GESTIÓN FINANCIERA DE RECURSOS DE BANCA

CODIGO A102PR02
Versión 02
Fecha 2015-05-27
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GESTIÓN FINANCIERA DE
RECURSOS DE BANCA
MULTILATERAL
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
1.
00
2012-04-03
01
2014-05-30
02
2015-05-27
Numerales
Descripción de la modificación
Todos
Se crea el Procedimiento.
Se rediseña el SGC
3, 4, 5 y 7.
Se ajusta las disposiciones generales, se
modificación de SEPA, se suprimen los documentos
y se modifican algunas actividades del descriptivo.
OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para la gestión financiera de los Proyectos que se desarrollen con
recursos de la Banca Multilateral, bajo las directrices y políticas del Banco Mundial y el BID,
contemplando la programación del presupuesto, el flujo de los recursos, las solicitudes de desembolsos,
pagos y conciliaciones.
2.
ALCANCE
Desde Elaborar el Plan de Adquisiciones hasta realizar conciliación de Saldos Bancarios (BID) o Cuenta
Designada (BM).
3.
DISPOSICIONES GENERALES
El artículo 20 de la ley 1150 de 2007 establece que los contratos o convenios financiados con fondos de
los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, podrán someterse a los
reglamentos de tales entidades.
3.2 TIPO O MÉTODOS DE DESEMBOLSOS BANCO MUNDIAL:
Los mecanismos previstos por el Banco Mundial para desembolsar recursos son:
•
•
•
Anticipo: Es el primer depósito que se hace en la cuenta designada hasta por valor máximo de
US$5 millones o inferior, según necesidades de caja del Proyecto. Con este valor desembolsado
Colciencias financia gastos admisibles a medida que se incurre en ellos, la documentación que
respalda estos gastos se proporciona posteriormente al Banco.
Anticipo y documentación (Reposición de Fondos): Se trata de la presentación de gastos
realizados por el proyecto con recursos previamente adelantados a la cuenta designada,
debidamente documentados, conjuntamente con la solicitud de reposición de fondos. El valor
solicitado como adelanto no tiene que ser necesariamente igual al valor de los gastos
documentados. El nuevo adelanto se debe basar en la necesidad real de fondos del proyecto.
Legalización de gastos: Es la justificación de gastos elegibles debidamente documentados para
reconocimiento del Banco. No se solicitan nuevos fondos. De esta forma, el saldo de la cuenta
designada disminuye.
3.2 TIPO O MÉTODOS DE DESEMBOLSO BID:
Los mecanismos previstos por el BID para desembolsar recursos son:
1
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS
Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias
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•
•
•
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Anticipo de fondos: Es el primer depósito que se hace en la cuenta designada hasta por valor
máximo de US$100 mil, según necesidades de caja del Proyecto. Con este valor desembolsado
Colciencias financia gastos admisibles a medida que se incurre en ellos, la documentación que
respalda estos gastos se proporciona posteriormente al Banco.
Reembolso de gastos: El BID reembolsará a Colciencias por concepto de gastos efectuados
elegibles de financiamiento y que fueron pagados por Colciencias con fuentes de recursos
diferentes al crédito 2335/OC-O.
Pago directo: El BID puede desembolsar directamente a un proveedor o contratista por cuenta
de Colciencias por concepto de adquisición de bienes o contratación de servicios destinados a la
ejecución del Proyecto.
3.3 CATEGORÍAS DE INVERSIÓN: Los criterios para distribuir o direccionar la financiación de los
préstamos (BID y Banco Mundial) se describen a continuación:
• BID: Los recursos provenientes del préstamo BID estarán direccionados para atender el
desarrollo de los siguientes temas:
1- Fortalecimiento institucional y del SNCTI
2- Inversión para la investigación e innovación
3- Apropiación social y comunicación institucional
4- Gobernabilidad del SNCT
5- Gestión del Proyecto
•
BM: Los recursos provenientes del préstamo BM estarán direccionados para atender el
desarrollo de los siguientes temas:
1- Diáspora científica (implementación del piloto).
2- Planes de negocio (implementación de pilotos temáticos)
3- Gestión de la innovación en empresas (gestión de la innovación- piloto)
4- Programa Ondas (convocatorias de ondas)
5- Inserción laboral (piloto de inserción laboral)
6- Apropiación social y comunicación institucional
7- Bienes, servicios, capacitación, costos de operación y consultorías para cada uno de los
componentes del crédito
4. DEFINICIONES
BANCA MULTILATERAL: Término que agrupa los dos Bancos (BID y Banco Mundial).
