contratación de una empresa especializada en la organización y

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
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EXPO MILÁN 2015
TÉRMINOS DE REFERENCIA:
CONSULTORÍA POR PRODUCTO
“CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN LA
ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE RUEDAS DE NEGOCIOS Y
MISIÓN COMERCIALES”
2015
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Contenido
1.
INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................... 3
1.1. País beneficiario ................................................................................... 3
1.2. Órgano de Contratación ....................................................................... 3
1.3. Antecedentes ....................................................................................... 3
2.
OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS Y RESULTADOS
ESPERADOS ................................................................................................ 4
2.1. Objetivo general ................................................................................... 4
2.2. Objetivo específico ............................................................................... 4
2.3. Resultados Esperados ......................................................................... 5
3.
ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES ................................................................. 6
3.1. Descripcióndel Trabajo......................................................................... 6
3.1.2 Área geográfica que va a cubrir .................................................. 6
El Estado Plurinacional de Bolivia y países de Europa ........................ 6
3.1.3. Grupos destinatarios .................................................................. 6
3.2. Actividades ........................................................................................... 6
4.
LOGÍSTICA Y CALENDARIO ...................................................................... 8
4.1. Localización.......................................................................................... 8
4.2. Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas .......................... 8
5.
REQUISITOS ................................................................................................ 9
5.1. Experiencia General ............................................................................. 9
5.2. Experiencia Específica ......................................................................... 9
5.3. Oficinas .............................................................................................. 10
6.
INFORMES ................................................................................................. 10
6.1. Normas sobre preparación de informes ............................................. 10
6.2. Presentación y aprobación de los informes ........................................ 12
7.
MODALIDAD DE PAGO ............................................................................. 12
8.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ............................................................... 13
8.1. Definición de indicadores ................................................................... 13
9.
PROPIEDAD INTELECTUAL ..................................................................... 13
10. RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA ........................ 14
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TÉRMINOS DE REFERENCIA
1.
INFORMACIÓN GENERAL
País beneficiario
Estado Plurinacional de Bolivia
Órgano de Contratación
Ministerio de Relaciones Exteriores
Antecedentes
Entre los diversos espacios de promoción internacional, las ferias se destacan
como un lugar privilegiado para el establecimiento de contactos entre
exportadores y potenciales clientes. Estas exposiciones no sólo brindan la
oportunidad de presentar los productos y servicios en las principales vidrieras
del mundo, sino también de que nuestras empresas conozcan de primera
mano
al sector, a sus competidores extranjeros y a sus probables clientes
además de los nuevos productos, servicios y tendencias.
Expo Milano 2015 es un evento mundial que se caracteriza por su naturaleza
de la unión de muchas voces diferentes, basando su éxito en la participación
de todos los diferentes actores que participan. El objetivo es dar vida a una
experiencia única para los visitantes, como protagonistas, la sensibilización y
la participación en el derecho a la alimentación que es sano, seguro y
suficiente; a la sostenibilidad ambiental, social y económica de la cadena
alimentaria, y para la conservación del gusto y la cultura alimentaria.
El Estado Plurinacional de Bolivia participará en la Expo Milán 2015 en el
Clúster de Cereales y Tubérculos, con un espacio de 250 metros cuadrados
divididos en dos pisos y un para la construcción de la obra gruesa, así mismo
tres años antes de comenzar la Expo, los organizadores
mandaron las
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regulaciones relacionadas con el nombre y tema de la Expo, las condiciones
de participación, construcción, instalación y manejo de máquinas, facilidades
de alojamiento para el personal de los participantes oficiales, aduanas y
manejo de mercancías así como las tasas entre otros.
2.
OBJETIVOS
GENERAL
Y
ESPECÍFICOS
Y
RESULTADOS
ESPERADOS
2.1 Objetivo general
Contratar una empresa con experiencia en promoción comercial y organización
de misiones comerciales y otros eventos relacionados al ámbito comercial y de
negocios en diferentes mercados del continente europeo, preferentemente
relacionados a la exportación de productos que coadyuve a través de la
organización de diferentes actividades comerciales a generar un espacio de
encuentro para los empresarios y productores bolivianos con sus pares en
Europa.
2.2. Objetivos específicos
Los objetivos específicos del presente contrato son los siguientes:

a) Organizar misiones comerciales directas (que puedan utilizar mas de
una herramienta comercial)

b) Dar a conocer la oferta seleccionada de productos bolivianos que
tengan posibilidades reales de ser exportados al mercado Europeo

c) Generar espacios de reuniones entre compradores y vendedores a
través del sistema “Match Making, back and forward”, es decir orientadas
a las necesidades para mejorar la capacidad de exportación o mejorar la
capacidad de producción y potencial enfocados a mejorar a la oferta de
productos que estén listos para exportar o que requieran de adecuación
final para el mercado objetivo con la finalidad de consolidar intenciones
reales de negocios.

