procedimientode transferencia gratuita - Gestión de Proyectos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE
TRANSFERENCIA GRATUITA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AB-07
1
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PROCEDIMIENTODE TRANSFERENCIA GRATUITA
1. OBJETIVO
Informar a la Dirección Administrativa oportunamente sobre los bienes que se han
vueltos inservibles, obsoletos y que hubieren dejado de usarse para proceder a la baja,
venta, remate, donación en cumplimiento a lo determinado en el Reglamento general
sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público.
2. ALCANCE
Inicia con la petición de donaciones de clientes externo ya se el ciudadano, entidades
públicas y privadas etc., según la ley vigente determine y finaliza con la resolución de
negación o aprobación a lo solicitado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Rol.
Responsabilidad.
Responsable de la Unidad Dirigir y supervisar las labores de recepción,
de Bienes y Control de
almacenamiento y distribución de materiales, insumos y
Activos
repuestos; promover la optimización de los recursos y servicios
Control de Activos
Asistente de Activos
a usuarios internos y externos.
Implantar sistemas de control, constatación y verificación de los
bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, así como la
legalización del traspaso dando cumplimiento con las normas
preestablecidas
Constatación, codificación, realizar traslados internos,
verificación permanente de bienes muebles de larga
duración y sujetos a control de los bienes de propiedad de
la Municipalidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
2 GAD-I
3 POA
4 BDD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
Plan Operativo Anual
Base de Datos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
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PROCEDIMIENTO DE
TRANSFERENCIA GRATUITA
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Bienes
2
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DEFINICIÓN
Objetos físicos sobre los que se pueden establecer
derechos de propiedad y cuya titularidad puede
transferirse entre sectores de actividad, mediante
transacciones realizadas en los mercados, para satisfacer
necesidades de la comunidad, y que pueden venderse o
comprarse muchas veces; siendo ésta una característica
muy particular que los diferencia de los servicios.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Transferencia Gratuita de bienes
Fase
INICIO
CLIENTES INTERNOS
Director Administrativo
2. MA-BSI-AB-05
Baja de bienes de
larga duración Y
sujetos a control.
1. MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
D1
S1
6. Solicitar Informe de
disponibilidad de bienes
para transferencia
gratuita
S1
D2
Director Administrativo
D3
8. Analizar y Emitir una
resolución A lo solicitado
con sustento en los
informes presentados.
S1
9. ¿Se aprobó la
transferencia
gratuita?
ALCALDÍA
FIN
Secretaria de Alcaldía
3. Registrar y Asignar el
trámite de petición de
transferencia gratuita
D1,D2
Alcalde
4. Analizar la solicitud y
dar respuesta mediante
sumilla al Director
administrativo.
D1,D2
Secretaria de Alcaldía
5. Reasigna el tramite
según sumilla y
despacha.
D1,D2
S1
S1
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
DE BIENES
_CONTROL DE
ACTIVOS
D5
S1
Responsable Unidad de
Administración de Bienes.
7. Emitir Informe de
disponibilidad, custodio,
estado y costo de los
bienes solicitados
D4
Si
Director Administrativo
11. Emitir la resolución
a Responsable de la
unidad de bienes
mediante memorando
S1
1
D5
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Diagrama de flujo: Procedimiento de Transferencia Gratuita
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES
_CONTROL DE ACTIVOS
Fase
Responsable Unidad de
Administración de Bienes.
12. Emitir la resolución a
control de activos Y
financiero para que
proceda con lo resuelto. S1
Encargado de
Control de Activos
13. Identificar y
separar Los bienes
A ser donados
D5
Encargado de
Control de Activos
14. Contactar al
beneficiario para
realizara el
acercamiento.
Encargado de
Control de Activos
16. Entregar los bienes
al beneficiario (Acto
Administrativo)
Encargado de
control de activos
15. Registrar el egreso
de los bienes por
remate en el sistema
Olympo Activos fijos. D6
Documentos :
D1:.Solicitud de petición de donación de bienes.
D2: Memo de la comisión de baja de Bienes
D3:Memo de solicitud de informe
D4: Informe de Disponibilidad de Bienes
D5: Memo de resolución de petición
D6:Acta entrega del bien
D6.1: Acta Entrega legalizada.
Encargado de control de activos
D6
Encargado de
Control de Activos
17. Legalizar en todas la
instancias el acta De
donación
D6.1
S6.1
Sistemas:
S1: Sistema documental Quipux
S6.1: Sistema Olympo (Baja de bienes
18. Actualizar el registro de bienes
Archivar documentos y Emitir
informe mensual de los ingresos,
egresos, inclusión exclusión del
seguro, donación ,etc., de bienes.
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
19. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo y
Unidad de auditoria interna.
FIN
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA GRATUITA
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE PETICIONES
Del procedimiento atención de peticiones
ingresa la solicitud de petición del cliente
externo. Para que se realice una transferencia
gratuita.
