MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES I.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
I.- ASPECTOS GENERALES
1. OBJETIVOS
EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C es una sociedad de duración
indeterminada dedicada al cultivo, transformación e industrialización de la caña de
azúcar. Sus objetivos es mejorar los procesos agroindustriales en
TRUJILLO
adquiriendo nueva maquinaria y modernizando la ya
existente para alcanzar estándares de la más alta calidad. Así mismo,
ampliar el área de siembra que actualmente se encuentra en 11 000
hectáreas y el cumplimiento de las obligaciones contraídas con terceros
derivadas de administraciones anteriores, para lograr un bienestar
general
en
las
comunidades
aledañas.
De esta manera, TRUJILLO se consolida como líder del mercado
azucarero con altos niveles de participación de mercado.
2. F I N A L I D A D
Dar a conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas del
personal de la entidad.
Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del
cargo que se le ha asignado.
Facilitar el proceso de inducción de personal, relacionado al conocimiento de las
funciones asignadas al cargo, en los casos de ingreso, traslado, rotación o
destaque de personal.
3. A L C A N C E
El presente Manual es de aplicación a todos los trabajadores de “EMPRESA
AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C”
5. B A S E L E G A L
-Estatutos de la Empresa.
- Ley Nº 18.755, modificada por la Ley Nº 19.283, que establece la Organización y
Atribuciones del Servicio AGROINDUSTRIAL;
- Acuerdo Nº 01 de la Sesión Extraordinaria de Directorio Nº 003-2011 de fecha
21de Junio de 2012, mediante el que se aprueba la nueva Escala Remunerativa
de EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C
- Acuerdos de Directorio Nº 098 y Nº 123 de la Sesión de Directorio Nº 117-2011,
de fecha 21 de junio de 2012, mediante los que se aprueban el Reglamento
de Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal de
EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C
II.- E S T R U C T U R A
Para
el
cumplimiento
ORGÁNICA
de
sus
funciones,
EMPRESA
COVICORTI S. A. C cuenta con la siguiente estructura:
1.- Ó r g a n o s
de
Gobierno
de
Dirección
Directorio
2.- Ó r g a n o s
Directorio
Gerencia General
3. Ó r g a n o s
de
Control
Consejo de vigilancia
AGROINDUSTRIAL
4. Ó r g a n o s
ejecutivos
Gerencia Administrativa y Financiera
•División de Logística
•División de Contabilidad
•División de Recursos Humanos
Gerencia de producción
•División de control de calidad
•División de mano de obra
Gerencia de Comercialización y Ventas
I I I . -
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
IV.- D E F I N I C I Ó N
ESTRUCTURAL
Directorio
Establecer y controlar la política general de la Sociedad, teniendo como
objetivo primordial brindar los servicios en las mejores condiciones de
calidad y continuidad, así como buscar viabilidad económica, con las
facultades y atribuciones que señala para el efecto el Estatuto de la
Empresa.
Gerencia
General
Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa GARIJ
S. A. para el cumplimiento de sus fines, objetivos y metas, de acuerdo a las
normas vigentes y a los acuerdos y disposiciones del Directorio.
Gerencia
Administrativa
Administrar y controlar de manera eficiente los recursos humanos,
materiales, económicos y financieros de la empresa.
Gerencia
de
Producción
Planificar, organizar, controlar y evaluar eficientemente los procesos de la
crianza de gallinas ponedoras para luego hacer la cosecha de huevos.
Gerencia
Comercial
y
ventas
Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y evaluar la atención al cliente,
promoción del servicio, actualización del catastro comercial, la cobranza
correspondiente.
VI.-M A N U A L
De
los
D E
F U N C I O N E S 1.
Órganos
de
Dirección
 GERENTE GENERAL
1. Ejerce
la
dirección,
coordinación
y
control
administrativo,
operacional y comercial de la Empresa.
2. Planea, define, implementa y dirige las políticas y estrategias
generales de gestión.
3. Dirige y controla el proceso de planeamiento estratégico, técnico
y operacional.
4. Evalúa periódicamente la eficiencia, eficacia y efectividad en el
cumplimiento de los planes, objetivos y metas de los Órganos
Empresariales.
5. Aprueba la ejecución de gastos administrativos e inversiones en
activos fijos según las atribuciones conferidas.
6. Aprueba y celebra operaciones de crédito, movimientos de
fondos, enajenación de bienes y otras acciones económicas y
financieras, conforme a las facultades legales y estatutarias.
7. Selecciona, contrata, y destituye al personal de la institución,
previa consulta con el Directorio, y de acuerdo a lo estipulado en la
política de recursos humanos.
8. Dicta y emite Directivas, Normas y Resoluciones que regulen el
funcionamiento institucional.
9. Hace cumplir la aplicación de las sanciones disciplinarias
laborales de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo y la
normatividad vigente, para preservar la disciplina y ética laboral.
