ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA

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ESTUDIO PREVIO
ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA
INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA
SM-53-2014
10 de octubre de 2014
Conforme a lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el
artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, los artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013, se
dará aplicación al procedimiento correspondiente a MÍNIMA CUANTÍA contenido en el
artículo 85 del Capítulo V del título I del Decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta el
presente Estudio Previo.
1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA
CONTRATACIÓN:
El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del
ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que
interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para
proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones
encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y
aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que
contribuyan al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión
y objetivos institucionales.
Las competencias laborales son definidas como la capacidad de una persona, para
desempeñarse en los diferentes contextos, con base en los requerimientos de calidad y
resultados esperados en el sector público. Las funciones inherentes al empleo y la capacidad
están determinadas por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y
aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado o servidor público.
La Administración Pública demanda evolución y transformación, por lo que se hace
necesario la modernización, actualización y mejoramiento de los procesos, sub procesos,
procedimientos, análisis y actualización de los manuales de funciones de las Entidades
públicas, con la finalidad de lograr un mejor desarrollo misional y administrativo.
Para el efecto, se tiene en cuenta lo dispuesto en los artículos 95 y 97 del Decreto Ley 1227
de 2005, que establecen:
“Artículo 95. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama
Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en
necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y
basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren”
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“Artículo 97. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de
empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y
ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:
97.1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.
97.2. Evaluación de la prestación de los servicios.
97.3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos”.
Para tal fin, la entidad a través de contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión,
realizó la recopilación de la información de cargas laborales e identificación de las
competencias laborales y medición del desempeño de los funcionarios del COPNIA, con lo
cual se identificó la necesidad de crear algunos cargos en áreas estratégicas, para garantizar
un servicio más ágil y eficiente a la ciudadanía.
Teniendo en cuenta el resultado del análisis de cargas laborales y lo establecido en el
Plan Estratégico 2013 – 2015 de la entidad, que contempla dentro de sus objetivos
específicos el “MEJORAR LAS COMPETENCIAS DE LOS FUNCIONARIOS”, se hace
necesario realizar la revisión y actualización de los manuales de funciones, toda vez que
constituyen un insumo importante para la efectiva ejecución de los procesos de
planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las
organizaciones públicas, y por ende, una herramienta que determina las funciones y
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal, así como
los requerimientos mínimos en cuanto a conocimientos, experiencia y demás
competencias exigidas para su desempeño.
Adicional a lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió el
Decreto 1785 de fecha 18 de septiembre de 2014 “Por el cual se establecen las funciones
y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de
los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”, el cual
unifica y adecúa la reglamentación de los manuales de funciones y competencias
laborales.
Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva normativa, se introduce la
determinación de las disciplinas académicas o profesiones en los requisitos de estudios
contenidos en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales, en
adelante los organismos y entidades deberán identificar los Núcleos Básicos del
Conocimiento -NBC- que contengan las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo
con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación
Superior -SNIES, con el propósito de hacer efectivo el acceso al empleo público en
igualdad de condiciones para quienes cuentan con una profesión perteneciente a un
mismo ramo del conocimiento.
