Manual Registre Representants Telemàtic

Manual de uso
Registro Electrónico de Apoderamientos
por Representación
Presentación electrónica
Febrero 2010
Índex
1. Introducción ............................................................................................... 3
1.1. ¿Cómo utilizar este manual? ................................................................. 3
1.2. Concepto del Registro Electrónico de Apoderamientos por
Representación............................................................................................ 3
1.3. ¿Quien puede apoderar?...................................................................... 3
1.4. Tipos de apoderamiento ....................................................................... 4
1.5. Efectividad ............................................................................................ 4
1.6. Vigencia ................................................................................................ 4
1.7. Revocación ........................................................................................... 5
1.8. ¿Cómo acceder ? .................................................................................. 5
2. Perfiles ....................................................................................................... 5
2.1. Perfil del poderdante............................................................................. 5
2.2. Perfil del representante......................................................................... 5
3. Funcionamiento – Perfil Poderdante .......................................................... 6
3.1. Dar poderes para representación ......................................................... 6
3.2. Dar poderes generales para notificación ............................................ 12
3.3. Modificación de la representación ...................................................... 13
3.4. Revocación de la representación ....................................................... 15
3.5. Consulta de representaciones ............................................................ 17
4. Funcionamiento – Perfil Representante ................................................... 18
4.1. Consulta de representaciones para las que se halla habilitado .......... 18
4.2. Confirmación de representaciones por notificación ............................ 19
4.3. Renuncia de representaciones por notificaciones .............................. 20
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
2
1. Introducción
Éste manual pretende dar una orientación a los usuarios que deban utilizar el Registro
Electrónico de Apoderamientos por Representación con la finalidad de otorgar
poderes a terceros para realizar actuaciones electrónicas en su nombre, delante del
Ajuntament de Lleida.
1.1.
¿Cómo utilitzar este manual?
Este manual es un documento de aprendizage de utilitzación de la
aplicación y las diferentes opciones, exponiendo algunos conceptos que
hay que tener en cuenta.
1.2.
Concepto
del
Registro
Apoderamientos por Representación
Electrónico
de
El Registro Electrónico de Apoderamientos per Representación se crea
con el único fin de la actuación electrónica frente a l’Ajuntament de
Lleida. En el se inscribirán las representaciones que los interesados
otorguen a terceros por actuar en su nombre de forma electrónica frente
a l'Ajuntament de Lleida por la realización de aquellos trámites y
actuaciones que, en materia municipal, puedan realitzarse por Internet a
través de la sede electrónica.
1.3.
¿Quien puede apoderar?
La entrega de forma electrónica para la realización en su nombre de
los procedimientos que se vayan habilitando, sólo lo puede tramitar una
persona física por poderar a uno o diversos terceros (personas físicas o
jurídicas).
En el caso que el poderdante sea una persona jurídica o entidad sin
personalidad jurídica , deberá de tramitarse el apoderamiento de forma
presencial, mediante comparecencia personal a las oficinas de atención
de l’Ajuntament de Lleida o mediante el documento público o privado
con firma legitimada.
Para realizar este trámite se debe disponer de una firma electrónica
admitida por el ajuntament de Lleida.
L'atorgament per representació atorga poders per realitzar els
procediments que estiguin habilitats a l'efecte, mitjançant el certificat
electrònic de la persona apoderada (representant).
Manual d’ús Registre Electrònic d’Apoderaments per Representació
3
1.4.
Tipos de apoderamiento
Poder general
Se extiende a la totalidad de los procedimientos o trámites de los cuales
se vayan habilitando la realización por Internet. Éste apoderamiento
general permite otorgar poder a un tercero, con carácter general, para
todos aquellos trámites, que exijan su acreditación mediante cualquier
medio válido en derecho y que deje constancia fidedigna o mediante
comparecencia delante del órgano administrativo competente. La
extensión del apoderamiento a nuevos trámites, la realización de los
cuales por Internet se vaya habilitando sucesivamente, no exigirá el
otorgamiento de nuevos poderes, es decir, se extiende a la realización
de todos los trámites cuya tramitación por Internet esté habilitada o se
habilite en un futuro.
Poder específico:
No se podrá extender el apoderamiento general a la realización de
aquellos trámites o procedimientos que, dada su relevancia, la
extensión del apoderamiento al mismo deba constar expresamente.
