DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Guatemala, octubre de 2015
Plantilla 2.0
Índice
Introducción _____________________________________________________________ 3
Propósito del manual ______________________________________________________ 3
Normas, procesos y procedimientos __________________________________________ 4
1. Subdirección ________________________________________________________________ 4
Actualización de procedimientos administrativos ___________________________________________ 4
2. Estudios y Proyectos _________________________________________________________ 5
Mandato Especial con Representación ___________________________________________________ 5
Estudio para Otorgar en Arrendamiento Fracciones Bienes Inmuebles Estatales __________________ 6
Procedimiento para otorgar Arrendamientos ______________________________________________ 7
Cobros de los Contratos Administrativos de Arrendamiento __________________________________ 9
Registro de Contratos de Arrendamiento vigentes suscritos por Instituciones Estatales ___________ 10
Registro de Contratos de Arrendamiento vigentes suscritos por Instituciones Estatales ___________ 11
Procedimiento para celebrar Convenios de Pago por Arrendamiento __________________________ 12
3. Registro e Investigación del Patrimonio de Estado ________________________________ 13
Registro y Control de Activos Fijos ______________________________________________________
Recopilación y Archivo de Leyes ________________________________________________________
Registro De Documentos, Planos Topográficos y Fotografías _________________________________
Actualización de Activos Fijos __________________________________________________________
Solicitud de Avalúos de Fincas Estatales _________________________________________________
Reporte de Fincas Estatales a la Dirección de Contabilidad del Estado _________________________
Registro de Títulos Valores del Estado ___________________________________________________
Control del Patrimonio del Estado ______________________________________________________
Donaciones a favor del Estado _________________________________________________________
Adscripción a Instituciones del Estado ___________________________________________________
Recuperación de Bienes Estatales en poder de Particulares__________________________________
Usufructos a favor de Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales ___________________
Titulaciones Supletorias a favor del Estado _______________________________________________
Oposición a Titulación Supletoria _______________________________________________________
Supervisión de Bienes Inmuebles del Estado ______________________________________________
Elaboración de Planos Topográficos_____________________________________________________
Elaboración de Certificaciones de Registro _______________________________________________
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4. Gestión y Legalización _______________________________________________________ 31
Adscripción ________________________________________________________________________
Usufructo __________________________________________________________________________
Donación __________________________________________________________________________
Servidumbre _______________________________________________________________________
Permuta ___________________________________________________________________________
Herencia Vacante ___________________________________________________________________
Inscripción de Posesión ______________________________________________________________
Oposición a la Titulación Supletoria _____________________________________________________
Diligencias Previas al Sumario de Desocupación (Recuperación) ______________________________
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
5. Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles __________________________________ 47
Legalización de Traslados y Transferencias de Bienes Muebles _______________________________
Legalización de Posesión Bienes Muebles ________________________________________________
Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable En Mal Estado _______________
Baja de Benes Muebles de Consistencia Ferrosa en Mal Estado ______________________________
Recepción de Bienes en Tránsito _______________________________________________________
Adjudicación de Bienes en Tránsito _____________________________________________________
Avalúo de Bienes Muebles Propiedad del Estado __________________________________________
Administración de Subastas de Material Ferroso __________________________________________
Subasta de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado ______________________________________
Permuta de Material Ferroso –Fase 1 de 2 _______________________________________________
Permuta de Material Ferroso –Fase 2 de 2-_______________________________________________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos Nuevos (Compra) ________________________
Confirmación de Registro de Vehículos Usados (Compra) ___________________________________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos recibidos en calidad de Donación ___________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos usados, recibidos por Traslado o Transferencia
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos en caso de Extravío o Robo de Documentos o
Placas _____________________________________________________________________________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos recibidos por Indemnización ______________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos por Robo o Siniestro (Salvamento) _________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos por Comiso ____________________________
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos Usados (Venta en Subasta Pública) _________
Registro de Informes de Activos recibidos en calidad de Donación ___________________________
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6. Servicios Administrativos Internos _____________________________________________ 86
Formulación del Plan Estratégico, Operativo Anual y Multianual -PEI, POA, POM- ________________ 86
Ejecución de Metas de Productos y Subproductos _________________________________________ 87
Control de Tarjetas de Ejecución Presupuestaria __________________________________________ 88
Control de Inventario de Formas Oficiales ________________________________________________ 89
Control de Inventario de Libros Autorizados ______________________________________________ 90
Recepción, Trámite y Evacuación de Documentos y Expedientes _____________________________ 91
Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual ____________________________ 92
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto ____________________________________________ 94
Programación Indicativa Anual _________________________________________________________ 98
Programación, Reprogramación y Ejecución de Metas _____________________________________ 100
Reprogramación de Subproductos _____________________________________________________ 103
Programación Financiera Cuatrimestral _________________________________________________ 107
Constitución de Fondo Rotativo _______________________________________________________ 110
Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo _____________________________________ 113
Ejecución por Acreditamiento en Cuenta _______________________________________________ 119
Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica _____________________________ 121
Elaboración de Caja Fiscal de Unidad Ejecutora __________________________________________ 125
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones ______________________ 127
Procedimiento de Compra Directa _____________________________________________________ 130
Compra por Cotización de Dependencias Desconcentradas _________________________________ 139
Compra por Licitación de Dependencias Desconcentradas _________________________________ 148
Compra por Contrato Abierto ________________________________________________________ 157
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
Normas para la Administración de los Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________
Registro y Asignación de Inventario ____________________________________________________
Egreso de Inventario ________________________________________________________________
Normas para la Administración de Almacén _____________________________________________
Ingreso de Almacén ________________________________________________________________
Egreso de Almacén _________________________________________________________________
Implementación del Sistema de Gestión de Almacenes ____________________________________
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Introducción
El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la (escriba el nombre de la
dependencia) del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de
informar y orientar al personal acerca de los criterios técnicos, prácticos y estandarizados para
gestionar los procesos dentro de esta dependencia, y en cumplimiento a lo estipulado por las
Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a
su personal sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus
responsabilidades para el logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera
contribuir a los resultados institucionales que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo
de Guatemala.
Propósito del manual
El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la
gestión interna y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Bienes del
Estado. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la
institución y otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia,
responsables y normatividad aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al
marco legal que establece su competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
Normas, procesos y procedimientos
1. Subdirección
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Subdirección de Bienes del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Actualización de procedimientos administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Actualizar procedimientos administrativos que permitan agilizar el servicio que presta la Dependencia a los
usuarios externos e internos. Inicia: Identificación de necesidad de actualización. Finaliza: Divulgación de
los manuales.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículo 70 y 71, Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento
Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Consultar con los Jefes de Departamento de la Dirección sobre nuevos procesos a incorporar;
2) Que se actualicen los procesos vigentes.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Informa e instruye a las Dependencias del Ministerio, sobre la
actualización de Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos
y Organización y Funciones.
Despacho Superior
2.
Conoce y traslada para su conocimiento al equipo nombrado.
Subdirección DBE
3.
Generan nombramiento del equipo responsable de la
actualización.
Traslada a los Departamentos de la Dependencia en forma
electrónica los manuales a efecto que éstos realicen las
modificaciones o no que consideren necesarias y útiles para su
Departamento; así como, copia del equipo responsable de las
actualizaciones, a efecto, de que los Jefes de Departamento,
coordinen con dicho equipo las mismas.
Subdirección DBE
Realizan las modificaciones necesarias y traslada vía electrónica e
impresa, al Equipo Nombrado.
Jefes de Departamento
Realiza los cambios necesarios para actualizar el procedimiento y
traslada a la Subdirección para revisión.
Revisa las modificaciones o cambios y con visto bueno traslada los
procedimientos actualizados a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional, para su revisión y aprobación.
Conjuntamente con el Jefe de Departamento interesado, revisa las
actualizaciones realizadas a los procedimientos y establece si se
aprueban las modificaciones y trasladan a la Dirección de
Planificación y Desarrollo Institucional.
Equipo Nombrado
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Recibe el manual para su revisión y aprobación.
10. Recibe manuales y acuerdo ministerial de aprobación, para su
divulgación interna y capacitación al personal.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Subdirección DBE
Subdirección DBE
Director (a) y/o Subdirector
Dirección de Planificación y
Desarrollo
Director (a) y/o Subdirector
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Plantilla 2.0
2. Estudios y Proyectos
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Mandato Especial con Representación
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Determinar la viabilidad de que un inmueble estatal pueda ser otorgado en arrendamiento de conformidad
con el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. 1. Inicia: Elaboración de proyecto de mandato especial con
representación. 2. Finaliza: Con el registro del Mandato Especial con Representación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento,
Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Verificar el vencimiento del Mandato.
2) Proceder a su inscripción en el Registro Electrónico de Poderes del Archivo General de Protocolos del
Organismo Judicial.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Elabora proyecto de mandato especial con representación.
2.
Revisa el proyecto del mandato y rubrica, también emite opinión.
Analista Sección de
Arrendamientos
Jefe Sección de Arrendamientos
3.
Revisa y rubrica y traslada expediente para Vo. Bo. de Dirección.
Jefe del Departamento
4.
Revisa, firma y traslada para dictamen de la Dirección de Asesoría
Jurídica.
Dirección
5.
Emite Dictamen y cursa expediente a la Procuraduría General de
la Nación.
Dirección de Asesoría Jurídica
6.
Otorga el visto bueno al proyecto de mandato y al dictamen de Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica.
7.
8.
Con visto bueno de PGN, traslada expediente a la Dirección de
Bienes del Estado.
Elabora providencia de traslado a la Escribanía de Cámara y de
Gobierno de la minuta del mandato especial con representación
para el faccionamiento de la Escritura.
Jefe Sección de Arrendamientos
9.
Revisa, firma y traslada expediente para visto bueno de Dirección.
Jefe Departamento
10. Revisa, firma y traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno.
11. Recibe para su inscripción en el Registro General de Poderes del
Archivo General de Protocolos del Organismo Judicial.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Dirección de Asesoría Jurídica
Director
Jefe de Departamento
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Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Estudio para Otorgar en Arrendamiento Fracciones Bienes Inmuebles Estatales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Diligencias para determinar la viabilidad de que un inmueble estatal o fracción de éste pueda ser otorgado
en arrendamiento de conformidad con el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. 1. Inicia: Solicitud para
otorgar en arrendamiento un bien inmueble. 2. Finaliza: Con el procedimiento de arrendamiento.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento,
Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Iniciar con el procedimiento de arrendamiento del bien inmueble o fracción de éste.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente solicitando un estudio sobre la posibilidad de
otorgar un inmueble mediante contrato administrativo de
arrendamiento. Margina y traslada a Jefe de Sección de
Comercialización.
Conoce, revisa y traslada al analista.
Realiza investigación de gabinete para ubicar el inmueble en el
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del
Estado, asimismo revisa certificación actualizada del Registro
General de la Propiedad y determina si el inmueble es propiedad
del Estado.
NO es posible, elabora informe circunstanciado y traslada a Jefe
de Sección de Comercialización para aprobación.
Da visto bueno y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos.
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
Revisa, aprueba y evacua expediente.
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
8.
SI es posible, realiza inspección ocular del inmueble y de su
entorno con el propósito de realizar un análisis de vocación y
destino, así como de deseabilidad en el mercado inmobiliario.
Elabora informe sobre situación física, administrativa, legal y
registral traslada a Jefe de Sección de Comercialización.
9.
Con visto bueno traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos.
7.
Aprueba estudio y traslada a Sección de Comercialización para
10. que continúe con el trámite de arrendamiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Sección Comercialización
Analista
Analista
Jefe Sección Comercialización
Analista
Analista
Jefe Sección Comercialización
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
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Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento para otorgar Arrendamientos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para autorizar, regularizar y otorgar lo relativo al arrendamiento fincas y/o fracciones
de estas que estén registradas a nombre del Estado, en los Registro de la Propiedad Inmueble a favor de
personas individuales o jurídicas. 1. Inicia: Solicitud para del interesado acompañando requisitos. 2. Finaliza:
Firma del contrato de arrendamiento.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Diligenciamiento rápido y efectivo del expediente.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
El interesado ingresa solicitud acompañando los requisitos
respectivos.
CAU
2.
Revisa y asigna expediente.
3.
Elabora providencia para solicitar informe de campo y
levantamiento topográfico envía expediente al Departamento de
Registro e Investigación del Patrimonio del Estado.
Emite dictamen técnico, planos y certificación registral y devuelve.
4.
5.
Elabora providencia para solicitar el avalúo de DICABI.
6.
Emite resolución de avalúo.
7.
Traslada expediente al Analista Sección de Arrendamientos para
elaboración de la resolución.
8.
9.
Elabora resolución, minuta de contrato y acuerdo ministerial.
Revisa la resolución y minuta sugiere cambios o bien, rúbrica y
devuelve a analista.
Jefe de Departamento
Analista Comercial
Departamento de Registro e
Investigación del Patrimonio del
Estado
Analista Comercial
DICABI
Asistente
Analista Sección de
Arrendamientos
Jefe Sección de Arrendamientos
10. Recibe, revisa y rubrica los proyectos.
11. Traslada la resolución para firma de Dirección.
Jefatura del Departamento
Asistente
12. Revisa y firma resolución devuelve expediente.
Notifica la resolución al interesado.
13.
Director
Analista Sección de
Arrendamientos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
14. Elabora minuta de contrato y traslada a la Dirección de Asesoría
Jurídica del MFP.
Analista Sección de
Arrendamientos
Revisa el proyecto de contrato, acuerdo ministerial y los devuelve
al Departamento para su impresión.
Cita al arrendatario si es persona individual, quien firma el
contrato, posteriormente presenta el seguro de caución de
16.
cumplimiento, pago del depósito y pago de las rentas. Traslada al
analista de cobros.
Con copia del contrato llena boletas por el depósito y pago de
17. rentas acumuladas por el uso del inmueble
Dirección de Asesoría Jurídica
Traslada el contrato y acuerdo ministerial para firma del Señor
18. Viceministro.
Dirección
19. Firma contrato y devuelve expediente.
Recibe contrato firmado, obtiene fotocopias y lo resguarda en sus
20. archivos hasta el vencimiento del contrato.
Viceministro de Finanzas Públicas
15.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista Sección de
Arrendamientos
Analista de Cobros
Jefe del Departamento
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Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Cobros de los Contratos Administrativos de Arrendamiento
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para la obtención de elementos de juicio y evaluación, para administrar, controlar y
supervisar todos los ingresos procedentes de los Contratos Administrativos de Arrendamientos suscritos con
las personas que solicitan en arrendamiento inmuebles o fracciones propiedad del Estado. 1. Inicia: Con el
contrato firmado por el arrendatario. 2. Finaliza: Terminación de la vigencia del contrato.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Control efectivo de pagos por arrendamiento
2. En caso de incumplimiento del contrato se iniciar las diligencias de saneamiento del inmueble.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe copia del contrato firmado por el interesado (a), para los Analista Comercial (Encargado
controles respectivos, faccionado por el Analista responsable del
(a) de Cobros)
Expediente.
Prepara boletas de depósito del Banco de Guatemala a la cuenta del Analista Comercial (Encargado
Fondo Común y las entrega al arrendatario (a).
(a) de Cobros)
Recibe las boletas de depósitos con dos copias y llena las facturas Analista Comercial (Encargado
por los valores de las boletas.
(a) de Cobros)
Realiza providencia y cuadro de ingresos por los pagos de los Analista Comercial (Encargado
contratos de arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de
(a) de Cobros)
Comercialización.
Revisa la providencia y cuadro, autoriza y envía los mismos al Jefe Jefe Sección de Comercialización
Depto. Estudios y Proyectos para Visto Bueno.
Aprueba y traslada a Dirección para Visto Bueno.
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
Con visto bueno de Dirección, traslada providencia y cuadro a la Analista Comercial (Encargado
Dirección de Financiera para sus respectivas operaciones.
(a) de Cobros)
Si existe atraso en los pagos de los arrendatarios, prepara
notificaciones de cobro, obtiene visto bueno y las envía.
Después de recibidas las notificaciones de cobro, si los arrendatarios
no pagan de ejecuta el seguro de caución de cumplimiento.
Analista Comercial (Encargado
(a) de Cobros)
Analista Comercial
Agotada la vía administrativa de cobros y derivado de
incumplimiento de los pagos, contemplados en el contrato
10. administrativo de arrendamiento, traslada a la Sección de
Arrendamientos, a efecto se proceda con la terminación del
contrato.
Traslada el expediente a la Procuraduría General de la Nación para
11.
inicie las diligencias de saneamiento del inmueble.
Analista Comercial (Encargado
(a) de Cobros)
8.
9.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe/Analista Sección de
Arrendamientos
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Plantilla 2.0
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NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Contratos de Arrendamiento vigentes suscritos por Instituciones Estatales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para la obtención de elementos de juicio y evaluación, para administrar, controlar y
supervisar todos los ingresos procedentes de los Contratos Administrativos de Arrendamientos suscritos con
las personas que solicitan en arrendamiento inmuebles o fracciones propiedad del Estado. 1. Inicia:
Solicitud dirigida a entidades del Sector Público. 2. Finaliza: Con la información proporcionada se traslada
para su registro.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
Requerir la información a las Dependencias del Sector Público.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Con visto bueno de Director, solicita información a Dependencias
e Instituciones del Estado para establecer si las mismas han
celebrado contratos de arrendamiento para procedan a rendir
informe. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección
de Arrendamientos.
Recibe información, analiza y traslada a Analista.
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
Analista de Arrendamientos
7.
Recibe y organiza la información trasladada por la Sección de
Arrendamientos, a efecto de determinar que se da cumplimiento
a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002, forma
expediente con No. de registro, emite opinión técnica.
Si. Cumple con los requisitos emite opinión y solicita se proceda
al registro respectivo en la base de datos, traslada a Jefe de
Sección de Arrendamientos para visto bueno.
Recibe y traslada a la Sección de Comercialización para su
registro.
No. Cumple devuelve a entidad encargada para efectuar los
cambios o adjuntar la documentación respectiva.
Cumplen con los documentos solicitados o bien hacen los cambios
necesarios. Devuelven a la Dirección de Bienes del Estado.
8.
Recibe, revisa que se cumple con los requisitos necesarios y
traslada para su registro a la Sección de Comercialización.
Jefe Sección de Arrendamientos
9.
Recibe, revisa que se cumple con los requisitos necesarios y
traslada para su registro.
Jefe Sección de Comercialización
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Sección de Arrendamientos
Analista de Arrendamientos
Jefe Sección de Arrendamientos
Analista de Arrendamientos
Dependencias del Sector Público
Página
10
Plantilla 2.0
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NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Contratos de Arrendamiento vigentes suscritos por Instituciones Estatales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para la obtención de elementos de juicio y evaluación, para administrar, controlar y
supervisar todos los ingresos procedentes de los Contratos Administrativos de Arrendamientos suscritos con
las personas que solicitan en arrendamiento inmuebles o fracciones propiedad del Estado. 1. Inicia:
Solicitud dirigida a entidades del Sector Público. 2. Finaliza: Con la información proporcionada se traslada
para su registro.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Requerir la información a las Dependencias del Sector Público.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Con visto bueno de Director, solicita información a Dependencias
e Instituciones del Estado para establecer si las mismas han
celebrado contratos de arrendamiento para procedan a rendir
informe. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección
de Arrendamientos.
Recibe información, analiza y traslada a Analista.
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
Analista de Arrendamientos
7.
Recibe y organiza la información trasladada por la Sección de
Arrendamientos, a efecto de determinar que se da cumplimiento
a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002, forma
expediente con No. de registro, emite opinión técnica.
Si. Cumple con los requisitos emite opinión y solicita se proceda
al registro respectivo en la base de datos, traslada a Jefe de
Sección de Arrendamientos para visto bueno.
Recibe y traslada a la Sección de Comercialización para su
registro.
No. Cumple devuelve a entidad encargada para efectuar los
cambios o adjuntar la documentación respectiva.
Cumplen con los documentos solicitados o bien hacen los cambios
necesarios. Devuelven a la Dirección de Bienes del Estado.
8.
Recibe, revisa que se cumple con los requisitos necesarios y
traslada para su registro a la Sección de Comercialización.
Jefe Sección de Arrendamientos
9.
Recibe, revisa que se cumple con los requisitos necesarios y
traslada para su registro.
Jefe Sección de Comercialización
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Sección de Arrendamientos
Analista de Arrendamientos
Jefe Sección de Arrendamientos
Analista de Arrendamientos
Dependencias del Sector Público
Página
11
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Estudios y Proyectos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento para celebrar Convenios de Pago por Arrendamiento
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos que sirvan como elementos de juicio y evaluación, para celebrar convenio de pago con
el arrendatario que lo solicite de un inmueble o fracción de éste propiedad del Estado; en caso, de la
ocupación del mismo sin la regularización correspondiente. 1. Inicia: Recepción de solicitud. 2. Finaliza:
Celebración del convenio de pago
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 numerales 9 y 10, 72 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del
2014. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas;
b) Acuerdo Gubernativo número 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” ; y,
c) Artículo 4 del Acuerdo Ministerial No. 71-2014 “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de esto,
propiedad del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
Requerir la información a las Dependencias del Sector Público.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe la solicitud, se inicia el expediente y elabora proyecto de
minuta de convenio de pago.
Analista Sección de
Arrendamientos
2.
Revisa el proyecto de minuta del convenio, emite opinión.
3.
Revisa y traslada expediente para Vo.Bo. de Dirección.
7.
Aprueba, firma y traslada para opinión jurídica a la Dirección de
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
Emite opinión jurídica y remite expediente a la Dirección de
Bienes del Estado.
Recibe imprime convenio de pago en papel sello de agua, cita al
arrendatario si es persona individual o al representante legal, para
firma. Elabora providencia de traslado del convenio de pago a
Secretaría General para solicitar firma del Señor Viceministro.
Revisa, firma y traslada expediente para visto bueno de Dirección.
8.
Aprueba, firma y traslada al a Secretaria General.
9.
Traslada el convenio de pago para firma del Señor Viceministro.
4.
5.
6.
10. Firma convenio de pago y devuelve expediente
Jefe Sección de Arrendamientos
Jefe del Departamento
Dirección
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe Sección de Arrendamientos
Jefe Departamento
Dirección DBE
Secretaria General
Viceministro
Traslada el convenio firmado para su registro al Jefe de
11. Comercialización.
Jefe de Departamento
Recibe y opera en el registro de la base de arrendamientos para el
12. cobro correspondiente. Finalizado el plazo traslada al Jefe de
Departamento para su archivo.
Recibe convenio firmado, obtiene fotocopias y lo resguarda en sus
13. archivos hasta el vencimiento del mismo.
Jefe Sección de Comercialización
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de Departamento
Página
12
Plantilla 2.0
3. Registro e Investigación del Patrimonio de Estado
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Activos Fijos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Dirigir las acciones que tengan con fin registrar y controlar legajos que contienen información legal de
bienes inmuebles propiedad del Estado. 1. Inicia: Recepción de expediente que avala la propiedad de un
inmueble. 2. Finaliza: Registro de la información.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe, conoce y traslada el expediente que avala la propiedad de
un bien inmueble del Estado.
Jefe de Departamento
2.
Recibe, conoce y asigna el expediente que avala la propiedad de
un bien inmueble del Estado al Analista Registral.
Recibe y analiza la documentación para identificar su ubicación
geográfica.
Jefe de Sección Control del
Patrimonio del Estado
Analista Registral
Llena el formulario con la información del inmueble, y asigna al
legajo su respectivo número de identificación, o si hubiere legajo
adjunta la información al expediente para ser archivado por su
ubicación geográfica.
Registran electrónicamente los documentos legales de propiedad,
planos topográficos y fotografías.
Ingresa a su respectivo legajo la documentación grabada y
actualizada, y la archiva para su guarda y custodia.
Analista Registral
3.
4.
5.
6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista Digitador
Analista Registral
Página
13
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recopilación y Archivo de Leyes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Acciones dirigidas a recopilar y registrar información de Acuerdos Gubernativos y Decretos de interés estatal
publicados en el Diario de Centro América.1. Inicia: Clasificación de Acuerdos y Decretos. 2. Finaliza:
Registro de la información.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Revisar diariamente el Diario de Centro América, para verificar publicaciones de nuevas leyes o
Acuerdos.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe Diario de Centro América y clasifica los Acuerdos y
Decretos de interés estatal.
Analista Jurídico
2.
Ingresa a la base de datos información de los Acuerdos
Gubernativos y Decretos, reproduce fotocopias para su archivo y
verifica si existe legajo.
No existe, con fotocopia del Acuerdo Gubernativo o Decreto
integra un nuevo legajo.
Analista Jurídico
Si existe, archiva fotocopia de documento en
correspondiente.
Clasifica, registra y archiva el Diario de Centro América.
Analista Jurídico
3.
4.
5.
legajo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista jurídico
Analista Jurídico
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14
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro De Documentos, Planos Topográficos y Fotografías
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las acciones para el registro electrónico de documentos, planos topográficos y fotografías, que
forman parte del Patrimonio del Estado, a afecto de incorporarlos al Sistema SIAD. 1. Inicia: Recepción de la
documentación para ser ingresada al sistema. 2. Finaliza: Con el archivo de los formularios en los legajos
correspondientes
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe la documentación que debe ser ingresada al sistema y
verifica que esté completa y lo distribuye al Analista Digitador.
Jefe de Sección de Control del
Patrimonio del Estado
2.
Registra electrónicamente los documentos, planos topográficos y
fotografías.
Entrega los documentos ya grabados en el sistema al Jefe de
Control y Registro.
Analista Digitador
3.
4.
Recibe los documentos y traslada al Analista Registral.
5.
Archiva formularios en los legajos correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista Digitador
Jefe de Sección de Control del
Patrimonio del Estado
Analista Registral
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15
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Actualización de Activos Fijos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar la información de Bienes Inmuebles, ingresada en el sistema SIAD y llevar el control del proceso de
grabación incorporada. 1. Inicia: Análisis de documentos con información desactualizada. 2. Finaliza: Con la
actualización de la información en la base de datos
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Analiza documentos con información desactualizada, que existen
en los legajos.
Analista Registral.
2.
Integra expediente y lo traslada a la Sección de Actualización del
patrimonio del Estado, para realizar los trabajos que
correspondan.
Realiza investigación de gabinete, investigación de campo,
levantamiento topográfico, elabora informe, recolecta
documentos actualizados, y elabora el respectivo plano.
Recibe expediente documentado, actualiza la información en la
base de datos, documenta el legajo y verifica si se encuentra
legalizado a una dependencia del ejecutivo o institución autónoma
o descentralizada.
Si está legalizado, archiva el expediente, después de haber
digitado la información y digitalizado los documentos y
resguardados en el correspondiente legajo.
No está legalizado, traslada el expediente al departamento de
Gestión y Legalización, para realizar la gestión correspondiente.
Realiza la gestión de conformidad al procedimiento
correspondiente y devuelve el expediente con el trámite
concluido.
Recibe el expediente, digita la información en la base de datos,
digitaliza los documentos, integra los documentos en el
correspondiente legajo y archiva el expediente.
Analista Registral.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Sección de Actualización del
Patrimonio del Estado.
Analista Registral.
Analista Registral.
Jefe de Sección de Control del
Patrimonio del Estado.
Departamento de Gestión y
Legalización.
Analista Registral.
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16
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud de Avalúos de Fincas Estatales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener actualizado el valor comercial de todos los bienes inmuebles propiedad del Estado. 1. Inicia:
Consulta en la base de datos para verificar que finca estatal no cuenta con valor actualizado. 2. Finaliza: Con
la actualización de los registros contables en la base de datos.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Consulta de la base de datos.
2) Mantener actualizados los registros contables.
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Consulta en la base de datos que finca estatal no cuenta con el
valor actualizado.
Analista Registral
2.
Del legajo y planoteca recolecta certificación registral y/o escritura
Analista Registral
pública y el plano de ubicación (polígono del terreno y de
construcciones), de la finca en estudio.
3. No existe plano de ubicación, solicita a la Sección de Actualización Jefe de la Sección de control del
del Patrimonio del Estado realizar el trabajo de campo
patrimonio del Estado
correspondiente.
4. Realiza investigación de campo, levantamiento topográfico,
Sección de Actualización del
elabora informe y el plano de ubicación.
Patrimonio del Estado
5. Si Existe plano de ubicación, conforma expediente con la
Analista Registral
documentación necesaria.
6. Tramita el visto bueno del Director y/o Subdirector de Bienes del
Asistente del Departamento de
Estado para solicitar a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes
Registro e Investigación del
Inmuebles –DICABI- el avalúo correspondiente.
Patrimonio del Estado
7. Firma de visto bueno de la solicitud dirigida a la Dirección de
Director de Bienes del Estado
Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles –DICABI-.
8. Con el visto bueno del Director, traslada el expediente a la Jefe del Departamento de Registro
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles –DICABIe Investigación del Patrimonio del
Estado
9. Realiza el avalúo correspondiente, elabora el informe de campo y Dirección de Catastro y Avalúo de
la respectiva resolución.
Bienes Inmuebles –DICABI10. Recibe expediente, actualiza el valor en la base de datos,
Analista Registral
documenta el correspondiente legajo y envía una copia a la
Dirección de Contabilidad del Estado –DICE-, para actualizar los
registros contables.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
17
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
Nombre Del Procedimiento
Reporte de Fincas Estatales a la Dirección de Contabilidad del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Envío de información de fincas estatales, con su respectivo valor, administradas por dependencias del
Organismo Ejecutivo, a la Dirección de Contabilidad del Estado, para incorporarlas a sus registros contables..
1. Inicia: Digitalización de la información de un bien inmueble a un institución del Estado. 2. Finaliza:
Traslado de la información a la Contabilidad del Estado.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Digita la información de un bien inmueble asignado a una
institución del Gobierno Central y documenta el correspondiente
legajo.
Verifica si cuenta con la resolución del avalúo.
Analista Registral
No cuenta con la resolución de avalúo, de conformidad con el
procedimiento respectivo, solicita a la Dirección de Catastro y
Avalúo de Bienes Inmuebles –DICABI-, el valor comercial de la
finca.
Realiza el avalúo, elabora el informe de campo y emite la
resolución correspondiente.
Si existe resolución del avalúo, elabora oficio de traslado con la
documentación necesaria.
Tramita el visto bueno del Director y/o Subdirector de Bienes del
Estado, para trasladar a la Dirección de Contabilidad del Estado la
información de un bien inmueble estatal.
Firma de visto bueno el oficio dirigido a la Dirección de
Contabilidad del Estado.
Con el visto bueno del Director y/o Subdirector de Bienes del
Estado, traslada la información a la Dirección de Contabilidad del
Estado.
Recibe la información del bien inmueble estatal y la ingresa en sus
registros contables.
Jefe de la Sección de Control del
Patrimonio del Estado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista Registral
Dirección de Catastro y Avalúo de
Bienes Inmuebles –DICABIAnalista Registral
Asistente del Departamento de
Registro e Investigación del
Patrimonio del Estado
Director y/o Subdirector de Bienes
del Estado
Jefe del Departamento de Registro
e Investigación del Patrimonio del
Estado
Dirección de Contabilidad del
Estado
Página
18
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Títulos Valores del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Consolidar el registro de los Títulos Valores que Constituyan Activos del Estado.1. Inicia: Información
proporcionada por entidades del sector público. 2. Finaliza: Con la información grabada y actualizada en la
base de datos y el archivo de la misma.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Artículos 2, 4 y 6 del Acuerdo Ministerial No.51-2015 de fecha 4 de febrero de 2015 “Normativa
para Consolidar el Registro de los Títulos Valores que Constituyan Activos del Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe el expediente de CAU, asigna la información proporcionada
por las entidades del Estado, que tengan en su poder títulos
valores o sean titulares de éstos y que constituyan activos del
Estado, incluyendo los de las entidades autónomas y
descentralizadas.
Recibe, analiza y asigna al analista registral, la información
proporcionada e identifica el tipo de título valor que constituye
activo del Estado.
Llena en la plataforma informática los campos contemplados de
conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Acuerdo
Ministerial 51-2015 de fecha 4 de febrero de 2015,“Normativa
para Consolidar el Registro de los Títulos Valores que Constituyan
Activos del Estado”.
Supervisa, modifica, aprueba o rechaza la información que ha sido
digitada por el analista.
Aprueba definitivamente o rechaza la información digitada.
Dirección y/o Subdirección
Encargado del Registro de Títulos
Valores del Estado
Analista Registral
Encargado del Registro de Títulos
Valores del Estado
Dirección y/o Subdirección
6.
Registra electrónicamente (digitalización), los documentos de los
títulos valores.
Analista Registral
7.
Ingresa al expediente la documentación grabada y actualizada,
archiva para su guarda y custodia.
Analista Registral
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
19
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control del Patrimonio del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar Investigaciones relacionadas con la actualización del Patrimonio del Estado, registradas en el
archivo de la Dirección de Bienes del Estado. 1. Inicio: La actualización de expedientes 2. Finaliza: Con la
información grabada y actualizada en la base de datos y el archivo de la misma.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 del 29 de enero del 2014. “Reglamento
Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del expediente.
2) Guarda y custodia de la información grabada y actualizada.

