CAPITULO IV PROPUESTA: DE UN MODELO DE AUDITORIA DE

CAPITULO IV
PROPUESTA: DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA
EVALUAR LAS OPERACIONES DEL PROGRAMA DE AGRICULTURA
PASOLAES, UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD,
CON COBERTURA A NIVEL NACIONAL.
1.
GENERALIDADES DE LA PROPUESTA
PASOLAES, es una entidad de apoyo a la agricultura sostenible en laderas de El
Salvador, la cual no posee un modelo de auditoria de gestión para evaluar sus
operaciones. Debido a esto, el presente capítulo propone un modelo de auditoria de
gestión, por medio del cual se pueda realizar la evaluación integral de las
operaciones en base a un análisis funcional de todas las áreas del programa.
El modelo se compone en cuatro etapas, las cuales son desarrolladas con
procedimientos técnicos. La primera etapa comprende; el análisis interno y externo
del entorno del programa, en la segunda etapa se efectúa la planeación del trabajo
de auditoria, la tercera etapa presenta el desarrollo de la planeación de auditoria, y
en la cuarta etapa se elaboran los informes de auditoria y la comunicación de
resultados. La finalización del modelo consiste en desarrollar el plan de
implementación.
El modelo propuesto aporta un valor agregado al programa, en el sentido que se
sugiere a la administración, incorporar a la actual estructura operativa, la unidad de
auditoria interna (Ver Anexo), con la cual se disminuirá el riesgo que actualmente
presenta la ausencia de la unidad interna que evalúe de manera eficaz la gestión del
programa. La propuesta esta dirigida a la administración de PASOLAES, por lo que
este capítulo IV sugiere la implementación del modelo de auditoria de gestión y la
creación del perfil del auditor.
100
2.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
2.1. Objetivo General
Proponer un modelo de auditoria de gestión que evalúe las operaciones del
programa PASOLAES, ubicado en el departamento de La Libertad con cobertura a
nivel nacional, que contribuya al fortalecimiento de sus controles.
2.2
Objetivos Específicos
2.2.1 Determinar la importancia, justificación y alcance del modelo de auditoria de
gestión, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
2.2.2 Diseñar un plan de implementación del modelo de auditoria de gestión, como
instrumento de apoyo, al programa de agricultura PASOLAES.
2.2.3 Diseñar un esquema del modelo de auditoria de gestión, con procedimientos
técnicos que permitan alcanzar los objetivos.
3. IMPORTANCIA DEL MODELO
El modelo a presentar da respuesta a la necesidad e importancia de mejorar el
control de las operaciones del programa. El modelo esta diseñado de acuerdo a la
investigación realizada en las áreas de gestión del financiamiento, coordinación y
consultoría técnica, con procedimientos y pasos a seguir que contribuyan a la toma
de decisiones.
Además la importancia del modelo radica en la necesidad de crear una unidad de
auditoria, que evalúe constantemente las operaciones del programa PASOLAES. En
101
base a los resultados de las entrevistas realizadas a los responsables de la
administración del programa PASOLAES en el capítulo III, en el cual se identificó
que el programa no cuenta con una unidad de auditoria.
El modelo de auditoria de gestión debe ser implementado en la organización del
programa, de tal manera que permita la participación de todas las áreas, por lo que
se sugiere su aplicación como instrumento de control de la gestión, para evaluar las
operaciones del programa.
4. OBJETIVO DEL MODELO
Ser una herramienta que permita; evaluar y mejorar los controles de las operaciones
del programa, facilitando procedimientos y métodos para alcanzar los objetivos, con
seguridad, fiabilidad y transparencia.
A nivel estratégico el modelo incrementa la capacidad de generar información,
consolidando prácticas eficaces, eficientes y productivas, en las operaciones del
programa PASOLAES.
5. JUSTIFICACIÓN DEL MODELO
Toda empresa u organización debe evaluar constantemente sus operaciones para
alcanzar sus objetivos y resultados trazados, por lo que es necesario implementar
técnicas de control que tengan como fin el hacer eficiente y eficaz todas las áreas.
La falta de un modelo de auditoria de gestión, así como la falta de la unidad de
auditoria en el programa PASOLAES, justifica la presente propuesta de un modelo
de auditoria de gestión. Se considera oportuno y conveniente adoptar dicho modelo,
el cual presenta técnicas y estrategias de evaluación de operaciones en las áreas de
gestión, como el área de administración, coordinación y consultoría técnica,
102
ayudando a fortalecer las operaciones con las cuales se puedan alcanzar los
objetivos del programa.
Para lo cual, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones
respecto de la magnitud y calidad de la gestión y su desempeño, así como en
relación a los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia y
eficacia considere que pueden mejorarse.
6. ALCANCE DEL MODELO
El modelo de auditoria de gestión es un instrumento para ser aplicado en todas las
áreas funcionales del programa PASOLAES; la utilidad del modelo radica en agilizar
el desarrollo de la evaluación del control interno en
las operaciones del área
financiera, coordinación y consultoría técnica.
También es aplicable, en otros tipos de programas con similares características,
presentando de esta manera el alcance y la utilidad del modelo.
7.
DESARROLLO DEL MODELO
7.1
Esquema del modelo
7.2
Etapas del modelo
7.1
Esquema del Modelo
El esquema del modelo es la representación gráfica, que contiene las cuatro etapas
de forma general; los conceptos y procedimientos a desarrollar del modelo de
auditoria de gestión para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
103
ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA EL PROGRAMA
PASOLAES
RETROALIMENTACION
Etapa I
7.2.1 Análisis situacional del
programa
Etapa II
7.2.2 Planeación de la
auditoria de gestión
Etapa III
7.2.3 Ejecución de la auditoria
de gestión.
Etapa IV
7.2.4 Comunicación de
Resultados y seguimiento.
8. Plan de implementación.
Fuente: Equipo de Trabajo.
7.2.1.1 Análisis externo.
7.2.1.2 Análisis interno
7.2.1.3 Examen preliminar
• Recurso humano asignado.
• Identificación de áreas criticas.
• Cuestionarios de Control Interno
Memorando de la planeación
7.2.2.1 Objetivos de la Auditoria
7.2.2.2 Evaluación de riesgos
7.2.2.3 Alcance de la auditoria.
7.2.2.4 Administración de la auditoria.
7.2.2.5 Programas de auditoria
7.2.3.1 Papeles de trabajo.
7.2.3.2 Matriz de papeles de trabajo.
7.2.3.3 Tipos de archivos.
7.2.4.1 Informes de auditoria.
7.2.4.2 Seguimiento a los informes de auditoria.
7.2.4.3 Seguimiento de evaluación del control interno
8.1 Objetivos.
8.2 Importancia.
8.3 Políticas de implementación
8.4 Responsables de la implementación.
8.5 Recursos a utilizar en la implementación.
8.6 Presentación y aprobación
8.7 Difusión y capacitación.
8.8 Ejecución
8.9 Presupuesto.
8.10 Cronograma
104
7.2
Etapas del modelo
ESQUEMA ETAPA I
7.2.1
ANALISIS
SITUACIONAL
DEL PROGRAMA
7.2.1.1
7. 2.1.2
7.2.1.3
ANALISIS
EXTERNO
ANALISIS
INTERNO
EXAMEN
PRELIMINAR
7.2.1 Análisis Situacional del Programa:
La etapa I, denominada: Análisis Situacional del programa, cubre aquellos aspectos
importantes, que influyen en la creación de un panorama general, de la ejecución de
la auditoria de gestión, incluyendo las demandas y necesidades, que serán
conocidas por el equipo de auditoria responsable.
En esta etapa es fundamental, revisar la documentación legal y técnica prioritaria
para el programa, de manera que el equipo auditor se involucre con aquellos
aspectos claves de la organización; además es importante la visita de campo a las
zonas de trabajo o bien a las instalaciones del programa, pues esta etapa implica un
contacto con la realidad práctica de la organización, de manera que se pueda crear
un marco de referencia que fundamente la necesidad de crear el modelo y
su
departamento de auditoria correspondiente en caso que no existiese.