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Así mismo, como una manera de facilitar la implementación de las normas sobre esta
materia, el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió una guía para
establecer o modificar el manual de funciones y de competencias laborales, permitiendo
el cumplimiento eficaz de las políticas de la administración del talento humano al servicio
del Estado.
Acorde con lo anterior, y con base en el artículo 1 del Decreto 1785 de 2014, que indica:
“ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto rige para los
empleos públicos pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos,
Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas
Especiales, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible,
Entes Universitarios Autónomos, Empresas Sociales del Estado, Empresas
Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas
al régimen de dichas empresas, del Orden Nacional.
Las disposiciones contenidas en el presente decreto serán aplicables, igualmente,
a las entidades que teniendo sistemas, especiales de nomenclatura y clasificación
de empleos, se rigen por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004, así
como para aquellas que están sometidas a un sistema específico de carrera.
(Subrayado nuestro)
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, adelantará proceso de Mínima Cuantía para
contratar un consultor que revise, analice y actualice el manual de funciones, de acuerdo con
la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la
normatividad vigente sobre el tema, con el fin de atender el requerimiento efectuado por el
área de Talento Humano mediante memorando NAL-CI-2014-02875.
2. DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR,
CON SUS CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y
LAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR:
2.1 OBJETO
Consultoría para el análisis, validación y actualización de manuales de funciones
específicos por competencias laborales para el COPNIA.
2.2 ALCANCE
Contratar a una persona natural o jurídica para llevar a cabo una consultoría orientada a
la revisión y actualización de manuales de funciones específicos por competencias
laborales, con base en el análisis de cargas laborales realizadas a los funcionarios de la
entidad en el año 2013, y las normas de competencia laboral aprobadas y adoptadas por
el COPNIA, teniendo en cuenta su naturaleza, su política de mejoramiento continuo en la
calidad y prestación de sus servicios, así como el mejoramiento de las competencias de
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los funcionarios, que se estableció como uno de los objetivos del Plan Estratégico 2013 –
2015 de la entidad; todo ello, en consonancia con los parámetros de modernización del
Gobierno Nacional como entidad pública, ajustado a las disposiciones y reglamentaciones
legales vigentes.
3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
CONTRATO DE CONSULTORÍA: El numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 lo
define así: “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos
a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así
como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. (…)”
4. ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
ÍTEM
ETAPA
1
Identificación y ubicación
del empleo
2
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN GENERAL
Determinar el nivel jerárquico al cual pertenece el
empleo, de acuerdo con la norma que establece
el régimen de nomenclatura y clasificación aplicable.
Identificación del área o
Ubicar los empleos en la dependencia de la entidad (estratégicos,
proceso al cual se asigna el
misionales, de apoyo o de evaluación y control).
empleo
Descripción del contenido
 Descripción del propósito principal.
funcional del empleo
 Descripción de las funciones esenciales.
Analizar que debe poseer y comprender quien esté llamado al
Descripción de los
desempeño del empleo para realizar las funciones esenciales tales
conocimientos básicos o
como: teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás
esenciales
aspectos.
Competencias
Identificar las competencias de acuerdo con la naturaleza funcional
comportamentales
del empleo y su clasificación, de acuerdo al Decreto 2539 de 2005.
Tener en cuenta lo establecido para los empleos públicos de los
Fijación de los requisitos de
organismos y entidades del orden nacional, Decreto Ley 770 de
formación académica y
2005 y el Decreto 1785 de 2014, que establecen las funciones y
experiencia
requisitos generales.
4.1 METODOLOGÍA DE TRABAJO
Con base en la información actual del Copnia, el contratista debe realizar la revisión, el
ajuste y las descripciones actualizadas de los cargos efectivamente requeridos para las
diferentes áreas, utilizando para ello, las entrevistas con los directivos y jefes de área
correspondiente, así como el análisis de cargas laborales adelantado por la entidad.
4.2 DESCRIPCIÓN PARA CADA UNO DE LOS CARGOS:


Propósito del cargo.
Ubicación del cargo en el organigrama.
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




Procesos, responsabilidades y tareas asignadas.
Periodicidad de cada una de las actividades que desarrollará en el cargo.
Nivel de autonomía, control y orientación que requiere el titular.
Relaciones internas y externas del trabajo.
Aspectos organizativos.
4.3 ESTRUCTURACIÓN DE CADA UNO DE LOS CARGOS CON SU PERFILES:







Formación profesional
Experiencia requerida
Conocimientos indispensables.
Conocimientos deseables.
Competencias organizacionales y sus respectivos niveles.
Competencias gerenciales y sus respectivos niveles
Competencias funcionales.
4.4 ENTREGABLES





Descripción de cada uno de los cargos con su respectivo perfil.
Socialización y resultados del proyecto.
Entrega base de datos.
Recomendaciones y sugerencias.
Proyecto de acto administrativo para el ajuste del manual específico de funciones y
de competencias laborales.
NOTA: Las actividades que se relacionan son de referencia, razón por la cual, la
metodología que se desarrolle durante la ejecución del contrato que se suscriba, será
acordada entre las partes siempre y cuando se enmarquen dentro del objeto contractual.
4.5 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO:
Para la ejecución del contrato se requiere como mínimo el equipo de trabajo que se
describe a continuación:
Nº
PROFESIÓN
CANT.
TIEMPO
ACTIVIDAD PRINCIPAL
DEDICACIÓN
1
Psicólogo, Ingeniero de
Producción o áreas afines que
tenga relación con los
procesos de gestión humana
1
2 meses
Será el responsable de la
Dirección del proyecto.
50%
2
Psicólogo o áreas afines que
tenga relación con los
procesos de gestión humana.
2 meses
Será el encargado de
realizar las actividades de
recolección y construcción
de la información
70%
1
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4.6 ACREDITACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
Ítem
PERSONAL
1
Psicólogo, Ingeniero de
Producción o áreas afines que
tenga relación con los procesos
de gestión humana y
Especialización en áreas
relacionadas
2
Psicólogo o áreas afines que
tenga relación con los procesos
de gestión humana.
ACREDITACIÓN DE IDONEIDAD Y CALIDADES
PROFESIONALES
 Presentación de dos (2) certificaciones de participación en
calidad de director de procesos, en contratos cuyo objeto
sea la actualización de manual de funciones.
 Presentar acreditación de experiencia profesional en
entidades del sector público, igual o superior a 3 años.
 Presentación de una (1) certificación de participación en
levantamiento de información en procesos de gestión
humana.
 Presentar acreditación de experiencia profesional en
entidades del sector público, igual o superior a 2 años.
4.7 EL PERSONAL QUE SE VINCULE AL PROYECTO DEBERÁ:
 El proponente deberá asignar la dirección del proyecto a un profesional, y presentar
con la propuesta el organigrama con el personal mínimo requerido y el personal
adicional si lo propone.
 El personal que se vincule al proyecto deberá:
 Acreditar la formación profesional en los temas relacionados con el desarrollo del
objeto contractual.
 Ser egresados de instituciones de educación superior debidamente aprobadas por
el ICFES y/o Ministerio de Educación Nacional.
 Anexar fotocopia del diploma o acta de grado o tarjeta profesional.
 Certificaciones laborales que acrediten la experiencia respectiva.
 Las certificaciones sobre experiencia deben ser expedidas por Empresas o
Instituciones donde haya laborado, a nombre de la persona natural, indicando como
mínimo las funciones o actividades realizadas, el objeto del contrato realizado o los
logros alcanzados, el período laborado, las fechas de iniciación y terminación y el
cargo o función desempeñado.
 El personal que se vincule al proyecto deberá suscribir una carta de compromiso
indicando su intención de participar en el desarrollo del mismo, especificando
nombre dirección y teléfono.
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 El proponente debe garantizar que los profesionales que participarán en el
desarrollo del objeto contractual sean los que firmaron el acta de compromiso antes
mencionada, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificada, en este
caso deberá ser reemplazado con un profesional de iguales o superiores calidades
requeridas en la invitación.
 La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los
proponentes y si advierte discrepancias entre esta información y lo establecido por
la Entidad, la propuesta será rechazada.
5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Consultoría para el análisis, validación y actualización de manuales de
funciones específicos por competencias laborales para el COPNIA.
1. Objeto
2. Plazo
ejecución
3. Vigencia
Contrato
de
del
4. Valor
contrato
del
5. Apropiación
Presupuestal
6. Lugar
Ejecución
Dos (2) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio.
A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses
más.
El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX
($XXXXXX) Incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos que se
deriven del contrato y sus obligaciones, así como cualquier
responsabilidad tributaria a que pudiera estar sujeto.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 605 del 10 de octubre
de 2014.
de
7. Requisitos
de
perfeccionamiento,
legalización
y
ejecución.
8. Forma de pago
 COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No. 9-57 Piso 2, Edificio
Interamericana de Seguros – Bogotá.
Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de la
comunicación de aceptación de oferta por parte del COPNIA y su
publicación en la página web del Secop y de la Entidad, para su
legalización la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución,
la acreditación por parte del contratista del pago de aportes parafiscales
al sistema de seguridad social integral y la suscripción del acta de inicio.
El COPNIA realizará el pago del objeto contratado, en dos desembolsos
mensuales, de conformidad con el cumplimiento del cronograma de
entregables, pago que se realizará dentro de los veinte (20) días
calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta
de cobro; el diligenciamiento del formato de “Control de supervisión y
aprobación de pago” firmado por el supervisor, como constancia de
recibo a satisfacción del informe de actividades y la acreditación de pago
de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión y riesgos
profesionales.
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Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa
verificación del cumplimiento de las actividades contractuales,
diligenciará y suscribirá el formato de “Control de supervisión y
aprobación de pago”, como constancia de recibo a satisfacción.
El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o
circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros.
El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del
primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior
de cada mes.
9. Interventor
Supervisor
y/o
Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del
COPNIA como supervisor del contrato.
Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las
obligaciones inherentes a su naturaleza y las derivadas de las
disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes
obligaciones:

Realizar las actividades que conlleven al desarrollo de cada una de
las etapas establecidas en el Decreto 1785 de 2014 y en la guía para
establecer o modificar el manual de funciones y de competencias
laborales establecida por la Función Pública.