10. Organiza, implementa y planifica el régimen interno de las
oficinas y los servicios técnicos que fueran necesarios.
11. Organiza el régimen interno de la Sociedad, expide la
correspondencia,
cuida
que
la
contabilidad
este
al
día,
inspecciona los libros, documentos y operaciones de la Sociedad
y dicta las disposiciones para el correcto funcionamiento de la
misma.
12. Contrata, promueve, rota, sanciona y despide a los trabajadores,
fijándoles remuneraciones y labor a efectuar.
13. Supervisa la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo
a las normas legales aplicables.
14. Vigila la correcta aplicación de las normas técnicas, administrativas y
legales que rigen la prestación de servicios.
15. Dirige, coordina y controla la ejecución del plan y presupuesto
operativo anual de las actividades Administrativo‐Financieras de la
Empresa de acuerdo a las políticas, normas y estrategias
establecidas por la Alta Dirección.
16. Supervisa la ejecución del Sistema de Control Interno de la
Empresa, en concordancia con los principios de administración,
principios de control y disposiciones legales en vigencia.
17. Evalúa y difunde los informes y/o exámenes especiales de
auditoría entre los niveles competentes de la Empresa.
18. Dispone y verifica la implementación oportuna y adecuada de las
recomendaciones dadas por el Órgano de Control Institucional.
19. Propone al Directorio los términos de referencias para las
auditorías externas e integrales.
20. Vela por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la
Institución.
21. Lleva las estadísticas generales y particulares de la institución y
sobre la base de las mismas, realiza las proyecciones necesarias
para el adecuado funcionamiento de la institución y de los
servicios que presta
22. Supervisa y revisa la preparación de informes que sean
necesarios para satisfacer los requerimientos del Directorio.
23. Debe
mantenerse informado
de
nuevas
técnicas,
normas
tributarias y de carácter legal, concerniente a la Empresa Y su
función.
24. Respeta y pone en práctica las normas de seguridad.
25. Cumple y hace cumplir las normas y procedimientos establecidos
por la Empresa.
26. Cumple y hace cumplir las normas internas del Reglamento de
Personal
Órganos
de
Ejecución
 Gente Administrativo
 Planear, dirigir, supervisar y controlar los recursos humanos, materiales,
financieros y presupuestales asignados a la Delegación, dentro del marco
normativo vigente.
 Registrar y validar la información contable y presupuestal de la Delegación,
con base en los sistemas de control e informáticos correspondientes y
rendir los informes solicitados.
 Asesorar, coordinar y supervisar al responsable administrativo de las
residencias de la circunscripción territorial que le corresponda, respecto de
la información financiera, presupuestal, de recursos humanos y materiales,
recopilando la documentación que se requiera de manera periódica.
 Formular, integrar y validar la información para la elaboración del
anteproyecto del presupuesto de la
Delegación y participar en
su
seguimiento y evaluación.
 Participar y aportar la información necesaria para la formulación del
Programa Operativo Anual.
 Elaborar en tiempo y forma el Programa Anual de Adquisiciones.
 Llevar a cabo el levantamiento físico anual del inventario de activo fijo, su
actualización, resguardos correspondientes y reportarlo a la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios.
 Observar y aplicar debidamente las disposiciones de transparencia y
acceso a la información, en la materia de su competencia.
 Instrumentar las acciones para la instalación de los subcomités y
comisiones de carácter administrativo, que de acuerdo a normatividad
deban constituirse, así como dar seguimiento y cumplimiento a los
acuerdos que de ellos se deriven e informar a las unidades administrativas
de Oficinas Centrales.
 Participar en la elaboración, actualización y revisión de los manuales de
organización, procedimientos y demás normatividad aplicable.
 Reportar las actividades administrativas en el módulo del cumplimiento
administrativo delegacional (CAD).
 Tramitar en tiempo y forma ante la Dirección de Personal los movimientos
de los servidores públicos, de conformidad con la normatividad vigente.
 Tramitar en tiempo y forma ante la Dirección de Personal las incidencias,
licencias médicas, licencias con o sin goce de sueldo, de conformidad con
la normatividad vigente.
 Tramitar en tiempo y forma ante las instancias correspondientes lo
relacionado a los derechos y obligaciones laborales del personal, conforme
a la normatividad vigente e informar a la Dirección de Personal.
 Observar la aplicación de la normatividad vigente para la prestación del
servicio social y prácticas profesionales.
 Realizar oportunamente los enteros de los impuestos locales, así como
retenciones por concepto de honorarios y arrendamiento conforme a la
normatividad vigente.

Operar el sistema informático para el registro y control del ejercicio
presupuestal y contable de la delegación.

Realizar oportunamente los pagos a los servidores públicos adscritos a
la delegación y residencias a su cargo, previa recepción de la nómina y
recurso conforme al calendario autorizado.