No.
1.
2.
Primer Filtro de Actualización.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Análisis de legajo, inventario de documentación, crea expediente
solicitando actualización del inmueble.
Traslada expedientes para su respectiva actualización.
Analista sección de control
3.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
4. Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se archiva para
planificación de comisión al interior de la república. Se devuelve al
Asistente.
5. Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Web al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega
físicamente.
6. Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y
entrevista a los usuarios.
7. Recibe plano e información registral correspondiente y establece
si el inmueble es propiedad del Estado o no, rindiendo informe
técnico, oficio o providencia para dar respuesta, se traslada al jefe
inmediato para su revisión y aprobación.
8. Recibe plano e información registral correspondiente y establece
si el inmueble es propiedad del Estado o no, rindiendo informe
técnico, oficio o providencia para dar respuesta, se traslada al jefe
inmediato para su revisión y aprobación.
9. Traslada el expediente al cliente interno o se programa su
notificación en caso sea cliente externo. Observación: si el informe
técnico, oficio o providencia constituyen respuesta final el
expediente se traslada al jefe del área de control para su archivo
como fase terminal.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Área de Control
Asistente Departamento
Jefe Área de Actualización
Asistente Departamento
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Jefe Depto. de Registro e
Investigación
Asistente Departamento
Página
20
Plantilla 2.0