Utilizar todos sus conocimientos e idoneidad en la debida asesoría
y acompañamiento al COPNIA.

Guardar la debida confidencialidad y reserva sobre la información y
documentos que por razón de la prestación de servicios conozca
durante la ejecución del contrato, esta obligación debe cumplirse
aun después de la terminación del contrato. En consecuencia, la
información que conozca con ocasión de la ejecución del contrato
no podrá divulgarla, ni usarla en su propio beneficio o de un tercero.

Una vez finalice el plazo de ejecución del contrato, debe entregar, al
supervisor del contrato, un informe detallado de las actividades
ejecutadas, indicando los asuntos asignados, tramitados y
pendientes por resolver, así mismo, debe relacionar y entregar
archivos físicos y magnéticos que se generen durante la ejecución
del contrato.

Entregar inventariados al supervisor del contrato, los expedientes y
documentos que tenga a su cargo en virtud del desarrollo del
presente contrato.
10. Obligaciones
de contratista:
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9

Usar en debida forma, y para los fines pertinentes correspondientes,
los bienes que se le entregue para el cumplimiento de las
obligaciones.

Acatar las instrucciones que imparta el COPNIA, a través del
supervisor del contrato para su cabal cumplimiento.

Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato.

Prestar el servicio cumpliendo con el plazo acordado y los
requerimientos técnicos y condiciones mínimas señaladas en la
invitación.

Elaborar un análisis de la entidad acorde con el Decreto 1227 del
2005, del Manual de funciones, procesos y procedimientos
implementados en el marco del Sistema Integrado de Gestión, de la
Guía de Modernización de Entidades Públicas y demás normas que
rijan los ajustes organizacionales.

Elaborar el cronograma para el desarrollo del contrato y presentarlo
al supervisor del contrato para su validación y aprobación.

Adelantar la consultoría con el equipo mínimo requerido, si por
razones de caso fortuito o fuerza mayor, alguno de los profesionales
que conforman el equipo debe ser cambiado, el proponente deberá
sustituirlo por uno de igual o superior perfil y experiencia técnica al
propuesto inicialmente, para lo cual deberá contar con la aceptación
previa del COPNIA.

Asumir todos los gastos de transporte, personal, gravámenes y
otros, que demande la ejecución del contrato, los cuales serán por
cuenta del contratista y están incluidos dentro del valor señalado en
el presente documento. Por ningún motivo el COPNIA asumirá
costos adicionales al valor estipulado en el presente contrato.

Cumplir con el objeto del presente contrato con plena autonomía
técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo
tanto, no existe ni se generará ningún tipo de subordinación, ni de
vínculo laboral alguno entre el personal vinculado por el contratista
y el COPNIA.

Suscribir el acta de inicio junto con el supervisor del contrato y
elaborar el cronograma de actividades a desarrollar durante la
ejecución del contrato.
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10

Informar de manera inmediata al supervisor del contrato, cualquier
hecho o circunstancia que pueda incidir en la oportuna ejecución del
contrato; proponer y ejecutar las medidas preventivas y correctivas
necesarias.

Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas
de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
y Servicio Nacional de Aprendizaje.
Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza
del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.
El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, de una parte,
una garantía única que ampare el cumplimiento de las obligaciones
surgidas del contrato y de su liquidación, y de otra, la responsabilidad
civil extracontractual que pueda surgir para el COPNIA por las
actuaciones, hechos u omisiones del personal a cargo del contratista,
expedida por una compañía de Seguros establecida legalmente en
Colombia que cubra todos los riesgos en las cuantías y vigencias que
se establecen a continuación:

11. Garantías
12. Cesión
contrato
del
13. Suspensión del
contrato
RIESGO
%
SOBRE EL
VALOR
Cumplimiento del
contrato
10
Del Contrato
Calidad del servicio
10
Del Contrato
VIGENCIA DEL AMPARO
Plazo del contrato y dos (2)
meses más
Plazo del contrato y dos (2)
meses más
El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente
contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA.
Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato,
por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que
circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten.
EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el
Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido
en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
14. Sanciones
a). MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de
las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el
CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se
impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco
por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o
incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince (15) días
calendario en calidad de sanción.
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b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave
y definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una
pena pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor del
contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que
cause al COPNIA. El pago de la pena no extingue para el
CONTRATISTA, el cumplimiento de la obligación principal. El COPNIA
se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del
monto pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de las
multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser exigido directamente
al contratista descontando de los saldos a su favor, si los hubiere, o
reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere posible, se
cobrará por jurisdicción coactiva.
15. Interpretación,
modificación,
terminación
y
liquidación
unilaterales
Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación,
Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente
contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al
derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley.
PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar,
modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den
las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80
de 1993 y demás normas concordantes.
Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier
daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven
de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con
ocasión de la ejecución del contrato, así:
1. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo
reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o
surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros,
ocasionados por el personal del CONTRATISTA, durante la ejecución
del objeto del contrato.
16. Cláusula
indemnidad
de
2. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo
reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o
surgir por daños o lesiones al personal del COPNIA, del
CONTRATISTA y de los bienes.
3. Como parte de sus obligaciones para mantener la indemnidad del
COPNIA, el CONTRATISTA constituirá y mantendrá vigente las
garantías estipuladas en el contrato y cumplirá con todos los requisitos
que en ellas se establecen para hacerlas efectivas llegado el caso.
4. En caso que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el
COPNIA por asuntos que, según el contrato, sean de responsabilidad
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del CONTRATISTA, se le informará de ello lo más pronto posible para
que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas en la
ley para mantener indemne al COPNIA y que adelante los trámites
para llegar a un arreglo del conflicto.
5. Si el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa
del COPNIA, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación
escrita al CONTRATISTA y éste pagará todos los gastos en que aquel
incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera el
CONTRATISTA, el COPNIA tendrá derecho a descontar el valor de
tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA,
por razón de los servicios motivo del contrato, o a recurrir a la garantía
otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal.
Las anteriores condiciones se incluirán en las cláusulas del contrato
objeto del presente proceso.
17. Terminación del
contrato
Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o
terminado anticipadamente, procederán las partes a suscribir la
respectiva acta de terminación del contrato. De requerirse, las partes
procederán a realizar la liquidación final del mismo dentro de los dos (2)
meses siguientes a su terminación.
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde al porcentaje de tasas
aplicables a las pólizas y que el presupuesto considerado para este proceso no excede el
diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de
2014, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación
Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011
que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 84 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013; para ello, la Entidad formula Invitación Pública para
que participen los interesados en el proceso de selección
7. VALOR ESTIMADO DEL PRESUPUESTO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
OFICIAL
Y
CERTIFICADO
DE
Se realizó un estudio económico entre las diferentes personas naturales y jurídicas
existentes en el mercado que presten los servicios de actualización de manual de funciones,
solicitándoles cotización, concluyendo en el siguiente análisis económico:
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7.1 COTIZACIONES
DESCRIPCIÓN
Prestación de servicios profesionales
para el análisis, la validación y la
actualización del manual de funciones
del Copnia.
COTIZANTE No. 1
COTIZANTE No. 2
COTIZANTE No. 3
TOTAL IVA
INCLUIDO
TOTAL IVA INCLUIDO
VALOR
$ 11.136.000
$ 12.760.000
$ 26.000.000 *
* Valor sin IVA
7.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene que el valor del presupuesto oficial es la suma de
DIECISIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($17.000.000) incluido IVA, de acuerdo con
el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 605 del 10 de octubre de 2014
expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA.
El valor total de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado so pena de
rechazo de la misma.
8. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR
Atendiendo lo ordenado en el art. 15 del Decreto 1510 de 2013 y en aplicación del manual
o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del
sector en materia de contratación directa, se establece el siguiente análisis en consideración
a que dada la particularidad del objeto a contratar no es necesario que la Entidad Estatal
haga un estudio de la oferta y la demanda del sector para la consultoría con particularidades
sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la oferta y la demanda; por lo tanto, se
procede a realizar un análisis sobre los aspectos relevantes del objeto a contratar, así:
La competencia laboral está asociada a una función laboral, donde intervienen distintas
actividades para alcanzar los resultados deseados.
La Ley 909 del 2004 y sus Decretos reglamentarios las competencias laborales se
denominan Competencias Funcionales.
Los criterios de desempeño que expresan lo que una persona es capaz de hacer y la
forma de ser evaluado, es decir, si está bien hecho; los conocimientos, las condiciones y
circunstancias en las que debe demostrar su competencia, denominadas rango o campo
de aplicación y los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que
hizo se realizó de manera consistente con base en un conocimiento efectivo.
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Las entidades públicas, deben utilizar la metodología de Análisis Funcional para identificar
las competencias laborales de sus cargos y elaborar los estándares de competencia
laboral que sirvan de referentes para evaluar las competencias para ejercerlos.
8.1 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
La metodología de análisis funcional contempla cinco (5) etapas de trabajo que se deben
tener en cuenta para llevar a cabo el proceso de identificación y estandarización de las
competencias laborales

