CONTABILIDAD TEMA 5: LOS LIBROS AUXILIARES 1. INTRODUCCION

CONTABILIDAD
TEMA 5: LOS LIBROS AUXILIARES
1. INTRODUCCION
La actividad de la empresa debe quedar reflejada en anotaciones dentro
de unos libros o registros. Entre estos libros o registros, los más
importantes son los libros de contabilidad estudiados en la unidad anterior:
el Diario, el Mayor y el de Inventarios y Cuentas anuales. Estos son los
libros principales o básicos en la empresa.
En este tema veremos otros libros que desglosan y detallan la información
que se refleja en los libros principales: los libros auxiliares.
Los libros auxiliares sirven de soporte y desglose a la Contabilidad, y
estarán destinados para la anotación de un determinado tipo de
operaciones (ventas, compras, movimientos de caja, etc.), constituyendo
así un desglose de algunas cuentas contenidas en los libros principales.
Existirá siempre una correspondencia entre la información reflejada en los
libros principales y en los auxiliares.
2. LOS LIBROS REGISTRO AUXILIARES
Destacamos los siguientes libros, pudiendo cada empresa elaborar otros
libros adicionales, según su conveniencia. Los datos que han de contener
cada libro se encuentran en sus plantillas correspondientes.
EL LIBRO REGISTRO DE FACTURAS
Los empresarios y profesionales que están sujetos al IVA (Impuesto sobre
el valor añadido) deben llevar de forma obligatoria:
 Libro de facturas emitidas: Libro en el que se registran todas las
facturas que se emiten en las ventas de mercaderías-productos
terminados y prestación de servicios.
 Libro de facturas recibidas: Libro en el que se registren todas las
facturas recibidas por las compras y por los servicios que nos han sido
prestados.
Cada vez que se recibe o emite una factura hay que registrar los datos de
las mismas en el libro correspondiente.
EL LIBRO REGISTRO DE EFECTOS A PAGAR
Recopila las letras y pagares que son aceptados por la empresa (por
tanto, la empresa es librado de los mismos) en las operaciones de compra
a los proveedores o a los acreedores que nos prestan algún servicio.
EL LIBRO REGISTRO DE ALMACÉN
Tiene como objetivo controlar las mercancías que existen en almacén y
poder valorar en cada momento las existencias actuales, así como las
compras y las ventas. Para ello se sirve de las anotaciones de todas las
entradas y salidas de mercancías que se dan y que vienen reflejadas en
las llamadas fichas de almacén.
EL LIBRO DE CAJA
En este libro se registran todos los movimientos de tesorería realizados,
es decir, se anotan todos los cobros y pagos efectuados en efectivo, con
dinero metálico (moneda y billetes). Los datos que suele contener la hoja
de caja son los siguientes:
 Nombre y Nº de Cuenta contable: Para las empresas que sigan la
nomenclatura del Plan General de Contabilidad, la cuenta de Caja es
la 570.
 Nº de ficha: Código para identificar el orden de las hojas.
 Conceptos: De cobro o pago.
 Cobros/Pagos: Cantidades que se cobran o pagan en efectivo.
 Saldo: Lo que queda en la Caja después del Cobro o del Pago.
Un ejemplo de formato es éste:
Cuenta de Caja, Euros (570)
Ficha: 5
Concepto
Cobro de cliente 12099
Pago de desplazamientos a Hacienda
Compra de material de oficina urgente
Cobros
Pagos
Saldo
34,2
84,7
13456,0
13421,8
13337,1
13456,0
EL LIBRO DE BANCOS
Las operaciones realizadas con la entidad bancaria se registran en el libro
auxiliar de bancos. Cada libro corresponderá a una cuenta bancaria
abierta en un banco concreto, sea del tipo que sea (corriente, de ahorro,
de crédito).
Un ejemplo de formato es éste:
Cuenta 572: Caja Duero
Concepto
Saldo inicial
Pago a Proveedor ALFA
Recibo de la luz
Ingreso de cheque cliente BETA
C/C 2104-1234-12-3123414430
Cheque
Cobros
123944-3
737345-3
Pagos
1.000
345
4.500
Saldo
3.000
2.000
1.655
6.155
3. LOS DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL REGISTRO CONTABLE
El registro de cualquier hecho contable que se dé en una empresa deberá
estar soportado en documento que lo justifique, para que sea
contabilizado. Es por tanto importantísimo que cada hecho este
respaldado por un documento y que este sea archivado ordenadamente.
A continuación, veremos los documentos más importantes:
ALBARANES O NOTAS DE ENTREGA
El albarán o nota de entrega es un documento que acompaña a las
mercancías y acredita su entrega al comprador. Es emitido por la empresa
vendedora cuando el género abandona su almacén.
El comprador deberá comprobar que lo recibido coincide con lo reflejado
en el albarán y con lo que se pidió. Este documento se utiliza para reflejar
contablemente las devoluciones de mercancías, tanto en las compras
como en las ventas, ya que esto se refleja en el albarán.
FACTURAS
La factura acredita legalmente una operación de compraventa (o una
compra o una venta, dependiendo de quien emite la factura). Se elabora a
partir de los datos reflejados en el albarán y el pedido de la mercancía.
Por ley se obliga a expedir y entregar facturas por cada una de las
operaciones que se realicen, aunque se permite incluir en una misma
factura todas las operaciones realizadas para un mismo cliente durante un
mes o período inferior.
En 2005 se realizo una reforma de las facturas rectificativas para
simplificar el procedimiento existente que era confuso. Según el nuevo
procedimiento, cuando sea necesario rectificar una factura previamente
emitida, la rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva
factura (con nueva numeración por tanto) en el que se haga constar su
condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que
motiva la rectificación, así como la-s factura-s que rectifica.