No.
Segundo Filtro de Actualización.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Recibe expediente del área de Actualización, determina las
10. acciones necesarias para su saneamiento, asigna expediente al
analista.
Analiza informe técnico, providencia u oficio, si el inmueble es
propiedad del Estado y cumple con lo solicitado actualiza legajo y
archiva, caso contrario traslada al departamento de Gestión y
11.
Legalización, expediente documentado para que establezcan si el
inmueble necesita o no Titulación Supletoria, Unificación o
Desmembración.
Recibe expediente documentado y establece si el inmueble
12. necesita o no Titulación Supletoria, Unificación o Desmembración.
(Continúa su proceso).
 Tercer Filtro de Actualización.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Jefe Área de Control
Analista
Depto. Gestión y Legalización
RESPONSABLE
Realiza las gestiones necesarias para sanear el estado Legal del
inmueble.
14. Traslada el expediente finalizado para archivo al área de Control.
Depto. Gestión y Legalización
Analiza la documentación trasladada por el departamento de
Gestión y Legalización y traslada al analista digitador.
Recibe expediente actualizado para incorporar la documentación
16. al Legajo grabando en la base de datos los cambios efectuados
para su finalización. (Finaliza proceso).
Jefe de Área de Control
13.
15.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Depto. Gestión y Legalización
Analista Digitador
Página
21
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Donaciones a favor del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Acciones dirigidas a realizar investigaciones relacionadas a la legalización de inmuebles a favor del Estado en
lo referente a las Donaciones. 1. Inicia: Solicitud de investigación de campo y gabinete. 2. Finaliza:
Legalización del inmueble
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Acuerdo Ministerial 216-2012 13 de noviembre de 2012.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Análisis del inmueble a investigar.
2) Elaborar plano del inmueble.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Solicita investigación y traslada al Área de Actualización.
2.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se archiva para
planificación de comisión al interior de la república. Se establece si
el inmueble se localiza en zona declarada en proceso catastral por
parte del Registro de Información Catastral -RIC- si no cumplen
con la integración del plano aprobado por el mismo, se devuelve
al interesado para que lo adjunten. Se devuelve al Asistente.
Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Web al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega
físicamente.
Realiza investigación de gabinete, solicita plano proceso.
3.
4.
5.
6.
Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y
entrevista a los donantes.
7. Recibe plano e información registral correspondiente y establece
su estado legal, rindiendo informe técnico, oficio o providencia
para dar respuesta, se traslada al jefe inmediato para su revisión y
aprobación.
8. Revisión del informe técnico oficio o providencia se aprueba
firmando y se traslada.
9. Traslada el expediente al departamento de Gestión y Legalización
en sistema Web y lo entrega físicamente.
10. Recibe expediente y continúa con legalización de donación a favor
del Estado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Depto. Gestión y Legalización /
Dirección
Asistente departamento
Jefe Área de Actualización
Asistente departamento
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Jefe Depto. de Registro e
Investigación
Asistente departamento
Depto. Gestión y Legalización
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22
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adscripción a Instituciones del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Investigaciones relacionadas a la legalización de inmuebles otorgados en Adscripción a favor de Instituciones
del Estado. 1. Inicia: Análisis de expediente de Adscripción. 2. Finaliza: Con el traslado al Departamento de
Gestión y Legalización para continuación del trámite.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Solicita investigación y traslada al Área de Actualización.
2.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se archiva para
planificación de comisión al interior de la república. Se establece si
el inmueble se localiza en zona declarada en proceso catastral por
parte del Registro de Información Catastral -RIC- si no cumplen
con la integración del plano aprobado por el mismo, se devuelve
al interesado para que lo adjunten. Se devuelve al Asistente.
Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Web al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega
físicamente.
Realiza investigación de gabinete, solicita plano.
3.
4.
5.
6.
Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y
entrevista a los usuarios.
7. Recibe plano e información registral correspondiente y establece
su estado legal, rindiendo informe técnico, oficio o providencia
para dar respuesta, se traslada al jefe inmediato para su revisión y
aprobación.
8. Revisión del informe técnico oficio o providencia se aprueba
firmando y se traslada.
9. Traslada el expediente al departamento de Gestión y Legalización
en sistema Web y lo entrega físicamente
10. Recibe expediente y continúa con el trámite de Adscripción.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Depto. Gestión y Legalización /
Dirección
Asistente departamento
Jefe Área de Actualización
Asistente Departamento
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Jefe Depto. de Registro e
Investigación
Asistente departamento
Depto. Gestión y Legalización
Página
23
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recuperación de Bienes Estatales en poder de Particulares
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Investigación relacionada con recuperación del Patrimonio del Estado y apropiaciones indebidas de
particulares. 1. Inicia: Investigación. 2. Finaliza: Con el traslado al Departamento de Gestión y Legalización
para continuación del trámite.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Acuerdo Ministerial 216-2012
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Solicita investigación y traslada al Área de Actualización.
2.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
3. Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se planifica
comisión al interior de la república. Se devuelve al Asistente.
4. Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Web al investigado y analista, elabora hoja de asignación y lo
entrega físicamente.
5. Realiza investigación de gabinete consultando en archivos de la
DBE, matricula fiscal en línea, consulta electrónica y en la
municipalidad del lugar; solicita plano.
6. Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y
entrevista a los denunciantes y/o usuarios.
7. Recibe plano e integra documentación que ampara al inmueble,
estableciéndose su estado legal, rindiendo informe técnico o
providencia para dar respuesta, se traslada al jefe inmediato para
su revisión y aprobación.
8. Revisión del informe técnico oficio o providencia se aprueba
firmando y se traslada.
9. Traslada el expediente al área de Control o al departamento de
Gestión y Legalización en sistema Web y lo entrega físicamente.
10. Recibe expediente para continuar con el trámite respectivo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Depto. Gestión y Legalización /
Dirección
Asistente departamento
Jefe Área de Actualización
Asistente Departamento
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Jefe Depto. de Registro e
Investigación
Asistente Departamento
Depto. Gestión y Legalización
Página
24
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Usufructos a favor de Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar investigaciones relacionadas con usufructo de inmuebles propiedad del Estado a favor de
instituciones gubernamentales y no gubernamentales. 1. Inicio: Investigación. 2. Finaliza: Con el traslado al
Departamento de Gestión y Legalización para continuación del trámite.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Acuerdo Ministerial 216-2012.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
1.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita investigación de Usufructo y traslada al Área de
Actualización.
Depto. Gestión y Legalización /
Dirección
2.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
Asistente departamento
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
3. Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
Jefe Área de Actualización
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se archiva para
planificación de comisión al interior de la república. Se establece si
el inmueble se localiza en zona declarada en proceso catastral por
parte del Registro de Información Catastral -RIC- si no cumplen
con la integración del plano aprobado por el mismo, se devuelve
al interesado para que lo adjunten. Se devuelve al Asistente.
4. Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Asistente departamento
Web al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega
físicamente.
5. Realiza investigación de gabinete, solicita plano y solicita
Investigador y Analista
certificación del registro.
6. Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
Investigador y Analista
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y
entrevista a los usuarios y/o a los solicitantes.
7. Recibe plano e información registral correspondiente y establece
Investigador y Analista
su estado legal, rindiendo informe técnico, oficio o providencia
para dar respuesta, se traslada al jefe inmediato para su revisión y
aprobación.
8. Revisión del informe técnico oficio o providencia se aprueba
Jefe Depto. de Registro e
firmando y se traslada.
Investigación
9. Traslada el expediente al departamento de Gestión y Legalización
Asistente departamento
en sistema Web y lo entrega físicamente.
10. Recibe expediente y continúa con el trámite de Usufructo.
Depto. Gestión y Legalización
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
25
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Titulaciones Supletorias a favor del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para realizar las investigaciones de campo y gabinete relacionadas a Titulaciones
Supletorias a favor del Estado. 1. Inicio: Investigación. 2. Finaliza: Con el traslado del expediente
documentado.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Decreto Ley No. 141-85 el Jefe de Estado.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Solicita investigación tendiente a la Titulación Supletoria a favor del Depto. Gestión y Legalización /
Estado y traslada al Departamento de Registro e Investigación.
Dirección
2. Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
Asistente departamento
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
3. Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al investigador y
Jefe Área de Actualización
analista en el caso de los expedientes del departamento de Guatemala
y sus municipios o se archiva para planificación de comisión al interior
de la república. Se establece si el inmueble se localiza en zona
declarada en proceso catastral por parte del Registro de Información
Catastral -RIC- si no cumplen con la integración del plano aprobado
por el mismo, se devuelve al interesado para que lo adjunten. Se
devuelve al Asistente.
4. Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema Web
Asistente Departamento
al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega físicamente.
5. Realiza investigación de gabinete, solicita plano, se revisa en base de
Investigador y Analista
datos si existe Ejido que ampare la ubicación del inmueble en caso
afirmativo se solicita certificación del registro, caso contrario se
continua con el proceso de titulación supletoria.
6. Realiza investigación de campo, inspección ocular, toma de
Investigador y Analista
fotografías, consulta en la municipalidad, a los COCODES y entrevista a
los vecinos, usuarios y/o a los solicitantes.
7. Recibe plano e información registral correspondiente y establece su
Investigador y Analista
estado legal, rindiendo informe técnico, oficio o providencia para dar
respuesta, se traslada al jefe inmediato para su revisión y aprobación.
8. Revisión del informe técnico oficio o providencia se aprueba firmando
Jefe Depto. de Registro e
y se traslada.
Investigación
9. Traslada el expediente al departamento de Gestión y Legalización en
Asistente Departamento
sistema Web y lo entrega físicamente.
10. Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Titulación Depto. Gestión y Legalización
Supletoria.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
26
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Oposición a Titulación Supletoria
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar investigación de campo y de Gabinete, para darle soporte técnico a la Oposición Legal cuando exista
una dudosa procedencia del trámite. 1. Inicio: Investigación. 2. Finaliza: Con expediente documentado.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
b) Decreto Ley No. 141-85 el Jefe de Estado
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita investigación del proceso tendiente a la Titulación
Supletoria a favor de particulares y traslada al Departamento de
Registro e Investigación.
Recepción de expedientes, elaboración de caratulas si no la posee,
revisa en sistema que el expediente este efectivamente cargado al
departamento y traslado a jefe inmediato.
Analiza en primera instancia el expediente, lo asigna al
investigador y analista en el caso de los expedientes del
departamento de Guatemala y sus municipios o se archiva para
planificación de comisión al interior de la república. Se establece si
el inmueble se localiza en zona declarada en proceso catastral por
parte del Registro de Información Catastral -RIC- para realizar
consultas sobre el inmueble. Se devuelve al Asistente.
Toma nota de asignación en el control interno, asigna en sistema
Web al analista, elabora hoja de asignación y lo entrega
físicamente.
Realiza trabajo de gabinete, registral, de campo y se constituye a
fuentes de Información
Elabora informe técnico y traslada al jefe inmediato para su
revisión y aprobación.
Revisa y analiza informe, aprueba y traslada.
Depto. Gestión y Legalización /
Dirección
Traslada el expediente al departamento de Gestión y Legalización
en sistema Web y lo entrega físicamente.
Recibe expediente documentado y continúa con trámite
correspondiente.
Asistente Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Asistente Departamento
Jefe Área de Actualización
Asistente departamento
Investigador y Analista
Investigador y Analista
Jefe Área de Actualización
Depto. Gestión y Legalización
Página
27
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
Nombre Del Procedimiento
Supervisión de Bienes Inmuebles del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar investigaciones relacionadas con usufructo de inmuebles propiedad del Estado a favor de
instituciones gubernamentales y no gubernamentales. 1. Inicio: Análisis del expediente. 2. Finaliza: Con el
traslado del expediente al solicitante.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitan supervisión de uso de los inmuebles a fin de establecer si
Dirección / Depto. Gestión y
se está cumpliendo con el objeto con el que fueron otorgados.
Legalización / Estudios y Proyectos
/ Área de Control
Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador y Analista de
Área de Actualización del
Expedientes.
Patrimonio del Estado
Práctica investigación de Gabinete, de Campo y toma de
Investigador y Analista
fotografías.
Establece si al inmueble se le da el uso para el cual fue otorgado,
Investigador y Analista
elabora informe y traslada al jefe inmediato para su revisión y
aprobación.
Revisa y analiza informe, aprueba y traslada.
Jefe Área de Actualización
Traslada el expediente al solicitante en sistema Web y lo entrega
físicamente.
Recibe expediente documentado y continúa con trámite
correspondiente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Asistente departamento
Depto. Gestión y Legalización /
Estudios y Proyectos / Área de
Control
Página
28
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Planos Topográficos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de planos topográficos para expedientes relacionados a usufructos, donaciones, adscripciones,
titulaciones supletorias, actualización del Patrimonio, arrendamientos y otros. 1. Inicio: Elaboración del
plano. 2. Finaliza: Con la recepción del plano para adjuntarse al expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Organiza cuadrilla de topografía para realizar trabajo de campo
2.
En Campo: Realiza levantamiento topográfico, toma punto de geo Topógrafo y Auxiliar de Topografía
posicionamiento global enlazándolo con la red de apoyo catastral.
En Gabinete: Descarga de datos para realizar el post-proceso de
Topógrafo
corrección diferencial de los puntos tomados en campo, traslado
al dibujante para realizar el plano.
Elabora plano geo referenciado en el sistema de información
Dibujante
gráfico -SIG-, traslada plano para firma.
Revisa coordenadas, escala e información del plano, para su
Profesional Agrimensor
autorización firmando, sellando y timbrando. Se devuelve plano al
dibujante.
Recibe plano autorizado, reproduce copia para archivo de
Dibujante
planoteca y entrega original al investigador y analista.
3.
4.
5.
6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Investigador y Analista
Página
29
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Certificaciones de Registro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de certificaciones para expedientes relacionados a usufructos, donaciones, adscripciones,
titulaciones supletorias, actualización del Patrimonio, arrendamientos y otros. 1. Inicio: Solicitud de
certificación. 2. Finaliza: Emisión de la certificación.
NORMATIVA APLICABLE:
b) Artículo 70 numerales 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14 y 73 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha 29 de
enero de 2014. “Reglamento orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Solicita certificación de registro.
2.
Recibe solicitud, consulta en base de datos para analizar su
existencia, si está actualizada se entrega inmediatamente.
Caso contrario clasifica el Registro y realiza solicitud al registro
correspondiente.
Compila información en el Registro, elabora certificación y lo
traslada a revisión y firma del registrador auxiliar.
Recibe certificación autorizada por el Registro y se traslada a la DBE-.
Reproduce fotocopia de certificación o entrega original al
interesado según sea el caso y se actualiza la base de datos de
certificaciones.
3.
4.
5.
6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Investigador y Analista
Encargado de Certificaciones
Encargado de Certificaciones
Delegado ante los Registros
Delegado ante los Registros
Encargado de Certificaciones
Página
30
Plantilla 2.0
4. Gestión y Legalización
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adscripción
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestiones administrativas por medio de la cual el Estado otorga el uso de inmuebles de su propiedad a
instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo y entidades autónomas, quedando establecido el fin
para el cual son adscritos. 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Publicación del Acuerdo
Gubernativo de Adscripción.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Arts. 27 literales i y j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo.
c) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
1.
El análisis para la procedencia de la adscripción.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Recibe, conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su Jefe Depto. Gestión y Legalización
análisis y trámite respectivo.
3. Traslada expediente para su investigación de campo y registral,
Analista Jurídico
así como información de soporte necesaria para su trámite.
4. Traslada expediente con informe técnico y planos al Depto. de
Departamento de Registro e
Gestión y Legalización para establecer si procede o no la
Investigación del Patrimonio
Adscripción
5. NO procede, se elabora oficio de respuesta negativa, se notifica al
Analista Jurídico
interesado y se manda a archivar el expediente. (Finaliza trámite).
6. SI procede, se emite opinión técnica, se elabora proyecto de
Analista Jurídico
Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y se somete a
aprobación y visto bueno de Dirección.
7. Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para
Director (a)
emisión de Dictamen Jurídico.
8. Emite Dictamen Jurídico y trasladan expediente a la Procuraduría Dirección de Asesoría Jurídica del
General la Nación.
Ministerio de Finanzas
9. Otorga Visto Bueno al Dictamen Jurídico y lo devuelve a la Procuraduría General la Nación.
Dirección de Asesoría Jurídica.
10. Con dictamen jurídico, aprobado traslada expediente a ésta Dirección de Asesoría Jurídica del
Dirección.
Ministerio de Finanzas
11. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
12. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Analista Jurídico
Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada
a Dirección.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
31
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
13. Traslada expediente a la Secretaría General del MFP
RESPONSABLE
Director (a)
14. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y
Secretaría General del MFP
Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
Ministerio o entidad que solicita y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
15. Recibe expediente con refrendos y solicita la publicación de los
Secretaría General del MFP
Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a
ésta Dirección.
16. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de
Director (a)
Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
17. Traslada expediente a Analista Jurídico para que faccione acta de Jefe Depto. Gestión y Legalización
entrega a la entidad correspondiente y traslade al Departamento
de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado para su
archivo y anotaciones correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
32
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Usufructo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Es el derecho real de uso y goce de un inmueble, propiedad del Estado, por un plazo determinado y un fin
específico, concediéndose a favor de entidades del Estado y a otras entidades distintas a éstas. 1. Inicio:
Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta de entrega del bien inmueble.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Arts. 27 literales i y j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo.
c) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
d) Artículos 703, 704, 705 y 706 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) El análisis para la procedencia del usufructo.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza y traslada a Depto. de Registro e Investigación del
Analista Jurídico
Patrimonio del Estado para su investigación.
Elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y
Departamento de Registro e
Legalización para establecer si procede o no el Usufructo.
Investigación del Patrimonio
NO procede, elabora oficio de respuesta negativa, se notifica al
Analista Jurídico
interesado y se archiva el expediente (Finaliza trámite).
SI procede, se manda practicar avalúo a la Dirección de Catastro y
Analista Jurídico
Avalúo de Bienes Inmuebles.
Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente.
DICABI
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza, emite opinión técnica, elabora proyecto de Acuerdo
Analista Jurídico
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a
Dirección.
Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para
Director (a)
emisión de Dictamen Jurídico.
Emite Dictamen Jurídico y traslada expediente a la Procuraduría Dirección de Asesoría Jurídica del
General la Nación.
Ministerio de Finanzas
Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Dirección de Procuraduría General la Nación.
Asesoría Jurídica.
Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección de Asesoría Jurídica del
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
33
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Dirección.
15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y
Legalización.
16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada
a Dirección.
17. Traslada expediente a la Coordinadora de Gestión
RESPONSABLE
Ministerio de Finanzas
Director (a)
Analista Jurídico
Director (a)
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y
Secretaría General del MFP
Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
Ministerio o entidad que solicita y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
19. Recibe expediente con refrendos y solicita la publicación de los
Secretaría General del MFP
Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a
ésta Dirección.
20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de
Director (a)
Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
21. Recibe expediente y lo asigna al analista jurídico para que elabore Jefe Depto. Gestión y Legalización
la providenciad e traslado a Escribanía de Cámara y de Gobierno
para faccionamiento de Escritura Pública de Usufructo.
22. Traslada expediente a la Escribanía de Cámara y de Gobierno para
Director
el faccionamiento de la escritura pública.
23. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escribano de Cámara y Gobierno
Escritura Pública de Usufructo para su inscripción.
24. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
25. Recibe y traslada a Gestor Procurador
Jefe Depto. Gestión y Legalización
26. Presenta con primer Testimonio de Escritura Pública en el Registro
General de la Propiedad, para efectos de de la inscripción
correspondiente.
27. Opera inscripción y extiende certificación registral
28. Con fotocopia de primer testimonio razonado facciona Acta de
Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (Finaliza trámite)
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Gestor- Procurador
Registro de la Propiedad
Analista Jurídico
Página
34
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Donación
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Es el acto a través del cual un particular transfiere la propiedad de un bien inmueble a favor del Estado sin
contraprestación y con la finalidad de que sea utilizado para beneficio social (hospitales, escuelas, centros
de salud, comisarías, etc.). 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta de entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Arts. 27 literales i y j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo.
c) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
d) Artículos números 1855 al 1879 del Decreto Ley número 106, Código Civil.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) El análisis para la procedencia de la donación.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza y traslada a Depto. de Registro e Investigación del
Analista Jurídico
Patrimonio del Estado para que rinda su informe técnico.
Traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización
Departamento de Registro e
con informe y planos para establecer si procede o no la Donación.
Investigación del Patrimonio
NO procede, realiza proyecto de oficio de respuesta negativa, se
Analista Jurídico
notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite).
SI procede, Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo
Analista Jurídico
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a
Dirección.
Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para
Director (a)
emisión de Dictamen Jurídico.
Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del
Procuraduría General la Nación.
Ministerio de Finanzas
Otorga Visto Bueno a Dictamen Jurídico y lo devuelve a la Procuraduría General la Nación.
Dirección de Asesoría Jurídica.
Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección de Asesoría Jurídica del
Dirección.
Ministerio de Finanzas
Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Analista Jurídico
Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada
a Dirección.
Traslada expediente a la Secretaría General del Ministerio de
Director (a)
Finanzas Publicas
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
35
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
14. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Secretaría General del Ministerio
Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
de Finanzas Públicas
Ministerio o entidad beneficiaria y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
15. Recibe expediente con refrendos y solicita la publicación de los Secretaría General del Ministerio
Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a
de Finanzas Públicas
ésta Dirección.
16. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de
Director (a)
Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
17. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para el
Director
faccionamiento de la escritura pública.
18. Recibe expediente y lo asigna al analista jurídico para que elabore Jefe Depto. Gestión y Legalización
providencia de traslado a Escribanía de Cámara y de Gobierno
para faccionamiento de Escritura Pública de Donación.
19. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escribano de Cámara y Gobierno
Escritura Pública de Donación para su inscripción.
20. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
21. Recibe y traslada a Gestor.
Jefe Depto. Gestión y Legalización
22. Presenta primer Testimonio de Escritura Pública de Donación en el
Registro General de la Propiedad, para efectos de inscripción
correspondiente.
23. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega
y manda el expediente al Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (Finaliza trámite).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Gestor-Procurador
Analista Jurídico
Página
36
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Servidumbre
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Es la limitación a la propiedad impuesta sobre un inmueble para uso de otro inmueble de distinto dueño
para utilidad privada, pública o comunal. 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta de
entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Arts. 27 literales i y j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo.
c) Artículos 703, 704, 705 y 706 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.
d) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
El análisis para la procedencia de la Servidumbre.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza y traslada a Depto. de Registro e Investigación del
Analista Jurídico
Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico.
Realiza investigación de campo, registral y levantamiento
Departamento de Registro e
topográfico, elabora informe técnico, y traslada a Depto. Gestión y
Investigación del Patrimonio
Legalización para establecer si procede o no la Servidumbre.
NO procede, realiza oficio de respuesta negativa, se notifica al
Analista Jurídico
interesado y se archiva. (Finaliza trámite).
SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y
Analista Jurídico
Avalúo de Bienes Inmuebles.
Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente.
DICABI
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo
Analista Jurídico
y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección.
Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para
Director (a)
emisión de Dictamen Jurídico.
Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del
Procuraduría General la Nación.
Ministerio de Finanzas
Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Dirección de Procuraduría General la Nación.
Asesoría Jurídica.
Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección de Asesoría Jurídica del
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
37
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Dirección.
RESPONSABLE
Ministerio de Finanzas
15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Analista Jurídico
Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada
a Dirección.
17. Traslada expediente a la Secretaría General del Ministerio de
Director (a)
Finanzas Públicas
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Secretaría General del Ministerio
Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
de Finanzas Públicas
Ministerio o entidad que solicita y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
19. Recibe expediente con refrendos y solicita la publicación de los Secretaría General del Ministerio
Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a
de Finanzas Públicas
ésta Dirección.
20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de
Director (a)
Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
21. Recibe expediente y asigna analista jurídico para que elabore Jefe Depto. Gestión y Legalización
providencia de traslado a Escribanía de Cámara y de Gobierno
para faccionamiento de Escritura Pública de Servidumbre.
22. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para el
Director
faccionamiento de la escritura pública
23. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escribano de Cámara y Gobierno
Escritura Pública de Servidumbre para su inscripción.
24. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
25. Recibe y traslada a Gestor- Procurador
Jefe Depto. Gestión y Legalización
26. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Servidumbre al
Registro General de la Propiedad, para efectos de la inscripción
registral.
27. Registro de la Propiedad opera la anotación correspondiente
28. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega
y manda el expediente al Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (Finaliza trámite).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Gestor-Procurador
Registro de la Propiedad
Analista Jurídico
Página
38
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Permuta
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Estriba en que el Estado y un particular celebran contrato por medio del cual se transfiere la propiedad de
un bien a cambio de otro, cada permutante es vendedor de la cosa que da y comprador de la que recibe a
cambio. 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta de entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Artículos 27 literales i y j) 35, literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo
c) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-201 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Art. 1,460 Decreto 261, Código Fiscal de la República de Guatemala”.
e) Artículos, 1852, 1853 y 1854 del Dto. Ley No. 106, Código Civil.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
El análisis para la procedencia de la Permuta.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Analiza y traslada a Depto. de Registro e Investigación del
Analista Jurídico
Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico.
Realiza investigación de campo, registral y levantamiento
Departamento de Registro e
topográfico, elabora informe técnico, desarrolla y traslada a
Investigación del Patrimonio
Depto. Gestión y Legalización para establecer si procede o no la
Permuta.
NO procede, realiza proyecto de oficio de respuesta negativa, se
Analista Jurídico
notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite).
SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y
Analista Jurídico
Avalúo de Bienes Inmuebles.
Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente.
DICABI
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
10. Analiza, emite opinión técnica, elabora proyecto de Acuerdo
Analista Jurídico
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a
Dirección.
11. Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para
Director (a)
emisión de Dictamen Jurídico.
12. Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del
Procuraduría General la Nación.
Ministerio de Finanzas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
39
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Dirección de
Asesoría Jurídica.
14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta
Dirección.
15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y
Legalización.
16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada
a Dirección.
17. Traslada expediente a Coordinadora de Gestión
RESPONSABLE
Procuraduría General la Nación.
Dirección de Asesoría Jurídica del
Ministerio de Finanzas
Director (a)
Analista Jurídico
Director (a)
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Secretaría General del Ministerio
Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
de Finanzas Públicas
Ministerio o entidad que solicita y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
19. Recibe expediente con refrendos y solicita la publicación de los Secretaría General del Ministerio
Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a
de Finanzas Públicas
ésta Dirección.
20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de
Director (a)
Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
21. Recibe expediente y asigna a analista jurídico para que elabore Jefe Depto. Gestión y Legalización
providencia de traslado y con visto bueno de Dirección a
Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de
Escritura Pública de Permuta.
22. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para el
Director
faccionamiento de la escritura pública correspondiente
23. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escribano de Cámara y Gobierno
Escritura Pública de Permuta para su inscripción.
24. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
25. Recibe y traslada a Gestor-Procurador
Jefe Depto. Gestión y Legalización
26. Presenta primer Testimonio de Escritura Pública de Permuta en el
Registro General de la Propiedad para efectos de inscripción
correspondiente.
27. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega
y manda el expediente al Departamento de Registro
e
Investigación del Patrimonio del Estado para su archivo y
anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Gestor-Procurador
Registro de la Propiedad
Página
40
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Herencia Vacante
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Esta figura jurídica es empleada cuando no existen herederos absolutos, por lo que se convierten en
herederos el Estado y las Universidades del país. 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta
de entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
Art. 252 de la Constitución Política de la República de Guatemala.
Art. 34 del Dto. No. 512 del Congreso de la República. Ley Orgánica del Ministerio Público,
Arts. 482 al 487 del Dto. Ley número 107, Código Procesal Civil y Mercantil,
Dto. 431 del Congreso de la República, Ley sobre el Impuesto de Herencias, Legados y Donaciones
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) El análisis para la procedencia de la Herencia Vacante.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Informa a ésta Dirección, la existencia de trámite judicial de Procuraduría General de la Nación
Herencia Vacante.
2.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y Jefe Depto. Gestión y Legalización
trámite correspondiente.
Coordina con la Procuraduría General de la Nación y
Analista Jurídico
Universidades, acciones para intervenir en proceso judicial.
Notifica a la Procuraduría General de la Nación y Universidades,
Juzgado de Primera Instancia
Auto Declaratorio de Herederos.
Conocen y trasladan expediente a ésta Dirección.
PGN y Universidades
3.
4.
5.
6.
7.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
8. Coordina con Abogado, Analista Jurídico y Procuraduría General Jefe Depto. Gestión y Legalización
de la Nación para proponer Notario y Valuador para faccionar Acta
Notarial de inventario y avalúo.
9. Con inventario y avalúo, solicita a Juzgado entrega de expediente
Analista Jurídico
para la liquidación del Impuesto de Herencia.
10. Con expediente presenta solicitud de liquidación a la Dirección de
Analista Jurídico
Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI).
11. Resuelve, aprueba liquidación, notifica a interesados y remite a
DICABI
Contraloría General de Cuentas.
12. Aprueba liquidación y remite expediente a DICABI.
Contraloría General de Cuentas
13. Notifica resolución a Dirección de Bienes del Estado.
14. Autoriza cancelar el impuesto que corresponde.
15. Realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
DICABI
Director (a)
Gestor
Página
41
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
16. Con expediente razonado por el Registro General de la Propiedad, Jefe Depto. Gestión y Legalización
coordina con Abogado para proceder a división de la cosa común
con los herederos, para luego trasladar expediente a Dirección.
17. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para
Director (a)
faccionamiento de Escritura Pública.
18. Facciona y traslada expediente a Dirección de Bienes del Estado Escribano de Cámara y Gobierno
con Primer Testimonio de Escritura Pública.
19. Presenta Primer Testimonio de Escritura Pública en el Registro
Gestor-Procurador
General de la Propiedad para su inscripción correspondiente.
20. Opera o rechaza la inscripción
Registro de la Propiedad
21. Traslada al Depto. de Registro para su conocimiento, anotaciones
correspondientes y archivo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista Jurídico
Página
42
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inscripción de Posesión
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Actividades que consisten en registrar a favor del Estado la posesión de los bienes inmuebles de las
entidades descentralizadas o autónomas, que carezcan de inscripción en el Registro General de la
Propiedad. 1. Inicio: Análisis jurídico del expediente. 2. Finaliza: Acta de entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Artículos 27 literales i y j) 35, literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del
Organismo Ejecutivo
c) Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-201 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Decreto Ley Número 141-85 del Jefe de Estado.
DISPOSICIONES INTERNAS:
2) El análisis para la procedencia de la Inscripción de Posesión.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización.
Director (a)
2.
Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su
Jefe Depto. de Gestión y
trámite correspondiente.
Legalización
Recibe, analiza y traslada expediente al Depto. de Investigación
Analista Jurídico
del Patrimonio del Estado.
Elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y
Departamento de Registro e
Legalización.
Investigación del Patrimonio
Conoce y resuelve dar o no audiencia a la Municipalidad y solicita
Analista Jurídico
notificar a los colindantes.
Municipalidad evacua audiencia y los colindantes se informan de
Municipalidad
lo actuado y remite la documentación correspondiente.
Elabora providencia al Registro de Información Catastral de
Analista Jurídico
Guatemala, RIC para que informe si el municipio donde se
encuentra el inmueble ya fu declarado zona en proceso catastral.
Conoce, firma providencia y traslada el expediente al Registro de
Director
Información Catastral de Guatemala RIC.
Elabora providencia otorgando audiencia a la Procuraduría
Analista Jurídico
General de la Nación, con visto bueno de Dirección.
Conoce, firma providencia y traslada expediente a la Procuraduría
Director (a)
General de la Nación.
Evacua audiencia en forma favorable y devuelve expediente a Procuraduría General de la Nación
Dirección de Bienes del Estado.
Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para que
Jefe Depto. de Gestión y
continúe el trámite respectivo.
Legalización
Emite dictamen técnico, proyecto de Acuerdo Gubernativo y
Analista Jurídico
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
43
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Exposición de Motivos y traslada a Dirección.
15. Aprueba y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica del
Director (a)
Ministerio de Finanzas Públicas.
16. Conoce, emite Dictamen favorable y traslada a la Procuraduría Dirección de Asesoría Jurídica del
General de la Nación.
Ministerio de Finanzas
17. Aprueba Dictamen y devuelve expediente a la Dirección de Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
18. Recibe expediente y traslada a la Dirección de Bienes del Estado.
Dirección de Asesoría Jurídica del
Ministerio de Finanzas Públicas
19. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y
Director (a)
Legalización.
20. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Analista Jurídico
Motivos en papel especial con sello de agua; elabora providencia y
traslada para visto bueno.
21. Conoce, da visto bueno y traslada a Secretaría General del
Director (a)
Ministerio de Finanzas Públicas
Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Secretaría General del Ministerio
22. Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del
de Finanzas Públicas
Ministerio o entidad que solicita y al Despacho Ministerial y
Secretaría General de la Presidencia.
23. Conoce y traslada a Departamento de Gestión y Legalización.
Director (a)
24. Recibe y traslada expediente al Analista Jurídico para lo que Jefe Depto. Gestión y Legalización
proceda.
25. Recibe expediente y lo traslada a Escribanía de Cámara y Gobierno
Analista Jurídico
para faccionamiento de Escritura Pública.
26. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de
Escribanía de Gobierno
Escritura Pública para su inscripción.
27. Presenta Primer Testimonio de Escritura Pública al Registro
Gestor-Procurador
General de la Propiedad para su inscripción.
28. Inscribe posesión a nombre del Estado, asignándole número de Registro General de la Propiedad
Finca, Folio y Libro.
29. Con fotocopia de Primer Testimonio razonado, facciona acta de
Analista Jurídico
entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
44
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Oposición a la Titulación Supletoria
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Cuando un particular pretenda titular supletoriamente inmuebles que son propiedad del Estado, la
Procuraduría General de la Nación en coordinación con la Dirección de Bienes del Estado, interpondrán ante
tribunal competente, la Oposición a la Titulación Supletoria que se pretende. 1. Inicia: 2. Finaliza: Acta de
entrega.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-201 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Artículo 9 del Decreto Número 49-79 del Congreso de la República, Ley de Titulación Supletoria.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
El análisis para la procedencia de la oposición a la Titulación Supletoria.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Con visto bueno del Jefe de Depto., informa a Dirección de la
tramitación de Titulación Supletoria de una finca propiedad del
Estado.
Traslada expediente a Departamento de Registro e Investigación
de Patrimonio del Estado.
Realiza informe técnico que determine si el inmueble es o no
propiedad del Estado. Traslada al Depto. Gestión y Legalización
para establecer si el inmueble es propiedad del Estado o no.
NO, elabora informe negativo a la Procedencia de la oposición
porque la finca no es propiedad del Estado.
Recibe informe negativo y procede a su archivo (Finaliza Trámite).
Analista Jurídico
SI, se traslada a la Procuraduría General de la Nación para
oponerse a la Titulación Supletoria que se pretende titular por
ser de interés del Estado o el mismo es de su propiedad.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Director (a)
Departamento de Registro e
Investigación del Patrimonio del
Estado
Analista Jurídico
Departamento de Registro e
Investigación del Patrimonio del
Estado
Analista Jurídico
Página
45
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Gestión y Legalización
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Diligencias Previas al Sumario de Desocupación (Recuperación)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Acciones judiciales, por medio de las cuales el Estado por el derecho de poseer un inmueble por cualquier
título legítimo, solicita que el inmueble se le restituya, como consecuencia de estar siendo ocupado o
poseído por personas sin su debida autorización. 1. Inicia: Recepción del informe técnico por la Dirección. 2.
Finaliza: 2.1 Procedencia del arrendamiento, 2.2. Se traslada a la Procuraduría General de la Nación para
que inicie juicio sumario de desocupación
NORMATIVA APLICABLE:
a)
Artículos 70 y 74 numeral 10, del Acuerdo Gubernativo Número 26-201 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Artículo 229, numeral 1º y del artículo 230 al 243 del Decreto Ley 107, Código Procesal Civil y
Mercantil
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Trámite para iniciar las diligencias previas al Sumario de Desocupación para recuperación del
inmueble.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente con informe técnico del Departamento de
Registro e Investigación del Patrimonio del Estado y traslada al
Jefe del Depto. de Gestión y Legalización.
Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su
análisis y trámite correspondiente.
Recibe y analiza expediente y en coordinación con la Procuraduría
General de la Nación, entabla proceso de conciliación con
representantes de los invasores y empieza a computar el plazo
para desocupación mediante acta faccionada, estableciendo si los
mismos aceptan la respectiva negociación.
SI, traslada a Departamento de Estudios y Proyectos para su
conocimiento y evaluación sobre el arrendamiento.
Analiza y evalúa la procedencia del arrendamiento.
Director (a)
NO, se traslada a la Procuraduría General de la Nación, para que
inicie Juicio Sumario de Desocupación, si los invasores no aceptan
ninguna negociación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de Depto. de Gestión y
Legalización
Analista Jurídico
Analista Jurídico
Departamento de Estudios y
Proyectos
Analista Jurídico
Página
46
Plantilla 2.0
5. Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Legalización de Traslados y Transferencias de Bienes Muebles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Legalizar los traslados y transferencias de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, y; entre
estas y las entidades descentralizadas, autónomas, unidades ejecutoras y las municipalidades, incluyendo
embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por medio de resoluciones.
1. Inicia: Con solicitud 2. Finaliza: Emisión de la resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 70 numerales 15 y 75 del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
b) Artículo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública”.
c) Artículos 2 y 9 del Decreto 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado”,
d) 1 literal a) del Acuerdo Gubernativo 1,056-92 “Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
a)
1.
No.
1.
2.
3.
4.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los siguientes requisitos, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud, b) certificación de acta donde
conste la
entrega-recepción de los bienes muebles, c)
certificación de registro de inventario indicando libro y folio
autorizado por la Contraloría General de Cuentas (emitido por
parte de la entidad que los entregó), d) fotocopia de la tarjeta de
circulación (si hay vehículos), e) si se tratare de transferencias
entre las dependencias de los organismos y entidades a que se
refiere el artículo 2 de la Ley de Contrataciones del Estado,
agregar visto bueno de la máxima autoridad, según lo establece el
artículo 1, literal a) del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, f) agregar fotocopia del título de propiedad
debidamente endosado.
Si los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de legalización de traslado o transferencia de bienes muebles y lo
remite al Jefe de la Sección de Análisis para su revisión.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista Jurídico
Analista
Página
47
Plantilla 2.0
No.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma al Jefe de la Sección de
Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa y firma la resolución, trasladando a la Asistente.
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtual y físicamente
a la asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior y su notificación.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
No llena los requisitos, elabora providencia, imponiendo previos
para que sean subsanadas las diligencias en cumplimiento de los
requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa y firma la providencia, para trasladar a la asistente.
14. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Asistente de Dirección
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
48
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Legalización de Posesión Bienes Muebles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Legalizar las posesiones de bienes muebles que posean las instituciones del Sector Público, incluyendo
embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, mediante resoluciones.
1. Inicia: Con solicitud 2. Finaliza: Emisión de la resolución.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 612 y 617 del Decreto Ley No. 106 “Código Civil”
b) Artículos 75 del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Asistente
2.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en el
libro de control.
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
3.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los siguientes requisitos, proponiendo alternativas de
solución: a) oficio de solicitud, b) certificación de acta
administrativa o notarial, mediante la cual conste la posesión de
los bienes muebles, d) justificación de su origen, posesión en
forma pacífica y de buena fe desde… y el detalle de los mismos
con todas sus características y valores estimados en quetzales, con
el propósito de incorporarlos al inventario.
Analista
4.
Si los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de legalización de posesión de bienes muebles y lo remite al Jefe
de la Sección de Análisis y Legalización para revisión.
Analista
5.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
6.
Imprime y traslada la resolución para firma al Jefe de la Sección de
Análisis y Legalización.
Analista
7.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
8.
Revisa y firma la resolución, trasladando a la Asistente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Página
49
Plantilla 2.0
No.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtual y físicamente
a la asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior y su notificación.
Asistente
10. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Asistente de Dirección
11. No llena los requisitos, elabora providencia, imponiendo previos
para que sean subsanadas las diligencias en cumplimiento de los
requisitos de ley.
Analista
12. Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
13. Revisa y firma la providencia, para trasladar a la asistente.
14. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
50
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable En Mal Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resoluciones para trasladar a la Contraloría General de Cuentas, con el objeto de autorizar, coordinar,
revisar y llevar a cabo la destrucción de bienes muebles en mal estado de consistencia destructible e
incinerable que no sea posible reparar o utilizar.
1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 1, 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes
Muebles de Pública”
b) Artículo 70 numeral 17 y 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno
del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Asistente
8.
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en el
libro de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los siguientes requisitos, proponiendo alternativas de
solución: a) oficio de solicitud, avalada por la máxima autoridad
de la institución, b) certificación de acta en la cual conste el mal
estado y el detalle de los activos, c) certificación de registro de
inventario de los bienes objeto de baja, indicando registro del
libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas y folios, d)
si se tratare de baja de equipos de cómputo, adjuntar el informe
de un técnico en informática mediante el cual se justifique el mal
estado de cada uno.
Si llena los requisitos están correctos, elabora el proyecto de
resolución de legalización de posesión de bienes muebles y lo
remite al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma al Jefe de la Sección de
Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa y firma la resolución, trasladando a la Asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtual y físicamente
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
51
Plantilla 2.0
No.
10
11.
12.
13.
14.
15.
16.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
a la asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior y su notificación a la Contraloría General de
Cuentas.
Queda en espera de coordinar con la Delegación de la Contraloría
General de Cuentas la programación de verificación y destrucción
física de bienes en mal estado.
Coordinan sobre la programación y fijan hora y fecha para llevar a
cabo la destrucción.
Emite nombramiento al analista del Departamento de
Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles.
En la fecha programada, el delegado conjuntamente con el
Auditor Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, se
constituyen en la Institución interesada para verificar el mal
estado de los bienes y ordenar su inmediata destrucción,
compareciendo en el acta que suscriba la institución interesada.
No llena los requisitos, elabora providencia, imponiendo previos
para que sean subsanadas las diligencias en cumplimiento de los
requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa y firma la providencia, para trasladar a la asistente.
17. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista conjuntamente con
Auditor Gubernamental y
representante de la institución
interesada
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
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52
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Baja de Benes Muebles de Consistencia Ferrosa en Mal Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de bienes muebles de consistencia ferrosa en mal estado que entregan las Dependencias del
Estado, entidades autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 103-97 del Congreso de la República
b) Acuerdo Gubernativo No. 779-98, reformado por el Acuerdo Gubernativo No. 226-2004
Artículos 70 numeral 17 y 75 del Acuerdo Gubernativo No.26-2014, “Reglamento Orgánico Interno
del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
2)
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y coordina el traslado a la Sección de Registro y Control de
Bienes Muebles, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en
libro de control y trasladarlos virtualmente.
Recibe en libro de control, revisa si las diligencias cumplen con los
siguientes requisitos de ley: a) oficio de solicitud dirigido al
Contralor General de Cuentas, avalada por la máxima autoridad
de la Institución, b) certificación de acta en la cual conste el mal
estado y el detalle de los activos, c) certificación de registro de
inventario indicando registro del libro autorizado por la
Contraloría General de Cuentas y folios.
Propone al Jefe o Subjefe del Departamento de Bienes Muebles
fecha y hora de recepción del material ferroso.
Aprueba la programación y emite nombramiento al analista del
departamento, coordina con la Delegación de la Contraloría
General de Cuentas, comunica a la Institución interesada e
instruye a la asistente.
Elabora oficio dirigido al Departamento de Seguridad de este
Ministerio para que autorice el ingreso del vehículo que
transporta los bienes.
Reciben los bienes muebles en mal estado de consistencia ferrosa
en la fecha programada, en el predio del Ministerio de Finanzas
Públicas designado para el efecto, suscribiendo acta para hacer
constar esa circunstancia.
Certifica el acta de recepción, emite proyecto de providencia para
trasladar el expediente a la Delegación de la Contraloría General
de Cuentas y traslada al Jefe de la Sección de Registro y Control de
Bienes Muebles.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista y Delegado de la
Contraloría General de Cuentas
Analista
Página
53
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
9.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
10. Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
11. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Dirección o Subdirección para visto bueno de la
autoridad superior.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
54
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de Bienes en Tránsito
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Recibir bienes muebles en buen estado, a dependencias del Sector Público, incluyendo los de origen
Fideicometido, este último en cumplimiento de Acuerdo Gubernativo que así lo disponga e indique la
aceptación de los activos a favor del Estado o expresamente a favor de la Dirección de Bienes del Estado.
1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de Pública”.
b) Artículo 70 numeral 16 del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno
del Ministerio de Finanzas Públicas”.
a)
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y coordina el traslado a la Sección de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles, devolviéndolos a la asistente para
anotarlos en libro de control y trasladarlos virtualmente.
Recibe en libro de control, propone al Jefe o Subjefe del
Departamento de Bienes Muebles fecha y hora de recepción de
los bienes a recibir y asigna al analista.
Revisa si las diligencias contienen los siguientes requisitos de ley
a) oficio manifestando que pretenden entregar bienes muebles en
buen estado, b) certificación de inventario de los bienes a
trasladar, c) fotocopia del Acuerdo Gubernativo para el caso de los
bienes de origen fideicometido; y, previo a la recepción final
revisa físicamente los bienes para determinar su estado, y hace
del conocimiento del Jefe de Sección de Control y Avalúo de
Bienes Muebles.
Si llena los requisitos, aprueba la programación y emite
nombramiento al analista del departamento que recibirá los
bienes, ordena a la asistente elaborar oficio al Departamento de
Seguridad.
Elabora oficio dirigido al Departamento de seguridad de este
Ministerio para que autorice el ingreso del vehículo que
transporta los bienes.
Recibe físicamente bienes muebles, brinda apoyo para actualizar
el inventario, firma el acta que suscribe la institución que hace la
entrega y solicita certificación de la misma.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Analista
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Página
55
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8.
Elabora proyecto de resolución de los bienes muebles recibidos y
lo traslada al Jefe de la Sección de Sección de Control y Avalúo de
Bienes Muebles.
9. Revisa el proyecto de resolución y si procede coordina con el
analista la impresión final.
10. Imprime y traslada la resolución para firma al Jefe de la Sección de
Sección de Control y Avalúo de Bienes Muebles Bienes.
11. Revisa y firma la resolución, trasladándola al Jefe o Subjefe del
Departamento.
12. Revisa, aprueba y firma la resolución, trasladándola a la asistente.
13. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
14. No cumple los requisitos, elabora providencia, imponiendo
previos para que sean subsanadas las diligencias en cumplimiento
a los requisitos de ley.
15. Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
16. Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
17. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
18. Si llena los requisitos, aprueba la programación y emite
nombramiento al analista del departamento que recibirá los
bienes, ordena a la asistente elaborar oficio al Departamento de
Seguridad.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Analista
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Analista
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe de la Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Página
56
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adjudicación de Bienes en Tránsito
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Adjudicar bienes muebles registrados como bienes en tránsito a favor de Instituciones Estatales que lo
requieran. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de Pública”.
b) Artículo 70 numeral 16 del Acuerdo Gubernativo Número 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno
del Ministerio de Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)
No.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
2. Conoce y coordina el traslado a la Sección de Control y Avalúo de
Bienes Muebles, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en
libro de control y trasladarlos virtualmente.
3. Recibe en libro de control, conoce la solicitud correspondiente y
si el expediente cumple con los requisitos siguientes, se establece
si hay bienes muebles en existencia: a) oficio de solicitud y detalle
de los bienes muebles que necesitan, b) la entidad solicitante
debe estar incorporada en el SICOIN.WEB.
4. Sí hay existencias, propone al Jefe o Subjefe del Departamento de
Bienes Muebles fecha y hora para la entrega de bienes e informa a
la Dependencia interesada.
5. Aprueba la programación asigna y emite nombramiento a un
analista de la Sección de Control y Avalúos de Bienes Muebles.
6. Llegada la fecha programada para la entrega de los bienes
muebles, hace entrega de los mismos, mediante acta que
suscribirá en el mismo acto.
7. Elabora la certificación del acta de entrega de bienes muebles, así
como el proyecto de resolución de legalización de traslado de
bienes muebles y traslada el expediente al Jefe de la Sección de
Control y Avalúos de Bienes Muebles.
8. Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
9. Imprime y traslada la resolución para firma al Jefe de la Sección de
Control y Avalúos de Bienes Muebles.
10. Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Asistente
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Jefe
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Analista
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Página
57
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
11. Revisa, aprueba y firma la resolución, trasladándola a la Asistente.
12. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
13. No hay existencias, asigna el expediente al analista e instruye para
que informe a la Dependencia interesada.
14. Elabora proyecto de oficio, informando al interesado que no hay
existencia en bodega de bienes en tránsito y lo traslada al Jefe de
la Sección de Control y Avalúos de Bienes Muebles.
15. Revisa el proyecto de oficio y coordina con el analista la impresión
final, lo firma y traslada para visto bueno del Jefe o Subjefe del
Departamento.
16. Revisa, aprueba y firma el oficio, trasladándolo a la asistente.
17. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Analista
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
58
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Avalúo de Bienes Muebles Propiedad del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Determinar el valor monetario de los bienes muebles propiedad del Estado, que serán objeto de permuta o
subasta pública. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículo 91 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
b) Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas
c) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y asigna expedientes a la Sección de Bienes en Transito,
Subastas y Avalúos, nombra que valuador deberá realizar el
avaluó y devuelve a la asistente para anotarlos en libro de control
y trasladarlos virtualmente.
Conoce y traslada al valuador nombrado para practicar el avaluó,
coordinando hora y fecha para su desarrollo, asigna en el libro de
control y traslada virtualmente el expediente al valuador.
Recibe el expediente en el libro de control, verifica que contenga
los siguientes requisitos: a) oficio de solicitud, indicando que se
pretenden vender conforme el procedimiento que establece el
artículo 91 de la Ley de Contrataciones del Estado, b) certificación
