Tablas filtros y objetos de diálogos

UNIDAD II
HOJA ELECTRÓNICA
2.- “Tablas, filtros y objetos de diálogo”
Lic. Maricela Hernández Hermosillo
Lic. Silvia Mireya Hernández Hermosillo.
8.1 ¿Qué es una tabla?
En Excel se utilizan las tablas para manejar un conjunto de información. Este
conjunto de información se organiza en filas y columnas, cada fila y columna
contienen datos relacionados
Las listas sirven para:
1. Ordenar la los registros.
2. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
3. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
4. Crear un resumen de los datos.
5. Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el
término Listas de datos. Posiblemente encontrarás, que en algunos cuadros de
diálogo, se refiere a las tablas como listas.
8.1.1 Partes de una tabla
Campos:
Es la primera fila que contiene
los títulos de una columna de
datos, los nombres describen
Nombre del estado
AGUASCALIENTES
Baja California
Baja California sur
Campeche
COAHUILA DE ZARAGOZA
Población Municipios
719,659.00
11
1,660,855.00
4
317,764.00
5
535,185.00
9
1,972,340.00
38
los datos de cada columna.
Registros
Son
las
filas
que
contienen
los
datos
relacionados y referentes a las columnas.
2
8.1.2 Recomendaciones para crear una tabla
Cualquier hoja de trabajo en Excel puede ser una lista si sigue las
recomendaciones.
Introduce una sola lista en una hoja de cálculo.
Deja en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los
demás datos de la hoja de cálculo, que no serán parte de la lista.
Evita la colocación de filas y columnas en blanco dentro de una lista.
Crea títulos de columna en la primera fila de la lista.
En los títulos de columna coloca un formato diferente del formato que se
asigna a los datos de la lista.
Cuando desees separar los títulos de los datos, utiliza bordes de celda.
No dejes espacios en blanco al comienzo de una celda ya que afectarán a
las clasificaciones y a las búsquedas.
8.1.3 Pasos para crear una tabla
1. Introduce los datos de tu tabla, recuerda poner un título o
encabezado a cada columna
2. Selecciona el rango de datos que quieres convertir en tabla
3. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, da clic en Tabla.
4. Activa la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
5. Presiona el botón Aceptar
3
6. Observa la lista de datos, como en los encabezados aparece una flecha.
Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la
pestaña Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar
para personalizar o modificar la tabla.
8.2 FILTROS
Filtrar una tabla en mostrar aquella información que correspondan con algún
criterio fijado por nosotros. Excel ofrece dos formas de filtrar una tabla.
a. Utilizando el Filtro (autofiltro).
b. Utilizando filtros avanzados.
8.2.1 Pasos para utilizar Autofiltros
Los filtros sirven para seleccionar datos de una lista
de acuerdo con un determinado criterio y mostrar solo los
registros que quieras. Según el tipo de información son los
criterios que te marca en la lista despegable.
1. Coloca el indicador del Mouse sobre cualquier
encabezado de la lista.
2. Abre el menú Datos.
3. Haz clic sobre el botón flecha y se presentará una
lista
4. Selecciona el filtro de búsquea
5. Por ejemplo, si queremos que nos presente a todos
los que se apellido sea Martínez
4
6. Presiona el botón Aceptar
7. En la hoja de cálculo aparecerán todas las personas que cumplan con el
criterio establecido.
8.
Excel sólo muestra los registros que contienen los datos escogidos los
demás permanecen ocultos temporalmente; las flechas de la tabla filtradas se
muestran con el siguiente icono
.
8.2.2 Pasos para utilizar Autofiltros con criterios
1. Coloca el indicador del Mouse sobre
cualquier encabezado de la lista.
2. Abre el menú Datos.
3. Haz clic sobre el botón flecha
y se
presentará una lista
4. Selecciona Filtro de texto o Filtro de
número
5. Selecciona el criterio de búsqueda.
Por ejemplo: vamos a buscar a los
empleados que vendieron más o igual que
50 piezas y menos o igual que 100
6. En el cuadro de texto de Autofiltro
personalizado, escribe los criterios.
7. Presiona el botón Aceptar
5
8.2.3 Pasos para quitar filtros.
1. Da un clic en la flecha de la columna filtrada
2. En la lista que aparece da clic sobre el comando de
Borrar filtro de zona
3. Presiona el botón Aceptar
8.2.4 Pasos para convertir una tabla a rango de datos
1. Haz clic en cualquier punto de la tabla.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, da
clic en Convertir en rango.
