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Datos,datos y más datos: Hoja de cálculo:
formatos y herramientas
Datos, datos y más datos. Números, números y más números.
¿Qué hacer con ellos?
De momento nos basta con la
apariencia. Y, en este caso, la
apariencia no engaña. Presentar unos
datos
correctamente
facilita
su
comprensión.
Lejos quedan las facturas realizadas a
mano, con una letra y unos precios
difíciles de descifrar.
Vamos a proponernos como objetivo
aprender a interpretar los datos que
manejamos en nuestras actividades
cotidianas.
Img 0. Imagen de producción propia.
1. Definición y programas
La hoja de cálculo es un programa que permite trabajar y operar con datos numéricos
y alfanuméricos distribuidos en una tabla, realizando diversas operaciones aritméticas y
cálculos automáticos.
También permite la creación de gráficos estadísticos, informes, clasificaciones de datos,
incluso pequeñas bases de datos.
Aunque hubo algunos intentos en la década de los 70, el
origen de la hoja de cálculo data de 1979, cuando Dan
Bricklin y Bob Frankston crearon el VisiCalc (Calculadora
Visual). Fue una herramienta muy importante ya que hizo
que el PC se comenzará a ver como un instrumento de
trabajo en el mundo empresarial y comercial.
Img 1. Dan Bricklin y Bob Frankston
Imagen de Computer Hystory
Museum
Todos los derechos reservados
En la historia de los programas de hojas de cálculo, hay que mencionar a los españoles
Pardo y Landau, los cuales intentaron patentar algunos algoritmos en 1970 en Estados
Unidos. Aunque la patente no fue concedida por considerarse una invención puramente
matemática, sirvió para sentar las bases de las patentes de software ya que llevaron su
caso a los tribunales y lo defendieron diciendo que "algo no deja de ser patentable
solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo".
Actualmente la mayoría de las compañías de software ofrecen en sus paquetes de ofimática
aplicaciones de hojas de cálculo. Las más importantes son:
Microsoft Excel, incluido en
Microsoft Office
Numbers, incluido en iWork
de Apple
http://office.microsoft.com/
http://www.apple.com/
OpenCal,
incluido
OpenOffice.org
KSpread,
KOffice
en
del
paquete
http://www.openoffice.org/
http://www.koffice.org/
IBM/Lotus 1-2-3, del paquete
SmartSuite
Gnumeric,
incluido
Gnome Office
http://www-01.ibm.com/
http://projects.gnome.org/
en
Como ya sabes, algunas de estas aplicaciones son libres y otras de propietario, algunas
son multiplataforma y otras se ejecutan sólo en un sistema operativo.
¿Sabrías identificar las características de cada una de las aplicaciones mostradas
anteriormente? Seguro que sí.
Internet ofrece nuevas posibilidades para todo lo relacionado
con las TIC y no iba a ser menos para el trabajo con hojas de
cálculo. Aunque existen varias en la red, te mostramos un
ejemplo con Google Spreadsheets, incluido en las utilidades
de Google Docs.
Es una hoja de cálculo online, que permite crear o importar
documentos, compartirlos con otros usuarios y modificarlos
simultáneamente. Los documentos generados se guardan de
forma online. Esta aplicación se creó en el año 2006 y
actualmente se ha adaptado para poder ser utilizada en
telefonía móvil.
http://docs.google.com/
2. Trabajo con Open Calc
¡Vamos allá! Ha llegado la hora de ponernos a trabajar con hojas de cálculo y lo primero es la
instalación del programa. Como has visto en el ejercicio del apartado anterior, OpenOffice.org
Calc es una aplicación de software libre y, por tanto, vamos a trabajar con ella.
OpenOffice.org es una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución
gratuita, disponible en diferentes plataformas (Windows, GNU/Linux, Solaris, Mas OS X).
Su gran ventaja frente a otros programas de este tipo es su alta compatibilidad
con Microsoft Office, que es su competidor directo y el uso del estándar ISO
OpenDocument, lo que facilita el intercambio de documentos. El código de la
aplicación está disponible bajo licencia GLP. Se suele abreviar el nombre y
llamarse por las siglas OOo.
Para descargar el programa sólo tienes que entrar en la página de OpenOffice.org y acceder
al menú de descargas.
http://es.openoffice.org/
Y como la descarga tardará varios minutos, entra en Conoce OpenOffice.org y contesta las
siguientes preguntas para conocer mejor este proyecto y sus características.