de registro de inventario de los activos, indicando libro y folios
autorizados por la Contraloría General de Cuentas, c) fotocopia
legible de tarjetas de circulación (si se trata de vehículos), d)
fotocopia de los documentos que indique los últimos servicios
mayores o menores realizados (si se trata de vehículos o
maquinaria) e) opcional, fotocopia de factura de adquisición del
bien. Informa al interesado sobre la fecha en que se practicará el
avaluó y llegada la fecha, realiza el avalúo correspondiente.
Elabora el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Jefe de
Sección de Sección de Control y Avalúo de Bienes Muebles
Revisa el proyecto de informe de avaluó y coordina con el
valuador la impresión final y lo traslada al Jefe o Subjefe del
Departamento para su revisión y observaciones y/o su visto
bueno.
Revisa y aprueba el avaluó, asigna a un analista para que elabore
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Jefe Sección de Control y Avalúo
de Bienes Muebles
Valuador
Valuador
Jefe de Sección de Control y
Avalúo de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Página
59
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
la resolución de aprobación del informe de avaluó.
8.
Registra en el libro de control y hace el traslado virtual del
expediente.
9. Recibe el expediente, analiza y establece si llena los requisitos,
proponiendo alternativas de solución.
10. Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
11. Revisa, aprueba y firma la resolución, trasladándola a la Asistente.
12. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior
13. No hay existencias, asigna el expediente al analista e instruye para
que informe a la Dependencia interesada.
14. Elabora proyecto de oficio, informando al interesado que no hay
existencia en bodega de bienes en tránsito y lo traslada al Jefe de
la Sección de Control y Avalúos de Bienes Muebles.
15. Revisa el proyecto de oficio y coordina con el analista la impresión
final, lo firma y traslada para visto bueno del Jefe o Subjefe del
Departamento.
16. Revisa, aprueba y firma el oficio, trasladándolo a la asistente.
17. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Analista
Jefe Sección de Control y Avalúos
de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
60
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Administración de Subastas de Material Ferroso
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Administrar a través de la Comisión correspondiente la subasta pública de las piezas metálicas, materiales y
desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado.
1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No.103-97 del Congreso de la República
b) Acuerdo Gubernativo No.779-98 Reglamento del Decreto número 103-97 del Congreso de la
República de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Determina la conveniencia de subastar los bienes de material
ferroso depositados en uno o varios predios e informa a la
COVEPPIME y al Director de Bienes del Estado.
Solicita al Director de Bienes de Estado los servicios de un
valuador, para determinar el precio base de venta.
Nombra a un valuador autorizado del Departamento de Bienes
Muebles para que determine el precio base de los bienes muebles
que se pretenden subastar.
Practica el avaluó, rinde su informe y lo traslada al Jefe de la
Sección de Control y Avalúo de Bienes Muebles.
Revisa el proyecto de informe de avaluó y coordina con el
valuador la impresión final y lo traslada al Jefe o Subjefe del
Departamento para su revisión y observaciones y/o su visto
bueno.
Revisa y aprueba el avaluó, asigna a un analista para que elabore
la resolución de aprobación del informe de avaluó.
Emite proyecto de resolución y lo remite al Jefe de la Sección de
Análisis y Legalización para su revisión.
Revisa el Proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final, la firma y traslada para visto bueno del Jefe o
Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución, trasladándola a la asistente.
Jefe Depto. Bienes Muebles
10. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección para visto bueno y luego sea notificada
a la COVEPPIME
11. Solicita a la Dirección de Bienes del Estado emita el Acuerdo
Gubernativo de autorización para la venta.
12. Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento y elaboración de
Acuerdo Gubernativo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
COVEPPIME
Director
Valuador
Jefe Sección de Control y Avalúo
de Bienes Muebles
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
COVEPPIME
Asistente
Página
61
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
13. Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
motivos, así como bases para la subasta pública, según
Muebles
procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y
traslada para visto bueno a Dirección.
14. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría
Director
Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
15. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica M.F.P.
para su aprobación.
16. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a Procuraduría General de la Nación
su vez lo envía a Bienes del Estado.
/ Asesoría Jurídica M.F.P.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página
62
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Subasta de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Legaliza Administrar a través de la Dirección de Bienes del Estado la enajenación de bienes muebles en buen
o regular estado de conformidad a procedimientos que establece la Ley de Contrataciones del Estado.
1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Acta
NORMATIVA APLICABLE:
Decreto número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, sus modificaciones contenidas en el
Decreto número 34-2001
b) Reglamento de la Ley, contenido en Acuerdo Gubernativo número 1056-92
c) Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.
a)
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita al Jefe o Subjefe del Departamento de Bienes Muebles
determinar en conjunto con el Jefe de la Sección de Control y
Avalúos de Bienes Muebles la existencia de bienes en buen o
regular estado, para ser subastados.
Establecen los bienes muebles en buen o regular estado que se
encuentran en bodega de bienes en tránsito, que puedan ser
objeto de enajenación por medio de subasta pública, rindiendo
informe al Director.
Nombra valuador del Departamento de Bienes Muebles para que
determine el precio base de los bienes que se pretenden subastar.
Practica el avaluó, rinde su informe y traslada al Jefe de la Sección
de Control y Avalúos.
Revisa el proyecto de informe de avaluó y coordina con el
valuador la impresión final y lo traslada al Jefe o Subjefe del
Departamento para su revisión y observaciones y/o su visto
bueno.
Revisa y aprueba el avaluó, asigna a un analista para que elabore
la resolución de aprobación del informe de avaluó.
Emite proyecto de resolución y lo remite al Jefe de la Sección de
Análisis y Legalización para su revisión.
Revisa el Proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final, la firma y traslada para visto bueno del Jefe o
Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución, trasladándola a la asistente.
Director de Bienes del Estado
10. Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Dirección o Subdirección para visto bueno de la
autoridad superior.
11. Firma y devuelve expediente al Departamento de Bienes Muebles.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles y Jefe de la Sección de
Control y Avalúo de Bienes
Muebles
Director
Valuador
Jefe Sección de Control y Avalúos
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Director
Página
63
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
12. Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
motivos, así como bases para la subasta pública, según
Muebles
procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y
traslada para visto bueno a Dirección.
13. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría
Director Bienes del Estado
Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
14. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica M.F.P.
para su aprobación.
15. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a la Procuraduría General de la Nación
vez traslada a Bienes del Estado.
/ Asesoría Jurídica M.F.P.
16. Emite providencia de traslado de expediente para revisión de la
Jefe Depto. Bienes Muebles
Secretaría General del M.F.P.
17. Firma providencia y ordena el traslado del expediente.
Director Bienes del Estado
18. Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente
a la Secretaría General de la Presidencia.
19. Revisa y traslada expediente al Presidente Constitucional de la
República firma del Acuerdo y devuelve el expediente a la
Secretaría General M.F.P.
20. Solicita la publicación del Acuerdo al Diario de Centro América y
devuelve el expediente a la Dirección de Bienes del Estado.
21. Solicita al Ministro nombrar la Comisión Ejecutora de la Venta en
Pública Subasta.
22. Organizan el evento y coordinan publicaciones de la subasta en
medios de comunicación escrito, elaboran las bases, solicitan
salón y equipo audiovisual para desarrollar el evento, solicitan
pregonero a Comunicación Social del M.F.P., fiscalizadores a la
Contraloría, elabora invitaciones a representantes de otros entes
públicos, planifica y organiza a personal de bienes muebles para
entrega de bases y mostrar el material ferroso.
23. Realiza el evento, suscriben acta para dejar constancia de la
adjudicación al mejor postor.
24. Coordinar comisiones en conjunto con delegado de la Contraloría
General del Cuentas para llevar a cabo la entrega de los bienes
muebles vendidos.
25. Informa al Ministro de Finanzas, Director de Bienes del Estado y a
la Contraloría General de Cuentas, sobre la cantidad de recursos
económicos adquiridos, cuando se haya finalizado la entrega de
los bienes vendidos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Ministro de Finanzas Públicas
Secretaría General de la
Presidencia
Secretaría General M.F.P.
Director de Bienes del Estado
Director Bienes del Estado, Jefe
Departamento y Comisión
Ejecutora
Comisión
Ejecutora
Dirección de Bienes del Estado
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64
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Permuta de Material Ferroso –Fase 1 de 2
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público
que tengan interés en permutar sus bienes a cambio de otros. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No.103-97 del Congreso de la República
b) Acuerdo Gubernativo No.779-98 Reglamento del Decreto número 103-97 del Congreso de la
República de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)
No.
1.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión COVEPPIME-
Secretaria de la Comisión
2.
Programa y convoca a una reunión a los representantes de la
Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas
y de Auditoria Interna.
3. Conoce solicitud, analiza el expediente observando los requisitos
mínimos y determina si se autoriza o no la solicitud.
4. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto. (¿Se autoriza o
no?)
5. No se autoriza, Notifican a la Institución interesada lo resuelto
(Finaliza proceso).
6. Si se autoriza, Notifican a la Institución interesada lo resuelto
requiriéndole cumplir con los requisitos para su autorización.
7. Prepara el proyecto de Acuerdo que define las condiciones de la
permuta y remite a Comisión -COVEPPIME- para solicitar la
autorización respectiva.
8. Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión COVEPPIME-.
9. Programan y convocan a una reunión a los representantes de la
Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas
y de Auditoria Interna.
10. Analizan el proyecto, aprueban o bien sugieren enmiendas.
11. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto.
12. Notifican a la Institución interesada, para que lleven a cabo la
permuta.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Presidente Comisión y Secretaria
Integrantes de la Comisión
Secretaria de la Comisión
Presidente de la Comisión e
integrantes de la misma
Presidente de la Comisión e
integrantes de la misma
Institución interesada
Secretaria de la Comisión
Presidente Comisión y Secretaria
Integrantes de la Comisión
Secretaria de la Comisión
Presidente de la Comisión e
integrantes de la misma
Página
65
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Permuta de Material Ferroso –Fase 2 de 2PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público que tengan
interés en permutar sus bienes a cambio de otros. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza: Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No.103-97 del Congreso de la República
b) Acuerdo Gubernativo No.779-98 Reglamento del Decreto número 103-97 del Congreso de la
República de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1)
No.
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.
Refrenda el Acuerdo y se publica en el Diario de Centroamérica.
2.
Suscribe acta para dejar constancia de la entrega-recepción de los
bienes objeto de permuta, con base en lo establecido en el
Acuerdo.
Opera el alza o baja en el libro de inventarios de los bienes
muebles recibidos, según Acuerdo y acta. (Continúa paso 6.)
Si la institución Estatal recibe o entrega vehículos, deberá solicitar
a la Dirección de Bienes del Estado que se legalicen los traslados.
Emite resolución y se notifica. (Se elabora en el Departamento de
Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles)
Máxima autoridad de institución interesada, solicita baja de los
bienes muebles entregados y/o alza de los bienes muebles
recibidos.
Recibe resolución y opera las bajas o alzas en el libro.
3.
4.
5.
6.
7.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Máxima autoridad, institución
Estatal
Administración de la Institución
Estatal y empresa o persona
jurídica
Jefe de inventarios de institución
Estatal
Jefe de inventarios de institución
Estatal
Dirección de Bienes del Estado
Contraloría General de Cuentas
Jefe de inventarios de institución
Estatal
Página
66
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos Nuevos (Compra)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”
a)
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) Fotocopia legible de la
factura si es vehículo nuevo d) Si fuera compra de vehículo nuevo
por medio de la modalidad Leasing o arrendamiento con opción a
compra, fotocopia de la factura emitida por la venta, fotocopia
autenticada del contrato y certificación de alza de inventario.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Página
67
Plantilla 2.0
No.
9.
10.
11.
12.
13.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
68
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Vehículos Usados (Compra)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
a)
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) Fotocopia legible del
título de propiedad debidamente endosado y de la tarjeta de
circulación e) Certificación de acta mediante la cual se dejó
constancia de la autorización para la compra, su descripción y
valor en quetzales. d) Si fuera compra de vehículo usado, por
medio de la modalidad Leasing o arrendamiento con opción a
compra, fotocopia de la factura emitida por la venta, fotocopia
autenticada del contrato, fotocopia del título debidamente
endosado y de la tarjeta de circulación.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Página
69
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento.
8.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
70
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos recibidos en calidad de Donación
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 53 del Acuerdo Gubernativo No.540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del
presupuesto”.
c) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”
a)
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) fotocopia del certificado
de propiedad debidamente endosado y de la tarjeta de circulación
o factura, d) fotocopia del CUR, e) fotocopia de formulario 1H
“Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”. Si fue recibido
por importación, agregar fotocopias del -DUA- Declaración Única
Aduanera y/o de la Carta de Porte si fue embarcado.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Página
71
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento.
8.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
72
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos usados, recibidos por Traslado o
Transferencia
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
c) Artículo 1, literal a) de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92.”
a)
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b)
certificación de registro de alza de inventario, indicando libro y
folio autorizado por la Contraloría General de Cuentas, c)
Fotocopia legible de la tarjeta de circulación, d) Fotocopia de la
resolución de legalización de traslado o transferencia emitida por
la Dirección de Bienes del Estado.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Página
73
Plantilla 2.0
No.
9.
10.
11.
12.
13.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
74
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos en caso de Extravío o Robo de
Documentos o Placas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) Fotocopia legible de la
tarjeta de circulación o desplegado de información electrónica del
vehículo con sello y firma, extendida por el Registro Fiscal de
Vehículos de la SAT, d) fotocopia de la certificación de la denuncia
(por extravío o robo de documentos o placas), e) certificación de
acta en la cual se hizo constar lo sucedido.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Página
75
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
76
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos recibidos por Indemnización
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) Fotocopia de la tarjeta
de circulación y del certificado de propiedad debidamente
endosado o fotocopia de la factura, d)certificación de acta de
recepción del vehículo, con sus características y valor en
quetzales, agregando que se recibe en calidad de reposición, del
otro… que fue objeto de …
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Página
77
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
78
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos por Robo o Siniestro (Salvamento)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), requiriendo
que se extienda título de propiedad a favor de la aseguradora, b)
certificación de registro de alza de inventario, indicando libro y
folio autorizado por la Contraloría General de Cuentas, c)
Fotocopia legible de la tarjeta de circulación, d) fotocopia de la
certificación de la denuncia (robo) e) certificación del acta en la
cual se hizo constar lo sucedido (robo o siniestro), e) fotocopia de
la póliza de seguro, declaración de pérdida total y del formulario
de reclamo extendido por la aseguradora.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Página
79
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
9.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
10.
11.
12.
13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
80
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos por Comiso
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales), b) certificación
de registro de alza de inventario, indicando libro y folio autorizado
por la Contraloría General de Cuentas, c) Fotocopia autenticada
de la resolución del juzgado que conoció el caso, d) boleta de
revisión del vehículo, e) avalúo del vehículo por parte del valuador
del Organismo Judicial, f) certificación de acta de ingreso del
vehículo al almacén judicial, g) desplegado de información
electrónica del vehículo, extendida por el Registro Fiscal de
Vehículos de la SAT.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Página
81
Plantilla 2.0
No.
9.
10.
11.
12.
13.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
82
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos Usados (Venta en Subasta Pública)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Registro
Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, lo que corresponda.
Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas. 1. Inicia: Solicitud 2. Finaliza:
Resolución
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la República Ley del Impuesto sobre
Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos.
b) Artículo 75 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas”.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe de Departamento para su conocimiento, luego los registra
en el libro de control de expedientes autorizado por Contraloría
General de Cuentas para asignar a los analistas, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y designa a que analista corresponde analizar y resolver el
expediente, devolviéndolos a la asistente para anotarlos en libro
de control.
Recibe en libro de control, analiza y establece si el expediente
contiene los requisitos siguientes, propone alternativas de
solución: a) oficio de solicitud (2 copias originales) , indicando que
necesitan que se autorice la extensión de título de propiedad a
nombre de… y el cambio de uso de placas, b) certificación de acta
mediante la cual se deja constancia del remate, adjudicación o
venta, sus valores e información del adquiriente (nombres
completos, NIT, DPI), c) certificación de registro de inventario del
vehículo, indicando libro y folio autorizado por la Contraloría
General de Cuentas, d) fotocopia de las bases de la subasta
pública y del acuerdo o resolución de la máxima autoridad para la
venta, e) fotocopia de las publicaciones de los avisos realizados
en el Diario de Centroamérica y en el de mayor circulación, f)
fotocopia del avalúo de vehículos realizado por la Dirección de
Bienes del Estado, g) fotocopia de las tarjetas de circulación, h) si
se emiten facturas por venta, adjuntar fotocopias.
Sí los requisitos están correctos, elabora el proyecto de resolución
de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo
traslada al Jefe de la Sección de Análisis y Legalización para su
revisión.
Revisa el proyecto de resolución y coordina con el analista la
impresión final.
Asistente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Analista
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Página
83
Plantilla 2.0
No.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Imprime y traslada la resolución para firma del Jefe de la Sección
de Análisis y Legalización.
Revisa y firma la resolución, trasladando al Jefe o Subjefe del
Departamento.
Revisa, aprueba y firma la resolución trasladándola a la asistente.
Analista
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
asistente de Subdirección o Dirección para visto bueno de la
autoridad superior.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia,
imponiendo previos para que sean subsanadas las diligencias en
cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final, la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa, aprueba y firma la providencia, trasladándola a la
asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Analista
Jefe Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe de Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
84
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Informes de Activos recibidos en calidad de Donación
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en una base de datos, los informes de donaciones de bienes en especie, (bienes muebles, que
incrementan el patrimonio del Estado) que reportan diferentes entidades del Sector Público. 1. Inicia: Oficio
2. Finaliza: Archivo
NORMATIVA APLICABLE:
a) Artículo 32 del Decreto No.13-2013 del Congreso de la República “Reformas a la Ley Orgánica del
Presupuesto”.
b) Artículo 53 del Acuerdo Gubernativo No.540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del
Presupuesto”.
c) Acuerdo Ministerial número 523-2014 Manual de Registro de Donaciones, emitido por el
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y sella los expedientes de Subdirección, traslada al Jefe o
Subjefe del Departamento para su conocimiento, luego los
registra en el libro de control de expedientes autorizado por
Contraloría General de Cuentas para asignar al analista, traslada
virtualmente los registros asignados en la base de datos.
Conoce y asigna el expediente a un Analista, devolviéndolo a la
asistente para anotarlo en el libro de control.
Recibe, analiza y verifica si el expediente llena los requisitos.
Asistente
Sí llena los requisitos, abre la base de datos para el registro de
donaciones e ingresa la información necesaria y graba. Traslada el
expediente al Jefe de la Sección para que apruebe la grabación.
Revisa expediente y la base de datos y aprueba la grabación.
Traslada expediente a la Asistente del departamento para su
archivo.
No llena los requisitos, entonces se elabora providencia para
denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
Revisa el proyecto de providencia y si procede coordina con el
analista para su impresión final; la firma y traslada para visto
bueno del Jefe o Subjefe del Departamento.
Revisa y firma la providencia, para trasladar a la asistente.
Anota en el libro de conocimientos y traslada virtualmente a la
ventanilla del Centro de Atención al Usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe o Subjefe Depto. Bienes
Muebles
Analista, Sección de Control y
Avalúos
Analista, Sección de Control y
Avalúos
Jefe de la Sección de Control y
Avalúos
Analista
Jefe de Sección de Análisis y
Legalización
Jefe o Subjefe Depto. Bienes
Muebles
Asistente
Página
85
Plantilla 2.0
6. Servicios Administrativos Internos
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Formulación del Plan Estratégico, Operativo Anual y Multianual -PEI, POA, POMPROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar un documento que fortalezca el proceso de planificación, presupuestación, evaluación y seguimiento de la
Dirección de Bienes del Estado con énfasis en la Gestión por Resultados.. 1. Inicia: Informar y dar los lineamientos plan
estratégico, operativo y multianual de la Dependencia. 2. Finaliza: Aprobación del plan estratégico.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
b) Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Director
8.
Convoca a Jefes de Departamento y Unidad de Servicios Administrativos
Internos, para informar y trasladar los lineamientos y políticas que regirán el
contenido del Plan Estratégico, Operativo y multianual de la Dependencia.
Determinan productos, subproductos y se establecen metas y resultados
anuales en función de las atribuciones de la Dependencia y población objetivo
a beneficiar.
Planifican la ejecución de metas de Productos y Subproductos de forma
mensual y cuatrimestral.
Programan y cuantifican la producción física anual de cada Departamento en
función de sus atribuciones específicas.
Trasladan información al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos
Internos.
Recibe información y verifica que esta cumpla con los lineamientos y políticas
de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLANy de la Dirección Técnica del Presupuesto –DTP- .
No aprueba la información, devuelve a Jefes de Departamento para realizar las
correcciones respectivas.
Si aprueba la información, remite al Analista de Presupuesto.
9.
Recibe la información para su consolidación.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Jefes de Departamento
Jefes de Departamento
Jefes de Departamento
Jefes de Departamento
Jefe de Unidad de Servicios
Administrativos Internos
Jefe de Unidad de Servicios
Administrativos Internos
Jefe de Unidad de Servicios
Administrativos Internos
Analista de Presupuesto
10. Elabora documento narrativo y matrices de planificación.
Analista de Presupuesto
11. Traslada documento narrativo y matrices de planificación al Jefe de la Unidad
de Servicios Administrativos Internos.
12. Recibe documento narrativo y matrices de planificación y traslada al Director
de la Dependencia.
13. Recibe documento narrativo y matrices de planificación para su análisis final.
14. No aprueba documento narrativo y matrices de planificación, devuelve al Jefe
de la Unidad de Servicios Administrativos Internos para realizar las correcciones
respectivas.
15. Si aprueba documento narrativo y matrices de planificación, remite a la
Dirección Financiera para su consolidación al Plan Estratégico Institucional.
Analista de Presupuesto
Jefe Departamento Servicios
Administrativos Internos
Director
Director
Director
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ejecución de Metas de Productos y Subproductos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar documento de seguimiento, que refleje la ejecución de productos y subproductos que la Dependencia entrega a
la población en función de la planificación estratégica y operativa anual.1. Inicia: Solicitud de la producción física a los
departamentos. 2. Finaliza: Registro en el SIGES.
NORMATIVA APLICABLE:
c)
a)
Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Solicita a los Jefes de Departamento la producción física mensual de bienes
y servicios de cada uno de los departamentos de la Dependencia.
Director
2.
Analizan y cuantifican las actividades realizadas en cada uno de los
Departamentos a su cargo, elaboran informe con observaciones y/o
justificaciones y trasladan al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos
Internos.
Analiza la información remitida por cada Departamento y compara con la
programación cuatrimestral de ejecución de metas de productos y
subproductos de la Dependencia.
Si uno o varios Departamentos, No alcanzan la meta propuesta según
programación cuatrimestral de ejecución de metas de productos y
subproductos, remite el informe al Director de la Dependencia para su
análisis y trámite correspondiente.
Si los Departamentos cumplen con la programación cuatrimestral de
ejecución de metas de productos y subproductos, remite información al
analista de presupuesto.
Recibe información, consolida y elabora comprobante de ejecución de
metas de productos y subproductos en el Módulo de Ejecución PpR del
Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y traslada al Jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos.
Revisa comprobante y lo traslada al Director de la Dependencia.
Jefes de Departamento
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Aprueba comprobante y remite a la Dirección Financiera para su análisis y
trámite correspondiente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos
Analista de Presupuesto
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos
Director
Página 87
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Tarjetas de Ejecución Presupuestaria
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para llevar el control y registro de las tarjetas de ejecución presupuestaria.1. Inicia: Elaboración de
las tarjetas por cada reglón presupuestario. 2. Finaliza: Archivo de las tarjetas
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
b) Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
En el inicio de cada ejercicio fiscal procede a la elaboración de cada renglón
presupuestario en las tarjetas de ejecución presupuestaria, de conformidad
con los fondos asignados en el primer informe analítico de presupuesto.
Entrega CUR de devengado para su registro y rebaja en tarjetas.
Encargado de Caja Chica
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos.
Analista de Fondo Rotativo
8.
Entrega CUR de devengado, Resoluciones o Acuerdos de modificación
presupuestaria para su registro y rebaja en tarjetas de presupuesto.
Entrega CUR de devengado de los listados de fondo rotativo para su
operación en tarjetas.
Recibe y registra los CUR de devengado, listados de fondo rotativo,
Resoluciones y Acuerdos de modificación presupuestaria en las tarjetas,
para su respectivo control.
Lleva el control de los saldos conforme a lo reflejado en los informes
analíticos de presupuesto del sistema SICOIN.
Al final del ejercicio fiscal procede a cerrar las tarjetas de conformidad con
lo reflejado en el último informe analítico de presupuesto.
Firma y sella cada una de las tarjetas después del cierre de las mismas.
9.
Firma y sella cada una de las tarjetas después del encargado de caja chica.
Jefe Departamento de Servicios
Administrativos Internos.
Encargado de Caja Chica
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
10. Archiva las tarjetas en el respectivo archivador.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Asistente de Compras
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Página 88
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Inventario de Formas Oficiales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para llevar el control y registro de las tarjetas de ejecución presupuestaria.1. Inicia: Inventario de las
formas oficiales autorizadas 2. Finaliza: Despacho de los folios de la formas utilizadas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
b) Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Reguardo de los folio de las formas no utilizadas.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Realiza el inventario de las formas oficiales autorizadas.
Encargado de Caja Chica
2.
Registra en el Libro Autorizado de Control de Inventario de Formas Oficiales
lo inventariado y lo ingresado de acuerdo a lo descrito en cada envío fiscal.
Registra cada folio autorizado y folio utilizado de las formas, según lo
solicitado.
Despacha los folios de las formas autorizadas y requiere al solicitante su
firma para poder descargar los folios utilizados o entregados.
Resguarda los folios de las formas que aún no han sido solicitados.
Encargado de Caja Chica
3.
4.
5.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Página 89
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Inventario de Libros Autorizados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para llevar el control y registro del libro de inventario de libros autorizados.1. Inicia: Elaboración de
Inventario 2. Finaliza: Resguardo de formas.
NORMATIVA APLICABLE:
b) Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
2) Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Realiza el inventario de las formas oficiales autorizadas.
Encargado de Caja Chica
2.
Registra en el Libro Autorizado de Control de Inventario de Formas Oficiales
lo inventariado y lo ingresado de acuerdo a lo descrito en cada envío fiscal.
Registra cada folio autorizado y folio utilizado de las formas, según lo
solicitado.
Despacha los folios de las formas autorizadas y requiere al solicitante su
firma para poder descargar los folios utilizados o entregados.
Resguarda los folios de las formas que aún no han sido solicitados.
Encargado de Caja Chica
3.
4.
5.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Encargado de Caja Chica
Página 90
Plantilla 2.0
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Departamento de Servicios Administrativos Internos
01
1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción, Trámite y Evacuación de Documentos y Expedientes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los pasos para llevar el control y registro del libro de inventario de libros autorizados.1. Inicia: Recepción de
documentos 2. Finaliza: Con la notificación.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
a)
Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
Artículo 76 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, de fecha 29 de enero del 2014. “Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) “No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir información.
Usuario
2.
Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa información al
sistema computarizado y traslada a ventanilla recepción nivel 16.
Recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la base de datos y
traslada a la Asistente de Dirección o Subdirección para su revisión.
Recibe documentos, revisa, consigna al Departamento que corresponda y
solicita firma de Dirección o Sub-Dirección.
Firma hoja de trámite y devuelve al asistente para su distribución.
Encargado de Recepción ventanilla
Centro de Atención al Usuario CAU
Ventanilla nivel 24
3.
4.
5.
6
7.
8.
9.
Secretaria de Dirección - Sub-dirección
Dirección o Subdirección
Traslada expediente o documento a los asistentes de cada departamento al
que corresponda.
Distribuyen los expedientes al personal para que realicen los análisis.
Asistente de Dirección o Subdirección
Revisa documento y resuelve favorable o desfavorablemente y devuelve a
Jefe de Departamento para firma.
Traslada a la Unidad de Asesoría para revisión.
Analistas
10. Firma documentos y devuelve a Asistentes para que los envíen a notificar y
otros envían al CAU para su notificación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefes de Departamentos
Jefes de Departamentos
Director o Subdirector
Página 91
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo
Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de
planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la
vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recepción de lineamientos por parte de SEGEPLAN.
Finaliza: Traslado del POA aprobado a las Unidades Ejecutoras.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente
Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del
ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables.
Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
f)
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
No.
1
2
3
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe lineamientos y documentación de la Secretaría General de
Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN).
Director de Planificación
Traslada documentación y proporciona lineamientos a Subdirector de
Planificación para la coordinación de la elaboración del Plan Operativo
Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM).
Elabora Oficio para solicitar la preparación y presentación del POA Y POM
de las Unidades Ejecutoras del MINFIN, el cual debe incluir como mínimo la
información siguiente:
Directrices del Despacho del MINFIN
Plan Estratégico Institucional
Lineamientos de la Secretaría General de Planificación y
Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), incluyendo
formularios
Lineamientos para la presentación del documento narrativo,
según modelo establecido, y
Otros requisitos específicos como: plazos y medios de
presentación del POA y POM
Traslada a Director de Planificación.
Director de Planificación
Subdirector de Planificación
4
Firma oficio y envía a la Autoridad Administrativa Superior de las
Dependencias del MINFIN.
Director de Planificación
5
Recibe oficio y realiza convocatoria a Subdirector (es) y Jefe DSAI de la
Unidad Ejecutora.
Autoridad Administrativa Superior
de la Dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 92
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
6
Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación, para
establecer los resultados en función del Plan Estratégico Institucional.
Autoridad Administrativa
Superior/Sub-Directores/Jefe DSAI
Unidad Ejecutora
7
Elabora memorando para solicitar a los Departamentos que conforman la
Unidad Ejecutora, que de acuerdo a los resultados envíen los productos,
subproductos y proyectos, para el ejercicio fiscal a programar, en los
formatos establecidos por SEGEPLAN.
Jefe DSAI Unidad Ejecutora
8
Elabora la planificación de acuerdo a los resultados establecidos y envía la
información solicitada.
Jefe de Departamento, Sección o
Área de la Unidad Ejecutora
9
Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
10
Elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los
formatos correspondientes.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
11
12
Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad
Ejecutora.
En reunión revisan y analizan detalladamente el POA y POM, verificando
que se ajuste a las prioridades del MINFIN y los resultados de la
Dependencia para dar respuesta a los Lineamientos Estratégicos
Institucionales.
¿Existen modificaciones?
No: La Autoridad Administrativa Superior aprueba el POA y POM, envía a
Dirección de Planificación.
Jefe DSAI de Unidad Ejecutora
Autoridad Administrativa Superior
de Unidad Ejecutora/SubDirector/Jefe de DSAI y Jefes de
Departamentos.
Sí: Regresa a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora para realizar correcciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 93
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones
presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Inicia: Solicitud para la elaboración y presentación de Anteproyecto de Presupuesto.
Finaliza: Consolida expediente de Anteproyecto Presupuestario de acuerdo a las normas establecidas.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
Normas de formulación presupuestaria anual
Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones
aplicables
Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de Asuntos
Administrativos.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora oficio dirigido a la Autoridad Administrativa Superior de las
dependencias, para que se inicie el proceso de formulación en el SIGES, de
acuerdo al Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) aprobado y al
techo presupuestario asignado, así como las normas y políticas de
formulación del período correspondiente establecidas por SEGEPLAN y la
Dirección Técnica del Presupuesto. Gestiona firma de Director Financiero.
1.
El oficio debe incluir como mínimo los requerimientos siguientes:
a. Cumplimiento del plazo establecido para la etapa de formulación
(debiendo indicar las fechas respectivas)
b. Reportes del módulo de formulación en SICOIN que indique la
finalización del proceso
c. Documentos de base legal, en el caso de organismos objeto de
transferencias corrientes y de capital, cuando aplique
d. Documentos de base legal que autorizan la captación de ingresos
propios, en el caso de las dependencias que correspondan
e. Convenios de donación y préstamos, cuando aplique
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
2.
Firma oficio y envía a la Autoridad Administrativa Superior de las
dependencias.
Director Financiero
3.
Recibe oficio que contiene la distribución de techos presupuestarios y
normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
4.
Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto al
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
5.
Recibe directrices para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Página 94
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
6.
Revisa POA y PACC, para analizar Productos y Sub productos planificados,
para el ejercicio fiscal correspondiente.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
7.
Prepara propuesta de distribución presupuestaria para la elaboración del
Anteproyecto de Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia, para consideración.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
8.
Valida distribución presupuestaria de acuerdo a las necesidades de la
Autoridad Administrativa Superior de
Dependencia e instruye a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora para coordinar la
la Dependencia
elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
9.
Convoca a reunión a todos los Jefes de Departamento para informar sobre
la distribución presupuestaria y lineamientos respectivos.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC,
10. actualiza en función de los lineamientos recibidos y la distribución
presupuestaria.
Jefe de Departamento de la
Dependencia
11.
Traslada necesidades presupuestarias, según lineamientos, a Jefe de DSAI
Unidad Ejecutora.
Jefe de Departamento de la
Dependencia
12.
Revisa que la información presentada por cada Departamento cumpla con
los requisitos establecidos.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Consolida la información, Integra propuesta de Anteproyecto de
13. Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
14.
Recibe propuesta de Anteproyecto de Presupuesto y convoca a Subdirector
(es) y Jefes de Departamento.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
15.
Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la Autoridad Administrativa Superior de
Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente.
la Dependencia y personal convocado
Recibe Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia.
16. ¿Existen ajustes?
Sí: coordina modificaciones con Jefes de Departamento.
No: continúa con el procedimiento.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
17.
Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
18.
Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio
fiscal correspondiente y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
19.
Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a
Encargado de Presupuesto de DSAI.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Registra los datos en el módulo de Formulación del Anteproyecto de
20. Presupuesto del Sistema Financiero, de acuerdo a los lineamientos
recibidos.
Encargado de Presupuesto DSAI
Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario
21. asignado, solicita y opera en SIGES el envío al Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN-.
Encargado de Presupuesto DSAI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 95
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
22.
Registra los datos en el módulo de Formulación del Anteproyecto del
Presupuesto del SIGES en estatus “solicitado”.
Encargado de Presupuesto
23.
Imprime reporte de Formulación y traslada a Jefe de DSAI Unidad
Ejecutora.
Encargado de Presupuesto
24.
Valida los datos en el módulo de Formulación y obtiene firma de
aprobación de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
25.
Aprueba, firma documentos de Formulación, y traslada a Jefe de DSAI
Unidad Ejecutora.
Autoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
26. Recibe documentos de Formulación y envía a Dirección Financiera.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
27.
Recibe documentos de Formulación de las Unidades Ejecutoras y traslada a
Jefe de Departamento de Administración Financiera.
Director Financiero
28.
Recibe documentos de Formulación y traslada a Jefe de Presupuesto de
Departamento de Administración Financiera.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
29.
Verifica que los reportes cumplan con las directrices y normas establecidas Jefe Presupuesto de Departamento de
para la Formulación.
Administración Financiera
Establece cumplimiento.
30.
31.
¿Cumple con las directrices?
Sí: espera la formulación de nómina y continúa en paso número 37.
No: devuelve a la Unidad Ejecutora para modificaciones en el sistema.
Formulan presupuesto de nómina de acuerdo a Políticas en materia de
Recursos Humanos en SIGES.
32. Opera el envío de nómina del SIGES al SICOIN.
33.
Jefe Presupuesto de Departamento de
Administración Financiera
Dirección Financiera y Dirección de
Recursos Humanos
Dirección Financiera
Consolida formulación del presupuesto institucional del Ministerio de Jefe Presupuesto de Departamento de
Finanzas Públicas.
Administración Financiera
Verifica que esté consolidada la formulación del presupuesto institucional
34. en el Sistema e imprime reportes institucionales, traslada a Jefe de
Departamento de Administración Financiera.
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
35.
Analiza y elabora informe ejecutivo de Formulación de Presupuesto y
traslada a Director Financiero.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
36.
Aprueba y envía informe Ejecutivo a Viceministro de Administración Interna
y Desarrollo de Sistemas.
Director Financiero
37. Valida Anteproyecto de Presupuesto de acuerdo a las políticas del MINFIN.
38.
Viceministro de Administración Interna
y Desarrollo de Sistemas
Realiza presentación del Anteproyecto de Presupuesto, mediante el Viceministro de Administración Interna
Informe Ejecutivo a Ministro y Viceministros.
y Desarrollo de Sistemas
39. Validan Anteproyecto de Presupuesto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Ministro /Viceministros
Página 96
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
40. Traslada a Dirección Financiera Anteproyecto de Presupuesto autorizado.
41.
Recibe el Anteproyecto de Presupuesto validado y traslada a Jefe de
Departamento de Administración Financiera.
Envía por medio SICOIN el Anteproyecto de Presupuesto a DTP y traslada
42. documentos de respaldo de la Formulación a Jefe Presupuesto de
Departamento de Administración Financiera.
RESPONSABLE
Viceministro de Administración Interna
y Desarrollo de Sistemas
Director Financiero
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Conforma expediente que incluye:
- Oficio de remisión firmado por Director Financiero y Viceministro de
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
- Informe Ejecutivo, autorizado por Ministro y Viceministros
Jefe Presupuesto de Departamento de
43.
- Formularios generados en el SICOIN
Administración Financiera
- Bases legales que autoriza la percepción de ingresos propios
- Convenios de Recursos Externos, Préstamos y Donaciones
- Convenios de Aportes de Organismos Nacionales o Internacionales
- Copia del Plan Operativo Anual recibido por SEGEPLAN
44. Traslada expediente a Jefe de Departamento de Administración Financiera.
45. Traslada expediente a DTP y archiva las copias correspondientes.
46.
Notifica a las Dependencias que el Anteproyecto de Presupuesto ha sido
aprobado y enviado a DTP.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Presupuesto de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Página 97
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Indicativa Anual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual Institucional del
Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la
disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados.
Inicia: Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente
a nivel de detalle.
Finaliza: Envía oficio y comprobantes consolidados a la Dirección Técnica del Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle.
Director Financiero
2.
Traslada las asignaciones presupuestarias a nivel de detalle al Jefe de
Departamento de Administración Financiera.
Director Financiero
3.
Elabora y firma circular para solicitar a las Unidades Ejecutoras del MINFIN
la elaboración de la “Programación Indicativa Anual”, de acuerdo a las
asignaciones presupuestarias.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
4.
Obtiene firma de Director Financiero y envía circular a Unidades Ejecutoras
del MINFIN.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
5.
Recibe circular y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos –DSAI- o Departamento Administrativo.
Autoridad Superior Unidad
Ejecutora
6.
Define, en forma conjunta con el Encargados de Presupuesto y Encargado
de Compras, la “Programación Indicativa Anual”, de acuerdo al “Plan Anual
de Compras y Contrataciones -PACC” en función de las Asignaciones
Presupuestarias del ejercicio fiscal vigente.
Jefe DSAI/Jefe Departamento
Administrativo
7.
Llena los formatos de “Programación Indicativa Anual” según el Sistema de
Encargado de Presupuesto Unidad
Contabilidad Integrada –SICOIN- y traslada al Jefe de DSAI o Departamento
Ejecutora
Administrativo.
Revisa la “Programación Indicativa Anual”.
8.
¿Requiere cambios?
Sí: devuelve al Encargado de Presupuesto para modificaciones.
No: firma de visto bueno en la programación y traslada a la Autoridad
Superior de la Unidad Ejecutora.
Jefe DSAI/Jefe Departamento
Administrativo
Autoridad Superior Unidad
Ejecutora
Registra y solicita la “Programación Indicativa Anual” en el módulo de Encargado de Presupuesto Unidad
10.
Presupuesto del SICOIN.
Ejecutora
9.
Valida la “Programación Indicativa Anual” y traslada a Encargado de
Presupuesto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 98
Plantilla 2.0
No.
11.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Genera e imprime comprobantes :
- Programación Indicativa Anual en etapa de Compromiso
- Programación Indicativa Anual en etapa Devengado
12. Traslada comprobantes a Jefe de DSAI/Jefe Departamento Administrativo.
RESPONSABLE
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Revisa comprobantes.
13.
¿Existen modificaciones?
Sí: regresa al Encargado de Presupuesto.
No: traslada oficio firmado a la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora,
para formalizar el envío de los comprobantes a la Dirección Financiera.
14. Firma comprobantes y oficio, traslada a Dirección Financiera.
15. Recibe y traslada a Jefe de Departamento de Administración Financiera.
16.
Recibe comprobantes y traslada a Jefe de Presupuesto de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de DSAI / Jefe Departamento
Administrativo
Autoridad Superior Unidad
Ejecutora
Director Financiero
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Revisa que la información de los comprobantes cumpla con aspectos
17. generales y traslada a Analista de Presupuesto de Departamento de
Administración Financiera.
Jefe de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Recibe y verifica en el módulo de Presupuesto del SICON el detalle de la
información de los comprobantes en estatus de comprometido y
18.
devengado, por grupo y fuente de financiamiento, en función de las
asignaciones presupuestarias vigentes.
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Informa resultados de la verificación al Jefe de Presupuesto de
19.
Departamento de Administración Financiera.
Analista de Presupuesto
Departamento de Administración
Financiera
Recibe resultados de la verificación.
¿Coinciden las asignaciones?
20. No: informa Jefe de DSAI / Jefe Departamento Administrativo de Unidad
Ejecutora para que se realicen las correcciones o ajustes necesarios y se
presenten de nuevo los comprobantes el mismo día.
Sí: consolida los comprobantes en el SICOIN, realiza operatorias en estatus
de “solicitud” y “aprobado” a nivel institucional e imprime.
Jefe de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Elabora oficio para trasladar comprobantes consolidados a la Dirección
Jefe de Presupuesto Departamento
21. Técnica del Presupuesto y traslada a Jefe de Departamento de
de Administración Financiera
Administración Financiera.
22. Firma comprobantes consolidados y oficio y traslada a Director Financiero.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
23.
Firma comprobantes consolidados y oficio y devuelve a Jefe de
Departamento de Administración Financiera.
Director Financiero
24.
Envía oficio y comprobantes consolidados a la Dirección Técnica del
Presupuesto.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 99
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación, Reprogramación y Ejecución de Metas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la programación, reprogramación y ejecución de metas, en el marco de la
normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de
cumplimiento en la ejecución de los resultados.
NORMATIVA APLICABLE:
 Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
 Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
 Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente
 Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
PROGRAMACIÓN CUATRIMESTRAL DE METAS
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Traslada lineamientos a las Unidades Ejecutoras, mediante circular, para la
programación cuatrimestral de metas, debiendo adjuntar el calendario
correspondiente.
Recibe y traslada lineamientos a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos (DSAI) para la programación cuatrimestral de
metas.
Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas y solicita
a los departamentos o áreas de la Unidad Ejecutora la programación de
metas correspondientes.
Autoridad Administrativa Superior
Unidad Ejecutora
4
Establece la programación de metas del Departamento y traslada la
información a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Jefe de Departamento Unidad
Ejecutora
5
Verifica información y traslada programación cuatrimestral de metas a
Encargado de Presupuesto de DSAI.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
1
2
3
Director de Planificación
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Registra la información de la programación cuatrimestral de metas en los
formatos establecidos.
6
7
8
9
Encargado de Presupuesto de DSAI
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además
deberá REGISTRAR y SOLICITAR la programación cuatrimestral de metas en
el SIGES e imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la programación cuatrimestral de
metas y traslada a Jefe de DSAI, adjuntado la programación Encargado de Presupuesto de DSAI
correspondiente.
Firma programación cuatrimestral de metas y cuando aplique además
APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de
SICOIN.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Traslada programación cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa
Superior de Unidad Ejecutora, adjuntando proyecto de oficio y documentos
de respaldo.
Firma programación cuatrimestral de metas y devuelve a Jefe de DSAI
Unidad Ejecutora.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Autoridad Administrativa Superior
Unidad Ejecutora
Página 100
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Recibe programación cuatrimestral de metas aprobada y envía los
10 documentos correspondientes a la Dirección de Planificación, para
verificación, monitoreo y seguimiento.
RESPONSABLE
Jefe DSAI Unidad Ejecutora
EJECUCIÓN DE METAS
No.
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Recibe calendario de actividades relacionadas al proceso de planificación y
traslada a Jefes de Departamento de la Unidad Ejecutora, para el
cumplimiento del mismo.
Establece la ejecución de metas del Departamento en forma mensual y
verifica nivel de cumplimiento con lo programado.
¿Cumple con lo programado?
2
Sí: traslada la información a Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora, en el
formato establecido y continúa en paso No. 10.
No: solicita a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora reprogramación de metas,
continúa procedimiento.
3
Verifica información y traslada reprogramación mensual de metas al
Encargado de Presupuesto de DSAI.
RESPONSABLE
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Jefe de Departamento Unidad
Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Registra la información de la reprogramación mensual de metas en los
formatos establecidos.
4
5
Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además
deberá REGISTRAR y SOLICITAR la reprogramación mensual de metas en el
SIGES e imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la reprogramación mensual de
metas y traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora, adjuntado documentos
de respaldo.
Firma reprogramación mensual de metas y cuando aplique además
APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de
SICOIN.
6
Encargado de Presupuesto de DSAI
Encargado de Presupuesto de DSAI
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Traslada reprogramación mensual de metas a Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos
de respaldo.
7
8
9
Firma documentos de reprogramación mensual de metas y devuelve a Jefe
de DSAI.
Recibe reprogramación mensual de metas aprobada, envía los documentos
correspondientes a la Dirección de Planificación, para verificación,
monitoreo y seguimiento.
Informa a los Jefes de Departamento Unidad Ejecutora y continua
procedimiento.
10 Verifica información y traslada informe de ejecución mensual de metas al
Encargado de Presupuesto de DSAI.
Autoridad Administrativa Superior
Unidad Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Registra la información de la ejecución mensual de metas en los formatos
establecidos.
11
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además
deberá REGISTRAR y SOLICITAR la ejecución mensual de metas en el SIGES
e imprimir comprobante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Presupuesto de DSAI
Página 101
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Elabora proyecto de oficio de entrega de la ejecución mensual de metas y
12 traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora, adjuntado documentos de
respaldo.
Firma documentos de ejecución mensual de metas y cuando aplique
además APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como
de SICOIN.
13
Traslada ejecución mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior
de la Dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de
respaldo.
RESPONSABLE
Encargado de Presupuesto de DSAI
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
14 Firma documentos de ejecución mensual de metas y devuelve a Jefe de
DSAI Unidad Ejecutora.
Autoridad Administrativa Superior
Unidad Ejecutora
Recibe ejecución mensual de metas aprobada y envía los documentos
15 correspondientes a la Dirección de Planificación, para verificación,
monitoreo y seguimiento
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 102
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reprogramación de Subproductos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable,
con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.
Inicia: Solicitud de análisis de asignaciones presupuestarias.
Finaliza: Resguardo de Expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente
d) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS QUE CONLLEVA MODIFICACIÓN DE METAS (INICIAL Y
DURANTE LA ETAPA DE EJECUCIÓN)
No.
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Al conocer las asignaciones presupuestarias del nuevo ejercicio fiscal
elabora oficio solicitando a las autoridades administrativas de cada
A
dependencia
del MINFIN, analicen si es necesaria realizar Reprogramación
l Metas, y de ser procedente, compatibilicen los planes operativos de
de
acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas.
RESPONSABLE
Subdirector de Planificación
Traslada a Director de Planificación.
2
Firma oficio y envía a la Autoridad Administrativa Superior de las Unidades
Ejecutoras.
Director de Planificación
3
Recibe oficio y convoca a Jefes de Departamento, para revisión de metas y
asignaciones presupuestarias aprobadas.
Autoridad Administrativa Superior
de Unidad Ejecutora
4
Analizan metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
¿Se requiere modificación?
Autoridad Administrativa
No: Confirman metas.
Superior/Jefes de Departamento de
Sí: Establecen necesidad de reprogramación de metas y/o modificaciones
Unidad Ejecutora
presupuestarias.
5
Instruye a Encargado de Presupuesto para que realice los registros
respectivos en el SIGES.
6
7
Realiza procedimiento de Reprogramación de Subproductos con
modificación de metas en SIGES, imprime comprobante y elabora proyecto
de oficio que incluye justificación de la reprogramación.
Conforma expediente y traslada al Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Revisa expediente del procedimiento de reprogramación de Subproductos
que conlleva modificación de metas, y traslada a Autoridad Administrativa
Superior de la Unidad Ejecutora.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de DSAI
Unidad Ejecutora
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Página 103
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
8
Firma oficio y traslada expediente que contiene la solicitud de actualización
y/o modificación de las metas a la Dirección de Planificación.
Autoridad Administrativa Superior
de la Unidad Ejecutora
9
Analiza expediente y traslada a Subdirector de Planificación para que
resuelva.
Director de Planificación
10 Revisa expediente, consolida información en el SIGES, e imprime y firma
comprobante institucional de reprogramación de subproductos.
Elabora proyecto de Resolución Ministerial que autorice la Reprogramación
11 de Subproductos que conlleva modificación de Metas para el ejercicio fiscal
vigente y traslada a Director de Planificación.
Revisa y firma comprobante de Reprogramación de Subproductos que
conlleva modificación de Metas y proyecto de Resolución Ministerial.
12
Envía a Despacho de Viceministro de Administración Interna y Desarrollo
de Sistemas.
Subdirector de Planificación
Subdirector de Planificación
Director de Planificación
Viceministro de Administración
13 Firma Resolución Ministerial y devuelve expediente a Director de
Planificación.
Financiera y Desarrollo de Sistemas.
14 Traslada expediente a Subdirector de Planificación.
Director de Planificación
15 Aprueba comprobante en SIGES (envío a SICOIN) de reprogramación de
subproductos que conlleva modificación de metas consolidado.
Subdirector de Planificación
16 Elabora proyecto de oficio de notificación de la resolución autorizada y
traslada a Director de Planificación.
Subdirector de Planificación
Firma y envía oficio con copia de Resolución autorizada a: SEGEPLAN,
Dirección Técnica del Presupuesto, Dirección Financiera y Unidades
Ejecutoras.
17
Director de Planificación
Nota: la notificación debe realizarse en el plazo establecido en el Acuerdo
Gubernativo que aprueba la distribución analítica del presupuesto del
ejercicio fiscal vigente.
18 Archiva expediente original.
Subdirector de Planificación
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS (no conlleva modificación de metas o modificación
presupuestaria)
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Solicita a la Dirección de Planificación mediante oficio Reprogramación de
Subproductos, que no conlleva modificación de metas o modificación
presupuestaria.
Autoridad Administrativa Superior
de Unidad Ejecutora
2
Recibe oficio de solicitud y traslada a Subdirector de Planificación con
lineamientos.
Director de Planificación
3
Analiza solicitud, consolida información en el SIGES, imprime y firma
comprobante institucional de reprogramación de subproductos.
Subdirector de Planificación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 104
Plantilla 2.0
No.
4
5
6
7
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Elabora proyecto de Resolución de la Dirección de Planificación que
autorice la Reprogramación de Subproductos que no conlleva modificación
de Metas o modificación presupuestaria, traslada a Director de
Planificación.
Revisa y firma comprobante de Reprogramación de Subproductos, que no
conlleva modificación de metas o modificación presupuestaria, y
Resolución de la Dirección de Planificación.
Traslada a Subdirector de Planificación.
Aprueba en SIGES el comprobante de reprogramación de subproductos
consolidado, que no conlleva modificación de metas o modificación
presupuestaria.
Elabora proyecto de oficio de notificación de la resolución autorizada y
traslada a Director de Planificación.
RESPONSABLE
Subdirector de Planificación
Director de Planificación
Subdirector de Planificación
Subdirector de Planificación
Firma y envía oficio con copia de Resolución autorizada a: SEGEPLAN,
Dirección Técnica del Presupuesto, Dirección Financiera y Unidades
Ejecutoras.
8
Director de Planificación
Nota: la notificación debe realizarse en el plazo establecido en el Acuerdo
Gubernativo que aprueba la distribución analítica del presupuesto del
ejercicio fiscal vigente.
9
Archiva expediente original.
Subdirector de Planificación
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva
modificación de metas)
No.
1
2
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes,
según la programación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las
necesidades emergentes.
Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a
disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van
afectar, así como el o los centros de costo respectivos.
RESPONSABLE
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
3
Elabora propuesta de reprogramación de subproductos, oficio de
justificación correspondiente y traslada a Jefe de DSAI.
4
Analiza propuesta de reprogramación de subproductos.
¿Está de acuerdo?
Sí: Continua el procedimiento.
No: Devuelve para correcciones.
5
Opera en SIGES la Reprogramación de Subproductos y adjunta la
justificación.
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
6
Imprime el Comprobante de la Reprogramación de Subproductos, elabora
oficio de entrega de comprobantes y traslada a Jefe de DSAI Unidad
Ejecutora.
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
7
Firma y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad
Ejecutora para visto bueno.
8
Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se
envíe expediente a Dirección de Planificación.
9
Recibe expediente, margina y traslada a Subdirector de Planificación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Jefe DSAI Unidad Ejecutora
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Autoridad Administrativa Superior
de Unidad Ejecutora
