Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación Presentación electrónica Febrero 2010 Índex 1. Introducción ............................................................................................... 3 1.1. ¿Cómo utilizar este manual? ................................................................. 3 1.2. Concepto del Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación............................................................................................ 3 1.3. ¿Quien puede apoderar?...................................................................... 3 1.4. Tipos de apoderamiento ....................................................................... 4 1.5. Efectividad ............................................................................................ 4 1.6. Vigencia ................................................................................................ 4 1.7. Revocación ........................................................................................... 5 1.8. ¿Cómo acceder ? .................................................................................. 5 2. Perfiles ....................................................................................................... 5 2.1. Perfil del poderdante............................................................................. 5 2.2. Perfil del representante......................................................................... 5 3. Funcionamiento – Perfil Poderdante .......................................................... 6 3.1. Dar poderes para representación ......................................................... 6 3.2. Dar poderes generales para notificación ............................................ 12 3.3. Modificación de la representación ...................................................... 13 3.4. Revocación de la representación ....................................................... 15 3.5. Consulta de representaciones ............................................................ 17 4. Funcionamiento – Perfil Representante ................................................... 18 4.1. Consulta de representaciones para las que se halla habilitado .......... 18 4.2. Confirmación de representaciones por notificación ............................ 19 4.3. Renuncia de representaciones por notificaciones .............................. 20 Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 2 1. Introducción Éste manual pretende dar una orientación a los usuarios que deban utilizar el Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación con la finalidad de otorgar poderes a terceros para realizar actuaciones electrónicas en su nombre, delante del Ajuntament de Lleida. 1.1. ¿Cómo utilitzar este manual? Este manual es un documento de aprendizage de utilitzación de la aplicación y las diferentes opciones, exponiendo algunos conceptos que hay que tener en cuenta. 1.2. Concepto del Registro Apoderamientos por Representación Electrónico de El Registro Electrónico de Apoderamientos per Representación se crea con el único fin de la actuación electrónica frente a l’Ajuntament de Lleida. En el se inscribirán las representaciones que los interesados otorguen a terceros por actuar en su nombre de forma electrónica frente a l'Ajuntament de Lleida por la realización de aquellos trámites y actuaciones que, en materia municipal, puedan realitzarse por Internet a través de la sede electrónica. 1.3. ¿Quien puede apoderar? La entrega de forma electrónica para la realización en su nombre de los procedimientos que se vayan habilitando, sólo lo puede tramitar una persona física por poderar a uno o diversos terceros (personas físicas o jurídicas). En el caso que el poderdante sea una persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica , deberá de tramitarse el apoderamiento de forma presencial, mediante comparecencia personal a las oficinas de atención de l’Ajuntament de Lleida o mediante el documento público o privado con firma legitimada. Para realizar este trámite se debe disponer de una firma electrónica admitida por el ajuntament de Lleida. L'atorgament per representació atorga poders per realitzar els procediments que estiguin habilitats a l'efecte, mitjançant el certificat electrònic de la persona apoderada (representant). Manual d’ús Registre Electrònic d’Apoderaments per Representació 3 1.4. Tipos de apoderamiento Poder general Se extiende a la totalidad de los procedimientos o trámites de los cuales se vayan habilitando la realización por Internet. Éste apoderamiento general permite otorgar poder a un tercero, con carácter general, para todos aquellos trámites, que exijan su acreditación mediante cualquier medio válido en derecho y que deje constancia fidedigna o mediante comparecencia delante del órgano administrativo competente. La extensión del apoderamiento a nuevos trámites, la realización de los cuales por Internet se vaya habilitando sucesivamente, no exigirá el otorgamiento de nuevos poderes, es decir, se extiende a la realización de todos los trámites cuya tramitación por Internet esté habilitada o se habilite en un futuro. Poder específico: No se podrá extender el apoderamiento general a la realización de aquellos trámites o procedimientos que, dada su relevancia, la extensión del apoderamiento al mismo deba constar expresamente. Cuando se habilite la realización por Internet de éste tipo de trámites, que sólo podrá complementarse mediante un apoderamiento expreso para lo mismo, se deberá hacer constar la circunstancia en la relación de trámites habilitados por el apoderamiento, de manera que los que quieran extender el apoderamiento a este trámite deberán de indicarlo en el documento de apoderamiento. 