Identificación de actores claves

Elaboración del mapa funcional de competencias

Identificación de competencias por cargos

Desarrollo de estándares de competencia laboral

Validación de competencias laborales
a) Identificación de actores claves
Es una etapa de planificación y organización del trabajo que implica tomar decisiones
respecto al alcance del análisis, sus protagonistas y la disponibilidad de tiempo y recursos
con los que se cuenta.
b) Elaboración del mapa de funciones
En esta etapa se reúne el grupo de funcionarios y expertos que planean, ejecutan y
evalúan.
Se clasificación las funciones principales e individuales.
El mapa de funciones no es un organigrama de la entidad, ni un diagrama de flujo de
procesos; las funciones deben formularse con una visión amplia del contexto de la entidad
ya que las mismas pueden ser transferibles a varios puestos de trabajo.
El análisis del mapa debe permitir identificar las funciones actuales de los cargos con las
descritas en el árbol de competencias, identificar cargas de funciones por niveles
jerárquicos, identificar funciones que actualmente se llevan a cabo y que no aparecen en
el mapa, funciones que aparecen en el mapa y que nadie realiza en la entidad, teniendo
en cuenta que es un gráfico que contiene las funciones principales que son necesarias y
suficientes para alcanzar los propósitos de la entidad.
Así mismo, diseña la metodología de análisis funcional, método de análisis de
ocupaciones profesionales mediante el cual se describen y caracterizan sus funciones
inherentes, su estructura y las competencias laborales asociadas.
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c) Identificación de competencias por cargos
Una vez validado el mapa de funciones se procede a agrupar las funciones individuales
del último nivel del mapa en unidades que expresan la competencia laboral de las
personas en el ejercicio de sus funciones.
Permite identificar las competencias de las personas en los distintos niveles jerárquicos,
agrupar competencias por funciones claves del mapa, estructurar agrupamientos que
permitan conformar posteriormente cuadros de empleo.
d) Desarrollo de estándares de competencia laboral
Se debe tener claro que lo que se describe será lo que permita evaluar posteriormente la
competencia de las personas en su trabajo.
Se deben estandarizar las competencias laborales para establecer unos mínimos
deseables sobre la calidad del desempeño de funciones, permitiendo el reconocimiento
público del cumplimiento de estos mínimos exigibles en las distintas áreas de trabajo.
e) Validación de competencias laborales
Una vez elaborados los estándares de competencia se deben validar con funcionarios de
las áreas respectivas que no hayan participado de su elaboración.
En cada Manual deben incluirse los siguientes aspectos:

La identificación del propósito principal o razón de ser del empleo.
Las competencias que se han definido por cada nivel jerárquico del empleo.
Las competencias funcionales.

Los requisitos de estudio y experiencia.


