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 Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Comenzar
Contenido
Introducción ....................................................................................................................2
Menú Principal .................................................................................................................3
Crear usuarios .................................................................................................................4
Organizaciones y personas.................................................................................................6
Actividades......................................................................................................................7
Correo electrónico.............................................................................................................8
Oportunidades – canalización de
venta..............................................................................................................................9
Personalización sencilla ...................................................................................................10
Crear informes propios.....................................................................................................12
Importación de datos ......................................................................................................13
1
Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Introducción
Bienvenido a webCRM
Esta Guía de inicio rápido está diseñada para ayudar a nuevos usuarios a empezar a trabajar rápidamente
con el sistema webCRM. Referencias a botones, funciones principales y similares en el sistema se indica
en Negrita. Las instrucciones con varios pasos están separadas por -> ejemplo: Haga clic en Personas > Crear persona. Si necesita más ayuda, hay más instrucciones de lectura en Ayuda y soporte en su
sistema.
El sistema es fácil de establecer y utilizar, pero también nos puede contactar para que uno de nuestros
asesores le ayude a empezar de manera rápida y segura. Además puede aprender más sobre el sistema
viendo nuestros vídeos de instrucción en http://www.youtube.com/watch?v=ZOco12WB_tI
(próximamente en castellano) o apuntarse a un seminario web
gratuito en www.webcrm.com/es
webCRM consiste en las siguientes funciones principales:
Función principal
Función
Organizaciones
es el eje pivotal de webCRM. Toda la información, incluido
todas las personas, se guarda en organizaciones.
Personas
Personas (o contactos) se vinculan a una organización. Se
puede tener una o más personas para cada organización.
Tenga en cuenta que se manda correo electrónico a personas
y no a organizaciones. NB: Si sus clientes son sobre todo
personas particulares, más que organizaciones, contacte con
nosotros para información sobre la versión B2C.
Actividades
Con webCRM se puede asignar actividades y su seguimiento
fácilmente. Es fácil ver el historial completo, concertar
reuniones y mandar correos desde la pantalla. Actividades
son comparables con tareas en Outlook, y se pueden mover
hacia delante o hacia atrás en el tiempo. Una reunión es algo
que empieza y termina en un momento determinado.
Pedidos y registro de tiempo
(NB. Módulo adicional) Administración de pedidos y
seguimiento de ventas. Registre tiempos por proyecto o fase.
Oportunidades y presupuestos
Utilizando Control de oportunidades se puede velar la
canalización de ventas por áreas, vendedor y productos.
También crear presupuestos para obtener una visión global
sobre oportunidades/pedidos en relación con el presupuesto.
Informes (resúmenes)
webCRM ofrece a los usuarios la posibilidad de obtener
información fácilmente sin necesidad de aprender complejas
herramientas de informes.
Se puede crear informes sobre
cualquier área del sistema, por ejemplo actividades,
oportunidades, contactos o calendarios.
Calendario
Administre todas las reuniones internas o externas en un
calendario compartido. Añada notas y documentos.
Productos
Un módulo muy versátil para almacenamiento de datos sobre
temas como bases de productos instaladas, participación en
cursos, información de contacto o datos de facturas desde su
sistema de contabilidad. (NB: Está desactivado por defecto)
Documentos y correo electrónico
Integración de Outlook
2
Utilice varias plantillas que posibilitan entrelazar datos
relevantes en su mensaje de manera fácil y práctica. Guarde
todos los correos entrantes y salientes.
(NB. Módulo opcional) Sincronice todos los contactos, citas,
actividades y correos electrónicos con Outlook.
Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Algunas de las funciones principales no son estándar, pero se pueden comprar para conseguir
funcionalidad adicional - su asesor local le puede asistir para decidir cuales de ellas se ajustan a su
necesidad.
Consejo importante: Ir paso a paso y no ser demasiado ambicioso al principio. En caso de no importar
datos existentes, se puede completar los primeros pasos muy rápidamente. Le aconsejamos que utilice al
principio solamente las funciones que realmente le hace falta - que gane confianza con la funcionalidad
básica para luego avanzar desde allí.
Menú Principal
El menú principal (mostrado abajo) es su acceso a todo el sistema webCRM. Arriba a la izquierda se ve el
recuadro de búsqueda, que sirve para buscar organizaciones, personas o números de teléfono, cuando
una parte mayor o menor del nombre, correo o número de teléfono se conoce. Se puede hacer una
búsqueda de ’empieza con’ marcando la casilla A.. al lado del recuadro.
