Open System of Seoul (Part 6)
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VI. LOGROS Y PLANES FUTUROS Sistema OPEN de 1. Accomplishments 1. of Accomplishments of the the OPEN OPEN System 1. Logros del Sistema OPENSystem En el pasado, los ciudadanos tenían que llamar frecuentemente por teléfono o venir a la oficina encargada para averiguar cómo se encontraban sus solicitudes,.lo cual indujo a la corrupción en el proceso de lo solicitado. Pero, a partir de la puesta en marcha del sistema OPEN, los solicitantes no tienen que visitar necesariamente las oficinas sino que pueden visitar el sitio de Web, en cuanto entreguen sus solicitudes para que puedan observar el estado del procesamiento de sus solicitudes en tiempo real,. desde cualquier lugar y a cualquier hora. El sistema OPEN asegura, en primer lugar, la transparencia de la administración. Cualquier solicitud de los ciu- 104 / 105 Mecanismo para Aumentar la Transparencia en la Administración Administración VI. LOGROS Y PLANES FUTUROS Prosperidad Ciudadanos dadanos será introducida en el sistema OPEN por los administradores encargados para que los Monitoreo en línea solicitantes observen todo el proceso del trámite a través de Internet en cualquier momento del Casa día. Así también evitarán cualquier tipo de abuso de poder o desviaciones inesperadas, garantizando la imparcialidad y la objetividad en el servicio al público. Sistema OPEN Incluso el momento exacto de la aprobación llevada a cabo por los encargados se informa vía Monitoreo en línea Lugar de trabajo Internet. Cuando hay demora en la aprobación o una superación inexplicable del período ( Dibujo 7 Diagrama de estructura del sistema OPEN) preestablecido de procesamiento, el sistema se lo avisará a los administradores encargados automáticamente. Al mismo tiempo, funcionarios auditores siguen llevando a cabo una actividad constante de inspección en las tramitaciones, de modo que si encuentran alguna anormalidad, se lo advertirán a los administradores encargados. Como consecuencia de ésto, los servidores públicos pondrán más cuidado a sus tentaciones de corrupción. En segundo lugar, el sistema OPEN ofrece a los ciudadanos la información necesaria en tiempo real y resuelve la curiosidad o la preocupación de los ciudadanos en cuanto al procesamiento de solicitudes. Los ciudadanos pueden obtener información por medio de computadoras conectadas a Internet en su casa, su trabajo o una de las oficinas más cercanas ubicadas en la urbanización, para saber en qué nivel se encuentran los documentos, cómo se procesan, cuándo se les otorgará la autorización o en caso de denegación, cual es la razón del rechazo. Por último, el sistema OPEN elimina la desconfianza fácilmente generada entre los funcionarios públicos y los ciudadanos, recuperando la confianza en la administración. Los ciudadanos ganarán confianza en la rapidez y la imparcialidad de las disposiciones administrativas gracias al Sistema OPEN Sistema OPEN de Según el resultado de la encuesta llevada a cabo por la agencia “Gallup Corea”, del 24 de noviembre al 13 de diciembre de 1999, 8. 789 ciudadanos que presentaron solicitudes a la Municipalidad o Oficina gu en 5 áreas, respondieron más de la mitad de ellos (55%) que había disminuido la corrupción de los funcionarios desde el año anterior. Y en otra encuesta de la misma agencia, realizada a 11.525 ciudadanos a finales del año 2000, el 46.8% de ellos respondió que se había reducido la corrupción de los funcionarios en comparación con la del año anterior. Es decir, año a año, la corrupción va disminuyendo en el servicio público de la ciudad de Seúl. 2) Encuesta a los funcionarios administrativos En la encuesta efectuada a