En el análisis situacional del programa, se pretende alcanzar la totalidad de la
organización que será sujeta a la auditoria de gestión, y todas las actividades y
105
operaciones identificadas. El modelo de auditoria de gestión, medirá los distintos
niveles de eficiencia y eficacia, como también la utilización de los recursos. También
analiza aspectos como la misión, objetivos, políticas, controles financieros,
determinando si el organigrama de la entidad, es adecuado a las necesidades y
objetivos de la administración.
7.2.1.1 Análisis Externo
El análisis externo, dentro del modelo de la auditoria de gestión, corresponde al
proceso lógico de evaluación técnica, de aquellos factores ajenos a las decisiones
internas del programa y la dirección que lo administra.
Antes de iniciar una auditoria, es indispensable realizar un análisis externo referente
a la entidad. Este análisis parte por evaluar el entorno y permite determinar;
oportunidades y amenazas que se advierten sobre el desempeño de la institución
auditada, por ejemplo: la continuidad del programa
en relación al tiempo,
su
durabilidad o extensión de acuerdo a los convenios firmados, es parte de los
razonamientos que se deben evaluar dentro de este proceso.
Existen factores que deben examinarse con detenimiento para desarrollar el modelo
de auditoria y lograr una mejor visión de las realidades del entorno del programa de
agricultura PASOLAES, por ejemplo las políticas ambientales y las políticas
relacionadas a la cooperación.
a) Políticas ambientales
Las políticas ambientales, proporcionan lineamientos que fomentan el uso adecuado
de los recursos naturales, como: el agua, los bosques, los suelos en laderas, etc.
Esto con el objetivo de preservar los beneficios que brindan. Las políticas
ambientales también sirven como marco de referencia a las diferentes instituciones
cooperantes, para definir las líneas de acción sobre las cuales enmarcarán el aporte
106
financiero y técnico para contribuir a resolver los problemas regionales y locales.
Como ejemplo de algunas líneas de acción, basadas en el marco de la política
ambiental, podemos mencionar:
¾ Manejo y Conservación de los suelos y agua (MCSA)
¾ Implementación de sistemas de gestión ambiental y riesgo
¾ Participación de la comunidad en la protección del medio ambiente
¾ implementación de medidas que eleven los indicadores ambientales.
b) Políticas Económicas y Sociales
Las políticas económicas y sociales, presentan elementos que deben ser
considerados para conocer la dinámica, sobre la cual realizan las operaciones de la
entidad auditada; las acciones relacionadas con el medio ambiente, están vinculadas
a la actividad económica de un país, ya sea en detrimento o en aportes positivos a la
misma, como es el caso de agro turismo y el eco turismo en Costa Rica y que
actualmente, empieza a despuntar en nuestro país.
En la medida que un estado proponga políticas y normativas de bienestar a la
sociedad, se deberá garantizar la conservación del medio ambiente, como una de las
más importantes obligaciones y derechos de los habitantes.
Es por eso que al evaluar las medidas adoptadas por el estado, se puede referenciar
el nivel de trascendencia que la entidad auditada tendrá para los interesados en
conocer el resultado de la auditoria de gestión.
Algunas condiciones puntuales que se pueden analizar son:
¾ Relaciones y condiciones de la cooperación en otros países
¾ Políticas de crecimiento económico y su incidencia en el ambiente
¾ Incidencia del tema ambiental en los presupuestos gubernamentales.
107
El programa PASOLAES, cuenta con apoyo de la Agencia de Cooperación Suiza
para el Desarrollo y con iniciativas de diversas entidades relacionadas, para lograr
mejores condiciones de vida de los pequeños agricultores que cultivan las laderas,
con apoyo técnico y financiero, para poder así fortalecer las oportunidades de
desarrollo sostenible.
Oportunidades:
¾ Capacitaciones Técnicas
¾ Alianzas de Cooperación
¾ Actividades Agrícolas
¾ Programas de Asistencia a los agricultores
Las políticas económicas y sociales no adecuadas, son obstáculos para realizar
convenios de cooperación con organismos internacionales, las cuales se vuelven una
amenaza para el programa de agricultura, como a otros tipos de programas.
En los últimos años los procesos de reformas estructurales llevados a cabo en el
país, como la privatización, la dolarización, el tratado de libre comercio, el ingreso de
empresas multinacionales y las políticas económicas de los últimos años, han dejado
a la agricultura en laderas, en un estado de abandono y amenazando la subsistencia
de sus pobladores.
PASOLAES consciente de esta situación, presenta ante organismos internacionales
y al gobierno local, la necesidad de contar con políticas de ejecución definidas y
realistas, que fortalezcan el desarrollo sostenible de las laderas, garantizando la
continuidad de este tipo de programas en el tiempo.
108
Amenazas:
¾ Políticas gubernamentales no adecuadas
¾ Falta de alianzas de cooperación
¾ Retiro de entidades miembros
¾ Falta de políticas sobre la agricultura en laderas
¾ La falta de recurso humano y financiero
7.2.1.2
Análisis Interno
El análisis interno le permite al auditor tener mayor conocimiento sobre las fortalezas
y debilidades a las que se enfrenta el modelo de auditoria de gestión; entre los
elementos a considerar en el análisis tenemos recursos financieros, personal,
activos, infraestructura interna entre otros.
El análisis interno permite un estudio para conocer la cantidad y calidad de los
recursos con que cuenta el programa. Para realizar el análisis interno, deberá
aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar la eficiencia y eficacia en las
operaciones de las diferentes áreas de PASOLAES.
Para el programa PASOLAES, se consideran como fortalezas para su desarrollo, los
aportes financieros sostenibles de parte de entidades internacionales para tal fin, y el
recurso humano asignado para llevar a cabo el trabajo encomendado.
El programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador a celebrado alianzas
de cooperación que permitan unir ideas y reflexionar sobre las condiciones de vida
de los productores de laderas con la colaboración del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, desarrollando acciones en el ámbito local, en donde las entidades
miembros del grupo gestor ASEL (Agricultura Sostenible en Laderas) centran sus
esfuerzos estratégicos de corto, mediano y largo plazo.
109
Entre las fortalezas podemos mencionar:
™ Garantía de aportes financieros Sostenibles
™ Capacitación constante del Recurso Humano Asignado
™ Colaboración institucional y financiera de entidades miembros
™ Respaldo institucional del estado salvadoreño
™ Recursos tecnológicos
™ Alianzas de cooperación
El programa PASOLAES presenta debilidades en el control interno, debido a la falta
de la unidad de auditoria interna y la ausencia de herramientas de control como el
manual de auditoría de gestión; Es muy importante para el poseer controles internos
adecuados para el desarrollo de sus operaciones, para poder así; presentar
resultados
confiables
y
transparentes.
Podemos
mencionar
las
siguientes
debilidades:
™ Ausencia de la unidad de Auditoria Interna
™ Vulnerabilidad de los controles internos
™ No cuenta con una estrategia de expansión definida
™ Recurso humano limitado para asignaciones de evaluación
7.2.1.3
Examen Preliminar
La finalidad del examen preliminar es de obtener un conocimiento general del
programa, con el fin de identificar las áreas críticas, cantidad de personal asignado,
tiempo de ejecución, de tal forma que se pueda hacer una planeación eficaz,
eficiente y económica. El examen preliminar, esta basado en cuestionarios de
conocimiento para cada una de las áreas funcionales del programa.
110
ESQUEMA DEL EXAMEN
PRELIMINAR PARA EL CONOCIMIENTO DEL
PROGRAMA PASOLAES.
EXAMEN
PRELIMINAR
a) Recurso Humano
asignado para el
conocimiento
general del
programa
b) Identificación de
las áreas críticas
a.
•
•
Identificación del personal
idóneo
Personal de auditoria
asignado para el
reconocimiento general
del programa
c) Cuestionarios del control interno
Recurso Humano asignado
Se considera importante el perfil del personal de auditoria para realizar el
examen inicial, a fin de conocer las áreas vulnerables o sólidas del programa
PASOLAES.
El personal asignado para tal objetivo, serán los responsables de conducir la
ejecución de la auditoria, con la participación efectiva de los involucrados en el
proyecto, los cuales tendrán las herramientas necesarias para una
implementación eficiente del modelo de auditoria de gestión.
•
Identificación del personal
El personal asignado debe sentirse comprometido e identificado plenamente
con los objetivos determinados.
111
Este grupo de profesionales, además de su capacidad, deben tener la
independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin
de obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total
imparcialidad.
