procedimiento de comercializacion (alta de clientes y cuentas)

Manual de Procedimientos
Procedimiento de Comercialización (alta de
clientes y cuentas)
30/06/2015-03
PROCEDIMIENTO DE
COMERCIALIZACION
(ALTA DE CLIENTES Y
CUENTAS)
ATL CAPITAL
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REGISTRO DOCUMENTAL
FECHA
NOMBRE
UNIDAD
ORGANIZATIVA
Elaborado
17/12/2010
Rafael Guerrero Guerrero
Unidad de Cumplimiento
Normativo
Aprobado
25/03/2011
Acta de Consejo
Consejo de Administración
VERIFICACION
RGG
ACTA
1.- CONTROL DE VERSIONES
FECHA
VERSION
CONCEPTO
17/12/2010
01
Creación del documento
20/12/2013
02
Revisión del documento
30/06/2015
03
Revisión del documento
MODIFICACION REALIZADA
2.- NIVEL DE DIFUSION
FECHA
25/03/2011
UNIDADES ORGANIZATIVAS
General
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INDICE
1 INTRODUCCION ............................................................................................................. 4
2 REFERENCIAS LEGALES............................................................................................. 4
3 ESTRUCTURA BASE DE DATOS DE CLIENTES ..................................................... 5 4 ALTA DE CLIENTE .......................................................................................................5 4.1 Alta de Grupo de Titularidad........................................................................................5
4.2 Documentación exigida en Alta de clientes/Titulares...................................................5
4.3 Archivo de documentación de clientes exigida en Alta de clientes/titulares/cuentas...5
5 ALTA CUENTAS EN PRODUCTOS ............................................................................. 8
5.1 Alta cuentas..................................................................................................................8
5.2 Documentación exigida en Alta cuentas de productos.................................................8
5.3 Cambios del grupo de titularidad.................................................................................8
5.4 División de cuentas de valores (RV/Fondos/Sicavs)....................................................8
6 CHECKLIST .................................................................................................................... ...9
6.1 Introducción..................................................................................................................9
6.2 Cumplimentación...........................................................................................................9
6.3 Seguimiento documentación.........................................................................................9
7
MODIFICACION EN LA BASE DE DATOS DE CLIENTES .................................... 9
7.1 Tipos de datos...............................................................................................................9
7.2 Operativa modificación.................................................................................................9
7.3 Documentación soporte cambio....................................................................................9
7.4 Controles.......................................................................................................................9
8
AUTORIZACIÓN Y REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................ 9
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1 INTRODUCCION
La Circular 6/2009, de 9 de diciembre, de la CNMV, sobre control interno de las sociedades
gestoras de instituciones de inversión colectiva y sociedades de inversión, recoge en su Norma 3ª,
4, q), la obligación de contar con procedimientos de comercialización de participaciones y
acciones de las IIC gestionadas:
“q) Políticas y procedimientos de comercialización de participaciones y acciones de las IIC gestionadas por la
SGIIC, salvo que ésta no realice la actividad de comercialización, definiendo, en particular, políticas y
procedimientos necesarios para la gestión de los riesgos legales y de reputación que pudieran derivarse de su
actividad publicitaria, incluyendo criterios de comunicación adecuados para minimizar los citados riesgos.”
En su Norma 6ª, b, ii) se recoge:
“(ii) Los procedimientos de control de las actuaciones de la SGIIC cuando lleve a cabo directamente o, en su
caso, mediante agentes o apoderados, la comercialización de acciones y participaciones de IIC.
En particular, deberá verificar los procedimientos de comercialización establecidos por la SGIIC, el
cumplimiento del procedimiento de suscripción y reembolso previsto en el folleto explicativo de las IIC, así como el
cumplimiento de las obligaciones de información y de las normas de conducta que resulten de aplicación.”
