Procedimiento del SGA para el control del documentos

Nombre del documento: Procedimiento
del SGA para el Control de Documentos
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.5
Código: ITSG-GA-PR-10
Revisión: 2
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1. Propósito
Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión Ambiental (SGA).
2. Alcance
Aplica para el Instituto Tecnológico Superior de Guasave.
3. Políticas de operación
3.1 Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGA que
se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión.
3.2 “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado”.
3.3 Considerando la política anterior el Controlador de Docum entos del Instituto Tecnológico Superior de
Guasave es el único autorizado para im prim ir documentos del SGA, a aquellos usuarios que
deseen tener el documento en físico, asegurándose siempre de que sea la revisión vigente
3.4 El Controlador de Documentos a través del Portal del SGA los cambios y correcciones que se hagan a los
Documentos Controlados.
3.5 Las v ersiones vigentes se encuentran en el portal y no cuentan con las f irmas correspondientes.
3.6 En el caso de no contar con Internet en todas las áreas de los Instituto Tecnológico Superior de
Guasave el CD podrá hacer entrega de los docum entos del SGA en electrónico y en PDF sin
opciones de Im presión o copiado con el fin de descargarlo en sus equipos de cómputo.
3.7 Los documentos de origen externo son identificados por su nombre y f echa de emisión, se controlan a
través del portal del SGA. Sin embargo, existen documentos específicos por Instituto que se adicionan
a la Lista Maestra de Documentos.
3.8 Es responsabilidad del Controlador de Docum entos actualizar la lista maestra de documentos
controlados y darla a conocer al personal del Instituto Tecnológico involucrado.
3.9 Cuando se requiera la impresión de algún documento, debe solicitarse por escrito al controlador de
documentos del Instituto Tecnológico (el escrito debe de contener en que área se encontrarán los
documentos y la justificación de tener copia im presa, así mismo debe asegurarse de que los
documentos permanecen legibles y fácilmente identificables). El CD deberá conservar las
solicitudes a efecto de comunicar los cambios cuando sea un usuario de los documentos del SGA.
3.10 Los documentos en presentación “W ord” los tiene disponibles la Representante de la Dirección y el
Controlador de Documentos.
CONT ROL DE EMISIÓN
ELABORÓ
Lic. Luis Antonio Reyna
Camacho Controlador de
Documentos
Firm a:
31 de Octubre de 2013
REVISÓ
Ing. Miguel
Alejandro
Rodríguez
RD
A
Lic. Luis Antonio Reyna
Camacho Controlador
de Documentos
Firm a:
12 de Noviembre de 2013
AUTORIZÓ
Ing. Ángel Rafael Quevedo
Camacho
Director General
Firm a:
16 de Diciembre de 2013
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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Código: ITSG-GA-PR-10
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4. Diagrama del procedimiento.
Elaborador de
Documentos.
Responsables de
Revisar y Autorizar.
Controlador de
Documentos
Controlador de
Documentos del
Tecnológico
Inicio
2
1
Elabora
Documento.
Revisa
Documento.
NO
¿Es
Correcto?
SI
3
Firma de
revisado
5
4
Autoriza
documento
Identifica Cambios y
Número de Revisión.
6
Publica
Documentación
7
Consulta
documentación
publicada en el portal
Término
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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Referencia a la Norma ISO 14001:2004
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5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
Código: ITSG-GA-PR-10
Revisión: 2
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Actividad
Responsable
etapas
1. Elabora
Documento.
1.1 Detecta necesidad de em itir un nuevo documento
modificar alguno ya existente, define el nombre con el
que se dará a conocer el documento. El nombre
deberá hacer referencia a la actividad propia
realizar.
1.2 Asigna código y número de revisión al documento
fecha de revisión. (Ver. tabla de asignación d e
códigos).
1.3 Identificación de documentos de origen externo que el
ITSG ha determinado que son necesarios para la
planificación y operación del SGA y se controla su
distribución.
