público de Empleo Estatal. :
PAGO DE NÓMINAS
Extracto bancario por importe de 1.000,00 euros.
Desglose:
Pedro Pérez.......................................................................................... 250,00 €
Álvaro Álvarez........................................................................................ 200,00 €
Olivia Martínez........................................................................................ 50,00 €
Luis Jiménez......................................................................................... 300,00 €
Andrés Fernández.................................................................................... 75,00 €
Carmen González..................................................................................... 50,00 €
Graciela Ramírez..................................................................................... 25,00 €
Carlos Rodríguez...................................................................................... 50,00 €
Firma del Director o interventor de la sucursal y sello de la Entidad
Gastos derivados de indemnizaciones
En ningún caso se subvencionarán las indemnizaciones por fallecimiento, traslados,
suspensiones, despidos, ceses o finalizaciones de contrato.
16
Gastos de Seguridad Social a cargo de la empresa
Para justificar el pago efectivo de los gastos de Seguridad Social, la entidad debe
aportar:
Documentos TC1 y TC2 en los que aparezca el sello de compensación (sello de pago
efectivo, no de registro o de recepción salvo examen) o el pago efectivo de la entidad
financiera correspondiente. El TC2 podrá no contener el sello de compensación
siempre que venga acompañado de un recibo bancario o de un TC1 o “Recibo de
Liquidación de Cotizaciones” que contengan el sello de compensación.
Cuando los pagos a la Tesorería General de la Seguridad Social se realicen por el
Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), el pago se justificará de la
siguiente manera:



Si el pago se realiza por domiciliación bancaria, mediante el adeudo
realizado en la cuenta bancaria.
Si el pago se efectúa a través de una entidad financiera, mediante el
“Recibo de Liquidación de Cotizaciones” sellado o validado
mecánicamente por la entidad financiera.
Si el pago se realiza a través de otros canales, se justificará mediante
el “Recibo de Liquidación de Cotizaciones” y el justificante bancario
de pago.
Cuando existan bonificaciones, las mismas deberán ser descontadas de las
imputaciones de Seguridad Social, puesto que no puede cofinanciarse la parte de la
cuota que ya ha sido bonificada.
Costes de los trabajadores de baja
Cuando un trabajador cause baja laboral durante la ejecución del proyecto
subvencionado, tanto si es por enfermedad o accidente común, como por enfermedad
o accidente profesional o por maternidad o paternidad, la totalidad de los costes del
trabajador durante el periodo de baja, no resultan elegibles para el Fondo Social
Europeo.
La Comisión Europea promueve a través de su cofinanciación Políticas Activas de
Empleo y en el caso de baja por enfermedad o accidente común o profesional o
maternidad o paternidad, estamos hablando de prestaciones, las cuales no se incluyen
dentro de las líneas de promoción de la misma.
17
Asimismo, en el punto 2.1 del Anexo I de la Orden de 15 de noviembre de 2012, que
resulta de aplicación a la programación 2012, se recoge expresamente que “No se
subvencionarán en ningún caso las indemnizaciones por fallecimiento ni las
correspondientes a traslados, suspensiones, despidos, ceses o finalizaciones de
contrato, así como los costes derivados de las bajas de los trabajadores bien sean
compensados por la Seguridad Social bien sean asumidos por la entidad
beneficiaria.”
Por los motivos anteriormente expuestos no se pueden imputar a la subvención
ninguno de los gastos derivados de la baja de un trabajador, correspondan a salario o
Seguridad Social.
Vacaciones
Si un trabajador está de vacaciones los gastos salariales serán subvencionables. Si las
vacaciones no se disfrutan y se incluyen en la finalización de contrato, dichos costes no
serán subvencionables.
Faltas: Faltas justificadas y faltas sin justificar
Los alumnos-trabajadores de los Talleres de Empleo tienen formalizado un contrato
laboral con la empresa promotora del proyecto y las faltas de asistencia al puesto de
trabajo se trataran conforme al Estatuto de los Trabajadores. La falta no justificada al
puesto de trabajo conlleva la correspondiente sanción y puede llevar a la extinción del
contrato laboral (Artículo 52 del Estatuto de los Trabajadores “Extinción del contrato
por causas objetivas”).
En el artículo 32.1 de la Orden de 15/11/2012, de la Consejería de Empleo y Economía,
se recoge lo siguiente:
1. Los/as alumnos/as tendrán la obligación de asistir y seguir con aprovechamiento las
enseñanzas teórico-prácticas que se impartan, siendo causa de exclusión del proyecto y
de pérdida, en su caso, del derecho a la percepción de beca, el incurrir en tres faltas no
justificadas de asistencia en un mes o nueve faltas de asistencia no justificadas en toda
la fase, o no seguir con aprovechamiento las mencionadas enseñanzas, a juicio del
responsable del proyecto. Este artículo no es de aplicación a los talleres de empleo, ya
que se refiere únicamente a la etapa formativa de las Escuelas Taller, momento en el
que pueden percibir una beca.
Por los motivos anteriormente expuestos si un alumno o un docente tienen una falta
justificada, por ejemplo, porque deban asistir a un hospital fuera de su localidad, su
18
coste salarial podrá ser subvencionable ese día SIEMPRE que dicha falta quede
adecuadamente justificada. Las entidades deben velar porque no se produzcan
absentismos innecesarios, por ejemplo, si un trabajador acude al médico del centro de
salud de la localidad donde se desarrolla el proyecto, se ausentará por unas horas y no
todo el día. ES ABSOLUTAMENTE NECESARIO QUE LAS FALTAS ESTÉN JUSTIFICADAS,
SI NO LO ESTÁN, EL COSTE SALARIAL DE ESE DÍA NO SERÁ SUBVENCIONABLE y
podrán existir sanciones para el trabajador. Los trabajadores deben aportar SIEMPRE
justificación en caso de faltas o ausencias (médicos, citaciones judiciales, exámenes…).
En caso de que la entidad beneficiaria tenga dudas sobre qué faltas se pueden
justificar y cuáles no, debe dirigir su consulta por escrito a su Servicio Periférico de la
Consejería de Empleo y Economía.
Gastos de IRPF
Para acreditar el pago efectivo de los gastos de IRPF, la entidad debe aportar:

Modelo 111 de retenciones e ingresos a cuenta IRPF del periodo en el que se
desarrolla el proyecto. Este documento es o bien mensual o bien trimestral.
Deben figurar todos los meses/trimestres que engloba el proyecto.

Modelo 190 de resumen de retenciones. Si el volumen de trabajadores no
permite remitir la totalidad del documento, la entidad debe remitir al menos
aquellas páginas en las que figuren los trabajadores (alumnos, docentes,
director y técnicos) imputados a la subvención.
En relación a dichos documentos:
MODELO 190 La aportación de este documento debe permitir identificar a los
trabajadores imputados. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes
opciones:




Modelo 190 completo (pueden ocultarse los datos de las personas que no se
hayan imputado a la subvención.
Portada del Modelo 190 acompañado de aquellas páginas en las que figuren las
trabajadoras y trabajadores imputados a la subvención.
Certificados individualizados con la información fiscal (retenciones practicadas
anualmente) de los trabajadores imputados a la subvención.
Portada del modelo 190 que incluya el código seguro de verificación, en el caso
de presentación telemática.
19
MODELO 111 La aportación de este documento debe permitir verificar que la
entidad ha realizado los pagos del IRPF en todos aquellos meses/trimestres relativos
al periodo o periodos en los que se hayan imputado gastos de personal al proyecto.
La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones:



Modelo/s 111 mecanizado/s o sellado/s por el banco.
Recibos bancarios que acrediten el pago del IRPF.
Modelo 111 (NRC) donde figuran los datos del ingreso realizado.
3.2.
GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA
EMPRESA
En el Módulo A no pueden imputarse gastos derivados de la subcontratación de
empresas. Asimismo, tampoco podrán imputarse gastos de trabajadores autónomos.
4.
GASTOS DE MEDIOS Y MATERIALES
Se incluyen en este apartado los medios y materiales didácticos y de consumo para la
formación, exclusivamente si son necesarios para la práctica profesional de los
alumnos. Los medios y materiales variarán según la naturaleza del proyecto.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:


Facturas: es importante que las facturas detallen claramente los conceptos
para comprobar si éstos son subvencionables.
Justificante de pago de dichas facturas.
Para la imputación de gastos de medios y materiales se tendrá en cuenta lo siguiente:

Los medios y materiales se deben adquirir durante el periodo de desarrollo del
proyecto.