BID: El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) es una institución financiera internacional creada en
1959 para contribuir al aceleramiento del progreso económico y social de América Latina y el Caribe. Su
sede está en Washington, D.C. y cuenta con oficinas en todos los países de la región, en Tokio y París.
BM: Banco Mundial. Organismo especializado de las Naciones Unidas, que se define como una fuente de
asistencia financiera y técnica para los llamados países en desarrollo. Su propósito declarado es reducir
la pobreza mediante préstamos de bajo interés, créditos sin intereses a nivel bancario y apoyos
económicos a las naciones en desarrollo. Está integrado por 186 países miembros. Fue creado en 1944 y
tiene su sede en la ciudad de Washington, Estados Unidos.
CLIENT CONECCTION: Herramienta web diseñada e implementada por el Banco Mundial para la captura
de formularios de desembolso (anticipo, reembolso, pago directo) y gestión de la solicitud de fondos.
CUENTAS DESIGNADAS: Cuentas que el MHCP abre en el Banco de la República para que el Banco
Mundial y el BID depositen los recursos en dólares solicitados por Colciencias.
2
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EGBM (Equipo de Gestión Banca Multilateral): Es el grupo de consultores encargados de coordinar,
liderar y acompañar a Colciencias en la ejecución de los préstamos suscritos con el Banco
Interamericano de Desarrollo y el Banco Mundial. Su acompañamiento está enmarcado en la aplicación
efectiva de las normas, políticas y acuerdos establecidos por la Banca Multilateral. Es la instancia que
sirve de canal de información entre Colciencias y los Bancos para cualquier efecto relacionado con la
ejecución de los contratos de préstamo.
PLAN DE ADQUISICIONES (PA): Es el documento que el ejecutor debe elaborar y someter a aprobación
de la Banca Multilateral a través del sistema o el mecanismo dispuesto por el banco. El Plan de
adquisiciones debe contener los métodos acordados para las contrataciones de conformidad con el
Contrato de Préstamo y según las normas de adquisiciones y contratación de los Bancos.
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA): Es el instrumento derivado del PA, mediante el cual se establece la
programación de actividades por realizarse con cargo al proyecto. Este debe coincidir con el presupuesto
asignado para cada vigencia durante toda la vida de su ejecución. El POA debe contener los
componentes, subcomponentes, categorías, fuentes de financiación y fechas programadas de inicio y de
terminación para cada proceso de contratación incluido en el mismo, del cual resultarán los contratos que
componen la ejecución de cada proyecto.
PAGO DIRECTO: Es el pago que los bancos hacen directamente a los proveedores de bienes o servicios
por solicitud de Colciencias.
SEPA (Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones). Es una plataforma en Internet para brindar
acceso público a información básica sobre todos los contratos ejecutados en el marco de los proyectos
que cuentan con financiamiento del Banco Mundial (BM) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y
muestra el estado de avance de los mismos. La información se presenta en formato de Planes de
Adquisiciones de la Banca Multilateral donde Colciencias planifica las adquisiciones/actividades que
serán llevadas a cabo durante un período de 12 a 18 meses. En consecuencia, esta información permite
conocer (i) los planes previstos para cada proyecto, (ii) el progreso en la ejecución del plan, y (iii) el
detalle específico de cada uno de los contratos financiados bajo el proyecto. El fin de esta herramienta es
promover la transparencia, fortalecer la rendición de cuentas y proporcionar al Gobierno y a las Unidades
Ejecutoras de los proyectos con financiamiento externo, un instrumento de gestión de las contrataciones
en todos los proyectos financiados por el BM y el BID.
SOLICITUD DE DESEMBOLSO: Es la actividad que desarrolla Colciencias para que la Banca Multilateral
transfiera recursos del préstamo a las cuentas designadas del Proyecto.
REEMBOLSO: Mecanismo a través del cual el Banco devuelve al ejecutor o prestatario (Colciencias) el
valor de los gastos, con recursos propios, en que la entidad hubiese tenido necesidad de incurrir entre el
30 de diciembre de 2009 y 01 de agosto de 2010, en el marco de los objetivos del Proyecto.
