representante de la direccion

COLOMBIANA DE SALUD S.A.
MANUAL DE FUNCIONES Y
PERFILES DE CARGO
I.
CDS PTH 8.1
Revisión 04
IDENTIFICACION
Denominación del cargo:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Nivel
Denominación del Empleo:
No de Cargos:
Dependencia:
Cargo del Jefe Inmediato:
Estratégico – Táctico
Representante de la Dirección
1
Gerencia General
Gerente General
II.
Agosto 2010
PROPOSITO PRINCIPAL
Coordinar y garantizar el funcionamiento y cumplimiento de las actividades relacionadas
con el Sistema de garantía de Calidad del SGSSS, en especial las relacionadas con
procesos de habilitación de la entidad, Programas de Auditoría para el Mejoramiento PAMEC, y procesos voluntarios de acreditación, en la búsqueda del mejoramiento
continúo. Igualmente buscará la integración de los diversos sistemas de Calidad que
deben implementarse en la entidad, tales como el Sistema de Control de Calidad Clínico,
las normas ISO y muy especialmente el SGC del SGSSS.
III.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordina y garantiza el cumplimiento de todas las actividades relativas al Sistema
de Garantía de Calidad del SGSSS, en especial aquellas relacionadas con los
procesos de habilitación de la entidad, plan de auditoria para el mejoramiento y
acreditación.
2. Conoce y contribuye al cumplimiento de la Misión, Visión, Política de Calidad,
Objetivos de Calidad y normas internas de la organización, teniendo en cuenta de
manera permanente la aplicación de las regulaciones sobre el Sistema de Garantía
de Calidad del SGSSS y los criterios de las normas ISO y relacionadas.
3. Contribuye al mejoramiento continuo del SGC, ayudando a constatar el
cumplimiento de los requerimientos de los usuarios, las metas de la organización y
los requerimientos legales aplicables a las actividades desarrolladas por la entidad.
4. Apoya a los niveles gerenciales de la entidad en el análisis y seguimiento de las
oportunidades de mejora, no conformidades, acciones correctivas y preventivas que
se determinen, interactuando para ello de forma permanente con las áreas de
atención al usuario, CIAU, Coordinaciones de Sedes y obviamente, con cada una de
las Direcciones de la empresa.
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5. Apoya a las distintas áreas de la organización en las inquietudes que surjan en torno
al Sistema de Garantía de la Calidad y la aplicación del PAMEC (Plan de Auditoria
para el Mejoramiento), así como a la evaluación de procesos e implementación del
sistema ISO
6. Mantiene comunicación fluida y buenas relaciones con clientes internos y externos.
7. Participa en la evaluación crítica y supervisión del desempeño en la prestación de
los servicios médicos prestados por la entidad y presenta propuestas de mejora.
8. Participa en la evaluación de los procesos de quejas y reclamos de los clientes
internos y externos y propone soluciones de manera oportuna y equilibrada.
9. Mantiene el control de la documentación del SGC, del sistema ISO y de los
procesos de Auditoría para el mejoramiento, elaborando y modificando los
documentos según las solicitudes que sean aprobadas, conforme a las metas de la
organización.
10. Mantiene actualizada la información del SGC y del sistema ISO en la Intranet.
11. Vela por que las áreas pertinentes den un adecuado tratamiento del producto o
servicio no conforme.
12. Coordina con el alto nivel de Gerencia y demás direcciones el desarrollo de los
Ciclos de Auditorías.
13. Participa activamente y en coordinación permanente con atención al usuario, en el
control de la información proveniente de los clientes internos y externos,
canalizando las oportunidades de mejora, sugerencias, productos y servicios no
conformes y demás solicitudes efectuadas al sistema, de tal manera que se alcance
el objetivo propuesto.
14. Apoya a las áreas correspondientes, especialmente atención al usuario y prestación
de servicios, en la presentación de informes, para el cálculo de los indicadores de
gestión correspondientes y en la elaboración de informes a las distintas
dependencias de Dirección según sea el caso.
15. Cumple con las normas de Salud Ocupacional establecidas por la organización.
16. Participa en los procesos de entrenamiento para la calidad y en general en todos
aquellos que aumenten el bagaje técnico científico y operativo de la propia área de
calidad y de las demás instancias de la entidad.
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17. Participa con las demás áreas de la entidad, en los procesos de inducción,
reinducción y entrenamiento del personal de la entidad.
18. Elabora los presupuestos preliminares del área y los somete a aprobación por las
instancias superiores correspondientes.
19. Participa en los Comités ad hoc o reuniones técnicas que sea necesario para el
buen funcionamiento de su unidad.
