CLUB MILITAR DE GOLF

En reunión celebrada el pasado 18 de abril de 2006, la Junta Directiva aprobó el
Reglamento para el Manejo Interno de Eventos, que a continuación presentamos:
CLUB MILITAR DE GOLF
REGLAMENTO Y PROCEDIMIENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE
EVENTOS
1. RESERVAS DE SALONES: Todas las reservas serán tomada por la Oficina
de Alimentos y Bebidas y serán ellos quienes asignen el salón dependiendo de
la disponibilidad de los mismos. La reserva debe solicitarse por escrito; no se
recibirán reservaciones por vía telefónica.
Los eventos son para los socios o invitados que se encuentren avalados
mediante carta de presentación del socio titular; comprometiéndose a estar
presente y a responder por el evento.
2. CONFIRMACION DEL EVENTO. Se requiere de una carta dirigida a la
Gerencia, indicando el día, el salón, el número de personas, clase de evento, la
hora de inicio y demás detalles que se estimen pertinentes.
La Gerencia responderá al socio de acuerdo con la disponibilidad y remitirá la
carta con su visto bueno a la Oficina de Deportes o Alimentos y Bebidas,
dependiendo del caso, para la cotización de los servicios.
Una vez elaborada la cotización y habiendo sido aprobada por el socio titular, se
suscribirá entre las partes el respectivo contrato, que conlleva la aceptación de
los requisito establecidos para el desarrollo, las normas contempladas en el
Reglamento Interno y Estatutos del Club, las condiciones comerciales, los
servicios a ser prestados y la cancelación del 50% como anticipo para la
realización del evento en referencia.
Definidos todos los detalles del evento se elaborará una orden de servicio, que
contendrá las instrucciones específicas y tareas a ser cumplidas por cada una
de las dependencias comprometidas (mantenimiento, almacén de Ay B, cocina,
personal encargado de montajes y alistamiento, encargado del evento),
conservando copia firmada para archivo del evento.
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Por razones de seguridad y normas internas de la corporación se solicitará,
como requisito de prestación de los servicios, el listado en orden alfabético de
todas las personas invitadas, fotógrafos, grupos musicales, etc.; por lo menos
con cuarenta y ocho horas de anticipación.
3. HORARIOS. La duración normal de un evento se considera de cinco (5)
horas. De requerirse tiempo adicional deberá coordinarse previamente con la
Oficina de Alimentos y Bebidas, en cuyo caso se aplicarán las siguientes tarifas:
Eventos nocturnos a partir de las 6:00 p.m
Hora adicional diurna
Hora adicional nocturna
$180.000.oo (recargo)
$ 80.000.oo
$120.000.oo
Los protocolos, degustaciones y extensión de horarios serán manejados por la
Oficina de Alimentos y Bebidas.
Los domingos y lunes festivos el Salón Teusacá estará exclusivamente
dedicado a actividades gastronómicas. El último domingo mes el Salón Chicalá
y Terraza cumplirán la misma función.
En la eventualidad de requerirse el Salón Teusacá para la celebración de un
evento; habiéndose reservado previamente el Salón Chicalá, se le aclarará a los
socios la utilización del Salón Teusacá para paso de invitados.
El máximo plazo para realizar cambios de menús o licores es de ocho (8) días
antes del evento; dichos cambios o solicitudes adicionales deberán realizarse
por escrito. La confirmación definitiva sobre el número de invitados únicamente
se recibirá hasta setenta y dos (72) horas antes del evento. El Departamento de
Alimentos y Bebidas tendrá potestad de manejar o no la solicitud de incremento
en el número de invitados que por fuerza mayor se presente fuera de los
tiempos estipulados anteriormente. En este caso se garantizará únicamente el
10% adicional del menú y licores contratados.
El Departamento de Alimentos y Bebidas, en caso de eventos sociales, y
Deportes en caso de eventos deportivos, serán los responsables de dar a
conocer la Orden de Servicio o los requerimientos definitivos a cada una de las
áreas involucradas con suficiente antelación para evitar traumatismos en la
programación de cada área.
Es responsabilidad de todos los funcionarios involucrados en la organización y
la realización de eventos verificar que los servicios y consumos realizados
concuerden con la factura y la orden de servicios respectiva. En caso de no
cobro la persona a cargo del servicio será la responsable y asumirá el costo
respectivo.
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En caso de daños en la lencería y/o muebles dispuestos para el evento, se
informará a la oficina de Alimentos y Bebidas, quien adicionará en la factura el
valor de las reparaciones o reposiciones a que haya lugar, previa comunicación
con el socio responsable del evento.
Queda absolutamente prohibido el ingreso de licores para consumo en los
campos deportivos (golf, tenis, equitación, etc.). Si se detecta consumo de
licores durante el evento y que no hayan sido adquiridos en las instalaciones del
club, además de la sanción impuesta por la Junta Directiva, se deberá realizar el
cobro del descorche de acuerdo con las tarifas establecidas por la Gerencia
para el Departamento de Alimentos y Bebidas.
