Sector_ SES Título_ Administración de personal y nómina sobre

Referencia
Sector_ SES
Título_ Administración de personal y nómina sobre SAP HCM PSe: caso de éxito en Universidad Complutense de Madrid
Presentación
Por su tradición e historia, la Universidad Complutense de
Madrid (UCM) es la universidad de referencia. En sus aulas
se han formado decenas de miles de titulados universitarios
que han dirigido desde los puestos de responsabilidades en la
Administración y las empresas el desarrollo económico, social
y político de nuestro país.
Es la universidad con mayor número de alumnos presenciales
de toda España (según datos de la propia Universidad, en
el curso 2006-2007 contó con un total de 88.177 alumnos,
aunque la UNED la supera en número total) y es la segunda
de toda Europa. Para ese mismo curso contó con el trabajo
de más de 6.000 profesores.
Imparte alrededor de 78 titulaciones entre las que se
encuentran Económicas, Derecho, Ingeniería electrónica,
Matemáticas, Física o Ingeniería Informática y diferentes
programas Máster y de Doctorado. Además, la biblioteca de
la universidad es una de las bibliotecas más importantes de
España, siendo la segunda en fondos bibliográficos después
de la Biblioteca Nacional de España.
Su actividad se distribuye en dos campus, el de Ciudad
Universitaria, situado en distrito de Moncloa y que comparte
con la Universidad Politécnica de Madrid y la Universidad
Nacional de Educación a Distancia, y el de Somosaguas, en el
término municipal de Pozuelo de Alarcón.
Con el objetivo de gestionar, unificar y consolidar la
información del Grupo, se han llevado a cabo, durante los
últimos años, diversas iniciativas y proyectos dentro del
ámbito de Control y Gestión.
Antecedentes
La progresiva aparición de numerosos centros de educación
superior tanto públicos como privados ha provocado que
el alumnado universitario cada vez se disperse más y ha
obligado a las Universidades a plantearse nuevos modelos
formativos y de gestión que aporten valor con el objetivo de
evitar dicha dispersión.
Como consecuencia de esto, a lo largo de los últimos años,
la Universidad Complutense de Madrid (en adelante UCM), ha
abordado una serie de proyectos de renovación tecnológica
de sus sistemas informáticos de gestión e información.
Dentro de dicha estrategia, el proyecto surge para dar
respuesta a este plan de actuación, en el ámbito de
Renovación Tecnológica de los Sistemas de Gestión de
RR.HH. que comenzó en el año 2006 con la implantación
y puesta en marcha en la UCM de un Sistema de Gestión
Integrado para la Gestión y Administración de los Recursos
Humanos, en concreto, para los colectivos del Personal
Docente e Investigador Funcionario y Laboral, los Becarios
de Investigación e Investigadores contratados y que continuó
con la implantación y puesta en marcha en 2008 del colectivo
de Personal Administrativo y de Servicios Funcionario y
Laboral así como los Becarios de Colaboración. El objetivo
del proyecto ha sido analizar y diseñar la solución informática
adecuada para poder permitir disponer de un único sistema
de gestión global, que integre todo el Personal Docente e
Investigador (PDI) y el Personal Administrativo y de Servicios
(PAS), tanto Funcionario como Laboral de la UCM, en la
misma herramienta y con el mismo ámbito de gestión.
Objetivos
Este sistema ha sido desarrollado bajo una plataforma
tecnológica web, con el objetivo de mejorar el canal de
comunicación de los Empleados con los Servicios de
Personal, a través del desarrollo e implantación de un Portal
del Empleado. Dicho canal dotó a los empleados, de una vía
directa de comunicación con los Servicios de Personal y les ha
permitido participar en la gestión de los procesos que afectan
a su vida profesional y laboral.
En resumen, y en cumplimiento de los objetivos planteados,
el sistema se ha desarrollado bajo una visión integradora
y global, tanto de procesos, sistemas y personas, que ha
permitido llevar una gestión eficaz y eficiente de los procesos
(end-to-end) que se desarrollan dentro del ámbito de la
Vicegerencia de RR.HH.
A continuación se pasan a enumerar los objetivos principales
que hemos cubierto tanto en el análisis como en el diseño e
implementación de la solución del nuevo sistema:
• Orientado a la modernización de los Sistemas
de Información de la Administración y Gestión de
Personal, mediante la implantación de una solución
de mercado, técnicamente sólida y contrastada,
que ha permitido de forma progresiva incorporar la
gestión de otras áreas, bajo una única plataforma
tecnológica escalable, tanto a nivel técnico como
funcional.
• Con la finalidad de disponer de un sistema eficaz
que dé soporte a la gestión diaria de los Recursos
Humanos, y a las necesidades de información para la
toma de decisiones.
• Un sistema que ha supuesto una mejora de la
eficiencia y que ha posibilitado la aplicación de
nuevas políticas y normativas en la gestión de
personal.
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• Que aumente la calidad de los servicios, en
agilidad y eficacia, que la UCM presta al resto de
la Organización y en especial a sus Empleados y a
otros Organismos Externos a los que debe rendir
cuentas.