•
Personal de auditoria asignado
Se debe seleccionar al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la
máxima e integra responsabilidad de la auditoria de gestión a realizar.
Se predetermina de forma estimada el tiempo a invertir en cada una de las
etapas de la auditoria; considerando el número de horas-hombre que se va a
emplear por cada categoría, atendiendo el volumen y calidad de la información
a examinar, con limitantes potenciales y la influencia en la forma en que son
desarrolladas las etapas de la auditoria.
b.
Identificación de las áreas críticas
En el desarrollo del estudio general se profundiza en un conocimiento global
de PASOLAES y se determinan las áreas críticas. El objetivo en esta etapa, es
profundizar el estudio de cada una de las áreas o actividades definidas como
críticas.
Con ese objetivo, deberá obtenerse información acerca de las características
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente
sobre las mismas. Con base a toda la información obtenida y al análisis
efectuado, el auditor determinará en forma jerarquizada las áreas o
actividades críticas, en las cuales deberá profundizar el análisis.
Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas críticas
son:
112
1. El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión.
2. El interés derivado de la administración en cuanto a:
•
Requerimiento de la información de funcionarios de PASOLAES
•
Importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus
operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.
•
Los resultados de otras auditorias.
•
Las políticas adoptadas por la administración de PASOLAES.
Entre las áreas críticas se mencionan las siguientes:
¾ Administración
¾ Operaciones
¾ Coordinación
¾ Compras
c.
Cuestionario de Control Interno
Los cuestionarios se basan en preguntas que deben ser contestadas, por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de gestión a
evaluar. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta
afirmativa indique un punto de debilidad, algunas preguntas probablemente no
resulten aplicables, en el caso se utilizará “N/A” no aplicable.
En el cuestionario no solo se limita a obtener un SI, NO ó NA, si no que se
trata de validar las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.
Para ello se han diseñado los siguientes cuestionarios de control interno de
acuerdo al programa:
113
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa:
PASOLAES
Área de Gestión: Conocimiento general de la ADMINISTRACION
N°
Procedimientos
1.
Se cuenta con visión de PASOLAES
2.
Se ha establecido la misión de PASOLAES
3
8.
Se ha tomado en cuenta la misión como base para
los objetivos del programa
Se encuentran documentos que respaldan los
objetivos del programa.
Se han establecidos políticas para orientar las
acciones del programa PASOLAES.
Se encuentran documentadas las políticas del
programa.
Considera que los procedimientos administrativos
contribuyen en la toma de decisiones.
Se ha establecido procedimientos de inventarios.
9.
Se han establecidos niveles de autoridad.
10.
13.
Existen políticas de capacitación en las diferentes
áreas del programa.
Se da seguimiento a los informes de control de
deficiencias del programa.
Cuenta el programa PASOLAES con documentos
legales de constitución.
La planeación y la organización están relacionadas.
14.
Se ha diseñado un organigrama de PASOLAES.
15.
Se ha actualizado el organigrama.
16.
Se cuenta con objetivos y metas por cada unidad
4.
5.
6.
7.
11.
12.
Dirigido a:
Si
No
N/A
Observaciones
___________________________________________________
Elaborado por: __________________________________________________
Fecha de realización: ______________
• De acuerdo a la figura del programa, quien ejerce la auditoria externa es
COSUDE y como valor agregado se propone la creación de una unidad de
auditoría interna.
114
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa:
Área de Gestión:
N°
1.
PASOLAES
Control interno de la ADMINISTRACION.
Procedimientos
17.
Existe un proceso de planeación en función de los
objetivos del programa PASOLAES
Cuenta el programa con planes estratégicos para
todas las áreas funcionales.
Posee presupuestos en función de gastos e ingresos
del programa
Utiliza la administración los presupuestos para
analizar las variaciones
Se cuenta con políticas para desarrollar los
procedimientos.
Se aplican los procedimientos.
Tienen independencia los responsables de la toma de
decisiones.
Se mide el desempeño de la administración.
Existe un grupo o entidad de gestión para la
asignación de fondos internacionales.
Se realiza la gestión financiera con procedimientos
establecidos.
Los presupuestos son preparados por personal que
tiene conocimiento de la operatividad de cada área.
Existe un proceso de planeación financiera para
medir los resultados del programa.
Se cuenta con un sistema contable por áreas de
gestión.
El sistema contable está acorde a las necesidades del
programa.
Existen cuentas bancarias a nombre de PASOLAES
para depositar los fondos asignados.
Se elabora informe financiero de parte de la
administración.
Existe auditoria externa para el programa
18.
Se cuenta con un flujo de efectivo mensual.
2.
3
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Dirigido a:
Si
No
N/A
Observaciones
____________________________________________________
Elaborado por: ___________________________________________________
Fecha de realización: ______________
115
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa:
Área de Gestión:
N°
1.
2.
3
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
PASOLAES
OPERACIONES
Procedimientos
Si
No
N/A
Observaciones
Existe manual de segregación de funciones para el
área de operaciones.
Las operaciones de desarrollo se realizan de
acuerdo al nivel de autorización establecido.
Existe un manual de procedimientos para realizar
las diferentes operaciones.
Se efectúan revisiones a las diferentes operaciones
desarrolladas.
Las operaciones se basan en programaciones.
Existen directrices para el desarrollo de las
operaciones.
Existen formatos de adquisición de recursos
materiales para el desarrollo de las operaciones.
Se monitorean las adquisiciones de recursos
materiales.
Se toman en cuenta a los agricultores en las
diferentes operaciones del programa.
Se promueve el uso racional de los recursos
naturales en el desarrollo de las operaciones.
Cuenta con indicadores, metas y resultados la
ejecución de las operaciones.
Existe transparencia y calidad profesional del
personal a cargo de las operaciones.
Existe capacitación técnica y motivación a los
ejecutores de las operaciones.
Se implementan métodos de participación de las
comunidades beneficiadas en los planes de trabajo.
Se cuenta con enfoques territoriales para
desarrollar las operaciones del programa.
Dirigido a:
____________________________________________________
Elaborado por: ___________________________________________________
Fecha de realización: ______________
116
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa:
Área de Gestión:
N°
1.
2.
3
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
PASOLAES
COORDINACIÓN
Procedimientos
Si
No
N/A
Observaciones
Existe manual de segregación de funciones para el
área de coordinación.
La coordinación se desarrolla de acuerdo al nivel de
autorización establecido.
Existe un manual de procedimientos para coordinar
las diferentes operaciones.
Se efectúan revisiones a las diferentes operaciones
desarrolladas.
Las coordinaciones se basan en programaciones
quincenales o mensuales.
Existen directrices para el desarrollo de la
coordinación.
Existen formatos de adquisición de recursos
materiales para el desarrollo de las operaciones.
Se monitorean las operaciones de acuerdo a la
coordinación establecida.
Se toman en cuenta a los agricultores en la
coordinación del programa.
Se promueve el uso racional de los recursos
naturales en la coordinación de las operaciones.
Cuenta con indicadores, metas y resultados en la
coordinación.
Existe transparencia y calidad profesional del
personal a cargo de la coordinación.
Existe capacitación análisis técnicos antes de
coordinar las operaciones.
Se implementan métodos de participación de las
comunidades beneficiadas en la coordinación.
Se cuenta con enfoques territoriales para coordinar
el programa.
Dirigido a:
______________________________________________________
Elaborado por: _____________________________________________________
Fecha de realización: _____________________
117
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa:
Área de Gestión:
N°
1.
2.
3
4.
PASOLAES
COMPRAS
Procedimientos
7.
8.
Las órdenes de compra están enumeradas.
9.
10.
Los documentos que respaldan las compras son
enviadas diariamente.
Se compras se realizan en base a programas.
11.
Se solicitan cotizaciones para realizar compras.
12.
El área de finanzas se coordina con el área de
compras para efectuar los pagos.
6.
No
N/A
Observaciones
Existe manual de procedimientos y funciones para
el área de compras.
Las compras se realizan de acuerdo al nivel de
autorización establecido.
Se controlan y se revisan las compras efectuadas.
Se monitorean las órdenes de compra pendientes
de recibir.
Se posee lista de proveedores para efectuar
compras.
Las compras se realizan únicamente a proveedores
nacionales.
