GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO DE PASANTÍA
Seminario de Trabajo de Grado
Por, Carlos Arturo Monje Alvarez
A continuación se presentan los elementos básicos que se deben tener en cuenta para la formulación y
presentación de una propuesta de pasantía a desarrollar en una empresa u organización relacionada con
el campo de la comunicación, pertinente y significativa para la formación académica del estudiante de
comunicación social y periodismo, la cual debe ser presentada para su aprobación ante el Comité de
Currículo del Programa, previo el lleno de requisitos establecidos en el acuerdo de modalidades de grado
(Acuerdo No. 009 del 04 de junio de 2013. Artículos 24 – 30. Expedido por el Consejo de la Facultad de
Ciencias Sociales y Humanas).
Requisitos: Haber cumplido con el 90% de los créditos del plan de estudios; presentar propuesta ante el
Comité de Currículo del Programa; someterse a proceso de selección de acuerdo con el perfil requerido
por la entidad donde aspira desarrollarla; duración no inferior a seis (6) meses, con dedicación exclusiva
y jornada completa; presentación y sustentación de informe de resultados de la pasantía. Los aspectos a
tener en cuenta para la elaboración de la propuesta y el informe final son los siguientes:
1. Información básica del proyecto.
- Nombre o título del proyecto (sintéticamente qué se quiere hacer).
- Organización o empresa donde se llevará a cabo (Breve descripción).
- localización, Dirección, e-mail y teléfono contacto.
- Nombre del pasante.
- Periodo de realización.
2. Descripción del proyecto.
Hay que indicar que es lo que se pretende hacer, identificar el proyecto y el marco institucional
desde el que se realizará. En este apartado se debe definir y caracterizar brevemente la idea central
que se quiere llevar a cabo.
Describir en qué consiste el plan, junto con una breve presentación y ubicación del contexto donde
se desarrollará. El propósito general y una breve explicación sobre cómo están constituidas las partes
del plan de intervención. En este apartado se debe explicar de manera ordenada los procedimientos
que se pondrán en marcha para apoyar a la organización o empresa donde se llevará a cabo la
pasantía.
3. Diagnóstico de Situación actual.
3.1. Propósito del diagnóstico de situación.
3.2. Recolección de información para el diagnóstico.
3.3. Formas organizativas para la recolección de información.
3.4. Descripción del contexto general y particular para la intervención.
3.5. FORMULACIÓN DE MATRIZ DOFA. Hacer la matriz DOFA del área de intervención.
Perfil de necesidades para el fortalecimiento e impulso al Desarrollo de la organización
(demandas y requerimientos).
3.6. Establecimiento de prioridades.
4. Problemática a la cual el proyecto pretende contribuir a resolver.
En esta sección debe describirse el problema detectado en la organización o empresa, así como
explicar cuál es la situación presente y cuál sería la situación ideal.
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5. Justificación. (Análisis de situación, identificación de necesidades y priorización; por qué se hace,
razón de ser y origen del proyecto).
La justificación, responde al "por qué" de la intervención. Se debe explicar por qué es conveniente
llevar a cabo la intervención y cuáles son los beneficios que se derivan de ella. La justificación se
redacta de forma impersonal y tipo ensayo (sin subtítulos) y debe contemplar como mínimo
argumentos relacionados con:
-
-
Importancia o pertinencia de la intervención para la organización o empresa en la que se llevará
acabo.
Importancia o pertinencia de la intervención desde el aporte teórico/académico (aplicación o
ampliación de conocimientos, profundización y obtención de experiencias en un área de
formación o énfasis, aporte a la formación profesional, entre otras razones).
Importancia o pertinencia de la intervención desde el aporte que realiza a la Institución y al
programa.
Importancia o pertinencia de la intervención desde el aporte que representa para el estudiante
que la realiza.
6. Finalidad del proyecto (Impacto que se espera lograr).
7. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido).
8. Definición de Objetivos. General y específicos.
Los objetivos son los logros que se pretenden alcanzar con la ejecución de una acción planificada.
Pueden ser obtenidos visualizando una situación de futuro, una vez que se han resuelto o eliminado
los problemas identificados. La determinación de objetivos implica también su clasificación por
orden de importancia comprendiendo las diferencias entre objetivos generales, específicos,
actividades y resultados.