Estas facturas rectificativas pueden ser tanto negativas como positivas.
Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único
documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas
rectificadas.
Ejemplo1: Se han emitido las siguientes facturas. Mostramos el importe
original, que es incorrecto, y el importe correcto con el que debieron
haberse emitido:
Factura Importe original
Importe correcto
2890/05
2891/05
12.000
4.500
10.000
0
2989/05
13.400
6.000
2995/05
21.000
20.500
TOTAL
50.900 36.500
La diferencia entre el importe correcto y el incorrecto es:
36.500 – 50.900 = -14.400 €
Por tanto, se emitirá una NUEVA factura rectificativa que corregirá a las 4
facturas anteriores y que contendrá estos datos:
Factura 2998/05
“Por corrección y rectificación de las facturas:
 2890/ 05 de fecha 12 de enero de 2005
 2891/05 de fecha 12 de enero de 2005
 2989/05 de fecha 15 de enero de 2005
 2995/05 de fecha 30 de enero de 2005”
BI
- 14.400
Cuota IVA (18%)
- 2.592
Total Factura
- 16.992
Cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la
concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones
(Rappels), no será necesaria la identificación de las facturas o
documentos sustitutivos rectificados, bastando la determinación del
periodo al que se refieran.
CHEQUES
Los cheques permiten disponer de fondos que hayan sido depositados en
una cuenta corriente y hacer pagos a terceros. Es uno de los medios de
pago utilizados en las operaciones de compraventa.
EFECTOS COMERCIALES
La instrumentación de una operación de compraventa mediante letra de
cambio o pagare tiene una serie de ventajas:
 Se refuerzan las garantías del cobro, ya que en caso de impago
éste puede ser reclamado por vía judicial.
 Cuando estos documentos son derechos de cobro, pueden ser
utilizados como instrumento de crédito, ya que los bancos
adelantan su importe antes del vencimiento (prestan el dinero),
siendo por tanto, muy utilizados por las empresas para obtener
liquidez.
 El tenedor del efecto puede transmitirlo (endoso) con sus derechos
de cobro, para saldar deudas.
Ejercicio1: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa CENTRO SA,
utilizando para ello las facturas de los ejercicios 5 y 6 del tema 6 de
compraventa.
Ejercicio2: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa MAYORISTAS
CENTRALES SA, utilizando para ello las facturas de los ejercicios 1 y 3
del tema 6 de compraventa.
Ejercicio3: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa INDUSTRIAS
NORTE SA, utilizando para ello la factura del ejercicio 5 del tema 6 de
compraventa.
Ejercicio4: Haz el libro auxiliar de bancos de la empresa ALFA, del
ejercicio 2 del tema 4 de contabilidad, sabiendo que el banco de esta
empresa es el BBVA y el numero de cuenta es: 1200-4332-430098232398.
Ejercicio5: Haz el libro auxiliar de Caja de la empresa GAMMA, del
ejercicio 3 del tema 4 de contabilidad, suponiendo que todo lo que esta
empresa hace a traves del banco, lo realiza en realidad a través de la
Caja.
Ejercicio6: Haz el libro auxiliar de bancos de la empresa EPSILON, del
ejercicio 5 del tema 4 de contabilidad, sabiendo que el banco de esta
empresa es CAJAMADRID y el numero de cuenta es: 2412-3230-201029388821.
Ejercicio7: La empresa PERCO ha emitido las siguientes facturas al
cliente CONSULTORES ABACO SA. Mostramos el importe original, que
es incorrecto, y el importe correcto con el que debieron haberse emitido:
Factura
Importe Importe
original correcto
320 /11 de 8 de marzo de 2011
13.330
12.230
321/11 de 8 de marzo de 2011
54.109
72.238
339/11 de 11 de marzo de 2011
20.423
19.321
Realiza la factura rectificativa 392/11 del día 18 de marzo, sabiendo que el
IVA aplicable a todas las facturas es del 18%, y que los datos de las
empresas son:
PERCO: C/Valle Lozoya 14. nave 12. 28310 Mostoles, Madrid.
CIF: A283492902
CONSULTORES ABACO SA: C/Asturias 120, 4ºC. 28004 Madrid.
CIF: B280383412.
Añade líneas a la plantilla de la factura, para indicar las facturas que se
corrigen. El pago de esta factura se instrumentara en 2 letras de cambio
del mismo importe cada letra. Una de ellas será pagadera a los 3 meses y
la otra a los 6 meses.
Ejercicio8: Realiza el libro registro de efectos a pagar de la empresa
CONSULTORES ABACO SA, partiendo de los datos del ejercicio anterior
sabiendo que las letras se libran el mismo día que la factura en Madrid. El
banco de PERCO es BBVA, y el banco de CONSULTORES ABACO es
Santander.
Ejercicio9: La empresa RATISA ha emitido las siguientes facturas al
cliente SAPISA. Mostramos el importe original, que es incorrecto, y el
importe correcto con el que debieron haberse emitido:
Factura
1003 /11 de 9 de abril de 2011
Importe original
19.049
Importe
correcto
11.101
1108/11 de 18 de abril de 2011
7.098
9.540
Realiza la factura rectificativa 1132/11 del día 29 de abril, sabiendo que el
IVA aplicable a todas las facturas es del 18%, y que los datos de las
empresas son:
SAPISA: C/Búho nocturno 11. 08010 Barcelona.
CIF: A083412901
RATISA: C/Lechuza avispada 77. 08012 Barcelona
CIF: A082394823.
Añade líneas a la plantilla de la factura, para indicar las facturas que se
corrigen.