En base a lo anterior ATL CAPITAL Gestión SGIIC, S.A. (en adelante la SGIIC) y ya que
se cumple la condición de que la SGIIC no realiza la actividad de comercialización sino que la
lleva a cabo la Agencia, a continuación elabora este procedimiento de comercialización (alta de
clientes y cuentas) de la Agencia.
2 REFERENCIAS LEGALES
Norma
Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva. LIIC.
Real Decreto 1082/2012, de 13 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 35/2003,
de 4 de noviembre, de instituciones de inversión colectiva, y se adapta el régimen tributario de las
instituciones de inversión colectiva. RIIC.
Circular 6/2009, de 9 de diciembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre control
interno de las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y sociedades de inversión.
DIRECTIVA 2010/43/UE DE LA COMISIÓN de 1 de julio de 2010 por la que se establecen
disposiciones de aplicación de la Directiva 2009/65/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que
atañe a los requisitos de organización, los conflictos de intereses, la conducta empresarial, la gestión de
riesgos y el contenido de los acuerdos celebrados entre depositarios y sociedades de gestión
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3 ESTRUCTURA BASE DE DATOS DE CLIENTES
La base de datos de clientes de ATL CAPITAL, está estructurada de la siguiente forma:
GRUPO DE
TITULARIDAD
CUENTA CONTABLE
Órdenes
CARTERA (GESTIONADA
O DE INVERSIÓN
DIRECTA
CUENTA EN FONDO
Siendo:
a) Grupo de Titularidad: conjunto de titulares de una cuenta.
b) Cuenta: código en el que se recoge la liquidez del titular en el producto y donde se registran las
transferencias, dividendos, etc.
c) Cartera: código bajo el que se recogen las operaciones y posiciones de en los distintos valores
en los que el cliente tiene posición.
d) Fondos: código bajo el que se registran las operaciones y posiciones del grupo de titularidad en
cada uno de los fondos de inversión o pensiones.
Los miembros del Grupo de Titularidad o personas autorizadas por los mismos serán quienes
puedan dar las órdenes para las cuentas, siempre y cuando se haya presentado la documentación
requerida en el punto 4.2 del presente capítulo. No se podrán recoger órdenes dadas por los
autorizados si se trata de apertura de cuenta en algún fondo, pensiones o cartera. Esta orden será
dada siempre por el titular/es o apoderado.
4 ALTA DE CLIENTE
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Una vez recogida toda la documentación necesaria, el asesor entregará la documentación al
Departamento de Administración, quien una vez validada la información, procederá al registro de
los datos del cliente en el sistema.
En el caso particular del alta como cliente de un empleado de ATL CAPITAL dentro del sistema
AS400, el Departamento de Administración deberá consignar la condición de empleado en el
campo habilitado para ello dentro de esta pantalla.
4.1 Alta de Grupo de titularidad
El Departamento de Administración efectuará el alta del grupo de titularidad, introduciendo los
datos de los participantes (si no existen en el sistema) o seleccionándolos de los ya existentes en la
base de datos.
En el alta del Grupo de Titularidad deberán incluirse tanto al Titular / titulares, como al resto de
participantes que formen parte del Grupo de Titularidad (Autorizados, Apoderados,
Nudopropietario, Usufructuario, Representantes de menores o incapacitados, etc).
4.2 Documentación exigida en Alta de clientes/Titulares
Antes de proceder a dar de alta a los clientes / titulares en el sistema, el gestor de patrimonios
solicitará al cliente la siguiente documentación:
1) IDENTIFICACIÓN:
a) Personas Físicas:
1. Español (Residente y No Residente):
Los menores de 18 años:
• DNI con carácter general.
• DNI / NIF del representante legal, sólo para menores no emancipados.
En condiciones normales, salvo que se acredite de otra manera, los representantes legales serán los
padres, por lo que en caso de matrimonios separados o divorciados será necesario presentar la
Sentencia Judicial donde se haya dictado la patria potestad.
• Documento Oficial que acredite la concesión de emancipación (inscripción en el Registro Civil),
sólo para menores emancipados
Además los incapacitados:
• DNI / NIF del representante.
