Registro de la información

Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo
Sostenible del Choco - CODECHOCO
Subdirección de Planeación
República de Colombia
PGDC-PR-04 F01 Versión 1.
I. ORIENTACIONES:
El instrumento para registro de la información de Revisión por Dirección del Sistema de
Gestión de Calidad debe ser incluido dentro del formato Acta de Revisión por Dirección.
Dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 5.6 de la norma de calidad NTC ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009, CODECHOCO ha definido un instrumento para
registrar los resultados de la revisión por la dirección del Sistema de Gestión de Calidad,
para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
continua.
La Revisión por la Dirección es realizada dos veces al año, garantizando la revisión de
las 8 entradas establecidas para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad.
La revisión del Sistema de Gestión de Calidad en CODECHOCO se realiza en el Nivel
de la Dirección General con el fin de obtener un panorama general del estado de la
implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad. Para la revisión las
Subdirecciones y/o grupos de la Corporación, suministran la información de su
competencia al Grupo de Planeación y Sistemas, donde se hará el consolidado
correspondiente y el análisis que se requiera con los grupos competentes.
Los dueños y responsables de los Procesos y/o Procedimientos serán los encargados
de suministrar la información debidamente soportada, analizada y con las propuestas de
mejora u observaciones que sirvan para la toma de decisiones.
En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas:
1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad
2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de
satisfacción)
3. Desempeño de los Procesos/Procedimientos y conformidad del servicio.
4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
5. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección
6. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Calidad
7. Recomendaciones para la mejora
8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad
A continuación la descripción de cada una de ellas:
1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad
Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de
no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se
hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre.
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Verificar el cumplimiento del programa, el alcance de la auditoría interna, identificación
de situaciones que afectaron el desarrollo de la auditoria para la toma de decisiones de
mejora. Con relación a este insumo se deben registrar los hallazgos ABIERTOS de
mayor impacto o los más críticos para lograr el cierre, que requieren intervención del
Comité en la revisión.
Responsable consolidación de Información: Jefe Oficina de Control Interno y la
Subdirección de Planeación.
Reporte Información a Planeación: Responsables de los Procesos/Procedimientos
2. Retroalimentación del Cliente
Objetivo: Conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios del Proceso
de Planeación y Direccionamiento estratégico de CODECHOCO y los aspectos de
mayor incidencia que afectan la prestación del servicio y definir las acciones de mejora
para aumentar la satisfacción de los clientes.
Para medir la percepción de satisfacción de cliente se consideran los siguientes
aspectos:
 Encuestas de satisfacción del cliente
 Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) dentro del periodo de análisis
que se hayan presentado.
Es importante que en el informe se conozca el grado de satisfacción del cliente y las
mejoras logradas frente a los resultados presentados en la revisión anterior.
Responsable Encuestas de Satisfacción y análisis de resultados: Subdirección de
Planeación
Responsable Peticiones (quejas, reclamos y sugerencias): Subdirección de
Planeación
3. Desempeño de los Procesos/Procedimientos y Conformidad del Servicio
3.1 Desempeño de los Procesos/Procedimientos
Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión de cada uno
de los Procesos/Procedimientos del Sistema de Gestión calidad, frente al logro de las
metas establecidas para el período de análisis y establecer acciones para corregir las
desviaciones presentadas. Igualmente identificar la conformidad de los
Procesos/Procedimientos Misionales, Estratégicos, Apoyo y Evaluación.
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Es necesario que para cada indicador se conozca la meta a lograr en el periodo de
análisis, con el propósito de establecer con mayor certeza en la revisión las acciones a
desarrollar en el evento que las metas establecidas no se hayan logrado.
Responsable: Responsables de Procesos/Procedimientos.
3.2 Conformidad del Servicio
Objetivo: Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los
Procesos/Procedimientos misionales y las acciones que se han tomado posteriormente.
Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación
4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
Objetivo: Conocer el estado de las acciones Correctivas y Preventivas implementadas
como resultado de las no conformidades detectadas por las diferentes fuentes en la
prestación del servicio y orientar o tomar decisiones para su cierre oportuno.
Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación y Jefe
Oficina de Control Interno.
Reporte Información a Planeación: Responsables de los Proceso/Procedimientos
5. Acciones de Seguimiento de Revisiones anteriores por la Dirección
Objetivo: Verificar el estado de los compromisos surgidos en revisiones anteriores y
tomar las decisiones correspondientes orientadas a su cumplimiento.
Responsable: Director General
6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad
Objetivo: Identificar los efectos para el Sistema de Gestión Calidad, con base en los
cambios establecidos o previstos y definir las acciones para enfrentar estos cambios
(introducción de tecnología, reestructuración de personal, ampliación de actividades,
cambios en la normatividad, etc.).
Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación
Responsable de identificar los cambios: Responsables de Proceso/procedimientos.
7. Recomendaciones para la Mejora
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Objetivo: Definir acciones que demuestren la mejora continua del sistema y que
apunten a aumentar la capacidad de los Proceso/procedimientos. Ej: en tiempo de
respuesta del Proceso/procedimientos, reducción de trámites, ahorro de recursos, etc.
Es importante que al interior de cada Proceso/procedimientos, los responsables de
Proceso/procedimientos, dinamicen para que cualquier funcionario sugiera acciones en
términos de, disminución de controles, eliminación o sustitución de actividades,
introducción de tecnologías, nuevos productos que permitan aumentar la capacidad de
dichos Proceso/procedimientos para cumplir con los productos u objetivos que le fueron
asignados.
Responsable consolidación de información: Subdirección de Planeación
Responsable
de
definir
Proceso/procedimientos.
propuestas
de
mejora:
Responsables
de
8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión Calidad
Objetivo: Analizar los resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del
Sistema de Gestión de Calidad y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de
indicadores de los Proceso/procedimientos.
Responsable: Director General
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FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR
DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. Resultados de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad
No. Total de
No. Hallazgos
Fecha Auditoría
No. Hallazgos cerrados
Hallazgos
abiertos
No Conformidad
Acción
Implementada
Estado de
Avance
Logros
Dificultades
2. Retroalimentación del Cliente
2.1 Encuestas:
- Análisis de resultados:
- Acciones Implementadas:
- Dificultades:
- Grado de Satisfacción del Cliente: (conclusión del análisis debe determinar nivel de satisfacción de
los usuarios)
2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)
- Análisis de resultados:
- Acciones Implementadas:
- Mejoras Respecto a Resultados Anteriores:
3. Desempeño de los Proceso/procedimientos y Conformidad del Servicio
3.1 Desempeño de los Proceso/procedimientos:



Resultados de Indicadores por Proceso/procedimientos (Período Evaluado):
Nombre del indicador
Análisis
Punto(s) Crítico(s):
3.2 Conformidad del Servicio:
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Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Proceso/procedimientos misionales
las acciones que se han tomado posteriormente.
Graficar por Proceso/procedimientos el total de SNC describiendo el número y (%) de
SNC cerradas y abiertos por Proceso/procedimientos.
- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los
servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior)
4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
4.1 Acciones Correctivas
Graficar por proceso/procedimiento el total de Acciones Correctivas describiendo el
número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Proceso/procedimiento y
por fuente.
- Resultados comparativos con el periodo anterior:
4.2 Acciones Preventivas
Graficar por proceso/procedimiento el total de Acciones Preventivas describiendo el
número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Proceso/procedimiento y
por fuente.
- Resultados comparativos con el periodo anterior:
4.3 No Conformidad del Sistema:
Graficar por proceso/procedimiento el total de NCS describiendo el número y (%) de
NCS cerradas y abiertas por Proceso/procedimiento.
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- Resultados comparativos con el periodo anterior:
5. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección
Proceso/procedimiento:________________
Compromisos
Acciones
Adelantadas
Estado(Cumplido
/ Pendiente)
Fecha de
Cumplimiento
Dificultades
6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad
Proceso/procedimiento: ELABORACION Y EMISIÓN DE COMUNICACIONES A NIVEL INTERNO Y
EXTERNO
Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Descripción del Cambio
7. Recomendaciones para la Mejora
Proceso/procedimiento
Propuestas de Mejora
Resultado esperado
8. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad
Presentar el resultado del cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y
la pertinencia de los mismos de acuerdo al análisis de indicadores de los Proceso/procedimiento.
CUMPLIMIENTO
Considera que
cumple con los
EFICACIA
objetivos
(indicadores de
desempeño)
Considera que
ADECUACIÓN
cumple con los
requisitos
CONCLUSIÓN
QUÉ FALTA
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EFICIENCIA
CONVENIENCIA
EFECTIVIDAD
Constate la
eficiencia
Considera que el
proceso impulsa
mejora para las
partes interesada
(ha mejorado)
Constate la
efectividad
DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD
El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con:
1.
2.
3.
4.
La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad
La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los clientes.
Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema de Gestión de Calidad
Necesidades de recursos para atender las decisiones
Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el
sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que
conlleven a su cumplimiento.
A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones:
1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios
2. Alianzas estratégicas con otras las entidades
3. Definir estrategias para prestar los servicios
4. Ampliación de servicios
5. Dotación de equipos innovadores para mejorar la ejecución de los Procesos/Procedimientos
6. Capacitación del personal
Decisiones
Descripción de la Decisión/Compromiso
Responsable
Fecha