Guía de buenas prácticas Consejos para establecer su Data Room

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Guía de buenas prácticas
Consejos para establecer su Data Room
¡Saque el máximo
Acerca de Drooms
provecho a su Data
Room! La Guía de buenas
prácticas ofrece útiles
confidencial. Hemos desarrollado el data room más seguro y rápido del
mercado para facilitar a las empresas los procesos de trabajo en los que se
sugerencias sobre la
manejan documentos confidenciales. Hemos participado en miles de proyectos
desde el año 2001, gracias a lo cual hemos adquirido una cantidad significativa
digitalización de
documentos y la creación
de un índice.
Drooms es un especialista en soluciones para la gestión de la información
de experiencia y conocimiento técnico que nos ha permitido incorporar
seguridad, transparencia y eficiencia a nuestras soluciones.
Nos gustaría compartir nuestra experiencia con usted a través de esta guía y así
ayudarle en la preparación de su data room virtual para que le saque el máximo
rendimiento.
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS
Si desea una mayor información sobre gestión de datos diríjase a www.drooms.com
Preparando sus archivos y documentos
Archivos físicos y documentos
Para conseguir mejores resultados durante el proceso de escaneado, por favor
considere los siguientes puntos a la hora de preparar los documentos:
Todos sus documentos
confidenciales los manejan
experimentados Project managers
del equipo de Drooms
Use separadores para separar los diferentes documentos dentro de un
archivo
Para facilitar el proceso de escaneado, por favor evite usar: Documentos
encuadernados, grapas, clips, clip de carpeta, Índices Post-it, Notas Post- it,
Divisores de páginas
Los documentos encuadernados podrían incrementar significativamente el
tiempo necesario para explorar y digitalizar sus documentos. En la medida
de lo posible intente tenerlos preparados con antelación.
Documentos electrónicos
Definir una buena estructura de carpetas y ficheros garantiza una mayor
eficacia y velocidad a la hora de cargar la documentación en el Data Room. No
utilice nombres de ficheros excesivamente largos que impidan una rápida
Los archivos más habituales como
imágenes PDF, archivos Office,
localización e indexación. Genere soportes cifrados de datos o bloqueados por
contraseña si piensa enviarlos en dispositivos externos (DVDs, USB, discos
pueden visualizarse directamente
duros, etc.), que garanticen la confidencialidad de la documentación antes de
en Drooms. Los archivos en otros
almacenarla en el Data Room.
formatos han de ser descargados
por el usuario para su visualización.
ARCHIVOS EXCEL
Asegúrese que todas las áreas de impresión están correctamente
establecidas para los documentos Excel
Guarde los documentos Excel en formato PDF antes de cargarlos (a menos
que el uso de las fórmulas sea absolutamente necesario)
DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS
Al digitalizar sus documentos una resolución máxima de 200 dpi será
suficiente
Sólo debe escanear a color cuando sea necesario usar color en un
documento para visualizar la información. Los colores añaden tamaño al
documentos digital y por esa razón resultan más lentos de cargar que un
documento en blanco y negro
El objetivo debe ser contar con el menor tamaño posible de archivo durante
el proceso de digitalización
SUGERENCIAS ADICIONALES
No envíe documentos electrónicos protegidos con contraseña
Con el fin de facilitar la correcta asignación de documentos dentro del data
room, asegúrese de que los documentos tienen los mismo títulos que
aquellos utilizados en el listado del índice correspondiente
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Configurando su data room virtual
Copiando una estructura de carpetas
Hay diferentes formas de configurar un data room. Una opción para configurar
su data room es utilizar la función de “importar archivos”. Simplemente
estructure los documentos en su ordenador y cargue las carpetas y archivos
directamente en el data room usando la función de " arrastrar y soltar“. Su
estructura se transfiere exactamente igual con un solo clic y se indexará
automáticamente.
Las carpetas y archivos tienen que
ser organizados en la misma
estructura en su ordenador local
como se supone que tienen que ser
organizados en la data room
ORGANIZACIÓN DE SUS ARCHIVOS Y CARPETAS
Las carpetas y los archivos deben ser nombrados de una manera correcta
tanto alfabética como numéricamente para crear una estructura coherente
Cada punto del índice solo puede contener un documento
Elimine los archivos del sistema innecesarios antes de cargarlos en el data
room (por ejemplo, elimine Thumbs.db o archivos Office temporales)
CARGA DE DOCUMENTOS
Para garantizar la máxima velocidad al cargar los documentos en el data
room, guárdelos antes en un directorio local de su ordenador.