20. Establece los contactos y relaciones intra e interinstitucionales pertinentes
relacionados con procesos del SGC del SGSSS que afecten a la entidad.
21. Presenta los informes del caso sobre cada una de las actividades del área llevadas
a cabo con funcionarios de la entidad.
22. Elabora los formatos y demás documentación referente al SGC y los somete a
consideración de las instancias pertinentes.
23. Participa en procesos de Garantía de Calidad y Control de Calidad Clínico, con la
finalidad de integrar en el mediano plazo todos los procesos de Calidad en salud,
ISO y Control de Calidad medico y odontológico.
24. Participa de manera activa en los procesos de evaluación de desempeño, busca
correctivos a las falencias y efectúa las recomendaciones del caso para el
mejoramiento. Colabora en el establecimiento de planes de evaluación de
desempeño de los funcionarios.
25. Las demás funciones inherentes a su área que sean solicitadas por sus superiores
inmediatos o la Gerencia General de la entidad
IV.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)
1. Puede comunicarse y operar con ciudadanos y otros profesionales de seguridad
2.
3.
4.
pública y de la salud durante periodos de estrés extremo, mientras mantiene la
calma.
Es capaz de efectuar múltiples tareas y supervisar el desempeño de otros
individuos según sea necesario.
Apto para trabajar en ambientes físicamente, mentalmente o emocionalmente
arduos
Organización, buena comunicación oral y escrita, servicio al cliente, trabajo en
equipo, iniciativa y constancia.
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Agosto 2010
5.
Todas las actividades relativas al Sistema de Garantía de Calidad del SGSSS, en
especial aquellas relacionadas con los procesos de habilitación de la entidad, plan
de auditoría para el mejoramiento y acreditación, coordinadas y garantizadas en
su cumplimiento.
6. Regulaciones sobre el Sistema de Garantía de Calidad del SGSSS y los criterios de
las normas ISO y relacionadas., aplicadas y controladas de manera permanente.
7. Las metas de la organización y requerimientos legales aplicables a las actividades
desarrolladas por la entidad, logradas en porcentaje superior y con alta
contribución al mejoramiento continuo del SGC.
8. Apoyo permanente a los niveles gerenciales de la entidad en el análisis y
seguimiento de las oportunidades de mejora, no conformidades, acciones
correctivas y preventivas que se determinen. Igualmente a la aplicación del
PAMEC (Plan de Auditoria para el Mejoramiento), así como a la evaluación de
procesos e implementación del sistema ISO.
9. Participación y propuesta de soluciones en la evaluación de los procesos de quejas
y reclamos de los clientes internos y externos.
10. Mantiene el control de la documentación del SGC, del sistema ISO y de los
procesos de Auditoría para el mejoramiento, controlados.
11. Información del SGC y del sistema ISO en la Intranet controlados y con
seguimiento permanente.
12. Vela por que las áreas pertinentes den un adecuado tratamiento del producto o
servicio no conforme.
13. Ciclos de Auditorías coordinados con la alta gerencia y demás direcciones y
aplicados oportunamente
14. Control de la información proveniente de los clientes internos y externos,
controlada y canalizada especialmente en lo referente a las oportunidades de
mejora, sugerencias, productos y servicios no conformes y demás solicitudes
efectuadas al sistema.
15. Participación y apoyo Apoya a las áreas correspondientes en la presentación de
informes sobre atención al usuario y prestación de servicios para el cálculo de los
indicadores de gestión correspondientes.
16. Participación en los procesos de entrenamiento para la calidad y en los procesos
de inducción, reinducción y entrenamiento del personal de la entidad.
17. Presupuestos preliminares del área de calidad elaborados y aprobados.
18. Formatos y demás documentación referente al SGC elaborados y sometidos a
consideración de las instancias pertinentes.
19. Participación en los procesos de evaluación de desempeño.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Médico General especialista en Gerencia de la Calidad y/o Auditoría Clínica ó Sicóloga
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(o) Organizacional, especialista en Gerencia de la Calidad y/o Auditoría Clínica
IV.
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
• Profesional universitario.
• Conocimiento de la Norma ISO, fundamentos de calidad especialmente en
•
el sector Salud y Seguridad Social y formación o experiencia como auditor
clínico
Experiencia mínima de dos (2) años en implementación y/o mantenimiento
del Sistemas de Gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2008 o tres
(3) años de permanencia en la organización en cargos relacionados, ó
experiencia en Sistema de Garantía de Calidad del SGSSS y/o Auditoría
Clínica no menor de dos (2) años.