Para verificar este extremo se comprobará la fecha de la factura. En caso de
que el proveedor facture con posterioridad, la entidad debe conservar y
presentar, junto con la factura y el justificante de pago, los albaranes de
entrega que permitan comprobar que los materiales han sido suministrados
durante el desarrollo del proyecto.

En aquellas facturas donde no se detallen los conceptos facturados se solicitará
detalle de los mismos en una relación adjunta a la factura firmada y sellada por
el proveedor.
20

Siempre que los conceptos de la factura no sean autoexplicativos (por ejemplo
“pieza E2”), la entidad deberá aportar una explicación que permita identificar
que los conceptos facturados son subvencionables de acuerdo con la normativa
de aplicación y puede verificarse su relación con el objeto de la subvención.
Algunos medios y materiales subvencionables que suelen ofrecer duda a las
entidades beneficiarias



5.
Platos, vasos, sartenes, cazos y cubiertos para proyectos de cocina.
Equipos de seguridad (en todos los casos).
Pelotas, aros, raquetas y otros materiales deportivos similares para proyectos
relativos a actividades lúdicas y de recreo.
GASTOS VIAJES FORMATIVOS/DESPLAZAMIENTOS:
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos de desplazamientos. El Anexo I de la Orden de
15/11/2012, así lo establece en su apartado 2.2.b).
Para que dichos gastos sean subvencionables, las salidas formativas deberán estar
comunicadas previamente al Servicio Periférico correspondiente. La comunicación se
realizará por escrito y contendrá la siguiente información:





Lugar y fecha de la visita.
Motivo de la visita.
Descripción detallada de la aportación de la visita a la formación de los
alumnos.
Número de asistentes.
Costes que se imputarán a la subvención (concepto y coste
aproximado).
En relación a la documentación justificativa que respaldará dichos gastos, en el
expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:


Facturas (billetes de tren/autobús, tickets, entradas etc. si procede)
Justificantes de pago.
Para realizar dichas comunicaciones se utilizará el modelo propuesto por la Consejería
de Empleo y Economía en cada convocatoria.
En relación a dichos documentos...
21



En caso de entradas a ferias u otras actividades, la entidad además de
conservar copia de las entradas debe tratar de obtener una factura de la
entidad responsable/organizadora del evento.
Si los pagos de entradas se realizan en efectivo, la entidad como mínimo
deberá aportar copia del asiento contable que permita comprobar que el gasto
ha sido contabilizado por la entidad. En la medida de lo posible se tratará de
presentar firma y sello del proveedor sobre las entradas o facturas.
La factura de los desplazamientos de los viajes formativos deberá especificar el
origen y el destino del viaje, el número de viajeros, el número de expediente, la
fecha de la visita y/o cualquier otro dato que permita identificar que se trata de
un viaje formativo relacionado con el objeto de la subvención. Asimismo, si los
desplazamientos se realizan en un medio de transporte en el que se expiden
billetes individuales a cada viajero (tren, autobús, etc.) debe presentarse el
total de los billetes imputados para dar el gasto como correctamente
justificado.
Gastos de autobús/furgonetas/combustible por desplazamiento del aula a las
instalaciones de prácticas.
En ocasiones, los alumnos trabajadores reciben su formación y empleo en dos
instalaciones geográficamente diferenciadas. Por este motivo, si las entidades
beneficiarias utilizan vehículos propios para desplazar a los alumnos trabajadores al
lugar donde se desarrollan las actividades prácticas, los gastos serán subvencionables
en el Módulo B, pero dentro de otros costes, no como “viajes formativos”.
Los gastos derivados de estos desplazamientos que podrán imputarse son solo los
gastos de combustible de dichos desplazamientos. Junto a las facturas de combustible
deberá figurar un documento donde se detallen los siguientes datos:




Fechas de los desplazamientos.
Datos Identificativos del vehículo.
Origen y destino.
Número de kilómetros realizados por cada uno de los desplazamientos.
Desplazamientos del personal
De manera puntual el director o formadores del proyecto pueden realizar gastos de
desplazamientos estrictamente vinculados con el proyecto (en ningún caso gastos por
entrega de documentos a la Consejería). Los gastos de desplazamiento de personal
serán subvencionables según la naturaleza de dichos desplazamientos y siempre en el
Módulo B (al margen de que su justificación pueda estar incluida en nómina como por
ejemplo los gastos por kilómetro recorrido):
22

Si se paga al trabajador gastos de kilometraje o dietas en la nómina, en el
expediente debe figurar copia de dicha nómina acompañada del justificante de
pago bancario que acredite el pago de la misma. Asimismo, debe adjuntarse
documento firmado y sellado por el responsable legal de la entidad en la que se
especifiquen las cuantías unitarias por kilómetro y manutención según
convenio, así como los motivos de los desplazamientos, origen, destino y
relación con el proyecto objeto de subvención.

Si se paga al trabajador gastos de kilometraje o dietas mediante un documento
o nota de viaje, en el expediente debe figurar dicho documento con las
cuantías unitarias por kilómetro y dieta según convenio, así como los motivos
de los desplazamientos, origen, destino y relación con el proyecto objeto de
subvención. Junto a dicho documento debe figurar el justificante de pago al
trabajador de los gastos imputados.
6.
MATERIAL DE OFICINA
Se incluyen en este apartado materiales de un solo uso, fungibles y consumibles
dentro del ejercicio y material de papelería y oficina en general.
En relación a la documentación justificativa que respaldará dichos gastos, en el
expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:


7.
Facturas (en caso de que los conceptos no sean autoexplicativos deberán
presentarse albaranes de entrega que puedan evidenciar cuál ha sido el
material adquirido)
Justificantes de pago.
GASTOS DE ALQUILER
Podrán imputarse en este apartado equipos didácticos, plataformas tecnológicas y
bienes inmuebles utilizados como aulas y talleres. Los costes de alquiler, al igual que el
resto, serán subvencionables exclusivamente durante el periodo de duración del
proyecto al margen del tiempo de duración del contrato.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:



Copia del contrato de alquiler.
Factura o facturas de las cuotas de alquiler.
Justificante de pago de dichas facturas.
23
Al igual que el resto de gastos, la imputación de los mismos se hará de manera
proporcional. Cuando se imputen cuotas de alquiler mensuales y el proyecto inicie o
finalice sin coincidir con el inicio y final del mes, no se podrán imputar las cuotas
mensuales íntegras.
Gastos de alquiler de instalaciones
Siempre que se presenten facturas de alquiler de instalaciones debe figurar en la
misma la retención de IRPF correspondiente.
En caso de que el arrendador sea una Administración Pública debe existir un decreto
u ordenanza municipal que especifique el precio público establecido para las
instalaciones. La entidad beneficiaria deberá presentar copia de dicho documento así
como una copia del contrato o convenio suscrito entre arrendador y arrendatario
donde se especifiquen el periodo de uso de las instalaciones por parte del beneficiario,
su localización y las condiciones de dicho contrato o convenio.
Cesión de instalaciones gratuitas por parte del arrendador
Cuando un Ayuntamiento u otra Administración Pública ceda gratuitamente las
instalaciones a la entidad beneficiaria, ésta no podrá imputar costes en concepto de
“alquiler de instalaciones”. Si el arrendador cede el uso de las instalaciones al
beneficiario, pero éste debe asumir los gastos de suministro (luz y agua), esto deberá
constar por escrito en el documento de cesión de uso de dichas instalaciones.
Asimismo, la entidad deberá aportar además de la copia de dicho documento, copia de
las facturas de luz y agua en las que debe identificarse claramente el consumo de las
instalaciones cedidas (no serán válidas facturas con el consumo global del
Ayuntamiento) y transferencia del beneficiario al Ayuntamiento por el importe
especificado en las facturas y que responde exclusivamente al consumo del proyecto.
Equipos e instalaciones detalladas en la Memoria
Las entidades presentan junto con la solicitud una memoria de los proyectos. Dicha
memoria es valorada por la Consejería de Empleo y Economía quien determina tras la
valoración de ese y de otros criterios, cuáles son los proyectos a los que se le
concederá la ayuda.
En dicha memoria, las entidades beneficiarias han detallado los medios con los que
cuentan para el desarrollo del proyecto (equipos, instalaciones…) La imputación de
gastos de alquiler estará condicionada por la información detallada por el beneficiario
en la memoria. No podrán imputarse costes de equipos o instalaciones que figuran
como cesiones gratuitas en la memoria o como parte del equipamiento disponible por
parte del beneficiario.
24
Alquileres con opción a compra o valor residual 0€
No se pueden imputar gastos derivados de leasing o renting. Asimismo, no se podrán
firmar contratos de alquiler donde se recoja una opción de compra o se especifique
que finalizado el alquiler el valor residual del elemento será de 0€.
8.
GASTOS DE AMORTIZACIÓN
Las adquisiciones de equipos, vehículos e instalaciones no son subvencionables en
ningún caso. En caso de que la entidad disponga de instalaciones y equipos podrá
imputar su gasto de amortización, pero exclusivamente durante el período
subvencionable del proyecto).
Se considerarán elementos amortizables todos los recogidos en las tablas de Hacienda
(Real Decreto 1777/2004, de 30 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del
Impuesto sobre Sociedades).
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:




Facturas de compra de los elementos.
Justificante de pago de dichas facturas.
Sobre las facturas o en un documento a parte debe figurar el porcentaje de
amortización aplicado.
Copia de la relación valorada de bienes amortizables que aporta la Entidad
Promotora (Coherencia con lo expresado en la Memoria).
Pequeña herramienta
Los útiles y herramientas son elementos amortizables según las tablas de Hacienda por
lo que no podrá imputarse su adquisición a la subvención. Asimismo, su vida útil en
condiciones normales es superior a la duración del periodo subvencionado.
Es posible que debido a la utilidad o coste de adquisición, las entidades beneficiarias
hayan determinado en sus normas de contabilidad que no considerarán algunas
herramientas como elementos amortizables. En estos casos las entidades deberán
acreditar sus criterios mediante alguno de los siguientes documentos:

Procedimientos escritos donde se detallen las normas de contabilidad aplicadas
en esta materia o Normas de contabilidad pública que respalden los criterios
adoptados.

En caso de que la entidad no cuente con un procedimiento escrito aprobado y
vigente en la fecha de realización del expediente, la entidad podrá acreditar
25
que no considera las herramientas como elementos amortizables mediante
copia del mayor de su contabilidad, adjuntando al menos tres ejemplos en los
que pueda verificarse que las herramientas no forman parte del inmovilizado
de la entidad. Asimismo, se acompañará escrito en el que se detalle bajo qué
criterios no se consideran amortizables las herramientas (importe, vida útil del
elemento, etc.).

Anexo propuesto en el presente documento con todos los datos correctamente
cumplimentados. En este anexo se contempla principalmente que la
herramienta tenga un coste inferior a 600€ y/o que la vida útil del elemento
por el uso de trabajadores inexpertos sea inferior a un año.
26
ANEXO I: CRITERIOS DE AMORTIZACIÓN PARA PEQUEÑA HERRAMIENTA
D/Dña........................................................................................, con NIF………………….., en
representación de la entidad......................................................................................., con
CIF......................., beneficiaria de una subvención para el desarrollo del proyecto denominado
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
con número de expediente ……………………………..:
Certifica que la pequeña herramienta no forma parte del inmovilizado de dicha entidad, por lo
que se ha imputado el 100% del coste de adquisición de dichos elementos al proyecto objeto
de subvención.
Por parte de la entidad promotora, la pequeña herramienta no se considera amortizable de
acuerdo a los siguientes criterios:
Normas de contabilidad pública que respaldan los criterios adoptados: ……………………….
............................................................................................................................................
........................ (Detallar la normativa aplicada).
Importe del elemento. La entidad promotora no considera amortizables aquellos elementos
cuyo coste de adquisición no supere los 600€.
Vida útil del elemento. La entidad promotora considera que la vida útil del elemento es
inferior a un año debido a la utilización de dicha herramienta en el proyecto objeto de
subvención.
Otros:
.......................................................................................................................................
...........................................................................................................................
................................................., ..... de ...........................de 20…..
Firma del representante legal de la entidad:
27
9.
OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
En este epígrafe podrán imputarse costes de luz, agua, calefacción limpieza, internet,
telefonía y combustibles (siempre que el combustible se utilice para calefacción de las
aulas y talleres del proyecto, desplazamientos elegibles o maquinaria de uso para el
proyecto).
Asimismo, podrían ser subvencionables otros gastos no mencionados anteriormente y
que guarden relación directa e indubitada con el objeto de la subvención.
No son subvencionables
Con el fin de evitar futuras incidencias y facilitar a las entidades la mayor información
posible, a continuación se detallan algunos de los gastos que con frecuencia las
entidades beneficiarias imputan a la subvención si bien no son subvencionables. A
estos gastos cabe sumar los detallados en el apartado c) del artículo 20 de la Orden de
15/11/2012, de la Consejería de Empleo y Economía, por la que se regulan los
programas de formación en alternancia con el empleo, y se establecen las bases
reguladoras de la concesión de ayudas públicas a dichos programas. Los gastos
detallados en el apartado c) del artículo 20 y los que se detallan a continuación no son
subvencionables, sin embargo pueden existir otros que no se hayan mencionado
explícitamente y que puedan igualmente no ser subvencionables, por lo que se
recomienda a las entidades que se ciñan exclusivamente a los gastos que se establecen
como subvencionables en las bases reguladoras.
Los gastos no subvencionables que tradicionalmente se imputan por los beneficiarios a
“Otros gastos de funcionamiento” son los siguientes:







