Control de Existencias

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
RAZÓN SOCIAL DE
LA EMPRESA
Gestión y Control de Existencias
Código
SB-XV-01-2
Edición
0
Índice
1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. PLANIFICACIÓN DE STOKS............................................................... 5
9.2. CONTROL DE EXISTENCIAS .............................................................. 5
9.3. REALIZACIÓN DE PEDIDO ................................................................ 6
9.4. REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN .................................................... 6
10. ARCHIVO .............................................................................................. 7
11. DEFINICIONES ..................................................................................... 7
12. FORMATOS Y REFERENCIAS .................................................................. 7
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
Realizado:
Revisado y aprobado:
1
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Gestión y Control de Existencias
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1. TABLA RESUMEN
SECTORES
COMERCIO AL PORMENOR Y AL POR
MAYOR
SUBSECTOR/ES
COMERCIO AL PORMENOR
ACTIVIDAD/ES
ALIMENTACIÓN, TEXTIL Y CONFECCIÓN,
OTROS PRODUCTOS
GUÍA/S ACTIVIDAD/ES
TODAS LAS DEL SUBSECTOR DE
COMERCIO AL PORMENOR
TIPOLOGÍA DEL PROCESO
ESPECÍFICO
PROCESO
GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS
RESPONSABLE PROCESO
RESPONSABLE DE LA TIENDA/GERENCIA
PROCESOS RELACIONADOS
ATENCIÓN AL CLIENTE, RENOVACIÓN
DE ARTÍCULOS
ENTRADAS: NECESIDAD DE
ASEGURAR LAS EXISTENCIAS
RESPONSABLE: RESPONSABLE DE LA
TIENDA/GERENCIA
SALIDAS: DISPOSICIÓN DE
RESERVAS DE MATERIAL EN
CANTIDAD ADECUADA PARA
PRESTAR EL SERVICIO Y ANTE
IMPREVISTOS
RESPONSABLE: RESPONSABLE DE
LA TIENDA
2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la
planificación de existencias, junto con su control periódico y la realización del
pedido, teniendo como resultado final la gestión de los stocks en el establecimiento.
3. ALCANCE
El proceso empieza con la planificación de las cantidades de material a almacenar
para asegurar el servicio, en función de la época del año y del volumen de clientes
recibido, incluyendo la realización del inventario y el pedido en caso necesario
Actividades a las que afecta este proceso:
•
•
•
Alimentación.
Textil y confección.
Otros productos.
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4. RESPONSABILIDADES
•
•
Responsable tienda /Gerencia:Determinación de las cantidades mínimas a
almacenar, teniendo en cuenta las necesidades temporales, espaciales, etc.
Personal Tienda: Realizar el control de existencias
5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la necesidad de asegurar que existe disponible en
almacén la cantidad mínima de existencias para asegurar la prestación del servicio
por parte del comercio o tienda.
6. SALIDAS
La finalización del proceso es con el material en almacén en cantidad y número
necesario, y correspondiéndose con las existencias que constan en el programa de
gestión de Comercio o tienda.
7. PROCESOS RELACIONADOS
•
•
Atención al cliente.
Mantenimiento de instalaciones y renovación de artículos.
3
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8. DIAGRAMA DE FLUJO
NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del
procedimiento DESARROLLO al que pertenece
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9. DESARROLLO
9.1. PLANIFICACIÓN DE STOKS
La Gerencia de la tienda o comercio, con periodicidad como mínimo anual,
planificará las existencias mínimas necesarias dependiendo de la demanda
estimada por parte del cliente para época concretas del año(verano, navidades,
carnavales).
También cambiarán con la época los stocks mínimos necesarios para el desarrollo
de la actividad, que serán determinados en esta etapa, según formato "Planificación
de stocks", detallando la temporada/fecha de que se trata y las cantidades mínimas
a acopiar para la correcta prestación del servicio, para cada artículo.
9.2. CONTROL DE EXISTENCIAS
El personal designado por parte del Responsable de Servicio revisará que las
unidades que figuran como existencias en el programa de gestión, se correspondan
con las que se encuentren realmente en el almacén, según formato "Control de
Existencias".
Se cuidará especialmente el conteo del número de unidades para conseguir una
actualización efectiva del material disponible en el programa de gestión de la tienda
o comercio. En caso de que se detecte una desviación, se analizarán las causas
para poder subsanarlas, si procede.
Asimismo, el personal designado para la realización del control de existencias se
asegurará que las instalaciones destinadas al almacenamiento de mercancía
cumplan los requisitos exigibles, especialmente en cuanto a orden, limpieza y
condiciones de higiene.
En caso de que alguna de las condiciones expuestas anteriormente no se cumpla,
se registrará en el formato "Control de Existencias", en el apartado "Estado
instalaciones". El personal designado procurará subsanarla en el momento, si es
posible, o, en caso contrario, se lo notificará al Responsable de servicio en ese
turno.
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9.3. REALIZACIÓN DE PEDIDO
Mínimo establecido
Cuando durante la realización del control de existencias se detecte que la cantidad
de mercancía de un tipo en concreto es inferior a la cantidad mínima definida en el
registro "Planificación de stocks", se comunicará al Gerente/Responsable de Tienda.
El Responsable de Tienda/Gerente realizará el pedido según procedimiento "Gestión
de Compras y Evaluación de Proveedores".
9.4. REVISIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
Al finalizar el año, como mínimo, por parte de la Gerencia, se analizará si las
cantidades previstas inicialmente en el formato "Planificación de stocks" se ajustan
a la realidad o es necesario modificarlas, lo cual se realizará en la siguiente
planificación.
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10. ARCHIVO
Toda la documentación resultante de la estancia de los clientes (planificación de
stocks, control de existencias, etc.) serán archivados por el personal de recepción
en el programa informático de gestión.
11. DEFINICIONES
•
No aplica
12. FORMATOS Y REFERENCIAS
•
•
Planificación de stocks.
Control de existencias.
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PLANIFICACIÓN DE STOCKS
PLANIFICACIÓN DE STOCKS
TEMPORADA CÓDIGO MERCANCÍA MERCANCÍA CANTIDAD MÍNIMA OBSERVACIONES
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Nº
REALIZADO POR:
CÓDIGO DE
MERCANCÍA
MERCANCÍA LOTE
PRESENTACIÓN
UNIDAD
EXISTENCIAS PROGRAMA
DE GESTIÓN
EXISTENCIAS
REALES
FECHA
HORA
DESVIACIÓN
ORIGEN
DESVIACIÓN
ESTADO INSTALACIONES
ZONA
DESCRIPCIÓN
INCIDENCIA
ACCIÓN REALIZADA
OBSERVACIONES
Revisado:Aprobado:
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