8.3 OBJETOS DE DIALOGO
Una hoja de diálogo en Excel se utiliza para crear, dibujar o relacionar varias
hojas de Excel por medio de menús propios (personalizados) como son:
1. Control de números
2. Cuadros de lista
3. Cuadro de grupo
4. Casillas
de
verificación
5. Botones de opción
6. Cuadro
combinados
7. Botones.
6
Lo que hace que tu hoja se maneje con la características de un programa de
office.
8.3.1 Controles que maneja una hoja de diálogo:
Botón, Botón de opción, casilla de verificación, control de número
Cuadro combinado
Cuadro combinado despegable, cuadro de lista, etiqueta
8.3.2 ¿Qué requiere una hoja de diálogo para que funcionen adecuadamente
sus menús?
1. Las casillas de verificación y botones de opción deben evaluarse con la
función Sí
2. Los cuadros de lista y combinados deben evaluarse con la función
Buscar V. y Si
3. Para los controles de giro (número) basta indicar la referencia con la que
se vincula el cuadro control (referencia 3d).
8.3.3 Pasos para crear objetos de
dialogo en una hoja de Excel.
1. Ir al botón de personalizar
barra
de
herramientas
de
acceso ràpido
2. Elegir
la
opción
Màs
comandos
7
3. Dar
clic
en
la
lista
despegable
de
comandos disponibles
en
4. Elegir
la
comandos
opción
que
no
están en la cinta de
opciones
5. Y en la lista de menú,
seleccionar el objeto que
se
requiere
e
ir
agregando cada uno de
los elementos arriba mencionados.
Es importante que únicamente elijas el que diga para CONTROL
DE FORMULARIO
Todos tus objetos se añadirán en la barra de accesos rápidos
8.3.4 Pasos para vincular objetos a una referencia de celda
1. Selecciona el objeto de diálogo
2. Presiona el botón derecho del mouse
3. Del menú contextual que aparece elegir el
comando Formato de control.
8
4. En la ventana que aparece elegir el comando
Control
5. En la opción vincular con la celda, indicar la
referencia de celda con la cual se va a
vincular el objeto.
6. Presiona el botón Aceptar.
Este procedimiento debe seguirse para todos los objetos de diálogo
que se manejen dentro de una hoja de Excel.
8.3.5 Opciones de vinculación
Para control de números
1
2
3
4
5
1. Valor actual: Valor numérico a partir del cual se empieza el control (1,2,3)
2. Valor mínimo: Valor numérico inferior que contiene la columna de datos elegida
3. Valor máximo: Valor numérico de mayor rango que contiene la columna de datos elegida
4. Incremento: De cuanto en cuanto será creada la serie numérico (en 1,2,3, o 2.4.6., 3.6.9.
etc.)
5. Vincular con la celda: Indica que debe seleccionarse una referencia de celda a la cual se
le debe asignar un numero que será manipulado de acuerdo al incremento desde el valor
mínimo hasta llegar al valor máximo.
9
Cuadros de lista y combinados
Donde:
Rango
de
entrada: A la columna de
datos de donde se extrae
la
información.
($b$3:$b$7) y hoja de
datos
Vincular con la celda: Se
toma una referencia de
celda, en la cual se basa
el
objeto
para
poder
manipular la información
de la hoja de Excel ($a$9)
10
Para botones de opción
Vincular con la celda: Indica
que debe seleccionarse una
referencia de celda, en este
comando, Excel te asigna un
valor
numérico
por
cada
botón que se trace. No es
necesario vincular uno por
uno, con que vincules uno
solo,
automáticamente
los
demás se vinculan ($A$16)
Valor activado: Indica que el control se encuentra disponible para la selección de opción elegida en
el objeto.
Vincular con la celda: Indica que debe seleccionarse una referencia de celda, en este comando,
para este comando deberás vincular independientemente cada objeto a una celda. Excel indica la
opción verdadero sí está activado ($E$10)
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REFERENCIAS
Bibliografía
1. Hernández,
H.
M.
(2007).
Excel
para
Financieros.
Universidad
Panamerícana. Guadalajara, Jalisco, México.
2. Microsoft, C. (2007). Recuperado el 19 de mayo de 2009
3. Ulibarri, M. J., & Hernández, H. S. (2003). Aprendiendo Excel. México, D.F.:
Maep.
4. Franco, Gabriela, & Hernández, H. Maricela (2008) Manual de prácticas.
Universidad Panamericana. Guadalajara, Jalisco.
Web grafía
1. Valencia, a. S. (Noviembre de 1999). AulaClic.com. Recuperado el 1 de
abril de 2009, de http://www.aulaclic.es/index.htm
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