LA EXPERIENCIA DE ORGANIZAR UN CONGRESO EN EL

LA EXPERIENCIA DE
ORGANIZAR UN CONGRESO
EN EL EXTERIOR
POR QUÉ EN EL EXTERIOR
• Rotación de países y continentes según si es Regional,
Latinoamericano o Mundial
• Asociaciones tienen que mantener un standard en la
organización de sus eventos
• Realizar un evento rotando país atrae otro público –
otros sponsors – otro enfoque
• Existencia de contacto previo con el cliente – confianza
adquirida, conocimiento de sus necesidades, potenciales
sponsors y participantes, diferencias en costos, llevó a
organizar el congreso en el exterior
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LA ELECCION DE LA SEDE
• Elección de región dentro de un país de acuerdo al perfil
de los participantes y del evento - ciudad o resort
turístico
• Elección de ciudad de fácil acceso – aeropuerto
internacional con servicios diarios de diferentes
regiones en este caso toda América
• Dentro de la ciudad elección de zona de fácil acceso
• Elección de sede con salas adecuadas - lugar y entorno
de esparcimiento adecuado al perfil del evento
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
• Numerosas opciones de proveedores de servicios.
• Diferencias abismales de costos
• Diferencias aún mayores de costos con los servicios,
materiales y personal de Uruguay
• Diferencias en cuanto a ecuación costo – calidad –
inclinando la balanza mucho hacia Uruguay – gran ventaja
• Cerrar el círculo de acuerdo a referencias y confiabilidad
en sus propuestas
• Formar el EQUIPO y el espíritu de equipo entre todos los
eslabones de la cadena
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LOS TIEMPOS
• Tiempos a respetar – anticipación de los tiempos de
preparación de materiales comparando con los tiempos que
se manejan al hacer un evento en Uruguay
• Programas, diplomas, bolsos, materiales – envíos por DHL
• Personal, pasajes, visas etc.
• Reservas de hotel – transfers
• Contratación de agencia de Viajes Local Receptiva
• Organización de gira técnica - visita a establecimiento
lechero
EXPORTACION DE SERVICIOS
•
Exportación total de servicios - equipamiento, apoyo
audiovisual, computación, material y personal de
confianza
•
Con el equipo y proveedores de siempre se asegura
el éxito
•
Oportunidades hay – hay que saber buscarlas y
explorarlas
•
Potencial humano, capacitado, con experiencia
•
Potencial de equipamiento y servicios en el Uruguay
•
Saber aprovechar ese potencial
•
Uruguay no tiene nada que envidiar a otros
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CONGRESO EN HOTEL HILTON DE BUENOS AIRES - 2006
• Experiencia diferente a la de USA
• Comité Organizador internacional – Brasil – Argentina y
Estados Unidos
• Implica viajes anteriores de coordinación con ellos
• No hay gran diferencia de costos entre los servicios en
Argentina y Uruguay
• Se hará una mezcla de servicios Uruguay – Argentina –
en una exportación de servicios diferente – en algunos
rubros más parcial
DESDE URUGUAY…HACIA EL MUNDO !!
•
No podemos prescindir del nuestro equipo humano
•
No se puede prescindir de los proveedores de
confianza de siempre - socios también de AUDOCA
•
Forman parte de los eslabones de nuestra cadena en el trabajo y cumplimiento de sus servicios y
tiempos se basa nuestro éxito
•
Querer es poder – aprovechar las oportunidades del
mundo globalizado
•
El espíritu de equipo no puede faltar – la buena onda
tampoco
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EL ESPIRITU DE EQUIPO Y LA BUENA ONDA NO PUEDEN FALTAR
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