Existen formatos de órdenes de compra.
5.
Si
Dirigido a:
____________________________________________________
Elaborado por: ___________________________________________________
Fecha de realización: ______________
118
ESQUEMA ETAPA II
PLANEACION DE LA AUDITORIA DE GESTION
MEMORANDO DE LA PLANEACION
7.2.2.1 Objetivos de la auditoria
7.2.2.2 Evaluación de riesgos
7.2.2.3 Alcance de la auditoria
7.2.2.4 Administración de la auditoria
7.2.2.5 Programa de la auditoria
7.2.2 Planeación de la Auditoria de Gestión para evaluar las operaciones de
PASOLAES.
En esta etapa del modelo, se fundamenta en la recopilación de la información para
determinar objetivos y estimación de los riesgos de la auditoria de gestión a
PASOLAES; considerando para tal efecto: la recolección de información y
documentación, de la preparación de los programas de auditorias específicos para
cada área a evaluar.
Además en esta fase se determina el alcance, la administración y los programas de
la auditoria.
Memorando de Planeación
Es el plan diseñado para alcanzar los objetivos de la auditoria en las áreas de
gestión del programa PASOLAES, el cual contiene los elementos informativos y de
juicios suficientes y necesarios para fijar prioridades, establecer metas, elegir
119
alternativas, ordenar las acciones para alcanzar con base a la asignación correcta de
los recursos.
También coordina los esfuerzos y designa las responsabilidades precisas, para
controlar y evaluar sistemáticamente los avances y resultados, permitiendo con esto
realizar oportunamente los ajustes necesarios.
7.2.2.1 Objetivos de la auditoria
Para lograr los objetivos de la auditoria que se propone al programa PASOLAES, y
los resultados sean confiables, se debe contar con una adecuada planeación.
Uno de los objetivos de la auditoria es producir un informe integral sobre la gestión
efectuada por la administración en términos de eficiencia, eficacia y equidad. Al
efectuar las evaluaciones de cada área de gestión del programa, se identifican
plenamente los objetivos del programa; para ello planteamos los siguientes:
¾ Evaluar si los recursos se utilizan de manera económica
¾ Auditar el plan de organización y gestión.
¾ Verificar el cumplimiento de las operaciones
¾ Examinar las responsabilidades y funciones de los funcionarios
¾ Evaluar las políticas establecidas y su cumplimiento
¾ Ofrecer sugerencias y recomendaciones para solucionar los
problemas.
¾ Detectar las debilidades de cada área.
¾ Establecer parámetros de seguimientos para las correcciones, de
acuerdo a los hallazgos.
120
7.2.2.2
Evaluación de Riesgos
La auditoria de gestión propuesta para el programa PASOLAES, consistirá en
evaluar las operaciones, identificando y analizando factores que determinen los
riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos, los factores pueden ser
internos o externos.
No existe ninguna forma práctica de reducir los riesgos, ya que el riesgo en sí es
inherente a una actividad de la entidad, compete a la auditoria evaluar cual es el nivel
de riesgo aceptable para la administración.
En este tipo de auditoria de gestión se tendrá en cuenta los tres componentes del
riesgo; riesgo inherente, riesgo de control y el riego de detección.
En base al control interno establecido en cada una de las áreas del programa se
considera lo siguiente: Si no hay control interno el riesgo es alto, si hay control con
muchas deficiencias el riego es Medio, y si existe control interno con pocas
deficiencias el riego es Bajo.
Evaluación del Nivel de Riesgos:
Áreas
Críticas
Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo
Administración
Operaciones
Coordinación
Compras
121
7.2.2.3 Alcance de la Auditoria
A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar,
de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para
llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.
La unidad de auditoria debe contar en su fase de planeación, una definición
específica del alcance de los procedimientos y período que cubre la auditoria.
Es necesario considerar que, si este tipo de auditoria se realiza por primera vez, el
alcance debe ser más extenso, a fin de cubrir todo riesgo en el programa. En el caso
de auditorias recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarán
simultáneamente, teniendo por objetivo actualizar y analizar la información del
conocimiento del programa, a fin de identificar nuevas áreas críticas.
La documentación a analizar corresponderá al período de tiempo sujeto a examen,
por ejemplo un semestre anterior, al inicio de la auditoria
Para el caso de esta auditoria se considerará para la evaluación las siguientes áreas
de gestión:
¾ Administración
¾ Operaciones
¾ Coordinación
¾ Compras
El auditor podrá determinar el alcance del conocimiento del programa a través de la
documentación a consultar, verificando la existencia legal del programa PASOLAES.
122
A fin de obtener el conocimiento del programa deberá consultarse documentos como:
•
Manual de organización
•
Libro de Actas
•
Organigrama deL Programa
•
Estados Financieros
•
Visión, Misión, Procedimientos establecidos por la administración
•
Objetivos operativos del programa
•
Políticas de cada área
•
Presupuestos de gastos e ingresos
•
Informes de auditoria
•
Canales de Distribución
•
Nivel de inventarios
•
Detalle de la tecnología en uso
•
Manual de funciones de trabajo
Para un adecuado control es conveniente elaborar un detalle de la documentación a
solicitar, lo cual facilitará conocer la disponibilidad en proporcionar lo solicitado y el
tiempo de respuesta.
Lo anterior también servirá como base para reiterar la solicitud hasta su
cumplimiento, en caso de que la documentación o la información no se a
proporcionada oportunamente.
7.2.2.4
Impacto Ecológico en el programa PASOLAES
El impacto o la repercusión de la auditoria de gestión en el programa, será a mediano
plazo en todas sus áreas operacionales. El impacto como parámetro de medición
para el entorno económico, social y ambiental del programa, se medirá a través de
cuestionarios, encuestas, notas periodísticas, datos estadísticos o históricos, las
cuales medirán las necesidades del programa. Los pobladores beneficiados y
123
rescatados de la pobreza en laderas agrícolas, será de mucho impacto e
importancia, como trascendental en la vida de estos pobladores. El programa
PASOLAES ha realizado grandes esfuerzos, orientados a transformar la agricultura
tradicional de subsistencia a una agricultura técnicamente mas moderna, con
mayores réditos para el agricultor, incentivando prácticas agrícolas en armonía con el
medio ambiente. La auditoria de gestión comprenderá en todas las actividades del
programa, que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la
evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una
estrategia operativa que garantice la supervivencia de los pobladores del sector
agrícola en laderas del El Salvador.
7.2.2.5 Administración de la Auditoria de gestión
La administración de la auditoria comprende los siguientes aspectos:
¾ Contactos con personal clave
Con anticipación debe identificarse al personal clave del programa, lo que dependerá
de las áreas de gestión a evaluar, siendo necesario realizar las entrevistas con los
responsables del control y manejo de PASOLAES con quienes se hará contacto para
obtener mayor información del programa.
Se deberá preparar anticipadamente el plan o método de entrevistas a efectuar. Se
programaran inicialmente las entrevistas a los principales ejecutivos, puesto que será
mediante el contacto con ellos, que se definirá el siguiente personal a entrevistar.
Cada una de estas entrevistas debe seguir un orden jerárquico, deberá ser
planificada, dejando constancia de la planificación (personal a entrevistar, área de
responsabilidad, día y hora prevista a ser realizada).
124
Con el objetivo de obtener información adicional del área específica del ejecutivo
entrevistado, las preguntas deberán orientarse en ese sentido, debiendo además
revelarse en la reunión, el nombre de los responsables, dependientes del
entrevistado, con quienes se tratarán los temas con mayor detalle.
A medida que se vaya descendiendo en la pirámide, la información a solicitar será de
mayor detalle. El coordinador o encargado de la auditoria en función de su
experiencia y grado de información necesaria, definirá en cada oportunidad en qué
nivel se limitarán las entrevistas.
En lo posible, deberán concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objetivo que
uno de ellos sea el encargado de tomar nota y el otro efectuar las preguntas. De ser
factible, el cuestionario debe ser firmado por el entrevistado.
¾ Asignación de los recursos idóneos de acuerdo a las áreas a
avaluar
Una vez que se haya procesado y efectuado la matriz de la información obtenida en
el conocimiento del programa, se diseñarán los lineamientos generales del trabajo,
proyectando el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del
personal a utilizar y el costo aproximado.