Gastos derivados del botiquín.
Copias de llaves y candados.
Gastos de los proyectos de Prevención de Riesgos Laborales.
Gastos derivados de la seguridad de las instalaciones entendiendo por éstos:
instalaciones, mantenimientos y reparaciones de alarmas; revisión o instalación
de extintores; gastos de mantenimiento y reparaciones de ascensores, etc.
Gastos derivados de reparaciones o mantenimiento de las instalaciones o
vehículos (solo podrán ser subvencionables las reparaciones de equipos
derivadas del mal uso de los alumnos y cuya reparación sea indispensable para
el correcto funcionamiento del proyecto).
Proyectos técnicos exigidos por otras Consejerías u Organismos (estudios de
arquitectos, proyectos técnicos para Cultura, etc.).
Gastos derivados de la clausura del proyecto.
28
9.1.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos derivados de acciones publicitarias desarrolladas
en el marco del proyecto subvencionado. En la Orden de 15/11/2012, de la Consejería
de Empleo y Economía, por la que se regulan los programas de formación en
alternancia con el empleo, y se establecen las bases reguladoras de la concesión de
ayudas públicas a dichos programas no se recoge este concepto como tal. Sin embargo
los gastos de serigrafiado en prendas, mochilas, etc. serán subvencionables. Para que
se acepten como correctamente justificados debe figurar siempre copia del motivo
serigrafiado (fotografías). Igualmente, en caso de gastos de cartelería que cumpla con
la normativa en materia de publicidad e información deberán aportarse junto con las
facturas y justificantes de pago copia de los soportes publicitarios (fotografías).
Entre los motivos serigrafiados deben estar los logotipos del Fondo Social Europeo, el
Servicio Público de Empleo Estatal y la Consejería de Empleo y Economía.
9.2.
GASTOS DE SUMINISTRO
Para la imputación de gastos de suministro como luz, agua, combustibles, telefonía e
internet, etc. debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Solo serán subvencionables los gastos de agua, luz, teléfono, etc. de
instalaciones en las que se desarrolle el proyecto.

Para la imputación de gastos, las entidades deben tener en cuenta el periodo
facturable, no la fecha de la factura. Ya que serán subvencionables
exclusivamente los gastos que han tenido lugar durante el periodo de
realización del proyecto.