La diferencia entre un objetivo general y uno específico puede estar centrada en el plazo de tiempo
de ambos. Es decir, que un objetivo general puede poseer un alcance de largo plazo que sobrepasa la
vida útil de un proyecto. Por su parte, los objetivos específicos apuntan a contribuir al acercamiento
del objetivo general. Alcanzar los objetivos específicos provendrá del logro de los resultados e
implica un conjunto de beneficios concretos sobre las personas que son coresponsables en el
proyecto. Esta particularidad respecto de los objetivos específicos, implica que los mismos se
encuentran estrictamente en el ámbito de influencia del desarrollo del proyecto y de sus actores.
Claros: Formulados en un lenguaje comprensible y preciso, fáciles de identificar. Factibles: Posibles
de alcanzar con los recursos disponibles, con la metodología adoptada y dentro de los plazos
previstos. Pertinentes: Tienen una relación lógica con la cuestión que pretende abordar.
9. Metas, indicadores de logro y criterios de evaluación.
9.1. Metas (cuánto se quiere hacer, cuándo y dónde; servicios que se prestarán y/o necesidades
que se cubrirán).
9.2. Indicadores de evaluación (definición de instrumentos que permitan medir el grado en que se
alcancen las metas).
Los indicadores constituyen una herramienta central en el proceso de planificación de un
proyecto bajo el enfoque de marco lógico. Estos indicadores deben ser establecidos tanto para
objetivos generales, específicos, resultados y actividades, guardando cada uno de ellos sus
propias especificaciones.
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Los indicadores constituyen una herramienta central en el proceso de planificación de un
proyecto bajo el enfoque de marco lógico. Estos indicadores deben ser establecidos tanto para
objetivos generales, específicos, resultados y actividades, guardando cada uno de ellos sus
propias especificaciones.
9.3. Medios de verificación. Procedimientos a través de los cuales se obtienen los indicadores.
10. Beneficiarios
11. Metodología, estrategias de intervención, plan de acción y/o actividades a desarrollar.
La metodología constituye el eje central de un proyecto y hace referencia al camino que se va a recorrer,
la forma de organizar los recursos y presentar las actividades para llegar a lograr los objetivos,
describiendo el uso de diferentes técnicas.
Para el proceso metodológico es conveniente tener en cuenta:
-
Las características o variables que describen a la población a la que va dirigida el proyecto
Las actividades a desarrollar en el proyecto.
El espacio geográfico o local en el que tendrán lugar las actividades
El periodo o momentos en los que se desarrollará el proyecto
Las técnicas e instrumentos que se van a usar
También es importante definir la comunicación/proyección de las intervenciones, cómo vamos a
comunicar para motivar a la participación.
En cuanto a las actividades, existen variadas opciones (actividades didácticas, asesorías individuales o en
grupo, actividades grupales como sesiones informativas o talleres, concursos, etc.), que lejos de ser
antagónicas o excluyentes se complementan entre sí, por lo que se dispone de un abanico de
posibilidades para adaptarse a las necesidades y posibilidades de cada entorno concreto. En el proyecto
se han de especificar y describir.
En este apartado se describen las acciones e instrumentos que se consideran pertinentes, los cuales se
ampliarán cuando se desarrolle el Diagnóstico, el Plan de trabajo y la Aplicación del proyecto, bajo un
esquema establecido de etapas para tener mayor control sobre las propuestas y los resultados que se
pretende.
Detallar los procedimientos que se realizarán en cada etapa. Actúa como estrategia para hacer un “plan
de operaciones” en el cumplimiento de la tarea. Por eso piensa muy bien qué acciones emprenderás
para obtener los resultados esperados en cada tramo del que será el proyecto final, siempre teniendo
presente las metas que se desea alcanzar; además, se debe determinar cuál será la secuencia lógica de la
ejecución de las acciones, prever cuánto tiempo se tardará en cada una de ellas y en qué momento
conviene realizarlas.
Un análisis y planteamiento de estrategias es importante para identificar aquellas que son necesarias
para alcanzar un objetivo específico, además de establecer aquella estrategia que sirva para poder
efectivizar la intervención.
Se debe hacer explícito el plan operativo de la intervención que se realizará. Para ello, se debe diligenciar
el siguiente cuadro, de acuerdo a las instrucciones dadas para cada columna.