1. Además de Calc, ¿qué otros componentes tiene OpenOffice.org?
,
y
.
,
2. ¿Qué soporte de plataformas tiene OpenOffice.org?
y
.
,
2. ¿Que estándar soporta OpenOffice.org?
Comprobar
,
.
Es habitual que
escondan en los
curiosidades. Son
de pascua y
OpenOffice.org
siguientes:
los programadores
programas algunas
los llamados Huevos
en el caso de
Calc,
son
los
Al
escribir
la
función:
=STARCALCTEAM() en cualquier
celda, aparece una pantalla con la
foto de los desarrolladores del
programa.
También podemos encontrar un
juego. Para ello, sólo tenemos que
escribir la función: =GAME(). El
programa responderá: say what?
y
tendrás
que
contestar
=GAME("StarWars") ¡A jugar!
Img 2. Desarrolladores de OpenOffice.org Calc
Imagen de producción propia
2.1. Entorno de trabajo
El primer paso para empezar a trabajar con el programa es conocer el entorno de trabajo. Es
similar a cualquier programa con interfaz GUI y, por tanto, muchas de las barras de
herramientas y menús te resultarán conocidos.
Cuadro de nombres: en él se indica la celda que está activa en cada momento.
Barra de fórmulas: en ella se visualiza el contenido de la celda activa, que puede ser
un valor alfanumérico o una función.
En la pantalla de OOo Calc, hemos indicado algunas barras de herramientas con
números. Seguro que eres capaz de identificar cuál es cada una.
Barra de estado
Barra de menús
Barra de herramientas estándar
Barra de herramientas de formato
Comprobar
La pantalla que hemos descrito afecta a la hoja activa en cada momento. Para saber cuál es
esta hoja, sólo tienes que fijarte en las pestañas que aparecen en la parte inferior izquierda de
la pantalla o en la barra de estado.
Sobre las hojas puedes realizar las acciones habituales de edición: mover/copiar, cambiar
nombre, pegar, etc.
Abre un archivo de OOo Calc y realiza las siguientes acciones:
1) Cambia los nombres de
"presupuesto", "albarán".
las tres primeras
hojas llamándolas:
"factura",
2) Modifica el orden de las hojas y colócalas en el siguiente orden: "presupuesto",
"albarán", "factura".
3) Deja activada la hoja denominada "factura".
2.2. Área de trabajo: filas, columnas y celdas
Los archivos generados en un programa de hoja de cálculo se denominan libros y están
formados por hojas.
Una característica de todos los programas de hojas de
cálculo es que el área de trabajo se presenta en forma de
tabla de celdas, creadas por filas y columnas.
Las columnas se nombran con letras y suelen ser 256.
Primero se nombran de la A a la Z y después continúan
con AA, AB, ... hasta llegar a AMJ.
Las filas se nombran con números y el máximo es
65.536.
Una celda es la intersección de una columna y una fila y se nombra con la letra y el
número de éstas. La celda que está activa se indica en el cuadro de nombres.
Observa la imagen anterior y responde a las siguientes preguntas:
1. ¿En qué hoja del libro estamos trabajando?
2. ¿Cuál es la celda activa?
3. ¿Cuál es el contenido de la celda activa?
4. ¿Cuál es el contenido de la celda A1?
Comprobar
Tanto sobre las filas y las columnas como sobre las celdas, se pueden realizar las opciones de
edición habituales: insertar, eliminar, copiar y pegar.
Insertar
Eliminar
- Las filas se
insertan
por
encima de la celda
activa
y
las
columnas a su
izquierda.
Se
puede
eliminar
el
contenido de una
celda, con lo cual
la
celda
permanece.
Si
estás
seleccionadas
varias,
se
insertarán
el
mismo número.
Se
pueden
eliminar
celdas,
filas o columnas,
lo que provoca un
desplazamiento
del resto.
Se
pueden
insertar filas o
columnas enteras
o un grupo de
celdas.
Copiar/pegar
- Funciona como en otros programas,
primero hay que seleccionar y después
ejecutar la opción.
- La opción pegado especial de celdas,
permite pegar sólo el texto, fórmulas o
formatos. También se pueden realizar
operaciones y realizar otras opciones
sobre las celdas.
Ahora que ya conoces el entorno y el área de trabajo, abre el programa y en la hoja
activa rellena los datos que aparecen en la imagen anterior. Se trata de que te
familiarices con el programa y utilices las opciones explicadas anteriormente.