• DNI / NIF del incapacitado.
•Sentencia judicial donde se declare la incapacidad y a quién corresponde la tutoría /
representación legal del incapacitado.
2. Extranjero No Comunitario (Residente y No Residente):
• N.I.E.
3. Extranjero Comunitario (Residente y No Residente):
ALTA DE CLIENTES Y CUENTAS ATL CAPITAL
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• N.I.E.
•Pasaporte o documento nacional de identidad, cédula de identificación o cualquier otro
documento que acredite su identidad.
b) Personas Jurídicas:
1. Español Residente:
• C.I.F.
• Escritura de constitución (inscrita en el Registro Mercantil).
• Escrituras de adaptación de los Estatutos a la vigente ley (cuando se haya constituido antes del
año 1995).
• Escrituras de apoderamiento (inscritas en el Registro Mercantil).
• DNI/NIF/NIE de las personas apoderadas (dependiendo de la nacionalidad).
• Bastanteo de poderes:
El Departamento Jurídico será el encargado de efectuar el bastanteo de la escritura, dejando
evidencia de su cumplimentación mediante visé en el mismo. Una vez completo el bastanteo, el
Departamento de Administración lo archivará en la carpeta del cliente.
Además para Asociaciones:
• Estatutos y la composición de la junta directiva u órgano que represente a la Asociación en su
actividad diaria.
• Si no hubiera poderes otorgados, debemos exigir una certificación de la junta directiva dónde se
acredite quienes son los miembros y la fecha en la que fueron designados, así como el régimen de
apoderamiento que tenga establecida la junta a favor de tercera personas o miembros de la misma.
2. Extranjero No Residente:
• Escritura de constitución (inscrita en el Registro Mercantil del país de residencia).
• Escritura de apoderamiento (inscrita en el Registro Mercantil del país de residencia).
• Bastanteo de poderes (se sigue el mismo procedimiento descrito en el apartado anterior).
• Pasaporte/DNI/NIF de los apoderados (dependiendo de nacionalidad).
2) DOCUMENTACIÓN FISCAL:
• No Residente Persona Física y Jurídica:
Certificado de residencia fiscal.
3) FICHA DE APERTURA:
Se recogerá una Ficha por cada grupo de titularidad que se abra, ya sea persona física o jurídica.
Las firmas de todos los demás documentos (órdenes, modelos de instrucciones especiales...), serán
validadas contra las recogidas en las Fichas de Apertura. Hay un modelo único de ficha, que
servirá tanto para personas físicas como jurídicas.
Campos obligatorios que se deben completar en la Ficha de Apertura:
• Código del Grupo de titularidad
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• Fecha de apertura
• Datos personales de los participantes y tipo de titularidad (Titular / Cotitular / Autorizado /
Apoderado / Nudopropietario / Usufructuario), con sus firmas.
• En ningún caso el representante asesor de un cliente podrá actuar en nombre del mismo, en
consecuencia no podrán ser designados como autorizados de éstos.
• Dirección de correspondencia (si no coincide con la dirección fiscal del primer titular).
• Perfil.
Resto de datos que figuran en la ficha:
• Cuenta bancaria con la que normalmente opera el grupo.
• Autorizaciones y/o revocaciones.
• Datos que hacen referencia a su situación patrimonial:
Cuando el cliente se niegue a facilitar los datos recogidos en la Ficha de Apertura, que hacen
referencia a su situación patrimonial, el asesor escribirá el siguiente texto: “el cliente no desea
facilitar información sobre su situación patrimonial”.
Es necesario completar la Ficha de Apertura y obtener la firma de los clientes con anterioridad a la
apertura del Grupo de Titularidad y cuentas.
Si en el momento de la apertura del grupo de titularidad no se indicasen las cuentas preferentes de
pago, la posterior recogida de estos datos se llevará a cabo según lo establecido en el punto 7.
“Modificación en la base de datos de clientes” de este procedimiento.