Estas funciones significa que se puede encontrar organizaciones y personas rápidamente, aunque
solamente sabe una parte del nombre, correo o número de teléfono. Si por ejemplo quiere encontrar una
persona por su correo sólo hay que insertar
la dirección de correo en el recuadro de búsqueda y hacer clic en persona. Los resultados de la
búsqueda se muestra en el recuadro llamado Últimos resultados de búsqueda. A continuación se
puede comparar los resultados, elegir la organización o persona correcta y seguir entrando en su
registro haciendo clic.
Desde el menú principal tiene acceso a
las funciones principales del sistema
webCRM:
• • • • • Actividades
Organizaciones
Oportunidades y pedidos/entregas
Reuniones/Calendario
Informes
Los gráficos en la parte superior de la pantalla se pueden adaptar a
su negocio. Para ello, vaya a Configuración (la línea de menú superior) y elija Configuraciones
principales -> Gráficos. Allí se puede elegir entre varios imágenes o inserte el logo/banner de la
compañía (formato
965 x 100 píxeles). Allí mismo se puede determinar el tamaño de letra, pantalla y el color de los botones
por defecto.
Si hace clic en este botón:
en Menu principal, se muestra la pantalla a la
derecha:
Esta pantalla permite a cada usuario configurar
qué datos aparece en el menú principal y en
qué orden. La mayoría de los ajustes son muy
lógicos, pero si desea más información,
puede leer más instrucciones en Ayuda y
soporte.
Si hace clic en el botón de presupuesto:
en el menú principal, se muestran los
presupuestos que le son relevantes (creados
en Utilidades -> presupuestos).
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Botones adicionales
Si ha comprado las funciones extras opcionales para integración web y correo electrónico entrante,
registro de tiempo o campañas, se muestran los siguientes botones:
correo electrónico entrante Redactar respuesta evento Registro de tiempo
Redactar respuesta encuesta
Du kan hente forklaring på disse funktioner under dokumentationen på www.webcrm.com
Creación de usuarios
Tenga en cuenta: Sólo es posible crear la
cantidad de usuarios que su licencia permite. Si
desea más usuarios (aunque esté en la fase de
prueba), se pueden crear en Configuración ->
Licencia eligiendo una nueva cantidad de usuarios
en la lista desplegable Nueva cantidad máxima
de usuarios. Allí mismo se puede
seleccionar/deseleccionar módulos extras de
compra. Después de cambiar la cantidad
de usuarios debe cerrar y abrir sesión de nuevo, para poderlos crear.
Es sencillo crear un usuario en el sistema webCRM. Yendo a Configuración -> Usuarios se ve una lista
de usuarios. Al hacer clic en Crear usuario (a la derecha) se verá la pantalla aquí abajo:
Campos obligatorios son:
• • • • • • • Nombre
Iniciales – para archivos de registro
Correo electrónico
Nombre de usuario
Código de acceso
Nivel de acceso
Áreas (todas por defecto)
Otros campos como móvil y teléfono se
utilizan para entrelazar en plantillas de
correo electrónico. Por lo tanto es una
ventaja rellenarlos también.
En caso de especificar un 2º responsable se rellenará organizaciones y oportunidades automáticamente,
al crearse una organización o oportunidad. Puede seleccionar una o más áreas (personalizadas) para cada
organización. Esto es relevante si tiene vendedores que actúan en varias áreas y quiere que los
vendedores sólo pueden ver clientes en su propia área/distrito o áreas. Las áreas se cambian/ajustan en
’configuración -> listas desplegables -> organizaciones.
Un usuario puede pertenecer a un grupo de usuarios que influye en su seguridad y derechos. Lea sobre
grupos de usuarios en Ayuda y soporte. Esta función sólo es relevante para organizaciones mayores, y
sólo esta disponible si su sistema tiene 10 o más usuarios.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Mandar datos de inicio de sesión del usuario
Cuando ha creado un usuario y pulsa ’guardar’ se muestran los siguientes casillas en la parte superior de la
pantalla:
Puede utilizar estas posibilidades para mandar un correo electrónico al nuevo usuario con sus datos de
inicio de sesión, para ver su historial de inicio de sesión y crear nuevos códigos de acceso, directos.
