la contabilidad y la cuenta pública de los municipios del

LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ MESA DE TRABAJO: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA AUTORES: C.P. XOCHITL TAMEZ MARTÍNEZ, M.E. L.A. ANA DIANA BETANCOURT ENRÍQUEZ, M. EN C.A. C.P. ANTONINO RIVERA PACHECO INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ CAMPUS REGIÓN HUASTECA DIRECCIÓN: ROMUALDO DEL CAMPO No. 501, FRACC. RAFAEL CURIEL, CD. VALLES, S.L.P. CP 79060. TELS. Y FAX: (481) 381­23­48 Y 381­23­49 e­mail: [email protected] GUADALAJARA, JALISCO, MÉXICO. MAYO DE 2007
LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Resumen: Este trabajo tiene como finalidad proporcionar bases fundamentales para la administración de las haciendas públicas municipales del estado de San Luis Potosí. Es así como buscando alcanzar este objetivo presentamos algunos conceptos básicos de la contabilidad gubernamental y su aplicación práctica; enriqueciendo el contenido con algunas sugerencias que hemos considerado factibles atendiendo a la normatividad vigente en el estado y a las características particulares de las distintas localidades que lo componen. Iniciamos por conceptualizar y describir las características y objetivos deseables en un buen sistema contable municipal, prosiguiendo con la estructuración del catálogo de cuentas, la implementación del sistema de pólizas y la elaboración de los principales reportes financieros; para concluir con la elaboración, características de presentación y aprobación inherentes a la Cuenta Pública Municipal que ha de ser sometida a la aprobación del Congreso del Estado.
2 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Antecedentes. La adecuada administración de la hacienda pública en los municipios del estado de San Luis Potosí, requiere de un sistema contable que le provea de la información suficiente y competente que le permita llevar a cabo el proceso administrativo en forma óptima. Si el gobierno municipal cuenta con esta información con toda la calidad y oportunidad posibles, sin duda redundará en un mejor aprovechamiento de los recursos financieros disponibles y, en consecuencia, en la maximización en el logro de los objetivos, cuyo principal beneficiario es la comunidad. El Sistema de contabilidad del Gobierno Federal, a tenido sus transformaciones a lo largo de la historia, uno de estos lo fue el sistema de centralizar los registros contables, este sistema fue superado por el volumen considerable y diverso de operaciones de las unidades administrativas y de las entidades, en una segunda etapa fue la implementación de un sistema de descentralización y a su vez la creación del "Sistema Integral de Contabilidad", clasificándose en seis subsistemas que a continuación referimos: 1. Subsistema de Recaudación 2. Subsistema de Egresos 3. Subsistema de Deuda Pública 4. Subsistema de Fondos Federales 5. Subsistema de Egresos para los programas Legislativo y Judicial 6. Subsistema del Sector Paraestatal
3 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Con estos subsistemas el Gobierno Federal logró tener mayor control al clasificar los registros de acuerdo a su naturaleza; esta evolución trajo como consecuencia que el Gobierno Federal analizara la perspectiva de generar Principios de Contabilidad, que fueran acordes a las necesidades propias de este sector y considerando además que los Principios Generalmente Aceptados emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. no todos eran compatibles, es así como la extinta Secretaría de Programación y Presupuesto que posteriormente se fusionara con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y esta a su vez creara la Unidad de Contabilidad Gubernamental, se diera a la tarea de efectuar un análisis de los Principios Generalmente Aceptados tomando en cuenta las necesidades de este sector y dio como resultado el surgimiento de los 12(doce) Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, los cuales fueron sometidos a la opinión del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C., dando una respuesta favorables a estos y además manifestaron que no se contraponían con los 9(nueve) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. En lo que se refiere a reglas particulares el Gobierno Federal ha tenido sus avances a través de las Circulares que a emitido la Unidad de Contabilidad Gubernamental como lo son: Circular Técnica NIF­06 Bis.­Norma de información Financiera para el reconocimiento de los efectos de la inflación, que deben de utilizar la entidades del sector paraestatal para ejercicio el 1991(aunque se elaboró para 1991, sigue vigente). Circular Técnica NIF­08 Bis.­Norma de información Financiera sobre el reconocimiento de las obligaciones laborales al retiro de los trabajadores de las entidades del sector paraestatal. Circular Técnica NIF­09.­Norma para el tratamiento contable de las inversiones en proyectos de infraestructura productiva con impacto presupuestal diferido en las Entidades Paraestatales de la Administración Pública Federal.