Cuando se habilite la realización por Internet de éste tipo de trámites,
que sólo podrá complementarse mediante un apoderamiento expreso
para lo mismo, se deberá hacer constar la circunstancia en la relación
de trámites habilitados por el apoderamiento, de manera que los que
quieran extender el apoderamiento a este trámite deberán de indicarlo
en el documento de apoderamiento.
1.5.
Efectividad
El alta, modificación o revocación de los poderes surtirá efectos des de
el momento en que se realice.
En la habilitación de los poderes generales de “consulta de datos” y de
“presentación de escritos”, será en el mismo momento que se realiza la
solicitud de apoderamiento por parte del poderdante.
En la habilitación del poder general de “notificación electrónica”, será en
el momento que el representante
confirme que acepta la
representación.
1.6.
Vigencia
El poderdante podrá determinar la fecha de finalización de la vigencia
del apoderamiento, y en el caso que ésta no se indique, se entenderá
indefinida.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
4
1.7.
Revocación
El poderdante podrá revocar, en cualquier momento, los
apoderamientos que haya otorgado. Cuando esto suceda, la revocación
surgirá efectos desde el momento en que se solicite.
Si el apoderamiento se ha realizado de forma electrónica, las
modificaciones o revocación se pueden realizar de forma electrónica o
presencial. Si el apoderamiento se ha formalizado de manera
presencial, las modificaciones o revocaciones deberán de realizarse
presencialmente.
1.8.
¿Cómo acceder ?
Se puede acceder al registro electrónico de apoderamientos por
representación a través de la Sede Electrónica del Ajuntament de
Lleida.
Para realizar este trámite se debe disponer de una firma electrónica
admitida por el Ajuntament de Lleida.
2. Perfiles
Una vez se acceda al registro, se puede trabajar de acuerdo a dos perfiles:
Perfil del poderdante
Perfil del representante
2.1.
Perfil del poderdante
Accede a éste perfil la persona (en este caso persona física) que quiere
dar poderes de representación a una o diversas personas físicas o
jurídicas.
De de el perfil de poderdante se puede consultar las representaciones
realizadas, otorgar nuevas representaciones, modificar la vigencia y/o
revocar las representaciones existentes; consultar el registro de
movimientos de cada apoderamiento y obtener justificantes de cada
poder otorgado.
2.2.
Perfil del representante
Accede a este perfil la persona a la que se le han otorgado poderes.
Desde el perfil del representante se puede consultar las
representaciones que se le han atribuido, confirmar aquellas
representaciones que requieran consentimiento expreso del
representante para otorgarla; además, puede consultar el registro de
movimientos de cada representación y obtener justificantes de cada
poder otorgado.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
5
3. Funcionamiento – Perfil Poderdante
Para acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación se
debe disponer de firma electrónica admitida por el Ajuntament de Lleida.
3.1.
Dar poderes por representación
La persona interesada puede otorgar poderes, a una o varias personas
físicas o jurídicas, para la tramitación en su nombre de procedimientos
electrónicos, la realización de los cuales, el Ajuntament de Lleida haya
habilitando dentro de su Sede Electrónica.
Para realizar este trámite se debe disponer de la firma electrónica
admitida por el Ajuntament de Lleida.
Para dar de alta una representación, primero se elegirá el perfil con el
que se quiere operar, en este caso el perfil del poderdante, y crearemos
una representación.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
6
Para realizar la representación, deberemos rellenar un formulario con el NIF/NIE o
CIF del representante y el nombre o razón social del representante.
En el caso que el representante sea una persona jurídica, primeramente se deberá
dar de alta la representación de la persona jurídica y la persona física que la
representa.
Se debe designar el tipo de poder para el cual se quiera habilitar la
representación:
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
7
Poder general: Se extiende a la totalidad de los procedimientos o trámites de
los cuales se vaya habilitando la realización por Internet. Este apoderamiento
general permite otorgar poder a un tercero, con carácter general, para todos
aquellos trámites que exijan su acreditación mediante cualquier medio válido en
derecho que deje constancia fidedigna o mediante comparecencia delante del
órgano administrativo competente. La extensión del apoderamiento a nuevos
trámites, cuya realización por Internet se vayan habilitando sucesivamente, no
exigirá el otorgamiento de nuevos poderes, es decir, se extiende a la
realización de todos los trámites cuya ejecución por Internet esté habilitada o
se habilite en un futuro. Por lo tanto, se entenderá un apoderamiento tácito
para todos aquellos procedimientos que se habiliten en la Sede Electrónica
como poderes generales.