4. ESPECIFICACIONES.
4.1. EVENTOS PARA SOCIOS. Para los socios que contraten eventos
sociales en las instalaciones del club, como matrimonios, primeras comuniones,
bautizos, cumpleaños y piñatas, o empresariales como exposiciones, desayunos
de trabajo, congresos, seminarios o despedidas de empresas a nivel ejecutivo
y/o deportivo deben cancelar los siguientes derechos:
4.1.1 Servicio de alimentos y bebidas : Todos los servicios contratados por
este concepto deberán ser cancelados de acuerdo a la cotización presentada
por el Departamento de Alimentos y Bebidas acorde con los márgenes
establecidos de venta para socios.
4.1.2 Descorches: Si al contratante se le autoriza descorche en licores para el
evento deberá cumplir los siguientes requisitos:
Los licores se deben entregar en las instalaciones del club 24 horas antes de la
realización del evento, para ser revisados por el departamento de Alimentos y
bebidas donde se colocará un autoadhesivo para diferenciarlo de los licores que
vende el club.
Los licores deben estar debidamente estampillados (DIAN, Pie del Importador)
El valor de los descorches de todos los licores corresponderá al 45% del precio
de venta vigente en la corporación.
4.1.3 Personal de servicio: El Club Militar de Golf cuenta con los siguientes
stándares de servicio:
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Plato servido a la mesa:
Matrimonio:
Un mesero por cada 10 pax
Un barman
Un maitre
Una recepcionista(en caso de que el evento sea nocturno)
Fiesta infantil
Un mesero por cada 15 pax
Cóctel
Un mesero por cada 20 pax
4.1.4 Derechos de salón : El socio titular NO
cancelará derechos de
salón siempre y cuando no supere la capacidad instalada en el club y no se
requiera contratar o alquilar con terceros menaje, mantelería, cristalería y
demás elementos necesarios para la realización del evento ; en su defecto se
cobrarán los elementos adicionales necesarios para la prestación del servicio.
El no cobro de derechos de salón es exclusivamente para el socio, esposa,
mamá e hijos del titular
En caso de requerir los servicios de la Capilla, el socio coordinará la ceremonia
directamente con el Capellán y deberá asumir el costo de los arreglos florales
que solicite y el valor asignado como derecho a la capilla (numeral 4.2.4,
eventos para invitado presentado por socio).
4.1.5 Servicio del 10% : El servicio del 10% sobre alimentos y bebidas que
será destinado al fondo de reposición y como incentivo al personal de servicio.
4.1.6 Otros servicios: Los servicios adicionales que requiera el socio y que
deban ser contratados con terceros serán cancelados por el valor total, más el
IVA correspondiente o de lo contrario el socio contratará directamente con el
proveedor.
Dentro de estos servicios se pueden mencionar :
Alquileres para montajes especiales
Contratación con grupos musicales
Decoración
Transporte
4.2. EVENTOS PARA INVITADO PRESENTADO POR SOCIO. Los invitados
presentados por socios titulares para la realización de eventos en las
instalaciones del club deben cancelar los siguientes derechos :
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4.2.1 Servicio de alimentos y bebidas:
La contratación del servicio de
alimentos y bebidas para eventos de invitados presentados por socios se realiza
entre el Departamento de Alimentos y Bebidas y el cliente bajo las siguientes
condiciones :
Todos los servicios contratados por este concepto deberán ser cancelados de
acuerdo a la cotización presentada por el Departamento de Alimentos y Bebidas
acorde a los márgenes de venta establecidos para este tipo.
El contrato debe contemplar claramente los siguientes aspectos : Tipo de
evento, número de personas, lugar del evento, plato o buffet establecido, precio
por plato y valor total, personal requerido para el evento, cantidades en licores y
bebidas liquidadas con el precio de venta.
4.2.2 Descorches: Si al contratante se le autoriza descorche en licores para el
evento deberá cumplir con los siguientes requisitos :
Los licores se deben entregar en las instalaciones del club 24 horas antes de la
realización del evento, para ser revisados por el Departamento de Alimentos y
Bebidas donde se colocará un autoadhesivo para diferenciarlo de los licores que
vende el club.
Los licores deben estar debidamente estampillados (DIAN, Pie del Importador)
El valor de los descorches de todos los licores corresponderá al 45% del precio
de venta vigente en la corporación.
4.2.3 Personal de servicio: El Club Militar de Golf cuenta con los siguientes
stándares de servicio:
Plato servido a la mesa
Matrimonio:
Un mesero por cada 10 pax
Un barman
Un maitre
Una recepcionista(en caso de que el evento sea nocturno)
Fiesta infantil
Un mesero por cada 15 pax
Cóctel
Un mesero por cada 20 pax
4.2.4 Derechos de salón : El contratante debe cancelar el valor total de
acuerdo al salón o salones reservados. Las tarifas son las siguientes :
Salón Teusacá
$350.000.00
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Salón Presidentes
Salón Chicalá
Salón Terraza
Parque infantil
Capilla
$350.000.00
$250.000.00
$150.000.00
$200.000.00
$ 50.000.00
En caso de requerir los servicios de la Capilla, el invitado presentado coordinará
la ceremonia directamente con el Capellán y deberá asumir el costo de los
arreglos florales que solicite.