Tenga en cuenta que tiene que hacer clic en Mandar correo con datos de inicio de sesión después
de crear o actualizar el usuario, para mandarle un enlace. NB: También se hace clic en este botón, si el
usuario ha perdido su enlace y hay que mandarle la información de nuevo.
Tenga en cuenta: Recomendamos no mandar enlaces a usuarios que no toman parte del proceso
preparatorio, antes de haber establecido el sistema, para no confundirlos con un sistema que todavía no
se ha terminado de establecer!
Tenga en cuenta que para los usuarios hay tres métodos de acceso al sistema webCRM, cuando han
recibido sus datos de inicio de sesión:
• A través de un favorito en el navegador (para crearlo, vaya a Menú principal ->
-> Añadir su
enlace para webCRM a sus favoritos)
• Iniciar sesión a través de nuestra página web http://www.webcrm.com (arriba a la derecha) inserte nombre de cuenta, nombre de usuario y código de acceso
• A través de un icono en su escritorio – mire como hacerlo en Vídeos de ayuda en Ayuda y soporte
Organizaciones y personas
Todos los usuarios del sistema webCRM necesitará utilizar Organizaciones y Personas. Por supuesto
que se puede renombrar partes centrales del sistema para ajustarse al lenguaje de su compañía. Por
ejemplo Organizaciones se puede renombrar como Compañías o Clientes, y Personas como
Contactos. Lea más sobre esto en la sección Personalización sencilla en este documento o en la
documentación en Ayuda y soporte.
Su sistema se entrega con una organización creada, es decir webCRM. Es fácil crear más haciendo clic
en Crear nuevo como se muestra abajo:
A continuación se ve la siguiente pantalla:
Si quiere crear una nueva organización
sólo hace falta insertar los datos en las
áreas relevantes. Se puede cambiar los
datos en menús desplegables y añadir
nuevos campos para cumplir con sus
requerimientos específicos. Lea más en
la sección Personalización sencilla.
Haga siempre clic en el botón Guardar,
si quiere guardar la organización o los
cambios. Tenga en cuenta que
en el ejemplo de muestra se ha creado unos cuantos campos extra en el lado derecho de la pantalla.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 El sistema no va ha permitir la creación de múltiples organizaciones con el mismo nombre. Si tiene
clientes con diferentes direcciones (y el mismo nombre de compañía), se rellena el campo de sucursal con
por ejemplo Orense, Pamplona etc. De este modo se permite crear el mismo nombre de compañía varias
veces con filiales separadas.
El campo de texto Obs se utiliza para marcar algo importante, por ejemplo ’compañía en suspensión de
pago’, ’evitar contacto’ o parecido. En este caso la organización se muestra en rojo en las imágenes de
pantalla relevantes.
Para añadir una persona a la organización, haga clic en Crear persona.
Se muestra la pantalla a la derecha:
De nuevo es fácil añadir datos a esta
ventana y guardarlos. En todas las
funciones principales se puede añadir
nuevos campos, apagar ciertos campos de
datos y renombrar títulos, por ejemplo
Persona a Contacto.
También aquí se ha creado una serie de
campos extra a la derecha de la pantalla.
Actividades
Actividades es una manera muy flexible de manejar tareas en su organización. Las actividades se
pueden utilizar para muchas tareas así como:
• Telemarketing
• Administración de clientes potenciales
• Seguimiento de venta
• Atención al cliente
• Organizar eventos
La intención es que actividades guíe los procesos alrededor del cliente/cliente potencial, por eso se puede
ejecutar las actividades comunes de clientes directamente desde esta ventana. Esto ahorra tiempo,
cuando la actividad se actualiza. Por eso desde la misma ventana se puede:
• Añadir notas al historial de notas (en el registro)
• Añadir hasta 15 campos personalizados
• Adjuntar y entrelazar documentos
• Mandar correo electrónico, editar o añadir personas y crear reuniones
• Vincular actividades a oportunidades, reuniones y pedidos como parte de un proceso comercial
• Actividades es a menudo también el punto de partida para el desarrollo de campañas.
Se puede crear actividades de modo masivo
en relación con importación de datos o
activando
’crear actividades’ para un informe en concreto,
Como se muestra a la derecha
Cuando se muestra/utiliza el informe en
cuestión, aparece un icono, con el nombre
’crear actividades’, que se rellena, y así se
creará actividades para las organizaciones
elegidas.