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Nombre del Documento
Descripción
Ley 1150 de 2007
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
LOAN AGREEMENT 7944-CO
Contrato de Préstamo con el Banco Mundial para el Proyecto de
Fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e
Innovación (APL Fase I)
3
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Nombre del Documento
CONTRATO DE PRESTAMO
2335/OC-CO
Descripción
No. Contrato de Préstamo con el Banco Interamericano de Desarrollo
para el Proyecto de Fortalecimiento del Sistema Nacional de
Ciencia Tecnología e Innovación (Fase I)
Carta de desembolsos del Banco Instrucciones adicionales y específicas para desembolsos.
Mundial (fecha 2 de agosto 2010)
Describe los métodos de desembolsos, montos aprobados para
desembolsos, herramienta dispuesta para el trámite de
desembolsos, firmas autorizadas, condiciones de desembolsos,
distribución de categorías de gasto.
MANUAL OPERATIVO Versión 3.0
Guía General para la ejecución del Proyecto de Fortalecimiento
del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación
BANCO MUNDIAL - DIRECTRICES Estipula los procedimientos que aplica el Banco Mundial a los
DEL SOBRE DESEMBOLSOS PARA desembolsos de fondos de préstamos para Proyectos. En ellas
PROYECTOS
se específica a) los diferentes métodos utilizados por el Banco
para desembolsar fondos de los préstamos, b) los requisitos
aplicables a la realización de retiros de la cuenta del préstamo, c)
la documentación de respaldo que pudiera ser requerida al
prestatario para comprobar que los fondos del préstamo se han
utilizado para realizar gastos admisibles, d) los criterios de
establecimiento de cuentas designadas, e) los términos y
condiciones aplicables a los anticipos, f) los tipos de medidas
que puede adoptar el Banco si concluye que los fondos de los
préstamos no se necesitan o se han utilizado para finalidades no
admisibles, y g) la consecuencia de los reintegros.
BID - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Recopilación de políticas, normas y procedimientos que tiene por
DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSO objeto orientar a prestatarios y ejecutores en la preparación y
(PRESTAMOS,
COOPERACIONES presentación al BID de las solicitudes de desembolso y demás
TÉCNICAS
Y
PEQUEÑOS transacciones financieras relacionadas con las operaciones de
PROYECTOS)
financiamiento del Banco.
Consultar Normograma en GINA módulo Documentos/Reportes/Normograma
OAP%mcb41
4
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6.
DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO
N° Responsable
1
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DIRECCIONES
TÉCNICAS
D
Descripción de la tarea.
Cx Punto de Control.
ELABORAR PLAN DE ADQUISICIONES
CARGAR PLAN DE ADQUISICIONES EN
EL SEPA
Con base en las reuniones para construcción
del Plan de Acción Institucional (Ver
Procedimiento Planeación Institucional), se
elabora el plan de adquisiciones de acuerdo
con las actividades del subcomponente
Plan de
D
Adquisiciones
descritas en el contrato o convenio firmado
con la Banca Multilateral.
Registros
Tiempos
12 días
Carga el Plan de Adquisiciones en el SEPA e
informa al Banco para su aprobación, desde
el mismo aplicativo
RECIBIR NO OBJECION DEL BANCO
¿Recibe no objeción del Banco?
2 EGBM
Plan de
adquisiciones
aprobado
D
Si: Inicia el procedimiento de contratación,
según lo establecido en el Procedimiento
Selección y Contratación de Consultores con
Recursos de la Banca Multilateral. No: Se
reúne con el Gerente del proyecto de
inversión para realizar los ajustes solicitados,
y presenta nuevamente al Banco. Regresa
actividad 1.
2 días
APROBACION PLAN OPERATIVO
ELABORAR
EL
PLAN OPERATIVO
ANUAL (POA) POR SUBCOMPONENTE
3 EGBM
POA
D
Subcomponente
4 EGBM
POA
D
Subcomponente
Con base en las reuniones para construcción
del Plan de Acción Institucional (Ver
Procedimiento Planeación Institucional), se
elabora el plan operativo anual de acuerdo
con las actividades del subcomponente
descritas en el contrato o convenio firmado
con la Banca Multilateral.
REALIZAR POA
Realizar POA y remitir a los Bancos (si es el
caso) el POA mediante oficio
2 días
1 días
SOLICITUD DE DESEMBOLSOS
5
EGBM
Programación
Flujo de caja
D
PREPARAR FLUJO DE CAJA
A partir de la información suministrada por los
gerentes de proyecto, elabora o actualiza en
el flujo de caja por subcomponente en archivo
plano.
