Métricas para la evaluación del departemento de Recursos

Métricas para la evaluación del departemento de Recursos
Humanos y Materiales
Autor(es) del documento
Oviedo Hernández Guillermo
Revisor(es) del documento
Consuelos Valencia José Carlos
versión: 1
estado: en revisión
clave: DC_MetricasRecursosHumanos_v1
Métricas para la evaluación del departemento de Recursos Humanos y
Materiales
A continuación se presentan la forma de evaluar y las métricas que se definieron a partir de
los diversos rubros sujetos a valoración para determinar el nivel de calidad del departamento
de Recursos Humanos y Materiales.
1.- Forma de evaluar general
Para evitar ambigüedad y confusiones el la forma en que se llegará a la evaluación de
cada uno de los rubros (definidos más adelante en el documento), se establece una escala
de calificación que va del 0 al 100. Es decir, cada rubro definido en este documento será
calificado con dicha escala con el objetivo de normalizar las métricas, con lo cuál se logrará
una buena legibilidad del documento y una conversión casi inmediada del porcentaje de
satisfacción de los estándares de calidad de la empresa.
Una vez dada la calificación de cada rubro, se procederá a hacer un promedio general, en el
cuál se verá reflejado el desempleño de dicho departamento, de acuerdo a la siguiente tabla:
Calificación obtenida
Nivel de Calidad
0 - 59
mala
60 - 69
regular
70 - 79
aceptable
80- 99
buena
100
excelente
1.1.- Bonificaciones
Cada rubro de evaluación podrá ser acreedor a un puntaje de premiación o
bonificación, el cuál será asignado a criterio del personal de revisión de la Dirección de
Calidad. Dicho puntaje no podrá rebasar los 10 puntos de la calificación de cada rubro.
Aquellos rubros propensos a bonificaciones serán los que además de cumplir puntualmente
con los estándares de calidad, muestren características que a pesar de no estar definidas en
los requerimientos, le den a la documentación y al trabajo del departamento en general una
mejor imagen y organización.
2.- Rubros de evaluación
A continuación se detallan los diversos puntos de evaluación a los que el
departamento de Recursos Humanos y Materiales será sujeto.
Los rubros a evaluar son cuatro:
a) Estructura del departamento
b) Comunicación
c) Avances
d) Manejo de recursos
2.1.- Estructura del departamento
Los diferentes aspectos a evaluar en este rubro son:
La jerarquía del departamento: la organización del departamento deberá estar
definidia de forma jerarquica donde todos los integrantes deberán tener un puesto bien
definido. La importancia de dicho puesto deberá ser visible dentro un esquema grádico del
departemento (por ejemplo, un diagrama de árbol).
Misión y Visión: deberán ser claras y conscisas (la ambigüedad será penalizada
fuertemente).
Objetivos: cada uno de los objetivos del departemento deberá estar bien precisado y
aterrizado. La definición de objetivos ambigüos, ideales o difícilmene alcanzables será
petalizada.
Organización del Blog: el blog deberá estar perfectamente indentificado con el nombre
del departemento. Las entradas deberán de ser claras y sus autores indentificados de alguna
forma (nombe completo, inciales, psudónimo, etc). Las presencia de entradas anómimas
será penalizada. Se calificará sobretodo claridad y orden, por lo que el diseño visual no entra
en evaluación aunque sí podrá ser acreedor de bonificaciones. Otro aspecto propenso a
bonificaciones seá la definición de categorías que faciliten el acceso y lectura de los
documentos.
Otro aspecto a calificar del blog será la debida seriación de los documentos, es decir, que
aparezcan y sean accesibles todas las versiones de un documento que haya modificado y
que no se haya sobreescrito. Por ejemplo, si se modifica un documento por primera vez,
deberán estar en el blog tanto la versión 0 como la 1 del documento. Esto se hace con el
objetivo de evaluar los avances del trabajo sobre un documento.
La siguiente tabla especifica los pesos de cada uno de los aspectos dicutidos anteriormente.
Aspecto de evaluación
Puntaje
máximo
Organigrama del depto.