2
MA-BSI-AB-05
BAJA DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y SUJETOS A
CONTROL
RESPONSABLE
Del procedimiento de Baja de Bienes ingresa
la solicitud de la comisión de baja de bienes
son su respectiva sumilla de realizar la
transferencia de bienes.
REGISTRAR Y ASIGNAR EL
TRÁMITE DE PETICIÓN DE
TRANSFERENCIA GRATUITA
ANALIZAR LA SOLICITUD Y
DAR RESPUESTA MEDIANTE
SUMILLA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
La secretaria de alcaldía recepta cualquiera de
las dos solicitudes y las asigna al Sr. Alcalde
para que de trámite a lo solicitado.
Analizar la solicitud y dar respuesta mediante
sumilla al director administrativo.
Alcalde
5
REASIGNA EL TRÁMITE
SEGÚN SUMILLA Y
DESPACHAR
Reasigna el trámite según sumilla del Sr.
Alcalde y despacha.
Secretaria de Alcaldía
6
SOLICITAR INFORME DE
DISPONIBILIDAD DE BIENES
PARA TRANSFERENCIA
GRATUITA
Solicitar informe de disponibilidad de bienes
para transferencia gratuita
Director Administrativo
7
EMITIR INFORME DE
DISPONIBILIDAD, CUSTODIO,
ESTADO Y COSTO DE LOS
BIENES SOLICITADOS
Emitir informe de disponibilidad, custodio,
estado y costo de los bienes solicitados
Responsable de la
Unidad de
Administración de
Bienes.
8
ANALIZAR Y EMITIR UNA
RESOLUCIÓN A LO
SOLICITADO CON SUSTENTO
EN LOS INFORMES
PRESENTADOS.
Analizar y emitir una resolución
a lo
solicitado con sustento en los informes
presentados.
Director Administrativo
3
4
9
10
¿SE APROBÓ LA
TRANSFERENCIA GRATUITA?
FIN
Si se aprobó la transferencia Gratuita
Continuar con la actividad 11
No se aprobó la transferencia Gratuita
Continuar con la actividad 10
Secretaria de Alcaldía
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TRANSFERENCIA GRATUITA
11
EMITIR LA RESOLUCIÓN A
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
DE BIENES MEDIANTE
MEMORANDO
12
EMITIR LA RESOLUCIÓN A
CONTROL DE ACTIVOS Y
FINANCIERO PARA QUE
PROCEDA CON LO RESUELTO.
13
IDENTIFICAR Y SEPARAR LOS
BIENES A SER DONADOS
CÓDIGO:
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Emitir la resolución al responsable de la
unidad de bienes mediante memorando
Emitir la resolución a control de activos y
financiero para que proceda con lo resuelto.
Director Administrativo
Responsable de la
Unidad de
Administración de
Bienes.
Identificar y separar los bienes a ser donados
Encargado de Control
de Activos
Contactar al beneficiario para realizar el
acercamiento.
Encargado de Control
de Activos
Registrar el egreso de los bienes por remate
en el sistema olympo activos fijos.
Encargado de control de
activos
16
ENTREGAR LOS BIENES AL
BENEFICIARIO (ACTO
ADMINISTRATIVO)
Entregar los bienes al beneficiario (acto
administrativo)
Encargado de Control
de Activos
17
LEGALIZAR EN TODAS LA
INSTANCIAS EL ACTA DE
DONACIÓN
Legalizar en todas la instancias el acta de
donación
Encargado de Control
de Activos
Actualizar el registro de bienes archivar
documentos y emitir informe mensual de los
ingresos, egresos, inclusión exclusión del
seguro, donación, etc., de bienes.
Encargado de control de
activos
Conciliar los datos del sistema olympo y el
informe, emitir informe general a director
administrativo y unidad de auditoría interna.
Responsable de la
Unidad de
Administración de
Bienes
14
15
18
19
CONTACTAR AL
BENEFICIARIO PARA
REALIZARA EL
ACERCAMIENTO.
REGISTRAR EL EGRESO DE
LOS BIENES POR REMATE EN
EL SISTEMA OLYMPO
ACTIVOS FIJOS.
ACTUALIZAR EL REGISTRO
DE BIENES ARCHIVAR
DOCUMENTOS Y EMITIR
INFORME MENSUAL DE LOS
INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, DONACIÓN, ETC., DE
BIENES.
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y UNIDAD
DE AUDITORIA INTERNA.
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
N°
1
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Normas de control Interno de la Contraloría general
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la contraloría general del estado.
Ley orgánica del sistema de contratación pública.
Normas técnicas de control interno.
Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos.
Manual de administración y control de los activos fijos del sector público.
Manual de la administración y control de los bienes en el sector publico aplicando la
normativa legal vigente.
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Molina- NatalyCulqui
Fecha: 14/12/2012
Revisó: Ing. Sandra Paredes
Fecha:
Firma
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