Fuentes: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.1999. Tomado de Manual de Conceptos, Métodos y aplicaciones en el sector salud
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=341
9. ANÁLISIS DE LA DEMANDA
Se procedió a realizar un análisis de la demanda que se presenta sobre la prestación de
este servicio en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede
extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP y que tienen relación
directa con el objeto del proceso contractual que nos ocupa.
De la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente
tabla.
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Tabla No. 1
ANO
ENTIDAD
OBJETO
VALOR
Actualización Plan Institucional de Capacitación;
SANTANDER - ALCALDÍA
Actualización de Manual de Funciones y Competencias
MUNICIPIO DE
Laborales y Actualización de Manual de Procesos y
CONFINES
Procedimientos
$7,000,000
Revisión y actualización del manual especifico de
funciones y competencias laborales de los empleos de
la planta de personal de la alcaldía municipal.
$8,000,000
2013
Modificación y actualización del manual especifico de
NORTE DE SANTANDER funciones y de competencias laborales para los
ALCALDÍA MUNICIPIO DE
empleos de la planta de personal del municipio de
ARBOLEDAS
arboledas, Norte de Santander
$15,000,000
2013
Atender,
asesorar,
acompañar
y
apoyar
BOGOTÁ D.C. - ESAP administrativamente las funciones asignadas al grupo
ESCUELA SUPERIOR DE
de gestión del talento humano, igualmente brindar
LA ADMINISTRACIÓN
acompañamiento al grupo en la actualización del
PÚBLICA
manual de funciones y competencias laborales, con
ocasión al proceso de fortalecimiento.
$22,200,000
2013
AGENCIA NACIONAL DE
MINERÍA
Prestar los servicios profesionales al Grupo de Talento
Humano de la Vicepresidencia Administrativa y
Financiera en la actualización del manual específico de
funciones y en la consolidación y validación del Sistema
de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP y
sus aplicativos.
$33,000,000
2014
NARIÑO - ALCALDÍA
MUNICIPIO DE
GUALMATÁN
Actualización del manual de funciones para el
fortalecimiento de la capacidad administrativa y de
gestión de la administración del municipio de
Gualmatán
$10,000,000
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
NORTE DE SANTANDER gestión para la elaboración y actualización del manual
ALCALDÍA MUNICIPIO DE
de funciones y competencias del municipio de Abrego
ABREGO
Norte de Santander
$17,200,000
2012
2013
2014
BOYACÁ - ALCALDÍA
MUNICIPIO DE BOAVITA
10. ANÁLISIS DE LA OFERTA
Con el fin de surtir el proceso de selección correspondiente, se observa que en el mercado
existen empresas que pueden ofertar los servicios requeridos dando cumplimiento a las
normas contractuales vigentes.
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10.1
POSIBLES OFERENTES
Como resultado del anterior estudio, se identifican los oferentes a los cuales se les solicitó
cotización y se toman sus precios como referencia para determinar las condiciones
económicas de este sector.
Una vez realizada la verificación se encuentra que tienen la capacidad e idoneidad que se
requiere para participar en el proceso de selección.
EMPRESA
LG CONSULTORES
GRUPO EXCLUSIVOS
STRATCO CONSULTORES ASOCIADOS S.A.
LUIS CARLOS RODRÍGUEZ ROA
11. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR
LA OFERTA MÁS FAVORABLE
De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo
85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad tendrá en cuenta el siguiente factor para la
selección en el presente proceso de contratación:
Según lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad verificará el
cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE,
únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección
aritmética (Evaluación Económica).
En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la
Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta
con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado.
En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones del mercado y satisfacer
las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el
proceso de selección.
11.1
Evaluación Económica
Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el
Anexo Nº 1 de la Invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas
por el COPNIA.
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El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e
indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones
sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su
propuesta económica.
Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de
contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y que se dividen en:
REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES
CALIFICACIÓN
Verificación requisitos de carácter jurídico
CUMPLE / NO CUMPLE
Verificación de especificaciones técnicas
CUMPLE / NO CUMPLE
11.2
Verificación de requisitos habilitantes:
La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas
mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos
presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública
y a las disposiciones legales vigentes.
Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de
CUMPLE o NO CUMPLE.
El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el
precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos
habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo
con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.
12.
ANÁLISIS DEL RIESGO
Conforme lo establece el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, que indica: “Evaluación del
Riesgo”: La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa
para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el
efecto expida Colombia Compra Eficiente”, se procedió a realizar el respectivo análisis con
base en la matriz de riesgos del “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en
los Procesos de Contratación” (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web
Colombia Compra Eficiente.
Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la
siguiente matriz:
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MATRIZ DE RIESGOS
NÚMERO
1
2
3
4
CLASE
GENERAL
GENERAL
ESPECÍFICO
ESPECIFICO
FUENTE
INTERNO
EXTERNO
EXTERNO
EXTERNO
ETAPA
PLANEACIÓN
CONTRATACIÓN
EJECUCIÓN
EJECUCIÓN
TIPO
OPERACIONAL
OPERACIONAL
OPERACIONAL
OPERACIONAL
Se presenta por fluctuación o
incremento en los costos de la
materia prima que afecte
gravemente la producción y
cumplimiento del contrato.
Se presenta cuando el objeto
contratado no cumple con las
especificaciones mínimas exigidas
por la entidad.
Se presenta cuando la empresa
Se presenta cuando el
seleccionada no suscribe el
presupuesto oficial, la definición de
contrato en el plazo establecido y/o
DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y
la necesidad y/o el objeto
no presenta o se retrasa en la
COMO PUEDE OCURRIR)
establecido en el estudio previo, no
constitución de las garantías que
se ajusta a la modalidad de
amparan el cumplimiento del
selección aplicable.
contrato.
CONSECUENCIA DE LA
OCURRENCIA DEL EVENTO
Retraso en el inicio de la ejecución
Retrasos en el proceso de
del contrato y por ende, afectación
selección y ajuste del estudio
del cumplimiento del objetivo
Incremento en el valor del contrato
previo por parte de la persona a
propuesto para la satisfacción de la
cargo del tema
necesidad.
Se retrasan las entregas y por
ende, el cronorama establecido
para la ejecucion del contrato
PROBABILIDAD
2
2
2
4
IMPACTO
3
3
3
3
VALORACIÓN DEL RIESGO
5
5
5
7
CATEGORÍA
RIESGO MEDIO
RIESGO MEDIO
RIESGO MEDIO
RIESGO ALTO
¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?
COPNIA
CONTRATISTA
CONTRATISTA
CONTRATISTA
Revisión y apoyo técnico del área
que solicita el proceso de
El proponente en el valor ofertado
Establecer plazos perentorios en el
Requerir al contratista para el
selección, para definir claramente
debe tener en cuenta y asumir las
TRATAMIENTO / CONTROLES A SER
cronograma del proceso para el
cumplimiento del contrato y/o
los aspectos relevantes de la
fluctuaciones económicas que se
IMPLEMENTADOS
perfeccionamiento, legalización y
aplicación de multas y/o aplicación
necesidad a satisfacer y determinar
puedan presentar durante la
ejecución del contrato.
de garantías.
la modalidad de selección
ejecución del contrato.
aplicable.
PROBABILIDAD
IMPACTO
DESPUÉS DEL
TRATAMIENTO VALORACIÓN DEL
RIESGO
CATEGORÍA
1
1
1
2
3
3
3
3
4
4
4
5
RIESGO BAJO
RIESGO BAJO
RIESGO BAJO
RIESGO MEDIO
¿AFECTA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO?
SI
SI
NO
SI
RESPONSABLE DE LA
IMPLEMENTACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN Y
ÁREAS DE GESTIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN Y
ÁREAS DE GESTIÓN
¿COMO SE REALIZA
MONITOREO Y EL MONITOREO?
REVISIÓN
PERIODICIDAD
¿CUÁNDO?
Revisión jurídico técnica y
actualización normativa a los
estudios previos
Cada vez que se reciba una
solicitud de contratación
Supervisión adecuada para la
Verificación de los costos ofertados
Verificación del cumplimiento del
verificación del cumplimiento de las
frente a los cobros realizados por el
cronograma del proceso
condiciones técnicas y cantidades
contratista
exigidas por la entidad.
Cada vez que se adelante un
proceso de contratación
Siempre durante la ejecución del
contrato
Siempre durante la ejecución del
contrato
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13. RECOMENDACIÓN
Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto
1510 de 2013, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva
legal, análisis de mercado y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la
presente contratación de Mínima Cuantía.
Atentamente,
(Original Firmado)
NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA
Profesional de Gestión de Contratación
Vo. Bo.
(Original Firmado)
LUZ MARINA RESTREPO TREJOS
Subdirectora Administrativa y Financiera
Vo. Bo.
(Original Firmado)
LIDA MIREYA ORTIZ CORTES
Profesional de Gestión de Talento Humano
Rodríguez
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