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OFICINA DE CONTROL INTERNO
EVALUACION PROCESORENDIClON DE CUENTAS 2011-2012
En desarrollo
de la metodología
definida
por el Departamento
Administrativo
de la Función
Pública, esta Oficina adelantó una verificación y evaluación sobre el proceso de organización y
realización de la audiencia de rendición de cuentas, para lo cual se llevó a cabo una encuesta
entre los funcionarios que tuvieron participación en su implementación para determinar el grado
de percepción de las labores desarrolladas y a su vez se verificó los soportes de la gestión
administrativa
llevada a cabo, obteniendo
los siguientes resultados:
Se enviaron las encuestas a 25 funcionarios, logrando un nivel de respuesta del 56%, es decir
respondieron 14 funcionarios, con los cuales se determina que el proceso de rendición de cuentas
se cumplió en un 81.63%, con promedio de evaluación de 2.45 sobre 3 que sería el mayor puntaje,
lo cual se considera que se encuentra en un nivel satisfactorio,
aun cuando se evidencian
indicadores sobre los cuales se deben reforzar acciones para lograr mejorar su calificación, de cara
a las políticas de Transparencia por Colombia y Gobierno en Línea.
De manera detallada se presenta un análisis de los ítems motivo de evaluación y se establecen
recomendaciones para lograr un mayor impacto en aquellos aspectos donde, de acuerdo con los
resultados de la evaluación se deben establecer acciones de mejora:
Nivel de participación de organizaciones sociales en el proceso de rendición de cuentas.
Se refleja un nivel de percepción de cumplimiento del 69%, lo cual implica que aun cuando
se convocaron a las diferentes organizaciones sociales, se considera que el nivel de
participación no alcanzó las expectativas previstas.
La invitación a la audiencia se efectuó a través de las páginas web de las entidades del
sector y del canal institucional, así mismo se enviaron a las organizaciones involucradas,
correos electrónicos y de manera física las invitaciones e información necesaria para lograr
su difusión. Igualmente se dispuso de una cuenta a través de Outlook, para que por este
medio se realizara la inscripción y presentación de propuestas o dudas para garantizar la
difusión y asistencia a este evento.
Para el ítem de gestión administrativa, el nivel de percepción alcanza un 90.48%, situación
que conlleva que aun cuando hubo participación de diferentes dependencias, Planeación,
Prensa, Atención al Ciudadano, Control Interno, es necesario involucrar un mayor número
de funcionarios de la entidad, principalmente de la áreas misionales.
Se realizaron reuniones periódicas con cada una de las entidades del sector, para controlar
el avance y cumplimiento de los compromisos, así mismo y con suficiente anticipación se
publicaron los informes de gestión por cada entidad y de manera concertada se definió la
plantilla para la elaboración de las presentaciones y se generó el logo que identificada la
audiencia de rendición de cuentas.
Realización de la audiencia pública. Este evento se llevó a cabo el día 13 de julio de 2012,
en el estudio cinco de RTVC del canal institucional, con la participación de organizaciones
sociales, ciudadanos y funcionarios del sector transporte.
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La invitación a la audiencia se efectuó de manera oportuna y se utilizaron medios como
internet, televisión, invitación directa por correo certificado y correo electrónico. De esta
manera se cumple con los parámetros de la Corporación de Transparencia por Colombia.
En cuanto a la difusión, esta se realizó a través del canal institucional, por vía streaming a
través de las páginas web de las entidades del sector, así mismo se estableció un chat
durante la audiencia y se contó con ciudadanos de manera presencial.
Espacios de interlocución con la ciudadanía, generados por la entidad. Es el ítem de más
baja calificación con 1.79 en promedio, lo cual equivale a una percepción de cumplimiento
equivalente a un 59.52, lo cual implica la necesidad de realizar mayor número de
encuentros con la ciudadanía, permitiéndoles mayor acceso a la evaluación de la entidad y
al estado de quejas y reclamos.
Estrategia de comunicación para la rendición de cuentas. Se aprecia que aun cuando se
realizaron las invitaciones de manera personalizada y publicidad necesaria de la audiencia
de rendición de cuentas para lograr la participación ciudadana, no se dispone de un
mecanismo que nos garantice el incremento de participación. En este ítem se establece
una evaluación de 2.36 equivalente al 78.57% de cumplimiento,
que aun cuando se
encuentra en un nivel aceptable, deben revisarse otras estrategias para incrementar la
participación ciudadana.
Establecimiento
de contenido
para la rendición de cuentas.
Se dio participación
a través
de la página web del Ministerio, donde la ciudadanía solicitaba por entidad los temas en
los cuales deseaba mayor ilustración y sobre los cuales se reforzó la temática en cada
presentación, cumpliendo así con los parámetros e información requerida en la audiencia,
igualmente se publicó y atendió los comentarios e inquietudes que fueron presentados
por la ciudadanía.
Su evaluación corresponde con un 85.71% equivalente a un nivel
satisfactorio de percepción frente a la información brindada.
Calidad de la información. Se considera que se alcanzó un porcentaje de cumplimiento del
92.86%, concordante con la misma evaluación de los asistentes a la audiencia, lo cual
conlleva que se presentó información suficiente y adecuada por cada una de las entidades
del sector, de acuerdo con las expectativas de la ciudadanía a la cual se les había
socializado de manera previa a la audiencia de rendición de cuentas.
Anexo se incluye cuadro de evaluación consolidado.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Agosto de 2012
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