4 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Todas estas circulares tienen relación con diversos boletines emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores, A.C. (IMCP) y que son totalmente válidas, por lo que en un momento dado podrían ser circulares avaladas por la misma CPC y emitirse a escala nacional por medio del IMCP a toda la Membresía para su aplicación en el Sector Paraestatal. Otras normas de carácter general.
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Norma para ajustar al cierre del ejercicio, en la contabilidad de las dependencias y entidades de la administración pública federal, los saldos en moneda nacional originados por derechos y obligaciones en moneda extranjera para efectos de consolidación.
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Norma para registrar la estimación y la cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables.
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Normas para calcular el impuesto al activo.
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Norma para el registro contable de los subsidios y transferencias corrientes y las aportaciones de capital en el sector paraestatal.
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Cuentas de orden presupuestarias de ingresos y egresos.
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Activo Fijo.
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Normas para presentar contablemente el pago del aguinaldo o gratificación de fin de año.
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Normas para la desincorporación de entidades del sector paraestatal. Todo esto a lo que nos hemos referido se ha dado a nivel federal sin embargo no se ha producido un efecto de "Cascada" es decir que todo lo que se ha generado a nivel federal baje a nivel Estatal y Municipal con el objeto de homogeneizar y uniformar los sistemas de registro contable, esto a generado que a nivel nacional las entidades estatales y los municipios no tengan establecido un sistema de registro único, dándose una diversidad de sistemas como lo son; Efectivo, Efectivo Modificado, Devengado y
5 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Devengado Modificado, donde sus diferencias consisten en la información financiera que generan cada uno como se refiere a continuación:
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El efectivo, genera información de las entradas y salidas.
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El efectivo­ modificado.­ Reconoce las cuentas por cobrar y cuentas por pagar a corto plazo y al final del ejercicio las elimina.
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El devengado.­ Reconoce todos los rubros de acuerdo al principio de realización y genera por lo tanto una información patrimonial.
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El devengado modificado.­ Reconoce todos los rubros, sin embargo no reconoce la adquisición de activos fijos. En lo que se refiere al entorno de la Globalización, el sector público tiene una gran participación, debido principalmente a lo percibido en relación a la divulgación de las 20 Normas Internacionales de Contabilidad, traducidas actualmente, estas tienen una propuesta en relación con la adopción del Sistema de Registro Devengado, este Sistema se Fundamenta en la Contabilidad Patrimonial y contempla aspectos como son: a). Reconocimiento de los Activos Fijos. b). Control de Inventarios. c). El reconocimiento de fenómenos meteorológicos, como lo son las; sequías, huracanes entre otros. d). El reconocimiento de contingencias como lo son: Avales otorgados. e). El reconocimiento del boletín D­3, relacionado con la creación de fondos de pensión entre otros. Considerando los planteamientos anteriores y toda vez que en un futuro tanto los municipios podrían solicitar un préstamo del Banco Mundial y esté solicitara que la información fuera presentada de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad gubernamental, es que los autores nos hemos dado a la tarea de elaborar el presente trabajo. Esperando que este material sea el inicio para establecer las bases para
6 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ elaborar normas de contabilidad gubernamental adaptadas a las necesidades de los municipios, lo que sin lugar a dudas vendrá a establecer una uniformidad y homogeneidad de los Sistemas de Contabilidad de los tres niveles de gobierno, y especialmente de todos y cada uno de los 58 municipios del estado de San Luis Potosí. Principios de Legalidad. Uno de los ejes rectores de la actividad pública, lo es el hecho de que todo acto de autoridad deberá estar debidamente fundado y motivado, esto se contempla como una garantía constitucional plasmada en el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que a la letra dice: ARTÍCULO 16. Nadie puede ser molestado en su persona, familia, domicilio, papeles o posesiones, sino en virtud de mandamiento escrito de la autoridad competente que funde y motive la causa legal del procedimiento. Cada Constitución Política de los Estados contempla este principio, en el Estado de San Luis Potosí se recoge la esencia de lo consagrado en nuestra Ley Fundamental bajo los términos siguientes: ARTICULO 6o.­ La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y esta Constitución son la ley suprema del Estado. Las leyes y demás ordenamientos que de ellas emanen conforman su estructura jurídica. Para la prevalencia y conservación del estado de derecho, todas las autoridades y servidores públicos, así como todos los habitantes del Estado estarán obligados a respetar y obedecer dichas leyes. ARTICULO 7o.­ En el Estado de San Luis Potosí la protección de los derechos de sus habitantes y la permanente búsqueda del interés público son la base y objeto de las instituciones políticas y sociales. Para la convivencia armónica de sus habitantes, queda asegurado el goce irrestricto de todas las garantías individuales y sociales consagradas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, las que el Estado adopta