Integrar y mantener actualizados los expedientes del personal y enviar a la
Dirección de Personal la documentación e información requerida conforme
a la normatividad aplicable
 Controlar los procesos en materia de recursos humanos, materiales,
financieros y presupuestales, de conformidad con la normatividad vigente.
 Realizar las demás funciones materia de su competencia en términos de la
normatividad aplicable que le asigne la superioridad.
 GERENTE DE PRODUCCION
 Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa
y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el
Gerente General y/o el equipo gerencial.
 Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener
un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los
condicionantes y especificaciones de calidad.
 Organización y seguimiento de la ejecución de todos los trabajos dentro del
ciclo de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las
especificaciones establecidas en el sistema de calidad.
 Promover el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable,
ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora
continuada.
 Tratar con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y largo plazo
para hacer progresar el área productiva de la empresa con respecto a las
tendencias del mercado y de la tecnología.
 Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores
en el organigrama traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en
acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los
mandos intermedios.
 Seguimiento de la evolución tecnológica analizando la aplicabilidad en la
propia empresa y estudiando la posible rentabilidad de su utilización.
 Preparación y presentación al equipo directivo, y muy concretamente al
Gerente General, de la evolución de los índices de productividad, de las
acciones realizadas en el período y del conjunto de recomendaciones
deseables para la mejora del período siguiente.
 Seguimiento del rendimiento y efectividad de los mandos intermedios a su
cargo, proponiendo planes formativos para su crecimiento a nivel
tecnológico.
 Seguimiento especial de la planificación de los trabajos y del cumplimiento
de los plazos de entrega, procurando información periódica, puntual y fiable
al departamento comercial en este aspecto.
 Interés por conocer el benchmarking de su especialidad y tipo de actividad
a partir del cual poder establecer objetivos de progreso y realizar el
seguimiento correspondiente.
 Revisar la viabilidad técnica y de rentabilidad económica de los trabajos de
mayor envergadura.
 Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de
calidad.
 Liderar y seguir los avances en las acciones correctoras y preventivas en
áreas de productividad, calidad y medio ambiente.
 Revisar los resultados económicos individuales de cada trabajo cuando
excedan de un nivel determinado de beneficio o de pérdida.
 Establecer las limitaciones, características o especificaciones de producción
que sean necesarias para que el Departamento Comercial pueda informar
adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse.
 Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de
su área, así como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que
tienen cargos jerárquicos.
 En caso de suficiente importancia, contactar con clientes, juntamente con
personal de ventas, para clarificar el proceso de producción y su impacto en
el costo del producto.
 Tiene a su cargo, supervisa y controla las actividades de almacenaje, tanto
de materias primas como de productos terminados, así como también su
entrega a los clientes.
 GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
 Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del departamento.
 Verificar la determinación de los ingresos horarios, diarios y mensuales
obtenidos por la venta de energía, potencia y servicios complementarios en
el Mercado Eléctrico Mayorista.
 Preparar los reclamos pertinentes a los organismos de control en caso de
diferencias económicas o de carácter técnico que afecten los ingresos de la
empresa.
 Dirigir y presentar estudios, análisis y proyectos relacionados con la
actividad comercial de la empresa, la operación de las unidades en el
mercado eléctrico mayorista, tanto en condiciones óptimas como cuando
existen fallas.
 Evaluar, controlar y reportar los ingresos facturados a las altas instancias
de la empresa.
 Verificar que se realice el seguimiento correspondiente al estado de
situación de los clientes, procurando que sean evaluados y calificados en
cuanto a riesgo con la finalidad de poder ofertar nuestra energía a clientes
clase A, todo dentro del marco de la reglamentación vigente.
 Dirigir y coordinar la elaboración de las proyecciones de ingresos que sean
solicitadas por la gerencia, así como los estudios de mercado que se
necesiten para ampliar nuestra cartera de clientes.
 Evaluar, controlar y reportar la situación de los contratos a plazo de
suministro eléctrico que mantenga la empresa, y custodiar que se cumplan
los parámetros acordados.
 Coordinar la elaboración de liquidaciones mensuales de contratos y de
ventas en el mercado ocasional y los reportes que servirán de base para la
emisión de facturas por venta de energía.
De
los
Órganos
de
Control
 CONSEJO DE VIGILANCIA.
1.- Checar y controlar las deudas de los proveedores.
2.-
Gestionar
cheques
para
pago
a
proveedores.
3.-Cotejar eficiencia de operadores para la realización de la
nomina.
4.- Solicitar archivo de eficiencia a los supervisores.
5.-Trabajar
en
equipo
con
los
vigilantes.
6.- Verificar que los cortes enflatados sean los correctos.
 VIGILANCIA.
1)
2)
Limpiar
Vigilar
su
área
las
de
trabajo.
instalaciones.
3)
Vigilar
los
accesos
4) Exigir el gafete para poder accesar
de
personal