Previsión en la actividad administrativa
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UNIDAD 2. LA PREVISION CAPITULO 1. LA PREVISION Y LA ADMINISTRACION IMPORTANCIA La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en términos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al máximo aquellas que actúan con efecto positivo. • Le proporciona información sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. • Le permite adelantarse al futuro y conocer qué puede suceder. • Facilita la tarea planificadora • Da la base para tomar decisiones • Permite plantear hipótesis y supuestos válidos • Ayuda a minimizar errores y fallas. UBICACIÓN DENTRO DEL PROCESO La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigación y el razonamiento, basada en fenómenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observación, los hechos generales y particulares que la afecten y/o se puedan derivar de ellos. Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un sólido conocimiento de las situaciones que actúan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones. BASADOS EN SITUACIONES REALES Y CONCRETAS, PODRA PLANTEAR SUPUESTOS VALIDAS. La previsión sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeación. NATURALEZA DE PREVISION No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse? • Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar • Debe investigar para recolectar toda la información necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propósito • Debe coordinar los diversos medios a su disposición en la mejor forma posible, de bodoque le permitan escoger la base de sus planes PRINCIPIOS GENERALES PREVISIBILIDAD La previsión descansa sobre la base de un supuesto o hipótesis que se plantea de acuerdo a las probabilidades, las cuales serán mayores a la medida en que se apoye en datos reales, situaciones conocidas y ciertas, y se haga con utilización de métodos estadísticos o de calculo eficientes 1 • Aplicar métodos adecuados para la determinación de los factores • Hacer un estudio analítico de cada uno de los factores que han de intervenir en la determinación de los hechos futuros de su trabajo. • Utilizar instrumentos de investigación que sean consistentes en el fenómeno que desea investigar. OBJETIVIDAD Ser objetivo en la apreciaciones que haga sobre los elementos que son motivo de investigación MEDICION Entre mayor información se posea hay mayores probabilidades de acertar, con estudios estadísticos dando así un carácter técnico y científico a su actividad, porque le permite determinar matemáticamente las tendencias CAPITULO 2. INICIACION DEL CAMBIO EN EL AMBIENTE EMPRESATIAL Factor Interno La investigación del funcionamiento de las diversas áreas de la compañía, han de permitirle la realización de un diagnostico que indique cuáles son las fuerzas, capacidades y potencialidades, los puntos débiles, fallas o errores que la puedan colocar en una situación de insuficiencia para la correcta consecución de un determinado objetivo. • Proporciona información que, comparada con el factor externo, presenta mayor indice de confiabilidad. • Es más fácil el acceso a la información • Es menos costosa la recolección de la información • Es controlable y manejable por la empresa Factor externo Es importante que la información externa se integre con la referencia a las realidades internas de la empresa, ya que las dos situaciones deben necesariamente complementarse para establecer tanto la viabilidad de un objetivo como la forma de alcanzarlo. • Proporciona información con un menor índice de confiabilidad • Presenta mayor dificultad de acceso a la información • Es mas costosa la recopilación de a información • No es manejable ni controlable por la empresa Para decidir sobre el curso de acción o sobre cualquier otro aspecto con base en la información recolectada, debe, necesariamente, hacerse la previa ponderación de los dos factores: interno y el externo. VARIABLES QUE INTERESA ANALIZAR • Sobre Que variables está interesado en obtener información • Cuál debe ser la amplitud de esa información • Cuales variables presentan mayor dificultad de acceso o, en su defecto, más facilidad para llegar a las fuentes. • Cuáles son susceptibles de presentar mayor cantidades datos. • Cuáles proporcionarían información más confiable, etc. CAPITULO 3. PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISION 2 PROCEDIMIENTOS GENERALES • Extrapolación de tendencias • Las correlaciones • Las covariaciones • Las comparaciones y los auto controladores PROCEDIMIENTOS PARTICULARES • Experimentación • La observación • Las encuestas • Análisis de evolución • Análisis de decisiones • Índices de coyuntura CAPITULO 4. LA INVESTIGACION PROCEDIMIENTOS GENERALES DE INVESTIGACION LA EXTRAPOLACION Descansa sobre la idea de que una tendencia cualquiera del pasado puede renovarse, continuar vigente en la empresa siempre y cuando sea correctamente observada y se halle desprovista de variaciones de tipo de accidental o estacionario. El administrador debe tener acceso al conocimiento necesario para establecer una prolongación de la curva de una función lineal. El tiempo designado debe ser corto con respecto al de referencia para tener mayor índice de validez Es la existencia de una relación entre dos variables de una distribución estadística, se utiliza para análisis de factores de mercado. LA CORRELACION LA COVARIACION LAS COMPARACIONES Y LOS AUTOCONTROLES La correlación mide las variaciones en las dos series de datos históricos. Es una medida más precisa Perfeccionamiento de la correlación. La variación correlativa de las variables (2) no se manifiesta con un desfase más o menos constante en el tiempo. Permite prever la fecha de evolución ulterior de una variable a partir de la evolución actual de otra. Compara en el espacio y en el tiempo el comportamiento de las variables consideradas como medio de previsión, le permitirá contar con datos MAS REALES y concretos PROCEDIMIENTOS PARTICULARES DE INVESTIGACION LA Es una forma de obtener información o decidir entre diferentes alternativas, EXPERIMENTACION experimentando o probando a ver qué sucede. El experimentador debe: • Identificar perfectamente el fenómeno sobre el cual quiere investigar. • Definir las