4) CONTRATO DE APERTURA DE CUENTA E INTERMEDIACIÓN DE VALORES
Será absolutamente necesario recogerlo debidamente firmado y documentado con carácter previo a
la realización de operaciones que tengan que ver con este contrato (ver punto 5.2). Una vez que el
cliente ha firmado el contrato, el Departamento de Administración enviará una copia del Contrato
de Intermediación a RBC.
Los contratos firmados por clientes no podrán ser alterados en ningún caso, entendiéndose como
alteración de un contrato la inclusión, modificación o eliminación de aspectos sustanciales del
contrato.
Por el contrario, no supondrá alteración del contrato añadir (en ningún caso modificar)
determinada información que proceda de documentación facilitada por el cliente.
5) TEST DE IDONEIDAD:
Será absolutamente necesario recogerlo debidamente firmado y cumplimentado. En caso de que el
cliente no quiera cumplimentar el Test de Idoneidad, deberá firmar una carta de renuncia a
cumplimentar dicho test.
6) MODELO DE AUTORIZACIÓN AMPLIADA:
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Excepcionalmente, y sólo a petición del cliente, se cumplimentará el “Modelo de Autorización
Ampliada”, por el cual el cliente autoriza con poderes más amplios a las personas que en el
modelo designe. Este modelo deberá ir firmado por el cliente (autorizante) y el/los autorizado/s.
Este modelo se adjuntará al Contrato de Apertura de Cuenta o a la Ficha de Apertura.
Este modelo tendrá un uso residual y restringido con respecto al uso de la autorización que se
refleja en la Ficha de Apertura y/o en el Anexo al Contrato de Apertura de Cuenta, y en ningún
caso será ofrecido por el gestor de patrimonios, si el cliente no lo solicita.
4.3 Archivo Documentación clientes exigida en Alta de clientes/Titulares/Cuentas
El Departamento de Administración de la oficina es el responsable del archivo de la
documentación descrita con anterioridad.
5 ALTA CUENTAS EN PRODUCTOS
Una vez que hemos seleccionado o dado de alta el grupo de titularidad, asociaremos al mismo la
cuenta del producto con el que el cliente desea operar. Dependiendo del producto, el asesor
solicitará al cliente / titular documentación adicional, como la indicada en el punto 5.2.
El gestor de patrimonios dejará evidencia de la documentación recogida en el checklist.
En el punto 6 de este capítulo se recoge con detalle la operativa a seguir.
5.1 Alta cuentas
El Departamento de Administración, una vez recogida la documentación descrita en el punto 5.2,
procederá a efectuar el alta en el sistema de la cuenta del producto. Una vez recibida la
documentación, completo el checklist y dado de alta el cliente, titular y cuenta en el sistema, el
Departamento de Administración efectuará el control que se indica en el apartado “Controles” y
posteriormente procederá al archivo de la documentación y checklist en la carpeta del cliente.
5.2 Documentación exigida en Alta Cuenta productos
- Fondos de Inversión:
Orden de suscripción para el fondo solicitado debidamente firmada.
- Planes de Pensiones:
o Contrato de Adhesión al Plan de Pensión, debidamente cumplimentado y firmado.
o Aportación del cliente firmada y realizada en el caso de que el cliente aporte en el
mismo momento de adherirse al Plan.
- Renta Variable:
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o Contrato de Apertura de Cuenta e Intermediación de valores con ATL CAPITAL
debidamente cumplimentado y firmado en todas sus hojas.
o Contrato de depósito, custodia y administración de valores debidamente
cumplimentado y firmado en todas sus hojas.
o Orden firmada del cliente (cuando éste opere) y no se haya grabado.
5.3 Cambios del grupo de Titularidad
El gestor de patrimonios
Será el responsable de recoger del cliente la documentación necesaria para efectuar el cambio de
titularidad.
El Departamento de Administración
Validará la documentación con el Departamento Jurídico, y en función de la resolución, efectuará
el cambio.