5 días
5
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N° Responsable
6
EGBM
D
Descripción de la tarea.
Cx Punto de Control.
REVISAR NECESIDAD DE RECURSOS
Compara el flujo de caja contra los saldos
disponibles en las cuentas designadas.
Registros
NA
D
EGBM
Anticipo a la
cuenta
designada
Formulario 2380
¿Se requiere desembolso?
Si: Realizar la solicitud de desembolso.
Continuar actividad 7 - 13.
No: Regresa actividad 5 - 11.
PREPARAR DESEMBOLSO
Prepara desembolso a los Bancos (según
corresponda) teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
Tiempos
2 días
Para BID
-Formato de solicitud de desembolso
-Formato de ejecución presupuestaria y
financiera
-Flujo de Caja
-Conciliación bancaria
-Conciliación de Fondo Caldas
-Compromisos de desempeño técnico
-Compromisos no fiduciarios
-Compromisos fortalecimiento fiduciario
-Extracto de cuenta correspondiente
-Movimiento
Bancario/cuenta
bancaria
correspondiente/s
Formulario de
Solicitud de
Desembolso
7
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D
Para BM
-Extracto de cuenta correspondiente
-Ejecución presupuestal y financiera
-Flujo de caja por categoría
-Estado de Inversiones acumuladas
-Anexo estado de inversión
-Anexo cuentas por pagar estado de inversión
-Conciliación de la cuenta designada
-Resumen por categoría
-Formato SOEs correspondientes
De 5 a 10
días
Anticipo de fondos y justificación :
Ingresa a Client Connection y crea solicitud
eligiendo “Formulario 2380” (electrónico)
opción “Anticipo y justificación a la cuenta
designada”. La solicitud de fondos es hasta
por US$5 millones o por valor inferior según
necesidad de caja del proyecto.
6
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RECURSOS DE BANCA
MULTILATERAL
Descripción de la tarea.
Cx Punto de Control.
EGBM: Justificación: Verificar los plazos
máximos establecidos para justificación de
los gastos. Verificar que las justificaciones e
C1
realicen de acuerdo a las categorías de
inversión y que estas no superen los montos
por categoría.
Director
de
FIRMAR SOLICITUD DE DESEMBOLSO
Comunicación
Gestión
y
El director de Gestión y Recursos y Logística
oficial - Solicitud D
Recursos
y
gasto firma el formulario de solicitud de
de desembolso
Logística
desembolso
ENVIAR SOLICITUD DE DESEMBOLSO A
MHCP
Remite la solicitud de desembolso con los
D
soportes al MHCP.
Comunicación
Anexa electrónicamente soportes. Envía para
EGBM
oficial - Solicitud
firma del MHCP.
de desembolso
Revisa la coincidencia del archivo físico y el
C2 electrónico.
Valida que la documentación este completa.
HACER SEGUIMIENTO AL DESEMBOLSO
Verifica que el MHCP envíe al Banco
correspondiente la solicitud de recursos.
N° Responsable
8
9
10
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D
Registros
EGBM
N.A.
D
Realiza seguimiento al desembolso por parte
del Banco.
Tiempos
2 días
2 días
15 días
Efectúa pagos, de acuerdo a lo establecido
en el Procedimiento Ejecución Presupuestal.
JUSTIFICACION DE GASTOS
11 EGBM
12 EGBM
N.A.
Formulario de
Solicitud de
Desembolso
D
D
IDENTIFICAR TIPO DE JUSTIFICACION DE
GASTOS
De acuerdo al tipo de justificación:
BID: Continua actividad 12.
BM: Continua actividad 13.
BID:
-Formato de solicitud de desembolso
-Formato de ejecución presupuestaria y
financiera
-Flujo de Caja
-Conciliación bancaria
-Conciliación de Fondo Caldas
-Compromisos de desempeño técnico
-Compromisos no fiduciarios
-Compromisos fortalecimiento fiduciario
-Extracto de cuenta correspondiente
-Movimiento
Bancario/cuenta
bancaria
correspondiente/s
N.A.
5 días
Continúa con actividad 16.
7
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MULTILATERAL
N° Responsable
13 EGBM
D
Registros
Formulario
2380
D
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Descripción de la tarea.
Cx Punto de Control.