los 250 funcionarios de las 125 oficinas (5 divisiones por cada distrito), 152 (61%) de ellos dijeron que se había reducido el número de llamadas telefónicas, 58 (23%) recibían un número similar de llamadas al que habían recibido anteriormente, mientras que 22 (9%) funcionarios indicaron que habían aumentado las llamadas y 18(7%) no tenían idea respecto al cambio del número de llamadas. Por otra parte, 132 (53%) funcionarios señalaron que se había reducido la visita de los ciudadanos, 60 (24%) funcionarios indicaron un aumento y 30 (12%) estaban seguros. Como se ve, este resultado nos indica que cada vez más ciudadanos consiguen la información necesaria a través del sistema OPEN en lugar de las oficinas convencionales. Calidad del servicio de los funcionarios ( Encuesta de TI-Korea) ( Opiniones de los ciudadanos respecto al sistema OPEN) ( Disminución de la Corrupción con respecto al año anterior (Diciembre 2000)) ( Encuesta a los funcionarios gubernamentales) 106 / 107 Mecanismo para Aumentar la Transparencia en la Administración Analizando 1.245 respuestas publicadas en “La Voz Pública” por el gobierno de Seúl, 984 de los 1.167 encuestados dieron respuestas positivas(84.3%) y 183 de ellos, negativas(15.7%) con respecto a la transparencia que el Sistema OPEN provee en el proceso administrativo. Y respondiendo sobre la calidad del servicio de los funcionarios públicos, 762 de las 1.055 respuestas resultaron positivas (72.3%) y 293 de ellas, negativas. Y en la encuesta directa realizada por TI-Korea a 939 ciudadanos que habían presentadosolicitudes durante el 12 y el 14 de octubre del año 2000 el 12.8% de ellos respondió que el sistema OPEN ayuda mucho a la prevención de la corrupción, el 58.8%, piensa que sí ayuda, el 15.4%, dice que sirve de poco y por último, el 2.6%, dice que no sirve de nada. En resumen, el 68% expreso satisfacción con el sistema OPEN mientras que sólo un 3.8% expresaron no están satisfechos. VI. LOGROS Y PLANES FUTUROS 1) Encuesta a los ciudadanos Sistema OPEN de ( Proceso de administración antes del enlace del sistema OPEN con el de la aprobación electrónica) Proceso de aprobación Aprobación final( Alcalde) 3a aprobación (Vice-alcalde) 2 aprobación (Jefe de departamento) a 1a aprobación (Jefe de división) Documentación (Jefe de sección) Introducción ( Proceso de administración después del enlace de los 2 sistemas ) Sistema OPEN Sistema de aprobación Introduce manualmente la fecha de aprobación Aprobación final (Alcalde) Introduce automáticamente la fecha y la hora de aprobación electrónica en el sistema OPEN 3a aprobación (Vice-alcalde) Introduce automáticamente la fecha y la hora de aprobación electrónica en el sistema OPEN 2a aprobación (Jefe de departamento) Introduce automáticamente la fecha y la hora de aprobación electrónica en el sistema OPEN 1a aprobación (Jefe de división) Introduce automáticamente la fecha y la hora de aprobación electrónica en el sistema OPEN Documentación (Jefe de sección encargada) Introduce automáticamente en el sistema OPEN el contenido del documento Introduce manualmente la fecha de aprobación Introduce manualmente la fecha de aprobación Introduce manualmente la fecha de aprobación Introduce manualmente los datos del documento aprobado Además, está previsto el desarrollo del “Sistema Integral de petición civil de la ciudad de Seúl”, para realizar la recepción y el procedimiento de solicitud en un solo paso por medio de Internet, hasta octubre de 2001. Mediante este sistema, los ciudadanos podrán solicitar el servicio, verificar su procedimiento y recibir el resultado a través de Internet. Por otra parte, desde febrero de 2001 viene funcionando un sistema de aviso de resultados de