Después, colócate en la última celda de la hoja activa para que compruebes el número
de filas y de columnas que puedes utilizar.
Presta atención a las siguientes cuestiones:
1. ¿Cómo te colocas en la hoja activa?
2. ¿Cómo se activa una celda?
3. Modifica el contenido de la celda B4 y escribe el número 4. ¿Cómo puedes
hacerlo?
4. Colócate en la fila 4 e inserta una fila. ¿En qué celda queda ahora el número?
5. Colócate en la columna B e inserta una columna. ¿En qué celda queda ahora el
número?
6. Por último, ¿cuál es la ultima celda que podríamos usar?
Si has realizado correctamente el ejercicio, ya sabes que hay dos formas de colocarse en
una celda: utilizando el ratón o escribiendo su dirección en el cuadro de nombres. Si
queremos utilizar el teclado para situarnos en una celda, lo haremos mediante los
cursores o flechas de movimiento. También hay una serie de combinaciones especiales
que nos pueden facilitar el trabajo. Las siguientes son algunas de las más utilizadas:
Inicio
Activa la primera celda de la fila
Tab
Activa la celda situada a la derecha
May + Tab
Activa la celda situada a la izquierda
CTRL + Inicio
Activa la celda A1
CTRL + Fin
Activa la última celda que contenga datos
2.3. Formato de celdas
Has empezado a trabajar ya con las celdas, lo cual es muy importante para manejar una hoja
de cálculo. En este apartado aprenderás a modificar su aspecto y su contenido trabajando con
el menú "Formato de celdas".
En
primer
lugar
aparece
la
pestaña
"Números"
donde
podemos elegir el formato
de la celda (número,
porcentaje,
moneda,
fecha, hora,...) y en cada
tipo se pueden elegir
diferentes opciones.
Las pestañas "Fuente"
y "Efectos de fuente"
podemos
modificar
aspectos como el tipo, el
estilo, el color y el
tamaño de la fuente, o el
idioma.
La pestaña "Alineación"
permite
establecer
la
alineación
y
la
orientación del texto en
la celda.
Las pestañas "Borde" y
"Fondo" tienen opciones
para modificar el tipo de
línea, la distancia con el
texto, el sombreado y el
color de fondo de la
celda.
La pestaña "Protección
de
celda"
permite
proteger
datos
y
ocultarlos
para
la
impresión.
Para aprender un programa hay que manejarlo. Aunque en la tarea de éste y de los
siguientes temas de la unidad vas a trabajar distintos formatos de celda, te proponemos
un ejercicio sencillo para que te familiarices con las opciones que presenta este menú.
Realiza la siguiente pantalla en OOo tal y como aparece en la imagen. ¡Ah!, y no olvides
guardarlo, en el próximo punto trabajarás en el mismo archivo.
2.4. Formato de datos
Una hoja de cálculo no es un editor de textos.
Aunque el objetivo de este tema es conocer el programa y trabajar
con funciones, primero vamos a describir los tipos de datos que
podemos encontrar. Desde las distintas formas de mostrar una
fecha hasta el trabajo con un rango de datos, existen muchos
formatos y opciones diferentes.
Los formatos de datos que podemos encontrar por defecto en OpenOffice.org Calc son
los siguientes: número, porcentaje, moneda, fecha, hora, ciencia, fracción, valor lógico y
texto.
Para manejar estos formatos es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los textos se alinean por defecto a la izquierda de la celda.
Los formatos que incluyen valores numéricos (fecha, hora, moneda, ...) se alinean por
defecto a la derecha de la celda.
Los valores numéricos no pueden contener caracteres alfanuméricos, excepto los signos
+ y -. En caso de aparecer algún otro carácter junto a un valor numérico el programa los
considera como texto.
Mientras se escribe un dato, se visualiza a la vez en la celda y en la barra de
herramientas, y se puede aceptar o cancelar la introducción del dato con las pestañas
siguientes:
Si al introducir un dato, se produce un error, no se deben utilizar los cursores de flechas,
si no la tecla de retroceso.
Si se introduce un dato de mayor tamaño que la celda, se visualiza en la celda estos
símbolos ###, aunque el dato queda almacenado correctamente.
Volvemos al ejercicio del apartado anterior. En este caso, intenta reproducir esta
pantalla en la hoja de cálculo trabajando con distintos formatos de datos en OOo.