4.2.5 Servicio del 10% : El servicio del 10% sobre alimentos y bebidas será
destinado al fondo de reposición y como incentivo al personal de servicio.
4.2.6 Otros servicios : Los servicios adicionales que requiera el invitado que
realiza el evento y que deban ser contratados con terceros serán cancelados
por el valor total más el IVA correspondiente o de lo contrario el invitado
contratará directamente con el proveedor.
Dentro de estos servicios se pueden mencionar :
Alquileres para montajes especiales
Contratación con grupos musicales
Decoración
Transporte
4.3. EVENTOS PARA FUNDACIONES DE ASISTENCIA SOCIAL: El cobro de
servicios prestados a este tipo de entidades se debe efectuar de la siguiente
forma :
4.3.1 Servicio de alimentos y bebidas : Se cobrarán las tarifas establecidas
por el Club.
4.3.2 Descorches : Si al contratante se le autoriza descorche en licores para el
evento deberá cumplir con los siguientes requisitos :
Los licores se deben entregar en las instalaciones del club 24 horas antes de la
realización del evento, para ser revisados por el Departamento de Alimentos y
Bebidas donde se colocará un autoadhesivo para diferenciarlo de los licores que
vende el club.
Los licores deben estar debidamente estampillados (DIAN, Pie del Importador)
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El valor de los descorches para todos los licores corresponderá en este caso al
22.5% del precio de venta vigente en la corporación.
4.3.3 Personal de servicio : Se cobran las tarifas vigentes y de acuerdo con
los estándares establecidos por la Gerencia para el Departamento de Alimentos
y Bebidas.
4.3.4 Derechos de salón : No se efectuará cobro por este concepto como
apoyo a estas entidades.
4.3.5 Servicio del 10% : El servicio del 10% sobre alimentos y bebidas que
será destinado al fondo de reposición y como incentivo al personal de servicio.
4.3.6 Otros servicios: Se cobran los servicios por montajes especiales de
salón y decoración que se requiera.
4.4. EVENTOS PARA GRUPOS DE JUEGO DEL CLUB. Para los grupos de
juego del club se debe efectuar cobro por los servicio prestados así :
4.4.1 Servicio de alimentos y bebidas : Tanto para alimentos como para
bebidas los precios serán los establecidos por el Club.
4.4.2 Descorches : Si al contratante se le autoriza descorche en licores para el
evento deberá cumplir con los siguientes requisitos :
Los licores se deben entregar en las instalaciones del club 24 horas antes de la
realización del evento, para ser revisados por el Departamento de Alimentos y
Bebidas donde se colocará un autoadhesivo para diferenciarlo de los licores que
vende el club.
Los licores deben estar debidamente estampillados (DIAN, Pie del Importador)
El valor de los descorches de todos los licores corresponderá al 45% del precio
de venta vigente en la corporación.
4.4.3 Personal de servicio : Se cobrará un mesero y liquidado a la tarifa
vigente
4.4.4 Derechos de salón : No se efectuará cobro por este concepto como
apoyo a estas entidades.
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4.4.5 Servicio del 10% : No se efectuará cobro del 10% sobre consumo de
alimentos y bebidas.
4.5. TORNEOS INSTITUCIONALES. Para eventos deportivos de carácter
institucional se deben aplicar los siguientes cobros:
4.5.1 Servicio de alimentos y bebidas : Tanto para alimentos como para
bebidas y licores los precios serán los establecidos por lel Club.
4.5.2 Descorches : Si al contratante se le autoriza descorche en licores para el
evento deberá cumplir con los siguientes requisitos :
Los licores se deben entregar en las instalaciones del club 24 horas antes de la
realización del evento, para ser revisados por el Departamento de Alimentos y
Bebidas donde se colocará un autoadhesivo para diferenciarlo de los licores que
vende el club.
Los licores deben estar debidamente estampillados (DIAN, Pie del Importador)
El valor de los descorches de todos los licores corresponderá al 45% del precio
de venta vigente en la corporación.
4.5.3 Personal de servicio : Se cobrarán las tarifas vigentes y de acuerdo con
los estándares establecidos por el Departamento de Alimentos y Bebidas.
4.5.4 Derecho de salón : No se efectúa cobro
4.5.5 Servicio del 10% : El servicio del 10% sobre alimentos y bebidas será
destinado al fondo de reposición y como incentivo al personal de servicio.
4.6. TORNEOS POPULARES. El consumo de alimentos y bebidas que se
realice durante el torneo deberá ser contratado exclusivamente con el
Departamento de Alimentos y Bebidas del club .
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