El tamaño máximo de archivo es de 600 MB
Puede aumentar de tamaño su data room en cualquier momento usando la
función de Importar
Usando un índice predefinido
Otra opción es configurar el data room con la ayuda de un índice predefinido.
Para hacerlo así, tendrá que asignar todos los archivos a los diferentes puntos
del índice vía un documento Excel.
ARCHIVO EXCEL
Observe el ejemplo de la Figura 1 “Ejemplo de un Índice Excel” donde en la
columna A se enumeran los números del índice, en la columna B se enumera
la descripción del índice y en la fila 1 se incluye en cada caso el
encabezamiento de la columna
Un índice consiste en números enteros. Los números del índice están
separados por puntos (p. ej. 2.1.1).
Para nombrar, se deben evitar los números romanos, letras o ceros
La descripción del índice puede contener hasta 400 caracteres
Debe de evitar los saltos de página dentro del índice, las columnas y las filas
vacías
Ejemplo de un índice en Excel.
Evite símbolos tipo %$&#*
AL CREAR NOMBRES DE ARCHIVOS
Asegúrese que el nombre del archivo contiene el número del índice, que tiene
que ser puesto al principio de la celda, (p. ej. 2.1.1. Property.pdf). El nombre
del documento puede ser también el número del índice (p. ej. 2.1.1.pdf).
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Apoyo adicional a la gestión de proyectos
Además de los servicios de gestión estándar, que generalmente están incluidos
sin cargo adicional en la propuesta que le enviamos, los siguientes servicios
adicionales están disponibles sin costes adicionales (y valorados en su oferta).
Nuestros horarios de atención son
de Lunes a Viernes
de 8 a.m. a 8 p.m CET
La gestión de proyecto fuera de los horarios de atención, consultas
adicionales que requieren tiempo de nuestros Project managers, etc.
Procesamiento de hojas de Excel que no hayan sido pre formateadas para la
impresión (ocurre solo después de la consulta)
Renombrar documentos electrónicos y/o finalización del índice mediante la
inclusión de información derivada de documentos originales
Manejo de documentos compartidos, vinculados y/o de cualquier otra
manera incompletos
Renombrar las listas del índice y documentos
Trabajo de preparación si los archivos originales proporcionados no son los
adecuados
Re organización de la data room en respuesta de alteraciones posteriores al
índice hechas por el cliente
Solicite una copia en DVD de su data room
En cualquier momento puede solicitar copias en formato DVD de su Data Room
que evidencien el contenido del mismo. El proceso de creación de los DVDs no
supera en ningún momento las 24 horas siempre y cuando la solicitud se realice
de lunes a viernes. Junto con los DVDs se acompaña un certificado de
autenticidad del contenido emitido por Drooms. El envío de los DVDs y del
certificado dependerá de las condiciones de mensajería contratadas por el
cliente.
En el caso de proyectos excepcionalmente grandes o cuando se solicita un gran
número de DVDs, los periodos de los tiempos de entrega pueden dilatarse por el
gran volumen de información a tratar. Nos pondremos en contacto con usted
en tal caso.
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¿Tiene más preguntas?
No dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de
atención al cliente:
Teléfono: +34 91 82 28 260
Correo electrónico: [email protected]
Nuestro equipo está a su total disposición.
sistema
Requisitos mínimos recomendados del
WINDOWS
Windows XP SP2, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7, 8
Procesador de 1.4 GHz o mayor
512MB de RAM o más
200MB de espacio en el disco duro o más
Cualquier navegador web para la descarga instalación de Drooms
Hay que disponer de acceso a internet y tener abiertos los puertos estándar
80 (http) y 443 (https)
Por favor contacte con nosotros, si su compañía presenta un servidor PROXY.
MAC
Mac OS X 10.6 y mayor
Ordenador Macintosh con procesador Intel x86
512 MB de RAM o mayor
200 MB de espacio libre en el disco duro o mayor
Cualquier navegador web para la descarga e instalación de Drooms.
Hay que disponer de acceso a internet y tener abiertos los puertos estándar
80 (http) y 443 (https)
Hay que instalar Jave 6 durante el proceso de instalación
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