VER LISTADO DE ASISTENCIA Arturo Barba Ho Asesor externo 2

FUNDACIÓN CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS
PROFESIONALES
Aquí comienzan a ser realidad tus sueños
Código:FR-GED-02
Versión:02
Fecha: 30-07-2010
ACTA INSTITUCIONAL
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COMITÉ DE CALIDAD
ACTA No. 36
FECHA: JUNIO 8 DE 2.012
HORA:
7:00 AM
MIEMBROS
LUGAR: AUDITORIO INGENIENIAS
CARGO
VER LISTADO DE ASISTENCIA
A = Asistió
EX = Se Excusó
NA = No Asistió
INVITADOS ESPECIALES
Arturo Barba Ho
Asesor externo
ORDEN DEL DIA
1. Registro de Asistencia
2. Saludo de Bienvenida
5. Socialización Organigrama y Mapa de procesos
6.Desayuno
7.Taller teórico practico
a) Enfoque por procesos
3. Metodología de trabajo
b) Ciclo phva
c) Caracterización
Presentación comité de calidad
d) Listado maestro de documentos
a. (Responsabilidades)
e) Listado maestro de registros
f) Planes de trabajo por proceso
8 Almuerzo
4. Articulación PDI - SGC
 DESARROLLO DE LA SESION:
 Registro de Asistencia (ver listado de asistencia)
 Saludo de Bienvenida
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Siendo las 7:15 Am del día 08 de Junio de 2.012, se da inicio al taller teórico práctico con los
líderes de los procesos institucionales definidos en el mapa de procesos con el fin de alcanzar
los siguientes logros al finalizar la jornada de trabajo.
1.
2.
3.
4.
Caracterizaciones actualizadas
Listado maestro de documentos
Listado maestro de registros
Planes de trabajo por proceso
Se presenta el saludo de bienvenido por parte de la representante de la dirección y el asesor
interno con la intensión de enfocar al grupo hacia el trabajo en equipos con el fin de sacar
adelante el sgc en la FCECEP, y en la importancia de la participación de cada uno en la
implementación.
 Metodología de trabajo
La metodología de trabajo será exposición por parte de los líderes de calidad, con la
participación activa por parte de los asistentes, se sugiere dejar los celulares en silencio con el
fin de no afectar las exposiciones, se facilitan portátiles para cada proceso y se organiza el
auditorio de acuerdo con el mapa de procesos.
A continuación se presentan algunos criterios de trabajo como son:
1.
2.
3.
4.
Nombremos un moderador y respetemos la palabra de los compañeros.
Designemos un monitor para el seguimiento al cumplimiento del orden del día.
Aprovechemos el tiempo de trabajo en las actividades asignadas.
Cuando estemos trabajando al interior de los grupos, evitemos ruidos que interrumpan el
trabajo de los demás compañeros.
5. Evitemos salir constantemente del auditorio.
6. Respetemos las fechas establecidas para la entrega del trabajo.
7. Dispongámonos para hacer de esta jornada de trabajo, la consolidación del comité de
calidad, con el objetivo de alcanzar los logros esperados.