Guarda la hoja con el nombre informe.ods, en los siguientes temas también lo utilizarás.
¿Qué día de la semana fue ...?
Si quieres saber que día de la semana ocurrió algún evento o que día será cuando
suceda algún hecho importante, puedes utilizar el formato de fecha en la hoja de
cálculo. Es muy sencillo: escribes la fecha en el formato autodeterminado "DD/MM
/AAAA" y después lo cambias al formato "día, día de mes de año".
2.5. Rangos
Hasta el momento hemos trabajado con una sola celda, pero a veces es necesario trabajar con
un grupo de ellas.
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas con las cuales se puede realizar una
operación determinada. Se nombran indicando las direcciones de las celdas superior
izquierda e inferior derecha del conjunto, separadas por el carácter dos puntos (:).
Se puede trabajar con varios
rangos, separando éstos por el
carácter punto y coma (;).
Cuando un rango es una fila o una
columna entera, para seleccionarlo
se hace clic sobre el botón
identificador de la fila o la columna.
Cuando se quiere seleccionar un
rango de varias celdas contiguas, se
hace clic y se arratra el ratón sobre
dichas celdas.
Si el rango es una hoja de cálculo
completa, se hace clic en la esquina superior izquierda "selección completa".
Nombrar un rango
A veces resulta engorroso utilizar varios rangos por las direcciones de las
celdas de las esquinas que los forman. Existe la opción de asignar un
nombre a cada rango. Después, sólo es necesario utilizar dicho nombre
para hacer referencia a ese rango.
Para asignar un nombre a un rango, primero hay que seleccionarlo y
después asignar el nombre eligiendo la opción "Definir" en el menú
"Insertar/Nombre". En la imagen puedes observar como en el cuadro
superior aparece el nombre asignado al rango y en el cuadro inferior
aparece la dirección del rango.
Los nombres de los rangos definidos en una hoja de cálculo aparecerán haciendo clic en la
pestaña del cuadro de nombres.
Rellenar un rango
Para rellenar un rango con valores correlativos o con la misma fórmula se utiliza el botón
Autollenado, situado en la esquina inferior derecha del rango. El programa puede calcular
automáticamente el incremento de los valores introducirlos y reproducirlo. También se
puede realizar esta operación desde el menú "Editar/Rellenar".
Ordenar un rango
Los datos dentro de un rango pueden aparecer desordenados. El programa presenta una
opción para ordenar datos de distintas formas. Solamente hay que seleccionar el rango e ir a
la opción "Ordenar" del menú "Datos".
Vamos a trabajar con rangos y a poner en práctica lo aprendido anteriormente.
Partiendo de la imagen, realiza las siguientes
operaciones:
1. Crea un rango que contenga los meses del
año en la columna B utilizando la opción de
autollenado. Nómbralo como "meses".
2. Crea un rango que contenga las fechas en la
columna C. En primer lugar tendrás que
establecer el formato de la celda.
3. Nombra el rango de las celdas con números
de la columna A con el nombre "numero".
Ordena lo datos en orden ascendete.
4. Seleciona el rango D1:D12 y utiliza la opción
Editar y "Rellenar/series" para crear una serie
aritmética que comience con el número 1 y cuyo
incremento sea 0,1.
Si has realizado correctamente el ejercicio anterior, te resultará sencillo contestar las
siguientes preguntas.
1. ¿En qué celda está situado el mes de "diciembre"?
A12
B12
C12
2. ¿Qué formato de celda se ha utilizado en la columna C?
DD/MM/AA
AA/MM/DD
DD/MM/AAAA
3. ¿Qué opción has utilizado para rellenar la serie del rango D1:D12?
Aritmético
Geométrico
Fecha
4. Si despliegas el menú del cuadro de nombres, ¿qué nombres aparecen?
meses
meses
fechas
numero
fechas
numero
Comprobar
La
opción
autollenado
es muy
potente,
permitiendo crear rangos y listas de múltiples
combinaciones. Es capaz de calcular incrementos
numéricos e incluso de fechas, lo cual puede
resultar muy útil.
En la siguiente imagen te mostramos algunos
ejemplos:
Columna A: progresión aritmética con
incremento de 3.
Columna B: progresión geométrica con
valor inicial 8 e incremento de 8.
Columna C: rango de horas con incremento
de 25 minutos desde la hora inicial.
