Registrar, actualizar, custodiar las pólizas de Contratos de obras

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍASCONTRATOS OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ADQUISICIÓN DE
BIENES.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-GF-RTF-01
1
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS – CONTRATO
DE OBRAS, PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIÓN DE
BIENES.
1. OBJETIVO
Registrar, actualizar, custodiar las pólizas de Contratos de obras, Prestación de Servicios,
Adquisición de bienes para seguridad del cumplimiento del contrato que realiza el GADI.
2. ALCANCE
Inicia desde la revisión del plazo de las pólizas, hasta archivo del expediente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
Recepta
información
financiera
Asistente Financiero
Registra, controla y custodia pólizas de obras, prestación de
servicios y adquisición de bienes
Apoya en la supervisión de plazos y vencimientos de las
Garantías, para solicitarla las Aseguradoras su renovación y
actualización.
Registra transferencias de trámites internos y externos.
Actualiza la base de datos de la información sobre Actas
Provisionales y definitivas de las diferentes obras y archiva.
Alcalde
Endoso de las pólizas originales
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Ibarra
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍASCONTRATOS OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ADQUISICIÓN DE
BIENES.
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 EXPEDIENTE
GARANTÍA
2
PÓLIZA
3
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-GF-RTF-01
1
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DEFINICIÓN
Un expediente es el conjunto de los documentos
corresponden al proceso de fiscalización iniciado.
Se refiere a la acción que una persona, una empresa o
comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello que se
haya estipulado, es decir, a través de la concreción o
presentación de una garantía, lo que se pretenderá hacer es
dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de una
obligación o al pago de una deuda, según corresponda.
Una póliza es la denominación que recibe aquel documento
en el cual se plasma el contrato de seguro, por un lado y por
el otro, las obligaciones y derechos que corresponderán tanto
a la aseguradora como al asegurado, que son las dos partes
intervinientes en este tipo de contrato.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍASCONTRATOS OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ADQUISICIÓN DE
BIENES.
CÓDIGO:
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Administración de Garantías – Contratos Obras, Prestación de Servicios, Adquisición de Bienes
ENTIDAD
EXTERNA
Fase
ASEGURADORA
7. Realizar las
renovaciones de
pólizas
ALCALDIA
ASEGURADORA
14. Cancelar pólizas
y envía cheques
Alcalde
13. Endosar pólizas
originales
UNIDAD DE TESORERIA
Inicio
P-MG-LF-LC-05
1. Legalización
de Contratos y
Convenios
Asistente Financiero
2. Revisar que el
plazo de las pólizas
esté vigente.
D1
3. ¿Pólizas
Vigentes?
No
Asistente Financiero
Asistente Financiero
6. Oficiar a la
aseguradora
8.Actualizar fechas
de vencimiento
D2
S2.1
Si
Asistente Financiero
Asistente Financiero
4. Ingresar
información
5 . Abrir expediente
S2.1
D5
Asistente Financiero
9. Registrar pagos a
cada uno de los
contratistas
S1
S2.1
10. ¿Se
ejecuta la
garantía?
Asistente Financiero
Si
12. Oficiar a la
aseguradora
D3
No
Asistente Financiero
11. Devolver la
póliza
S2.1 D4
Asistente Financiero
15. Archivar
expediente D5
Fin
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SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍASCONTRATOS OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ADQUISICIÓN DE
BIENES.
Documentos:
D1. Contrato - pólizas
D2. Oficio a la aseguradora para actualizar
plazos de pólizas
D3. Oficio a la aseguradora para ejecución de
pólizas
D4. Actas Provisionales y Definitivas
D5. Expediente
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-GF-RTF-01
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Sistemas:
S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSAB
LE
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
LEGALIZACIÓN
DE CONTRATOS
Y CONVENIOS
El procedimiento MG-LF-LC-05 Legalización
de Contratos y convenios envía los contratos de
ejecución de obras, prestación de servicios y
adquisición de bienes para iniciar el proceso de
Administración de garantías
2
REVISAR QUE EL
PLAZO DE LAS
PÓLIZAS
ESTÉ
VIGENTE.