Adicionalmente y con el fin de monitorear constantemente el trabajo en los grupos establecidos,
se definen facilitadores para cada proceso así:
PROCESO
FACILIADOR
Gestión de la Direccion
Gestión Académica
Arturo Barba Ho
William Alfredo Biojo Garces
Mejoramiento Continuo
Admisiones, Registro y Control Académico
Arturo Barba Ho
Adriana Romero Mora
Prestación del Servicio Académico
William Alfredo Biojo Garces
Gestión de Recursos
Gestión del Talento Humano
Georgette Garcia Bermeo
Georgette Garcia Bermeo
Bienestar Institucional
Adriana Romero Mora
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 Presentación comité de calidad (Responsabilidades)
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DOCUMENTO NO
CONTROLADO
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Procesos
ESTRATEGICOS
GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN
GESTIÓN
ACADÉMICA
Cargo
Nombre
Presidente
Oliverio Hoyos
Dir. Administrativa y Financiera
Georgette Garcia Bermeo
Asistente de Rectoria
Paola Villani
Rector
William Velasquez
Decano
Luis Fernando Perez
Coordinadora Academica
Johana Martinez Castillo
Rector
William Velasquez
MISIONALES
MEJORAMIENTO
Jefe de Tic
CONTINUO
Docente - Autoevaluacion
ADMISIONES,
REGISTRO Y
CONTROL
ACADEMICO
APOYO
GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO
BIENESTAR
INSTITUCIONAL
Vicepresidente de Mercadeo
Claudia Posso Gomez
Director de Mercadeo
Cesar A Gomez Hoyos
Asesora Comercial
Elsa Mireya Arellano
Decano
Luis Fernando Perez
CONTRALORIA,
REVISORIA Y
AUDITORIA
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Leon Horacio Parra
X
Maribel Piso
Dir. Administrativa y Financiera
Georgette Garcia Bermeo
Coordinador Servicios generales
Jose Felix Acosta
Coordinador de Biblioteca
Jhon jairo agredo
Dir. Administrativa y Financiera
Georgette Garcia Bermeo
Jefe de GTH
Jose Eyner Obonaga
Asistente de GTH
Claudia L Ceron C
Rector
William Velasquez
Director de Bienestar
Diego Luis Ballesteros
Secretaria de Bienestar
Sandra Lorena Gallo
Diego Jimenez Duque
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Georgette Garcia Bermeo
X
Georgette Garcia Bermeo
Secretario General
Guido Javier Velasquez
Secretaria de Sec. General
Katerine Marin
Secretaria de Sec. General
Katerine Marin
Presidente
Oliverio Hoyos
Contralor
Euliquio Perea
Auditoras
Miriam Daza- Sandra Gamboa
X
X
X
X
X
Representante de la Calidad Req. 5,5,2 Georgette Garcia Bermeo
Directora de Calidad. Apoyo a todos los procesos - Adriana Romero Mora
Auditor de Calidad : Juan Carlos Marin Velez
Asesores Internos: Mario Hernan Colorado y William Alfredo Biojo Garces
Asesor Externo: Arturo Barba Ho
Lider Operativo
X
Edwin Jairt Bastidas
Representante Legal
GESTION
ADMINISTRATIVA Dir. Administrativa y Financiera
Y FINANCIERA
Dir. Administrativa y Financiera
SECRETARIA
GENERAL
JURIDICO
Responsabilidad
Juan Carlos Marin V
PRESTACION DEL
SERVICIO
Docente Tc
ACADÉMICO
Docente Tc
GESTIÓN DE
RECURSOS
Autoridad
X
X
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 Articulación PDI – SGC
En la articulación del plan de desarrollo se presenta el mapa estratégico de la institución en el
cual se observa la perspectiva financiera con enfoque hacia la sostenibilidad, el crecimiento y la
rentabilidad de la institución. El enfoque hacia los clientes donde se prioriza el reconocimiento, la
acreditación, cobertura, capacidad instalada. En el enfoque a procesos internos contamos con
docencia, investigación, responsabilidad social, calidad e infraestructura. En el enfoque
aprendizajes, se evidencia PEI, Talento Humano, capacitación y por ultimo hechos y datos, todos
en busca de alcanzar la misión de la institución que reza: Que al año 2017 la FCECEP se
encuentre posicionada en el ámbito local, regional y nacional como una institución de Educación
Superior Técnica Profesional, Tecnológica y Universitaria, acreditada por su comunidad y por los
organismos oficiales, con programas competentes y pertinentes”.
DIRECTRIZ ESTRATEGICA
Brindar un servicio educativo y bienestar al alcance de la comunidad, que contribuya a la
sostenibilidad y desarrollo institucional
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Direccionamiento PDI 2011-2017
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5. Socialización Organigrama
Socialización Mapa de procesos v-4
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Se socializa la versión 4 del mapa de procesos el cual no ha tenido variación en los procesos,
únicamente se quiere visualizar el mejoramiento continuo del SGC por lo que se le adicionaron
las flechas azules que muestran el ciclo.
Se solicita por parte de los líderes de los procesos definir los subprocesos que componen a cada
uno de los procesos, esto con el fin de poder determinar el alcance de proceso,
 Taller teórico practico
 Enfoque por procesos: dado que la NTC ISO 9001 promueve la adopción del
enfoque a procesos, cuando se desarrolle e implemente un SGC, con el fin de
aumentar la satisfacción del cliente y dar cumplimiento a los requisitos especificados,
adicionalmente buscando funcionar de manera eficaz, se deben determinar,
especificar y listar diferentes actividades que de alguna forma de interrelacionen entre
si.