Se fijarán los limites de la auditoria, es decir, qué aspectos serán incluidos en la
auditoria y cuales no. Del resultado anterior, dependerá el personal a seleccionar
para realizar la evaluación, sugiriendo que el personal elegido tenga conocimiento de
las áreas críticas identificadas en la investigación inicial.
El siguiente cuadro sirve para detallar el personal asignado a la auditoria y las horas
que se proyectan utilizar para evaluación.
125
Modelo para definir el personal asignado:
Actividad:
Horas Estimadas
Auditor Jefe
XXXXXXX
Asistente Auditor
XXXXXXX
Total
XXXXXXX
Hecho por: _________________________________________
Aprobado por: ______________________________________
Elaborado por equipo de trabajo.
El presupuesto de tiempo sirve para exponer las horas que se utilizarán en cada
etapa de la planeación de la auditoria.
Modelo para describir las horas que se invertirán en cada área a evaluar:
Actividad o área:
Horas trabajadas
Días hombre
Análisis situacional
XX
XX
Examen preliminar
XX
XX
Planeación
XX
XX
Ejecución del trabajo de campo
XX
XX
Elaboración del informe preliminar
XX
XX
Comunicación de resultados
XX
XX
XX
XX
Elaboración
seguimiento
del
informe
final
y
126
Total
XX
XX
Hecho por: __________________________________________
Aprobado por: _______________________________________
Elaborado por equipo de trabajo.
¾ Fechas claves de ejecución
La ejecución de esta auditoria debe programarse en forma semestral, por los
siguientes aspectos:
ƒ
Al inicio del período, para la toma de decisiones.
ƒ
A mitad de año, para medir los resultados y en caso de ser necesario, adoptar
nuevas estrategias.
ƒ
Cronograma de la auditoria
127
ACTIVIDAD
CRONOGRAMA PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA.
Días Hábiles
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Análisis Situacional:
Análisis Externo
Análisis Interno
Éxamen Preliminar:
Recurso Humano para reconocimiento
General
Identificación de áreas criticas
Programa de evaluación general
Planeación del trabajo de auditoria:
Objetivo de la auditoria
Estimación de riesgos de áreas funcionales
Alcance del trabajo
Contacto con personal clave
Asignación de los recursos idóneos
Fechas claves de ejecución
Elaboración de Cuestionarios
Elaboración de programas
Ejecución del trabajo de auditoria:
Preparación de papeles de trabajo
Organización de archivos
Ejecución de programas de auditoria
Elaboración de Informe de auditoria:
Elaboración de informe preliminar
Comunicación de resultados
Elaboración de informe final y seguimiento
Responsable
Auditor Jefe
Auditor Jefe
Auditor Jefe
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe
Auditor Jefe
Auditor Jefe
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Asistente de auditoria
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe y Asistente
Auditor Jefe
Para efectos de la programación se consideraron 26
días hábiles
Elaborado por equipo de trabajo.
128
7.2.2.6 Programas de la auditoria de gestión
Para el programa de agricultura PASOLAES, se sugiere elaborar y especificar los
programas de auditoria a desarrollar en el transcurso de la evaluación. La
realización del programa de auditoria es fundamental ya que se constituye como
evidencia del planteamiento realizado y de los procedimientos previstos.
Al desarrollar el programa de auditoria no se podrá prever todas las
contingencias, razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la
adecuación del programa de forma constante, por lo tanto, es conveniente iniciar
un programa en el que se resuma el enfoque de los temas de auditoria, revisarlo,
ampliarlo a medida que la auditoria se desarrolla.
A continuación se detallan los programas de la auditoria de gestión para evaluar
las operaciones en las áreas funcionales de PASOLAES.
PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA
EVALUACION
DE
LA
SITUACION
GENERAL DE PASOLAES.
Objetivo:
Verificar el cumplimiento de los planes estratégicos y operativos
establecidos del programa, su presente y futuro.
Alcance:
Realizar revisión a los objetivos, procedimientos, políticas, estructura
organizativa del programa, establecida para el periodo evaluado.
No
Procedimientos
1.
Solicitar documentación para ejecutar la
evaluación; preparar lista detallada de
fecha de entrega de la documentación.
La documentación a solicitar es la
siguiente:
a. Manual de Organización
b. Libro de Actas
c. Organigrama de PASOLAES
d. Estados Financieros
e. Visión y Misión del programa
f. Objetivos de Operaciones
Hecho
por
Referencia
Pt´s
Observación
129
g.
h.
i.
j.
k.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Políticas de cada Área
Presupuestos de gastos e ingresos
Informes de auditoria anteriores
Canales de distribución
Clasificación
de
entidades
relacionadas al programa
l. Nivel de inventarios
m. Detalle de equipo tecnológico en uso
Manuales de áreas de trabajo
Realice la recopilación de antecedentes;
entre estos pueden ser: cuestionarios y
entrevistas.
Consultar informes de auditorias
anteriores.
Verificar si existe definición de la
estructura organizativa de PASOLAES.
Identificar si la estructura organizativa
permite cumplir con los objetivos
establecidos.
Determinar si son efectivas las líneas de
autoridad desde el punto de vista
control.
Establecer si los objetivos y planes del
programa, son claros, reales y
alcanzables.
Razonar si los planes y objetivos son
explícitos en cuanto a lo que se espera
del personal.
Establecer
si
las
políticas
y
procedimientos operan dentro de la
organización.
Evaluar el control interno, con el
objetivo de medir el grado de eficiencia,
determinando el nivel de confianza en
los sistemas.
Identificar la existencia de controles de
la gestión realizada.
Concluir de acuerdo al trabajo
desarrollado.
Elaborar informe.
_______________
ELBORADO POR
_______________
REVISADO POR
________________
APROBADO POR
130
PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO.
Objetivo:
Identificar el adecuado control interno del programa.
Alcance:
Efectuar revisión a la gestión administrativa del último semestre a la
fecha de auditoria.
No.
1.
Procedimientos
Referencia
Pt´s
Observación
Del control interno de gestión:
Determinar si la administración se apoya en
una planificación y en un sistema de
información.
2.
Verificar si el programa con herramientas de
control que permitan evaluar la gestión por
áreas claves de la organización.
3.
Analizar el grado de integración de los
elementos del control interno de gestión.
Analizar si el programa hace uso de
indicadores para evaluar la gestión de la
administración.
4.
Hecho
por
5.
Establecer controles con relación a toda
información.
6.
Examinar
si
los
procedimientos
implementados son apropiados para la
integración y coordinación entre las distintas
unidades funcionales.
7.
Investigar si existe un manual de funciones
y descripción de puestos.
8.
Determinar si el programa cuenta con un
control de costos que contribuyan a la
valuación de inventario de equipos.
9.
Evaluar si en el programa existen políticas y
programas de selección, capacitación y
evaluación de personal.
10.
Revisar si en el programa se evalúa la
gestión administrativa.
131
11.
Medición del rendimiento:
Diseñar un método o sistema para medir el
rendimiento (eficiencia, economía y eficacia)
considerando los componentes principales:
I.Indicadores de Eficiencia: relación de
volumen de trabajo con recursos. Se
refiere a oportunidades para producir los
mismos servicios a un menor costo o
producir más servicios por el mismo costo.
II. Indicadores de Economía: Como
elemento de gestión se define como el uso
oportuno de los recursos en cantidad y
calidad adecuadas y al menor costo
posible, con relación a los programas de la
organización. Y a las condiciones y
opciones que presenta el mercado.
III.Indicadores de Eficacia: medir el grado
de cumplimiento de metas consideradas,
orientándose a los resultados.
12.
Concluir de acuerdo al trabajo desarrollado.
13.
Elaborar cédula de hallazgos.
________________
ELABORADO POR
______________
REVISADO POR
_______________
APROBADO POR
132
INDICADORES:
PARA EVALUAR EL ÁREA DE COMPRAS.
Nombre del programa:
PASOLAES
Fecha:
Eficacia
Economía Eficiencia
Criterio
Indicadores
Verificado:
Si
No
Cumplimiento:
Si
No
Se tiene control sobre el proceso de compras
Se compran materiales de mejor calidad
Las compras se reciben en el tiempo pactado
con el proveedor.
Las compras se realizan al más bajo costo.