5.3.1 Documentación necesaria
• Cotitularidad: disolución de la cosa común
- Carta de todos los cotitulares solicitando la división
• Disolución de Sociedad de Gananciales
- Escritura de disolución de sociedad de gananciales (si existe mutuo acuerdo).
- Resolución judicial.
• Sucesiones
- Justificación del pago o exención del impuesto de sucesiones y donaciones.
- Escritura de partición o adjudicación de herencia.
- Cuaderno particional firmado por todos los herederos (si no hay escritura de adjudicación de
herencia).
- En supuestos especiales, Declaración de Herederos o Testamento.
a) Existencia de un solo heredero cuando no se ha hecho escritura de adjudicación de
herencia
b) Cuando estado liquidado ya el impuesto de sucesiones y donaciones, se realiza un
traspaso global de una cuenta conjunta a nombre de los herederos.
• Donaciones
- Justificación del pago o exención del impuesto de sucesiones y donaciones.
- Documento público o privado que recoja la donación.
• Operaciones Mercantiles (fusiones, escisiones...)
- Escritura pública inscrita en el Registro Mercantil
5.4 División de cuentas de valores (RV/Fondos/Sicavs)
A petición de los copropietarios de una cuenta de fondos / valores, es posible la división de una
cuenta de valores cuyos propietarios sean varios cotitulares.
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Salvo que se indique documentalmente otra cosa, la división de la cuenta se realizará a partes
iguales entre todos los cotitulares de la misma. Si el reparto no fuese a partes iguales debemos
recibir el detalle del mismo firmado por todos los cotitulares.
El gestor de patrimonios
El asesor para proceder a la división de la cuenta de fondos / valores, una vez verificada que existe
toda la documentación exigible de la cuenta a dividir, solicitará a los clientes la siguiente
documentación:
a) Fichas de Apertura debidamente cumplimentadas y firmadas por cada uno de los nuevos
titulares.
b) Cumplimentación y firma del modelo de Solicitud de la División de la Cuenta de Fondos.
o modelo de Solicitud de la División de la Cuenta de Valores o mediante comunicación firmada
por los titulares de la cuenta.
Una vez recibida la documentación, entregará la documentación al Departamento de
Administración para que proceda a dar de alta los Grupos de Titularidad y cuentas en el sistema.
El Departamento de Administración
Seguirá el proceso definido en este capítulo en relación con el alta de Grupos de Titularidad y
cuentas.
a) Si el reparto es para Fondos de Inversión, Fondos de Pensiones o EPSVs:
i. Procesará la solicitud de reparto.
ii. Comunicará al asesor la realización del mismo.
b) En otro caso, pasará la solicitud de reparto al Departamento de Operaciones, para que efectúe el
reparto solicitado.
6 CHECKLIST
6.1 Introducción
Mediante el checklist de documentación, el asesor que atiende al cliente dispone de una referencia
de los documentos que son necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales y
operativas, dejando evidencia de que se ha recogido toda la documentación requerida por la
normativa.
También se recoge el procedimiento a seguir en aquellos supuestos en los que se autorice, de
modo temporal, el alta o la operativa que se debe seguir con un cliente, del que no se dispone de
toda la documentación exigida.
Será el gestor de patrimonios el encargado de recoger toda la documentación, especificada como
necesaria para el alta de clientes/cuentas en el checklist, antes de dar de alta al cliente o titular en
el sistema y/o de recoger las operaciones. El Departamento de Administración cotejará la
documentación recogida con el checklist y dejará evidencia mediante firma en la casilla
correspondiente de dicho documento.
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6.2 Cumplimentación
Una vez que el asesor ha recogido la documentación pasará la información al Departamento de
Administración para que la persona encargada del alta de clientes de su Visto Bueno mediante
firma en el apartado creado al efecto. En ningún caso podrá dar por correcta la información sin
chequear previamente que la documentación registrada en el checklist coincide exactamente con la
información efectivamente aportada para ser introducida en el sistema.
