notas a estados financieros - Archivo Nacional de Costa Rica
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ESTADO DE SITUACION FINANCIERA Activo Corriente NOTA No. 3 - Caja y Banco – Fondos Especiales CAJA GENERAL (Fondos Especiales) Son los ingresos por la venta de bienes y servicios del último día del mes y que se depositarán al día siguiente. CAJA CHICA (Fondos Especiales) Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero: 1. Fondo de la Dirección por la suma de ¢1,000,000.00, atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios, que no excedan de ¢150,000.00 con autorización. 2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de ¢113,200.00. 3. Fondo de Especies Fiscales: por la suma de ¢60,000.00 para cambios de moneda por venta de timbres. 4. Fondo para compra de timbres por un monto de ¢300,000.00. BANCOS Cinco cuentas bancarias: cuatro en colones y una en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de marzo del 2016 son los siguientes: CUENTA Cuenta BCR Nº 10165305-9 Cuenta Principal en Colones Cuenta BCR Nº 10165307-5 Cuenta Timbres en Colones Cuenta Tesorería Nacional Nº 73900011233201011 Caja Única Cuenta Tesorería Nacional Nº 73911178021313628 Caja Única Cuenta BCR Nº 10165306-7 Cuenta Dólares TOTAL DESCRIPCION DE LA CUENTA Caja y Banco - Cajero Caja y Banco - Fondos Especiales Total MONTO 21,679,808.61 6,515,378.88 1,839,223,707.21 7,380,189.22 19,761,560.79 1,894,560,644.71 PERIODO 2016 1,894,560.64 2,901.20 1,897,461.84 2015 2,040,707.35 1,420.00 2,042,127.35 VARIACION -146,146.71 1,481.20 -144,665.51 Las variaciones generadas en estas partidas corresponde principalmente a los movimientos normales de operación entre los ingresos, inversiones generadas en el mes menos los gastos que generan salida real de efectivo. HECHO POR REVISADO POR 1 NOTA No. 4 - Cuentas por Cobrar corto plazo Corresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos por cobrar pendientes al 31 de marzo del 2016. DEUDOR Banco de Costa Rica Julio Mora Quirós Avianca TOTAL COLONES DESCRIPCION DE LA CUENTA Cuentas por Cobrar Total SALDO 1,444,747.74 35,000.00 26,302.50 1,506,050.24 PERIODO 2016 1,506.05 1,506.05 2015 1,337.74 1,337.74 VARIACION 168.31 168.31 El aumento corresponde a una venta mayor de timbres. NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de marzo del 2016. DESCRIPCION DE LA CUENTA Provisión Cobranza dudosa Total PERIODO 2016 -30.12 -30.12 2015 -26.75 -26.75 VARIACION -3.37 -3.37 El aumento corresponde por el aumento que se dio en las cuentas por cobrar. NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios) INVENTARIO ESPECIES FISCALES Y SUMINISTROS Esta cuenta corresponde tanto al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de ¢5, ¢10, ¢20, ¢100 y ¢200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco de Costa Rica; además de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en la caja de la institución. Asimismo esta partida contiene el inventario de materiales y suministros que se encuentran el Archivo Nacional para uso operacional de la institución. DESCRIPCION DE LA CUENTA Existencias Total PERIODO 2016 96,319.54 96,319.54 2015 101,303.82 101,303.82 VARIACION -4,984.28 -4,984.28 La disminución corresponde a una menor adquisición de suministros y materiales de oficina. HECHO POR REVISADO POR 2 NOTA No. 7 - Provisión Existencias No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Provisión (Existencias) 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 8 - Mercancías en Tránsito No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Mercancías en Tránsito 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 9 - Gastos pagados por anticipado Representa las pólizas de seguros del edificio, vehículos, equipo electrónico y riesgos profesionales, los cuales se difieren mensualmente y tienen una cobertura de 12 meses. DESCRIPCION DE LA CUENTA Gastos Pagados por Anticipado Total PERIODO 2016 25,448.43 25,448.43 2015 29,752.49 29,752.49 VARIACION -4,304.06 -4,304.06 La variación en la partida de Gastos Pagados por Anticipado corresponde a la amortización que se realiza mensualmente a las pólizas que tiene suscritas el Archivo Nacional y a las renovaciones de pólizas que realizan según la fecha de vencimiento. NOTA No. 10 - Inversiones Corto Plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Inversiones Corto Plazo Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 3 NOTA No. 11 - Documento por cobrar Largo Plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Docuementos por Cobrar Largo Plazo Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 12 - Cuentas por cobrar Largo Plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Cuentas por cobrar Largo Plazo Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 13 - Provisión Cobranza Dudosa No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Provisión Cobranza Dudosa 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 14 - Préstamos No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Préstamos 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 15 - Provisión Cobranza Dudosa de Préstamos No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Provisión Cobranza Dudosa Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 