características y las variables que intervienen en el fenómeno • Introducir un cambio o transformación en una de las variables, manteniendo las demás constantes. • Si el fenómeno lo permite, debe rotar dicha transformación por las otras variables, manteniendo siempre el resto constantes. • Introducir todos los cambios que sean necesarios para la obtención de información. • Clasificar y tabular la información para permitir la toma de decisiones. Sucintamente: Cuando se introduce un cambio en una variable y las demás permanecen constantes, las reacciones de los elementos del fenómeno seran 3 resultado único y exclusivo de dicho cambio de dicha variable. Habiendo recopilado la información de cada experimento en las variables del fenómeno, se prodrá tomar una decisión. Consiste en obtener información en forma directa, a través de un conjunto de operaciones mediante las cuales particularidades de un fenómeno se identifican, describen y se clasifican en forma correcta: • Hechos: Se ajusta a la observación de aquellos hechos que a usted le interesa analizar, para aplicarlos posteriormente a su labor administrativa. Reglas: LA OBSERVACION LA ENCUESTA • Determinar con anterioridad los aspectos precisos del hecho que desea observar. • Tomar notas breves de los datos más importantes y de los detalles de su contenido • Distinga los hechos observados de la interpretación con otros le den a los comentarios que se hagan. Todo es útil pero no debe confundirlos. • Experiencias: Mirada retrospectiva del pasado • Registro: Todo registro sistemático llevado le servirá como valioso medio de control Medio que permite obtener información de la opinión de otros sobre determinados factores que a usted le interese analizar o verificar. Toda encuesta se prepara con una batería de preguntas consignadas en un cuestionario que facilita posteriormente su tabulación. Debe referirse solamente a la parte del fenómeno que le interesa en la función administrativa. Formas • Encuesta directa: certeza de quién la responde • Encuesta telefónica • Encuesta por correo LA ENCUESTA POR CUESTIONARIO • Determinar el ámbito de lo que va a investigar • Muestreo • Formular el cuestionario • Tamaño • Naturaleza de las preguntas • Objetivo • Secuencia lógica (encadenamiento de lo sencillo a lo complejo buscando el interés del encuestado) • Claridad (lenguaje claro) • Recolectar datos • Tabular datos ♦ Organizar el medio de tabulación al momento de diseñar el formulario ♦ Utilice números índices ♦ Analizar e interpretar resultados LA ENCUESTA POR ENTREVISTA Depende de la habilidad del entrevistador. Poco costosa, experiencias de relaciones humanas e incremento de la capacidad de 4 análisis y criterio. Se utiliza para: ♦ Admisión de personal ♦ Salida de personal ♦ Problemas del empleado ♦ Colaboración de los empleados ♦ Particularidades de los accidente de trabajo ♦ Cosechar opiniones para mejorar CAPITULO 5. EL DIAGNOSTICO El principal objetivo del diagnostico empresarial es la localización y análisis de las fallas existentes a distintos niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solución con base en un plan de acción que sea acorde con el análisis integral de la organización. El diagnostico debe ser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo. • El diagnostico preventivo: Se realiza periódicamente, respondiendo a políticas. Se presenta sin necesidad de que existan señales de algún mal funcionamiento y su finalidad es la de detectar problemas incipientes. • El diagnóstico correctiva: Se aplica cuando existe un problema en la compañía. Permite establecer cuales y de que tipo son las medidas correctivas necesarias para eliminar las caudas y hacer desaparecer tanto el síntoma como el problema. FASES PARA LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO La empresa debe preparar la información preliminar que le servirá como base para su tarea. Se debe plantear a la gerencia cual será un programa de acción, describiendo las PREPARACION actividades que se requieren para realizar el estudio. Programar reuniones con las personas que puedan colaborarle. Las áreas de las compañías son interdependiente y por lo tanto el análisis de todas y cada una de ellas constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos débiles y fuertes de cada área. ANALISIS LAS GRAFICAS E INDICADORES SON SU VALIOSO INSTRUMENTO DE ANALISIS DEFINICION Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada área, para DEL establecer el problema fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntos PROBLEMA neurálgicos de la compañía. PLAN DE Es la formulación de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle ACCION solución al problema o problemas, en un determinado tiempo. Respuesta por escrito, respaldada por información verbal. Se inicia con la descripción de REDACCION los objetivos, los resultados obtenidos global y específicamente, debe constar los cambios DEL INFORME y modificaciones. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS DEL DIAGNOSTICO Es el sistema de evaluación de las actividades por medio de indicadores de resultados, utilizando la información estadística de que se puede disponer. 5 El análisis estadístico de las diferentes áreas funcionales le permiten una interpretación eficiente de las distintas situaciones de la compañía. Tipos de graficas indicadoras • De maximización (ventas) • De minimizar (personal) • Estabilización (productiva) PLANES EL DESEO ECONOMIA PROVEEDORES GOBIERNO COMPETENCIA INFLACION CONSUMIDORES FILTRO DE NECESITA INFORMACION Para ver LA FACTIBILIDAD De convertirse en OBJETIVOS FACTOR EXTERNO • Situación Económica del país • Situación social del país • Situación política MACROAMBIENTE • Avance tecnológico Ambiente general • Grado de intervención estatal • Mercadeo • Competencia MICROECONOMICOS • Proveedores Medio ambiente especificado • Intermediarios FACTOR INTERNO 6 • Actividades administrativas • Actividades financieras • Actividades de producción • Actividades comerciales ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION INVESTIGACION PROPOSITO TOMA DE DECISIONES LABOR INVESTIGATIVA INTERNA SUMINISTRA INFORMACION QUE PERMITE DETECTAR PROBLEMAS CAUSA − EFECTO EMPRESA/ AREAS OPERACIONES LLEVA AL DISEÑO DE UN PLAN DE ACCION DIAGNOSTICO 7