Se obtienen descuentos por compras
frecuentes.
Existen acuerdos de reposición de materiales
por averías.
Se elaboran órdenes de compra por todas
las adquisiciones.
Las necesidades de compra se revisan
constantemente.
Los pagos a proveedores se realizan de
acuerdo a políticas del programa.
Los proveedores están autorizados para el
programa.
Observaciones:
_________________
ELABORADO POR
________________
REVISADO POR
_________________
APROBADO POR
133
INDICADORES:
PARA EVALUAR EL ÁREA DE FINANZAS
Nombre del programa:
PASOLAES
Fecha:
Criterio
Indicadores
Verificado:
Eficacia
Economía Eficiencia
Si
No
Cumplimiento:
Si
No
Las proyecciones de finanzas son acordes a
las demás áreas funcionales.
Se cumplen las proyecciones establecidas
para cada área funcional.
Los gastos del programa son acordes a su
nivel de ingresos.
Los fondos obtenidos permiten cubrir los
gastos del programa.
Los recursos del programa permiten cubrir las
diferentes operaciones.
Se ha realizado una comparación de los
objetivos establecidos.
Se compara los fondos obtenidos con
relación a los logros obtenidos por cada área
funcional.
Se formulan mensualmente informes de
desempeño de cada área.
Se llevan a cabo evaluaciones del plan.
Observaciones:
_________________
ELABORADO POR
_______________
REVISADO POR
_______________
APROBADO POR
134
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION
DE
CONTROL
Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN
ÁREAS FUNCIONALES DEL PROGRAMA.
NOMBRE DEL PROGRAMA:
PASOLAES
Objetivo:
Determinar la oportunidad y eficiencia del control interno en las
áreas funcionales del programa.
Alcance:
Efectuar revisión a los procedimientos administrativos del programa
por el último semestre a la fecha de auditoria.
No.
1.
2.
3.
4.
Procedimientos
Hecho por
Referencia
Pt´s
Observación
De los procedimientos administrativos:
Efectúe un análisis de los procedimientos
ejecutados en el programa ( Compras,
ingresos, finanzas); identificando los
aspectos siguientes:
a. Es posible reducir el número de veces
que ejecuta el procedimiento.
b. Es factible simplificarlo y realizar una
automatización.
c. La ejecución del procedimiento
responde a las necesidades del
programa.
Verifique si la ejecución de los
procedimientos administrativos; cumple
con la obtención de los resultados
siguientes:
a. Disminución de costos administrativos.
b. Reducción de plazos operativos de
gestión y de respuesta.
c. Distribución
equilibrada
de
la
asignación de cargas de trabajo.
Compruebe la periodicidad con la cual es
actualizado el manual de procedimientos.
De las formas de control interno:
Determine si se realizan revisiones
constantes de desempeño, comparando
el
desempeño
actual
con
los
presupuestos y pronósticos con el
desempeño de períodos anteriores.
135
5.
Verifique si PASOLAES realiza conteos
físicos periódicamente, para garantizar la
seguridad y salvaguarda de los activos.
6.
Compruebe la existencia de una
adecuada segregación de funciones para
evitar errores o fraudes en el curso
normal de las operaciones.
7.
Establezca si la administración, se inclina
más hacia el control preventivo que el
correctivo.
8.
Determine si el programa utiliza para
efecto de control los presupuestos para la
realización de los gastos.
9.
Concluya de
desarrollado.
10.
Elabore cédula de hallazgos.
________________
ELABORADO POR
acuerdo
al
trabajo
_______________
REVISADO POR
_______________
APROBADO POR
136
PROGRAMA DE AUDITORIA:
EVALUACION DEL AREA DE COMPRAS
NOMBRE DEL PROGRAMA:
PASOLAES
Objetivo:
Identificar la eficiencia en la realización de las compras efectuadas
por el programa, para corregir deficiencia en dicha gestión.
Alcance:
Evaluar los procedimientos de compras adoptadas por este tipo de
programas.
No
Procedimientos
.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Hecho
por
Referencia
Pt´s
Observación
Verificar que los proveedores se hayan
autorizado de acuerdo a las políticas
establecidas por la administración.
Determinar que el precio y condiciones de
los bienes y mercancías que se reciben de
los
proveedores
estén
debidamente
autorizados de acuerdo a las políticas de la
administración
Establecer los principales proveedores.
Examinar que las órdenes de compra se
realicen de acuerdo a lo establecido por el
programa.
Verificar que los productos que se reciban
por las compras sean los solicitados.
Determinar si las compras son recibidas
oportunamente.
Examinar que las cuentas por pagar a
proveedores por la adquisición de bienes y
servicios se registren contablemente con
exactitud y oportunamente.
Verificar que los pagos a proveedores se
efectúen de acuerdo a lo pactado con ellos
y las políticas del programa.
Comprobar que los pagos efectuados a
proveedores se aplican y se abonen en las
cuentas correctas.
Revisar si se están revisando y conciliando
periódicamente los saldos de cuentas por
pagar.
Evaluar los procedimientos utilizados para
determinar las necesidades de compras.
Investigar si se efectúan compras por áreas
diferentes a la de compras, y determine su
justificación.
Concluya
de
acuerdo
al
trabajo
desarrollado.
Elabore cédula de hallazgos.
________________
ELABORADO POR
_______________
REVISADO POR
________________
APROBADO POR
137
PROGRAMA DE AUDITORIA:
EVALUACION DEL AREA DE FINANZAS
NOMBRE DEL PROGRAMA:
PASOLAES
Objetivo:
Verificar que existan planes y procedimientos adecuados en el área
funcional de finanzas y que tengan relación con los objetivos del
programa.
Alcance:
Evaluar los planes, métodos y técnicas utilizados por el área de
finanzas para la consecución de los objetivos.
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Procedimientos
Hecho
por
Referencia
Pt´s
Observación
Verificar que los planes del área de
finanzas estén acorde con los objetivos
del programa y con los planes de las
otras áreas funcionales.
Verificar si existen procedimientos para
la elaboración de los planes financieros.
Verificar si el área de finanzas está
cumpliendo con los planes propuestos.
Determinar si se cuenta con un control
de los procesos de los costos y gastos
de las operaciones.
Identificar si existe un control para
alcanzar las metas del área.
Evaluar si, el área está cumpliendo con
las necesidades de las demás áreas que
integran el programa.
Evaluar si se esta emitiendo informes
mensuales de desempeño.
Elabore cédula de hallazgos.
________________
ELABORADO POR
______________
REVISADO POR
FUENTE DE INFORMACION:
________________
APROBADO POR
Vigencia.
138
ESQUEMA ETAPA III
EJECUCION DE LA AUDITORIA DE
GESTION
7.2.3.1
Papeles de trabajo
7.2.3.3 Tipos de archivos
7.2.3.2 Matriz de papeles de
trabajo
7.2.3
Ejecución de la auditoria de gestión.
Con el fin de lograr la ejecución de la auditoria de gestión propuesta, a través del
modelo al programa PASOLAES, se han diseñado modelos de papeles de
trabajo, que servirán para documentar todo el proceso de auditoria realizada a
todas las áreas funcionales del programa.
Al desarrollar la auditoria de gestión, no podrán prever todas las contingencias;
razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad de revisar el programa de
forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar el programa en el que se
resuma el enfoque de los temas de la evaluación.
7.2.3.1
Modelo de Papeles de Trabajo (Pts)
Los papeles de trabajo son registros, donde se describen las técnicas,
procedimientos, pruebas y conclusiones, de acuerdo al modelo propuesto de
auditoria de gestión, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
139
Los modelos de papeles de trabajo, se diseñaran según normas de auditoria
establecidas, estarán a cargo de la unidad de auditoria. Estos papeles
proporcionan el soporte principal, que en su momento el auditor tendrá que
incorporar en el informe final.
Para la evaluación de las operaciones del programa PASOLAES, se sugiere
utilizar los siguientes papeles de trabajo:
7.2.3.2
MATRIZ DE PAPELES DE TRABAJO SUGERIDOS A UTILIZAR:
PROGRAMA PASOLAES
PAPELES DE
TRABAJO
UTILIDAD
AREAS DE GESTION
ADMÓN..
COORD..
OPERAC.
FINANZ.
REFERENCIA
EN ANEXO
No.
