Pautas para la Producción de Eventos - Inter

Requerimientos de Producción
para eventos
El listado de requerimientos listado a continuación es una guía para el montaje de eventos en
el territorio de la División Interamericana. La misma, representa el estandar mínimo requerido,
sin embargo no es una definición absoluta de las necesidades, pues cada evento tiene sus
propias variables y por ello se busca adaptar cada producción a las disponibilidades locales.
Las necesidades de producción se dividen en las siguientes áreas principales:
1.
Producción Audiovisual
a.
Iluminación
b. Audio
c.
Video
d. Escenario
2.
Producción de Televisión
a.
Cámaras
b. Control maestro
c.
Intercomunicadores
3.
Transmisión Satelital
4.
Producción de programa
a.
Script
b. Floor manager (plataforma y control de tiempo)
c.
Backstage
5.
Internet
6.
Traducción
7.
Prensa
8.
Otras necesidades de producción (personal, transporte, área de trabajo, electricidad)
1
PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
ILUMINACIÓN
Todo el sistema de iluminación debe ser el ideal para una producción de televisión, utilizando
la configuración básica de tres puntos, montado a 45 grados.
Necesidades:
-
Montaje de iluminación para las áreas de la plataforma (pueden ser PAR 64 blancas)
-
Montaje de iluminación para el fondo y elementos decorativos (PAR 64 y/o Leds de
colores)
-
Configuración básica de tres puntos (frontal, lateral y back Light)
-
La iluminación debe de ser de una temperatura fría para no modificar el color de los
rostros.
-
En algunos eventos es ideal contar con lámparas tipo Mini Brutes para el público
-
Si el programa lo requiere, pueden utilizarse luces robóticas (Gobos)
-
Personal de iluminación profesional
AUDIO
El sistema de sonorización in-house (PA) debe ser adecuado para el número de personas en el
auditorio, asegurando una distribución uniforme en todas las áreas.
El sistema de playback en CD, DVD, reproductor MP3 o cualquier otro, será controlado desde la
unidad de producción de televisión, para un mejor control del programa.
Necesidades de audio:

Equipo de audio profesional (sistema de bocinas line array)

Micrófonos inalámbricos para participantes en plataforma (4)

Micrófonos de solapa (lavalier) para presentadores y/o predicadores (2)

Micrófonos especiales para músicos de acuerdo a la programación (coro, instrumentos
en vivo, grupos, etc.)

Personal de audio profesional y 2 microfonistas
VIDEO
El uso de pantallas en el auditorio tiene una doble función. Por un lado utilizamos pantallas
decorativas en el escenario, donde se proyectan los logos del evento, así como los videos en
playback. Por otro lado, la necesidad de pantallas para el circuito cerrado en el auditorio
principal o salones adjuntos, también es una necesidad.
Necesidades de video:

Pantalla(s) para escenario. El tamaño ideal varía de acuerdo al lugar, sin embargo un
tamaño mínimo sería de 3x4 metros. La(s) pantallas principales para el escenario
pueden ser de LED o de proyección back con un proyector de mínimo de 5,000 lumens
para espacios pequeños y de 15,000 lumens para espacios de grandes dimensiones.

Pantallas alternas para escenario: En algunos eventos con espacios no tan grandes,
pueden agregarse algunas pantallas planas LCD como elementos decorativos,
alternando gráficos con los de la pantalla principal.

Monitores LCD para control de tiempo: Es necesario contar con por lo menos tres
pantallas en el piso de la plataforma, para el uso de personal de producción de piso.

Pantallas para circuito cerrado: Estas pantallas deben de instalarse fuera del escenario,
en lugares estratégicos para que el auditorio pueda apreciar la imagen de video.
Muchos auditorios cuentan ya con sus propias pantallas instaladas. En lugares abiertos,
o con mucha luz, serán requeridas pantallas de LED.
ESCENARIO
El diseño del escenario debe de ser pensado para la producción de televisión, tomando en
cuenta la seguridad en primer lugar, y asegurando que la cantidad de personas de acuerdo al
programa tendrá accesos rápidos para la continuidad del programa en los tiempos
programados.
Necesidades de plataforma:

Medidas mínimas de entre 10 y 12 Mts. de ancho por aprox. 24 y 26 mts de largo.

La altura de la plataforma varía de acuerdo al auditorio. Para espacios pequeños puede
utilizarse hasta una altura de 80 cm. y en eventos grandes hasta una altura de 180 cm.

El piso de la plataforma no debe de ser blanco o de un color claro. Ideal colores
madera oscuros o lisos como negro, azul, café, etc. Puede utilizarse alfombra en toda la
plataforma o utilizar tapetes en algunas secciones.
Necesidades de escenario:

Evitar logotipos ajenos al programa tales como el nombre del auditorio, gimnasio, etc.
Puede utilizarse una tela (drape) en color negro.

