FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVE

Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
FLUJOGRAMAS
DE LOS
PROCESOS CLAVE
Servicio de Gestión
Económica
1
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Elaboración del Presupuesto
Servicio de Gestión Económica
Preparación escenario
presupuestario
·
·
·
·
·
·
·
Gerencia
----------------Petición información a
unidades sobre normativa
Propuestas de
financiación de las
unidades
Datos de personal (cap. 1)
Gastos fijos (cap.2)
Asignación presupuesto
por unidades
Normativa para actualizar
Datos académicos para
Dptos. Y Centros
·
·
·
Borrador
Presupuesto
final
Previsión ingresos generales
Previsión ingresos finalistas
Revisión interna de normativa
Elaboración borrador
presupuesto
Gerencia
Elaboración documento
final presupuestario
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobación
Consejo Social
Envío a BOJA
Publicación en WEB
Carga presupuesto en
sistema informático
-------------Retención presupuesto finalista
Envío a Intervención General
Junta de Andalucía
2
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Gestión de Ingresos (a)
Servicio de Gestión Económica
Ingreso en cuenta
bancaria
Boletas
Bancarias
Solicitud de
Certificados de
ingreso
Cartas de
pago
TPV
Solicitud de
factura o abono
Listado de
movimientos
banco
Recepción de
cheques /pagarés
Recepción y
comprobació
n de los
requisitos
Recepción y
comprobació
n de los
requisitos
Boleta
Grabación de
la factura en
Sorolla
Casación de
justificantes
de ingreso y
movimientos
en cuenta
Fichero
del banco
Subtotales
por aplicación
económica
Subtotales
por aplicación
económica
Generación
de remesa en
UXXI
académico
Envio a la
unidad
responsable
para su
identificación
Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras
Identificación
de los
ingresos de
contraído
previo
Base de datos
de SOROLLA
UNIVERSITAS
XXI
ECONÓMICO
Envío a
Cajamar
Generación
de remesa en
UXXI
académico
Factura o
Abono
Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras
Cargo en cuenta
Devoluciones de
remesas de
domiciliaciones
Fichero
del banco
Captura de
boletas banca
electronica
Ingreso
mediante
banca
electrónica
Emisión del
certificado
Generación de
remesa de
domiciliaciones
En UXXI
académico
Exportación
cuentas a
excel
Identificación
del cheque y
la factura
asociada
Comprobación
del ingreso en
SOROLLA y
EXCEL
Ingreso en cuenta
bancaria por Cartas
de Pago (codigo de
barras)
Asignación de
la aplicación
económica y
tipo de
ingreso
Envío a
ARATIES para
su reclamación
a los alumnos
Base de
datos de
EXCEL
Subtotales
por aplicación
económica
Envío de
información a
los gestores
de Centros de
Gasto
Envío de listados de
inscritos a petición de
los responsables de
Centros de Gasto
Actualización
de la base de
datos de
Deudores
Grabación/
cobro de
ingresos/
factura en
SOROLLA
Envío a la
firma
Conciliación de
saldos en cuentas y
SOROLLA
Envío al
banco para su
pago
Archivo de
ingresos y
documentación
de soporte
Relación de
transferencias
Generación
de la
propuesta de
pago
Grabación de
DI y PMP en
SOROLLA
Envío a la
firma
3
DI y PMP
Archivo
PMPs y
documentación de
soporte
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Gestión de Ingresos (b)
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de devolución de
precios públicos
De matrícula oficial
Otras devoluciones
Comprobación datos en
UXXI académico
Generación de remesa
de devoluciones en
UXXI académico
Aceptación de la
Solicitud de devolución
en UXXI académico
Resoluciones de
devolución de precios
públicos
Envío a la firma
Resolución de
denegación de
devolución de precios
públicos
Registro de Salida
Listado de
devoluciones
del mes
Grabación en Base
de datos propia en
ACCESS
Importes
devueltos por
centro de
gastos
Alta de los terceros en
SOROLLA
Envío a la sección de
Presupuestos para
minoración de créditos
Grabación de
documentos contables
en SOROLLA
DI y PMP
Generación del
Señalamiento
Señalamiento
Mandamiento a firma
Envío a los interesados
Resolución
Acuse de recibo
Archivo
en papel y PDF
Envío al banco para su
pago
4
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago Directo de Facturas
Servicio de Gestión Económica
Relación
Facturas
Recepción Factura
¿Cumple los
requisitos?
NO
Devolución Unidad
para corrección
Oficio
Devolución
SI
¿Proveedor dado
de alta?