COMPRAS
ANEXO 1
SOLICITUD DE
DOCUMENTACION
REVISIÓN
XX
SOLICITUD DE
INFORMACION
OBTENER
DATOS
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 2
PLAN DE
ENTREVISTAS
CONTROL DE
ENTREVISTAS
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 3
ENTREVISTAS
CONOCIMIENTO
GENERAL
XX
XX
XX
XX
XX
CUESTIONARIOS
ANÁLISIS Y
CONOCIMIENTO
CEDULA DE
OBSERVACION
PAPEL DE
TRABAJO
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 6
CEDULAS
ASUNTOS
PENDIENTES
PAPEL DE
TRABAJO
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 7
CEDULAS
SUMARIAS
PAPEL DE
TRABAJO
XX
XX
ANEXO 8
CEDULAS DE
HALLAZGOS
PAPEL DE
TRABAJO
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 9
CEDULAS DE
SEGUIMIENTO
PAPEL DE
TRABAJO
XX
XX
XX
XX
XX
ANEXO 10
INFORME DE
AUDITORIA
COMUNICACION
ANEXO 11
ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS
140
Los modelos de los papeles de trabajo, deben contener evidencia de lo siguiente:
9 De la planeación realizada
9 Evaluación del control interno (cuestionarios)
9 Evidencia de los procedimientos de auditoria aplicados
9 Supervisión y revisión por parte del auditor
9 Informes emitidos
9 Seguimiento a los informes emitidos.
Marcas a utilizar
Es conveniente utilizar marcas de auditoria, a fin de ahorrar tiempo en explicar en
cada programa los procedimientos realizados.
Las marcas de auditoria son signos especiales creados por el auditor, las cuales
deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra.
El auditor deberá utilizar la técnica de índices de referencia y de cruce de la
información, actividad que se realiza a través de cotejar cifras que previenen de
los registros auxiliares contra los mismos auxiliares, dejando transcritos en los
papeles de trabajo con marcas que hallan verificado las cifras correspondientes
contra el cruce del auxiliar respectivo.
Las marcas a utilizar de auditoria deben cumplir con los siguientes aspectos:
a) Que sean explicadas satisfactoriamente y que indiquen en forma clara el
trabajo realizado en los papeles de trabajo.
b) Que se resuma en una “cédula de marcas” a fin de evitar que en cada
cédula se repita la explicación de la marca utilizada.
c) Deberán hacerse con color rojo, para facilitar la identificación y revisión
posterior a los papeles de trabajo.
La utilización de marcas no es de manera uniforme para todas las auditorias,
algunas de las sugeridas son las siguientes:
141
Trazo de Marca
Explicación de la Marca
/
E
^
Ø
~
Ł
Indicadores Verificados
Ƴ
Ұ
7.2.3.3
Error
Objetivos Alcanzados
Pendiente
Metas Alcanzadas
Cumple con el control
interno
Documento Examinado
Hallazgos de auditoria
Tipos de Archivos.
Para respaldar la auditoria de gestión propuesta en el modelo, por cada auditoria
que se realiza en las áreas de gestión, es necesario contar con toda la
documentación de las evaluaciones realizadas, para ello se hacen necesarios los
archivos; se sugiere para esta auditoria dos tipos de archivos, archivos
permanente y archivos corrientes, los cuales son organizados en forma
sistematizada, sea preparando legajos o carpetas.
La codificación de índices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de
tres formas: alfabética, numérica y alfanumérica.
142
Modelo tipos de archivos:
ARCHIVOS
CORRIENTES
ARCHIVOS
PERMANENTES
ALFABETICO Y
ALFANUMERICO
NUMERICOS
Archivo Permanente (AP)
Contendrá toda la documentación de carácter histórico, el cual permitirá tener un
conocimiento general del programa PASOLAES, políticas, procedimientos y toda
la documentación relacionada a la organización.
Para la codificación de índices y referencias en los archivos permanentes pueden
ser de forma numéricos.
Dentro de la documentación a considerar en este archivo, se especifica lo
siguiente:
¾ Manual de organización
¾ Libro de actas
¾ Organigrama de la entidad
¾ Estados financieros
¾ Visión, Misión, Procedimientos establecidos
¾ Objetivos operativos del programa
143
¾ Nombres principales de los ejecutivos
¾ Estructura de los Sistemas de información
¾ Canales de distribución
¾ Clasificación y ubicación de proveedores
¾ Nivel de inventarios de activos
¾ Detalle de la tecnología en uso
¾ Manuales de descripción de puestos
Archivo Corriente (AC)
Recopila la documentación que está relacionada con la administración del trabajo
de la auditoria y de la evaluación realizada a las diferentes áreas de gestión, la
cual estará limitada al período sujeto a revisión. Este tipo de archivo es de mucha
importancia, debido a que ello permite tener un conocimiento específico de la
auditoria realizada.
Para la codificación de índices y referencias en los archivos corrientes pueden ser
de forma alfabéticos y alfanuméricos.
El índice y contenido de los archivos corrientes, deben de ser para información
general y para información relacionada a los papeles de trabajo correspondientes
a la planificación y supervisión de las actividades administrativas de la auditoria.
ESQUEMA ETAPA IV
144
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS Y
SEGUIMIENTO
7.2.4.1 Informe de
auditoria
7.2.4.2 Seguimiento a
informes de auditoria
7.2.4.3 Seguimiento a las
evaluaciones del control
interno
145
7.2.4
Comunicación de Resultados y Seguimiento.
Al finalizar el trabajo de auditoria de gestión al programa PASOLAES, se debe
preparar un informe, en el cual se consiguen los resultados de la auditoria;
identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto
de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las
faltas, si no también a evitar su concurrencia.
7.2.4.1
Informe de auditoria
La elaboración del informe, es el punto final de un proceso de captación y
tratamiento de información obtenida en el programa PASOLAES. Esta información
debe ser suficiente para que el auditor sea capaz de realizar un diagnóstico y
recomendaciones.
Para establecer el cuerpo del informe se puede optar por dos alternativas:
1. Desarrollar el cuerpo del informe basándose en las áreas auditadas, y
analizando la situación de cada área de gestión funcional del programa
PASOLAES.
2. Estructurarlo según el programa PASOLAES y analizando todas las
operaciones que afectan las áreas evaluadas.
146
No.
Procedimientos para la elaboración del informe
1.
Preparar cédula de hallazgos
2.
Revisar la cédula de puntos pendientes para verificar acciones o
decisiones tomadas, sobre los aspectos que deben completarse antes
de la preparación del informe.
3.
Analizar de forma detallada las conclusiones y evaluar el medio de
informarles a la administración. (informe carta gerencia)
4.
Programar reunión con los jefes ejecutivos de las áreas evaluadas,
para dar a conocer el primer borrador del informe.
5.
Convocar reunión con el Representante o Administrador para darle a
conocer los resultados finales de la auditoria.
Para una mejor ilustración se presenta un formato de informe. Ver Formato
Anexo 11.
7.2.4.2
Seguimiento a informes de auditoria
Como parte final del trabajo de auditoria al programa PASOLAES, se debe
establecer un adecuado seguimiento a los hallazgos reportados en los informes,
mediante la revisión de las recomendaciones con los responsables de las áreas
de gestión auditadas, lo anterior contribuirá a corregir las deficiencias identificadas
y obtener resultados eficientes.
A continuación se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento
al informe:
147
No.
1.
Procedimientos para seguimiento de informe
Obtener el informe de auditoria emitido y seleccionar las
observaciones que requieren mejoramiento de sistemas o
procesos.
2.
Reunirse con los ejecutivos de las áreas evaluadas, a fin de
determinar e identificar el cumplimiento a las recomendaciones
plasmadas en el informe.
3.
Solicitar la información a los procesos que documenten, que la
observación ha sido subsanada.
4.
Extraer las condiciones que aún no se han atendido por la
administración y que las respectivas recomendaciones se
encuentran
calificadas
como:
en
proceso,
no
atendidas,
parcialmente atendidas.
5.
Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha
dado seguimiento, con el objetivo de informar a la administración
el grado de cumplimiento de lo recomendado en las áreas
evaluadas.