• Flexibilidad y adaptabilidad del nuevo sistema para
ajustarse a las peculiaridades y normativa aplicable
a la gestión del personal de la UCM y a su evolución
futura.
• Incorporar las herramientas que permitan aumentar
el rendimiento y la eficacia en la gestión diaria de
la UCM, adecuando los esfuerzos y recursos a los
resultados pretendidos.
• Minimizar el trasvase de documentos entre los
distintos servicios de personal y de los empleados
con los servicios de personal, agilizando los
procesos y evitando los problemas derivados en la
gestión y archivos de documentos y papeles.
• Un diseño del sistema que permita la liberación
de recursos y empleo de los mismos en tareas
estratégicas y de gestión, en detrimento de las
tareas administrativas.
• Una solución para disponer de un canal de
comunicación vía web entre los Empleados y
los Servicios de Personal, que permita facilitar la
comunicación y la integración de los empleados
dentro los procesos de gestión.
• El diseño ha de permitir reducir determinados ciclos
de procesos y mejorar la calidad y cantidad de
información que se precisa para mejorar la eficacia y
eficiencia de los procesos, haciendo a los empleados
participes y responsables del mantenimiento y
actualización de su información, a través del Portal
del Empleado.
• Con el objetivo de dotar a la Universidad
Complutense de una imagen de modernidad
aplicando la posibilidades tecnológicas que ofrece en
canal internet/intranet en la gestión de los procesos
de gestión y administración de personal y a futuro,
aprovechar el canal de internet como un canal
alternativo para acercarse a los futuros profesionales
de la UCM.
• Una solución que permita que, una vez implantada
la gestión y administración de RR.HH, pueda
abordarse en un futuro la integración con un sistema
de gestión documental, lo que permitiría, por
ejemplo, almacenar la documentación asociada a
cada acto administrativo o contrato.
El proyecto
El proyecto se ha estructurado en 4 Áreas Funcionales,
atendiendo a la naturaleza organizativa y funcional de la
Vicegerencia de RR.HH de la UCM, que a continuación se
pasan a enumerar:
• Sistema de Gestión Organizativa que cubría la
definición y gestión de la estructura organizativa y
RPT del Personal y que se realizó con el módulo de
OM de SAP HCM.
• Sistema de Gestión y Administración de Personal
(SAP HCM PA), dando soporte a los requerimientos
de los nuevos procesos y procedimientos definidos
por la Vicegerencia de RR.HH.
• Sistema Retributivo (SAP HCM PY) que cubriría la
nómina de personal así como todos los procesos
legales y corporativos asociados a la misma.
• Portal del Empleado a través del módulo de ESS
que permitiría acercar la gestión a los empleados y
hacerles participes de la misma.
El proyecto se inició en mayo de 2006 con la elaboración
de un análisis de situación actual en el que se plasmaron los
procesos que se gestionaban en la aplicación actual así como
los diferentes departamentos implicados en los mismos.
Con este análisis realizado, se comenzó con el diseño de la
solución correspondiente a los procesos que gestionaban al
Personal Docente e Investigador Funcionario y Laboral, los
Becarios de Investigación e Investigadores contratados.
Durante el diseño fue necesario dar solución a procesos
que no estaban cubiertos directamente por la aplicación
para lo cual se contó con el apoyo permanente de SAP que
doy soporte a la implementación de las mismas durante la
totalidad de la duración de esta fase. La fusión de ficheros
FAN o la cotización de los becarios de investigación fueron
algunos de los procesos que se encontraban en esta tesitura.
Gestión de la compatibilidad, el reconocimiento de servicios
previos o comunicación telemática con el MAP fueron algunos
de los procesos específicos implementados junto con la
generación de la totalidad de las plantillas necesarias para dar
cobertura a los documentos legales asociados a procesos
tales como el reconocimiento de trienios o el certificado de
maternidad.
La diversidad de funcional existente dentro de un mismo
proceso entre el personal Funcionario y el Laboral (por
ejemplo en la manera de remitir la información por vía
Telemática al MAP) así como las dificultades encontradas en
la depuración de los datos para la carga inicial del sistema,
hicieron necesario platearse la necesidad de arrancar primero
el personal funcionario en enero de 2007 y posteriormente el
personal laboral en junio del mismo año.
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Esta decisión provocó que durante el intervalo comprendido
entre los meses de Enero y Junio se tuvieran que llevar la
gestión de Recursos Humanos en ambos sistemas y que
determinados procesos como la generación de TC’s tuvieran
que ser ejecutados en cada aplicación por separado para,
posteriormente, proceder a su fusión en SAP.
Las claves del éxito de esta primera fase radican en los
siguientes aspectos:
• Focalización del arranque por colectivos al objeto de
delimitar la funcionalidad correspondiente a cada uno
de ellos y acotar el proceso en el que se producía la
incidencia.
• Total implicación y excelente trabajo del área usuaria
lo que posibilitó el ajuste de los procesos y la
depuración definitiva de los datos.
• Estrecha colaboración con SAP que permitió adaptar
el producto a las especificidades propias del entorno
de las Universidades.
