SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
RESOLUCIÓN No. 7211
(27 de noviembre de 2006)
Por la cual se toman unas medidas tendientes a restablecer la eficiente prestación del servicio público de registro de
instrumentos públicos en la Oficina Principal de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur.
LA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
En ejercicio de sus funciones legales y en especial las conferidas en los artículos 2º ; 3º numerales 3.2, 3.3, 3.6 y artículo
9º numerales 9.2 y 9.9 del decreto 302 del 29 de enero de 2004 y,
CONSIDERANDO QUE:
Corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, respecto del servicio de registro de instrumentos públicos:
Su prestación en forma eficaz y transparente, impartiendo instrucciones de carácter general, dictando los actos que se
requieran para la eficiente prestación del servicio y administrarlo y organizarlo de conformidad con la ley, en cumplimiento
a lo señalado en el artículo 3º numerales 3.2., 3.3 y 3.6 del decreto 302 de 2004.
Durante los días veinte (20) y veintiuno (21) de noviembre del presente año, se practicó visita especial a la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur, con el fin de efectuar un diagnóstico de los diferentes procesos
jurídicos que se adelantan en esa oficina, y constatar el cumplimiento de los términos establecidos en la ley.
A raíz de lo anterior, el Director de Registro, presentó un informe el día veintidós (22) de noviembre de 2006, en el cual
afirma que la Oficina cuenta con tres (3) cajeros liquidadores, que en promedio han radicado en los últimos tres meses
setecientos cincuenta (750) documentos diarios.
Una vez radicados los documentos, se remiten a la oficina de confrontación y reparto, la cual esta a cargo de dos (2)
funcionarios, uno de tiempo completo y otro de medio tiempo, quienes se encargan de realizar esta labor. A la fecha de la
visita se encontraron tres mil seiscientos cuarenta y dos (3.642) documentos por repartir.
Realizado el reparto, en las primeras horas de la mañana, la función calificadora la cumplen catorce (14) funcionarios
entre abogados y técnicos, a quienes se le reparten cuarenta (40) ó treinta (30) documentos según sean ó no abogados.
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De lo anterior, se concluye que en promedio se reparten quinientos sesenta (560) documentos diarios, quedando un
remanente de aproximadamente ciento (190) documentos por asignar.
Calificado el documento, pasa al despacho del Registrador para su firma, separación de copias, expedición de
certificados asociados y desanotación. En esta etapa del proceso de registro se encontraron dos mil cien (2.100)
documentos por tramitar.
En lo referente a las correcciones, se pudo apreciar que en lo que va corrido del año hasta el veintiuno (21) de noviembre
de 2006, se han efectuado un total de doce mil quinientas sesenta y tres (12.563) correcciones, las que confrontadas con
las ciento cinco mil setecientas once (105.711) radicaciones, da un promedio de error del once por ciento (11%).
Por tal razón, se concluye en dicho informe, que la Oficina presenta un atraso en el proceso de calificación de los
documentos de aproximadamente once (11) días, lo cual repercute sin lugar a dudas, en los demás procesos que
desarrolla la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur.
Por ser la función registral un servicio público, cuya organización y regulación corresponde al Superintendente de
Notariado y Registro, y ante la evidente afectación del servicio, se hace necesario adoptar las medidas correctivas
tendientes a su normalización, de tal manera que, el servicio se preste conforme a las disposiciones legales vigentes y a
las políticas, planes y programas de la Superintendencia.
El artículo 9º numerales 9.2 y 9.9 del decreto 302 de 2004, consagran como función del Superintendente de Notariado y
Registro: “Expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y
funciones de la entidad” y “fijar las políticas que se requieran para el apoyo y el buen desempeño de las oficinas de
registro de instrumentos públicos”.
Como lo establece el artículo 20 del decreto 302 de fecha veintinueve (29) de enero de 2004, las Oficinas de Registro son
dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Corresponde a la Dirección de Registró de conformidad con lo preceptuado en el artículo 19 numerales 19.1 y 19.5 del
decreto 302 de 2004 “Colaborar con el Superintendente de Notariado y Registro en la dirección, organización y
regulación de trámites y demás funciones del registro de instrumentos públicos” y “Dirigir y coordinar las actividades del
registro de instrumentos públicos, de tal manera que los servicios a su cargo se presten conforme a las disposiciones
legales vigentes y a las políticas, planes y programas de la Superintendencia”.
Por lo expuesto,
RESUELVE:
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ARTÍCULO PRIMERO: Apoyar jurídica y administrativamente a la Oficina Principal de Registro de Instrumentos Públicos
de Bogotá Zona Sur, con el fin de conseguir la normalización en los procesos de registro y obtener la eficiente prestación
del servicio público registral.
ARTÍCULO SEGUNDO: Designar al Director de Registro de la Superintendencia de Notariado y Registro para que
coordine con el Registrador de Instrumentos Públicos de Bogotá, Zona Sur, la toma de decisiones tendientes a organizar
y regular los trámites y demás funciones atinentes al servicio público registral.
ARTÍCULO TERCERO: Esta resolución rige a partir de la fecha de expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., 27 de noviembre de 2006
LIDA BEATRIZ SALAZAR MORENO
Superintendente de Notariado y Registro
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