En el caso de los gastos de combustible siempre deben ir acompañados de una
explicación del responsable legal de la entidad que especifique el uso de dicho
combustible (calefacción, maquinaria, etc).
10. JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS
Los pagos podrán justificarse a través de diferentes documentos, sin embargo cada
uno de ellos debe cumplir los siguientes requisitos:
29
10.1. PAGOS BANCARIOS
Transferencia bancaria: si la forma de pago es una transferencia bancaria esta se
justificará mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el
concepto de la transferencia el número de factura, o en su defecto, el concepto
abonado.
Cheque nominativo (Copia del cheque + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la
forma de pago es un cheque, éste deberá ir acompañado de la siguiente
documentación:
 Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de
factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona
receptora del cobro.
 Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
Pagaré (Copia del pagaré + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de
pago es un pagaré, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
 Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de
factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona
receptora del cobro.
 Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
La fecha de vencimiento del pagaré debe ser anterior a la fecha de finalización del
periodo de justificación del proyecto y debe haber sido efectivamente pagado.
Tanto en el caso de cheque nominativo como de pagaré, a efectos de fecha de pago, se
considerará la fecha de cargo en cuenta del extracto bancario. En ningún caso se
considerará como fecha de pago efectivo la entrega del cheque al proveedor.
10.2. PAGOS EN EFECTIVO
El pago en metálico solo se admite en facturas o documentos justificativos de gasto
por importe inferior a 600 € y con un máximo de 3.000 € por expediente.
El documento justificativo para gastos de esta naturaleza consistirá en un recibí,
firmado y sellado por el proveedor en el que debe especificarse: Factura a la que
corresponde el pago y su fecha. Junto a la firma del proveedor en dicho recibí debe
aparecer el NIF y el nombre legible de la persona receptora del cobro.
30
El sello del proveedor debe contener como mínimo el nombre y el CIF del mismo. En
ningún caso se entenderá como sello del proveedor los estampillados con la palabra
“pagado”.
Junto a la anterior documentación se acompañará copia del asiento contable del
citado pago por el beneficiario.
NO SE ADMITIRÁN PAGOS EN EFECTIVO A PERSONAL SEA CUAL SEA SU IMPORTE.
10.3. PISTA DE AUDITORÍA
Con carácter general, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario
permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
En materia de justificación de pagos, la documentación aportada en el expediente de
justificación debe permitir reconstruir la pista de auditoría entre las facturas y los
documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar el número de
factura o en su defecto su objeto y el número del proyecto o, en su caso, el concepto
“nómina xxxxxxx (siendo xxxxxxx el nombre del mes de la nómina)”.
Asimismo, en todos los justificantes bancarios deberá identificarse:
 El nombre del ordenante.
 El beneficiario del pago.
 La fecha de la operación.
 La entidad bancaria en la que se realiza la operación (papel timbrado, logotipos,
documentos oficiales...): El documento aportado debe permitir verificar que se
trata de un documento bancario y que los gastos están pagados (evitar sellos
que no indiquen “compensado”/”pagado”).
Pagos realizados previamente por un trabajador
En ocasiones, algún trabajador puede realizar un pago directamente y luego pedir a la
entidad que se lo reembolse. Estos casos deben evitarse y se realizarán solo para
pagos de pequeñas cuantías. Para que estos gastos sean subvencionables, si un
trabajador de una entidad realiza un pago previamente, la entidad beneficiaria debe
abonarlo al trabajador con posterioridad. De no hacerlo de este modo no se podrá
probar que el beneficiario ha incurrido en dicho gasto por lo que no será
subvencionable.
Para garantizar la pista de auditoría en estos casos, la entidad beneficiaria debe
aportar la siguiente documentación:
31