peticiones civiles por medio del sistema de mensajería del teléfono celular (SMS) ya que la mayoría de los ciudadanos utilizan este medio de comunicación. También, desde octubre del mismo año, el ayuntamiento ha comenzado el servicio del sistema de aviso de resultados de peticiones civiles por medio del buzón de voz o FAX (UMS). De este modo, el ayuntamiento de Seúl podrá establecer un verdadero gobierno electrónico a partir de finales de este año, cuando termine el desarrollo de todos los sistemas mencionados anteriormente Introduc-ción Sistema OPEN 108 / 109 Mecanismo para Aumentar la Transparencia en la Administración Desde 1999 el ayuntamiento de Seúl ha adoptado el sistema de aprobación de algunos servicios importantes, relacionados con la autorización gubernamental, que aprovecha la red de área local (LAN, abreviatura en inglés) para el procesamiento de aprobación consistente en 4 pasos: desde el jefe de división, jefe de departamento y vicealcalde hasta el alcalde de la ciudad. Al mismo tiempo, viene manejando el sistema OPEN para la publicación del proceso de trabajo a los ciudadanos en el sitio Web. Sin embargo, este doble sistema causó una gran inconveniencia. Para eliminar la inconveniencia de la doble introducción de datos y para incrementar la confianza en el sistema OPEN, una empresa especializada y los empleados del ayuntamiento están trabajando conjuntamente para desarrollar un programa de software que permita una interconexión automática del sistema OPEN y el sistema de aprobación electrónica. Gracias a este programa que funcionará a partir del diciembre de 2001, los documentos aprobados por cada dirección serán publicados en tiempo real en el sistema OPEN. Una vez desarrollado este programa, será difundido a todas las oficinas del ayuntamiento, oficinas de distrito y a las instituciones relacionadas. VI. LOGROS Y PLANES FUTUROS 2. Enlace del sistema OPEN con el de la aprobación electrónica Notas United Nations Lista de participantes en la elaboración de este manual. Comentarios y preguntas sobre este manual puedon dirigires a: SEOUL METROPOLITAN GOVERNMENT Mr. Guido Bertucci Director Division for Public Economics and Public Administration Department of Economic and Social Affairs United Nations New York, N.Y. 10017 U.S.A Tel. 212-963-5761, Fax. 212-963-9681 E-Mail : [email protected] Mr. Jang-Ha Jun Director-General Bureau of Audit and Inspection Seoul Metropolitan Goverment Seoul, Korea Tel. 82-2-735-1654 / 731-6190 Fax. 82-2-731-6875, 6885 E-mail : [email protected] seoul.kr Mr. Chan-Gon Kim Director-General Office of Digital Media City Project Seoul Metropolitan Goverment Seoul, Korea Tel. 82-2-6321-4290 Fax. 82-2-6321-4309 E-mail : [email protected] [email protected] Ms. Elia Yi Armstrong Adviser Governance and Public Administration Branch Division for Public Economics and Public Administration Department for Economic and Social Affairs United Nations Tel. 212-963-2926 Fax. 212-963-2916 E-mail : [email protected] Mr. Jae-Ryong Yoo Deputy-Director Bureau of Audit and Inspection Seoul Metropolitan Government Seoul, Korea Tel. 82-2-731-6605 Fax. 82-2-731-6885 E-mail : [email protected] Mr. Yoon-Jae Lee Program staff Bureau of Audit and Inspection Seoul Metropolitan Government Seoul, Korea Tel 82-2-731-6191 Fax 82-2-731-6885 E-mail : [email protected] [email protected] Mr. Dol-Bong Park Director, Bureau of Audit and lnspection Seoul Metropolitan Goverment Seoul, Korea Tel. 82-2-731-6898 Fax. 82-2-731-6885 E-mail : [email protected] SEOUL METROPOLITAN GOVERNMENT 31 Taepyung-Ro 1Ga, Chung-Gu, Seoul, 100-744, Korea TEL 82-2-731-6191~5, 6591~5 FAX 82-2-731-6885, 6875 http://open.metro.seoul.kr E-Mail : [email protected]