Revisa que el plazo de las pólizas esté vigente
tanto de Anticipo, Fiel Cumplimiento, Pólizas –
Garantías Bancarias y en Efectivo
Asistente
Financiero
3
¿PÓLIZAS
VIGENTES?
SI las pólizas están vigentes
Va a la actividad N° 3
Si las pólizas NO están vigentes
Va a la actividad N° 5
Asistente
Financiero
4
INGRESAR LA
INFORMACIÓN
Ingresa la información al Sistema de Tesorería
Cartera y Recaudación del IMI
5
ABRIR
EXPEDIENTE
6
OFICIAR A LA
ASEGURADORA
Apertura de expediente para su custodia
mientras dure el plazo de la contratación. Pasa a
la actividad N°8
De acuerdo a los plazos estipulados en los
contratos tanto de pólizas y garantías se oficia a
las diferentes aseguradoras para mantener
vigentes las garantías.
7
8
REALIZAR LAS
RENOVACIONES
DE PÓLIZAS
ACTUALIZAR
FECHAS DE
VENCIMIENTO
Realiza las renovaciones de pólizas
Actualiza fechas de vencimiento en el Sistema
de Tesorería Cartera y Recaudación del IMI y se
archiva en cada expediente.
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Aseguradora
Asistente
Financiero
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BIENES.
9
REGISTRAR
PAGOS A CADA
UNO DE LOS
CONTRATISTAS
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VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-GF-RTF-01
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Registro de pagos a cada uno de los contratistas
(Anticipos, Planillas, Avance de obras, Planillas
de Liquidación, Planilla de reajuste de precios)
Asistente
Financiero
SI se ejecuta la garantía
Va a la actividad N° 11
Si NO se ejecuta la garantía
Va a la actividad N° 10
10
¿SE EJECUTA LA
GARANTÍA?
11
DEVOLVER LA
PÓLIZA
12
OFICIAR A LA
ASEGURADORA
13
14
15
ENDOSAR LAS
PÓLIZAS
CANCELAR
PÓLIZAS Y
ENVIAR
CHEQUES
ARCHIVAR
EXPEDIENTE
FIN
FIEL
CUMPLIMIENTO:
Cuando
el
contratista no renueve 5 días antes de su
vencimiento. Cuando el contratante declare
anticipadamente y unilateralmente terminado el
contrato por causas imputables al contratista.
ANTICIPO: Cuando el contratista no renueve 5
días antes de su vencimiento. En caso de
terminación unilateral del contrato y que el
contratista no pague al contratante el saldo
adeudado del anticipo después de 10 días de
notificado con la liquidación del contrato.
Se registra en el Sistema de Tesorería Cartera y
Recaudación del IMI y procede a la devolución
de la póliza, al momento de la entrega definitiva,
real o presuntiva, a la firma del Acta recepción
única o lo estipulado en el contrato. Pasa a la
actividad N°14
Se oficia a la aseguradora para la ejecución de
las pólizas
Endoso de las pólizas originales
La aseguradora procede con la cancelación de
las pólizas y el envío de los cheques
Archiva los documentos.
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Alcalde
Aseguradora
Asistente
Financiero
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SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍASCONTRATOS OBRAS,
PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ADQUISICIÓN DE
BIENES.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-GF-RTF-01
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
N°
1
2
3
4
Ley de Seguros
Ley de Contratación Pública
Manual de Procedimientos
Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos del GAD-I.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Código Tributario
3 Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos
8. FORMATOS Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Resolución requerimiento de información
Resolución informando determinación presuntiva.
Resolución de actualización de información
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Karina Monroy,
Fernanda Villa
Revisó: Sr. Marcelo Salazar
Asistente Financiero
Fecha:14-12-2012
Fecha:14-12-2012
Firma
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