Tipificar y archivar radicados

PROYECTO DE IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL - ORFEO EN INGEOMINAS
GUIA PARA ARCHIVO RADICADOS
Fecha :
Tema:
10 de Julio de 2009
Procedimiento
para
Documentos por Orfeo.
Archivar
A – Desarrollo
Para realizar el “Archivo” de cada uno de estos radicados se debe tener en cuenta el
siguiente procedimiento:
•
Ingrese al SGD Orfeo con el usuario y contraseña que utiliza para el correo
institucional.
Figura 1: Ventana de Ingreso a SGD Orfeo.
•
Al momento de ingresar, se ubica el sistema en la bandeja de Entrada. Carpeta
en la cual se encuentran ubicados los radicados que fueron registrados desde
la oficina de correspondencia.
Figura 2: Bandeja de Entrada al Ingresar a SGD Orfeo.
Si necesita realizar el proceso de ARCHIVAR los documentos tenga encuenta:
•
Verifique si los radicados han sido tipificados (se ha asignado la Tabla de
Retención Correspondiente), es decir que contengan un Tipo de Documento
definido, para este caso debe indicar el tipo documental “Consecutivo”.
Figura 3: Bandeja de Entrada al Ingresar a SGD Orfeo.
•
Si el radicado no se encuentra con dicha clasificación se le debe aplicar la TRD
(Tabla de Retención Documental), para ello ingrese al radicado por la fecha del
mismo.
Figura 4: Bandeja de Entrada al Ingresar a SGD Orfeo.
•
Luego en la pestaña de Información General, ubique el botón amarillo al lado
de las letras TRD y de un clic sobre el mismo.
Figura 5: Pestaña Información General.
•
En la siguiente ventana se podrá, realizar la tipificación para esto se debe
seleccionar la serie, luego la subserie y finalmente el tipo documental. Para los
documentos pertenecientes a la prueba piloto será así: Serie: Programa de
Gestión Documental; Subserie: Consecutivo de Comunicaciones Oficiales y Tipo
Documental: Consecutivo. Luego de realizar dicha clasificación, de un clic en el
botón insertar.
Figura 6: Ventana para Realizar Tipificación.
•
Luego de realizar la verificación de la clasificación de la TRD, de un clic en el
botón cerrar.
Figura 7: Ventana de Verificación de Tipificación.
•
El sistema lo regresará a la pestaña de Información General, mostrando la
clasificación de TRD realizada por usted.
Figura 8: Ventana de Verificación de Tipificación.
•
Luego se debe Archivar el radicado, para ello tiene dos opciones:
•
Opción 1: Estando ubicado dentro del radicado, de un clic en el botón Archivar.
Figura 9: Ventana para Archivar Opción 1.
•
En la ventana siguiente digite el mensaje en la caja de texto que se indica, el
siguiente comentario: “Se archiva radicado, prueba piloto radicación de
entrada en servidor de producción”. Luego de clic en el botón REALIZAR.
Figura 10: Ventana para Digitar Texto.
•
El sistema le mostrará un mensaje de confirmación con la acción que acaba de
realizar.
Figura 11: Ventana de confirmación de Acción Ejecutada.
•
Opción 2: Esta opción la puede realizar, siempre y cuando el (los) radicado (s),
se encuentren tipificados:
•
Para esta acción marque el o los radicados que desea “Archivar” en el cuadro
que se encuentra en la parte derecha de cada uno de ellos, de click en el botón
“Archivar” y luego continúe con el proceso a seguir según la opción 1, digitando
el texto indicado.
Figura 12: Ventana de selección de Radicados.