1) Si el Responsable de Administración considera que la documentación es correcta dará de alta la
cuenta del cliente y archivará la documentación en el expediente del cliente.
2) Si el Responsable de Administración considera que la documentación no es correcta deberá
hacerla seguir al Consejero Delegado o Director General para que decida, basándose en la
incidencia detectada, si autoriza el alta del cliente / cuenta con carácter temporal, debiéndose
efectuar el seguimiento de la recepción de la documentación pendiente, según se indica en el punto
6.3.
6.3 Seguimiento documentación
Se dejará evidencia de la documentación recogida y posible seguimiento de la misma, en los casos
de altas temporales, en el checklist.
La operativa que se debe seguir se detalla en los siguientes subapartados.
6.3.1 No se autoriza el alta por falta de algún requisito básico
En el supuesto de que se haya detectado alguna incidencia, de acuerdo a lo indicado en el apartado
anterior, se deberá reflejar en la sección de observaciones del cuadro de requerimientos y el
Responsable de clientes en Administración solicitará semanalmente al gestor de patrimonios
responsable de la recogida de la documentación, el estado de resolución de la misma.
El seguimiento semanal se reflejará en el apartado semanal (de observaciones) que corresponda, a
fin de dejar evidencia de las gestiones que se están realizando. Hasta que esta incidencia no sea
resuelta el cliente seguirá sin poder ser dado de alta.
6.3.2 Se autoriza como alta temporal
Si el Consejero Delegado o Director General ha autorizado el alta temporal de un cliente / titular,
para lo que habrá de dejar constancia en el checklist mediante su firma en el apartado
correspondiente, a partir de ese momento se procederá de la siguiente manera:
a) El asesor presentará al Responsable de Administración semanalmente el estado de recepción de
la documentación pendiente, cumplimentando la línea de seguimiento semanal correspondiente del
ckecklist. Si se ha recibido toda la documentación, se pasará al autorizante para su Visto Bueno y
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se procederá a su archivo. En caso contrario se pedirá igualmente el Visto Bueno del autorizante y
se devolverá el check-list al gestor de patrimonios para su seguimiento.
A la vista de la evolución de la recepción de la documentación, el autorizante puede tomar la
decisión de anular la autorización provisional y ordenar la baja del cliente manifestándolo por
escrito en el checklist que servirá de instrucción al responsable de administración para efectuar (o
solicitar al departamento de clientes) la baja del cliente / titular.
b) Con independencia de lo apuntado en el párrafo anterior, si al quinto requerimiento semanal por
parte del Responsable de Administración, el asesor continúa sin resolver la incidencia, ésta será
reportada (con copia a la Unidad de Gestión de Riesgos) a la Unidad de Cumplimiento Normativo,
que realizará las gestiones que considere oportunas para su resolución, en función de la magnitud
de la incidencia (comunicación con el Director de la Oficina o la Dirección General, alta/baja del
cliente, etc.)
El responsable de esta comunicación y, de las que haya en fechas posteriores por este asunto, será
el Responsable de Administración, el cuál enviará un Memorándum a las personas indicadas, junto
con fotocopia del check-list, debidamente cumplimentada con las gestiones realizadas hasta el
momento del envío y la incidencia correspondiente.
c) En caso que al décimo requerimiento, la incidencia siga sin resolverse, ésta deberá ser
comunicada a la Unidad de Cumplimiento Normativo, a efectos de decidir cuales son las acciones
a tomar con respecto a ese cliente.
7 MODIFICACION EN LA BASE DE DATOS DE CLIENTES
7.1 Seguimiento documentación
La oficina es la encargada de determinar la necesidad de modificar uno de los componentes de la
base de datos de los clientes, bien porque detecta un error al efectuar el alta en el sistema o porque
la situación del cliente ha variado, siendo en algún caso el mismo cliente el que informará a la
oficina del cambio. En el caso de las cuentas bancarias de los clientes, no se puede hablar de
modificación sino de baja de la cuenta activa y alta de la nueva cuenta.