7 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ como propias. Las autoridades estatales y municipales deberán respetar y hacer respetar tanto dichas garantías como los derechos humanos, conforme lo dispongan las leyes reglamentarias y ordinarias respectivas. Principios, Reglas Particulares y Criterio Prudencial. Contabilidad Financiera Principios: Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. Reglas particulares: Son la especificación individual y concreta de los conceptos que integran los estados financieros. Se dividen en: reglas de valuación y reglas de presentación. Las primeras se refieren a la aplicación de los principios y a la cuantificación de los conceptos específicos de los estados financieros. Las segundas se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los estados financieros. Criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares: La medición o cuantificación contable no obedece a un modelo rígido, sino que requiere de la utilización de un criterio general para elegir entre alternativas que se presentan como equivalentes, tomando en consideración los elementos de juicio disponibles. Este criterio se aplica al nivel de las reglas particulares. Contabilidad Gubernamental Principios: Reglas particulares (de aplicación específica): Nota: Dentro de la contabilidad Gubernamental no existen reglas particulares de aplicación general, sin embargo se aplican de manera específica como es el caso citado en la circular técnica NIF­06 BIS A, 3.2. Norma de información financiera para el
8 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ reconocimiento de los efectos de la inflación, en donde se manifiesta que las entidades paraestatales, y por principios generales de derecho es aplicable también a los Municipios y Paramunicipales, deben contar con información financiera más acorde a la realidad por lo que deben reexpresar sus estados financieros. De lo anterior se desprende que el criterio prudencial también es aplicable de manera específica por estar en relación a las reglas particulares. Definición de los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental. Los principios de Contabilidad Gubernamental se definen como los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones y presentación de los correspondientes estados financieros, presupuestales, programáticos y económicos. Para producir información útil a los intereses, la contabilidad adopta el criterio de equidad que está sustentado en una base de objetividad y veracidad razonables sobre la base de los principios de contabilidad gubernamental, que se definen como los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones y presentación de los correspondientes estados financieros, presupuestales, programáticos y económicos. Los principios de contabilidad gubernamental que identifican y delimitan a las entidades de la administración pública y a sus aspectos financieros, presupuestales, programáticos y económicos son: Ente: Se considera ente a toda dependencia gubernamental con existencia propia e independencia que ha sido creada por Ley o Decreto. La entidad pública es un organismo establecido por una legislación específica, la cual determina los objetivos de la misma, su ámbito de acción y sus limitaciones.
9 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ La información contable pertenece a entes claramente definidos que constituyen combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros con el fin de lograr los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurídico que los creó. Base de Registro: Los gastos deben ser reconocidos y registrados como tales en el momento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen. Por medio de la aplicación de este principio al cierre de cada período, se habrán incluido todos los gastos que sean aplicables al mismo, y los ingresos que se hayan recibido efectivamente. Los gastos se consideran devengados en el momento que se formaliza la operación, independientemente de la forma o documentación que ampare ese acuerdo. Cuantificación en términos monetarios: Los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice el ente, serán registradas en moneda nacional. Las entidades deben presentar los eventos y operaciones que lleven a cabo en moneda nacional. Uno de los objetivos de la contabilidad es mostrar la situación financiera del ente en términos monetarios; la contabilidad no registra aquellos eventos que no pueden ser valuados en unidades monetarias y que se refieren a valorizaciones subjetivas o cualitativas; sin embargo algunos de estos eventos por su importancia requieren ser revelados a través de notas en los estados financieros.