Gestionar y organizar otras actividades necesarias como parte de las
misiones comerciales
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
Organizar y realizar seminarios/reuniones de capacitación, información y
difusión, de acuerdo a las necesidades que se identifiquen para misión
empresarial, en idioma español o con traductores (si se requiere),
conteniendo información sobre el mercado para los sectores bolivianos
que participan.

Comunicar y promocionar las ruedas de negocios/reuniones de los
empresarios bolivianos en los medios especializados empresariales
europeos, además de los disponibles para este efecto como parte de la
EXPO Milán (B2B).

Organizar visitas empresariales (seminarios/talleres, otras ferias alternas,
mercados, etc.) según sector en cuestión

Asegurar la logística y la presencia de al menos 60 empresarios y/o
participantes bolivianos, cubriendo sus gastos de desplazamiento,
participación y asignación de per diem, mismos que serán designados por
el comité.

Asegurar la logística y la presencia de al menos 150 empresarios y/o
participantes, contrapartes europeos, cubriendo sus gastos de
desplazamiento y participación, mismos que serán designados por el
comité.

Preparación de carpetas por perfil de cada participante y material de
apoyo para la promoción comercial en coordinación con el director del
pabellón.

Entrega de 8 informes de resultados (un plan de trabajo aprobado, un
informe por cada rueda, un informe final de aprovechamiento del
proyecto), con la base de datos de todos los contactos realizados, así
como las intenciones de negocio generadas.
3.
R1.
RESULTADOS ESPERADOS
Organizar,
coordinar
y
realizar
la
participación
en
al
menos
6
ruedas/reuniones de negocios en base a la metodología “Match-making” en la
que participen al menos 6 empresarios bolivianos (1 representante por empresa
seleccionada) en cada una según el sector de pertenencia y empresarios
europeos (1 representante por empresa seleccionada y con interés en la compra
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de productos bolivianos). Una mayor participación de empresarios europeos se
valorará positivamente en el proceso de selección de la empresa.
R.2. Gestión de la logística de viaje y viáticos a los empresarios participantes. La
existencia de una representación o contraparte en Bolivia para este servicio se
valorará positivamente en el proceso de selección de la empresa.
R.3. Asistencia a al menos 3 actividades (extra agenda de la rueda/misión) por
cada participante boliviano, como parte del programa definido de cada misión
comercial, según los sectores definidos por el contratante.
R.4. Relevamiento y seguimiento posterior a las
intenciones de negocio
(incluyendo los reportes en cada caso).
R.5. Entrega de una base de datos, consolidada con reportes de intenciones y/o
cierre de negocios y cualquier otra información generada.
R.6 Entrega de una base de datos de las empresas europeas definidas por
sector de interés que hubieran sido contactadas en cada caso (al menos 200)
4.
ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES
4.1. Descripción del Trabajo
4.1.2 Área geográfica que va a cubrir
El Estado Plurinacional de Bolivia y países de Europa
4.1.3. Grupos destinatarios
Los beneficiarios directos de la intervención son los sectores productivos y
exportadores del Estado Plurinacional de Bolivia.
4.2. Actividades
La empresa a ser contratada deberá cumplir las siguientes actividades:
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a.1. Presentar el plan de trabajo en base a los lineamientos dictados por el
comité en relación al cronograma determinado y a los sectores
seleccionados previamente por el Comité,1 designados para este efecto,
con las contrapartes europeas que hayan sido seleccionadas por la
consultora en cuestión.
a.2. Elaborar el cronograma de 6 ruedas/reuniones de negocios con una
participación mínima de al menos 60 empresas bolivianas exportadoras y
un número similar de empresas europeas (al menos 3 citas en agenda
definidas en la misión comercial para cada participante boliviano).
a.3.
Elaborar el cronograma de actividades complementarias requeridas de
acuerdo a los perfiles de productos y sectores (participación en seminarios,
charlas, visitas a empresas, visitas a mercados u otros de interés según el
sector definido, al menos 3)
a.4.
Enviar el listado de las empresas contactadas e invitadas a nivel Europa
para participar de las reuniones de negocios, así como el listado final de las
empresas participantes con su representante.
a.5.
Enviar con antelación las agendas de citas previstas para cada participante
incluyendo los datos de la empresa de contraparte, temas/productos de
interés y otros que se consideren necesarios. (al menos 3 citas en agenda
definidas en la misión comercial para cada participante boliviano).
a.6. Planificación Logística de las actividades.
i.
Comprar pasajes aéreos para las empresas europeas y empresas
bolivianas
que
participarán
en
las
diferentes
ruedas
de
negocios/reuniones
1
Según DS 2285 del 11-03-2015 se establece un Comité de Organización Interministerial quienes a su vez realizaran la
selección de las empresas participantes.
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ii.
Cubrir/administrar los montos para estadía de empresarios bolivianos
los
mismos
que
están
establecidos
según
regulación
nacional2Gestionar temas de transporte, hoteles y otros que sean
necesarios
iii.
Gestionar la contratación de salones (en caso de ser necesario), y
refrigerio para las ruedas/reuniones de negocios y otras actividades
que se tengan previstas.
a.7. Realizar cartas de invitación a las empresarios y/o participantes bolivianos
seleccionados por el Comité, a objeto de que estas puedan tramitar su visa
respectiva
a.8. Presentación de informe escrito por actividad que incluya, un listado de los
participantes, un formulario de evaluación de los participantes (ofertantes y
demandantes) sobre la actividad ejecutada, las intenciones de negocios en
cada caso y un resumen de los gastos efectuados.
a.9. Gestión del Proyecto, Órgano Responsable El Viceministerio de Comercio
Exterior e Integración (VCEI), coordinará la ejecución adecuada y oportuna
de las actividades de la Expo Milán 2015 con la empresa contratada,
apoyados por el Comité.
5.
LOGÍSTICA Y CALENDARIO
5.1.
Localización
Las actividades y eventos planificados se realizarán en la ciudad de Milán,
Italia, debiendo por lo tanto, contar la empresa contratada con personal e
infraestructura de trabajo y logística permanente en el continente europeo.
5.2.
Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas
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La fecha de inicio prevista es el 1 de abril de 2015al 30 de noviembre del 2015.
6.
REQUISITOS
6.1.
Experiencia General