Estrategias
Corresponde a las
acciones generales
que darán solución
Metas
Defina las metas
o logros
esperados para
Acciones
Establezca las
acciones
particulares
Recursos requeridos
Establezca
los
recursos
empleados
para
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Impacto esperado
Defina los beneficios,
que
se proyecta, puede
a
los inconvenientes
encontrados en el
Diagnóstico. Se
relacionan con los
objetivos
específicos
de la intervención
cada estrategia
planteada.
realizadas para el
logro de cada
meta.
ejecutar
cada
acción
en
términos
de: talento humano,
recursos técnicos y/o
tecnológicos, espacio
físico, entre otros.
percibir
la
organización y
en particular el área o
proceso intervenido a
partir
de
cada
Estrategia
planteada.
Los
beneficios
pueden
ser
en
términos
de
reducción
de
costos,
incremento de la
productividad,
optimización de los
tiempos de ejecución
de
las actividades u
operaciones
intervenidas,
incremento
de la satisfacción de
clientes, entre otros
12. Ejecución, seguimiento y evaluación.
Es preciso describir las fórmulas de coordinación que se van a establecer para la realización de las
actividades, las personas involucradas en esa conducción/coordinación y en la realización de las
actividades.
Por otra parte hay que indicar en qué lugar y fechas han de llevarse a cabo las actividades, cuándo se
hacen cada una de las actividades, en qué tiempos y horarios.
Para conocer si un proyecto o programa se está desarrollando conforme estaba previsto y ajustar lo más
posible el diseño a la realidad, y para enriquecerlo y subsanar posibles problemas es imprescindible
evaluar. Todo proyecto debe contar con una metodología de evaluación explícita, para poder conocer en
qué medida se han conseguido alcanzar los objetivos que se proponen y se han desarrollado las
actividades previstas.
La evaluación es un proceso que consiste en determinar y en aplicar criterios y normas, con el fin de
emitir un juicio sobre los diferentes componentes del programa y en todas las etapas del mismo, para
rediseñar acciones, detectar nuevas necesidades y mejorar.
13. Recursos y costos de ejecución (quiénes y con qué se realizará el proyecto, insumos; incluye cálculo
de costos de ejecución o elaboración de presupuesto).
14. Cronograma de desarrollo del Plan de intervención.
15. Bibliografía.
INFORME DE EJECUCION: Al término de la intervención o pasantía el estudiante debe elaborar y
presentar un informe de ejecución en el cual debe referirse a los logros alcanzados y presentar las
evidencias del logro de los objetivos propuestos, los impactos percibidos por el estudiante, indicando los
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aportes y beneficios, que la realización del proyecto le aportó a nivel personal, académico y laboral, así
como las limitaciones o situaciones presentadas durante la ejecución del proyecto que de un modo u
otro retrasaron o limitaron el desarrollo de los objetivos trazados inicialmente.
ESQUEMA PARA ORGANIZAR EL INFORME DE PASANTÍAS
PÁGINAS PRELIMINARES:
CARATULA.
GUARDAS. Hojas blancas que van al inicio y al final del informe.
PÁGINA TITULAR (Con leyenda alusiva a la realización de pasantía)
CONSTANCIA DE PASANTÍAS POR EXPERIENCIA LABORAL (COPIA).
CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR EMPRESARIAL / ORGANIZACIONAL.
CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR ACDÉMICO.
CARTA DE APROBACIÓN DE LA COORDINACIÓN DE PASANTÍAS.
ACTA DEL INFORME FINAL.
DIDECATORÍA (OPCIONAL).
AGRADECIMIENTO (OPCIONAL)
ÍNDICE O TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE CUADROS
LISTA DE GRAFICOS
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. ASPECTOS DE LA EMPRESA
Identificar la empresa, ubicación, actividad a la que se dedica, visión, misión, entre otros aspectos.
Resaltar en el organigrama de la empresa, el departamento o gerencia donde realizó la pasantía.
Asimismo, las funciones del departamento o gerencia donde las llevó a cabo. Si la empresa es reconocida
mencionar sólo los aspectos más destacados.
-
BREVE RESEÑA HISTÓRICA
DESCRIPCIÓN DE LAEMPRESA Y SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Organigrama).
MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA EMPRESA
DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES QUE CUMPLE EL ÁREA DONDE DESARROLLO LA PASANTÍA
CAPÍTULO II. DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Se menciona lo que se planteó a inicio de la pasantía como objetivo a alcanzar y se hace mayor énfasis
en describir las actividades que se realizaron especificando cada paso de los procesos.