10 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Período Contable: La vida del ente se dividirá en periodos uniformes para efecto del registro de las operaciones y de información acerca de las mismas. La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situación financiera del ente, hace indispensable dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes. En lo que se refiere a la contabilidad de la Hacienda Pública Federal, el período relativo es de un año calendario, transfiriéndose este mismo periodo a las Haciendas Públicas Municipales. Los principios de contabilidad gubernamental que establecen la base para cuantificar las operaciones de la administración pública y su presentación son: Costo Histórico: Los bienes se deben de registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado, en caso de que sean producto de una donación, expropiación o adjudicación. Las operaciones y transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas realizadas, se registran según las cantidades de dinero que se afecten o a la estimación razonable que de ellas se haga. Los Estados Financieros, bajo este principio, muestran los valores y costos en fechas anteriores y no los actuales según el mercado. No obstante lo anterior, si la información deja de ser representativa en virtud de los cambios del poder adquisitivo de la moneda, podrá ser reexpresada aplicando los métodos y lineamientos que emita la Unidad de Contabilidad Gubernamental e informes de la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (S.H.C.P). Si la
11 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ información contiene cifras reexpresadas, esta circunstancia debe de hacerse patente con toda claridad (Circular Técnica NIF­06 BIS). Existencia Permanente: Se considera que el ente tiene vida permanente, salvo modificación posterior de la Ley o Decreto que lo creó en la que se especifique lo contrario. El sistema contable del ente se establecerá considerando que el período de vida del mismo es indefinido; dicho sistema debe diseñarse de modo que exista una relación cronológica de las actividades financieras sin que deban preverse mecanismos o procedimientos para una eventual extinción o fusión. Control Presupuestario: Corresponde al sistema contable el registro presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente así como su vinculación con el avance físico financiero de los proyectos programados. Es necesario que exista un sistema de registro contable que combinado con la medición del avance físico, proporcione información oportuna y confiable acerca de la ejecución presupuestaria, con la finalidad de evaluar los resultados obtenidos respecto de los objetivos previstos al iniciar el período presupuestario. Así mismo, resulta indispensable que el sistema contable del ente incluya en sus procedimientos, la verificación de la disponibilidad suficiente para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que afecten al mismo. Los principios de contabilidad gubernamental que se refieren a la información son:
12 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Revelación Suficiente: Los estados financieros presupuestales y patrimoniales deben incluir la información suficiente para mostrar amplia y claramente la situación financiera, presupuestal y patrimonial del ente. Es indispensable que los estados arriba señalados muestren la información necesaria relativa a la situación financiera presupuestal y patrimonial y los resultados de las operaciones del ente, inclusive, si es necesario, dichos estados se acompañarán de notas explicativas de información, que sea conveniente revelar con el fin de que los usuarios estén suficientemente informados. Integración de la Información: Cuando se integren informes financieros independientes en uno solo, deben eliminarse las transacciones efectuadas entre las distintas unidades o entes, y los estados financieros no deben de reflejar un superávit o déficit originados entre ellos. En la integración de la información se reúnen los datos y cifras de las unidades o entes, tal como aparecerían si constituyera una sola unidad económica. La preparación de estados integrados o consolidados o filiales, implica la eliminación de cuentas y de resultados originados por las transacciones efectuadas entre las diferentes unidades o entes. Los principios de contabilidad gubernamental que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales de un sistema son: Importancia Relativa: Los estados financieros presupuestales y patrimoniales deben revelar todas las partidas que son de suficiente importancia para efectuar evaluaciones o tomar decisiones.
13 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ La información procesada por el sistema contable y especialmente la presentada en los estados financieros, presupuestales y patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del ente susceptibles de ser cuantificables en términos monetarios. De acuerdo con este principio, es necesario tener en cuenta la relación que guarden entre sí las diversas situaciones que se presentan, para conforme a su monto y naturaleza, darles la aplicación debida. En tales circunstancias, lo fundamental para determinar los límites de las “partidas de poca importancia" será el equilibrio entre la utilidad de la información, el grado de detalle de la misma, la naturaleza de la partida y su monto. Consistencia o Comparabilidad: Las políticas, métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente, debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un período y de un período a otro. La observancia del principio de consistencia no hace imposible el cambio en la aplicación de los principios, métodos de cuantificación y procedimientos contables, sino que exige que cuando se efectúe un cambio que afecte la comparabilidad de la información, se revele claramente en los estados financieros: su motivo, justificación y efecto. Cumplimiento de disposiciones legales: El ente debe de observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción, en su registro y en general, en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestal.
14 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ El sistema de contabilidad gubernamental debe hacer posible: a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones legales, y b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su efecto en la posición financiera y los resultados de las operaciones del ente contable. Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, se dará preferencia a las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el sistema deberá permitir la presentación de la posición financiera en forma razonable y los resultados de operación, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. LA CONTABILIDAD MUNICIPAL Concepto, características y objetivos: La contabilidad municipal puede ser considerada como la técnica utilizada por la administración hacendaria para obtener y procesar la información que permita conocer, en cualquier momento, la situación financiera del gobierno municipal. Para que la contabilidad municipal sea un instrumento valioso para el ayuntamiento ésta deberá tener, invariablemente las siguientes características: Legal: Que las operaciones contables se apeguen a las disposiciones jurídicas vigentes. Comprobable: Que se puedan demostrar los movimientos financieros realizados y los resultados obtenidos. Exacta: Que los registros financieros se hagan puntual, fiel y cabalmente. Clara y sencilla: Que facilite la utilización y comprensión de los datos registrados.