Empresa con alta experiencia en la organización y ejecución de misiones
comerciales en el exterior

Contar con un equipo de profesionales que tenga conocimientos del
idioma, ingles/italiano y español

Contar con una amplia cartera de empresas importadoras en Europa
Haber organizado al menos 10 misiones comerciales internacionales
(respaldada con documentación probatoria)
6.2.
Experiencia Específica

La empresa consultora
ha de tener la experiencia a través de sus
integrantes, de haber asistido a empresas en viajes comerciales, haber
participado en ferias, haber colaborado con organismos públicos de
promoción del comercio exterior, como Cámaras de Comercio locales y
territoriales, Institutos de fomento de comercio exterior, etc. Se valorará
positivamente la experiencia con empresas bolivianas.

Dentro de la misión y objetivos de la empresa consultora a contratar
debe quedar identificado que su fin es promover la exportación e
internacionalización de las empresas de cualquier parte del mundo, con
especial énfasis en empresas europeas y de América Latina en ambos
sentidos.

El personal de la empresa consultora contratada deberá contar con
experiencia probada en la organización de este tipo de eventos o tener la
capacidad logística comprobada para la misma. Se deberá contar con el
personal necesario para cubrir las necesidades requeridas.
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
Se valorará en el personal de la empresa consultora contratada, la
experiencia de más de 10 años y formación universitaria en comercio
exterior.

Se valorará de forma especial la experiencia que tenga el personal de la
empresa consultora contratada en capacitación en comercio exterior a
empresas bolivianas, así como haber participado en proyectos de
internacionalización de sectores no tradicionales bolivianos.

Se valorará que la empresa o sus integrantes hayan tenido experiencia
en la organización de ruedas de negocios/reuniones en cualquier sector,
con el enfoque “Match Making”

El equipo responsable parte de la empresa que prestara el servicio
deberá hablar al menos dos idiomas (español, inglés, italiano)
6.3.
Oficina
El Contratista podrá facilitar las instalaciones previstas en el pabellón Bolivia de la
EXPO para la planificación de las actividades, sin embargo la empresa contratada
deberá contar con oficinas u espacios propios para el centro logístico de
operaciones, además de considerar el alquiler de espacios en caso de ser necesario.
7.
INFORMES
7.1.
Normas sobre preparación de informes
Se presentarán informes de avance de acuerdo al cronograma al Viceministro de
Comercio Exterior e Integración.
La cancelación de los servicios será efectuada con carácter posterior a la aprobación
del (los) informe(s) de trabajo presentados
La Empresa presentará sus informes en 2 originales y una copia digital en idioma
español:
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Además de los documentos, informes (técnicos y contables) y resultados
especificados en las tareas y responsabilidades, el contratista debe facilitar los
siguientes informes:
Nombre del informe
Contenido
Primer informe de avance
plan
de
trabajo
cronograma
actividades
Mostrando los avances
de la primera rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Mostrando los avances
de la segunda rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Mostrando los avances
de la tercera rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Mostrando los avances
de la cuarta rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Mostrando los avances
de la quinta rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Mostrando los avances
de la sexta rueda de
negocios y seminarios así
como
los
logros
alcanzados
Deberá presentar un
informe
detallado
de
todas las actividades
realizadas
y
logros
alcanzados (intenciones
de negocios y contratos
Segundo
Avance
Informe
de
Tercer Informe de Avance
Cuarto
Avance
Informe
de
Quinto
Avance
Informe
de
Sexto Informe de Avance
Sétimo
Avance
Informe
Informe final
de
Plazo de
presentación
y A los 10 días de
de firmado el contrato
A los 2 meses de
firmado el contrato
A los 3 meses de
firmado el contrato
A los 4 meses de
firmado el contrato
A los 5 meses de
firmado el contrato
A los 6 meses de
firmado el contrato
A los 7 meses de
firmado el contrato
a la conclusión de las
actividades
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firmados)
7.2.
Presentación y aprobación de los informes
Los informes mencionados anteriormente deberán presentarse al Supervisor del
Proyecto identificado en el Contrato. Dicho Supervisor será el responsable de la
aprobación de los informes.
En lo posible, se solicita la presentación de informes impresos en dos caras, siempre
y cuando esto no afecte la calidad del producto entregado.
8.
MODALIDAD DE PAGO
El contrato será cancelado bajo en ocho (8) cuotas distribuidas de la siguiente
manera:

20% a la entrega del Primer Informe de Actividades debidamente aprobado

10 % a la entrega del segundo informe de avance con los resultados de la
primera rueda de negocios, debidamente aprobado

10 % a la entrega del tercer informe de avance con los resultados de la
segunda rueda de negocios, debidamente aprobado,

10 % a la entrega del cuarto informe de avance con los resultados de la
tercera rueda de negocios, debidamente aprobado,

10 % a la entrega del quinto informe de avance con los resultados de la
cuarta rueda de negocios, debidamente aprobado

10 % a la entrega del sexto informe de avance con los resultados de la
quinta rueda de negocios, debidamente aprobado

10 % a la entrega del séptimo informe de avance con los resultados de la
sexta rueda de negocios, debidamente aprobado
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
20% a la entrega del informe final con los resultados de las rueda de
negocios y logros alcanzados, debidamente aprobado
9.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
9.1.
Definición de indicadores
El seguimiento y evaluación de las actividades realizadas en las ruedas de
negocios/reuniones y seminarios serán medidas atendiendo a métodos cuantitativos
y cualitativos.
Entre los métodos cuantitativos estarán los siguientes indicadores:
-
1 listado/base de datos de contacto de al menos 200 empresas europeas
relacionadas con posible interés en los productos bolivianos seleccionados
-
Al menos 5 entrevistas efectivas para cada empresario boliviano en cada
rueda/reunión de negocios.
-
Al menos 1 intención de negocios lograda por cada empresario boliviano
participante en el evento
-
1 informe de seguimiento de contactos y avance de intenciones de negocios
relacionadas con cada rueda/reunión de negocios.
Entre los métodos cualitativos estarán los siguientes indicadores:
-
Encuesta de evaluación de satisfacción sobre la calidad de la rueda de
negocio
-
Encuesta de evaluación sobre la calidad del seminario recibido
-
Encuesta de evaluación sobre la organización y logística recibida por parte de
la consultora contratada que lo atendió.
-
Encuesta de relevamiento de intención de negocios
-
Informe de seguimiento de intención de negocios
10.
PROPIEDAD INTELECTUAL
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Los insumos y productos desarrollados bajo los Términos de Referencia que
formarán parte del contrato, son de propiedad del Comité Interinstitucional
quienes tendrán los derechos exclusivos para publicar o difundir documentos
producidos. Este derecho continuará vigente aún concluida la relación
contractual de las partes.
11.
RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA
La Empresa será responsable de:
a. Cumplir con los objetivos, alcance y requerimientos del VCEI.
b. Coordinar, con el Viceministerio de Comercio Exterior e Integración,
el desarrollo de avance de los productos que se generen en el
transcurso del trabajo.
c. Coordinar
todas
las
actividades
que
se
requiera
con
el
Viceministerio de Comercio Exterior e Integración.
d. Elaborar y presentar informes mensuales de avance del trabajo.
e. La empresa, tiene la responsabilidad directa y absoluta del trabajo
desarrollado, debiendo responder por el trabajo entregado, durante
el periodo computable, a partir de la fecha de aceptación del
Informe final de conformidad del servicio, en caso de ser requerido
para cualquier aclaración o corrección pertinente no podrá negar su
concurrencia, para la realización de estas actividades.
En caso de no concurrir a esta solicitud, la entidad contratante hará conocer
por escrito esta situación al Órgano Rector respectivo a efectos de información
a la Contraloría General del Estado para los efectos pertinentes, en razón de
que el servicio prestado fue realizado mediante un contrato administrativo, por
el cual es responsable ante el Estado.
Toda información compartida con el Consultor deberá ser tratada como
confidencial, para esto se incluirá una cláusula de confidencialidad en el
contrato.
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