Descripción de las actividades realizadas conforme al cronograma presentado
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Conocimientos adquiridos durante la Pasantías
Comparación de conocimientos teóricos y prácticos
-
DESCRIPCION DEL CARGO DESEMPEÑADO
APORTES REALIZADOS A LA EMPRESA DURANTE SU DESEMPEÑO
EXPERIENCIAS ADQUIRIDAS EN EL CAMPO DE TRABAJO (Se debe mencionar los conocimientos
adquiridos durante la pasantía así como la comparación entre conocimientos teóricos y prácticos).
PÁGINAS FINALES
CONCLUSIONES. Se deducen de los resultados obtenidos donde se menciona el alcance del objetivo
deseado, planteando las mejoras obtenidas en la empresa con el trabajo del pasante.
RECOMENDACIONES. Sugerencias sobre aspectos que, a juicio del pasante, ameriten modificaciones
referentes a la empresa.
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS (LISTA DESCRIPTIVA DE ANEXOS)
El informe de pasantías se organiza en tres partes:
I. Páginas Preliminares.
II. Texto o Partes del Informe III. Materiales de Referencias
I. Páginas Preliminares
1. LA PORTADA: es la parte del informe que va empastada y encuadernada en la cual deben escribirse los
datos tal cual como aparecen en el Anexo 1.
2. PÁGINA DE RESPETO: es la página en blanco que se coloca al inicio de todo trabajo escrito. Para
efectos de paginación, se cuenta pero no se enumera.
3. LA CONTRAPORTADA DEL INFORME DE PASANTÍAS: contiene los mismos datos de la portada. Para
efectos de paginación, se cuenta y no se enumera.
4. COPIA CARTA DE ACEPTACIÓN DE PASANTÍAS: es la copia de la carta que emite la empresa informando
a la institución sobre la aceptación del alumno como pasante. Para efectos de paginación, se cuenta y no
se enumera.
5. COPIA FORMATO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: es el formato que llena el Tutor Industrial
evaluando el desempeño del pasante una vez que culminan sus pasantías en la empresa. Este formato es
suministrado al Tutor Industrial por la Coordinación de Pasantías o Tutor Académico cuando se realiza la
supervisión del pasante en la empresa. Para efectos de paginación, se cuenta y no se enumera.
6. CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL: esta carta indica la aprobación del Informe de
Pasantías por parte del Tutor Industrial o Jefe Inmediato asignado por la empresa. se enumera romanos.
7. CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO: esta carta indica la aprobación del Informe de
Pasantías por parte del Tutor Académico asignado por la institución. Se enumera en números romanos.
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8. ACTA DEL INFORME FINAL: es la carta que contiene la evaluación definitiva de todo el proceso de
pasantías, firmada por el Tutor Académico de pasantías correspondiente y la Coordinación de Plantías.
Se enumera en números romanos.
9. DEDICATORIA: en la cual se mencionan las personas, organizaciones o instituciones a las que se quiere
honrar con el informe, esta página es opcional, se inserta por decisión del autor y ya redactada en forma
personal. Se enumera en números romanos Ej: IX.
10. AGRADECIMIENTO: donde se reconoce la colaboración, ayuda, apoyo, asesoría, asistencia y
orientación tanto técnicas, científicas o financieras, de personas, profesores e instituciones que
coadyuvaron para la ejecución de la pasantía y de su respectivo informe. La información no debe exceder
de dos (2) hojas, esta página es opcional, se inserta por decisión del autor y va redactada en forma
personal. Se enumera en números romanos Ej: X
11. ÍNDICE: el índice, donde se presentan los títulos de cada una de las partes que conforman el informe,
éstos no deben ir subrayados y han de ser complementarios a la lista de cuadros y gráficos. Los
subtítulos deben tener un margen de cinco (5) espacios con respecto a los títulos y con letra mayúscula,
seguido de minúscula. Se enumera en números romanos Ej: XI
12. LISTA DE CUADROS Y GRÁFICOS: cuando e contenido del informe lo requiera se insertarán los
cuadros y gráficos (dibujos, planos, fotografías, ilustraciones), que permitan explicar con mayor claridad
la información expuesta en el trabajo. Por lo tanto, si se incluyen, se hacen las listas de cuadros y
gráficos.