15 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Objetivos: La contabilidad municipal tiene como objetivo específico el de proporcionar información sobre la actividad financiera del gobierno municipal, con el fin de facilitar su dirección, control y evaluación pertinentes. Como objetivos específicos de dirección podemos enumerar los siguientes: 1. Proporcionar exacta y oportunamente los resultados financieros, es decir, los costos gubernamentales y sus fuentes de financiamiento. 2. Proporcionar la información necesaria para elaborar los programas de gasto y estimación de ingresos tanto en el corto como en el mediano plazo. 3. Proporcionar la información requerida para la evaluación de los diversos programas del gobierno municipal. 4. Proporcionar los elementos informativos para la rendición de la Cuenta Pública Municipal. De similar forma, podemos listar como objetivos de control los siguientes: 1. Comprobar que las operaciones financieras se hayan realizado en el marco de las disposiciones legales vigentes y aplicables. 2. Integrar y mantener los presupuestos de ingresos y egresos en el sistema de control financiero establecido. 3. Salvaguardar los recursos financieros y los bienes patrimoniales propiedad del gobierno municipal. 4. Facilitar la comprobación interna y externa de las operaciones financieras realizadas por la administración municipal. Sistema Contable: Para el desempeño se sus funciones de gobierno, el ayuntamiento dispone de distintos recursos financieros, monetarios y patrimoniales, con los cuales realiza diversas operaciones. Es así como el ayuntamiento maneja:
16 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ­ Dinero en efectivo. ­ Cheques y giros bancarios. ­ Giros postales. ­ Depósitos en instituciones bancarias. ­ Títulos de crédito a favor del municipio. ­ Títulos de crédito a pagar por el municipio. ­ Mobiliario, equipo, vehículos y herramientas. ­ Compras a crédito. ­ Impuestos y cuotas retenidas a sus empleados y funcionarios. ­ Impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, participaciones y subsidios que recibe la Tesorería Municipal. ­ Gastos efectuados con cargo al municipio, etc. El ayuntamiento debe contar con un sistema contable que le permita organizar y controlar estos recursos, registrando, ordenando y analizando los movimientos que tienen los ingresos y los egresos de la hacienda pública municipal. Este sistema contable está integrado por una serie de operaciones que se relacionan entre sí, mediante las cuales se registran los ingresos y egresos de dinero en efectivo y también aquellas operaciones en las cuales no interviene el efectivo. Entre otras cosas, el sistema contable sirve para llevar un mejor control de los ingresos y gastos públicos, proporcionar la información requerida para la evaluación de los programas tanto en el corto como en el mediano plazo, tener información para elaborar la Cuenta Pública Municipal que el ayuntamiento debe presentar al Congreso del Estado, y por último, facilitar la información necesaria para elaborar los presupuestos de ingresos y de egresos. El sistema contable se maneja a través del sistema de Pólizas ya que este simplifica el registro de las operaciones y facilita una mayor división del trabajo contable, situación deseable en un buen sistema de control interno.
17 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Estructura del sistema contable: El sistema de contabilidad se debe estructurar a partir de los siguientes elementos: Grupos de cuentas: Es el registro ordenado de las operaciones financieras que realiza el ayuntamiento. Cada grupo se integra acorde a la similitud del movimiento que se deba realizar con él. Los grupos más usuales son:
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Activo.
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Patrimonio.
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Pasivo
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Resultados. Subgrupos de cuentas: esta clasificación se realiza dentro de un grupo de cuentas, acorde a la naturaleza de éstas: Activo: Circulante. Fijo. Diferido. Pasivo: Circulante. Fijo. Resultados: Deudoras. Acreedoras. Patrimonio: No tiene subgrupos. Cuentas: En ella se registran los aumentos y disminuciones que sufren los recursos del municipio, como consecuencia de las operaciones financieras realizadas por el ayuntamiento, relativas a una misma clasificación.