6
Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Una sola actividad se crea yendo primero a una Organización y, haciendo clic en
A continuación se muestra la ventana siguiente:
Antes de elegir una fecha para
el próximo seguimiento, es una
buena idea insertar una
descripción breve de su
conversación y/o próximas
actuaciones en el campo Añadir
al registro en Registro de
actividad. Sus commentarios
se guardan, entre ellos su
nombre y la fecha del apunte.
Típicamente un cliente puede
decir "Llámeme dentro de una
semana", entonces se hace clic
en el botón +7, y la fecha para
la próxima llamada se fija para
una semana más tarde.
Si le falta campos o desea menús desplegables diferentes, puede aprender más sobre esto en la sección
Personalización sencilla.
Cuando un proceso de actividad se ha terminado NO se debe borrar la actividad. Cambie el estado a
terminado, y entonces la actividad desaparece de su lista de actividad. Aun así todavía se puede
encontrar el proceso de actividad en cada organización.
Tenga en cuenta que todas sus actividades se
muestran al hacer clic en ’actividades’ en el
menú principal. Como punto de partida se
muestran en orden cronológico. Se puede
clasificar según tipo u otro tema haciendo clic
en el título que quiere utilizar para la
clasificación. Si hace clic en el lápiz en línea con
una de las actividades se muestra la imagen
arriba con flechas para ir hacia delante y hacia
atrás, para poder pasar entre las actividades y
rápidamente ir la próxima cuando ha terminado
el anterior.
Correo electrónico
La función de correo electrónico en el sistema
webCRM es muy versátil. Se puede mandar
correos electrónicos desde la mayoría de las
funciones principales en el sistema, sencillamente
haciendo clic en el icono del sobre.
Puede
mandar, copiar, CC o BCC cualquier correo
electrónico a otra persona que está registrado en el
sistema webCRM.
Cada correo se guarda en la organización, para que
usted y otros fácilmente los puede encontrar de
nuevo.
Tenga en cuenta que también puede guardar el correo como borrador, si se ve obligado a salir de la
ventana.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 La función entrelazar de la plantilla de correo asigna la dirección de la persona relevante a los correos
electrónicos. (se configura en ’utilidades -> plantillas -> correo electrónico’)
También se puede mandar correo vía Outlook (o
su sistema normal de correo) que no se
guardará en el sistema webCRM. Para ello, haga
clic en
Correo electrónico (no el icono del sobre).
Recomendamos mandar siempre correos importantes desde el sistema webCRM haciendo clic en el icono
del sobre. NB: Sólo se puede mandar correo a personas con una dirección de correo electrónico en la
tarjeta personal. Utilizando la función de correo del sistema, también puede beneficiarse de las
siguientes funciones:
• Plantillas de correo electrónico y funciones de entrelazado (’configuraciones -> plantillas ->
plantillas de correo electrónico’)
• Documentos estándar para adjuntar (se suben en ’configuración -> documentos ->
documentos estándar’)
• Mandar correos sin demora desde todas las funciones principales de webCRM
• Adjuntar correos para otra persona o usuario de webCRM
• Campañas de correo electrónico. Lea en ayuda y soporte, cómo se configura una campaña de
correo electrónico.
Correos creados por usted en el sistema webCRM se manda por servidores de webCRM y se entrega con
su dirección de correo electrónico. Por eso las respuestas a este tipo de correo se envía a su bandeja de
entrada normal. También se puede guardar Correo electrónico entrante en el sistema webCRM, si ha
comprado uno de los dos módulos Sincronización con outlook o Correo electrónico entrante. Para
activarlos selecciona Configuration -> Licencia y marque los campos relevantes.
Plantillas de correo electrónico y funciones de entrelazado
Puede crear tantas plantillas de correo electrónico como quiera y restringir el uso para ciertos usuarios,
grupos de usuarios, idiomas o áreas. El establecimiento de plantillas de correo electrónico puede ser
simple, pero para una expresión más avanzada se requiere ciertos conocimientos de HTML. La utilización
de plantillas de correo electrónico reduce la necesidad de escribir texto libre, y suministra un mensaje
más consecuente. Crea una plantilla para dar la bienvenida a nuevos clientes. Plantillas de correo se
crean, como mencionado, haciendo clic en Configuración –> Plantillas -> Correo electrónico:
Plantillas -> Crear plantilla de correo electrónico. Lea más sobre creación y diseño de plantillas de
correo en Ayuda y soporte en el sistema webCRM.