Se podrá dar poder general para:
- Consulta de datos
-
Presentación de documentos
-
Notificación (en éste caso será necesaria la conformidad expresa del
representante para poder utilizar la representación, es decir, se le
enviará la representación con el fin que confirme o rechace la
representación).
Poder específico: No se podrá extender el apoderamiento general a la
realización de aquellos trámites o procedimientos que, dada su relevancia, la
extensión del apoderamiento deba de constar expresamente. Cuando se
habilite la realización por Internet de éste tipo de trámites, que sólo podrá
complementarse a través de representante mediante un apoderamiento
exprofeso para el mismo, se deberá hacer constar esta circunstancia en la
“relación de trámites” habilitados para el apoderamiento.
De esta manera, quien quiera extender el apoderamiento general a un trámite
de poder específico, deberá de realizar un apoderamiento para el poder
específico que se quiere habilitar, independientemente de otorgar poderes
generales al mismo representante. No se puede habilitar en un mismo
otorgamiento poderes generales y poderes específicos.
Para saber qué habilitaciones forman parte de los poderes generales o
específicos, hay que consultar la “Relación de trámites habilitados para el
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
8
apoderamiento” que se encuentra disponible en el trámite informativo del
Registro Electrónico de Apoderamientos, dentro de la Sede Electrónica.
Vigència: La representación se puede habilitar por un plazo de tiempo
concreto, delimitando la fecha de fin de vigencia del poder, o bien, en el caso
de no especificar ninguna fecha de finalización, se entenderá que el poder es
indefinido
(hasta
que
se
revoque
el
poder).
Una vez aceptadas las condiciones de uso, se puede dar de alta la
representación. Si es la primera vez que operáis con el registro, os pedirá que
ejecutéis e instaléis el módulo con el fin de poder firmar.
Una vez creada, aparece en pantalla la representación
características y se debe firmar el documento de alta.
con todas las
Se abrirá una ventana nueva con el certificado digital que se debe seleccionar
para poder firmar.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
9
Se debe seleccionar expresamente
el certificado, sino no se realizará
correctamente la firma y nos aparecerá un mensaje de error.
Una vez realizada el alta de la representación correctamente, nos avisa y
tenemos la opción de ver el justificante de la solicitud o bien, consultar el registro
de la representación, dónde queda constancia de todas las modificaciones de una
representación desde el momento que se da de alta hasta que se revoca.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
10
Modelo de justificante: Podemos comprobar que el justificante contiene los datos
de entrada al Registro i el número de expediente del apoderamiento.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
11
Registro de la representación:
Una vez dada de alta la representación, se encuentra visible en la pantalla inicial
del perfil de poderdante y en la del representante a quien se le ha otorgado,
donde se puede consultar el registro en cualquier momento, y en el caso del
poderdante, puede modificar la representación o revocarla.
3.2.
Dar poderes generales por notificación
El otorgamiento de poderes generales para notificaciones, es un tipo de
representación que en función del nivel de responsabilidad por parte del
representante, requiere su confirmación para hacer efectiva la representación.
Éste poder sólo se puede dar a un representante.
El proceso, por parte del poderdante para dar de alta la representación que otorga
poderes generales para notificaciones, es el mismo que en otros supuestos, pero
una vez firmada por parte del poderdante quedará en estado “sin
confirmar/pendiente” hasta la confirmación por parte del representante.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
12
La representación, una vez confirmada por parte del representante, canviarà su
estado a “confirmada” y será efectiva a partir del momento en que se confirme.
3.3.
Modificación de la representación
El poderdante puede modificar la vigencia de una representación en cualquier
momento. La efectividad de la modificación és inmediata.
Si la representación debe ser indefinida, no será necesario especificar la fecha de
finalitzación de la vigència.
Para modificar la vigencia, el poderdante debe acceder a su perfil dentro del
registro de representantes y seleccionar la opción “Modificar vigencia” de la
representación correspondiente.
Accedemos a la ficha de la representación, modificamos los datos de la vigencia,
aceptamos las condiciones y confirmamos la modificación de vigencia.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
13
A continuación pedirá firmar el documento de modificación.
Se debe seleccionar el certificado con el cual se desea firmar.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
14
Una vez realizada la modificación, aparece un mensaje de aviso. Ofrece la
opción de visualizar el documento justificante de la modificación y se puede
consultar la modificación de la representación en el registro diario de
representaciones.