18 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Las cuentas representan más directamente, que los grupos y los subgrupos, la operación financiera realizada con cierto tipo de recursos. En ellas se anota en forma ordenada y por separado: las cantidades que representan los recursos con que cuenta el municipio (haber), y las cantidades que representan gastos o adeudos del municipio (debe). Subcuentas: Para identificar plenamente la operaciones no es suficiente asignarle un nombre de cuenta, sino que es necesario complementarlas con una codificación que sirva de distintivo entre una clase de cuenta y otra, a esta codificación se le denomina subcuenta. Cuentas auxiliares: Es conveniente que existan cuentas auxiliares, una por cada concepto de ingresos o egresos, debido a la diversidad de conceptos que contienen los subgrupos de las cuentas o resultados. Catálogo de cuentas: Para unificar los criterios en cuanto a la clasificación y manejo de las cuentas se debe utilizar un catálogo de cuentas, éste es un listado de cuentas ordenadas en forma sistemática de acuerdo a los nombres y números de cuentas que proporciona la Legislatura del Estado de San Luis Potosí. El catálogo de cuentas debe contener: los grupos de cuentas más usuales, los subgrupos de cuentas, las cuentas en sí y las cuentas auxiliares que lo conforman. Cuentas de Activo: En este grupo se registran todos los bienes y derechos que son propiedad del municipio. Como se mencionó anteriormente, este grupo se divide en dos subgrupos: circulante y fijo.
19 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ El activo circulante está formado por todos los bienes y derechos que están en constante movimiento y que en cualquier momento pueden ser fácilmente cambiados por dinero. Las cuentas más usuales son: Caja.­ La constituye el dinero en efectivo, como lo son los billetes de banco, monedas, cheques y giros bancarios, giros postales, etc. Bancos.­ En esta cuenta se registran todos los valores depositados en las instituciones bancarias. Documentos por cobrar.­ En ella se registran los títulos de crédito a favor del municipio, como: letras de cambio, pagarés, etc. Deudores diversos.­ Representa a las personas que por algún motivo deben al municipio. El activo fijo está constituido por los bienes y derechos del municipio, que tienen cierta durabilidad y que se han adquirido con el propósito de que den servicio. Existen dos grupos en esté subgrupo: Bienes inmuebles.­ Son aquellos bienes que por sus características propias se encuentran fijos al suelo y no pueden ser movidos o desplazados fácilmente, como son: Edificios y terrenos. Bienes muebles.­ Estos objetos, debido a sus características físicas, si pueden ser movidos fácilmente y tienen una larga duración en condiciones normales de uso. Como por ejemplo: equipo, mobiliario, vehículos, herramientas.
20 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Cuentas de pasivo: En el grupo de cuentas de pasivo se registran las deudas y obligaciones que debe de pagar el municipio, es decir, el pasivo representa el compromiso que tiene el municipio para liquidar sus deudas. Las cuentas de pasivo se clasifican en dos subgrupos: circulante y fijo. El pasivo circulante representa las deudas y obligaciones que se vencen en un plazo menor a un año, o están pendientes de pago por haberse vencido el plazo. Las cuentas más comunes son: Documentos por pagar.­ Ésta cuenta sirve para registrar los títulos de crédito en contra del municipio. Proveedores.­ En ella se llevan las deudas a personas o casa comerciales a las que el municipio les compró a crédito. Deuda pública a corto plazo.­ Son los adeudos pendientes de pago al cierre del ejercicio fiscal actual. Acreedores diversos.­ Son las personas a las que el municipio adeuda por concepto distinto al de la compra de mercancía, como son: préstamos o anticipos en efectivo. Fondos ajenos.­ Es el importe por reportar de los impuestos y cuotas retenidas a empleados y funcionarios del municipio, como son cuotas al IMSS, ISSSTE y pensiones. El pasivo fijo está formado por todas las deudas y obligaciones contraídas por el municipio que están pendientes de pago en plazos mayores de un año o fuera del ejercicio fiscal actual. Este rubro representa la deuda pública a largo plazo.