4 NOTA No. 16 - Adquisición de Valores No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Adquisiciòn de Valores 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 17 - Otros Activos Financieros No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Otros Activos Financieros Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 18 - Maquinaria, Equipo y Mobiliario Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos o ya existentes, relacionadas con las partidas de: Maquinaria, Equipo y Mobiliario independiente de su monto de adquisición, se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. DESCRIPCION DE LA CUENTA Maquinaria, Equipo y Mobiliario Total PERIODO 2016 1,295,103.47 1,295,103.47 2015 1,238,042.28 1,238,042.28 VARIACION 57,061.19 57,061.19 El aumento en esta partida corresponde a compras realizadas en el periodo. NOTA No. 19 - Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y Mobiliario El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. DESCRIPCION DE LA CUENTA Depreciación Acumulada Total PERIODO 2016 -574,460.83 -574,460.83 2015 -523,155.45 -523,155.45 VARIACION -51,305.38 -51,305.38 La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual. HECHO POR REVISADO POR 5 NOTA No. 20 - Construcciones, Adiciones y Mejoras DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 39,591.13 39,591.13 Construcciones, Adiciones y Mejoras Total 2015 39,591.13 39,591.13 VARIACION 0.00 0.00 Corresponde a gastos incurridos para la construcción de la IV Etapa del Archivo Nacional. NOTA No. 21 - Terrenos Se aplica un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008. DESCRIPCION DE LA CUENTA Terrenos Total PERIODO 2016 2,489,987.70 2,489,987.70 2015 2,489,987.70 2,489,987.70 VARIACION 0.00 0.00 NOTA No. 22 - Edificios Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. Se aplica revaluación del edificio según Avaluó N° AV-407-2009. DESCRIPCION DE LA CUENTA Edificios Total PERIODO 2016 6,294,562.79 6,294,562.79 2015 6,294,920.29 6,294,920.29 VARIACION -357.50 -357.50 La variación corresponde a ajustes realizados a la cuenta. NOTA No. 23 - Depreciación Acumulada El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. DESCRIPCION DE LA CUENTA Depreciación Acumulada Total PERIODO 2016 -1,507,697.76 -1,507,697.76 2015 -1,482,510.74 -1,482,510.74 VARIACION -25,187.02 -25,187.02 La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual. HECHO POR REVISADO POR 6 NOTA No. 24 - Otras Obras No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Otras Obras 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 25 - Depreciación Acumulada de Otras Obras No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Depreciación acumulada 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 26 – Otros Bienes Duraderos No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Otros Bienes Duraderos 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 27 - Semovientes No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Semovientes 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 28 - Amortización y Agotamiento de Semovientes No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Amortización y Agotamiento Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 7 NOTA No. 29 - Piezas de Colección Constituye el registro de 5 esculturas y 68 obras de arte. Las cuales fueron revaluadas en Octubre 2014 por el Museo de Arte Costarricense. DESCRIPCION DE LA CUENTA Piezas y Obras Colección Total PERIODO 2016 178,627.80 178,627.80 2015 178,627.80 178,627.80 VARIACION 0.00 0.00 NOTA No. 30 - Bienes de uso público No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Bienes de Uso Público 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 31 - Patentes No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Patentes 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 32 - Derechos No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Derechos Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 33 - Depósitos Respaldan el buen uso de las líneas de teléfonos y contratación de servicios de Internet. DESCRIPCION DE LA CUENTA Depósitos Total HECHO POR PERIODO 2016 65.39 65.39 2015 65.39 65.39 REVISADO POR VARIACION 0.00 0.00 8 NOTA No. 34 - Licencias No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Licencias 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 35 - Decomisos No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Decomisos 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 Pasivo y Patrimonio Pasivo Corriente NOTA No. 36 - Cuentas por pagar corto plazo Las cuentas por pagar al 31 de marzo del 2016, se detallan a continuación: ACREEDOR Fondo General de Gobierno Acondicionamiento de Oficinas S.A. Asesorías Creativas en Desarrollo Integral S.A. Asociación Solidarita CCSS Consorcio de Información y Seguridad S.A. Distribuidora Ramírez y Castillo S.A. Distribuidora y Envasadora de Químicos S.A. Formularios Standard S.A. Grupo Nación GN S.A. Indianápolis S.A. Instalaciones Telefónicas S.A. IS Productos de Oficina Centroamérica S.A. Miguel Cruz y Asoc LTDA Muebles Crometal S.A. Salazar y Velásquez S.A. TOTAL COLONES DESCRIPCION DE LA CUENTA Cuentas por Pagar corto Plazo Total MONTO 197.10 213,837.50 95,000.00 89,100.00 14,222,204.04 