Tiempos
BM:
CREAR SOLICITUD DE DESEMBOLSO
Ingresa a Client Connection y crea solicitud
de desembolso en “Formulario 2380” opción
“Anticipo a la cuenta designada y
documentación de la misma”.
Adjunta, electrónicamente, soportes y envía
desde aplicativo para firma del MHCP.
Informa a DGRL sobre envío a MHCP.
PREPARAR SOPORTES
Prepara soportes requeridos para la solicitud
de anticipo:
Registra los SOEs o estados de gasto en los
formularios del BM, según categoría de
inversión:
Categoría 1
- Estado de gastos sin documentos
justificativos (formulario SOE).
Incluye gastos para contratos inferiores a
límites de SOEs (contratos a consultores
individuales inferiores a US$50.000,
contratos de firmas consultoras inferiores a
US$100.000 y contratos de bienes y obras
inferiores a US$300.000)
14 EGBM
Formulario SOE
Formulario SOE DC1
Formulario SOE- D
DC2 MO
Formulario SOEDC3 MO
BM: 8 días
- Estado de Gastos (formulario SOE -DC1).
Anexar comprobantes que acrediten gasto
(copias de recibos, facturas, cuentas de
cobro).
Incluye gastos parar contratos superiores a
los límites de los SOEs (contratos a firmas
consultoras con contratos por valor de
US$100 mil o mayor, contratos a consultor
individual por US$50.000 o mayor, y
contrato de bienes y obras por US$300 mil
o mayor.
Categoría 2
- Estado de gastos (formulario SOE-DC2
MO).
Categoría 3
- Estado de gastos (formulario SOE-DC3
MO)
Categoría 4
Certificado de gastos con documentos
justificativos (formulario Anexo 4.2A MO).
Incluye gastos parar contratos superiores a
los límites de los SOEs (contratos a firmas
consultoras con contratos por valor de
8
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RECURSOS DE BANCA
MULTILATERAL
N° Responsable
Registros
D
Descripción de la tarea.
Cx Punto de Control.
US$100 mil o mayor, contratos a consultor
individual por US$50.000 o mayor y contrato
de bienes y obras por US$300 mil o mayor).
Tiempos
Certificado de gastos sin documentos
justificativos (formulario Anexo 4.2B MO).
- Incluye gastos para contratos inferiores a
límites de SOEs (contratos a consultores
individuales inferiores a US$50.000,
contratos de firmas consultoras inferiores a
US$100.000 y contratos de bienes y obras
inferiores a US$300.000)
. Conciliación bancaria
. Estado bancario (extracto de la cuenta)
. Copia de facturas solo para SOEs con
justificativos.
Envía a EGBM y regresa actividad 13.
FIRMAR SOLICITUD DE DESEMBOLSO
El director de Gestión y Recursos y Logística
gasto firma el formulario de solicitud de
justificación para envío al MHCP.
ENVIAR SOLICITUD DE JUSTIFICACIÓN A
MHCP
Comunicación
Se remite la solicitud de justificación de
oficial –
16 EGBM
D
Solicitud de
recursos con los soportes al MHCP.
justificación
Anexa electrónicamente soportes. Envía para
firma del MHCP.
Nota: Incluya cuantas casillas considere necesarias
Director
Gestión
15
Recursos
Logística
1.
de
Comunicación
y
oficial - Solicitud D
y
de justificación
2 días
2 días
PUNTOS DE CONTROL
PUNTO DE CONTROL
C1: Justificación: Verificar los plazos máximos
establecidos para justificación de los gastos.
Verificar que las justificaciones se realicen de
acuerdo a las categorías de inversión y que
estas no superen los montos por categoría.
C2: Hacer seguimiento a la ejecución de las
actividades establecidas en el POA; si detecta
incumplimiento, alertar al Director Técnico
responsable por correo electrónico, con copia
al Subdirector y a Control Interno.
RESPONSABLE
EGBM
EGBM
EVIDENCIA
Formulario de Solicitud de
Desembolso
Anticipo a la cuenta
designada Formulario 2380
Comunicación oficial Solicitud de desembolso
9
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS
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RECURSOS DE BANCA
MULTILATERAL
ELABORO
Nombre:
Diana Ruíz
Cargo: Contratista EGBM
REVISO
Nombre:
Carlos Arturo Alonso
Cargo: Coordinador EGBM
APROBO
Nombre:
Ángela María González
Cargo: Directora General de
Recursos y Logística
Fin del procedimiento.
10
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS
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