Una vez arrancados ambos colectivos se pasó a un periodo
de estabilización de la herramienta y de determinados
procesos críticos (por ejemplo, integración presupuestaria) así
como de desarrollo de informes específicos necesarios para la
gestión de la universidad.
Dentro de esta fase las claves fundamentales del éxito fueron:
• Integración del equipo técnico de la UCM con el
equipo de everis lo que reportó un traspaso del
conocimiento más efectivo y un mejor entendimiento
de los problemas del día a día de la UCM.
• Mantenimiento del equipo originario de
implementación durante el periodo de estabilización
y mejora de la herramienta.
Una vez finalizada esta fase, se procedió a implementar el
colectivo del Personal Administrativo y de Servicios (PAS) así
como los becarios de colaboración.
Para esta implementación se recuperó el equipo de la
primera fase por lo que el conocimiento de la aplicación fue
determinante en la correcta implementación de la solución.
Los usuarios conocían la herramienta perfectamente tras un
periodo de tiempo trabajando con ella lo que les permitió
participar muy activamente tanto en la definición de los
requerimientos del sistema como en el diseño de la solución
a implementar. Asimismo, el equipo técnico de UCM ya era
capaz de traducir a procesos SAP los procesos que tenían
implementados en sus herramientas antiguas por lo que el
documento de diseño que se elaboró fue mucho más preciso
y más comprensible.
Las claves de esta última fase, fueron:
• Alto volumen de incidencias ya detectado y
corregido durante la primera fase lo que minimizó en
un porcentaje muy elevado el número de incidencias
de este último arranque.
• Alta implicación de los equipos de UCM tanto
funcional como técnico lo que favoreció la definición
y diseño de procesos así como la depuración de los
datos a cargar.
• Alto conocimiento de la casuística de las
universidades del equipo que realizó la implantación
ya que era el mismo que el de la primera fase.
• La presencia de consultores junto con los usuarios
en el mes del arranque minimizó considerablemente
el volumen de incidencias derivados de una
incorrecta introducción de los datos lo que favoreció
la desactivación de la herramienta de gestión
antigua.
Beneficios
Los beneficios que ha conseguido la UCM con el análisis
funcional y la solución de la nueva herramienta pasan por
disponer de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos
que da soporte a los cambios organizativos y funcionales
necesarios para afrontar el nuevo modelo de gestión.
Con ello se ha conseguido, no sólo aumentar la calidad de los
servicios prestados por la Vicegerencia de Recursos Humanos
al resto de la organización, sino optimizar los procesos y
facilitar la operativa en el desempeño de las funciones de los
distintos usuarios de los Servicios de Personal.
Adicionalmente, con el diseño del Portal del Empleado se
obtuvieron beneficios para los empleados y la organización,
tales como:
• Acceso a la información relevante de la información
individualizada: Transparencia
• Visualizar y verificar por parte de los empleados que
la información que se dispone de ellos es correcta
tanto de sus datos personales, como de Seguridad
Social, datos Fiscales y económicos, evitando
problemas y realización de ajustes posteriores.
• Comunicar y actualizar a los Servicios de Personal
cualquier cambio que se produzca en relación a la
información que se dispone de cada empleado.
• Difusión e incorporación de información actualizada
en tiempo real.
• Reducción ciclos de procesos, tiempos y esfuerzos.
• Facilitar la gestión administrativa a los empleados y a
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los servicios de personal.
• Reducción de documentos en papel y espacio para
su conservación.
• Mejorar la imagen de los Servicios de Personal al
resto de la Organización y dotarla de una imagen de
modernidad, por la evolución tecnológica de sus
sistemas.
• Establecer las bases, para la evolución hacia futuros
procesos que se decida gestionar a través del Portal.
Planes de futuro
La estrategia de futuro de la UCM pasa por la implantación de
otros módulos de SAP para dar cobertura a procesos críticos
tales como la Selección y Provisión o la Gestión de Tiempos
de Personal pasando por la explotación de la información
mediante la utilización del entorno de SAP Business
Warehouse.
Asimismo, es objetivo estratégico de la Universidad
Complutense de Madrid continuar con la apertura a los
centros de la gestión de personal mediante la implementación
de la descentralización de procesos incrementando los
servicios aportados por el Portal del Empleado y sustentando
los flujos de trabajo en SAP Workflows.
La Universidad Complutense de Madrid se encuentra en
un proceso constante de adaptación de sus procesos con
el objetivo de cumplir la legalidad vigente y conseguir una
mayor eficacia y eficiencia que se traduzcan en una mejor
calidad de los servicios ofrecidos tanto al alumnado como a la
comunidad universitaria. Para ello, ha venido contando desde
los últimos años y así seguirá haciéndolo con las soluciones
para el Sector Público que ofrece SAP.
En la unidad de SAP & Enterprise Solutions de everis nos centramos en conocer las soluciones SAP más innovadoras y en implantar
las mismas de forma práctica y eficiente, lo que ha facilitado a nuestros clientes la expansión, transformación y mejora continua de su
organización y su negocio.