212,721.00 7,538,300.00 114,000.00 309,095.00 54,387.88 196,645.00 250,510.26 701,500.00 138,186.76 38,280.81 24,173,965.35 PERIODO 2016 24,175.92 24,175.92 2015 319,269.35 319,269.35 VARIACION -295,093.43 -295,093.43 La disminución en esta partida corresponde a una menor adquisición de deudas con respecto al año 2015. HECHO POR REVISADO POR 9 NOTA No. 37 Retenciones por pagar Las retenciones y cargas por pagar al 31 de marzo del 2016, se detallan a continuación: ACREEDOR C.C.S.S. COOPESERVIDORES I.N.S. ANEP POLIZA ANEP COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES ANDE IMPUESTO DE RENTA SALARIOS BANCO POPULAR PRESTAMOS BANCO POPULAR FIDEICOMISO BANCO POPULAR PENSIONES BN VITAL COLEGIO DE PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONOMICAS PENSION ALIMENTARIA COOPECAJA COOPENAE COOPE SAN GABRIEL VIDA PLENA ASEMICULTURA EMPLEADOS ROBLEALTO EMBARGOS SALARIO ESCOLAR POR PAGAR DECIMOTERCER MES POR PAGAR CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y A OTROS FONDOS OTRAS DEUDAS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS C/P RETENCIONES DE IMPUESTOS NACIONALES TOTAL DESCRIPCION DE LA CUENTA Retenciones por Pagar Total MONTO 8,905,838.43 8,914,331.10 132,915.00 20,000.00 119,780.04 34,500.00 20,000.00 4,015,196.29 5,257,567.92 125,860.01 65,000.00 7,000.00 81,145.00 823,039.77 950,566.21 3,140,068.46 196,302.58 5,000.15 1,779,455.50 66,500.00 426,549.46 25,780,386.11 53,525,998.73 15,971,879.86 5,925,418.21 1,071,483.63 -349,256.64 137,012,525.82 PERIODO 2016 137,012.53 137,012.53 2015 181,040.18 181,040.18 VARIACION -44,027.65 -44,027.65 La variación en esta partida corresponde a la provisión que se realiza por Salario Escolar y Aguinaldo. NOTA No. 38 - Gastos acumulados por pagar No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Gastos Acumulados por pagar Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 10 NOTA No. 39 - Endeudamiento corto plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Endeudamiento Corto Plazo 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 40 - Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Endeudamiento a Largo Plazo -Porción (monto a pagar en el periodo) Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 41 - Provisiones No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Provisiones 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 Pasivo no Corriente NOTA No. 42 - Cuentas por pagar largo plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Cuentas por pagar Largo Plazo Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 11 NOTA No. 43 - Endeudamiento a largo plazo No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Endeudamiento Largo Plazo 0.00 0.00 Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 44 - Provisiones para Beneficio Sociales DESCRIPCION DE LA CUENTA Provisiones para Benef. Sociales Total PERIODO 2016 6,412.03 6,412.03 2015 2,564.81 2,564.81 VARIACION 3,847.22 3,847.22 Corresponde a la provision mensual de Beneficios Sociales, en aplicación de la NICSP NOTA No. 45 - Ingresos cobrados por anticipado No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Ingresos Cobrados por Anticipado Total VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 NOTA No. 46 - Jubilaciones No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Jubilaciones Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 12 NOTA No. 47 - Otras cuentas del pasivo Corresponden a garantías de participación y cumplimento dadas en depósito. DESCRIPCION DE LA CUENTA Otras Cuentas del Pasivo Total PERIODO 2016 2,964.94 2,964.94 2015 10,053.39 10,053.39 VARIACION -7,088.45 -7,088.45 La disminución en esta partida corresponde al pago de sumas de dinero que no corresponde al Archivo Nacional. Patrimonio NOTA No. 48 - Hacienda pública El Patrimonio está conformado por las capitalizaciones de bienes, el superávit por donación, el cual contempla la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud el Superávit por reevaluación, el que incluye la reevaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008y a la revaluación del edificio efectuada el 17 de noviembre de 2009 Avaluó N° AV-407-2009. Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN-1542-2013 de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero 2014. El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial. DESCRIPCION DE LA CUENTA Hacienda Pública Total PERIODO 2016 7,965,128.91 7,965,128.91 2015 7,965,128.91 7,965,128.91 VARIACION 0.00 0.00 NOTA No. 49 - Reservas No aplica en este momento. DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO 2016 Reservas Total HECHO POR VARIACION 2015 0.00 0.00 0.00 0.00 REVISADO POR 0.00 0.00 13 NOTA No. 50 - Resultados acumulados Monto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejercicios anteriores de la institución. DESCRIPCION DE LA CUENTA Resultados Acumulados Total PERIODO 2016 1,934,395.32 1,934,395.32 2015 1,518,005.75 1,518,005.75 VARIACION 416,389.57 416,389.57 NOTA No. 51 - Resultados del periodo Corresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del período. DESCRIPCION DE LA CUENTA Resultados del Período Total HECHO POR PERIODO 2016 166,395.78 166,395.78 2015 414,000.66 414,000.66 REVISADO POR VARIACION -247,604.88 -247,604.88 14