Director de Planificación
Página 105
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
10 Analiza expediente y consolida en SIGES, según sea procedente.
Subdirector de Planificación
Crea una cabecera del comprobante de reprogramación de subproductos
11 en SIGES, elabora proyecto de Resolución Ministerial que aprueba el
Comprobante y traslada a Director de Planificación.
Subdirector de Planificación
12
Revisa y firma la Resolución Ministerial. Traslada a Despacho de
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
13 Autoriza resolución, firma y devuelve a Dirección de Planificación.
14 Recibe resolución y traslada a Subdirector de Planificación.
Aprueba en el SIGES la Reprogramación de Subproductos, imprime
comprobante respectivo y notifica a Encargado de Presupuesto de Unidad
15 Ejecutora y a la Dirección Financiera, adjuntando copia de resolución
ministerial y a la Dirección Financiera además el comprobante institucional
respectivo.
Notifica la aprobación de reprogramación de subproductos a SEGEPLAN y
Dirección Técnica del Presupuesto (DTP), adjuntando copia de la resolución
y a la DTP además el comprobante institucional respectivo.
16
Nota: la notificación debe realizarse en el plazo establecido en el Acuerdo
Gubernativo que aprueba la distribución analítica del presupuesto del
ejercicio fiscal vigente.
17 Archiva expediente.
18
Revisa en SICOIN que el estatus del comprobante esté “registrado” e inicia
el procedimiento de modificación presupuestaria.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Director de Planificación
Viceministro de Administración
Financiera y Desarrollo de Sistemas
Director de Planificación
Subdirector de Planificación
Director de Planificación
Subdirector de Planificación
Encargado de Presupuesto Unidad
Ejecutora
Página 106
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Financiera Cuatrimestral
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las
necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Traslado de lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, a las Unidades
Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas.
Finaliza: Envío de la programación financiera cuatrimestral a la Dirección Técnica del Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota
Financiera Cuatrimestral, a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Públicas.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
2.
Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota
Financiera Cuatrimestral a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos (DSAI).
Autoridad Superior Unidad Ejecutora
3.
Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera
Cuatrimestral e instruye Encargado de Presupuesto de DSAI.
Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora
4.
Elabora conjuntamente con el Encargado de Compras la programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales, de acuerdo a PACC y Programación
Indicativa Anual.
Encargado de Presupuesto de DSAI
5.
Traslada programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales a Jefe de
DSAI.
Encargado de Presupuesto de DSAI
Revisa programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales.
6.
¿Requiere modificaciones?
SÍ: devuelve a Encargado de Presupuesto para correcciones.
No: traslada a Autoridad Superior de la Dependencia.
Jefe de DSAI
7.
Autoriza Programación de cuotas financieras cuatrimestrales y regresa a
Jefe de DSAI.
Autoridad Superior Unidad Ejecutora
8.
Recibe aprobación de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales
y traslada a Encargado de Presupuesto DSAI.
Jefe DSAI
9.
Registra programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en SICOIN,
imprime y traslada a Jefe de DSAI.
Encargado de Presupuesto de Unidad
Ejecutora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 107
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valida programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en el SICOIN y
10. solicita la conformación de expediente a Encargado de Presupuesto de
DSAI.
Jefe de DSAI
Conforma expediente de programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales, incluyendo los documentos siguientes:
Comprobantes de Programación de Cuotas Financieras
11.
cuatrimestrales en estado de solicitado
Justificaciones aprobadas
Oficio de envío de expediente a Dirección Financiera, firmado por
la Autoridad Superior de la Dependencia.
Encargado de Presupuesto DSAI
12.
Traslada expediente de Programación
cuatrimestrales a Dirección Financiera.
de
Cuotas
Financieras
13.
Recibe y traslada expediente a Jefe de Departamento de Administración
Financiera.
Recibe por medio de comprobantes del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- la programación de cuota financiera solicitada; así como las
14.
Justificaciones correspondientes y traslada a Jefe de Presupuesto de
Departamento de Administración Financiera.
15.
Encargado de Presupuesto DSAI
Director Financiero
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Revisa la conformación del expediente y traslada a Analista de Presupuesto Jefe de Presupuesto de Departamento
de Departamento de Administración Financiera.
de Administración Financiera
Revisa, analiza los documentos y Programación en SICOIN.
¿Hay correcciones, en la documentación o en SICOIN?
16. SÍ: traslada a Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora para las correcciones
respectivas.
No: elabora informe de justificación de cuotas y consolida programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales en el SICOIN.
17. Imprime los Comprobantes e informe de justificación de cuotas.
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Elabora Oficio de Traslado de Programación Cuatrimestral Consolidada
dirigido a Dirección Técnica del Presupuesto (DTP).
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
Traslada oficio, informe de justificación y programación de Cuotas
19. Financieras Cuatrimestrales a Jefe de Presupuesto de Departamento de
Administración Financiera.
Analista de Presupuesto de
Departamento de Administración
Financiera
18.
Revisa oficio, informe de justificación y programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales.
20.
21.
¿Existen correcciones?
Jefe de Presupuesto de Departamento
Sí: traslada a Analista de Presupuesto de Departamento de Administración
de Administración Financiera
Financiera para las correcciones necesarias.
No: gestiona firma de Jefe de Departamento de Administración Financiera y
Director Financiero.
Validan programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales consolidadas
y oficio de envío a DTP.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Director Financiero y Jefe de
Departamento de Administración
Financiera
Página 108
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
22.
Envía programación financiera cuatrimestral a la Dirección Técnica del
Presupuesto.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 109
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución de Fondo Rotativo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Interno de cada Unidad Ejecutora,
para tener la disponibilidad de efectivo y atender las necesidades existentes según normativa específica.
Inicia: Solicitud de la constitución del Fondo Rotativo.
Finaliza: Notificación de la resolución a las unidades ejecutoras y archivo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos vigente
c) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
Generales
Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Departamento Administrativo Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada
gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al encargado del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que
esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo
Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del Fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de
Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del
presupuesto de egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno
3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional.
3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su
naturaleza no pueda esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.
3.3. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno, será autorizado, mediante
Resolución Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El
monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base
en el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.
3.4. Grupos de gastos ejecutables: Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos
programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas,
específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.4.1. El monto máximo a cubrir por gasto será de ocho mil quetzales exactos (Q. 8,000.00), a excepción de los
Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales, Dirección
de Asuntos Administrativos, Comunicación Social y Taller Nacional de Grabados en Acero, que tendrán
hasta un máximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado.
3.4.2. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dependencia necesite realizar
erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. La Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación
planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos; la misma contendrá:
cantidad, descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la
compra o servicio.
3.5. Control
3.5.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y
fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo FR03.
3.5.2. El Encargado del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en
el libro de Bancos correspondiente. deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 110
Plantilla 2.0
3.5.3.
3.5.4.
3.5.5.
3.5.6.
documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboración y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
o del Departamento Administrativo, como responsable de la Supervisión.
El Encargado del Fondo Rotativo es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de
legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.
Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta
bancaria de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de
Tesorería Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas
autorizadas como mínimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designación de las personas autorizadas para firmar
los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera
de las personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma
autorizada; así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.
Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá
informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la
cuentadancia.
3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.
3.6. Formas
3.6.1. Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa así como los descritos
en el procedimiento de “Compra Directa, Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo”, y
documentos externos relacionados.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo
Interno, según la normativa que regula la administración del mismo.
En este oficio debe indicarse como mínimo:
 Justificación del uso del fondo
 Monto solicitado
 Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo
 Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio a la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora.
Jefe DSAI o Departamento
Administrativo
2.
Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera.
3.
Recibe solicitud y traslada a Jefe de Departamento de Administración
Financiera.
Director Financiero
4.
Recibe oficio y traslada al Jefe de Tesorería de la Departamento de
Administración Financiera para que analice y consolide las solicitudes de las
Unidades Ejecutoras.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
5.
Analiza y elabora propuesta de la constitución del Fondo Rotativo
Institucional con la distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras, Jefe de Tesorería de Departamento de
con base en la normativa vigente aplicable y al comportamiento de la
Administración Financiera
ejecución del año anterior.
6.
7.
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
Elabora oficio y registra en estado “solicitado” el comprobante de
Jefe de Tesorería de Departamento de
Constitución de Fondo Rotativo Institucional FR01 para el traslado de la
Administración Financiera
propuesta a la Tesorería Nacional y adjunta propuesta.
Recibe y revisa, conjuntamente con el Jefe de Tesorería, la propuesta de
Jefe de Departamento de
constitución del Fondo Rotativo Institucional con la distribución para cada
Administración Financiera
una de las Unidades Ejecutoras.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
No.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
¿Cumple con los requisitos de la normativa?
Sí: Continua en el paso 8.
No: devuelve para correcciones al Jefe de Tesorería.
Presenta propuesta de constitución del Fondo Rotativo Institucional con la
distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras a Director
Financiero.
Valida la propuesta y traslada a Jefe de Departamento de Administración
Financiera para envío a Tesorería Nacional.
Recibe propuesta, elabora oficio para enviar a Tesorería Nacional y traslada
a Director Financiero.
Firma oficio y traslada propuesta de constitución del Fondo Rotativo
Institucional con la distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras a
Tesorería Nacional.
Aprueba en el SICOIN el FR01, elabora Resolución de la Constitución del
Fondo Rotativo Institucional, acredita recursos a la cuenta bancaria del
Fondo Rotativo Institucional y envía copia a Director Financiero.
Recibe Resolución y traslada al Jefe de Departamento de Administración
Financiera.
Recibe Resolución y traslada al Jefe de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera.
15. Registra en SICOIN el monto solicitado por cada unidad ejecutora.
RESPONSABLE
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Director Financiero
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Director Financiero
Tesorería Nacional
Director Financiero
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera
Elabora proyecto de Resolución Ministerial e informe ejecutivo
Jefe de Tesorería de Departamento de
16. correspondiente para la Distribución del Fondo Rotativo Institucional,
Administración Financiera
dentro de las distintas Unidades Ejecutoras.
17.
Traslada proyecto de Resolución Ministerial e informe ejecutivo a Jefe de Jefe de Tesorería de Departamento de
Departamento de Administración Financiera.
Administración Financiera
Revisa y analiza.
¿Hay correcciones?
18. No: Traslada Resolución e informe ejecutivo a Director Financiero.
Sí: devuelve para correcciones a Jefe de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
19.
Valida Resolución e informe ejecutivo y traslada al Despacho del
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
20.
Autoriza Resolución de la distribución del Fondo Rotativo Institucional y Viceministro de Administración Interna
traslada a Dirección Financiera.
y Desarrollo de Sistemas
21.
Recibe Resolución autorizada y traslada a Jefe de Departamento de
Administración Financiera.
Director Financiero
Director Financiero
Aprueba en el SICOIN de acuerdo al monto autorizado mediante Resolución
Jefe de Departamento de
22. Ministerial y traslada a Jefe de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera
Administración Financiera.
Recibe Resolución, traslada recursos a las cuentas bancarias de cada unidad
Jefe de Tesorería de Departamento de
23. ejecutora mediante el Mecanismo de Transacciones de Entidades
Administración Financiera
Depositantes (MED) y traslada a Analista de Tesorería.
24. Notifica la resolución a las unidades ejecutoras y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
Página 112
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno, reposición y
liquidación correspondiente, con el objeto de obtener los recursos financieros, así como la rendición de cuentas
oportuna, en el marco legal establecido.
Inicia: Solicitud de la reposición de fondos.
Finaliza: Archivo del expediente del Fondo Rotativo liquidado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
b) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas.
c) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero deberá
realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo
Rotativo, de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será
comunicada a las Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles; y para el
caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
encargados de Caja chica y Fondo Rotativo no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá
autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Encargado reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo
Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Departamento Administrativo Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada
gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al encargado del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 113
Plantilla 2.0
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno
3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional.
3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.
3.3. Grupos de gastos ejecutables
3.3.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de
Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y
renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.3.2. El monto máximo a cubrir por gasto será de ocho mil quetzales exactos (Q. 8,000.00), a excepción de los
Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales, Dirección
de Asuntos Administrativos, Comunicación Social y Taller Nacional de Grabados en Acero, que tendrán hasta
un máximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado.
3.3.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dependencia necesite realizar
erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. La Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación
planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos; la misma contendrá: cantidad,
descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o
servicio.
3.4. Reposición y liquidación
3.4.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad
equivalente al total de desembolsos.
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposición del Fondo Rotativo
por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.4.2. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y el procedimiento de “Constitución, reposición y
liquidación del Fondo Rotativo”.
3.5. Control
3.5.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y
fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo FR03.
3.5.2. El Encargado del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en el
libro de Bancos correspondiente. deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de
documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
3.5.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboración y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
del Departamento Administrativo, como responsable de la Supervisión.
3.5.4. El Encargado del Fondo Rotativo es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de
legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.
3.5.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria
de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería
Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como
mínimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
3.5.6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designación de las personas autorizadas para firmar los
cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las
personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada;
así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.
Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá
informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.
3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 114
Plantilla 2.0
3.5.8. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, asignación de viáticos en el interior y exterior del País y de beneficios laborales autorizados.
3.5.9. El encargado del fondo rotativo antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde los
cheques emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego
registrará la reposición de dicho fondo.
3.6. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa así como los descritos
en el procedimiento de “Compra Directa, Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo”, y documentos
externos relacionados.
MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (PAGO POR CHEQUE)
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Revisa el expediente y determina si cumple con los requisitos establecidos.
¿Cumple con los requisitos?
No: Devuelve el expediente al Encargado de Compras para que realice las
correcciones necesarias o complemente información.
Sí: Determina el Régimen Tributario para elaborar la respectiva constancia
de retención y emitir el cheque por el monto líquido.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
2.
Emite Cheque y voucher, traslada a Jefe de DSAI.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
3.
Revisa, firma el Cheque y voucher, traslada a Autoridad Superior de la
Unidad Ejecutora.
4.
Firma el Cheque y voucher, traslada al Encargado de Fondo Rotativo.
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
Recibe el cheque firmado y voucher, y procede según aplique:
5.
a) Emite vale a nombre del encargado de realizar la compra, cuando se
ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se
realizará fuera de las instalaciones del MINFIN y continúa en paso 6.
b) Notifica al proveedor para la entrega del mismo, cuando se ha
pactado con el proveedor la recepción del bien o insumo en las
instalaciones del MINFIN y continúa con el procedimiento.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
6.
Continúa según procedimiento de “Compra Directa”.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
7.
Recibe documento de legítimo abono e integra a expediente de compra.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
8.
Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposición del
Fondo Rotativo.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Reúne toda la documentación (listado de caja chica, expedientes de pago
con cheque) para la elaboración del listado de gastos FR-03 “Documento de
Rendición de Fondo Rotativo”.
Encargado de Fondo Rotativo de
Unidad Ejecutora
2.
Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado y solicita.
Encargado de Fondo Rotativo de
Unidad Ejecutora
3.
Aprueba en el Sistema el listado de gastos FR-03.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora
Página 115
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.
Envía solicitud a Jefe de Sección de Tesorería de UDAF para la reposición de
Fondo Rotativo Interno según listado de gastos, FR-03 “Documento de
Rendición de Fondo Rotativo”, imprime y obtiene firma de la Autoridad
Superior de la Dependencia.
Jefe DSAI Unidad Ejecutora
5.
Recibe solicitud, verifica en el SICOIN estado aprobado y disponibilidad de
cuota de pago.
¿Existe cuota de pago?
Sí: solicita en el SICOIN la reposición de los fondos solicitados.
No: rechaza solicitud.
Jefe Sección de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
6.
Verifica en el SICOIN si el acreditamiento de los fondos ya fue realizado en
la cuenta de Fondo Rotativo Institucional.
Analista de Tesorería UDAF
7.
Cuando los recursos ya hayan sido acreditados en la cuenta del Fondo
Analista de Tesorería de Departamento
Rotativo Institucional, realiza el cálculo de la clave “Mecanismo de
de Administración Financiera
Transacciones de Entidades Depositantes” -MED-.
8.
Elabora proyecto de oficio mediante el cual se solicita al Banco de
Guatemala la transferencia de los recursos depositados en la cuenta de
Fondo Rotativo Institucional a la cuenta de encaje del Crédito Hipotecario Analista de Tesorería de Departamento
Nacional, consignando en el mismo la clave -MED-; así también elabora
de Administración Financiera
oficio al Crédito Hipotecario Nacional, para que distribuya los recursos de la
cuenta encaje en las cuentas que se indiquen en el mismo.
9.
Traslada oficios y hoja de cálculo –MED- al Jefe de Tesorería de Analista de Tesorería de Departamento
Departamento de Administración.
de Administración Financiera
Revisa información:
¿Es correcta la información?
Jefe de Tesorería de Departamento de
10. No: devuelve información al Analista de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera
Administración Financiera para su corrección.
SÍ: traslada a Jefe de Departamento de Administración Financiera.
11. Valida oficio y traslada a Dirección Financiera.
12.
Firma los oficios y traslada a Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera.
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Director Financiero
Recibe los oficios firmados, llena boleta de depósito de comisión bancaria
Analista de Tesorería de Departamento
13. del Banco de Guatemala y traslada a la Secretaría de la DSAI de la Dirección
de Administración Financiera
Financiera para que se envíen a las entidades bancarias correspondientes.
14. Envía los oficios a las entidades bancarias respectivas.
Secretaria DSAI
Traslada copia de los oficios con el sello de recibido de las entidades
15. bancarias correspondientes al Analista de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera.
Secretaria DSAI
16.
Resguarda copia de los oficios recibidos para integrar la documentación de Analista de Tesorería de Departamento
soporte respectiva.
de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 116
Plantilla 2.0
No.
17.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe del Crédito Hipotecario Nacional notas de abono que respaldan el Analista de Tesorería de Departamento
acreditamiento a las cuentas bancarias correspondientes.
de Administración Financiera
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposición de recursos
Analista de Tesorería de Departamento
18. de fondo rotativo ha sido efectuada y solicita se presenten a recoger la
de Administración Financiera
nota de abono correspondiente.
19. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o
20. (92A), autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de la
reposición.
Encargado de Fondo Rotativo Unidad
Ejecutora
LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATI VO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe documento de la Dirección Financiera, indicando la fecha de
liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe de DSAI.
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
2.
Recibe documento, traslada e instruye al Encargado de Fondo Rotativo
Interno.
Jefe de DSAI
3.
Elabora integración final del Fondo Rotativo, acompañando conciliación
bancaria y listado de gastos en estado solicitado.
Encargado de Fondo Rotativo Interno
4.
Revisa y genera el FR03 liquidación final en estado “aprobado” en el SICOIN
y devuelve expediente a Encargado de Fondo Rotativo Interno.
Jefe de DSAI
5.
Elabora FR03 liquidación final, documento de integración del monto
autorizado del Fondo Rotativo Interno, adjunta boleta de depósito bancario Encargado de Fondo Rotativo Interno
y elabora oficio de traslado de liquidación.
6.
Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección Financiera.
7.
Recibe liquidación de Fondo Rotativo Interno, e instruye a Jefe de Sección
Tesorería para las acciones correspondientes.
8.
Recibe y revisa liquidación de Fondo Rotativo Interno.
¿Está completa la información?
No: Devuelve a la Unidad Ejecutora para completar información.
Sí: Traslada a Analista de Sección Tesorería.
9.
Recibe liquidaciones de Fondo Rotativo Interno y consolida información.
Encargado de Fondo Rotativo Interno
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de Sección de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
Verifica la integración reportada por la Unidad Ejecutora y el monto
autorizado.
¿Es correcta la integración?
Analista de Tesorería de Departamento
10.
No: Devuelve expediente a la Unidad Ejecutora para correcciones.
de Administración Financiera
Sí: Elabora Integración Final y Liquidación del Fondo Rotativo Institucional
autorizado para el ejercicio fiscal, elabora cálculo de clave -MED-.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 117
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora oficio mediante el cual se solicita al Banco de Guatemala la
transferencia del saldo final en la cuenta de Fondo Rotativo Institucional a Analista de Tesorería de Departamento
11.
la cuenta Gobierno de la República Fondo Común, consignando en el
de Administración Financiera
mismo la clave -MED-.
12.
Traslada oficio y hoja de cálculo –MED- al Jefe de Sección de Tesorería del Analista de Tesorería de Departamento
Departamento de Administración Financiera.
de Administración Financiera
Revisa información:
13. ¿Es correcta la información?
No: devuelve información al Analista de Tesorería para su corrección.
SÍ: traslada a Jefe de Departamento de Administración Financiera.
14.
Valida oficio, gestiona firma de Director Financiero y traslada a Analista de
Tesorería.
15. Recibe oficio firmado, y coordina envío al Banco de Guatemala.
Elabora oficio para indicar a Dirección de Contabilidad del Estado la
16. integración y liquidación del Fondo Rotativo Institucional y traslada a Jefe
de Departamento de Administración Financiera.
17.
Firma oficio, gestiona firma de Director Financiero y traslada a Analista de
Tesorería.
18. Envía oficio a Dirección de Contabilidad del Estado y archiva expediente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe de Sección de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
Jefe de Sección de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
Página 118
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ejecución por Acreditamiento en Cuenta
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en
cuenta.
Inicia: Recepción de expediente para pago por acreditamiento en cuenta.
Finaliza: Solicitud de pago a Tesorería Nacional.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ley del Impuesto al Valor Agregado
Código de Comercio de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Departamento Administrativo Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada
gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
ETAPA DE COMPROMISO
No.
1.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento de
“Compra Directa mediante Comprobante Único de Registro –CUR-”.
¿Cumple con los requisitos?
Encargado de Presupuesto de Unidad
No: devuelve expediente a Encargado de Compras para que realice
Ejecutora
correcciones o amplié información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
Encargado de Presupuesto de Unidad
Traslada expediente de compra a Jefe de DSAI.
Ejecutora
3.
Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso.
Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora
4.
Imprime CUR de Compromiso en estado de “Aprobado”, firma y traslada a
Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora.
Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora
5.
Notifica al Encargado de Compras que se encuentra finalizada la etapa de
compromiso y archiva CUR de Compromiso. y traslada el expediente Encargado de Presupuesto de Unidad
adjuntando el CUR de Compromiso, para que continúe el procedimiento de
Ejecutora
“Compra Directa mediante Comprobante Único de Registro –CUR-”.
ETAPA DE DEVENGADO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
RESPONSABLE
Página 119
Plantilla 2.0
No.
1.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente de compra conformado según “Procedimiento de
Compra Directa mediante Comprobante Único de Registro –CUR-”que
incluya Liquidación.
¿Cumple con los requisitos?
Encargado de Presupuesto de Unidad
No: Devuelve a Encargado de Compras para que realice correcciones o
Ejecutora o persona designada
amplié información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
Encargado de Presupuesto de Unidad
Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI.
Ejecutora o persona designada
3.
Revisa el CUR de devengado “solicitado” en SIGES.
¿Existen correcciones?
Sí: Devuelve a encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora o persona
designada para correcciones.
No: Firma y aprueba el CUR en SIGES.
Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora
4.
Imprime CUR de Devengado en estado de “Aprobado”, firma traslada a
Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora.
Jefe de DSAI de Unidad Ejecutora
5.
Solicita pago por medio de correo electrónico a la Dirección Financiera,
consolida el expediente y archiva.
6.
Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería Nacional.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Presupuesto de Unidad
Ejecutora o persona designada
Encargado de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
Página 120
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener
disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes.
Inicia Solicitud de la autorización para la Constitución del Fondo de Caja Chica.
Finaliza: Registro en el libro de bancos el detalle del cheque.
NORMATIVA APLICABLE:
Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero deberá
realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo
Rotativo, de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será
comunicada a las Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles; y para el
caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
encargados de Caja chica y Fondo Rotativo no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá
autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Encargado reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo
Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Departamento Administrativo Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada
gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al encargado del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
3.
Normas aplicables a la administración del fondo de Caja Chica
3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de efectivo, cuyo monto es parte del fondo rotativo interno de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 121
Plantilla 2.0
cada dependencia o unidad ejecutora.
3.2. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad
ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trámite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de
Compra y que no ocasionen existencias de almacén excepto alimentos y productos perecederos.
3.3. Constitución y liquidación de Caja Chica: La constitución del Fondo de Caja Chica, se efectuará conforme a la
Resolución emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia; para el efecto, se girará el cheque a
nombre del Encargado del Fondo de Caja Chica, el cual se entregará a través del “Vale de Fondo Rotativo Interno”;
el cual se liquidará con la documentación de legítimo abono y el depósito efectuado a la cuenta del Fondo Rotativo
Interno conforme las disposiciones que se establecen en el “Procedimiento de Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
3.4. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituirá de conformidad a un porcentaje máximo aplicado al monto del Fondo
Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla:
RANGO DE FONDO ROTATIVO
INTERNO EN QUETZALES
0 a 20,000
20,001 a 40,000
40,001 a 80,000
80,001 en adelante
PORCENTAJE
MÁXIMO
25
20
15
10
3.5. Grupos de gastos ejecutables: Únicamente se atenderán desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos
presupuestarios 100 “Servicios no personales”, 200 “Materiales y Suministros”; específicamente de los renglones
descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas; así mismo podrán pagarse gastos del renglón 419 “Otras
transferencias a personas”, particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos
asociados.
3.6. Reposición
3.6.1. Se debe presentar reposición de caja chica por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la
disponibilidad de recursos.
3.6.2. Para la reposición del fondo, el Encargado del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un
cheque a nombre del Encargado del Fondo de Caja Chica, quien es el único responsable de la administración
del mismo, por un valor igual al total del gasto documentado.
3.6.3. El cheque emitido, que corresponde al reintegro de la reposición del Fondo de Caja Chica, debe hacerse
efectivo de inmediato, con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que
se presenten.
3.7. Control
3.7.1. El valor a cubrir por gasto es hasta un máximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica.
3.7.2. Las reposiciones de Caja Chica se registrarán conforme al procedimiento de “Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
3.7.3. A los documentos de legítimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deberá
colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA, número de listado de Caja Chica que
corresponde, el número y fecha del cheque de reposición.
3.7.4. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo, según corresponda y en ausencia de
ellos, podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
3.7.5. El fondo será resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad.
3.8. Libros y Formas: Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como
los descritos en el “Procedimiento de Compra Directa y Constitución, Reposición y Liquidación del fondo de Caja
Chica”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 122
Plantilla 2.0
Constitución del Fondo de Caja Chica
No.
1.
2.
3.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de
Caja Chica, considerando lo siguiente:
Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno
Jefe de DSAI o Persona designada
Porcentaje establecido en la normativa según el monto
autorizado.
Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia
Revisa proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de
Caja Chica.
¿Existen correcciones?
Sí: devuelve para modificaciones a Jefe de DSAI o Departamento Autoridad Superior de la Dependencia
Administrativo.
No: autoriza Resolución Interna para la Constitución de Caja Chica y
traslada a Jefe de DSAI o Departamento Administrativo.
Jefe de DSAI o Departamento
Recibe Resolución autorizada y traslada al Encargado de Fondo Rotativo.
Administrativo
4.
Notifica al Encargado de Caja Chica la Resolución Interna autorizada para la
constitución de dicho fondo y solicita la elaboración del Vale
correspondiente al Fondo Rotativo por el monto autorizado según
resolución.
Encargado de Fondo Rotativo
5.
Emite el cheque y elabora Vale al Encargado de Fondo de Caja Chica,
mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque consignando
como mínimo:
Número y Fecha de aprobación de Resolución Interna para la
Constitución del Fondo de Caja Chica.
Monto del Fondo de Caja Chica.
Fecha de solicitud.
Nombres y apellidos completos del responsable del Fondo de Caja
Chica.
Firma y sello del responsable del Fondo de Caja Chica
Traslada a Encargado de Fondo de Caja Chica.
Encargado de Fondo Rotativo
6.
Traslada Vale y cheque a Jefe de DSAI o Departamento Administrativo.
Encargado de Fondo Rotativo
7.
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad Superior de la Dependencia.
Jefe/Subjefe de DSAI o Departamento
Administrativo
8.
Firma cheque y traslada conjuntamente con vale a Encargado de Fondo
Autoridad Superior de la Dependencia
Rotativo.
9.
Recibe y entrega el cheque al Encargado del Fondo de Caja Chica.
10. Firma Vale, recibe y hace efectivo el Cheque.
Encargado del Fondo Rotativo
Encargado del Fondo de Caja Chica
Reposición del Fondo de Caja Chica
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del
monto autorizado de caja chica, puede solicitar la reposición de los
recursos financieros utilizados con la sustentación de los comprobantes de
legítimo abono.
Encargado de Caja Chica
2.
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en el
que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono,
firma y traslada a revisión del Encargado de Fondo Rotativo.
Encargado de Caja Chica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 123
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.
Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo
abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo
de Caja Chica”
¿Existen correcciones?
No: autoriza la reposición mediante firma del formulario, emite cheque y
traslada a Jefe de DSAI.
Sí: devuelve al Encargado de Caja Chica para que efectúe las correcciones
necesarias.
Encargado de Fondo Rotativo
4.
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Superior de la
Unidad Ejecutora.
5.
Firma cheque y traslada a Encargado de Fondo Rotativo.
6.
Entrega cheque a Encargado de Caja Chica.
Encargado de Fondo Rotativo.
7.
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento
de Manejo y Reposición de Fondo Rotativo.
Encargado de Fondo Rotativo
Jefe/Subjefe DSAI ó Departamento
Administrativo
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
Liquidación del Fondo de Caja Chica
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece
la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de
DSAI.
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
2.
Recibe notificación, traslada e instruye al Encargado de Fondo Rotativo
Interno.
Jefe de DSAI
3.
Coordina con el Encargado de Caja Chica las fechas de liquidación final del
Fondo de Caja Chica.
Encargado de Fondo Rotativo Interno
4.
Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación
final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”.
Encargado de Caja Chica
5.
Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta
monetaria de Fondo Rotativo Interno.
Encargado de Caja Chica
6.
Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de
depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja
Chica” debidamente firmado.
Encargado de Caja Chica
7.
Entrega los documentos de legítimo abono y boleta de depósito al
Encargado de Fondo Rotativo Interno.
Encargado de Caja Chica
8.
Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica.
¿Es correcta la información según la normativa interna?
No: Devuelve a Encargado de Fondo de Caja Chica para correcciones.
Sí: Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo
sello de liquidado.
Encargado de Fondo Rotativo Interno
9.
Entrega copia del vale liquidado al Encargado de Caja Chica para su control
y archivo.
Encargado de Fondo Rotativo Interno
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 124
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Planificación, Registro y Control de la Ejecución del Presupuesto
02
1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Caja Fiscal de Unidad Ejecutora
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Públicas, con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas.
Inicia: Integración de la documentación generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos
financieros.
Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Normas de ejecución del presupuesto
b) Normativa de la Contabilidad del Estado
c) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas
d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos días hábiles del mes.
2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de DSAI son:
o Recibos de Ingresos 63-A o 92A,
o Nóminas con su documentación de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna durante el
mes anterior.
3) Los responsables velarán porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes
siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4) El formulario 200-A-3, debe contener las firmas de la persona que la elabora, el Jefe de la Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Departamento Administrativo y Director o Subdirector, Tesorero o Subtesorero, según
corresponda.
5) Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. Las copias deberán
distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos
de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno y a la Cuenta de Sueldos
y Salarios, para el pago del tiempo extraordinario (FR03 con todos los
documentos de respaldo.
Encargado de Fondo Rotativo de DSAI
o persona designada
2.
Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
Encargado de Fondo Rotativo de DSAI
o persona designada
3.
Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo, indicando el
saldo de efectivo en Caja Chica, el Saldo en el Banco y los documentos de
legítimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Encargado de Fondo de DSAI o
persona designada
4.
Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja), utilizadas
durante el periodo de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el
saldo de Formas existente.
Encargado de Fondo Rotativo de DSAI
o persona designada
5.
Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos, adjuntando estado de cuenta
para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y
documentación de Respaldo, a Sub-Jefe de DSAI o persona designada.
Encargado de Fondo Rotativo o
persona designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 125
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
6.
¿Está correcta?
No: regresa Caja Fiscal al Encargado de Fondo Rotativo o persona
designada, para que efectúe las correcciones necesarias.
SÍ: Devuelve a Encargado de Fondo Rotativo para impresión en el
Formulario Autorizado por Contraloría (200-A-3) en original y dos copias.
7.
Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la
Contraloría (200-A-3) en original y dos copias, traslada a Jefe de DSAI.
8.
Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora.
9.
Firma Caja Fiscal y traslada a Encargado de Fondo Rotativo.
Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General
10.
de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios.
11.
El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03 y
Nóminas de Tiempo extraordinario, para su archivo.
12. Archiva original para resguardo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Sub-Jefe de DSAI o persona designada
Encargado de Fondo Rotativo o
persona designada
Jefe de DSAI
Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora
Encargado de Fondo Rotativo o
persona designada
Encargado de Fondo Rotativo persona
designada
Encargado de Fondo Rotativo, persona
designada
Página 126
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Adquisiciones
02
1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las compras a ejecutar durante
el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicitud de programación de productos y subproductos.
Finaliza: Elaboración y programación de compras.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse con por lo menos dos meses de anticipación al proceso de
Formulación del Anteproyecto de Presupuesto.
2) Todas las modificaciones al PACC menores de Q. 90,000.00, pueden ser aprobadas por la Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia, si las modificaciones implican montos mayores a los Q. 90,000.00, que impliquen
eventos de Cotización y/o licitación deben ser notificados a la Dirección de Asuntos Administrativos para que
someta a aprobación del Viceministro de Administración Interna.
3) Pueden realizarse modificaciones según requerimientos a lo largo del ejercicio fiscal.
PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACCNo.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Solicita a los Jefes de Departamento de su Dependencia la Programación de
Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo
Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe contener el detalle de
insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato “Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC-“.
2.
Elabora la programación de productos y subproductos solicitada en base a
necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Almacén,
presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal
vigente.
Jefes de Departamentos
3.
Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas
físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia.
Autoridad Superior de la
Dependencia
Autoridad Superior de la
Dependencia
Convoca a reunión a los Jefes de Departamento, para analizar de manera particular
cada una de las programaciones y el detalle de los insumos.
4.
Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las mismas.
Autoridad Superior de la
Dependencia
Con las correcciones efectuadas, traslada a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos -DESAI- o su equivalente, para que consolide la Programación
de Productos y Sub-productos de la Dependencia.
5.
Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-
6.
Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los
Jefe DESAI o su equivalente
saldos existentes, demanda mensual y tiempo de abastecimiento por insumos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe DESAI o su equivalente
Página 127
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
7.
Analiza información, establece los periodos de abastecimiento y en función de las
cantidades requeridas en la Programación de Productos y Sub-productos (metas
Jefe DESAI o su equivalente
físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada a la Autoridad Superior de la
dependencia para su consideración.
8.
Recibe y analiza el PACC.
Autoridad Superior de la
Dependencia
9.
Si tiene observaciones, solicita a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o su equivalente, que realice modificaciones.
Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello, y traslada a la
Dirección de Asuntos Administrativos -DAA-, con copia a la Dirección Normativa de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Autoridad Superior de la
Dependencia
10.
Recibe el PACC de todas las Dependencias del MINFIN y traslada al Departamento de
Gestión de Adquisiciones.
Autoridad Superior DAA
11. Traslada información a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
12.
Consolida el “Plan Anual de Compras y Contrataciones Institucional” diferenciado por
Dependencias.
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Sección de Normas y
Programación de
Adquisiciones
Revisa información, y con el visto bueno de la Autoridad Superior de la Dirección de
13. Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración
Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
14. Recibe y revisa el PACC.
Viceministro de
Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Si está de acuerdo, aprueba mediante firma y sello.
15.
Si tiene observaciones, remite a la Dirección de Servicios Administrativos para que
curse la atención según correspondan a cada dependencia.
16. Recibe PACC autorizado y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
17.
Recibe PACC y envía copia a las diferentes Dependencias del MINFIN y a la Dirección
Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Viceministro de
Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Autoridad Superior DAA
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realiza análisis del PACC tomando en consideración los siguientes aspectos:
 Monto del “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“, versus el monto
del presupuesto aprobado para su Unidad Ejecutora.
 Las compras y contrataciones incluidas en el PACC versus las asignaciones por
renglón de gasto.
 Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto
vigente.
 Otras variables externas aplicables al caso.
Jefe DESAI o equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 128
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC, confirma a
la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del PACC.
2.
Si la asignación presupuestaria no corresponde al requerimiento del PACC, notifica a
la Autoridad Superior de la dependencia para que se gestione la solicitud de
ampliación presupuestaria según procedimiento “Modificaciones Presupuestarias” o
determine si es factible realizar ajustes al PACC en función de los montos asignados.
Jefe DESAI o equivalente
3.
En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad presupuestaria, realiza
ajustes al PACC en coordinación con los Jefes de departamento y traslada a la
Autoridad Superior de la Dependencia.
Jefe DESAI o equivalente
4.
Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica a la Dirección de Asuntos
Administrativos la confirmación o modificación del PACC presentado anteriormente.
Autoridad Superior de la
Dependencia
5.
Recibe PACC de las dependencias y traslada al Departamento de Gestión de
Adquisiciones.
Autoridad Superior DAA
6.
Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
7.
Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones presentadas por
las diferentes Dependencias y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Sección de Normas y
Programación de
Adquisiciones
8.
Revisa información, con visto bueno de la Autoridad Superior de la Dirección de
Asuntos Administrativo envía PACC actualizado al Viceministro de Administración
Interna y Desarrollo de Sistemas
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
9.
Recibe y revisa el PACC actualizado.
Viceministro de
Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Si está de acuerdo, aprueba mediante firma y sello.
10.
Si tiene observaciones, remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que
curse la atención según correspondan a cada dependencia.
11. Recibe información y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Recibe PACC autorizado, notifica a las diferentes Dependencias respecto a los bienes o
servicios que serán adquiridos de manera centralizada por la Dirección de Asuntos
Administrativos, mediante eventos de cotización y/o licitación institucional, en función
12. del monto o la periodicidad de compra.
Viceministro de
Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Autoridad Superior DAA
Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Envía copia del PACC a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Recibe PACC autorizado e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
13. Administrativos Internos o su equivalente, para que elabore la “Programación de
Compras y Contrataciones” según planificación.
14.
Autoridad Superior de la
Dependencia
Elabora programación de compras y traslada al Encargado de Compras para su
Jefe DESAI o su equivalente
ejecución.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 129
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Proceso de Adquisiciones
01
1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento de Compra Directa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para las modalidades de Compra Directa por Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y
mediante Comprobante Único de Registro -CUR-, según leyes y normativas aplicables. Inicia: Elaboración de solicitud de
compra. Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
Lineamientos y directrices institucionales.
Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción.
Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la compra.
2) En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones
técnicas y condiciones de almacenamiento.
3) Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda.
4) En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su
firma e identificando el evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho
Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicación Social.
5) Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehículos, se excluye consignar la
verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
6) En las compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la sección de Justificación del formato
“Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos.
7) Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los reintegros
solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro” y en los casos de compra de materiales
y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” para efectos de ingreso al almacén, en un plazo no mayor de
cinco días.
8) En el caso de proveedores únicos y adquisiciones de bienes o servicios específicos, se excluye la realización de dos
cotizaciones requeridas según procedimiento, debiendo presentar la única cotización con firma de la Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia que avala la compra, anotación de justificación según corresponda y se
omite la realización del formato “Cuadro Comparativo de Ofertas”.
9) Se exceptúan de concurso público de ofertas los casos de la compra de boletos aéreos y las publicaciones en medios
de comunicación que no excedan el monto para compra directa. En el caso de publicaciones los elementos para
seleccionar el proveedor se realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de la Dirección
de Comunicación Social.
10) El formulario “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”, debe ser llenado con toda la información
requerida; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a la Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio.
11) Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores a cinco mil quetzales exactos (Q 5,000.00) deberán
obtenerse las ofertas electrónicas a través del portal de Guatecompras con el objeto de adjudicar al proveedor que
cumpla los requerimientos y favorezca a los intereses del Estado. Se exceptúa de esta disposición el mantenimiento
y reparación de vehículos al servicio del Despacho, Vice Despachos Ministeriales y Dependencias del Ministerio que
reciben servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo directamente en la agencia respectiva y talleres
autorizados según las Normas para Mantenimiento de Vehículos Automotores, y los casos debidamente justificados
y avalados por la Autoridad Superior.
12) Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante compra directa,
deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, y ser
respaldados mediante documentos de legítimo abono, que reúnan los requisitos legales respectivos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 130
Plantilla 2.0
13) En los casos de parquímetros, pasajes de trasporte público urbano y otros gastos de menor cuantía se deberá
elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificación y autorización de la persona quien requirió el
servicio y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, o Departamento Administrativo
Financiero o Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda.
14) Se requerirá la liquidación del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido, y el Encargado
reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, Departamento de Gestión
Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que
correspondan.
15) No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito, multas, moras o
intereses.
16) Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como los descritos en el
procedimiento.
17) La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, según corresponda y en ausencia de ellos,
podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
18) Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles; y para el
caso de la Dirección Financiera y la Dirección de Asuntos Administrativos de cinco (5) días hábiles, a partir de la
fecha de emisión. Las personas nombradas para llevar la administración del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo
Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior.
19) Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos,
Departamento Administrativo Financiero, Departamento de Gestión de Adquisiciones, y Departamento de Gestión
Interna según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación
de la presente normativa.
20) El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme las
funciones y los procedimientos establecidos.
21) La autorización de la forma “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” corresponde únicamente a la
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia, debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
22) La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia es la responsable de la autorización del gasto, el cual se
concretará:
a) con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” o en la cotización del proveedor.
b) con la firma en el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja chica” para los gastos ejecutados a
través de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
23) En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja
chica” será firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia.
COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora “Solicitud de compra por Caja Chica”, llenando la información requerida;
envía al Encargado de Compras o Responsable de la compra.
Solicitante
Revisa la información de la “Solicitud de compra por Caja Chica”.
Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones.
2.
Si la información es correcta, realiza verificación de código de insumo, disponibilidad
en almacén y requiere al Encargado de Presupuesto verificación presupuestaria y
especificación de centro de costo.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Cuando corresponda, solicitará la creación del código de insumo ante la Dirección
Técnica de Presupuesto.
3.
Requiere al responsable de la administración del fondo de Caja Chica el efectivo para
realizar la(s) compra(s).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Página 131
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.
Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra por Caja Chica”, elabora y firma
“Vale de Caja Chica”, solicita firma y sello de Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero.
Responsable de fondo de
Caja Chica
5.
Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja Chica” al Encargado de Compras
o responsable de la(s) compra(s).
Responsable de Caja Chica
6.
Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s).
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
7.
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones
aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde
al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
8.
Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no cumple con la
información requerida, para que emita nueva factura con la información correcta. Si
la factura cumple con la información requerida procede al siguiente paso.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
9.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del
concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo suficientemente clara. Firma y
sella.
En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el reverso de
la factura.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Traslada factura original al Encargado de Almacén, en el caso de insumos y bienes,
10. adjuntando copia del Vale de Caja Chica, documentos necesarios para el ingreso al
almacén.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y devuelve al
11. Encargado de Compras o Responsable de la(s) Compra(s), factura(s) original(es) y
“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.
Encargado de Almacén
12.
Solicita liquidación del vale ante el responsable de la administración del fondo de Caja
Chica, entregando la documentación de respaldo.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Revisa la documentación de legítimo abono. Realiza liquidación del vale, colocando
13. sello de liquidado y entrega copia al Encargado de Compras o responsable de la(s) Responsable de Caja Chica
compra(s).
14.
Recibe expediente y continúa según procedimiento “Constitución y Reposición del
Fondo de Caja Chica”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Responsable de Caja Chica
Página 132
Plantilla 2.0
COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información
requerida y traslada al Encargado de Compras, adjuntando el dictamen técnico que
contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda.
Solicitante
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y
verifica código(s) de insumo(s), disponibilidad en almacén y requiere al Encargado de
Presupuesto verificación presupuestaria.
2.
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o
elaboración de uno nuevo según corresponda.
Encargado de Compras o
Encargado de Centro de
Costo
Si la información es correcta procede al siguiente paso.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC- de la dependencia.
3.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos -DSAI- o equivalente y continúa
en paso 4.
Encargado de Compras
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua en el paso 6.
4.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a
consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia para avalar
la compra.
Jefe DSAI o equivalente
Recibe y evalúa la solicitud de compra.
5.
Si autoriza la compra, solicita la integración de la compra al PACC según
Autoridad Administrativa
procedimiento “Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y
Superior de la Dependencia
Contrataciones”; continúa con el procedimiento correspondiente.
Si no autoriza la compra finaliza el proceso de compra.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en
Contrato Abierto.
6.
Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las especificaciones de la
dependencia, referirse al “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”.
Encargado de Compras
Si no está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto o no cumple(n) con las
especificaciones de la dependencia y dentro del marco legal es factible realizar la
compra fuera de esa modalidad, realiza como mínimo dos cotizaciones.
Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones
realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo
dejar evidencia de las invitaciones realizadas a cotizar.
7.
Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para
documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones.
Encargado de Compras
Traslada expediente al Encargado de Presupuesto.
8.
Recibe expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información de
“Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”
 Renglón Presupuestario
 Verificación de disponibilidad presupuestaria
Encargado de Presupuesto
Traslada expediente al Encargado de Compras.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 133
Plantilla 2.0
No.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Traslada expediente de compras que contenga:
 Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
 Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
 Ofertas recibidas
 Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique
RESPONSABLE
Encargado de Compras
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”.
Si la documentación es incorrecta, devuelve al Encargado de Compras para que
10. realice las correcciones correspondientes.
Jefe DSAI o equivalente
Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compra.
Traslada expediente al Encargado de Compras.
11.
12.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
correspondiente.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, mediante firma en el Cuadro
comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
Encargado de Compras
Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia
Traslada expediente al Encargado de Compras.
Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al proveedor e
13. indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio
y traslada expediente al responsable de la administración del Fondo Rotativo Interno.
Encargado de Compras
Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas registradas según
procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”. Traslada expediente sin el
cheque al encargado de Compras.
14.
En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los
almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio, entrega mediante vale el
cheque respectivo al Encargado de Compras o responsable de realizar la compra y
procede en el paso No. 19.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al Encargado de
Almacén la fecha y hora de recepción y coordina la logística de ingreso de visitas, en el
15.
caso de servicios notifica al receptor del mismo, traslada copia de la “Solicitud de
Compra y/o Contratación de Servicio”.
Responsable de Fondo
Rotativo Interno
Encargado de Compras
Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando se trate de
bienes o insumos. Luego traslada expediente al Encargado de Compras.
16.
Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la
realiza el Encargado de Compras o responsable de realizar la compra, quien debe
entregar al Encargado de Almacén los mismos para su registro.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones
17.
aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde
al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Encargado de Almacén
Encargado de Compras
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 134
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del
concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma
en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos, o Gestión Interna, o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. En el
18.
caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q5,000.00 el
solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el
monto sea mayor a Q5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato
“Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
RESPONSABLE
Encargado de Compras
Traslada expediente al Encargado de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y
regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo Interno según procedimiento
“Manejo y Reposición del Fondo Rotativo”.
19.
Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque, el encargado
de Compra o responsable asignado deberá realizar la liquidación correspondiente ante
el Encargado de Fondo Rotativo Interno.
Encargado de Compras
Cuando corresponda traslada la información correspondiente al responsable para
realizar publicación en GUATECOMPRAS, según normativa vigente.
20. Notifica al interesado que la compra fue realizada.
Encargado de Compras
COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO –CURNo.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información
requerida y traslada al Encargado de Compras, adjuntando el dictamen técnico que
contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda.
1.
Solicitante
Nota: Cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y
pactados con entregas o servicios parciales (compromisos pendientes de devengar)
deberá remitirse al numeral 20 de este procedimiento.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y
verifica código(s) de insumo(s) y disponibilidad en almacén.
2.
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o
elaboración de nuevo formulario según corresponda.
Encargado de Compras
Si la información es correcta, continua con el paso 3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC- de la dependencia.
3.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y continúa en paso
4.
Encargado de Compras
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua en el paso 8.
4.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a
consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia para avalar
la compra.
Jefe DSAI o equivalente
Recibe y evalúa la solicitud de compra.
5.
Si autoriza la compra, solicita la integración de la compra al PACC según Autoridad Administrativa
procedimiento “Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Superior de la Dependencia
Contrataciones”; continúa con el paso 6.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 135
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si no autoriza la compra finaliza el proceso de compra.
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al
Encargado de Compras.
6.
Cuando corresponda, solicitará previamente la creación del código de insumo ante la
Dirección Técnica de Presupuesto.
7.
Realiza consolidación de pre órdenes de compra.
Responsable de Centro de
Costos o su equivalente
Encargado de Compras
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en
Contrato Abierto.
8.
Cuando sí se encuentra(n) adjudicado(s) y cumple(n) con las especificaciones de la
dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Contrato Abierto.
Encargado de Compras
Cuando no se encuentran(n) adjudicados(s) o no cumple(n) con las especificaciones
de la dependencia y es factible dentro del marco legal realizar la compra fuera de esa
modalidad, continua con el paso 9.
Realiza como mínimo dos cotizaciones. Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas”
con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único
o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitación a cotizar.
9.
Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para
documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones.
Encargado de Compras
Traslada expediente a Encargado de Presupuesto.
Recibe expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información de
“Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”
 Renglón Presupuestario
10.
Encargado de Presupuesto
 Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Encargado de Compras.
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente,
el expediente de compras que contenga:
 Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
11.
 Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
 Ofertas recibidas
 Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique
Encargado de Compras
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”.
12.
Si la documentación es incorrecta, devuelve al Encargado de Compras para que
realice las correcciones correspondientes.
Jefe DSAI o equivalente
Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compra.
Traslada expediente al Encargado de Compras.
13.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
correspondiente.
14.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto mediante firma en el Cuadro Autoridad Administrativa
Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
Superior de la Dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras
Página 136
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Traslada expediente al Encargado de Compras.
Gestiona cuando corresponda la elaboración de la Constancia de Disponibilidad
15. Presupuestaria -CDP-.
Recibe expediente del área de presupuesto, registra adjudicación de compra en SIGES.
Encargado de Compras
16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra.
Jefe DSAI o equivalente
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes y adjunta al expediente;
traslada al Encargado de Presupuesto para que continúe con el procedimiento
17.
“Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando corresponda elabora la
Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-.
Encargado de Compras
Recibe expediente, formaliza la compra notificando al proveedor mediante copia
electrónica de la Orden de Compra, e indica el lugar y fecha de entrega del bien,
suministro y/o prestación del servicio.
18.
Encargado de Compras
Cuando corresponda debe publicar en GUATECOMPRAS la información respectiva
según normativa vigente.
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Encargado de
Compras.
Jefe DSAI o equivalente
Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga de expedientes
anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales
(compromisos pendientes de devengar), con la siguiente documentación:
 Fotocopia certificada de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio” inicial.
20.
 Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su resolución de
aprobación.
 Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas
 Fotocopia de Impresión de la Orden de Compra.
 Impresión CUR de compromiso.
Encargado de Compras
Notifica al Encargado de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos
adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. En el caso de servicios notifica al
21.
receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y
la orden de compra correspondiente.
Encargado de Compras
19.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: Detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
22.
operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: En números.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde
al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Encargado de Compras
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos, según procedimiento “Ingreso a
Almacén” y traslada expediente de compra al Encargado de Compras.
23.
Encargado de Almacén
Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción
la realiza el Encargado de Compras o responsable de realizar la compra, quien debe
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 137
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
entregar al Encargado de Almacén los mismos para su registro.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del
concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma
en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos, o Gestión Interna, o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. En el
caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q5,000.00 el
solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el
24. monto sea mayor a Q5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato
“Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
En el caso de contratación de servicios técnicos y profesionales contratados bajo el
renglón 029 o subgrupo 18, se debe proceder de acuerdo a los procedimientos:
“Contrataciones de Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón 029” o
“Contratación de Otros Estudios y/o Servicios con cargo al subgrupo 18” según
corresponda.
Encargado de Compras
25. Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES.
Encargado de Compras
26. Aprueba liquidación en SIGES.
Jefe DSAI o equivalente, o
Jefe de Sección de Compras
Directas DAA
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas
correspondientes y las adjunta al expediente.
27.
Encargado de Compras
Traslada expediente al Encargado de Presupuesto para la realización del
procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de Devengado.
28. Notifica al solicitante que la compra fue realizada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras
Página 138
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Proceso de Adquisiciones
01
1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Cotización de Dependencias Desconcentradas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la
modalidad de compra por cotización, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a
las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio. Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Constitución Política de la República de Guatemala.
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
Ley Contra la Corrupción.
Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No.
1.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones PACC- vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive del
mismo
Jefe Administrativo y/o
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el caso de
equipos, suministros y/o servicios especializados para corroborar el código de
insumo.
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Si no existe el código, procede a la creación del mismo.
3.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud
de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación de entregas en los
casos de recepciones parciales
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la
información requerida.
4.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones
técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios.
Solicitante
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos
al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y
revisa la información que forma parte del expediente.
5.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un
nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si la información es correcta elabora los documentos siguientes:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 139
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
 Proyecto de Bases de Cotización de acuerdo a los requisitos establecidos en la
Ley de Contrataciones y Reglamento.
 Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según
corresponda.
 Proyecto de contrato administrativo.
 Oficios de solicitud de nombramientos de tres personas para integrar Junta de
Cotización previa instrucción de las autoridades correspondientes.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los
documentos.
6.
7.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra,
especificaciones técnicas, proyecto de bases de cotización) y oficio a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el proyecto de bases
de cotización cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no
fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén
correctamente formulados.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Jefe de Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones
correspondientes.
8.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases en el
Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRASRecibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el
cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la
recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime
constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
9.
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 20 del procedimiento.
Jefe DSAI
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes
(administrativo, legal, técnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la
respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área
especializada externa.
10. Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada respuesta a la
persona correspondiente y continúa en el paso No. 12.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área
correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior.
11.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dirección interesada.
Área especializada externa
12. Recibe respuesta y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Autoridad Administrativa
Superior Dirección Interesada
13. Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su visto bueno.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema
Jefe DSAI y Encargado de
14. GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de Compras o Responsable de la
consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al
Compra
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 140
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
expediente.
15. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Cotización.
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:
1. Proyecto de Bases de Cotización
2. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta
16.
3. Proyecto de Contrato
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de
Asesoría Jurídica.
17.
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Autoridad
Dirección de Asesoría Jurídica
Administrativa Superior de la Dirección Interesada.
18.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Junta de
Cotización y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Autoridad Administrativa
Superior de la Dirección
Interesada
19.
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría
Jurídica y continúa con el trámite.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
20.
Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma de la autoridad
administrativa superior de la dependencia.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Integra expediente con los documentos siguientes:
1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio
2. Bases de Cotización
3. Especificaciones técnicas
4. Dictamen técnico
5. Opinión Jurídica
6. Modelo de Contrato Administrativo
21.
7. Formulario de Presentación de Oferta
8. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)
9. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
10. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros de la
Junta de Cotización.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los
documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta,
22. Bases de Cotización, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de
Cotización y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el
23. “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Autoridad Administrativa
Superior Dependencia
24. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta
Coordinador de la Sección de
25. proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Cotización y
Eventos de Adquisición
Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización, utilizando los
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 141
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de
Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dirección Solicitante para
que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
26.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a
Dirección de Asesoría Jurídica
firma.
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de
requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma
27. Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a
las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho
Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección
de Asuntos Administrativos.
28.
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Coordinador de la Sección de
Eventos de Adquisición
Ministro
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número
correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los
integrantes de la Junta de Cotización la resolución de nombramiento.
Coordinador de la Sección de
29.
Eventos de Adquisición
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones
para el envío del mismo a la Dirección Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Cotización, redacta nota de
convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre del evento, número
30.
de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas
y solicita firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:
1. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
2. Bases de Cotización y especificaciones técnicas
3. Dictamen técnico
4. Opinión Jurídica
31.
5. Proyecto de Contrato Administrativo
6. Formulario de Presentación de Oferta
7. Nota de convocatoria a cotizar
8. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Cotización
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Jefe DSAI y Encargado de
Compras o Responsable de la
Compra
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.
Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de
Cotización nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como
32.
el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las
bases.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura
plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta,
seguro de caución de sostenimiento de oferta y otros datos que la Junta de
Cotización considere necesarios. Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de
33. plicas y traslada copia al Encargado de Compras o Responsable de la Compra para su
publicación.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Junta de Cotización
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las
autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 142
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Estado.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia
34. certificada, publica en sistema GUATECOMPRAS a más tardar un día hábil después
de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Cotización,
35. especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación,
resolución de la junta y traslada copia al Jefe DSAI.
Junta de Cotización
Certifica el acta de adjudicación y coordina la publicación de la misma y la resolución
36. de la junta en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos establecidos.
Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe DSAI
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
37.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Cotización, para que analicen
y respondan dentro de los plazos establecidos.
Jefe DSAI
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización,
que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
38.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo
establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema
GUATECOMPRAS.
Junta de Cotización
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 40.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema
39. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la
Junta de Cotización.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y
40. constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Junta de Cotización
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta
proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo establecido;
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Coordinador de la Sección de
41.
Eventos de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Cotización correspondiente
para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma
realizando las correcciones requeridas.
42.
Dirección de Asesoría Jurídica
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al
Coordinador de la Sección de
43. Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Autoridad Administrativa
Eventos de Adquisiciones
Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos.
44.
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Cotización, firma y
sella resolución ministerial.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Ministro
Página 143
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si imprueba lo actuado por la Junta de Cotización, devuelve el expediente para
continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número
correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Coordinador de la Sección de
45.
Eventos de Adquisición
Traslada el expediente a la dependencia interesada en la compra.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles
siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime
constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.
46.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de
recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del
expediente administrativo.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso No. 50.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y
notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización y oferentes.
47.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con
lo que establezca la misma.
Secretaría General
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el
expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia interesada.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s)
administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s),
imprime en el papel con las características establecidas en la ley y coordina su
revisión y suscripción, una vez cumplido con el plazo para la interposición de
48. recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones
correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro
correspondiente.
49.
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de
Asuntos Administrativos.
50.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del
expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante
providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Autoridad Administrativa
Superior DAA
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra
para el cumplimiento de los mismos.
51.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no
trasladar a firma y devuelve expediente.
Dirección de Asesoría Jurídica
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 144
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones
proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, quien
52. coordina la elaboración de la providencia para remitir el expediente a la
dependencia responsable de la compra.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
53.
Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Autoridad Administrativa
Superior DAA
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
54.
Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministerio Departamento de Gestión de
correspondiente.
Adquisiciones
55.
Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de
Viceministro correspondiente
Asuntos Administrativos.
56. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor
57. adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de
Caución de cumplimiento de contrato.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
58.
Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato a la dependencia
responsable de la compra.
Proveedor adjudicado
59.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato al expediente y traslada
expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
60.
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y Departamento de Gestión de
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en
61. providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a Dirección de Asesoría Jurídica
la Sección de Eventos de Adquisición.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo,
elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior Coordinador de la Sección de
62.
de la Dirección de Asuntos Administrativos, y traslada a la Autoridad Superior del
Eventos de Adquisición
Ministerio.
63. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial.
64.
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a
la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro correspondiente
Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
Departamento de Gestión de
65.
Adquisiciones
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Elabora oficio para remitir al Registro de Contratos de Contraloría General de
Cuentas, adjuntando copia de:
66.
 Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato
 Contrato administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Página 145
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
responsable de la compra y envía documentos.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS oficio con firma y sello de recibido del
Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo
67. y Acuerdo Ministerial de aprobación en los plazos establecidos en ley.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y
supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene
68.
firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia responsable de la
compra. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los
requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de
Departamento de Gestión de
69. Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica,
Adquisiciones
mediante oficio con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la
Dirección de Asuntos Administrativos.
70.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no trasladar a
Dirección de Asesoría Jurídica
firma.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones
requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Departamento de Gestión de
71.
Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección
Adquisiciones
de Asuntos Administrativos.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
72.
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la
Resolución con la Secretaría General.
73. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de
nombramiento.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
74.
Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la
recepción y liquidación del contrato.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el
contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio y la
factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o insumos se realiza
suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”.
75.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando
el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Comisión Receptora y
Liquidadora
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 146
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte
al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y
76.
cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos
suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del
Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están
77.
completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.
RESPONSABLE
Jefe DSAI
Comisión Receptora y
Liquidadora
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos..
Recibe y revisa expediente, analiza de la documentación y si cumple con los
requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de
recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
78.
79.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia
responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y
Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos
faltantes.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos
Dirección de Asesoría Jurídica
Administrativos.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría
Departamento de Gestión de
80. Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al
Adquisiciones
Despacho Ministerial.
81.
Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Ministro
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución
Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Departamento de Gestión de
82.
Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada
Adquisiciones
expediente a la dependencia responsable de la compra.
83. Recibe el expediente para archivo y custodia.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Página 147
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Proceso de Adquisiciones
01
1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Licitación de Dependencias Desconcentradas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la
modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a
las dependencias que realizan sus adquisiciones a través de la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio. Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Constitución Política de la República de Guatemala
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS
Ley Contra la Corrupción
Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No.
1.
2.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones PACC- vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive del
mismo.
Jefe Administrativo y/o
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el caso de
equipos, suministros y/o servicios especializados para corroborar el código de
insumo.
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Si no existe el código, procede a la creación del mismo.
3.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud
de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación de entregas en los
casos de recepciones parciales
Encargado de Compras o
Responsable de Compras
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la
información requerida.
4.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones
técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios.
Solicitante
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos
al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y
revisa la información que forma parte del expediente.
5.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un
nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si la información es correcta elabora los documentos siguientes:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 148
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
 Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos establecidos en la
Ley de Contrataciones y Reglamento.
 Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según
corresponda.
 Proyecto de contrato administrativo.
 Oficios de solicitud de nombramientos de cinco personas para integrar Junta
de Licitación previa instrucción de las autoridades correspondientes.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los
documentos.
6.
7.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra,
especificaciones técnicas, proyecto de bases de licitación) y oficio a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el proyecto de bases
de licitación cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no
fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén
correctamente formulados.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Jefe de Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones
correspondientes.
8.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases en el
Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRASRecibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el
cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la
recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime
constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
9.
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 21 del procedimiento.
Jefe DSAI
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes
(administrativo, legal, técnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la
respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área
especializada externa.
10.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada respuesta a la
persona correspondiente y continúa en el paso No. 12.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área
correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia.
11.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dirección interesada.
Área especializada externa
12. Recibe respuesta y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Autoridad Administrativa
Superior Dirección Interesada
13. Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su visto bueno.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 149
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema
Jefe DSAI y Encargado de
GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de
14.
Compras o Responsable de la
consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al
Compra
expediente.
15. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Licitación.
Integra el expediente para solicitud de dictamen jurídico con la siguiente
información:
a) Proyecto de Bases de Licitación
b) Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta
16.
c) Proyecto de Contrato
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de
Asesoría Jurídica.
17.
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Autoridad
Dirección de Asesoría Jurídica
Administrativa Superior de la Dirección Interesada.
18.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Junta de
Licitación y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Autoridad Administrativa
Superior de la Dirección
Interesada
19.
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría
Jurídica y continúa con el trámite.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
20.
Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma de la autoridad
administrativa superior de la dependencia.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Integra expediente con los documentos siguientes:
a) Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio
b) Bases de Licitación
c) Especificaciones técnicas
d) Dictamen técnico
e) Opinión Jurídica
f) Modelo de Contrato Administrativo
21.
g) Formulario de Presentación de Oferta
h) Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)
i) Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
j) Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros de la
Junta de Licitación.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los
documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta,
22. Bases de Licitación, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de
Licitación y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el
23. “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Autoridad Administrativa
Superior Dependencia
24. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 150
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta
proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Licitación y Resolución
Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación, utilizando los modelos
establecidos. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Coordinador de la Sección de
25.
Jurídica.
Eventos de Adquisición
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dirección Solicitante para
que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
26.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a
Dirección de Asesoría Jurídica
firma.
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de
requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma
27. Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a
las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho
Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección
de Asuntos Administrativos.
28.
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Coordinador de la Sección de
Eventos de Adquisición
Ministro
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número
correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los
integrantes de la Junta de Licitación la resolución de nombramiento.
Coordinador de la Sección de
29.
Eventos de Adquisición
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones
para el envío del mismo a la Dirección Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Licitación, redacta nota de
convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre del evento, número
30.
de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas
y solicita firma de Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:
a) Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio
b) Bases de Licitación y especificaciones técnicas
c) Dictamen técnico
d) Opinión Jurídica
e) Proyecto de Contrato Administrativo
31.
f) Formulario de Presentación de Oferta
g) Nota de convocatoria a licitar
h) Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Licitación
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Jefe DSAI y Encargado de
Compras o Responsable de la
Compra
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente y coordina la
publicación en el Diario de Centroamérica.
Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Licitación
32. nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número
de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura
plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta,
seguro de caución de sostenimiento de oferta y otros datos que la Junta de Licitación
33.
considere necesarios. Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y
traslada copia al Encargado de Compras o Responsable de la Compra para su
publicación.
Junta de Licitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 151
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las
autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del
Estado.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia
34. certificada, publica en sistema GUATECOMPRAS a más tardar un día hábil después
de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Licitación,
35. especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación y
traslada copia al Jefe DSAI.
Junta de Licitación
Emite certificación de acta de adjudicación o copia certificada, y coordina la
publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes
36.
a la fecha de emisión del acta de adjudicación, imprime constancia de la operación y
adjunta al expediente.
Jefe DSAI
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Licitación, para que analicen y
37. respondan.
Jefe DSAI
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación, que
no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
38. Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo
establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS al Jefe DSAI.
Junta de Licitación
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 41.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema
39. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la
Junta de Licitación.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y
40. constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Junta de Licitación
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta
proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo establecido;
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Coordinador de la Sección de
41.
Eventos de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Licitación correspondiente
para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando
las correcciones requeridas.
42.
Dirección de Asesoría Jurídica
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al
Coordinador de la Sección de
43. Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Autoridad Administrativa
Eventos de Adquisiciones
Superior de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 152
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Licitación, firma y
sella resolución ministerial.
44. Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitación, devuelve el expediente para
continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones.
Ministro
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número
correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Coordinador de la Sección de
45.
Eventos de Adquisición
Traslada el expediente a la dependencia encargada de la compra.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles
siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia
de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para la interposición de recursos administrativos.
46.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de
recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del
expediente administrativo.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso No. 49.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y
notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y oferentes.
47.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con
lo que establezca la misma.
Secretaría General
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente
a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia interesada.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s)
administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s),
imprime en el papel con las características establecidas en la ley y coordina su
suscripción, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o
48.
resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes
en el sistema GUATECOMPRAS.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro
correspondiente.
49.
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección de
Asuntos Administrativos.
50.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del
expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante
providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Autoridad Administrativa
Superior DAA
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra
para el cumplimiento de los mismos.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no
51. trasladar a firma y devuelve expediente.
Dirección de Asesoría Jurídica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 153
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de
Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones
proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, quien
52. coordina la elaboración de la providencia para remitir el expediente a la
dependencia responsable de la compra.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
53.
Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Autoridad Administrativa
Superior DAA
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
54.
Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministerio Departamento de Gestión de
correspondiente.
Adquisiciones
55.
Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de
Viceministro correspondiente
Asuntos Administrativos.
56. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor
57. adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de
Caución de cumplimiento de contrato.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
58.
Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato a la dependencia
responsable de la compra.
Proveedor adjudicado
59.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato al expediente y traslada
expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
60.
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y Departamento de Gestión de
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Adquisiciones
61.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en
Dirección de Asesoría Jurídica
providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo,
elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior Coordinador de la Sección de
62.
de la Dirección de Asuntos Administrativos, y traslada a la Autoridad Superior del
Eventos de Adquisición
Ministerio.
63. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial.
64.
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a
la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro correspondiente
Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
Departamento de Gestión de
65.
Adquisiciones
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Elabora oficio para remitir al Registro de Contratos de Contraloría General de
Cuentas, adjuntando:
66.
 Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato
 Copia certificada de Contrato administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Página 154
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
responsable de la compra y envía documentos.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS oficio con firma y sello de recibido del
Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo
67. y Acuerdo Ministerial de aprobación en los plazos establecidos en ley.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y
supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene
68.
firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia responsable de la
compra. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los
requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de
Departamento de Gestión de
69. Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica,
Adquisiciones
mediante oficio con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la
Dirección de Asuntos Administrativos.
70.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no trasladar a
Dirección de Asesoría Jurídica
firma.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones
requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Departamento de Gestión de
71.
Ministerial con visto bueno de la Autoridad Administrativa Superior de la Dirección
Adquisiciones
de Asuntos Administrativos.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
72.
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la
Resolución con la Secretaría General.
73. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de
nombramiento.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
74.
Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la
recepción y liquidación del contrato.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el
contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio y la
factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o insumos se realiza
suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”.
75.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando
el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Comisión Receptora y
Liquidadora
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 155
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte
al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y
76.
cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos
suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del
Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están
77.
completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.
RESPONSABLE
Jefe DSAI
Comisión Receptora y
Liquidadora
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Recibe y revisa expediente, analiza de la documentación y si cumple con los
requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de
recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
78.
79.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia
responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y
Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos
faltantes.
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos
Dirección de Asesoría Jurídica
Administrativos.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría
Departamento de Gestión de
80. Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al
Adquisiciones
Despacho Ministerial.
81.
Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Ministro
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución
Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Departamento de Gestión de
82.
Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada
Adquisiciones
expediente a la dependencia responsable de la compra.
83. Recibe el expediente para archivo y custodia.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Página 156
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
ADQUISICIONES
01
1 de 3
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Compra por Contrato Abierto
PROPÓSITO DEL DOCUMENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la
modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio.
Finaliza: Notificación de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Constitución Política de la República de Guatemala
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS
Ley Contra la Corrupción
Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
Guía de Sistema de Gestión y Preorden de Compra
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la
información requerida y traslada al Encargado de Compras.
Solicitante
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y revisa la
información.
2.
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o
elaboración de uno nuevo según corresponda.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Si la información es correcta, continúa con el procedimiento.
3.
4.
¿Compra se pagará con cheque o acreditamiento en cuenta?
Acreditamiento en cuenta, traslada solicitud al Responsable de Centro de
Costos.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Cheque, continúa en paso No. 7.
5.
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada
al Encargado de Compras o Responsable de la compra.
6.
Realiza consolidación de pre órdenes de compra.
Responsable de Centro de Costos
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia.
7.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos -DESAI-.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua en el paso
No. 10.
8.
Evalúa la solicitud de compra según procedimiento “Planificación y
Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones - PACC”
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe DESAI
Página 157
Plantilla 2.0
No.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si la compra no procede finaliza el procedimiento. Si la compra procede,
solicita integración de la compra al PACC según procedimiento “Planificación y
Seguimiento al Plan Anual de compras y Contrataciones”.
Autoridad Superior de la
Dependencia
Según la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de
10. Contrato Abierto correspondiente, identifica los proveedores que tienen
adjudicado el bien o insumo solicitado.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Imprime el listado, subraya el renglón y proveedor seleccionado, imprime
11. carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud de
compra. Traslada solicitud de compra al Encargado de Presupuesto.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
 Renglón Presupuestario
12.
 Verificación de disponibilidad presupuestaria
Encargado de Presupuesto
Traslada al Encargo de Compras o Responsable de la Compra.
13.
Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos y Autoridad Superior de la Dependencia.
14. ¿Compra requirió pre-orden?
No requirió pre-orden, continúa en paso No. 19.
15.
Si requirió pre-orden, Registra adjudicación de compra en SIGES.
16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra.
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes y adjunta al
17. expediente; traslada al Encargado de Presupuesto para que continúe con el
procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”.
18.
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Encargado de
Compras o responsable de la compra.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Jefe DESAI
Encargado de Compras o
responsable de la compra
Jefe DESAI
Recibe expediente, notifica al proveedor, indicando el lugar, fecha y hora de
19. entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica
de la orden de compra (si aplica).
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Encargado de Almacén la fecha
y hora de recepción de los mismos, traslada copia de la “Solicitud de Compra
20.
y/o Contratación de Servicio” y copia de la orden de compra entregada al
proveedor (si aplica).
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”.
21. Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la
realiza el Encargado de Compras, quien debe entregar al Encargado de Almacén
los mismos para su registro.
Encargado de Almacén
Realiza evaluación de proveedores según procedimiento “Evaluación y Reevaluación de Proveedores”.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia.
23.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
22.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 158
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Totalizada: en números.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le
corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del
24. concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del
Jefe de la USAI o Departamento Administrativo.
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
25. ¿Compra requiere liquidación en SIGES?
Encargado de Compras o
Responsable de la Compra
No requiere liquidación en SIGES, continúa en paso No. 29.
26.
Si requiere liquidación en SIGES, registra liquidación de la adjudicación en el
SIGES.
27. Aprueba liquidación en SIGES.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Jefe DESAI
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona
firmas correspondientes y adjunta al expediente.
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Dependiendo de la modalidad de pago, traslada expediente de compra a donde
29. corresponda para realizar el pago según procedimiento establecido (Manejo y
Reposición del Fondo Rotativo o Ejecución por Acreditamiento en Cuenta).
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
28.
30.
Notifica al interesado que la compra fue realizada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Compras o
Responsable de la compra
Página 159
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES
01
1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Normas para la Administración de los Activos Fijos y Bienes Fungibles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer lineamientos para la administración del inventario de activos fijos y bienes fungibles, que permitan el
resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Públicas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad
DISPOSICIONES INTERNAS:
1.
NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO
a)
El Encargado de Inventarios debe realizar el inventario físico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una
vez al año, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual. (Ver Anexo).
b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, debe realizar muestreo de registros
en Tarjetas de Responsabilidad Individual, para determinar el grado de actualización de registros, dejando
evidencia a través del formato “Verificación de Registros de Inventario”.
2.
NORMAS PARA PRÉSTAMO DE BIENES FIJOS
a)
Únicamente se podrá dar en préstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los
procedimientos de “Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles”.
b) Si se trata de préstamos temporales dentro de la dependencia, debe elaborarse “Vale de Tenencia Temporal de
Activos Fijos o Bienes Fungibles”. Si el préstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones
es por un período superior de 1 mes, deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al
responsable de acuerdo al procedimiento “Registro y Asignación de Inventario”. En el caso de vacaciones,
suspensiones, licencias y otros, la vigencia del vale corresponderá al período autorizado.
c)
Si se trata de préstamos temporales entre dependencias, debe suscribirse acta administrativa, la cual debe
especificar la información detallada por bien y Unidad Administrativa que corresponda. Si el préstamo del bien
es superior a cuatro meses, deben realizarse las gestiones para el traslado según procedimiento “Egreso y
Registro de Activos Fijos por Traslado”.
d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de préstamo, el registro y control de éstos debe realizarse en el
formato “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de préstamo”.
e)
3.
Se prohíbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de préstamo cederlos a terceros.
NORMAS PARA CORRECCIONES
a)
En el caso de error en operación de valores o montos, debe realizarse la corrección a través de la reversión
contable de la operación.
b) En el caso de errores subsanables, procederá a realizar la corrección mediante razonamiento respectivo.
c)
Las tarjetas de responsabilidad que deban anularse y que aún no posea las firmas correspondientes, debe
realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta, anotando fecha, sello y firma de la persona que lo operó.
d) Cuando el documento de registro contable sufra daño que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 160
Plantilla 2.0
anularse el registro, se realizará razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Encargado de Inventario. Cuando se trate de la anulación de tarjetas de
responsabilidad, deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados, quien deberá firmar la
nueva tarjeta. En casos de relativa gravedad o impacto, se procederá a suscribir acta administrativa
correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido.
e)
4.
En ningún caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado, ya que únicamente aplica los
numerales de Corrección anteriores.
NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS
a)
En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garantía, notifica por
escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que accione a donde
corresponda.
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros
correspondientes.
5.
NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS
a)
Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles.
b) Para los accesorios adquiridos debe realizarse el ingreso y registro correspondiente.
6.
NORMAS PARA SOLVENCIAS
Las solvencias de inventario deben extenderse cuando la persona solicitante haya entregado los activos fijos y
bienes fungibles al Encargado de Inventario y este a su vez haya realizado los descargos correspondientes en las
“Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como en el “Resguardo de
Bienes” según aplique; realizados todos los descargos deben reportar saldo cero.
REALIZACIÓN DE INVENTARIO CONTABLE Y FÍSICO
No.
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Programa la realización de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos, el
cual debe realizarse al menos una vez al año; traslada directrices al Encargado
de Inventario y comunica al resto de personal para que esté disponible al
momento de la verificación.
Procede a realizar el inventario físico de acuerdo a la programación a través del
formato “Realización de Inventario Físico”, verificando los bienes asignados a
la persona responsable con base en las respectivas “Tarjetas de
Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como el
registro de “Resguardo de Bienes del SICOIN”.
Si existe diferencia entre lo físico y los registros, debe anotar adicionalmente la
descripción del bien y observaciones al respecto.
Elabora informe del inventario físico realizando clasificación por estado de los
bienes, faltantes y cualquier otra circunstancia.
Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el libro
“Registro y Control de Inventarios” correspondiente, firma y sella. Traslada al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo. Firma, sella y
determina las acciones que procedan.
5.
RESPONSABLE
Jefe DESAI o equivalente
Encargado de Inventario
Encargado de Inventario
Encargado de Inventario
Jefe DESAI o equivalente
Traslada libro “Registro y Control de Inventarios” a la Autoridad Superior de la
Dependencia.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 161
Plantilla 2.0
No.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Firma y sella; devuelve al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Autoridad Superior de la
Dependencia
Recibe, traslada e instruye al Encargado de Inventario respecto a las acciones a
seguir.
Recibe y archiva los registros.
Si existen instrucciones específicas para el tratamiento de los bienes, éstas
deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o demás acciones
correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe DESAI o equivalente
Encargado de Inventario
Página 162
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES
01
1 de 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Asignación de Inventario
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por
compra, traslado o donación, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de documento que ampara la adquisición.
Finaliza: Archivo de tarjetas de responsabilidad individual, resguardo de bienes y documentación de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparación, verificación y rendición de los inventarios
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promoción de compras que no
tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el
activo fijo o bien fungible el valor de los mismos, si no hubiera respuesta se sondeará el precio de mercado en base
a tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2) La Autoridad Superior de la Dependencia debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común.
3) Para la realización de la verificación de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea
necesario, se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.
4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehúse reponer o pagar el bien, deben iniciarse las acciones jurídicas
administrativas que correspondan.
5) En caso de extravío de un bien por una acción delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa
correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinión a la Dirección de Asesoría Jurídica del MINFIN.
6) Para la realización de traslado de bienes de una persona hacia otra persona específica, debe marcarse en el formato
“Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles” la opción tres del tipo de traslado, anotarse el nombre y firma de
la persona destinataria, con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes; los bienes no
pueden entregarse hasta que se haya notificado al Encargado de Inventario e iniciado la actualización de los
registros correspondientes.
INGRESO Y ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS POR COMPRA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe expediente del Encargado de Almacén, según procedimiento
“Ingreso a Almacén”.
Encargado de Inventario
2.
Verifica las características físicas del activo fijo con las especificaciones de
la factura.
Encargado de Inventario / Encargado
de Almacén
3.
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio, devuelve el expediente
al Encargado de Compras, especificando el motivo del rechazo para que
realice las gestiones correspondientes.
Encargado de Inventario
4.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza
al activo fijo.
Encargado de Inventario
5.
Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-, llenando los campos correspondientes según el sistema para
generar el número del bien.
Encargado de Inventario
6.
Verifica información en Sistema en base a la factura y “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.
Encargado de Inventario
No.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 163
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
7.
Si la información ingresada es incorrecta, realiza las modificaciones
correspondientes.
Encargado de Inventario
8.
Si la información ingresada en el estado “Registrado” es correcta guarda
en el sistema, imprime y firma reporte de bienes en estado “Ingresado” y
solicita aprobación al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos -DESAI- o equivalente a través del sistema.
Encargado de Inventario
No.
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del
SICOIN.
9.
Si detecta alguna irregularidad en el ingreso, notifica al Encargado de
Inventarios el error para su corrección.
Jefe DESAI o equivalente
Si el ingreso es correcto, aprueba en el sistema.
10. Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN.
11.
Registra en el libro “Registro y Control de Inventario de Activos Fijos” u
hojas movibles la partida contable correspondiente con la información
requerida.
Encargado de Inventario
Encargado de Inventario
Complementa información en la “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario Forma 1-H”, firma y sella.
Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y traslada al
12. Encargado de Compras, para que gestione las firmas correspondientes
según procedimientos de Adquisiciones respectivo.
Encargado de Inventario
Reciben del encargado de Compras copia de los siguientes documentos
para su archivo:
 “Copia de factura”
13.
 “Copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”
 “Copia de Constancia de Bienes (firmada por el Jefe de la USAI o
Departamento Administrativo)”
Encargado de Inventario
Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según
registro en SICOIN.
Encargado de Inventario
Notifica de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario, a
15. la Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno de
la Autoridad Superior de la Dependencia.
Encargado de Inventario
14.
16.
Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición”.
Persona responsable del activo fijo
Realiza egreso de activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Encargado de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará
el (los) activo(s) fijo(s).
17.
Encargado de Almacén
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable
18. ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de
Bienes”, imprime, firma y sella.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Inventario
Página 164
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
RESPONSABLE
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el
activo(s) fijo(s) asignado(s), anota o verifica la información requerida.
19.
Encargado de Inventario
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad Individual de
20. Activos fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la
tarjeta).
21.
Persona responsable del activo fijo
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad Individual
de Activos fijos”.
Encargado de Inventario
INGRESO Y ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS POR TRASLADO O DONACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado o donación e
instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
2.
Instruye al Encargado de Inventario para que verifique los activos fijos.
3.
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar
Encargado de Inventario Dependencia
al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Solicitante
equivalente.
4.
Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Traslada oficio y listado a la Autoridad Superior de la Dependencia.
Jefe DESAI o equivalente
No.
Jefe DESAI o equivalente
Revisa listado.
6.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
activos fijos e instruye para el envío del oficio.
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Remite respuesta a la solicitud.
7.
Si la respuesta a la solicitud es positiva, continúa con el procedimiento.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada o entidad donante
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
8.
Recibe respuesta, si es positiva instruye al Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la
recepción de los activos fijos con el Encargado de Inventario y si aplica
Encargado de Almacén.
9.
Realiza verificación física de las características de los activos fijos de Encargado de Inventario Dependencia
acuerdo a lo solicitado.
Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Página 165
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega de activos fijos y envía certificación de acta o
copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben comparecer los
Encargados de Inventario, Jefes de Departamentos de Servicios
Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades Superiores de las
dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en
10. el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:

Descripción de las características de los activos fijos.

Unidad de medida

Cantidad

Valor Unitario y Total por bien o insumo

Estado de los mismos

Monto Total

Y otra información que se considere necesaria
Dependencia que traslada o entidad
donante
Con el documento de entrega, la dependencia solicitante suscribe acta
administrativa de recepción, en la cual deben comparecer el Encargado de
Inventario, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente y Autoridad Superior de la dependencia solicitante, así como el
representante de la entidad donante. Entrega certificación de acta o copia
Encargado de Inventario Dependencia
11. certificada a los comparecientes.
Solicitante
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Encargado de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en Almacén, realiza
requerimiento al Encargado de Almacén y continúa en el paso No. 13.
12.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario,
realiza requerimiento al Encargado de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 14.
Realiza egreso del activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Encargado de Inventario para identificar a la persona a quién se le asignará
el activo fijo y continúa en el paso No. 16.
13.
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Persona Responsable del Activo Fijo
Encargado de Almacén Dependencia
Solicitante
Entrega de forma provisional el activo fijo a la persona responsable del
mismo por medio del Libro de Conocimientos o Actas autorizado por Encargado de Inventario Dependencia
14.
Contraloría General de Cuentas, en tanto se emite resolución para los
Solicitante
registros contables.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 166
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Gestiona ante la Dirección de Bienes del Estado la emisión de Resolución de
traslado de activos fijos y entrega a la Dependencia Solicitante la siguiente
documentación:
 Oficio que indique que proceda a operar el alza en el SICOIN
 Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del
15.
Estado
 Certificación de inventario
 Reporte de traslado de SICOIN
 Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de
activos fijos
Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos la documentación y
16. entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
17. Recibe documentación y traslada al Encargado de Inventario.
RESPONSABLE
Dependencia que traslada
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
Solicitante
Procede a operar el alza de activos fijos en el módulo de inventarios del
Encargado de Inventario Dependencia
18. SICOIN con base a la resolución emitida por la Dirección Bienes del Estado
Solicitante
para traslados, o acta administrativa de recepción para donaciones.
Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos” u hojas
Encargado de Inventario Dependencia
19. movibles la partida contable correspondiente anotando la información
Solicitante
requerida.
Notifica a la Dirección de Contabilidad del Estado de la adquisición del
Encargado de Inventario Dependencia
20. activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Superior de la
Solicitante
Dependencia.
21.
Formaliza la asignación del activo fijo, ingresando al módulo de Inventarios Encargado de Inventario Dependencia
del SICOIN, genera el “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella.
Solicitante
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el
activo(s) fijo(s) asignado, anotando la información requerida.
22.
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
23.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta).
Encargado de Inventario Dependencia
Solicitante
Persona responsable del activo fijo
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
Encargado de Inventario Dependencia
24. fijos”; archiva expediente de traslado o donación con la documentación de
Solicitante
respaldo.
INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS POR REPOSICIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso a la
Autoridad Superior de la Dependencia.
Encargado de Inventario
2.
Suscribe acta administrativa especificando lo relacionado al caso y cuando
corresponda requiriendo la reposición o pago del mismo según normativa
vigente aplicable. En el acta debe comparecer la Autoridad Superior de la
Autoridad Superior de la Dependencia
Dependencia, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
o equivalente, Encargado de Inventario y persona responsable del activo
fijo.
No.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 167
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
RESPONSABLE
Si realiza la reposición del activo fijo, continúa en el paso No. 4.
3.
Persona responsable del activo fijo
Si realiza el pago del activo fijo, continúa en el paso No. 6.
4.
Entrega activo fijo de iguales o mejores características al activo fijo
extraviado y factura a nombre de la dependencia en la cual conste la
descripción del mismo.
Persona responsable del activo fijo
Revisa características del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de
personal técnico para su verificación y continúa en el paso No. 7.
5.
Encargado de Inventario
Si interviene personal técnico, éste debe emitir informe técnico donde haga
constar la revisión de las características.
6.
7.
Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común del Banco de
Guatemala por el valor en libros del activo fijo extraviado y traslada boleta
de depósito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
o equivalente.
Conforma expediente, el cual debe contener:
 Informe técnico (si aplica)
 Boleta de depósito al Fondo Común (si aplica)
 Factura (si aplica)
 Certificación de acta o copia certificada
 Certificación de inventario
Persona responsable del activo fijo
Encargado de Inventario
Elabora oficio de solicitud de resolución de baja y si aplica el alza del activo
fijo, a Contraloría General de Cuentas.
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Revisa expediente.
8.
Si no está completo o contiene errores, devuelve al Encargado de
Inventario para su corrección.
Jefe DESAI o equivalente
Si el expediente está correcto, traslada para firma a la Autoridad Superior
de la Dependencia.
9.
Firma oficio y envía a Contraloría General de Cuentas –CGC- adjuntando
Autoridad Superior de la Dependencia
expediente.
Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de
10. aprobación de baja y alza del activo fijo según aplique; traslada al Jefe de Autoridad Superior de la Dependencia
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
11. Recibe el expediente e instruye al Encargado de Inventario.
Jefe DESAI o equivalente
Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro “Registro y
12. Control de inventario” la baja y alza del activo fijo según aplique. Imprime
reporte de las operaciones efectuadas en el sistema.
Encargado de Inventarios
Elabora oficio para la Dirección de Contabilidad del Estado notificando el
alza y baja de activos fijos, traslada a Autoridad Superior de la
13.
Dependencia, adjuntando fotocopia de la resolución y reporte de
operaciones efectuadas en el SICOIN.
Encargado de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 168
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
14.
RESPONSABLE
Firma oficio y envía a la Dirección de Contabilidad del Estado con la
Autoridad Superior de la Dependencia
documentación de soporte.
15. Aprueba la operación en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada.
Dirección de Contabilidad del Estado
16. Archiva expediente.
Encargado de Inventarios
INGRESO Y ASIGNACIÓN DE BIENES FUNGIBLES POR COMPRA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Recibe expediente del Encargado de Almacén, según procedimiento
“Ingreso a Almacén”.
Encargado de Inventario
2.
Verifica las características físicas del bien fungible con las especificaciones
de la factura.
Encargado de Inventario / Encargado
de Almacén
3.
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio devuelve el expediente
al Encargado de Compras, especificando el motivo del rechazo para que
realice las gestiones correspondientes.
Encargado de Inventario
4.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza
del bien fungible, registrando la información requerida en el libro “Registro
y Control de Inventario de Bienes Fungibles”.
Encargado de Inventario
5.
Ingresa número de bien fungible y número de folio en la “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”; firma, sella y traslada
expediente al Encargado de Compras para continuar con el procedimiento
de Adquisiciones respectivo.
Encargado de Inventario
6.
Recibe del Encargado de Compras copia de la siguiente documentación:
 Copia de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma
1-H
 Copia de factura
Encargado de Inventario
7.
Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
Persona responsable del bien fungible
Requisición”.
No.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento de “Egreso de
Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Encargado de Inventario para identificar a la persona a quién
se le asignará el bien(s) fungible(s).
8.
Encargado de Almacén
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
identificado con el número de requisición que le corresponde.
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad
Individual de Bienes Fungibles” correspondiente.
9.
Encargado de Inventario
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
10.
Firma “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes Fungibles” (firma
Persona responsable del bien fungible
por cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
11.
Archiva “Tarjeta de Responsabilidad
documentación de respaldo.
de
Bienes
Fungibles”
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
y
Encargado de Inventario
Página 169
Plantilla 2.0
INGRESO Y ASIGNACIÓN DE BIENES FUNGIBLES POR TRASLADO O DONACIÓN
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o
donación e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Instruye al Encargado de Inventario para que verifique los bienes fungibles.
2.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto
para la verificación de los bienes fungibles.
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
Solicitante
3.
Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a
Encargado de Inventario Dependencia
solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Solicitante
equivalente.
4.
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Superior de la
Solicitante
Dependencia.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
bienes fungibles e instruye el envío del oficio.
5.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
6.
Remite respuesta a la solicitud.
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Autoridad Superior Dependencia que
traslada
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
7.
8.
Si la respuesta a la solicitud es positiva, instruye al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la
recepción de los bienes fungibles con el Encargado de Inventario y si aplica
Encargado de Almacén.
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de Encargado de Inventario Dependencia
acuerdo a lo solicitado.
Solicitante
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega de bienes fungibles y entrega certificación de
acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Encargados de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades Superiores
de las dependencias involucradas.
9.
En el caso de las donaciones, la entidad donante debe entregar documento
en el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:

Descripción de las características de los bienes fungibles

Unidad de medida

Cantidad

Valor Unitario y Total por bien o insumo

Estado de los mismos

Monto Total

Y otra información que se considere necesaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Dependencia que traslada o entidad
donante
Página 170
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Con el documento de entrega, la dependencia solicitante suscribe acta
administrativa de recepción, en la cual deben comparecer el Encargado de
Inventario, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente y Autoridad Superior de la dependencia interesada, así como el
representante de la entidad donante. Entrega certificación de acta o copia
Encargado de Inventario Dependencia
10. certificada a los comparecientes.
Solicitante
Si se trata de bienes fungibles sin registro contable del Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Encargado de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
11.
En base al acta administrativa registra la información requerida en el libro Encargado de Inventario Dependencia
“Registro y Control de Inventario de Bienes Fungibles”.
Solicitante
Si se trata de bienes fungibles disponibles en almacén, realiza
requerimiento al Encargado de Almacén y continúa en el paso No. 13.
12.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario,
Persona responsable del bien fungible
realiza requerimiento al Encargado de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 14.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento “Egreso de
Almacén por requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Encargado de Inventario para identificar a la persona a quién
se le asignará el bien(s) fungible(s).
13.
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
identificado con el número de requisición que le corresponde.
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad
Individual de Bienes Fungibles” correspondiente.
14.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
Encargado de Almacén Dependencia
Solicitante
Encargado de Inventario Dependencia
Solicitante
15.
Firma “Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles” (firma
Persona responsable del bien fungible
por cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
16.
Archiva “Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles” y Encargado de Inventario Dependencia
documentación de respaldo.
Solicitante
REGISTRO DE DESCARGO Y REASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita ante el Encargado de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o
bien(es) fungible(s) mediante el formato “Movimiento Interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles”.
Persona responsable del activo fijo o
bien fungible
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 171
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Verifica el estado del Activo Fijo y/o Bien fungible.
2.
Si se encuentra en mal estado, inicia el procedimiento de egreso de
inventario correspondiente.
Encargado de Inventario
Se encuentra en buen estado, continúa con el procedimiento.
3.
Opera descargos en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y
cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y requiere
firma de la persona responsable.
Encargado de Inventario
4.
Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique
“Resguardo de Bienes”, por los descargos realizados.
Persona responsable del activo fijo o
bien fungible
5.
Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado.
Encargado de Inventario
6.
Requiere activo fijo o bien fungible según formato “Movimiento de Activos
Fijos y Bienes Fungibles”.
Nueva persona responsable
7.
Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible.
Encargado de Inventario
8.
Opera asignación en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente y
cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para el
nuevo responsable y requiere firma.
Encargado de Inventario
9.
Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique Nueva persona responsable del activo
“Resguardo de Bienes”.
fijo o bien fungible
10.
Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la
reasignación del activo fijo o bien fungible.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Inventario
Página 172
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES
01
1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Egreso de Inventario
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el egreso de los activos fijos y bienes fungibles para las diferentes modalidades, de
acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Identificación de activos fijos o bienes fungibles sujetos a egreso por traslado o baja definitiva.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparación, verificación y rendición de los inventarios.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
EGRESO DE ACTIVOS FIJOS POR TRASLADO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica activos fijos en buen estado y sin utilidad dentro de la
dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Inventario
2.
Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los activos fijos.
Jefe DESAI o equivalente
3.
Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite a la Autoridad
Superior de la Dependencia, para autorización.
Jefe DESAI o equivalente
No.
Si no autoriza el egreso finaliza el procedimiento.
4.
5.
Si autoriza el egreso de activos fijos, traslada listado a Encargado de
Inventario y continúa con el procedimiento.
Traslada listado autorizado a dependencias internas de forma escrita (físico
o electrónico).
Si existe interés por dependencia(s) interna(s), envía oficio solicitando los
activos fijos y continúa con el procedimiento.
6.
Si no existe interés por dependencias internas, se inicia traslado hacia la
Dirección de Bienes del Estado, continúa en el paso No. 12.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
Encargado de Inventario
Dependencia(s) interna(s)
interesada(s)
7.
Recibe requerimientos e instruye a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Superior de la Dependencia
Administrativos Internos o equivalente para continuar el trámite.
que traslada
8.
Recibe instrucciones y traslada al Encargado de Inventario.
Jefe DESAI o equivalente
9.
Coordina el traslado con el Encargado de Inventario de la dependencia
solicitante.
Encargado de Inventario
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los activos fijos, en la
cual comparecen por parte de ambas dependencias la Autoridad Superior,
10.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Encargado de Inventario.
Encargado de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 173
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
11.
Entrega certificación de acta o copia certificada a los comparecientes y
continúa en el paso No. 16.
Encargado de Inventario
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando
12. autorización para traslado y requiere visto bueno de la Autoridad Superior
de la Dependencia.
Jefe DESAI o equivalente
13.
Firma el oficio de visto bueno y envía a Dirección de Bienes del Estado, Autoridad Superior de la Dependencia
adjuntando listado de activos fijos sujetos a traslado.
que traslada
Envía delegado para la verificación física de los activos fijos.
Si determina que los activos fijos pueden ser trasladados a la sección de
Bienes en Tránsito, se coordina la fecha de entrega y continúa con el
14.
procedimiento.
Dirección de Bienes del Estado
Si determina que los activos fijos no son susceptibles de ser trasladados,
se inicia procedimiento de “Baja Definitiva de Activos Fijos”.
Suscribe acta administrativa de traslado de activos fijos, en la cual deben
comparecer Autoridades Superiores de las Dependencias, Jefe de
15. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente,
Encargado de Inventario de la dependencia que traslada y Jefe de Sección
de Bienes en Tránsito de la Dirección de Bienes del Estado.
Encargado de Inventario de la
dependencia que traslada
Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto
16. bueno al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Encargado de Inventario de la
dependencia que traslada
Firma certificación de inventario, emite certificación de acta o copia
certificada y traslada a los comparecientes.
Jefe DESAI o equivalente
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando
resolución de traslado de activos fijos, y traslada a Autoridad Superior de la
18.
Dependencia, adjuntando certificación de acta o copia certificada y
certificación de inventario.
Jefe DESAI o equivalente
17.
19. Firma oficio y envía documentación a la Dirección de Bienes del Estado.
20.
Emite resolución para operar la baja y alza de inventario; notifica a la
dependencia que realiza traslado.
21. Registra baja de activos fijos en libros.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Inventario de
dependencia que traslada
Registra y solicita traslado con afectación a libro de inventario de activos
fijos en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.
Encargado de Inventario
Conforma expediente con la siguiente documentación:
 Oficio firmado por la Autoridad Superior de la Dependencia que
traslada, indicando que proceda a dar de alza en el SICOIN
23.
 Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del
Estado
 Reporte de traslado de SICOIN
Traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia
Encargado de Inventario
22.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 174
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
24. Envía expediente a la dependencia que recibe los activos fijos.
25.
Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación a libro de
inventario de activos fijos en el sistema SICOIN.
RESPONSABLE
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
Dependencia que recibe los activos
fijos
Notifica de la operación a la dependencia que trasladó los activos fijos.
Notifica el traslado del activo fijo conforme a registro de inventario a la
26. Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio firmado por la
Autoridad Superior de la Dependencia.
Encargado de Inventario
27. Opera la aprobación de traslado solicitado de los activos fijos en el SICOIN.
Dirección de Contabilidad del Estado
Informa a la Autoridad Superior de la Dependencia, por medio del Jefe de
28. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, que el
traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Encargado de Inventario
EGRESO DE ACTIVOS FIJOS POR BAJA DEFINITIVA (Componentes metálicos o destructible)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica dentro de la dependencia activos fijos en mal estado e
irreparable y clasifica (componentes metálicos o destructible) y notifica al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente
adjuntado listado.
Encargado de Inventario
2.
Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los activos fijos.
Jefe DESAI o equivalente
No.
Solicita dictamen técnico cuando sea aplicable.
3.
Si el dictamen indica que los activos fijos son utilizables, toma las acciones
correspondientes.
Jefe DESAI o equivalente
Si el dictamen indica que los activos fijos no son utilizables, continúa
procedimiento de baja.
4.
Elabora oficio(s) para solicitar autorización de baja de activos fijos con
componente metálicos o destructibles, y remite el expediente a la
Autoridad Superior de la Dependencia, el cual contiene:
 Oficio(s) de solicitud de autorización
 Listado de activos fijos sujetos baja
 Dictamen técnico
1.
Firma oficio(s) de autorización y continúa con el procedimiento de baja de
Autoridad Superior de la Dependencia
activos fijos; traslada el expediente al Encargado de Inventario.
2.
Suscribe acta(s) administrativa(s) de baja definitiva de activos fijos de
acuerdo a su clasificación (activos fijos con componentes metálicos o
destructibles), en la cual deben comparecer la Autoridad Superior de la
Dependencia, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
o equivalente y Encargado de Inventario.
Encargado de Inventario
3.
Emite certificación de inventario, adjunta al expediente, traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe DESAI o equivalente
Página 175
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.
Firma certificación de inventario, emite certificación de acta o copia
certificada, redacta oficio de solicitud de autorización de baja definitiva de
activos fijos dirigido al Despacho Ministerial del MINFIN; traslada
expediente a Autoridad Superior de la Dependencia.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Firma oficio y envía expediente al Despacho Ministerial del MINFIN.
6.
Autoriza la baja definitiva de activos fijos y devuelve expediente a la
dependencia solicitante.
7.
Recibe expediente y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Superior de la Dependencia
Administrativos Internos o equivalente.
Solicitante
No.
Autoridad Superior de la Dependencia
Despacho Ministerial MINFIN
Recibe expediente.
Si se trata de activos fijos destructibles, redacta oficio de solicitud de baja
para la Dirección de Bienes del Estado.
8.
Si se trata de activos fijos con componentes metálicos, redacta oficio de
solitud de baja a Contraloría General de Cuentas.
Jefe DESAI o equivalente
Adjunta oficio(s) al expediente y traslada a la Autoridad Superior de la
Dependencia.
9.
Firma oficio(s) y traslada expediente a donde corresponda (para activos
fijos con componentes metálicos a la Contraloría General de Cuentas, para Autoridad Superior de la Dependencia
activos fijos destructibles a la Dirección de Bienes del Estado).
10.
Si se trata de activos fijos destructibles, coordina estableciendo la fecha,
lugar y hora para la destrucción de los mismos y continúa en el paso No. 17.
Dirección de Bienes del Estado
Si se trata de activos fijos con componentes metálicos, coordina
11. estableciendo la fecha, lugar y hora para la entrega de los mismos y
continúa con el procedimiento.
Contraloría General de Cuentas
Coordina el traslado de los activos fijos al lugar donde serán destruidos o
entregados, continúa en el paso No. 18.
Encargado de Inventario
Si los activos fijos son destruidos, suscribe acta administrativa la
dependencia solicitante para dejar constancia de lo actuado, identificando
y valorizando los activos fijos, en la que comparecen: el delegado de la
13.
Dirección de Bienes del Estado, delegado de la Contraloría General de
Cuentas, Encargado de Inventario.
Continúa en el paso No. 19.
Encargado de Inventario
14. Emite certificación de acta o copia certificada y envía a los comparecientes.
Jefe DESAI o equivalente
12.
Si es entrega de activos fijos con componentes metálicos, suscribe acta en
donde haga constar lo actuado, identificando y valorizando los activos fijos,
en la que comparecen: el delegado de la Dirección de Bienes del Estado,
delegado de la Contraloría General de Cuentas, Encargado de Inventario de
15.
la Dependencia Solicitante.
Dirección de Bienes del Estado
Emite certificación de acta o copia certificada y envía a los comparecientes
y continúa con el procedimiento.
16.
Emite resolución de baja definitiva de activos fijos con componentes
metálicos; notifica a la dependencia solicitante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Contraloría General de Cuentas
Página 176
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
17.
Registra la baja en libros de los activos fijos con base a la resolución y el
acta administrativa.
Encargado de Inventario
18.
Solicita baja con afectación a libro de inventario de activos fijos en el
SICOIN y genera reporte de baja.
Encargado de Inventario
Notifica la baja del activo fijo conforme a registro de inventario a la
19. Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio firmado por la
Autoridad Superior de la Dependencia.
Encargado de Inventario
20. Opera la aprobación de baja solicitado de los activos fijos en el SICOIN.
Informa a Autoridad Superior de la Dependencia por medio del Jefe de
21. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente que la
baja ha sido finalizada y archiva el expediente.
Dirección de Contabilidad del Estado
Encargado de Inventario
EGRESO DE BIENES FUNGIBLES POR TRASLADO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica y elabora listado de bienes fungibles en buen estado y sin utilidad
dentro de la dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Inventario
2.
Verifica la información y evalúa físicamente el estado de los bienes
fungibles sujetos a traslado.
Jefe DESAI o equivalente
3.
Valida el listado de bienes fungibles sujetos para traslado y remite a la
Autoridad Superior de la Dependencia para su autorización.
Jefe DESAI o equivalente
No.
4.
Si autoriza el egreso de bienes fungibles, traslada listado a Encargado de
Inventario y continúa con el procedimiento.
Autoridad Superior de la Dependencia
Si no autoriza el egreso instruye sobre cómo proceder.
5.
Comunica listado autorizado a dependencias internas de forma escrita
(físico o electrónico).
Encargado de Inventario
Si existe interés por dependencia(s) continúa en el paso No. 7.
6.
Si ninguna dependencia interna manifiesta interés en los bienes fungibles
se comunica a dependencia(s) externa(s) que puedan estar interesadas en
los mismos y continúa con el procedimiento.
7.
Autoridad Superior de la dependencia solicita el traslado de bienes Dependencia(s) interna(s) o externa(s)
fungibles por medio de oficio.
interesada(s)
8.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribución de los bienes
fungibles sujetos a traslado.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta interés
en los suministros, determina lo procedente.
9.
Convoca a las dependencias solicitantes indicando fecha, lugar y hora en
que se entregarán los bienes fungibles.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Inventario
Jefe DESAI o equivalente
Página 177
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles:
 Para traslado entre dependencias del MINFIN deben comparecer en el
acta: Autoridades Superiores de las dependencias, Jefes de
Departamentos de Servicios Administrativos Internos o equivalentes y
10.
Encargados de Inventario.
Encargado de Inventario
 Para traslado a dependencias externas del MINFIN debe comparecer la
Autoridad Superior de la dependencia interesada y responsable de
control de inventarios de la Unidad Ejecutora correspondiente.
11.
Emite certificación de acta o copia certificada y traslada a los
comparecientes.
Jefe DESAI o equivalente
12.
Realiza las gestiones logísticas correspondientes con la dependencia
solicitante para el traslado de los bienes fungibles.
Encargado de Inventario
13.
Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base el acta
administrativa.
Encargado de Inventario
Informa a Autoridad Superior de la dependencia por medio del Jefe de
14. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente que el
traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Encargado de Inventario
EGRESO DE BIENES FUNGIBLES POR BAJA DEFINITIVA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal estado u obsoleto
dentro de la bodega y notifica al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Inventario
2.
Verifica la información y evalúa físicamente los bienes fungibles.
Jefe DESAI o equivalente
3.
Valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja definitiva y remite a la
Autoridad Superior de la Dependencia para su autorización.
Jefe DESAI o equivalente
4.
Autoriza la baja definitiva de bienes fungibles y traslada listado a Encargado
Autoridad Superior de la Dependencia
de Inventario.
5.
Realiza las gestiones logísticas correspondientes para la destrucción de los
bienes fungibles.
Encargado de Inventario
6.
Suscribe acta administrativa de baja definitiva de bienes fungibles en
donde conste la destrucción de los mismos y en la cual deben comparecer
la Autoridad Superior de la Dependencia, Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o equivalente y Encargado de Inventario.
Encargado de Inventario
7.
Emite certificación de acta o copia certificada y traslada a los
comparecientes.
Jefe DESAI o equivalente
8.
Registra la baja definitiva de bienes fungibles en libros con base el acta
administrativa.
Encargado de Inventario
9.
Informa a Autoridad Superior de la Dependencia por medio del Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente que el
procedimiento de baja definitiva de bienes fungibles ha sido finalizado y
archiva el expediente.
Encargado de Inventario
No.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 178
Plantilla 2.0
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 179
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Manejo de Almacén
01
1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Normas para la Administración de Almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la administración de los insumos en los almacenes, a fin de
regular el manejo de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, las autoridades de la dependencia administradora del almacén,
deberán evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable.
NORMATIVA APLICABLE:
Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. NORMAS PARA CARGA DE SERIES 1-H
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona designada, realizar la
carga de series autorizada por Contraloría General de Cuentas para la impresión de Constancias de Ingreso a
Almacén y a Inventario, Forma 1-H.
2. NORMAS PARA SUSCRIPCIONES Y DESCUENTOS
a) En el caso de suscripciones de periódicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un año o
menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacén.
b) En el caso de descuentos, debe calcularse según proceda:
 Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma
proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la
integración sea igual a la totalidad de la misma.
 Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo únicamente a
los insumos que se especifique en la factura.
3. NORMAS PARA SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME
a) En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a través del formato “Solicitud de Ingreso de
Insumos Sobrantes”, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos y luego el Encargado de Almacén opera en el Sistema de Almacén el ingreso correspondiente según
procedimiento “Ingreso a Almacén” bajo la modalidad de ingreso por sobrante.
b) Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el
Encargado de Almacén realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Encargado de Compras para que
con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser verificados o devueltos.
Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Encargado de Almacén asignará estatus de
“Producto No Conforme” en el Sistema de Almacén para evitar su disponibilidad y consecuente requerimiento y
despacho a los usuarios.
Al finalizar las gestiones y según el resultado de éstas, el Encargado de almacén puede proceder a:
i. Si el proveedor cambia el insumo, realiza ajustes en los datos registrados en el sistema cuando el
insumo nuevo esté en almacén y actualiza estatus de “Producto Conforme”.
ii. Si el proveedor no cambia el insumo, realiza el registro de egreso de almacén correspondiente (Egreso
por traslado o Egreso por baja definitiva).
c) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos debe realizar verificaciones sorpresivas como
mínimo de forma semestral del cumplimiento de los criterios de Recepción y Almacenamiento de insumos,
dejando registro en formato “Cédula de Verificación de Cumplimiento de Criterios de Almacenamiento de
Insumos” y retroalimenta al Encargado de Almacén sobre los resultados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 180
Plantilla 2.0
4. NORMAS PARA CORRECCIONES EN EL SISTEMA
a)
Cuando el Encargado de Almacén requiera realizar correcciones en los datos registrados en el Sistema de
Almacén, debe realizar la modificación y solicitar la autorización respectiva según procedimiento Corrección de
Información Registrada en el Sistema de Almacén (Ver anexo V.2).
b) Para poder realizar correcciones a través de la herramienta del Sistema de Almacén, se tiene como límite hasta
3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.
5. NORMAS PARA CONTROL DE INSUMOS
La realización de inventarios físicos totales de almacén debe realizarse por lo menos cada seis meses (Ver anexo
V.1 Realización de Inventarios Físicos de Almacén). Podrán realizarse inventarios físicos parciales según
requerimientos, para lo cual deberá especificarse en el Sistema de Almacén la parcialidad del mismo.
6. NORMAS PARA LA RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS
El Encargado de Almacén debe cumplir con los criterios de recepción y almacenamiento siguientes:
6.1 Recepción
Verificación del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a través de la revisión de:
a) Datos de factura (nombre, NIT y dirección)
b) Las características de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisición.
c) El conteo, peso o medición (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificación de fecha de vencimiento y período de vida útil para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservación en el almacén (si aplica).
g) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
6.2 Clasificación
Clasificación de los insumos recibidos, según los siguientes criterios:
a) Activos Fijos o Bienes Fungibles
b) Comestibles
c) Artículos y productos de limpieza
d) Artículos de oficina
e) Tipo de papel
f) Inflamables
g) Tóxicos
h) Otros
6.3 Verificación de condiciones de almacenamiento
Verificación de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o
proveedor, como límites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes cuando
no se dispongan de las mismas.
6.4 Identificación y almacenamiento
Identificación del lugar de almacenamiento de los insumos según clasificación de los mismos que facilite su
localización y colocación en el área asignada, tomando en consideración lo siguiente:




Fechas de vencimiento: la colocación de los insumos se aplica según el método de primero en vencer
primero en entregar. Límite para estibar según indicaciones de empaque
Separación del suelo y de paredes
Alejado de fuentes de calor
Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocación de insumos dentro del almacén se aplicarán en función del diseño y capacidad
de los mismos según cada dependencia.
El diseño de almacenes corresponderá según los requerimientos de los insumos almacenados, así como el
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 181
Plantilla 2.0
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad de la gestión de las Autoridades Administrativas de la
dependencia correspondiente y del personal asignado para su ejecución.
6.5 Medidas de seguridad
Identificación y gestión de medidas de seguridad:
 Seguridad en puertas y ventanas
 Restricción de acceso a personas ajenas al almacén
 Extintor contra incendios
 Rutas de evacuación (si aplica)
 Estanterías y/o anaqueles seguros
 Detector de humo
 Equipo de protección personal (si aplica)
 Otras necesarias en función de las especificaciones del insumo.
6.6 Limpieza
Limpieza del área de almacenamiento y re acomodación de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacén.
7. NORMAS PARA LA GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN
El Encargado de Almacén debe generar según la periodicidad establecida los siguientes reportes:
a) En los primeros cinco días hábiles, genera e imprime del Sistema de Almacén reporte “Control de Almacén” del
mes anterior. Gestiona firma del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos y archiva.
b) En el segundo día hábil de cada mes debe generar del Sistema de Almacén el reporte “Constancias 1H utilizadas
y en existencia en almacén”, firmado por el Encargado de Almacén y Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos, entrega a la persona asignada para elaboración de Caja Fiscal.
c) En forma cuatrimestral genera del Sistema de Almacén los reportes de: a) existencias en almacén; b) insumos sin
movimiento; c) insumos perecederos próximos a vencer; los cuales deben ser trasladados al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos para su consideración en la programación de compras y
toma de acciones correspondientes.
REALIZACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS DE ALMACÉN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Define fecha de realización de inventario físico de almacén y comunica al
Encargado de Almacén.
Jefe DESAI
2.
Genera e imprime “Reporte de Existencias en Almacén” en el Sistema de
Almacén.
Encargado de Almacén
No.
Verifican insumos físicos contra información de reporte.
3.
Encargado de Almacén / Jefe DESAI
Anota si detecta diferencias en existencia física y descripción.
4.
5.
Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse a la
disposición de uso, debe colocarlos en área identificada con letrero
“Producto No Conforme”.
Cuando no se tenga un área específica para el producto no conforme, debe
identificarse el insumo con el letrero “Producto No Conforme”.
Si existe diferencia entre lo reportado por el sistema y lo existente en
almacén, o bien identifica producto no conforme, debe presentar por
escrito el motivo y/o justificación al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos.
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
Nota: Para los productos no conforme debe iniciarse las gestiones para
realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, según
corresponda.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
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Plantilla 2.0
No.
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si no existe inconformidad, continúa con el procedimiento; si existen
inconformidades tras la verificación, recibe justificación por escrito y
analiza conjuntamente con el Encargado de Almacén la solución al
problema y ejecuta las acciones que correspondan.
Jefe DESAI
Traslada reporte al Encargado de Almacén para su registro en el sistema
informático de almacén.
Registra en el Sistema de Almacén los resultados del inventario físico
realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la información
según corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o corrección),
genera e imprime reporte; firma, sella y traslada al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos.
Firma y sella reporte, notifica a la Autoridad Superior de la dependencia
sobre los resultados del inventario físico.
Encargado de Almacén
Jefe DESAI
Traslada reporte al Encargado de Almacén.
9.
Recibe y archiva reporte.
Encargado de Almacén
CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SISTEMA DE ALMACÉN
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica error en el registro de la información.
Encargado de Almacén
2.
Realiza solicitud de corrección en el sistema ingresando los datos correctos
y traslada para aprobación en el sistema.
Encargado de Almacén
Verifica información en el sistema.
3.
Si está conforme, aprueba corrección en el sistema y continúa en el paso
No. 5
Jefe DESAI
Si no está conforme, rechaza solicitud de corrección e indica motivo de
rechazo y continúa en el paso No. 4
4.
Si aplica, realiza nueva solicitud de corrección según paso No. 2, caso
contrario finaliza el procedimiento.
Encargado de Almacén
5.
Genera e imprime forma(s) con datos correctos.
correspondientes.
Encargado de Almacén
6.
Anula forma(s) física(s) original(es) y copia(s).
Encargado de Almacén
7.
Distribuye forma(s) corregida(s).
Encargado de Almacén
8.
Archiva forma(s) anulada(s) original(es) y copia(s) y forma(s) corregida(s).
Encargado de Almacén
Gestiona las firmas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 183
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Manejo de Almacén
02
1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ingreso de Almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la recepción, verificación y registro de información de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donación o traslado externo, así como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
Inicia: Recepción del insumo según las diferentes modalidades.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
NORMATIVA APLICABLE:
Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No aplica.
INGRESO A ALMACÉN POR COMPRA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Informa al Encargado de Almacén sobre la próxima recepción del insumo,
coordina la recepción, traslada copia de la solicitud de compra y orden de
compra entregada al proveedor cuando aplique.
Encargado de Compras
2.
Recibe el insumo y expediente con documentación de respaldo de la
adquisición.
Encargado del Almacén
3.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
procedimiento “Recepción y Almacenamiento de Insumos”.
Encargado del Almacén
4.
Concluida la recepción del insumo, realiza evaluación al proveedor según
procedimiento “Evaluación y Re-evaluación de Proveedores”.
Encargado de Almacén
No.
5.
Registra ingreso a almacén en el Sistema de Almacén, llenando los campos
que correspondan.
Encargado de Almacén
Verifica información y confirma operación.
6.
Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario,
Forma 1-H”, firma y sella; en el reverso de la factura firma, sella y anota
número de constancia de ingreso (Forma 1-H); traslada expediente al
Encargado de Compras.
Encargado de Almacén
Si el insumo requiere registro de inventario, traslada expediente al
Encargado de Inventario para su registro según procedimiento “Ingreso y
Registro de Bienes Fungibles” y/o “Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
7.
Gestiona las firmas de factura y forma 1-H según proceso de Adquisiciones
correspondiente y traslada copia de Forma 1-H con firmas respectivas y
copia de factura al Encargado de Almacén y al Encargado de Inventario
cuando corresponda.
Encargado de Compras
8.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al procedimiento al
documento “Normas para la Administración de Almacén”.
Encargado de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 184
Plantilla 2.0
No.
9.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Archiva copia de Forma 1-H y copia de factura en orden correlativo.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
INGRESO A ALMACÉN POR TRASLADO INTERNO
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe notificación o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe Autoridad Superior de la Dependencia
de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Solicitante
Solicita al Encargado de Almacén para que verifique los insumos.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto
para la verificación del insumo y/o Encargado de Inventario según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado” o
“Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Jefe USAI o equivalente Dependencia
Solicitante
3.
Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Almacén de
Dependencia Solicitante
4.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Superior de la
Solicitante
dependencia con listado adjunto de insumos.
2.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e
instruye el envío del oficio.
5.
Si no está conforme, regresa oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Autoridad Superior de la Dependencia
Solicitante
Remite respuesta a la solicitud.
6.
Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
7.
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Autoridad Superior de la Dependencia
Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el Encargado
Solicitante
de Almacén la recepción de los insumos.
8.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
documento de “Normas para la Administración de Almacén”.
9.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según
procedimiento “Egreso por Traslado”, en la cual deben comparecer el
Encargado de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente y Autoridad Superior de las Dependencias que
trasladan y reciban el insumo.
Encargado del Almacén de la
Dependencia Solicitante
Dependencia que traslada
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la dependencia
que recibe.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 185
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de
Almacén; si los insumos físicos están conforme a registros confirma
recepción, si no está conforme notifica al Encargado del Almacén que
traslada, para que realice la corrección indicada.
10.
Nota: Si el almacén que traslada no tiene implementado el sistema
informático de almacén, el almacén que recibe debe ingresar la
información de los insumos manualmente. Escanea y adjunta al sistema el
acta administrativa.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén de
Dependencia Solicitante
Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos:
 Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si
aplica)
 Copia de oficio de solicitud de traslado
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
11.
 Copia de listado de insumos solicitados
Solicitante
 Certificación de acta de traslado o copia certificada
 Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente al Encargado de Almacén para su archivo.
12.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Encargado de Almacén de
Dependencia Solicitante
13.
Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden
cronológico.
Encargado de Almacén de
Dependencia Solicitante
INGRESO A ALMACÉN POR DONACIÓN O TRASLADO EXTERNO
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe notificación o identifica insumos sujetos a donación e instruye al Autoridad Superior de la Dependencia
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Solicitante
Identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al
Encargado de Almacén.
2.
Si considera conveniente instruye al Encargado de Almacén para que Jefe DESAI o equivalente Dependencia
verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación
Solicitante
de técnico experto para la verificación del insumo y/o Encargado de
Inventario según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por
Traslado” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Si es requerido, realiza verificación física de los insumos.
3.
4.
Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de Almacén de la
Dependencia Solicitante
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Superior de la
Solicitante
dependencia con listado adjunto de insumos.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de donación de insumos e
instruye el envío del oficio.
5.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Autoridad Superior de la Dependencia
Solicitante
Página 186
Plantilla 2.0
No.
6.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Remite respuesta a la solicitud.
Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento.
RESPONSABLE
Entidad donante o que realiza traslado
externo
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
7.
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el Encargado Autoridad Superior de la Dependencia
de Almacén la recepción de los insumos y Encargado de Inventarios si
Solicitante
aplica.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
documento “Normas para la Administración de Almacén”.
8.
9.
Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea
necesario se coordinará la participación de técnico experto para la
verificación de los mismos.
Encargado del Almacén de la
Dependencia Solicitante
Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los
mismos, el cual debe contener lo siguiente:

Descripción de las características de los insumos

Unidad de medida
Entidad donante o que realiza traslado

Cantidad
externo

Valor Unitario y Total por insumo

Monto Total

Y otra información que se considere necesaria
Si los insumos cumplen con las especificaciones formaliza mediante acta
administrativa detallando información necesaria, en la cual deben
comparecer el Encargado de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente, Autoridad Superior de la
Dependencia que recibe y representante de la entidad donante. En caso Jefe DESAI o equivalente Dependencia
10.
contrario notifica a la entidad donante mediante oficio suscrito por la
Solicitante
Autoridad Superior de la Dependencia, para que proceda con lo notificado.
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad
donante.
Conforma expediente de donación, el cual debe incluir:
 Copia de notificación de insumos disponibles para donación (si
aplica)
 Copia de oficio de solicitud de donación
 Copia de listado de insumos solicitados
Jefe DESAI o equivalente Dependencia
11.
Solicitante
 Documento de entrega emitido por la entidad donante
 Certificación de acta o copia certifica de recepción de insumo
 Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente al Encargado de Almacén para su archivo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 187
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registra ingreso en el Sistema de Almacén llenando los campos que
correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica información y confirma operación.
12.
Nota: Cuando se trate de activos fijos que tengan registro previo en el
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- se procede a realizar ingreso
directo a inventario según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos
Fijos por Donación” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por
Donación”.
Encargado de Almacén de la
Dependencia Solicitante
Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario,
Forma 1-H”, firma y sella; traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
13. Cuando se trate de activos fijos que no tengan registro previo en el Sistema
de Contabilidad Integrada -SICOIN-, debe trasladar la constancia de ingreso
(Forma 1-H) al Encargado de Inventarios para realizar ingreso según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Donación” o
“Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Donación”.
Encargado de Almacén de la
Dependencia Solicitante
14.
Firma y sella “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1- Jefe DESAI o equivalente Dependencia
H”; traslada al Encargado de Almacén.
Solicitante
15.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Encargado de Almacén de la
Dependencia Solicitante
16.
Archiva “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H” en
forma correlativo y expediente de donación.
Encargado de Almacén de la
Dependencia Solicitante
REINGRESO DE INSUMOS
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Realiza verificación preliminar con el Encargado de Almacén de los insumos
sujetos a reingreso.
Solicitante
2.
Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para
que realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de
Almacén; si los insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante
que no puede realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento.
Encargado de Almacén
No.
3.
Solicita a través del Sistema de Almacén el reingreso del insumo. Escribe el
número de requisición con la cual fueron despachados los insumos,
selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso
y justificación.
Solicitante
Verifica y guarda información, y traslada para aprobación.
4.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) acorde con la solicitud de reingreso,
aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. Si no está(n) Jefe Inmediato y Departamento (según
acorde con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o
aplique) / Jefe DESAI o equivalente
bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 188
Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
5.
Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime “Solicitud de
Reingreso a Almacén” y gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Solicitante
6.
Presenta al Encargado de Almacén original y copia de la “Solicitud de
Reingreso a Almacén en Estatus Aprobada” firmada y sellada, así como los
insumos físicos.
Solicitante
No.
Ingresa al Sistema de Almacén y selecciona el número de reingreso a
verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las
características de los mismos registrada originalmente en el sistema.
Si está conforme, confirma reingreso en el sistema y continúa con el paso
No. 8.
7.
Si existe inconformidad en alguno de los insumos, selecciona e indica el
motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:
 Especificaciones
 Estado del suministro(s)
 Cantidades
 Detalle del motivo del rechazo
Genera e imprime “Constancia de Reingreso al Almacén”, firma y sella;
entrega copia de constancia de reingreso al solicitante.
Encargado de Almacén
8.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Encargado de Almacén
9.
Archiva “Solicitud de Reingreso a Almacén en estatus aprobado” y en caso
de rechazos “Constancia de Reingreso a Almacén”.
Encargado de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 189
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Manejo de Almacén
02
1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Egreso de Almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la verificación y registro de información de insumos egresados por requisición,
traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de requerimiento o solicitudes de insumos.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
NORMATIVA APLICABLE:
Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista pérdida considerable o total del insumo, debe
solicitarse la intervención de Asesoría Jurídica, Auditoría Interna y si aplica el Departamento de Seguridad para
determinar la forma de proceder.
EGRESO DE ALMACÉN POR REQUISICIÓN
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingresa al Sistema de Almacén y realiza requerimiento del bien y/o insumo
indicando los siguientes datos:
 Código del insumo
 Nombre del insumo
 Presentación
 Características
 Cantidad solicitada
 Justificación del uso
1.
Si hay existencias en almacén para atender el requerimiento, el sistema
permite continuar con la requisición; si no hay existencias en almacén, el
sistema indicará que no puede atenderse la solicitud y finaliza
procedimiento.
Solicitante
Nota: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la persona
a quien debe asignarse los mismos y continuar con el procedimiento
“Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes
Fungibles”.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) de acuerdo con la requisición
aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento.
2.
Si no está(n) de acuerdo con la requisición, indica las correcciones a
realizar o bien rechaza la misma.
3.
Confirmada la aprobación de la requisición, se presenta ante el Encargado
de Almacén para recibir los insumos autorizados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe Inmediato o Departamento (según
aplica) y Jefe DESAI
Solicitante
Página 190
Plantilla 2.0
No.
4.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Selecciona requisición en el Sistema de Almacén y anota la siguiente
información:
 Nombre y puesto de la persona que recibe
 Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere
 Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
Verifica y guarda información; confirma egreso.
5.
Genera, imprime y firma “Constancia de entrega de insumos de Almacén”.
Encargado de Almacén
6.
Firma de recibido de conformidad en la “Constancia de entrega de
Insumos de Almacén”.
Solicitante o Persona que recibe
7.
Traslada copia de “Constancia de Entrega de Insumos de Almacén” a la
persona que recibe el bien y/o suministro.
Cuando se trate de bienes fungibles o activos fijos, traslada copia de la
constancia de entrega al Encargado de Inventario para realizar asignación
correspondiente según procedimiento.
Encargado de Almacén
8.
Realiza asignación del bien según el procedimiento “Ingreso y Registro de
Bienes Fungibles” o “Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
Encargado de Inventario
9.
Archiva “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”.
Encargado de Almacén
EGRESO DE ALMACÉN POR TRASLADO INTERNO O EXTERNO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están
en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia y/o que haya
sobreabastecimiento; notifica al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos o equivalente para someter a consideración el traslado.
Encargado Almacén
2.
Evalúa y verifica la información, remite a la Autoridad Superior de la
Dependencia listado de insumos sujetos a traslado para su autorización.
Jefe DESAI o equivalente
No.
3.
Si no autoriza el egreso de los insumos finaliza el procedimiento. Informa al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente
para lo procedente.
Autoridad Superior de la Dependencia
Si autoriza el egreso de los insumos, continúa con el procedimiento.
Notifica a dependencias del MINFIN de los insumos disponibles indicando
la fecha límite para presentar solicitud.
4.
Jefe DESAI o equivalente
Si las dependencias internas manifiestan interés por los insumos continúa
en el paso No. 6
5.
Si las dependencias del MINFIN no manifiestan interés por los insumos,
notifica a instituciones externas que puedan estar interesadas en los
mismos, indicando la fecha límite para presentar solicitud.
Jefe DESAI o equivalente
6.
Autoridad Superior de la Dependencia o Institución solicita los insumos a
través de oficio.
Dependencia o Institución Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Página 191
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
7.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribución de los insumos
sujetos a traslado.
Autoridad Superior de la Dependencia
que traslada
Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta interés
en los insumos, determina lo procedente.
8.
Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha,
lugar y hora en que se entregarán los insumos.
Jefe DESAI o equivalente
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la
cual debe incluir la siguiente información:
 Descripción de las características de los insumos
 Unidad de medida
 Cantidad
 Valor unitario y total por insumo
 Monto Total del traslado
 Y otra información que se considere necesaria.
9.
En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el
Encargado de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente y Autoridad Superior de la Dependencia que
traslada y recibe insumo(s).
Jefe DESAI o equivalente
En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el
representante(s) para la recepción del insumo(s).
Entrega certificación de acta o copia certificada a la dependencia(s) o
institución(es) que recibe(n) y al Encargado de Almacén.
Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir:
 Notificación del Encargado de Almacén de insumos sujetos a
traslado
 Notificación a dependencias internas o externas sobre el insumo(s)
sujeto(s) a traslado (si aplica)
10.
 Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es)
 Certificación de acta o copia certificada de traslado
Encargado de Almacén o persona
asignada
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
11. Revisa el expediente(s) y traslada al Encargado de Almacén para su archivo.
Jefe DESAI o equivalente
Opera en el Sistema de Almacén el egreso correspondiente llenando los
campos que correspondan.
12.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Encargado de Almacén
Verifica y guarda información en el sistema.
13.
Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) en
base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes.
14. Finaliza operación de egreso en el Sistema de Almacén.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Almacén
Encargado de Almacén
Página 192
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
15. Archiva documentación de respaldo de traslado interno o traslado externo.
RESPONSABLE
Encargado de Almacén
EGRESO DE ALMACÉN POR BAJA DEFINITIVA DE INSUMOS
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Identifica el insumos catalogados como Producto No Conforme a los cuales
se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:
 Caducidad
 Obsolescencia
 Deterioro
 Merma
 Otro
Encargado de Almacén
2.
Notifica al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente de los insumos identificados que se requiere dar de baja,
incluyendo como mínimo la siguiente información:
 Motivo de la baja
 Código de insumo
 Nombre del insumo
 Presentación
 Características
 Cantidad de egreso
 Precio Unitario y total por insumo
 Monto total del egreso
 Datos de identificación específica del insumo (si aplica)
 Otra información que considere necesaria
Encargado de Almacén
No.
Analiza y verifica información, de ser necesario requiere informe técnico.
3.
Jefe DESAI o equivalente
Si no amerita informe técnico, continúa en el paso No. 7.
4.
Si amerita informe técnico, solicita al departamento o unidad
correspondiente el apoyo técnico para la emisión de informe que
establezca el estado del insumo.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico
correspondiente y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Técnico
6.
Analiza informe técnico. Si el informe establece que el insumo tiene
utilidad, define la manera de proceder (egreso por requisición o traslado) y
finaliza el procedimiento.
Jefe DESAI o equivalente
Si el informe establece que el insumo no tiene utilidad continúa con el
procedimiento.
7.
Informa a Autoridad Superior de la dependencia sobre la baja de los
insumos.
8.
Analiza información y convoca al Encargado de Almacén, Jefe de
Autoridad Superior de la Dependencia
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
9.
Procede con la destrucción del insumo(s), suscribe acta administrativa
justificando las razones de baja, en la cual deben comparecer las personas
involucradas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Jefe DESAI o equivalente
Jefe DESAI o equivalente
Página 193
Plantilla 2.0
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
10.
Traslada certificación de acta administrativa o copia certificada al
Encargado de Almacén.
Jefe DESAI o equivalente
Conforma expediente, el cual debe incluir:
 Oficio de notificación con listado adjunto de insumos sujetos a
baja
 Informe técnico (si aplica)
11.
 Certificación de acta administrativa o copia certificada
Encargado de Almacén o persona
designada
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
12. Revisa el expediente y traslada al Encargado de Almacén para su archivo.
Jefe DESAI o equivalente
Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada,
procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de Almacén, llenando
los campos correspondientes.
13.
Encargado de Almacén
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica y guarda información, y concluye operación de baja.
14. Archiva documentación de respaldo de baja de insumos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Bienes del Estado
Encargado de Almacén
Página 194
Plantilla 2.0
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión
Página:
Manejo de Almacén
01
1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementación del Sistema de Gestión de Almacenes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los lineamientos a seguir para la implementación del Sistema de Gestión de Almacenes del Ministerio de
Finanzas Públicas, en las dependencias que corresponda.
Inicia: realización de inventario físico de insumos.
Finaliza: anulación o entrega de formas físicas, (TARJETAS DE CONTROL DE ALMACÉN, REQUISICIONES Y FORMAS 1-H)
NORMATIVA APLICABLE:
Resolución de la Contraloría General de Cuentas de autorización para el uso de las formas electrónicas: Forma 1-H
“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y “Kardex para Control de Almacén”, por cuentadancia.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Las dependencias deben garantizar que la implementación del Sistema de Gestión de Almacenes se realice en forma
adecuada y oportuna, debiendo cumplir con las condiciones siguientes:
a) Clasificación e identificación de todos los insumos que se manejan en el Almacén, conforme al catálogo SIGES.
b) Qué identifiquen el personal de la dependencia con los roles que les corresponda desempeñar en el sistema y
sea canalizado a la Dirección de Tecnología de la Información o la que en el futuro se designe para la
administración de los usuarios del sistema, para su respectiva creación.
c) Que el personal con rol (es) asignado(s) dentro del Sistema de Gestión de Almacenes reciba la capacitación en el
uso y manejo del mismo.
d) Que la solicitud a la Contraloría General de Cuentas para autorización de formas electrónicas 1H y Kardex, cada
dependencia la realice con por lo menos 1.5 meses de anticipación a la fecha prevista a la implementación del
Sistema de Gestión de Almacenes, por el tiempo que conlleve la emisión de la resolución respectiva y las
gestiones para adquisición de las respectivas series.
2) Cada dependencia por medio del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos, será responsable de
gestionar ante la Dirección Técnica del Presupuesto el requerimiento de incorporación de productos al catálogo de
insumos, utilizando el formato y canal de comunicación establecido por dicha dirección.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE USO DE FORMAS ELECTRÓNICAS
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora oficio de solicitud de autorización de uso de formas electrónicas,
dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas, debiendo utilizar los modelos establecidos:
a) Oficio de solicitud resolución formas electrónicas 1h
b) Oficio de solicitud resolución formas electrónicas Kardex
1.
Jefe de DESAI o equivalente
Nota: La solicitud de las formas debe realizarse en forma individual, es
decir que no se pueden solicitar ambas formas en un solo oficio, por
disposición de la Contraloría General de Cuentas.
Traslada los oficios a Director de la Dependencia.
2.
Firma oficios de solicitud y regresa a Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Director Dependencia
3.
Envía oficios a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas.
Jefe DESAI o equivalente
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Plantilla 2.0
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.
Traslada oficios con constancia de recepción de la Contraloría General de
Cuentas al área de archivo, para el resguardo correspondiente.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Recibe resolución y traslada copia al área de archivo para resguardo.
Jefe DESAI o equivalente
6.
Inicia procedimiento de adquisición de formas 1H y Kardex, a partir del
paso número 3.
Jefe DESAI o equivalente
No.
ADQUISICIÓN DE SERIES DE FORMA 1-K O KARDEX
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H
o Kardex en el Sistema de Gestión de Almacenes.
Encargado de Almacén
¿Disponibilidad es suficiente?
2.
3.
Sí: Finaliza procedimiento.
No: En función de la disponibilidad y del consumo determina la cantidad de
formas a solicitar y notifica al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Elabora y firma oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y
Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la aprobación
de serie numérica de formas electrónicas 1-H o Kardex, según proceda.
Encargado de Almacén
Jefe DESAI o equivalente
Debe utilizarse el modelo de oficio “solicitud de adquisición formas
electrónicas 1H y Kardex”, el que corresponda para la serie a adquirir.
4.
Envía oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Realiza gestión para la adquisición de las series para las formas
electrónicas, según aplique, entrega constancia de autorización a personal
asignado para registrar en sistema e informa a Jefe DESAI o equivalente.
Personal asignado para gestión ante
CGC
6.
Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, según
aplique y registra en el sistema el rango de la numeración autorizada por la
Contraloría General de Cuentas
Personal asignado para registrar en
sistema
7.
Actualiza formato (s) de forma (s) según aplique, para incluir en leyenda los
datos específicos de la resolución, serie y envío fiscal emitido por la
Contraloría General de Cuentas, según modelo establecido:
a. formato forma 1-H CGC
b. formato forma Kardex Almacén CGC
Traslada a Jefe DESAI o equivalente.
Personal asignado para gestión ante
CGC
8.
Traslada el (los) formato (s) de forma (s) electrónica (s) con la información
de series autorizadas a la Jefatura del Departamento de Formas y
Talonarios de la Contraloría General de Cuentas
Jefe DESAI o equivalente
9.
Archiva documentación de respaldo de la adquisición de series de las
formas electrónicas y registro en el sistema.
Personal asignado para registrar en
sistema.
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Página 196
Plantilla 2.0
REALIZACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO Y CONCILIACIÓN DE SALDOS DE ALMACÉN PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Notifica a los Jefes de Departamentos, Secciones o Unidades que derivado
a la incorporación de un nuevo software en el Almacén deben verificar que
cuenten con las existencias de insumos necesarias para un periodo
aproximado de cuatro semanas, estableciendo límite de tiempo para
realizar gestiones de abastecimiento.
Jefe DESAI o equivalente
2.
Notifica al Encargado de Compras para garantizar que las compras
programadas estén en tiempo oportuno y poder realizar la recepción y
despacho de los insumos previo o posterior a la implementación del
sistema para evitar inconvenientes.
Jefe DESAI o equivalente
3.
Verifica existencias y de ser necesario realiza requisición al Almacén y se
abastecen por el período indicado.
Jefe
de Departamento, Sección o Unidad
4.
Atiende las requisiciones recibidas dentro del tiempo límite establecido.
5.
Solicita al Encargado de Almacén realizar inventario físico de los insumos
del almacén, cuando aplique asigna el personal de apoyo necesario.
Jefe DESAI o equivalente
6.
Realiza precarga de insumos en el Sistema de Gestión de Almacenes y
actualizaciones finales en registros y tarjetas kardex de almacén, de las
operaciones pendientes derivadas de los despachos atendidos, ingresos o
cualquier otro que estuviera pendiente de registro.
Encargado de Almacén
7.
Realiza el conteo físico de insumos y conciliación de saldos con cada una de
las Tarjetas de Control de Almacén utilizando para la identificación de cada
insumo la clasificación del catálogo SIGES.
Encargado de Almacén,
Personal de apoyo,
Jefe DESAI o equivalente
8.
De existir productos vencidos, los clasifica y suscribe el acta
correspondiente para dar de baja a los mismos.
Encargado de Almacén, Jefe DESAI o
equivalente
No.
Encargado de Almacén
Concilia saldos de insumos registrados en las Tarjetas de Control de
Almacén correspondientes.
9.
Encargado de Almacén
En caso de encontrar diferencias entre lo físico y los registros, la Autoridad
Administrativa de la Dependencia determinará la manera de proceder.
Realiza cierre de todas las Tarjetas de Control de Almacén, indicando el
saldo final y especificando el traslado del saldo al Sistema de Gestión de
10.
Almacenes Firma, sella y requiere firma y sello de Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
11.
Suscribe acta de cierre de inventario físico, especificando los saldos por
tipo de insumo y demás acciones realizadas.
12. Registra inventario en el Sistema de Gestión de Almacenes.
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Encargado de Almacén
Encargado de Almacén, Jefe DESAI o
equivalente
Encargado de Almacén
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Plantilla 2.0
ANULACIÓN DE TARJETAS DE CONTROL DE ALMACÉN, REQUISICIONES Y FORMAS 1-H
No.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Posterior a la realización de cierre del inventario físico de insumos,
proceden a realizar conteo físico de Tarjetas de Control de Almacén
(kardex), requisiciones y formas 1-H autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas para efectuar el corte de formas, especificando la cantidad de
formas utilizadas, formas sin utilizar, formas anuladas y formas faltantes pudiendo utilizar el formato de cédula analítica del corte de formas-,
información que debe ser trascrita en al acta administrativa que se
suscribirá como constancia del corte de formas.
RESPONSABLE
Jefe DESAI o equivalente,
Encargado de Almacén
Nota: En el caso de las formas de requisición, el responsable de la actividad
es el personal encargado de su manejo y control.
2.
Proceden a la anulación de las formas no utilizadas colocando la palabra
Anulado. Si las formas están impresas en ambos lados de la hoja, debe
colocarse Anulado en los dos lados.
Jefe DESAI o equivalente,
Encargado de Almacén
3.
Suscribe acta administrativa dejando constar que se realizó corte de formas
-especificando la información generada en el conteo físico-, así como de la
anulación de las mismas, debiendo hacer referencia a la Resolución de
Autorización de la Contraloría General de Cuentas para la utilización de
formas electrónicas 1H y Kardex.
Jefe DESAI o equivalente
4.
Elabora oficio de notificación sobre corte de formas dirigido a la Jefatura
del Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de
Cuentas, requiere firma de Autoridad Superior de la Dependencia y traslada
a persona asignada para el envío.
Jefe DESAI o equivalente
5.
Entrega copias con constancia de recepción al Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Persona asignada
6.
Archiva todas las formas para futuras consultas, así como la documentación
de soporte del corte de formas.
Jefe DESAI o equivalente
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