buscar un lote

LOTES
Instructivo
Capítulo 1.
Lotes
Los lotes de mercancía hacen referencia a la partida de
elaboración de productos que se adquieren en la
empresa para ser comercializados y en el cual se
necesita tener un control adicional con su fecha de
vencimiento. Algunos productos o referencias que
manejan lotes pueden ser: las medicinas o los
alimentos.
TEMAS:
1. Crear un lote
2. Buscar un lote
3. Editar un lote
4. Eliminar un lote
VIDEOS EN:
www.vimeo.com/apolosoft
5. Paso a Paso para utilizar un lote
6. Trucos de manejo
Sección 1
Crear un lote
CREAR UN LOTE
Para crear un nuevo lote ingrese por la opción Parámetros - Referencias seleccione la pestaña lotes, oprima la tecla [Insert] o el botón más (+) de
la barra de navegación y configure los siguientes campos:
Código
Descripción
Código
Es el identificador único del lote.
Nombre
Descripción detallada del lote.
Llegada
Fecha de arribo del lote.
Vencimiento
Fecha de vencimiento del lote que viene claramente
impresa en el envase, caja, frasco o empaque de cada
referencia que compone este lote en específico.
Tolerancia
Número de días en el que el producto puede ser
vendido según la fecha de vencimiento del lote, es
decir, si en tolerancia se asigna un número positivo (+)
de días, el sistema permitirá vender el producto ese
número de días después de la fecha de vencimiento,
pero si asigna en este campo un número negativo (-)
de días, el sistema sólo permitirá vender dicho
producto hasta ese número de días antes de la fecha
de vencimiento del lote. Si el valor de la tolerancia es
cero (0) el sistema sólo permitirá vender el producto
que pertenece a ese lote hasta la fecha de
vencimiento que se configure.
Imagen 1.1 Lotes
Finalmente guarde el lote con la tecla [F3] ó el botón de aceptar los
campos que se encuentra en la barra de navegación.
2
Sección 2
Buscar un lote
BUSCAR UN LOTE
Para buscar un lote use la búsqueda incremental ubicado en el campo código ó nombre y digite el mismo, hasta que encuentre la coincidencia
completa. Por ejemplo buscar la palabra LOTE 27- hasta que encuentre la coincidencia.
Imagen 1.1 Buscar un lote
3
Sección 3
Editar un lote
EDITAR UN LOTE
Para editar un lote utilice la tecla [F2] ó el botón de modificar que ese encuentra en la barra de navegación, ubíquese en el campo que se requiere
modificar, cambie el campo correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3] ó el botón de aceptar cambios.
Imagen 1.2 Editar un lote
Nótese que el campo queda marcado habilitando la edición del mismo.
4
5
Sección 4
Eliminar un lote
ELIMINAR UN LOTE
Para eliminar un lote utilice la tecla [Supr] o el botón (-) de la barra de navegación, ubíquese en el lote que se requiere eliminar. Es importante
resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos lotes que NO se hayan parametrizado en cualquier otra opción del sistema, de lo contrario el
sistema genera un mensaje de alerta.
Imagen 1.3 Mensaje de alerta
6
Sección 5
Paso a Paso del Uso del Lote
1. INGRESAR CANTIDADES A UN LOTE
Para ingresar cantidades a un lote, es necesario emplear:
- Que la Referencia tenga activo el atributo ‘Lote’.
Imagen 1.4 Configuración de Referencias con Lote
- Un documento que afecte el inventario para realizar una entrada,
caso específico la Factura de compra sea esta crédito o contado, y
Imagen 1.3 Atributo Documentos
Para iniciar a utilizar los lotes se ingresa por Gestión / Movimiento
Gestión, ubíquese en el documento, use la combinación de teclas
[Ctrl+N], inserte un comprobante completamente nuevo e inicie la
digitación de la transacción.
Inserte los datos del encabezado como son: número del documento,
fecha, vencimiento, descuento condicionado si es el caso y nota,
oprima la tecla [Enter] con la que se activará la banda de registros de
movimiento, donde se deben insertar las referencias propias de la
transacción, a continuación configure los siguientes campos:
7
Imagen 1.5 Digitación de Lotes
Código
Descripción
Bodega
Código de la bodega a la cual se esta ingresando el inventario en el momento de realizar el comprobante.
Centro de Costos
Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la transacción.
Referencia
Código del producto a ingresar en la transacción.
Nombre Referencia
Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el
campo inmediatamente anterior.
Entrada
Como el ejemplo es una compra, la entrada es la cantidad a aumentar el inventario,
Unitario
Valor unitario de la referencia, si se está usando las listas de precios, el sistema trae automáticamente el costo.