Las modificaciones serán realizadas por el Departamento de Administración.
Modificaciones:
• Códigos de vendedores.
• Cuenta bancaria
• Alta / Baja de autorizados en Grupos de Titularidad.
• Domicilio.
• Domicilio fiscal (país de residencia fiscal)
• Nombre y apellidos.
• Denominación social.
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• Grupos de Titularidad.
• N.I.F. /C.I.F.
7.2 Operativa modificación
Cuando se deba efectuar una modificación en los códigos de vendedores, autorizados de un Grupo
de Titularidad, domicilio o domicilio fiscal, o cuentas bancarias:
El asesor será el encargado de solicitar el cambio, cumplimentando y firmando la documentación
soporte del cambio o en su caso una carta firmada por el cliente, y entregando esta documentación
al Departamento de Administración. Cuando sea necesario utilizar el Modelo de recogida de
cuentas bancarias, el gestor de patrimonios deberá asegurarse de que este esté firmado por todos
los componentes del grupo de titularidad siempre que no exista contrato de Intermediación
Financiera actualizado y Ficha de Apertura; si existieran, sería suficiente la firma de alguno de los
titulares.
El Responsable de Administración:
- Confirmará que la documentación es correcta. Esto implica la comprobación de las firmas de los
titulares con las recogidas en la Ficha de Apertura siempre que haya modificaciones que afecten a
las cuentas bancarias.
- Se encargará de efectuar el cambio en el sistema, registrando las nuevas cuentas bancarias
cuando proceda. Procederá a visar el modelo en el lugar indicado para ello.
- Una vez realizado el cambio, se archivará la copia de la documentación de soporte y el modelo
de solicitud en la carpeta del cliente. El modelo de recogida de cuentas bancarias o comunicación
escrita debe ser adjuntado a la Ficha de Apertura.
El gestor de patrimonios será el encargado de:
- Cumplimentar los modelos de solicitud anteriormente citados en el punto 7.2. firmando en el
lugar indicado para ello.
- Recoger del cliente la documentación soporte del cambio, según se detalla en el punto 7.3.
El Responsable de Administración visará el modelo.
Los originales, tanto del modelo de solicitud como de la documentación, serán archivados en la
carpeta del cliente.
El responsable de clientes del Departamento de Administración
• Comprobará que la solicitud está correctamente cumplimentada y firmada y que la
documentación enviada por la oficina es la necesaria.
• Realizará la modificación en la base de datos.
• Avisará mediante e-mail al Responsable de Administración de la Oficina correspondiente de que
la modificación ha sido realizada o el motivo por el que no se va a realizar.
• Guardará en archivo óptico el modelo, ordenado por el NIF/Pasaporte/NIE/CIF o Grupo de
Titularidad correspondiente.
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7.3 Documentación soporte cambio
La documentación que deberá aportar la oficina para justificar la modificación, dependerá del tipo
de dato que haya que modificar en el sistema:


Nombre y apellidos: DNI / Pasaporte / NIE.
Código de vendedor: Relación de clientes a cambiar, indicando el código de vendedor
antiguo y el nuevo, visada por el director de la oficina
Denominación Social: Escritura inscrita en el Registro Mercantil y Bastanteo.
Apoderados: Escritura inscrita en el Registro Mercantil y Bastanteo.
NIF / NIE / Nº Pasaporte: DNI / Pasaporte / NIE.
CIF: Tarjeta de Identificación Fiscal de la empresa.
Domicilio: Modelo de Instrucciones Especiales u orden escrita del cliente visada por el
Responsable de Administración.
Domicilio fiscal:






-
Siempre que el cambio de domicilio fiscal sea dentro del mismo país, y no implique
cambio a un territorio con diferente normativa fiscal, será válido con que el cliente
presente una comunicación firmada del cambio de domicilio o Modelo de Instrucciones
Especiales.