NO
Grabación
datos
Proveedor
SI
Generación
Propuesta de
Pago
Señalamiento
(Importe total
pago)
Relación
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
------------------Remisión
Entidad Bancaria
Grabación
Factura
Generación
Justificante Gasto (JG)
----------------Firma Responsables
Generación
Documento
Contable ADO
Archivo
Relación JG
Oficio
Remisión
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación
Cuentas
5
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago por ACF (a)
Servicio de Gestión Económica
Registro de
Anticipo de Caja
en base de
datos ACCESS
Solicitud de Anticipo
de Caja
Base de
Datos
ACCESS
Recepción de la
documentación
y comprobación
de los requisitos
Sello de Entrada
Reclamación de
la
documentación
justificativa
por email
Actualización
base de datos
Documentación
justificativa
A
Recepción de
documentación
justificativa del
anticipo
Comprobación
importe
anticipado/
justificado
Importe mayor/
menor/igual
MENOR
Minoración del
Expediente de
reserva de
crédito
Ampliación
Anticipo de Caja
IGUAL
Grabación de
justificantes de
gasto en
SOROLLA
Cobro en el
Anticipo de Caja
A
Justificación del
Anticipo de Caja
Anulación del
Expediente
Cierre del
Anticipo y
archivo de la
documentación
Archivo
definitivo
Tipo de moneda
EXTRANJERA
EURO
Grabación de
Expediente de
Reserva de
crédito en
SOROLLA
Grabación del
Expediente y del
Anticipo de Caja
en SOROLLA
Elaboración de
orden de
transferencia
para el banco
MAYOR
Ampliación
Expediente
reserva de
crédito
Comunicación con los
responsables para
subsanación de
errores en la
documentación o falta
de saldo
Orden de
transferencia
Dentro de la UE
Fuera de la UE
Pago mediante
transferencia en
banca
electrónica
Elaboración de
orden de
transferencia
para el banco
Orden de
transferencia
Traslado al
Banco
Exportación de la
cuenta a EXCEL
para
comprobación de
pagos
Comprobación
de cobros y
pagos
Traslado al
Banco
Grabación de
gastos swift en su
caso
Asignación de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Descarga de
boletas
electrónicas en
PDF
Grabación datos
del pago en
SOROLLA
Boleta pago
Archivo
documentos
en papel
Anticipo de Caja
Conciliación Cuentas
Bancarias y saldo
SOROLLA
Envío a
solicitantes por
email
Archivo en
hosting
6
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago por ACF (b)
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de Bolsa de viaje,
Comisión de Servicios y pagos a
personal externo
Recepción de la
documentación y
comprobación de los
requisitos
Sello de Entrada
Moneda extranjera
Comunicación con
los responsables
para subsanación de
errores en la
documentación o
falta de saldo
Elaboración de orden
de transferencia para
el banco
Grabación de
justificantes de gasto
en SOROLLA
Orden de
transferencia
Comprobación y
revisión de claves,
IPRF, IVA, etc
Pago individual por
banca electrónica
Elaboración de
relación de
transferencias
Elaboración de
Cheque bancario
Relación de
Transferencias
Recogida del cheque
por el interesado
Elaboración y firma del
señalamiento
Traslado al Banco
Exportación de la cuenta
a EXCEL para
comprobación de pagos
Grabación de justificantes
de gasto de moneda
extranjera en SOROLLA
Comprobación de cobros y
pagos
Asignación de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Grabación de gastos
swift en su caso
Archivo
documentos en
papel
Descarga de boletas
electrónicas en PDF
Boleta pago
Envío a solicitantes
por email
Grabación datos del
pago en SOROLLA
Archivo en
hosting
Conciliación Cuentas
Bancarias y saldo SOROLLA
7
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Declaraciones Fiscales
Servicio de Gestión Económica
Calendario Contribuyente
AEAT
Calendario
Fiscal UAL
SOROLLA
------------Consulta datos
declaración
Cuadre con Mayores
Contables
Cálculo importes a
declarar
Cumplimentación
modelos oficiales
Modelos Fiscales:
111,182,190,216,296,
303,347,349,390
Obtención NRC
NO
Presentación Telemática
Justificante
CSV
¿Es correcta?
SI
Generación Documentos
Contables
------------Firma Responsables
Archivo
8
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Elaboración de las Cuentas Anuales
Servicio de Gestión Económica
Tratamiento
datos:
SOROLLA
EXCEL
WORD
Datos Secciónes:
- Presupuesto
- Contabilidad
- Tesorería
Revisión proceso
--------------Auditoría
Datos:
- Recursos Humanos
- Contratación
- Unidades de datos
Elaboración Borrador
Cuentas Anuales
Borrador
Informe de
Auditoría
Elaboración
Documento final
Cuentas Anuales
Gerencia
------------Elaboración
Presentación
Cuentas
Anuales
Informe Auditoría
definitivo
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobación
Consejo Social
Publicación en WEB
Envío a:
- Intervención General
- Dir. Gral. Universidades
- Cámara de Cuentas
Cierre definitivo del Ejercicio
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Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago Facturas de Contratos
Servicio de Gestión Económica
Solicitud
Contratación
Solicitud Retención de
Crédito
¿Existe crédito en
el C.G.?