Factura del gasto que se desea imputar.
Justificante de dicha factura por parte del trabajador.
Justificante de pago de la entidad beneficiaria al trabajador indicando en el
concepto el número de factura.
Pagos en los que consta un beneficiario distinto al del beneficiario/proveedor
En caso de que en un documento de pago bancario identifique a un beneficiario
distinto al trabajador de una nómina o al proveedor de una factura, la entidad debe
aportar un certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular
de la cuenta que figura en dicho movimiento bancario.
Es decir, la entidad debería presentar:
 Nómina o factura.
 Justificante de pago bancario de dicha nómina o factura.
 Certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular de la
cuenta.
Si con la documentación aportada en el expediente de justificación, se puede
comprobar que el número de cuenta que figura en el justificante bancario es el del
trabajador/proveedor, no sería necesario dicho certificado bancario.
11. PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO
En las bases reguladoras de cada una de las ayudas se establecerá tanto el periodo
subvencionable como el plazo de justificación de las ayudas, que marcará la fecha
límite de pago de los gastos imputados.
11.1. PERIODO SUBVENCIONABLE
De acuerdo al punto 1 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones “se
consideran gastos subvencionables, a los efectos previstos en esta ley, aquellos que de
manera indubitada responden a la naturaleza de la actividad subvencionada, y se
realicen en el plazo establecido por las diferentes bases reguladoras de las
subvenciones”.
La Orden de 15/11/2012, de la Consejería de Empleo y Economía, por la que se regulan
los programas de formación en alternancia con el empleo, y se establecen las bases
reguladoras de la concesión de ayudas públicas a dichos programas establece en su
base 19.3 que los proyectos podrán iniciarse y empezar a generar gastos desde el día
siguiente a la presentación de la solicitud de subvención del proyecto. Por tanto el
32
periodo subvencionable estará comprendido entre el inicio del proyecto y la
finalización del mismo.
11.2. PLAZO DE PAGO
Para que los gastos imputados se admitan como correctamente justificados deben
estar efectivamente pagados en la forma y plazo que la normativa de aplicación exige.
De acuerdo al punto 2 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones “Salvo
disposición expresa en contrario en las bases reguladoras de las subvenciones, se
considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la
finalización del periodo de justificación determinado por la normativa reguladora de la
subvención”. Por lo que tal y como se expone, las entidades deberán pagar los gastos
subvencionables con anterioridad a la finalización del plazo de justificación.

La Orden de 15/11/2012, de la Consejería de Empleo y Economía, por la que se
regulan los programas de formación en alternancia con el empleo, y se
establecen las bases reguladoras de la concesión de ayudas públicas a dichos
programas establece en su base 24.2 que los beneficiarios deberán presentar la
justificación en el plazo máximo de un mes tras la finalización del proyecto. Por
este motivo tendrán como plazo máximo para realizar los pagos un mes tras la
finalización del proyecto.
De acuerdo al artículo 70.1 del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se
aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de
Subvenciones: “El órgano concedente de la subvención podrá otorgar, salvo precepto
en contra de las bases reguladoras, una ampliación del plazo establecido para la
presentación de la justificación, que no exceda de la mitad del mismo y siempre que
con ello no se perjudiquen derechos de tercero.”
Dado que en las bases reguladoras de la Programación 2012, no se establece precepto
en contra, y que el plazo de justificación es de un mes, los beneficiarios podrán
solicitar la ampliación del plazo de justificación. En caso de que les sea concedido,
dicha ampliación nunca superará los 15 días adicionales.
Dado que los gastos deben estar pagados con anterioridad a la finalización del plazo de
justificación, la ampliación en 15 días adicionales del plazo de justificación implicará
la ampliación del plazo de pago por idéntico periodo.
La solicitud de dicha ampliación no es equiparable a la concesión de la misma. Se
estimará que el plazo se ha ampliado siempre que la ampliación se haya concedido.
33
12. PRESENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN
Todos los expedientes deben contener la documentación necesaria para comprobar la
elegibilidad de los gastos. Los expedientes son independientes por lo que cada
expediente debe contener toda la documentación necesaria para justificar los gastos
de forma autónoma.
Las copias de los contratos, nóminas, facturas, pólizas y documentos de pago en
formato papel deben estar acompañadas de un CD o memoria USB donde se incluyan
correctamente cumplimentados los documentos de liquidación establecidos en cada
convocatoria (FO-60 y FO-61 en el caso de la programación 2012). La entidad podrá
presentar dichos documentos de liquidación en PDF si lo estima oportuna, pero
siempre debe grabar una copia en Excel. Dicho CD contendrá también una copia del
expediente de justificación escaneado.
La documentación se presentará compulsada y siguiendo el orden establecido en el
documento de liquidación FO-61 “Relación de gastos desagregados”. Para facilitar la
identificación de cada gasto, se deberá aportar cada justificante de gasto seguido de
su correspondiente justificante de pago (Este orden se seguirá también en el juego de
documentación escaneado).
El expediente deberá estar acompañado de todos aquellos impresos normalizados que
la Dirección General de Formación determine en cada convocatoria.
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