Para una mejor ilustración se presenta un formato de informe. Ver Formato
Anexo 10
7.2.4.3
Seguimiento de evaluación del control interno
El seguimiento a las evaluaciones de control interno del programa PASOLAES,
basado en el modelo en referencia, permite realizar una revisión de las
evaluaciones identificadas. Esta revisión de seguimiento proporciona al programa,
la cobertura necesaria para el análisis de los diferentes componentes del control
interno de la entidad.
148
Posteriormente se deberán realizar acciones para fortalecer los resultados, según
informes. Las acciones a desarrollar a los controles internos del programa,
deberán garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia
en las actividades, oportunidad y confiabilidad en la información y el cumplimiento
de las funciones y objetivos del programa PASOLAES.
A efecto de ilustrar el seguimiento a las evaluaciones de los componentes del
control interno en el programa, señalamos los siguientes:
EVALUACION DE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA
COMPONENTES
RESULTADOS
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y valores éticos:
Evaluación y seguimiento del Código de Se
Conducta y de políticas relacionadas.
espera
la
aceptación
de
los
empleados al código de conducta y sus
políticas.
Competência:
Seguimiento
a
la
supervisión
y Se obtendrán mayores resultados en
descripción de puestos, o definición de cuanto al desarrollo de las actividades y
tareas para cada cargo.
se facilitará el nivel de supervisión.
Políticas
y
procedimientos
Recursos Humanos:
de
Evaluación y seguimiento, a las políticas Permite
controlar
los
procedimientos
y procedimientos relacionados con la para contratar personal competente y
búsqueda, selección y capacitación de confiable para el desarrollo de las
los empleados.
Estilo de la administración:
Revisión
y
seguimiento,
operaciones del programa
a
las Se obtendrán parámetros para medir los
evaluaciones de las políticas referentes resultados, a través de los responsables
al manejo y control de las operaciones del programa.
del programa
149
Estructura Organizacional:
La evaluación y seguimiento a las Asegurará claridad en la definición de las
funciones
de
la
organización
programa,
permitirá
establecer
del responsabilidades de la administración
una
relación adecuada entre autoridad y
responsabilidad.
Asignación
de
Responsabilidad:
Autoridad
y
Seguimiento y evaluación, de los niveles Permitirá
de autoridad, los cuales deben estar individuales
encauzar
dentro
las
de
iniciativas
los
límites
acordes a las responsabilidades de establecidos, conociendo el grado de
control asignadas.
responsabilidad asumida por cada uno
de los empleados.
COMPONENTE: EVALUACIÓN DEL RIESGO
Evaluación y seguimiento a los objetivos Permitirá medir los riesgos a nivel del
generales del programa y los objetivos programa y por cada área de gestión.
específicos para cada actividad o área de
gestión.
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
Políticas y Procedimientos:
Evaluación de políticas y procedimientos Se identificarán los objetivos, permitiendo
para cada actividad o área del programa.
medir los riesgos relacionados con cada
área, además de verificar si lo descrito
en las políticas y procedimientos se
aplican tal como se han establecido.
COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Seguimiento
evaluación
a
de
la
los
supervisión
medios
y Se espera el uso adecuado
de las
de comunicaciones de manera eficiente y
comunicación que se utilizan dentro del eficaz, de las personas involucradas en
150
programa,
los
cuales
deben
ser los objetivos del programa.
oportunos relacionada con el programa.
COMPONENTE: SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Evaluación
y
seguimiento
de
las Permitirá
validar
la
calidad
del
acciones del control interno, las cuales desempeño del control interno, además
se pueden obtener de:
ƒ
Las acciones de la administración
ƒ
Informes y sugerencias
ƒ
Actividades de supervisión.
de los controles que se han puesto en
práctica.
8.
PLAN DE IMPLEMENTACION DEL MODELO
8.1
Objetivos.
ƒ
Objetivo General
Beneficiar al programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador,
con la aplicación del modelo de auditoria de gestión, para evaluar sus
operaciones.
ƒ
Objetivos Específicos
Proporcionar a PASOLAES un instrumento de apoyo en la consecución de
sus objetivos y fines por el cual fue creado.
Establecer el modelo de auditoria de gestión propuesto, que evalúe y
mejore las operaciones del programa utilizando con eficiencia y eficacia sus
recursos.
151
8.2. Importancia
Los resultados de toda organización dependerá de la gestión que realice la
administración y de la optimización de los recursos con que cuentan.
El modelo de auditoria de gestión propuesto, es un recurso mediante el cual el
programa PASOLAES podrá controlar e integrar todas sus operaciones,
alcanzando mejores resultados con eficiencia y eficaz.
8.3. Políticas de la Implementación
¾ La auditoria de gestión será dirigida a la administración y hacia todas las
áreas de operaciones del programa.
¾ Deben ser revisados los informes administrativos por lo menos cada tres
meses, con el fin de mantener el control de los resultados.
¾ Es responsabilidad de la unidad de auditoria interna el control y uso de los
programas.
¾ Las recomendaciones y mejora en los procesos, serán responsabilidad de
la unidad de auditoria interna.
8.4. Responsables de la Implementación
La implementación y ejecución del modelo, será responsabilidad de la
administración o representantes del programa PASOLAES.
8.5.
Recursos a utilizar en la Implementación
Recurso humano interno, deberán ser dos personas las encargadas de la
implementación.
152
8.6. Presentación y aprobación
La presentación del modelo de auditoria de gestión se hará a los representantes o
a la administración ejecutiva de PASOLAES, quienes posteriormente aprobarán la
implementación de dicho modelo.
8.7. Difusión y capacitación
En esta fase se hará la promulgación e integración del modelo de auditoria de
gestión, a todos los niveles del programa, con el objetivo de facilitar la
comprensión y por consecuencia las mejoras en la eficacia y eficiencia acordes a
las demandas y necesidades. Posteriormente se capacitará a todas las personas
involucradas en las áreas claves proporcionándoles el conocimiento y
herramientas necesarias para la realización de este tipo de auditoria.
8.8
Ejecución
En esta fase se ejecuta el modelo de auditoria de gestión para evaluar las
operaciones de PASOLAES.
Se tendrá en cuenta que las revisiones y aseguramientos de la ejecución, estarán
dados por la calidad de los resultados obtenidos en las diferentes áreas de
gestión, de acuerdo a los programas que se han establecido, considerando
además que la supervisión es responsabilidad de la unidad de auditoria interna.
8.9
Presupuesto de Implementación
El presupuesto de implementación del modelo de auditoria de gestión, define el
monto de la erogación en términos económicos, que corresponde a los recursos
necesarios en términos monetarios para la ejecución eficiente del modelo en
mención.
153
PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE LA PROPUESTA
IMPLEMENTACION
( Expresado en Dólares Estadounidenses )
Descripción
Presentación
Recurso
Humano:
Auditor
Aprobación
100.00
Asistente de
auditor
Sub-total
Difusión
Capacitación
Ejecución
Revisión
Posterior
Costo
Total
0.00
100.00
100.00
100.00
100.00
500.00
25.00
25.00
250.00
100.00
250.00
25.00
675.00
125.00
25.00
350.00
200.00
350.00
125.00
1,175.00
50.00
50.00
50.00
50.00
50.00
50.00
300.00
0.00
25.00
25.00
25.00
25.00
25.00
125.00
10.00
50.00
50.00
10.00
140.00
85.00
125.00
125.00
85.00
565.00
Equipo-Insumos
Informático
Mobiliario de
oficina
Papelería e
insumos de
oficina
Sub-total
Imprevistos
(10%)
Total
Implementación
10.00
60.00
10.00
85.00
18.50
11.00
83.50
72.50
87.50
21.00
294.00
203.50
121.00
518.50
397.50
562.50
231.00
2,034.00
8.10 Cronograma de Implementación
El cronograma contiene la programación de las etapas que se implementarán en
el modelo de auditoria de gestión. En este proceso destacaremos el tiempo a
utilizar y los responsables de llevar a cabo las actividades correspondientes.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION
Mes / Semana
No.
Etapas
1er. Mes:
1
2
3
2o. Mes
4
1
2
3
Responsable
4
1
2
3
4
5
Presentación
Aprobación
Difusión
Capacitación
Ejecución
Auditor
admón. del programa
Auditor y Asistente
Auditor
Auditor y Asistente
6
Revisión posterior
Auditor
154