El sistema automáticamente entrelaza datos relevantes en el correo, cuando la plantilla de correo está
configurada para hacerlo. Por ejemplo se puede enviar una confirmación para cada reunión concertada,
entrelazando automáticamente en el correo la información de participantes, hora y localización de la
reunión. Un ejemplo más sofisticado sería entrelazar los datos de una oportunidad en un correo de un
pedido. Tenga en cuenta que plantillas que entrelazan datos sobre la hora de la reunión, sólo están
asequibles desde la reunión, ya que si no el sistema no puede saber de qué reunión se trata.
Documentos adjuntos
Si necesita adjuntar un documento a sólo un correo, haga clic en el icono PDF en la barra de
herramientas y adjunta el documento. Así se crea un enlace al documento deseado.
Sin embargo en general se recomienda subir documentos estándar; típicamente listas de precios, hojas
de productos, casos reales y vuestras condiciones estándar en ’utilidades -> documentos ->
documentos estándar’. Estos documentos se pueden adjuntar fácil al correo haciendo clic en el clip.
No se puede simplemente adjuntar un documento, si quiere crear uno, ya que correos masivos con
archivos adjuntos típicamente serán rechazados por el sistema de correo del destinatario. En casos así,
haga clic en ’enlace’ en la plantilla de correo (el 8 horizontal), y a continuación crea el enlace al
documento en su página web. También se puede utilizar el icono PDF (mencionado arriba) al establecer
la plantilla de correo.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Oportunidades – canalización de ventas
Oportunidades es un aspecto muy destacado de webCRM que le permite:
• • • • Ver todas las ventas potenciales en los niveles de canalización de ventas definidos por usted
Ver su canalización clasificada según el momento de pedido previsto
Ver su canalización en la divisa deseada
Mostrar presupuestos según persona, producto/servicio y área, comparando presupuesto,
canalización y pedidos, para ver si vuestros presupuestos se van cumpliendo.
Establecimiento de su canalización de ventas
Esto se hace definiendo los pasos en su
proceso de ventas y los porcentajes que
desea asociar a cada nivel.
Primero se inserta los porcentajes
seleccionados relevantes en Utilidades
-> Canalización -> Porcentajes
posibles de canalización. Los niveles
se definen con los ejemplos implantados
como punto de partida. Hay valores y
textos predeterminados aplicables para
una serie de fases como punto de
partida de su sistema.
Cada nivel se define con un título, marcando
’en uso’, si quiere incluir el nivel
correspondiente en sus posibilidades de
canalización. El porcentaje mostrado será el
predeterminado, y en caso de marcar
’desconctar ..’, el usuario tendrá la
posibilidad de elegir porcentaje; de lo
contrario se queda bloqueado para el nivel.
La persona responsable de la oportunidad
recibe un recordatorio cuando no ha habido
movimiento
en esta venta potencial durante la cantidad de días definidos (esta opción se puede deseleccionar).
Más abajo en la ventana se puede añadir una descripción del nivel de canalización y los requisitos.
En el día a día una oportunidad (o mejor dicho una venta potencial) para un cliente determinado se crea
entrando en la organización correspondiente haciendo clic en Oportunidad -> Crear oportunidad. De
nuevo es fácil añadir datos a esta ventana y
guardarlos. Como en todas las funciones
principales se puede añadir nuevos
campos, apagar ciertos campos de datos
y renombrar la función. Lea más sobre
esto en la sección siguiente.
Si ha creado plantillas de oportunidades (en
’utilidades -> plantillas -> plantillas
PDF/Word) se muestran listas para
entrelazar, en la esquina inferior derecha.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Personalización sencilla
Esta sección enseña cómo se puede:
• Cambiar terminología
• Añadir nuevos campos personalizados
• Cambiar las opciones en listas desplegables
• Desactivar campos de datos
• Desactivar funciones principales
Cambiar terminología
Para cambiar la selección de palabras en, por
ejemplo, ’Organizaciones’ vaya a Configuración
en el menú principal, elija Configuraciones
principales -> Terminología – elija uno o más
idiomas y haga clic en Mostrar textos para los
idiomas elegidos. Desplácese hacia bajo y
encuentre Organizaciones en la lista. Tenga en
cuenta: Algunas palabras se registran tanto en
singular como en plural, no olvide cambiar
ambos. Si por ejemplo quiere cambiar
Organización a Compañía hay que cambiar:
• • Añadir campos personalizados
Es aconsejable configurar su sistema webCRM de modo que solamente necesita insertar datos que
reflejan su negocio. Al añadir campos personalizados, puede hacerlo de manera estructurada. Se puede
añadir hasta 15 campos nuevos, que pueden ser una lista, una lista de selección múltiple, números
enteros positivos, texto, fecha, casilla de verificación o un enlace web. Se puede crear estos campos
yendo a Configuración desde el menú principal y eligiendo a continuación Campos personalizados.