1.5. Efectividad El alta, modificación o revocación de los poderes surtirá efectos des de el momento en que se realice. En la habilitación de los poderes generales de “consulta de datos” y de “presentación de escritos”, será en el mismo momento que se realiza la solicitud de apoderamiento por parte del poderdante. En la habilitación del poder general de “notificación electrónica”, será en el momento que el representante confirme que acepta la representación. 1.6. Vigencia El poderdante podrá determinar la fecha de finalización de la vigencia del apoderamiento, y en el caso que ésta no se indique, se entenderá indefinida. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 4 1.7. Revocación El poderdante podrá revocar, en cualquier momento, los apoderamientos que haya otorgado. Cuando esto suceda, la revocación surgirá efectos desde el momento en que se solicite. Si el apoderamiento se ha realizado de forma electrónica, las modificaciones o revocación se pueden realizar de forma electrónica o presencial. Si el apoderamiento se ha formalizado de manera presencial, las modificaciones o revocaciones deberán de realizarse presencialmente. 1.8. ¿Cómo acceder ? Se puede acceder al registro electrónico de apoderamientos por representación a través de la Sede Electrónica del Ajuntament de Lleida. Para realizar este trámite se debe disponer de una firma electrónica admitida por el Ajuntament de Lleida. 2. Perfiles Una vez se acceda al registro, se puede trabajar de acuerdo a dos perfiles: Perfil del poderdante Perfil del representante 2.1. Perfil del poderdante Accede a éste perfil la persona (en este caso persona física) que quiere dar poderes de representación a una o diversas personas físicas o jurídicas. De de el perfil de poderdante se puede consultar las representaciones realizadas, otorgar nuevas representaciones, modificar la vigencia y/o revocar las representaciones existentes; consultar el registro de movimientos de cada apoderamiento y obtener justificantes de cada poder otorgado. 2.2. Perfil del representante Accede a este perfil la persona a la que se le han otorgado poderes. Desde el perfil del representante se puede consultar las representaciones que se le han atribuido, confirmar aquellas representaciones que requieran consentimiento expreso del representante para otorgarla; además, puede consultar el registro de movimientos de cada representación y obtener justificantes de cada poder otorgado. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 5 3. Funcionamiento – Perfil Poderdante Para acceder al Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación se debe disponer de firma electrónica admitida por el Ajuntament de Lleida. 3.1. Dar poderes por representación La persona interesada puede otorgar poderes, a una o varias personas físicas o jurídicas, para la tramitación en su nombre de procedimientos electrónicos, la realización de los cuales, el Ajuntament de Lleida haya habilitando dentro de su Sede Electrónica. Para realizar este trámite se debe disponer de la firma electrónica admitida por el Ajuntament de Lleida. Para dar de alta una representación, primero se elegirá el perfil con el que se quiere operar, en este caso el perfil del poderdante, y crearemos una representación. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 6 Para realizar la representación, deberemos rellenar un formulario con el NIF/NIE o CIF del representante y el nombre o razón social del representante. En el caso que el representante sea una persona jurídica, primeramente se deberá dar de alta la representación de la persona jurídica y la persona física que la representa. Se debe designar el tipo de poder para el cual se quiera habilitar la representación: Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 7 Poder general: Se extiende a la totalidad de los procedimientos o trámites de los cuales se vaya habilitando la realización por Internet. Este apoderamiento general permite otorgar poder a un tercero, con carácter general, para todos aquellos trámites que exijan su acreditación mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna o mediante comparecencia delante del órgano administrativo competente. La extensión del apoderamiento a nuevos trámites, cuya realización por Internet se vayan habilitando sucesivamente, no exigirá el otorgamiento de nuevos poderes, es decir, se extiende a la realización de todos los trámites cuya ejecución por Internet esté habilitada o se habilite en un futuro. Por lo tanto, se entenderá un apoderamiento tácito para todos aquellos procedimientos que se habiliten en la Sede Electrónica