21 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Cuentas de patrimonio: En ellas se registra el valor del patrimonio municipal, es decir, los bienes propiedad del municipio. En este grupo no existen subgrupos y sus cuentas son: Patrimonio.­ en esta cuenta se registra la inversión utilizada en los bienes propiedad del municipio. Resultado del ejercicio.­ En ésta se registran los resultados del capital ejercido en comparación con el ejercicio fiscal anterior (comparación del ejercicio actual con el anterior). Cuentas de resultado: En este tipo de cuentas se registra el dinero en efectivo que se deriva del ejercicio y aplicación de las leyes de ingresos y presupuesto de egresos. Este grupo tiene dos subgrupos: cuentas deudores y cuentas acreedoras. Cuentas acreedoras de resultado.­ representan ingresos para el municipio y son: ­ Impuestos ­ Derechos ­ Productos ­ Aprovechamientos ­ Participaciones ­ Ingresos extraordinarios ­ Ingresos a cuenta de terceros Cuentas deudoras de resultado.­ Representan gastos para el municipio, están integradas por el importe total de los gastos efectuados con cargo al presupuesto actual o por el importe de los gastos efectuados durante el ejercicio actual pero que corresponden al presupuesto del año anterior, y son: ­ Servicios personales ­ Materiales y suministros ­ Servicios generales ­ Transferencias ­ Obras públicas ­ Adquisiciones ­ Egresos extraordinarios ­ Egresos a cuenta de terceros
22 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Tanto para las cuentas deudoras como las acreedoras existen cuentas auxiliares; una para cada concepto de ingresos o de egresos. Ordenamiento de las cuentas: Es importante que se le asigne una clave o numeración a cada una de las cuentas que facilite su distinción, con el objetivo de facilitar su manejo y aplicación. Principales formas, documentos y libros que se utilizan en la contabilidad municipal: Póliza contable: Es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación. Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas y los datos en ellas contenidos se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor. Se sugiere la utilización del software contable “Contpaq” que es el que actualmente maneja la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado de San Luis Potosí, que es el organismo encargado de fiscalizar las cuentas de cada uno de los 58 municipios que integran el estado. Las pólizas contables deberán contener todos los datos considerados en los formatos estándar manejados por los contadores, y se sugiere se clasifiquen en: Pólizas de ingresos.­ En ellas se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio. Pólizas de egresos.­ Sirven para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.
23 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Pólizas de Diario.­ Se utilizan para anotar las operaciones que realiza el municipio y que no implican entradas o salidas de dinero en efectivo. Libro de Registro de Pólizas: Con la utilización del software sugerido por el Congreso del estado, esta información se produce automáticamente en el sistema computacional. El reporte se obtiene bajo el concepto de “Movimientos auxiliares” y proporciona un listado de las pólizas que han afectado a cada una de las cuentas y/o subcuentas durante un periodo determinado. Además, sirve para llevar un control y un buen manejo de las pólizas. Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El sistema computacional lo presenta como “anexos del Catálogo” y agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. Operación e informes contables más comunes: Corte de Caja: Consiste en la revisión, registro y cierre de los recursos obtenidos y de los gastos efectuados por la Tesorería Municipal. Debe ser llevado a cabo por el departamento de contabilidad para, posteriormente, ser reportado al tesorero municipal y una vez revisado por éste último, enviarse a la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado con todas las pólizas y comprobantes de las operaciones en él reflejadas, previa aprobación del Cabildo Municipal.
24 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Cabe mencionar que el paquete computacional permite la exportación de la información hacia hojas de cálculo, lo cual facilita considerablemente la elaboración del Corte de Caja, además de que minimiza la probabilidad de errores. Balance General: Es la descripción de la situación financiera del municipio en una fecha determinada. Muestra clara y detalladamente los saldos deudores y acreedores del municipio. Y es procesado automáticamente por el sistema de cómputo, con posterioridad al registro de las pólizas correspondientes. Estado de Resultados: Este informe muestra los ingresos del municipio durante un periodo determinado, en él se señala la fuente principal de ingresos, se deducen gastos y se marca el resultado neto. Al igual que el Balance General, este estado financiero también es procesado automáticamente por el sistema de cómputo, además de otros reportes adicionales como la Balanza de Comprobación y el Estado de Flujo de Efectivo. LA CUENTA PÚBLICA MUNICIPAL La administración de la hacienda pública municipal termina su proceso en la presentación o rendición de la cuenta pública, con lo que se satisfacen una serie de disposiciones legales que obligan a los gobiernos municipales a presentar ante el congreso local toda la información necesaria sobre el comportamiento de la hacienda municipal. La cuenta pública municipal es un documento mediante el cual se presentan los resultados habidos en el ejercicio presupuestario, con relación a los ingresos y gastos públicos, y el detalle sobre el uso y aprovechamiento de los bienes patrimoniales.
25 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ La cuenta pública representa una evaluación financiera de todas las acciones del gobierno municipal y permite determinar el grado de aplicación de la Ley de Ingresos Municipales y del Presupuesto de Egresos. La cuenta pública se rinde en forma parcial cada mes y al final del ejercicio fiscal se presentan los resultados obtenidos durante el año correspondiente. Contenido: La cuenta pública deberá contener un análisis comparativo de la Ley de Ingresos del Presupuesto de Egresos con lo realmente aplicado y ejercido, así como una relación de todas las operaciones por conceptos y por partidas presupuestales. También se analizarán las diferencias y se explicarán y justificarán de conformidad con los objetivos planeados en los programas de la administración municipal. En cuanto a los ingresos municipales, la cuenta pública debe contener los siguientes datos:
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Principales lineamientos de la política de ingresos.