-
En cualquier otro caso, el cliente deberá presentar Etiqueta identificativa del Ministerio
de Economía y Hacienda o Declaración de Hacienda (Residentes), o Certificado de
residencia fiscal expedido por las autoridades competentes del país con una antigüedad
no superior a seis meses (No Residentes)
A continuación se incluye cuadro resumen de las diferentes situaciones que pueden darse:
ESPAÑA
TERRITORIO
COMUN
ESPAÑA
NAVARRA
ESPAÑA
ÁLAVA
ESPAÑA
VIZCAYA
ESPAÑA
GUIPÚZCOA
NO
RESIDENTE
PAIS “A”
NO
RESIDENTE
PAIS “B”
ESPAÑA
TERRITORIO COMUN
---
x
x
x
x
x
x
ESPAÑA
NAVARRA
x
---
x
x
x
x
x
ESPAÑA
ÁLAVA
x
x
---
x
x
x
x
ESPAÑA
VIZCAYA
x
x
x
---
x
x
x
ESPAÑA
GUIPÚZCOA
x
x
x
x
---
x
x
NUEVO DOMICILIO
ANTIGUO DOMICILIO
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NO RESIDENTE
PAIS “A”
x
x
x
x
x
---
x
NO RESIDENTE
PAIS “B”
x
x
x
x
x
x
---

Cuenta bancaria: Modelo de recogida de Cuentas Bancarias o comunicación escrita
firmada por el cliente.
Autorizados: Ficha de Apertura, DNI/Pasaporte/NIE del autorizado y en caso de
revocación de autorizados, recoger correctamente la revocación en el apartado
correspondiente de la Ficha de Apertura, o en el apartado correspondiente del modelo de
autorización ampliada si se otorgó dicha autorización.

Tanto en la oficina, en el momento de recoger la documentación al cliente, como cuando ésta llega
al Departamento de Administración se deberá comprobar que la documentación es correcta y se
vigilará que cumpla las siguientes condiciones:



DNI / Pasaporte / NIE: vigente.
Escrituras inscritas en el Registro Mercantil y Bastanteo visado por Asesoría Jurídica,.
Modelo de recogida de cuentas bancarias (ver Anexo 4) o comunicación escrita:
debidamente firmado por todos o alguno de los componentes del Grupo de Titularidad,
según proceda y con la firma del Responsable de Administración.
Ficha de Apertura: firmada por el nuevo autorizado y por los titulares (en caso de alta de
nuevo autorizado) y datos del autorizado.
Certificado de residencia: vigente.


7.4 Controles
7.4.1 Administración de la oficina
Diariamente tendrá que controlar todas las cuentas abiertas el día anterior, comprobando si se ha presentado
toda la documentación correspondiente a las mismas.
El control consistirá en comprobar que la documentación recogida para cada cuenta, según figura en el
checklist, es la correcta. En cualquier caso, si faltara algún documento, habrá que:
-
comunicárselo al gestor de patrimonios, que será el responsable de reclamarlo al cliente, y
reflejar en el checklist la documentación que falta hasta que sea presentada.
Una vez recibida la documentación que faltase, procederá como se indica en el punto 6.2
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Manual de Procedimientos
Procedimiento de Comercialización (alta de
clientes y cuentas)
30/06/2015-03
8 AUTORIZACIÓN Y REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento ha sido elaborado por la entidad delegada de la SGIIC que ejerce las
funciones de Cumplimiento Normativo con fecha 17 de diciembre de 2010 y se ha presentado al
Consejo de Administración con fecha 25 marzo 2011 para su ratificación. Además, su última
revisión se ha producido con fecha 20 de diciembre de 2013.
El Manual de Procedimientos, del que forma parte este Procedimiento, se mantendrá
permanentemente actualizado. El Consejo de Administración delega esta función en la Unidad de
Cumplimiento Normativo y Gestión de Riesgos, que informará anualmente de las actualizaciones
efectuadas para su conocimiento y ratificación por el Consejo de Administración de la SGIIC.
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