como poderes generales. Se podrá dar poder general para: - Consulta de datos - Presentación de documentos - Notificación (en éste caso será necesaria la conformidad expresa del representante para poder utilizar la representación, es decir, se le enviará la representación con el fin que confirme o rechace la representación). Poder específico: No se podrá extender el apoderamiento general a la realización de aquellos trámites o procedimientos que, dada su relevancia, la extensión del apoderamiento deba de constar expresamente. Cuando se habilite la realización por Internet de éste tipo de trámites, que sólo podrá complementarse a través de representante mediante un apoderamiento exprofeso para el mismo, se deberá hacer constar esta circunstancia en la “relación de trámites” habilitados para el apoderamiento. De esta manera, quien quiera extender el apoderamiento general a un trámite de poder específico, deberá de realizar un apoderamiento para el poder específico que se quiere habilitar, independientemente de otorgar poderes generales al mismo representante. No se puede habilitar en un mismo otorgamiento poderes generales y poderes específicos. Para saber qué habilitaciones forman parte de los poderes generales o específicos, hay que consultar la “Relación de trámites habilitados para el Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 8 apoderamiento” que se encuentra disponible en el trámite informativo del Registro Electrónico de Apoderamientos, dentro de la Sede Electrónica. Vigència: La representación se puede habilitar por un plazo de tiempo concreto, delimitando la fecha de fin de vigencia del poder, o bien, en el caso de no especificar ninguna fecha de finalización, se entenderá que el poder es indefinido (hasta que se revoque el poder). Una vez aceptadas las condiciones de uso, se puede dar de alta la representación. Si es la primera vez que operáis con el registro, os pedirá que ejecutéis e instaléis el módulo con el fin de poder firmar. Una vez creada, aparece en pantalla la representación características y se debe firmar el documento de alta. con todas las Se abrirá una ventana nueva con el certificado digital que se debe seleccionar para poder firmar. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 9 Se debe seleccionar expresamente el certificado, sino no se realizará correctamente la firma y nos aparecerá un mensaje de error. Una vez realizada el alta de la representación correctamente, nos avisa y tenemos la opción de ver el justificante de la solicitud o bien, consultar el registro de la representación, dónde queda constancia de todas las modificaciones de una representación desde el momento que se da de alta hasta que se revoca. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 10 Modelo de justificante: Podemos comprobar que el justificante contiene los datos de entrada al Registro i el número de expediente del apoderamiento. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 11 Registro de la representación: Una vez dada de alta la representación, se encuentra visible en la pantalla inicial del perfil de poderdante y en la del representante a quien se le ha otorgado, donde se puede consultar el registro en cualquier momento, y en el caso del poderdante, puede modificar la representación o revocarla. 3.2. Dar poderes generales por notificación El otorgamiento de poderes generales para notificaciones, es un tipo de representación que en función del nivel de responsabilidad por parte del representante, requiere su confirmación para hacer efectiva la representación. Éste poder sólo se puede dar a un representante. El proceso, por parte del poderdante para dar de alta la representación que otorga poderes generales para notificaciones, es el mismo que en otros supuestos, pero una vez firmada por parte del poderdante quedará en estado “sin confirmar/pendiente” hasta la confirmación por parte del representante. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 12 La representación, una vez confirmada por parte del representante, canviarà su estado a “confirmada” y será efectiva a partir del momento en que se confirme. 3.3. Modificación de la representación El poderdante puede modificar la vigencia de una representación en cualquier momento. La efectividad de la modificación és inmediata. Si la representación debe ser indefinida, no será necesario especificar la fecha de finalitzación de la vigència. Para modificar la vigencia, el poderdante debe acceder a su perfil dentro del registro de representantes y seleccionar la opción “Modificar vigencia” de la representación correspondiente. Accedemos a la ficha de la representación, modificamos los datos de la vigencia, aceptamos las condiciones y confirmamos la modificación de vigencia. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 13 A continuación pedirá firmar el documento de modificación. Se debe seleccionar el certificado con el cual se desea firmar. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 14 Una vez realizada la modificación, aparece un mensaje de aviso. Ofrece la opción de visualizar el documento justificante de la modificación y se puede consultar la modificación de la representación en el registro diario de representaciones. La modificación de un apoderamiento se realiza sólo en caso de modificación de la vigencia de la misma. Para otros supuestos, se deberá revocar el apoderamiento y otorgarlo nuevamente. 