Es ideal que el diseño del escenario lo realice un artista local, para asegurar el colorido
del país anfitrión. Será necesario enviar algunos bocetos con tiempo de anticipación
para conceptualizar la idea en coordinación con el Departamento de Comunicación de
la División.

Se espera que el diseño tenga volumen, al colocar los diferentes elementos en
diferentes profundidades de la plataforma, en una disposición de diseño sobria y
elegante.

Incluir plantas de ornato, arreglos florales, follaje, palmas (Es requerida una comisión
local para el ornato de flores)
2
PRODUCCIÓN DE TELEVISIÓN
Para todo el concepto de producción televisiva es necesario contar con equipo profesional de
televisión de calidad broadcast, preferentemente alta definición (HD).
Generalmente se contrata a una sola compañía que cuente con una unidad móvil de
producción o con un paquete movil flightpack que cuente con los siguientes equipos:
CÁMARAS

Mínimo de cuatro cámaras de televisión para la producción del programa en vivo.

Trípodes para cámaras fijas (3) montados sobre plataformas para asegurar el ángulo de
visión de la cámara, de acuerdo a la altura del stage principal.

Grúa (crane/jib) para una de las cámaras.
CONTROL MAESTRO

Mezclador (switcher) de video profesional para la mezcla de las 4 cámaras y con
capacidad de entradas adicionales para VTR y por lo menos dos computadoras.

Se requiere que las cámaras cuenten con un sistema de control (CCU).

Grabación del programa en formato DVCAM.

Se requieren dos grabadoras DVCAM para grabar tres idiomas. En una grabadora se
graba un idioma en dos canales (LR) y en la otra grabadora se graba un idioma en el
canal izquierdo (L) y otro idioma en el canal derecho (R).

Es requerido un generador de caracteres para los subtítulos del programa. Los gráficos
serán elaborados por personal de la División, en el formato y tamaño compatible con el
generador de caracteres.


Será requerido un sistema para controlar el audio que llega de la consola de sala
El sistema de audio debe contar con por lo menos un reproductor de discos compactos
(CD Player) para reproducir las pistas.

Será necesario tener disposición de una o dos entradas de audio extra en el sistema de
audio de la unidad móvil/flightpack.
INTERCOMUNICADORES
Es necesario que la unidad móvil o flightpack cuente con su propio sistema de
intercomunicación suficiente para que el director de cámaras se comunique con los
camarógrafos y además serán requeridos 5 o 6 radios más conectados al mismo sistema, pero
con posibilidad de utilizarlos en un segundo canal, para la comunicación del productor con
backstage, audio, etc.
Montaje de iluminación para las áreas de la plataforma (pueden ser PAR 64 blancas)
Montaje de
3
TRANSMISIÓN SATELITAL
Si el programa será transmitido en vivo vía satélite, será necesario contratar un sistema de
enlace satelital (uplink.
El sistema montado deberá estar listo para enviar una ventana con señal de prueba de audio y
video desde 90 minutos antes de iniciar el programa en vivo.
La contratación por horas de un satélite específico será coordinada días antes del evento con el
Departamento de Comunicación de la DIA.
La compañía debe contar con un sistema de monitoreo de la señal, como se ve en vivo el
programa a través del canal Esperanza TV.
4
PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA
Al organizar un programa, es necesario considerar con mucho cuidado el contenido y
producción de cada uno de los componentes, pues además de que el evento será visto por
miles de personas en el auditorio, será transmitido en vivo por televisión.
GUIÓN (SCRIPT)
El programa deberá ser conducido de modo que no exista ningún espacio muerto entre
segmento y segmento. Para ello, será elaborado un guión detallado con minutos y segundos,
que deberá ser llevado a cabo tal cuál.
Ya que el evento es organizado en colaboración con la División y la Unión local, el guión será
elaborado en conjunto con los coordinadores del programa de ambas organizaciones y un
representante del Departamento de Comunicación de la División.
La Unión/Asociación local podrá organizar un programa previo antes del programa de la
División, que deberá de finalizar 5 minutos antes de entrar al aire en el satélite.
El guión del programa será modificado solo por una persona, para evitar diferentes versiones.
Para ello será requerido que con anticipación se conozca el detalle de las participaciones
locales, tales como dramatizaciones, desfiles, bienvenidas y todas las músicas especiales.
Es necesario conocer el tiempo exacto de la duración de cada pista y/o video a utilizar en el
programa con por lo menos dos semanas de anticipación.
CONTROL DE PLATAFORMA
La comisión organizadora del programa deberá nombrar a una comisión de coordinación de
plataforma, con por lo menos los siguientes integrantes:
FLOOR MANAGER

Es la persona responsable de lo que ocurre sobre la plataforma para dar continuidad
del programa. Se requiere que sea una persona con liderazgo, que conozca a los
participantes locales y que tenga la capacidad de movilizar gente, de acuerdo a las
necesidades del programa.

Requerirá de dos asistentes, que apoyen a coordinar los accesos a la plataforma.