Se muestra un menú con los diferentes módulos. Se puede crear campos personalizados para todas las
funciones principales (organizaciones, personas, actividades etc.). Se puede añadir campos a usuarios
creados en el sistema, si quiere incluir la dirección de Skype o la dirección privada del usuario en las
plantillas de correo que se manda a los clientes.
Si elige Configuración -> campos personalizados -> personas se muestra la ventana abajo.
Desde aquí se puede definir un campo nuevo:
• Tipo de campo
• El orden de los campos de datos
• La etiqueta del campo se muestra como
título de su pantalla, cuando a
continuación se edita o se crea una
persona
• Especificaciones donde se crea
las opciones del campo
• NB: También se puede elegir ’campo
escondido’, por ejemplo ganancia/débito
con un cliente, si el campo sólo puede
ser visible para usuarios con derechos
para eso.
• Organizaciones a compañías
Organización a compañía
Puedes añadir un título, si hace falta
agrupar los campos. Esto se hace en
fila 2 en las columnas ’orden’ y
’etiqueta del campo’
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Diferentes tipos de campos:
1 Texto: Dos cifras separados por *. Por ejemplo 0 * 50 significa que el texto puede tener entre 0
y 50 caracteres.
2 Números enteros: Dos cifras separados por *. Por ejemplo 1000 * 50000 significa que el texto
puede tener entre 1000 y 50 caracteres.
50000
3 Fecha: No se requiere especificación de la información. El formato de fecha se indica por
usuario en su perfil de usuario (en configuración)
4 Correo electrónico: No se requiere especificación de la información. El sistema controlará que los
datos insertados en
un campo así contiene una @
5 Casilla de verificación: No se requiere especificación de la información.
6 Lista: Esto posibilita que el usuario elija una posibilidad desde una lista de diferentes opciones
dados. Las diferentes opciones están separadas por *. La primera opción actuará como
predeterminado. Un ejemplo de una lista podría presentarse así: - elija - * Posibilidad A *
Posibilidad B * Posibilidad C. Esta lista puede tener máximamente 5.000 caracteres (es decir
típicamente hasta 500 o más opciones). Se puede añadir más opciones a la lista después, y
cambiarlas de sitio. Tenga en cuenta: Si se cambia el texto en la opción (aun de minúscula a
mayúscula), se pierde la referencia.
7 Lista de selección múltiple: Esto posibilita que el usuario elija una o más posibilidades desde
una lista de diferentes opciones dados. Las opciones se indican con un número único (entre
01 y 99) seguido por: y a continuación la opción. Un ejemplo podría ser:
01:
05:
10:
99:
Opción 1
Opción 2
Opción 3
Otro
Los números son únicos y se utilizan como referencia. Es decir se puede cambiar el texto si
desea renombrar una o más opciones. También se puede cambiar el orden de las opciones, es
decir el orden alfabético. Pero cambiar la numeración destruiría las referencias.
8 enlaces web: enlaces web se utilizan para enlazar directamente con datos en otros sistemas
para determinados clientes, personas, oportunidades etc. Para configurarlo remitimos a Ayuda
y soporte.
Tenga en cuenta, que en la parte más baja de la imagen de organización (en campos
personalizados) tiene la posibilidad de crear ocho campos de texto libre más. Estos se utilizan
típicamente para el número NIF o un número de deudor. Esto se utiliza, por ejemplo si quiere
intercambiar datos con su sistema de economía y quiere asegurar que las actualizaciones llegan al
deudor correcto.
Desactivar campos de datos/funciones principales
Si hay un campo de datos que no se utiliza, es fácil
desactivarlo en Configuración -> ajustes principales
-> campos de datos.
Del mismo modo se puede activar o desactivar funciones
principales en Configuración -> ajustes principales ->
funciones principales.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Cambiar el contenido en un menú desplegable en un campo de datos
Se puede cambiar los temas en un menú
desplegable mostrado en un campo de datos,
por ejemplo en la lista desplegable Estado en
organizaciones. Vaya a Configuración desde el
menú principal - Elija Listas desplegables.