NO
Subsanación por
Responsable
C.G.
SI
Grabación
Expediente
Retención
Crédito
Generación
Propuesta de
Pago
Señalamiento
(Importe total
pago)
Relación
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
----------------Remisión
Entidad Bancaria
Generación
Documento
Contable
--------------RC - A - D
Grabación
factura
Generación
Justificante Gasto
(JG)
----------------Firma Responsables
Generación
Documento
Contable O
Archivo
Relación JG
Oficio
Remisión
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación
Cuentas
10
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago de Nómina General
Servicio de Gestión Económica
Presupuesto
Reserva de Crédito: CG
111000
Solicitud Reserva
Crédito
Recepción Nómina
RRHH
¿Existe crédito?
Solicitud
SGI
NO
Comunicación
SGI
SI
Generación
Documento
Contable ADO
Reserva Crédito
Generación
Propuesta Pago
Comunicación SGI
PDF Traspaso/
Señalamiento
Firma
Responsables
------------Remisión Entidad
Bancaria
SOROLLA
Ejecucíon Pago
SOROLLA
Conciliación Cuentas
11
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago de Nómina Externa
Servicio de Gestión Económica
Documentación
Recepción
Documentación
RRHH
Codificación/
Imputación
Documentos
Solicitud
SGI
Solicitud Reserva
Crédito
¿Existe
crédito?
NO
Comunicación
SGI
SI
Petición
Transferencias
Sección
Presupuestos
Reserva Crédito
Reserva Crédito
Comunicación
SGI
Recepción
Nómina
RRHH
Generación
Documento
Contable ADO
Generación
Propuesta Pago
PDF Traspaso/
Señalamiento
Firma
Responsables
---------------Remisión
Entidad Bancaria
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación Cuentas
12
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Pago Seguridad Social
Servicio de Gestión Económica
Reserva Crédito
Capítulo1
Recepción
Habilitación
documentos S.S. y
TCs
Solicitud Reserva
Crédito SGI
Recepción Documentación
Habilitación - RRHH
¿Existe
crédito?
NO
Devolución
SI
Generación
Documento ADO
Cuota Patronal
Generación
Documento O
Cuota Obrera
Generación
Propuesta Pago
PDF
señalamiento
------------Firma Rector y
Gerente
Solicitud a
Presupuestos
traspaso crédito
Reserva
Crédito
Comunicación
interesados
Envío Entidad
Bancaria y TCs
SOROLLA
Ejecución Pago
SOROLLA
Conciliación Cuentas
13
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Transferencias internas de crédito
Servicio de Gestión Económica
Solicitud de transferencia
de crédito (PDF)
Archivo de la
solicitud en
HOSTING
NO
¿Reúne los
requisitos?
NO
SI
NO
¿Realizar la
transferencia cuando
exista crédito?
Comunicación al
responsable
SI
¿Existe crédito en
el centro de gasto?
SI
Archivo
temporal
hasta que
exista crédito
NO
Comunicación al
responsable para
subsanación de
errores
Elaboración
documentos
contables
(101/061/060)
Archivo
temporal de
documentos
contables
SI
Comprobar
periodicamente si
existe crédito
Envío a Gerencia
para su aprobación
por el órgano
competente
Aprobación por el
Rector
Aprobación por el
Consejo de
Gobierno
Aprobación por el
Consejo Social
Archivo
definitivo de los
documentos en
HOSTING
14
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Reparto de Ingresos
Servicio de Gestión Económica
Exportación ingresos
modificados
(SOROLLA)
Contabilización
repartos
(SOROLLA)
- Presupuestados
- No presupuestados
Tratamiento
EXCEL
- No repartibles
- Repartibles
- Pendientes cobro
Cuadre diario
(generación crédito)
Archivo
Firma
Rector y Gerente
15
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
Seguimiento del Presupuesto
Servicio de Gestión Económica
Presupuesto
(SOROLLA)
Comparación
Revisión
Repartos y
Modificaciones
(EXCEL)
Cuadre
Clasificación
Modificaciones de
Crédito
Firma Órgano
Competente
Desviaciones
Presupuesto
(EXCEL)
Comprobación
Final
Tabla de datos
Cuentas Anuales
Cierre Ejercicio
16
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17
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
18
Servicio de Gestión Económica
Flujogramas de los Procesos Clave
19