2.5
Puestos bien definidos
10
Misión
10
Visión
10
Objetivos
25
Nombre del departamento ( en el blog)
2.5
Claridad de las entradas en el blog
5
Identificación de los autores de las entradas en el
blog
5
Orden y organización del blog
20
Seriación de versiones de documentos subidos al
blog
10
Total
100
2.2.- Comunicación
Dado que el departamento de Recursos Humanos y Materiales tiene una importancia
muy significativa debido a que el manejo de personal está a su cargo, en este rubro se
evaluarán dos aspectos muy importantes: la comunicación interna y la comunicación externa.
Comunicación interna: se revisarán todos aquellos documentos cuyo fin sea
comunicar, avisar o aclarar algún aspecto entre los miembros del departamento. En este
aspecto entran la publicación de la asignación de tareas a cada empleado, así como la
publicación y entraga de dichas tareas.
Comunicación externa: se evaluarán los documentos cuyo fin sea comunicar algo a los
demás departementos, como lo son las minutas o algún tipo de aviso o petición.
En la tabla siguiente se presentan los pesos de cada aspecto a evaluar:
Aspecto de evaluación
Puntaje máximo
Publicación de asignación de tareas
35
Entrega de las tareas
35
Elaboración de minutas
10
Avisos internos
5
Comentarios
5
Avisos externos
10
Total
100
2.3.- Avances
Los avances se evaluarán específicamente a través de los reportes de asignación de
tareas y la ruta crítica. Hacieindo especial énfasis en:
Tareas entregadas a tiempo y nombres de los responsables de cada tarea: se deberá
especificar claramente la tarea a realizar, la fecha de entrega y el nombre completo del
responsable de esa tarea.
Justificación de penalizaciones o bonificaciones: en caso de que un miembro del
departamento sea acreedor a alguna bonificación o penalización, se deberá justificar de
forma total y clara. Las bonificaciones sin justificar pueden llegar a interpretarse como formas
de corrupción, por lo que serán fuertemente penalizadas.
Calificaciones congrentes: se revisará que las calificaciones sean proporcionales al
cumplimiento de las tareas asignadas.
Cumplimiento y actualización de la ruta crítica: todos los avances del departamento
deberán de verse reflejados en las rutas críticas, pues si éstas no se actualizan, se
entenderá que el departamento no ha trabajado o estuvo trabajando en procesos que no
fueron especificados y por lo tanto fuera del control de la organización.
En la siguente tabla se especifican los pesos de cada aspecto a calificar:
Aspecto de evaluación
Docuemento en el que se
encuentra
Puntaje
máximo
Nombres de los responsables de cada
tarea
Reporte de asignación de tareas
10
Tareas entregadas a tiempo
Reporte de asignación de tareas
25
Justificación de penalizaciones y
bonificaciones
Reporte de asignación de tareas
10
Calificaciones congruentes
Reporte de asignación de tareas
5
Cumplimiento de la ruta crítica
Ruta crítica
25
Actualización de ruta crica
Ruta crítica
25
100
Total
2.4.- Manejo de recursos
En este rubro se evaluará el buen manejo de los recursos materiales y humanos para
el logro de los objetivos del departamento.
Uso y justificción de recursos materiales: se deberán especificar los recursos
materiales que se usaron así como la justificación de su uso. Si la justificación se omite o es
ambigüa, se petalizará el puntaje por gastos innecesarios y por despilfarro. Este aspecto es
uno de los más importantes dentro de los estándares de calidad, pues una organización que
aspira a una excelente calidad dede minimizar costos y evitar fugas de capital.
Manejo de recursos humanos: se verificará que estén bien definidos todos aquellos
procesos y documentos afines al majejo de personal. Es decir, se evaluarán los documentos
que respalden el claro manejo de las contrataciones, de despidos, movilización de personal,
renunias, etc.
En la siguente tabla se especifican los pesos de cada aspecto a calificar:
Aspecto de evaluación
Puntaje
máximo
Publicación de los recursos materiales usados
15
Justificación del uso de recursos materiales
15
Elaboración de un formato de contrato de personal
10
Elaboración de un formato de renuncia de personal
10
Elaboración de un formato de despido de personal
10
Elaboración de un formato de reubicación de personal
10
Examen (conocimientos, aptitudes) para la contratación de
personal para el depto. de Recursos Humanos
10
Examen (conocimientos, aptitudes) para la contratación de
personal para el depto. de Procesos
10
Examen (conocimientos, aptitudes) para la contratación de
personal para el depto. de Calidad
10
Total
100