Requerirá de dos asistentes para imprevistos, que pueden cumplir funciones como subir
a la plataforma a acomodar algún objeto fuera de lugar, o buscar a algún participante o
llevar mensajes. Idealmente pueden ser guías mayores jóvenes. Estos asistentes deberán
vestir ropa negra, para no llamar la atención.

Requerirá de un asistente para control de tiempo (timing), que maneje el reloj de
conteo regresivo.

Es requerido utilizar una computadora conectada a los monitores LCD de plataforma,
con un software de conteo regresivo.
BACKSTAGE MANAGER
Es la persona responsable de lo que ocurre detrás de plataforma. Con sus asistentes, es el
responsable de llamar a los participantes y prepararlos para presentarse en la plataforma a
tiempo.

Es necesario que los participantes estén en bacsktage por lo menos 30 minutos antes
de su participación.

Es requerido un cuarto de maquillaje (con aire acondicionado, espejo e iluminación
adecuada.

Personal de apoyo para apoyo en peinado y maquillaje.

Agua potable

Cercano a la plataforma y baños.

Cuidar la imagen visual de todos los participantes. (Ver el documento de vestimenta
apropiada para TV).
5
INTERNET
Necesidades de Internet para transmisión de video (streaming)

Conexión a Internet de alta velocidad (T1 de subida)

Personal de apoyo para ingeniería de video
6

TRADUCCIÓN
Todos los eventos de la División Interamericana se transmiten para audiencias en tres
idiomas diferentes: Español, Inglés y Frances.

El idioma en el cuál se llevará a cabo el evento, será el idioma del país sede.

Cuando uno de los participantes en plataforma no habla el idioma del país sede, tendrá
que ser acompañado de un intérprete que traducirá en vivo desde la plataforma.

Con el fin de llevar la programación en vivo vía satélite en los tres idiomas, será
necesaria una comisión de traducción que elabore un rol de traductores para todo el
programa en los dos idiomas extranjeros al país sede.

Será necesario un espacio aislado de sonido para la traducción simultánea de los dos
idiomas diferentes al del país sede, donde cada intérprete pueda ver y escuchar la
programación con monitores de audio (audífonos) y monitores de video.

Si el auditorio no cuenta con un espacio ideal para este propósito, será necesario rentar
cabinas de traducción.

La comisión de traducción deberá trabajar en coordinación con personal del
Departamento de Comunicación de la División.
8
PRENSA

Un área de prensa, con una mesa y conexión a Internet, es necesaria para el personal
de fotografía y prensa de la División. La ubicación de esta área deberá determinarse en
coordinación con el personal del Departamento de Comunicación de la DIA.

En algunos eventos será necesario contar con un par de fotógrafos locales de
experiencia, que cubran el evento desde diferentes ángulos y perspectivas, para
enriquecer el álbum fotográfico de la División.

Para eventos mayores y principalmente los de impacto a los públicos externos a la
iglesia, donde la actividad significa una oportunidad para relaciones con medios de
comunicación, se recomienda establecer un área y/o sala de prensa para medios
externos.

Es importante que antes de convocar a los medios de comunicación analizar si el
objetivo del evento justifica la invitación, pues el resultado del trabajo de los periodistas
es emitir una opinión que puede ser a favor o en contra del evento, y por lo tanto de
quien lo organiza, en este caso, la iglesia.

Para establecer una sala de prensa y por lo tanto convocar a los medios de
comunicación, será necesario preparar material dossier de calidad e instalar un
mecanismo de acreditación.
9
OTRAS NECESIDADES DE PRODUCCIÓN
CABINA DE PRODUCCIÓN

En eventos cuando es necesario apoyar la producción con personal y/o equipo técnico
de la División, será necesario definir un espacio de trabajo con acceso exclusivo y fácil
para el personal.

Con sillas y mesas de trabajo

Acceso estable a Internet de banda ancha

Que sea seguro, con vigilancia.

Aire acondicionado.

Con electricidad estable.
TRANSPORTE
Para transportar al personal desde el hotel al lugar de reuniones, será necesario contar con un
transporte exclusivo para el personal de producción de la División, con disposición de horario
adaptable a las necesidades y que no dependa de los viajes programados por la comisión de
transporte, para el resto de los delegados y/o visitantes de la DIA u otras instituciones.
10
INFORMACIÓN PERSONAL DE COMUNICACIÓN DIA
NOMBRE
TÍTULO DIA
COMISIONES EN EVENTOS
Leon Wellington
Vicepresidente y Dir.
Producción ejecutiva, Traducción
Comunicación
Abel Márquez
Director Asociado de
Producción General, Creatividad
Comunicación
Libna Stevens
Director Asistente de
Prensa, Noticias, Fotografía
Comunicación
Apoyo en algunos eventos cuando es requerido:
Jose Romero
Tecnologías de Información
Tecnología web y de video
Personal de instituciones de la División convocados por el Departamento de Comunicación de
la DIA.