Lote
En este campo adicione el código del lote al cual corresponden las unidades a ingresar.
Nota
Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada una de las
referencias que esta facturando.
8
2. BUSCAR UN LOTE EN MOVIMIENTO
3. CREAR UN LOTE EN MOVIMIENTO
Al momento de insertar una Los campos previamente configurados
como Bodega, Centro de Costos, Referencia y Lote cuando no se
conoce el código de los mismos se puede hacer uso de la búsqueda
asociada cuando se digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter]
activará la ventada de búsqueda correspondiente.
Si al momento de digitar la transacción no se ha creado previamente
el lote por la opción Parámetros - Referencias - Lotes; la aplicación le
permite desde la misma captura de movimiento cuando se realiza una
entrada crear el lote sin abrir ventanas adicionales.
Imagen 1.6 Buscar Lote desde movimiento
Para crear un Lote al vuelo, el usuario debe tener permiso de creación
otorgado por el Supervisor y luego desde la ventana de movimiento
con solo digitar punto [.] y oprimir la tecla [Enter], el sistema activa la
ventana ‘Nuevo Lote’ con los campos correspondientes al Lote:
Código, Nombre, Fecha, Vence y Tolerancia, una vez diligenciados los
datos oprima [Aceptar] para guardar la información del lote.
Imagen 1.7 Lotes al Vuelo
9
4. DAR SALIDA A LAS CANTIDADES DE UN LOTE
Para dar salida a las cantidades de un lote, es necesario emplear un
documento que afecte el inventario haciendo una salida, caso
específico la Factura de venta sea esta crédito o contado. Una vez
inserte el comprobante de la transacción y haya digitado los datos del
encabezado correspondientes a número, fecha, vencimiento,
vendedor, descuento condicionado y nota si es el caso, oprima la
tecla [Enter] con la que se activará la banda de registros de
movimiento, donde se deben insertar las referencias propias de la
transacción. Diligencie a continuación los siguientes campos:
Código
5. UTILIZAR LA VENTANA SALDOS POR LOTE
Como la referencia tiene activo el atributo ‘Lote’, y la transacción que
se esta realizando es tipo venta, el sistema lanzará automáticamente
la ventana ‘Saldos por Lote’, la cual trae la información de existencias
de la referencia por cada lote en la que se haya movido. Los campos
que componen dicha ventana son:
Imagen 1.8 Saldos por lote en Movimiento
Descripción
Bodega
Código de la bodega de la cual se esta dando salida al
inventario.
Centro de
Costos
Código del centro de costos que se afectará.
Referencia Código del producto al cual se le está dando salida.
Nombre
referencia
Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el
nombre de la referencia correspondiente al código
asignado en el campo referencia.
Salida
Cantidad a disminuir del inventario en el momento de
realizar la transacción. En esta columna muestra la
cantidad solicitada en la ventana ‘Saldos por lote’.
Código
Descripción
Lote
Código del lote con saldos disponibles de la
referencia.
Nombre del Lote
Descripción detallada del lote.
Categoría
Si la referencia maneja categoría, se discrimina un
registro por cada una con saldo en cada lote.
Llegada
Fecha de llegada del lote.
Fecha de vencimiento del lote teniendo en cuenta la
tolerancia descrita para este.
Unitario
Valor unitario de la referencia.
Vencimiento &
Tolerancia
Lote
Código del lote seleccionado desde la ventana ‘Saldos
por Lote’.
Cantidad
solicitada
Cantidad a disminuir del inventario, este campo es
el único en la ventana que puede modificarse.
Nota
Descripción al detalle de la transacción.
Saldo
Saldo disponible de la referencia en inventario.
10
En caso que no sea válida la asignación de la referencia, o no se
requiera simplemente adicionar los datos use la tecla [Esc] para
cancelar la ventana de ‘Saldos por Lote’, pero si la información que
describe en la ventana es correcta, adicione los datos del registro
activando con la [Barra Espaciadora], así se adiciona a la banda de
registro de movimiento los datos correspondientes.
Imagen 1.9 Insertar o Cancelar, el ingreso de saldos por lotes
Finalmente guarde los registros con la tecla [F3] y finalice la
transacción.
11
Sección 6
Trucos de manejo
TRUCOS DE MANEJO
- Si la fecha de vencimiento del lote esta en blanco, el sistema toma
como fecha de vencimiento del lote la fecha actual.
- Sólo se puede digitar lote en movimiento si la referencia de la
transacción tiene activo el atributo ‘Lote’.
- Crear lotes al vuelo desde la ventana de movimiento al digitar punto
[.] y oprimir la tecla [Enter].
- Sólo se pueden eliminar lotes que no tengan movimiento.
12