La modificación de un apoderamiento se realiza sólo en caso de modificación de la
vigencia de la misma. Para otros supuestos, se deberá revocar el apoderamiento y
otorgarlo nuevamente.
3.4.
Revocació de la representació
El poderdante puede revocar una representación en cualquier momento. La
revocación tiene efectos desde el momento en que se realiza.
Para realizar la revocación, el poderdante debe acceder a su perfil dentro
del registro de representantes y seleccionar la opción “Revocar” de la
representación correspondiente.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
15
Se abrirá la ficha con los datos de la representación y se deberá especificar
el motivo por el cual se realiza la revocación, aceptar las condiciones y
confirmar la revocación de la representación.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
16
Se debe firmar la revocación seleccionando el certificado digital.
Una vez realizada la revocación, aparece un mensaje de aviso. Ofrece la
posibilidad de visualizar el documento justificante de la modificación y se
puede consultar la revocación de la representación en el registro diario de
representaciones.
3.5.
Consulta de representaciones
Todas las representaciones que se han otorgado por parte de la persona
poderdante,
se encuentran en el perfil poderdante del registro de
representantes.
Se
pueden visualizar todas las
habilitaciones concedidas, las
características y el estado de cada una de las mismas.
Permite también, filtrar
por estados, según sean vigentes o estén
pendientes de confirmar por parte del representante y las representaciones
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
17
inhábiles (bien por revocación, por caducidad o por rechazo por parte del
representante).
Cada representación otorgada dispone también de un registro diario de
anotaciones que se puede consultar en cualquier momento. Este registro
contiene sello de tiempo electrónico e informa de todos los movimientos
realizados por parte del poderdante y del representante, es decir, los
distintos estados por los que pasa la representación.
4. Funcionamiento – Perfil Representante
4.1.
Consulta de representaciones para las que se halla
habilitado
La persona interesada puede otorgar poderes a una o varias
personas físicas o jurídicas, para la tramitación en su nombre de
procedimientos electrónicos, la realización de los cuales, el
Ajuntament de Lleida haya habilitado dentro de la Sede
Electrónica.
La persona representante podrá realizar las actuaciones para las
que esté apoderado y que estén habilitadas para su realización
dentro de la Sede Electrónica.
Las actuaciones para las que se halla habilitado las podrá tramitar
mediante el certificado electrónico del representante.
Todas las representaciones que les sean otorgadas por parte de
la persona o personas poderdantes se encuentran disponibles,
para su consulta, en el perfil representante del Registro
Electrónico para Apoderados por Representación.
Se pueden visualizar todas las habilitaciones de las que es titular,
las características y el estado de cada una de las mismas.
Permite también filtrar por estados, según sean vigentes o estén
pendientes de confirmación y las representaciones inhábiles
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
18
(bien por revocación, por caducidad o por rechazo por parte del
representante).
4.2.
Confirmació de representacions per notificació
La mayoría de poderes se atribuyen directamente por parte del poderdante,
pero hay un tipo de poder general, que dado el nivel de responsabilidad que
adquiere el representante, requiere que éste confirme expresamente que
está de acuerdo con representar a la persona que le habilita, como sería el
caso del poder por notificaciones.
En este caso, una vez la persona poderdante crea la representación, ésta
queda en estado de “pendiente” hasta la confirmación por parte de la
persona representante.
La persona representante encontrará dentro de su perfil la representación y
podrá confirmarla o bien rechazarla.
Para confirmar la representación, se debe seleccionar la opción “Confirmar”
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
19
Se abrirá la ficha con las características de la representación y se debe
aceptar las condiciones de uso y validar la confirmación.
Finalmente se debe firmar el documento de confirmación. Nos pedirá que
seleccionemos el certificado digital.
Una vez confirmada por parte del representante, el alta se hará efectiva.
4.3.
Renúncia de representacions per notificació
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
20
La persona representante puede renunciar a una representación por
notificación que le ha otorgado la persona poderdante. Para poder renunciar
a la representación, debe seleccionar la opción “Renuncia” de la
correspondiente representación pendiente.
Se abrirá la ficha con las características de la representación y se debe
indicar el motivo de la renuncia, aceptar las condiciones de uso y validar la
renuncia.
La representación queda en estado “Renunciada” y sin causar efectos.
Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación
21