II. Texto o Partes del Informe
INTRODUCCION. Nos es enumera la primera página, si la introducción tiene dos páginas, la segunda si va
enumerada con números arábigos en el centro del margen inferior, siguiendo la secuencia de esta
numeración hasta culminar el Capítulo II. La Introducción debe contener información general de la
empresa donde se realizaron las pasantías como: nombre, ubicación (dirección), funcionamiento,
departamento donde trabajaron, fecha de inicio y culminación, objetivo general de las pasantías. Luego
deben relacionar las prácticas profesionales o pasantías con el informe presentado, describiendo en
forma general cada parte que compone la estructura del Informe.
CAPÍTULO I: LA EMPRESA. Antes del inicio de esta parte, adicionar una página que presente el capítulo, la
cual se cuenta pero no se enumera. En el desarrollo del mismo regularmente se exponen los aspectos
siguientes:
1.1. Breve Reseña Histórica
1.2. Descripción de la Estructura Organizativa
1.3. Misión, Visión y Objetivos de la empresa.
CAPÍTULO II: EL PASANTE. Antes del inicio de esta parte, adicionar una página que presente el capítulo, la
cual se cuenta pero no se enumera. En este capítulo se expone la información referida a:
2.1. Objetivos de las Pasantías
Objetivo General: el objetivo general es en esencia el mismo título del informe pero con el verbo en
infinitivo.
Objetivos Específicos: son los objetivos, actividades o acciones que permiten lograr el objetivo general.
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2.2. Actividades realizadas en el período de pasantías: presentar en forma detallada las actividades por
semana, realizadas durante el período de pasantías, usando la terminología correcta y sustentado toda la
información suministrada con datos teóricos y prácticos aprendidos durante la formación académica.
Tienen relación con los objetivos específicos mencionados anteriormente (perspectivas que se ve en la
organización, soluciones, logros, etc.).
2.3. Experiencia adquirida en el período de pasantías: relatan todos los conocimientos y capacidades
adquiridas a través de cada una de las actividades realizadas.
Páginas Finales: están conformadas por las Conclusiones, Recomendaciones y Materiales de Regencias.
La enumeración de estas páginas es continuación de la última página del contenido del capítulo II, en
número romanos. Ej: si la última página del capítulo II es la No. 20, las conclusiones, que es la
continuación del informe será la página No. 21, pero en números romanos, es decir, XXI; centrado en la
parte inferior de la página.
CONCLUSIONES: se exponen los problemas significativos, sus consecuencias producto de la experiencia
del estudiante al concluir la pasantía. Consiste en exponer las resoluciones o determinaciones a las que
se llegaron al finalizar la pasantía en el área referida a la mención de estudio. Debe presentar los
resultados del cumplimiento de cada uno de los objetivos específicos planteados al inicio del proceso de
pasantías.
RECOMENDACIONES: generalmente las recomendaciones deben estar relacionadas con los resultados de
los objetivos expuestos en las conclusiones, el pasante deberá, en esta página; presentar alternativas o
propuestas que permitan dar solución a las situaciones planteadas.
III. Materiales de Referencias
Los materiales de referencias comprenden el Glosario, las Referencias Bibliográficas y no bibliográficas y
Lista Descriptiva de Anexos.
Glosario: consiste en presentar la información sobre los términos técnicos que resultan necesarios, para
entender o ampliar el contenido de las actividades tratadas en el campo de trabajo.
Referencias Bibliográficas y no Bibliográficas: están compuestas por los autores de texto, información
por red o Internet, citados o no en el cuerpo de trabajo, los cuales le han servido al estudiante como
documentación y herramienta para la creación de nuevas propuestas, formatos, organigramas, etc.,
atendiendo a las necesidades de la empresa. La forma o estructura de elaboración aparecen en el Anexo
10. es importante destacar que tendrá la misma forma de Referencias Bibliográficas utilizada en el
Trabajo Especial de Grado.
Lista Descriptiva de Anexos: comprende la documentación adicional que refuerza o explica aspectos
referenciados en el cuerpo del trabajo estos se identifican con letras: ANEXO A, ANEXO B, ANEXO C y así
sucesivamente. Si hay anexos que constan de varias partes se empleará una serie alfanumérica: ANEXO
A-1, ANEXO A-2, etc. Para presentar un anexo se escribirá su letra, título correspondiente todo en
mayúscula y negrilla en el medio de la página centrado y con la numeración en la parte inferior de la
página, la cual debe anteceder al anexo que se expone.
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