comunicaciones - Fundación Hogares Claret

COMUNICACIONES
Código: P-20
Versión: 03
Fecha: 10/03/2015
Páginas: 5
1. OBJETIVO
Determinar las actividades a desarrollar para garantizar el flujo de la información y una
adecuada promoción y difusión de los servicios de la Fundación.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la fundación, usuarios y partes
interesadas.
3. DEFINICIONES
3.1. Identidad Institucional: La identidad en una organización la constituye todo aquello que
permita distinguir a la organización como singular y diferente de las demás. Se materializa a
través de una estructura. Se define por los recursos de que dispone y el uso que de ellos
hace, por las relaciones entre sus integrantes y con el entorno, por los modos que dichas
relaciones adoptan, por los propósitos que orientan las acciones y los programas existentes
para su implementación y control. (http://www.rrppnet.com.ar/identidad.htm)
3.2. Imagen: Es una representación visual de un conjunto de creencias y asociaciones que
poseen los públicos que reciben comunicaciones directas o indirectas de personas,
productos servicios, marca, empresas o instituciones.
3.3. Imagen Institucional: La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una
compañía. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una compañía "significa". La
creación de una imagen corporativa es un ejercicio en la dirección de la percepción.
3.4. Imagen como Identidad: Se refiere a una red interrelacionada de las percepciones de
los públicos y los componentes visibles e invisibles de la organización, trascendiendo el logo
o la marca, pues constituye la fusión de todos estos elementos que la definen, le permiten
darse a conocer y activar internamente la sincronía entre la conciencia, la cultura, lo gráfico y
la comunicación.
3.5. Plan de comunicaciones
Funciona como el marco conceptual que guía la toma de decisiones para ejecutar las
acciones y los cambios requeridos. Permite definir funciones, establecer responsabilidades,
fijar metas y objetivos. La formulación del plan de comunicación debe ser un proceso
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dinámico y participativo, sustentado en los criterios internos y las necesidades de la
institución.
3.6. Plan de mercadeo
El plan de mercadeo es un informe en el cual se recopila el análisis de la situación actual de
la empresa para identificar hacia dónde la entidad debe dirigirse. Para esto se exponen las
estrategias de mercadeo a utilizarse para el cumplimiento de los objetivos identificados en el
plan. Entre otras cosas, el plan de mercadeo describe el producto (diseño y características),
el precio del producto y/o servicio; la promoción y distribución del mismo. Además, establece
el presupuesto necesario para el desarrollo del plan, así como el proceso de evaluación e
implantación.
3.7. Redes Sociales en internet
Son aplicaciones web que favorecen el contacto entre individuos. Estas personas pueden
conocerse previamente o hacerlo a través de la red. Las redes sociales en internet se basan
en los vínculos que hay entre sus usuarios.
Existen varios tipos de redes sociales:
3.7.1. Redes sociales genéricas. Son las más numerosas y conocidas. Las más extendidas
son Facebook, Tuenti, Google +, Twitter o MySpace.
3.7.2. Redes sociales profesionales. Sus miembros están relacionados laboralmente.
Pueden servir para conectar compañeros o para la búsqueda de trabajo. Las más conocidas
son LinkedIn, Xing y Viadeo.
3.7.3. Redes sociales verticales o temáticas. Están basadas en un tema concreto. Pueden
relacionar personas con el mismo hobbie, la misma actividad o el mismo rol. La más famosa
es Flickr, Printerest.
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4. DESCRIPCIÓN
PASO #
1
2
3
DESCRIPCIÓN
Iniciando el año y teniendo en cuenta
los resultados de la planeación
estratégica se construye el plan de
comunicaciones y el plan de
mercadeo de la fundación.
Implementar y hacer seguimiento a
las actividades del plan de mercadeo
y plan de comunicaciones, según las
metas establecidas desde planeación.
Anualmente se elabora y presenta el
informe plan de comunicaciones.
Los directores y líderes de proceso
pueden realizar una requisición de
diseño,
elaboración,
impresión,
publicación, difusión y promoción o
asesoría en temas afines.
Determinar la viabilidad de la
requisición.
3
3
Aprobación de la requisición.
4
Revisión de contenidos y elaboración
de las muestras de la pieza grafica
5
Aprobación de la muestra de la pieza
gráfica definitiva
6
Entrega de suministro o servicio.
7
Como parte del seguimiento a los
resultados
de
mercadeo,
trimestralmente se realiza un informe
de tráfico de redes sociales
Anualmente
se
consolida
la
información de sugerencias quejas y
felicitaciones en el F-154
Anualmente
se
consolida
la
8
RESPONSABLE
Líder de proceso de
Comunicaciones.
FORMATO
Plan de
comunicaciones
el plan de
mercadeo
Líder de proceso de
Comunicaciones
Plan de
comunicaciones,
plan de
Mercadeo,
Matriz de
Planeación,
Informe plan de
comunicaciones
Directores
Líderes de proceso
Diseñadorcomunicador y
Director
Administrativo y
Financiero
Diseñadorcomunicador
Diseñadorcomunicador
E-mail
No aplica
No aplica
No aplica
Solicitante
Diseñadorcomunicador
No aplica
Diseñadorcomunicador
Informe de tráfico
Diseñadorcomunicador
F-154
COMUNICACIONES
9
10
información
de
encuestas
de
satisfacción del usuario
Anualmente se realiza una medición
de la efectividad de los Medios de
Comunicación
No aplica
Diseñadorcomunicador
F - 13
F - 39
F-13. Encuesta de satisfacción del proceso de Comunicaciones.
Guías
 Guía para Stand y Eventos
Plantillas
 Label para CD
 Logos Fundación Hogares Claret en PNG
 Diplomas
 Plantillas de Presentación
 Plantillas de Invitación de Estimulo
Ayudas Didácticas
 Oración
 Himno
Documentos de Origen Externo
 Manual uso de Imagen ICONTEC
 Manual de Imagen Corporativa ICBF
Instructivos
 Configuración de firma institucional Outlook
 Acceso remoto
 Configuración nueva clave del correo
 Manejo del correo Outlook
Membretes Digitales
 Todas las regionales
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5. ANEXOS
Manuales
 Manual Imagen corporativa
 Manual de Vestuario
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Iconos
 Atención niñez y adolescencia
 Centro de emergencias
 CAD
 Adolescentes desvinculados
 Adolescentes en conflicto
 Casa de egreso
 Voluntarios
 Copaso
 Empleo
 Iconos Redes Sociales
Presentación Institucional





Presentación Institucional
Video Institucional
Video Presentación Equino Familia
Video Educación Basada en la conciencia
Filosofía
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