3.4. Revocació de la representació El poderdante puede revocar una representación en cualquier momento. La revocación tiene efectos desde el momento en que se realiza. Para realizar la revocación, el poderdante debe acceder a su perfil dentro del registro de representantes y seleccionar la opción “Revocar” de la representación correspondiente. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 15 Se abrirá la ficha con los datos de la representación y se deberá especificar el motivo por el cual se realiza la revocación, aceptar las condiciones y confirmar la revocación de la representación. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 16 Se debe firmar la revocación seleccionando el certificado digital. Una vez realizada la revocación, aparece un mensaje de aviso. Ofrece la posibilidad de visualizar el documento justificante de la modificación y se puede consultar la revocación de la representación en el registro diario de representaciones. 3.5. Consulta de representaciones Todas las representaciones que se han otorgado por parte de la persona poderdante, se encuentran en el perfil poderdante del registro de representantes. Se pueden visualizar todas las habilitaciones concedidas, las características y el estado de cada una de las mismas. Permite también, filtrar por estados, según sean vigentes o estén pendientes de confirmar por parte del representante y las representaciones Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 17 inhábiles (bien por revocación, por caducidad o por rechazo por parte del representante). Cada representación otorgada dispone también de un registro diario de anotaciones que se puede consultar en cualquier momento. Este registro contiene sello de tiempo electrónico e informa de todos los movimientos realizados por parte del poderdante y del representante, es decir, los distintos estados por los que pasa la representación. 4. Funcionamiento – Perfil Representante 4.1. Consulta de representaciones para las que se halla habilitado La persona interesada puede otorgar poderes a una o varias personas físicas o jurídicas, para la tramitación en su nombre de procedimientos electrónicos, la realización de los cuales, el Ajuntament de Lleida haya habilitado dentro de la Sede Electrónica. La persona representante podrá realizar las actuaciones para las que esté apoderado y que estén habilitadas para su realización dentro de la Sede Electrónica. Las actuaciones para las que se halla habilitado las podrá tramitar mediante el certificado electrónico del representante. Todas las representaciones que les sean otorgadas por parte de la persona o personas poderdantes se encuentran disponibles, para su consulta, en el perfil representante del Registro Electrónico para Apoderados por Representación. Se pueden visualizar todas las habilitaciones de las que es titular, las características y el estado de cada una de las mismas. Permite también filtrar por estados, según sean vigentes o estén pendientes de confirmación y las representaciones inhábiles Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 18 (bien por revocación, por caducidad o por rechazo por parte del representante). 4.2. Confirmació de representacions per notificació La mayoría de poderes se atribuyen directamente por parte del poderdante, pero hay un tipo de poder general, que dado el nivel de responsabilidad que adquiere el representante, requiere que éste confirme expresamente que está de acuerdo con representar a la persona que le habilita, como sería el caso del poder por notificaciones. En este caso, una vez la persona poderdante crea la representación, ésta queda en estado de “pendiente” hasta la confirmación por parte de la persona representante. La persona representante encontrará dentro de su perfil la representación y podrá confirmarla o bien rechazarla. Para confirmar la representación, se debe seleccionar la opción “Confirmar” Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 19 Se abrirá la ficha con las características de la representación y se debe aceptar las condiciones de uso y validar la confirmación. Finalmente se debe firmar el documento de confirmación. Nos pedirá que seleccionemos el certificado digital. Una vez confirmada por parte del representante, el alta se hará efectiva. 4.3. Renúncia de representacions per notificació Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 20 La persona representante puede renunciar a una representación por notificación que le ha otorgado la persona poderdante. Para poder renunciar a la representación, debe seleccionar la opción “Renuncia” de la correspondiente representación pendiente. Se abrirá la ficha con las características de la representación y se debe indicar el motivo de la renuncia, aceptar las condiciones de uso y validar la renuncia. La representación queda en estado “Renunciada” y sin causar efectos. Manual de uso Registro Electrónico de Apoderamientos por Representación 21