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Forma en que se aplicó la Ley de Ingresos.
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Cantidad total de ingresos recaudados.
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Forma en que se realizó la fiscalización.
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Recursos provenientes de financiamiento crediticio.
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Recursos provenientes de la colaboración ciudadana para financiar obras y servicios públicos. Respecto a los gastos, la cuanta pública deberá contemplar:
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Gastos realizados y sus respectivos comprobantes.
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Formas utilizadas para cubrir los programas de obras y servicios públicos.
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Avances en el gasto ejercido con relación al presupuestado.
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Cantidad total de gasto.
26 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ·
Estructura económica del gasto público municipal, destacando las cantidades destinadas a cada concepto. También la cuenta pública deberá contener un análisis presupuestal, es decir, una comparación por partida de gasto entre las cantidades autorizadas y las ejercidas, de ahí se obtendrán saldos. Si los gastos rebasan lo autorizado serán saldos negativos, si se presentan ahorros serán saldos positivos. Presentación y Aprobación: Un factor muy importante para la presentación de la cuenta pública municipal es el marco legal vigente en el estado, ya que dicha legislación es la que establece quiénes son los responsables de su formulación, así como las formas y plazos para su presentación. En el caso del estado de San Luis Potosí, el marco jurídico de la cuenta pública está formado por los siguientes ordenamientos:
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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
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Ley de Planeación.
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Constitución Política del Estado libre y Soberano de San Luis Potosí.
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Ley Orgánica del Congreso del Estado.
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Ley Orgánica y Reglamento de la Contaduría Mayor de Hacienda.
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Ley estatal de Planeación.
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Ley Orgánica Municipal.
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Ley de Hacienda Municipal.
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Ley de Ingresos Municipales. Con base en estas disposiciones el presidente municipal es el encargado de presentar la cuenta pública al ayuntamiento en sesión de cabildo, ésta analizará, discutirá y, en su caso, la aprobará. Si el ayuntamiento considera que la cuenta pública necesita ajustes o correcciones, la regresará a la tesorería.
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LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Una vez aprobada la cuanta pública, el secretario la enviará al Congreso del estado, ahí la Auditoría Superior del Estado revisará el documento, verificando si los resultados corresponden a la necesidad de ingreso y gasto y emitirá una dictamen que someterá al Consejo de Vigilancia del Congreso del Estado. Si la cuenta pública es aprobada, el Congreso del Estado notificará al presidente municipal su conformidad para el cierre del ejercicio contable correspondiente, a través de un oficio denominado “dictamen final” o “finiquito”. CONCLUSIÓN Hasta este momento nos hemos limitado a presentar algunas cuestiones básicas pero fundamentales para la dirección y el control de la hacienda pública municipal y la presentación de sus informes financieros. Cabe aclarar que, aún queda mucho por concretar en cuanto a las formas de rendición de cuentas ante el Congreso del Estado, ya que en la actualidad no se cuenta con un manual aprobado por el mismo Congreso del Estado que facilité a los encargados de cada municipio su elaboración. Es importante definir claramente cada uno de los criterios contables y de comprobación que fundamentan el quehacer de los auditores del congreso, porque es común encontrar, en la práctica, que estos criterios varían e incluso llegan a contraponerse de un auditor a otro. En conclusión, existe una necesidad imponente por contar con un manual que facilité la rendición de las cuentas municipales y que permita a los gobernantes tener una guía, pero también un apoyo y un sustento en la defensa de sus obligaciones y derechos constitucionales. BIBLIOGRAFÍA
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ASOFIS, Congreso del Estado de Coahuila. “Guía Básica de Contabilidad Patrimonial Gubernamental”. México, 2004.
28 LA CONTABILIDAD Y LA CUENTA PÚBLICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ·
BANOBRAS, INAP. “Manuales de Administración y organización Municipal: Hacienda Pública Municipal”. México, D.F., 1997.
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Boletín de difusión de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la gestión Pública para el desarrollo de los sistemas de información sobre las finanzas públicas. “Contabilidad Gubernamental”. Marzo de 2005. Año IX, No. 18
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Ley Orgánica del Municipio Libre y Soberano de San Luis Potosí. México 2004.
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