Columna D: rango de fechas con incremento de 82 días desde la fecha inicial.
2.6. Otros elementos
En una hoja de cálculo podemos insertar otros elementos como son: imágenes, vídeo y
sonido, objetos, gráficos y marcos flotantes.
En el menú "Insertar" hay un grupo de utilidades que merecen
especial mención. Unos por maquetación y otros por visualización.
La inserción de imágenes, vídeo, sonido y objetos no sólo es
cuestión de maquetación, a veces son elementos necesarios para
definir una hoja de cálculo.
Los gráficos son una parte muy importante de las hojas de cálculo. Permiten visualizar
resultados, realizar análisis comparativos y mostrar series de datos y valores.
El uso del marco flotante es similar al que se hace con este elemento en lenguaje HTML,
pudiendo mantenerse en toda la hoja de cálculo aunque varíe el resto del contenido.
Una utilidad de las hojas de cálculo es la realización de calendarios. En la página web de
las plantillas de OpenOffice.org, encontrarás muchos ejemplos como el de la figura que
tienen imágenes, marcos flotantes y todo tipo de objetos.
Img 3. Calendario
OpenOffice.org Templates
3. Visualización e impresión de una hoja
Como has aprendido en el punto 1 del tema, una hoja de cálculo permite realizar operaciones
aritméticas y cálculos automáticos. Muchas de las aplicaciones de este tipo de programas
generan informes, gráficos y documentos. Por tanto, es importante controlar los parámetros de
visualización e impresión.
Visualización
Por defecto, el OOo muestra la pantalla con un zoom del 100%, que se puede cambiar en la
barra de estado. En el menú "Ver" También tienes la opción de "Pantalla completa", con la
cual se puede disponer de un área mayor de trabajo.
Para conocer todas las opciones de visualización del programa OOo Calc, tienes que acceder
al siguiente menú: "Herramientas", "Opciones", "OpenOffice.org Calc", "Ver".
Cuando queremos visualizar una hoja de cálculo y ver cómo sería si la imprimiésemos en
ese momento, debemos utilizar la opción "Vista preliminar" del menú "Archivo". También se
visualizarán de este modo los encabezados y pies de página. Al cerrar esta opción, aparecen
unas líneas discontinuas que indican los límites de impresión y los saltos de página.
Vamos a practicar ahora con esta opción. Abre la hoja de cálculo informe.ods que has
realizado en el ejercicio del apartado anterior en OOo Calc y realiza las siguientes
acciones.
Entra en el menú "Herramientas", "Opciones", "OOo Calc", "Ver". Ahora estás en la
pantalla de que has visto anteriormente y vas a modificar algunas opciones:
1. Desactiva la opción "Líneas de cuadrícula" en el menú "Ayuda óptica".
2. Activa la opción "Fórmulas" en el menú "Mostrar".
3. Desactiva la opción "Títulos de filas y columnas" en la opción "Ventana".
¿Qué cambios se han producido en la hoja de cálculo?
Impresión
A la hora de imprimir una hoja de
cálculo,
se
pueden
modificar
muchos aspectos del documento
que
se
quiere
imprimir:
orientación, márgenes, fondo, etc.
En
el
menú
"Formato",
se
selecciona la opción "Página" y
aparecen
diferentes
pestañas,
cada una de las cuales permite
actuar sobre algún aspecto del
documento a imprimir: el formato
de la página, los bordes, el fondo,
el encabezamiento, el pie de
página y la hoja.
En la pestaña referida a la hoja, existen opciones de impresión que permiten seleccionar los
datos que se van a imprimir de la hoja de cálculo. La potencia de las hojas de cálculo también
se refleja en esta acción ya que se puede elegir la impresión de sólo datos, de gráficos e incluso
de fórmulas.
En el menú "Archivo", en la opción "Imprimir" también se puede seleccionar imprimir celdas y
hojas determinadas o todo el libro.
Contesta a las siguientes preguntas sobre el menú estudiado anteriormente.
1. En la opción "página" se puede modificar la orientación del papel pero no la
orientación de la hoja.
Verdadero
Falso
2. Los encabezamientos y pies de página se pueden activar para que aparezcan en la
hoja de cálculo.
Verdadero
Falso
3. En la opción "hoja" no se pueden imprimir sólo los gráficos.
Verdadero
Falso
4. En la opción "hoja" se puede ajustar el factor de escala.
Verdadero
Falso