2. Revisa
Documento.
2.1
Revisa que
el documento
especificaciones vigentes aplicables.
cumpla
con
Elaborador
de
document
o.
las
2.2 Revisión anual de la vigencia de los documentos externos.
2.3 Los documentos deben ser revisados de acuerdo a l
Lista de documentos controlados ITSG-GA-PR-10 y
documentos externos ITSG-GA-MA-08
SI es correcto pasa a la etapa 3.
NO es correcto regresa a la etapa 1.
3. Firm a de
revisado
3.1. Firma documento en el campo correspondiente de
revisado
4. Autoriza
Docum ento.
4.1 Recibe documento revisado y verifica que cumpla co las
especificaciones aplicables.
4.2 Autoriza documento y firma en
el
cam po
correspondiente
4.3 Se entrega al Controlador de Documentos del Com it de
Sistema de Gestión Ambiental para su publicación en el
portal del SGA.
5. Identifica
Cam bios y
Núm ero de
Revisión.
5.1 El Controlador de Documentos recibe la
m
documentación revisada y autorizada, verifica
cambios número de
revisión
5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en los
docum entos en cuanto a códigos, número de revisión,
denom inaciones, f echas de elaboración, revisión y
autorizaciones debe notificar al Elaborador
del
Docum ento del SGA para su aclaración
Responsable
de
Revisar.
Responsable
de
Revis
Responsable
ar.
de
Autoriz
ar.
Controlador de
Documentos
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
6.Publica
documentación
6.1 Da de alta en el portal del SGA los Documento
actualizados una vez autorizados y los registra en l
lista maestra de documentos y los formatos en la list
para control de registros de calidad.
6.2 Difunde a través del portal del SGA la disponibilidad de la
documentación incluyendo f ormatos y su f echa de
aplicación.
Controlador de
Documentos
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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del SGA para el Control de Documentos
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4.4.5
7. Consulta
7.1 Consulta en el portal del SGA la documentación
docum entación
publicada recientemente.
publicada en el 7.2 Dif unde al interior del Instituto Tecnológico y f echas
portal
de
aplicación
de
la documentación del SGA
vigente para la aplicación respectiva de cambios,
revisiones o actualizaciones.
Controlador de
Documentos del
Instituto Tecnológico
6. Documentos de referencia
DOCUMENTO
7. Registros
Registros
Lista Maestra de Documentos
Controlados
Tiempo de
Retención
Responsable de
conservarlo
Hasta la
siguiente
modificación.
Controlador de
Documentos
Código de
registro
ITSG-GA-MA-07
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del documento: Procedimiento Código: ITSG-GA-PR-09
del SGA para el Control de Documentos
Revisión: 2
Referencia a la Norma ISO
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14001:2004
4.4.5
Registros
Tiempo de
Retención
Lista de control de Registros del
SGA
Hasta la
siguiente
modificación
Responsable de
conservarlo
Contr
olador
de
Docu
mento
s
Código
de
registro
ITSG-GA-MA-10
8. Glosario
Controlador de documentos: M i e m b r o de la organización que con independencia de
otras responsabilidades, tiene la responsabilidad de administrar y controlar los documentos del SGA.
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que af ecte al
ambiente por parte de los servicios proporcionados por los Institutos Tecnológicos o Centros.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de ref erencia al desarrollo de las actividades y
f unciones del Sistem a de Gestión Ambiental y que no f ue elaborado de m anera interna en el SGA Ej.: Ley
Federal del Trabajo.
Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión Ambiental.
Lista M aestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados
todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión Ambiental.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desem peñadas.
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10. Cambios a esta versión
Número de
revisión.
0
Fecha de
actualización.
Descripción del cambio.
12 de Noviembre 2013 Se cambio de logo de la DGEST por el logo institucional ITSG, el código
SNETS por el código ITSG.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.