Cuando se habla de enfoque a procesos básicamente se trata de un conjunto de
actividades que realiza un proceso para que al final sus salidas se conviertan en entradas
para otro procesos, es dice que sus resultados sean los insumos para los demás
procesos.
 Ciclo phva; se da una breve explicación de las cuatro etapas que componen el ciclo
PHVA:
 Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la Institución.
 Hacer: implementar los procesos
 Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos
respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar
los resultados.
 Actuar. Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los
procesos.
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 Caracterización: Es la identificación de todos los elementos que intervienen en un
proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.
En el momento de elaborar las caracterizaciones a los diferentes procesos de la FCECEP se
debe tener en cuenta que debe contener:
 Objetivo que es el resultado que el proceso aspira lograr con base en el entendimiento
de su misión.
El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas,
actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la organización y la satisfacción
del cliente.
 Alcance: Es acordar con qué actividad se inicia el proceso y con cuál termina.
 Líder del proceso: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad
de liderar el proceso.
 Entradas o insumos: Son las materias primas y materiales directos tangibles o
intangibles que el proceso necesita para obtener sus productos/servicios.
 Actividades del proceso: Son las etapas que el proceso requiere realizar para
transformar los insumos/entradas o materias primas en los productos/resultados/salidas.
Se plantean en términos de P-H-V-A.
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 Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las
entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Se
convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida,
repitiéndose el ciclo.
 Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los
productos y/o servicios que genera el proceso.
 Proveedores: Son las entidades/procesos internos y externos que entregan los insumos.
 Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del
proceso. También se les conoce como puntos de control.
Importancia de caracterizar procesos.
 Determina los rasgos distintivos de un proceso
 Identifica la interrelación del proceso con otros procesos.
 Facilita el despliegue de los objetivos y el cumplimiento de las estrategias.
 Identifica las posibilidades de hacer más eficiente los procesos.
 Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos.
 Identifica los controles excesivos entre procesos internos.
 Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (clientes-proveedores
internos).
 Crea conciencia en los resultados.
 Facilita la definición de indicadores de gestión.
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 Listado maestro de documentos y Listado maestro de registros:
Se entregan los formatos y el procedimiento institucional para el control de los documentos y
registros de acuerdo con el requisito No 4.2.2 Control de Documentos y 4.2.3 Control Registros.
Se da claridad que el procedimiento está en proceso de actualización por parte del Comité de
calidad.
 Planes de trabajo por proceso
Se entrega el formato para definir los planes de trabajo por cada uno de los procesos, en el cual
se deben definir las actividades y los responsables, así como la fecha de seguimiento y
observaciones
Por último se muestran la estructura del SGC que debemos tener para la certificación como son:
 Manual de calidad
 Organigrama
 Mapa de procesos
 Caracterización por procesos
 Listado maestro de documentos por proceso
 Listado maestro de registros por procesos
 Procedimientos obligatorios
Para el almacenamiento de la información que se está generando con la implementación del
SGC por cada proceso se hace entrega de memorias USB de 4gb a cada líder de
responsabilidad.
Adicionalmente se hace entrega de las normas ISO 9001 Y GTC 200 a cada proceso, así como
borradores de caracterización para facilitar la construcción de los documentos propios de la
FCECEP.
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Se inicia con el apoyo y la elaboración de las caracterizaciones, esperando que al final de
ejercicio se cuente al menos con los objetivos de cada uno de los procesos.
Al finalizar el ejercicio se exponen los objetivos y alcances de cada proceso, concluyendo que
para el próximo 25 de Julio se entregaran los ejercicios completos en las USB.
Se da retroalimentación a cada líder por parte de los asesores de calidad el Ing. Barba Ho,
William Biojo y el Dr., Mario Hernan Colorado.
Para la entrega se visitaran por parte de la dirección de calidad a cada líder responsable para
recoger la información de cada uno y posteriormente se enviara la retroalimentación.
Siendo las 2:00 pm de la tarde se da por terminada la reunión.
Se anexa listado de asistencia (22 asistentes)
ADRIANA ROMERO MORA
Directora de Calidad