Elija Organización/Personas. Desde aquí se
puede cambiar/añadir o borrar temas
en los diferentes campos de datos.
Tenga en cuenta, que si se cambia/borra
algo en la lista las referencias en
organizaciones/personas ya creadas
desaparecen.
Crear informes propios
Con webCRM es posible diseñar informes propios. En el sistema se llaman informes por defecto. Se
puede cambiar a, por ejemplo, ’resúmenes’ en terminología, como antes mencionado. La idea es que
usted debe poder crear sus propios informes sin ayuda externa, a no ser que lo prefiere. Puede crear
tantas plantillas de correo electrónico como quiera y restringir el uso para ciertos usuarios, grupos de
usuarios, idiomas o áreas.
Para crear un informe (en el ejemplo a la
derecha se llama resumen), haga clic en
Utilidades ->Informes -> Crear
informe. Se muestra la pantalla a la
derecha Primero se elige el tipo de datos;
si el informe tiene que mostrar datos para
organizaciones, personas, actividades etc.
Tenga en cuenta: Todos los informes le da acceso
a los datos de la organización, porque organizaciones es la clave del sistema. Pero si elige
organizaciones, no va a poder ver personas, actividades etc. Por eso, elija personas, si quiere crear una
lista para contactar o enviar correo electrónico a personas. Del mismo modo serán asequibles tanto los
datos de organizaciones como de personas y actividades, si elige actividades como tipo de datos.
Pulsando Guardar, llegará a la próxima pantalla, donde el informe en sí se establece.
Mostrar datos: El sistema contiene
muchos campos de datos para
organizaciones, personas
etc. Normalmente no va a querer ver
todos los datos disponibles del informe.
Aquí se puede
elegir hasta 14 campos de datos para
mostrar en el informe, por ejemplo
organización, nombre y número de
teléfono, de la persona.
Clasificar datos de salida: Aquí se
determina cómo clasificar los datos. Lo
más frecuente es elegir ’organización’, ya
que es preferible clasificar los datos
alfabéticamente según el nombre de la
organización.
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Comenzar. Version 2.0 webCRM december 2011 Filtro de datos: Aquí se elige los criterios
de datos que se van a aplicar para los
temas en el informe. Por ejemplo todos los
clientes en Finlandia y en el Báltico. Tenga
en cuenta: Después de elegir un criterio se
abrirán cajas nuevas para elegir nuevos
criterios. También es posible definir
criterios Y/O. Si elige criterios en dos
cajas separadas (separadas por Y en el
lado izquierdo) el informe es aplicable a
datos que se ajustan a ambos criterios.
Si al contrario elige los criterios en la misma caja (separadas por O en el lado izquierdo) el informe
incorpora los datos que se ajustan a uno u otro
de los dos criterios. El informe a la izquierda le
dará todos los datos deSuecia o Noruega.
Finalmente - en Avanzado – puede indicar
quién tiene permiso para ver el informe.
También hay acceso a una serie de funciones
especiales bajo avanzado, que le permite
borrar y cambiar datos, de modo masivo.
Importación de datos
En ayuda y soporte en el menú principal se encuentra una guía específica con instrucciones claras
sobre cómo importar datos a su sistema webCRM. Hay un enlace para esto en el correo electrónico
de bienvenido, y el documento es además asequible desde nuestra página web.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Esperamos que esta guía le haya sido útil. Si le hace falta asistencia adicional no dude en contactar
con su asesor local de webCRM, para que le ayude para seguir.
Tenga en cuenta, que la función ayuda y soporte en el sistema mismo (se encuentra arriba a la derecha)
es gratuita. Allí se encuentra instrucciones detalladas y además se puede hacer preguntas. Contestamos
preguntas generales dentro de 24 horas, típicamente con un par de líneas y/o una referencia al sitio
relevante donde se puede leer cómo solucionar el problema en cuestión. También hay una serie de
documentos en nuestra página web y tanto en la página web como en su sistema se encuentran vídeos
de ayuda e inspiración, que se puede beneficiar de estudiar.
Si desea asistencia por teléfono, o si tiene preguntas específicas en cuanto al establecimiento o el uso de
su sistema que típicamente requieren acceso a su sistema para poder aconsejar, esto es posible
también. Ofertamos este tipo de asistencia como asesoramiento comprando una tarjeta de dos horas o
más.
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