Procedimiento solicitud y programacion de reservaciones

MACROPROCESO
GESTIÓN DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
PROCESO
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE RESERVAS
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe de Servicios de Alimentación
Directora de Servicios Universitarios
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
1. OBJETIVO.
Realizar la programación efectiva de las reservas mediante la ejecución de las
actividades que conlleven a una respuesta oportuna y satisfactoria de las solicitudes
recibidas.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud de la reserva hasta el archivo del formato
programación de reservas en la carpeta correspondiente.
3. DEFINICIONES
•
Reservas: Es la separación del espacio de atención para el servicio de almuerzo
en el Restaurante el Mirador e Italiano para un máximo de 10 personas por mesa
con la carta de menú del restaurante correspondiente.
•
Servicios Internos: Se entiende por servicios internos, los servicios que
suministran, prestan o reciben las unidades o actividades de la Pontificia
Universidad Javeriana Bogotá. Ejemplo: Los servicios prestados por los Servicios
de Alimentación a las unidades de la Universidad.
•
Servicios Externos: Son aquellos servicios solicitados por personas naturales o
jurídicas para el desarrollo de actividades personales o empresariales.
•
Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD): Documento que se registra
en el Sistema Finanzas Plus a través del cual se legalizan los compromisos
adquiridos con terceros o con unidades de la misma Universidad y con los cuales
se determina la disponibilidad de presupuesto y por ende la cancelación del bien
o servicio obtenido.
•
Programación de la Reserva: Es la asignación de las mesas en las
instalaciones del restaurante el Mirador o el Italiano en la fecha y hora solicitada.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
4. CONDICIONES GENERALES
•
Todas las reservas deben ser solicitadas al correo electrónico
institucional: [email protected] para el Restaurante el
Mirador o [email protected] para el Restaurante el
Italiano por parte del usuario solicitante.
•
El servicio será prestado a través de la carta de menú de los Restaurantes
el Mirador e Italiano.
•
El horario de atención del servicio de almuerzo es el siguiente:
Restaurante el Mirador de 12:00 m a 3:00 pm y Restaurante el Italiano
de 12:00 m a 3:30 p.m
•
Solamente se recibirán las solicitudes de reservas hasta las 12:00 m del
día.
•
Si el usuario decide cancelar la reserva debe notificar por escrito a los
[email protected]
para
el
correos
institucionales
Restaurante el Mirador o [email protected] para el
Restaurante el Italiano antes de las 12:00 m del mismo día.
•
Los Restaurantes el Mirador e Italiano tienen una capacidad máxima para
reservar cuarenta (40) puestos diarios por cada restaurante.
•
El usuario realizará el pago del servicio inmediatamente después de la
prestación del mismo.
•
Todas las reservaciones están sujetas a la disponibilidad y la capacidad de
cada Restaurante.
•
Es responsabilidad del Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador) o
Coordinador (Restaurante Italiano) enviar al usuario el correo electrónico
de confirmación de la reserva indicándole el valor de consumo aproximado
por usuario para la elaboración del Registro de Disponibilidad Presupuestal
(RD) correspondiente.
•
La reserva de la mesa se guardará hasta por media hora después de la
hora solicitada.
•
El pago del servicio podrá hacerse a través de efectivo, tarjeta débito o
crédito, Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD), carta de
compromiso, bonos Sodexho y vales autorizados por la Dirección de
Servicios Universitarios.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
•
El usuario realizará la entrega física del Registro de Disponibilidad
Presupuestal (RD) en el restaurante correspondiente (Mirador e Italiano);
una vez finalizada la prestación del servicio. En aquellas ocasiones que el
valor del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) sea superior al valor
del consumo la unidad de Servicios de Alimentación solamente ejecutará
el RD por el valor consumido; en caso contrario cuando el valor del RD sea
es inferior el usuario realizará la entrega de un Registro de Disponibilidad
Presupuestal (RD) adicional por el valor faltante.
•
Es responsabilidad del Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador) o
Líder de Meseros (Restaurante el Italiano) solicitar al usuario al momento
de ingresar al restaurante a nombre de quien se realizó la reserva para
ubicarlo en la mesa.
•
Es responsabilidad del cajero de cada restaurante garantizar el cobro de
las cuentas de manera oportuna.
•
El Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador) o Líder de Meseros
(Restaurante el Italiano) garantizará que el formato programación de
reservas se mantenga archivado en la carpeta correspondiente.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
VERSIÓN: 1
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE RESERVAS.
RESPONSABLES
No.
DESCRIPCIÓN
1
Recibe la solicitud de la reserva por
parte del usuario a los correos
electrónicos
[email protected]
(Restaurante
el
Mirador)
o
[email protected]
(Restaurante el Italiano) donde informa
la unidad, nombre del solicitante,
nombre del anfitrión, el número de
personas, fecha, hora, teléfono y la
forma de pago.
UNIDAD
Servicios de
Alimentación
CARGO
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Coordinador
(Restaurante el
Italiano)
Verifica la disponibilidad de mesas en el
Restaurante correspondiente.
•
2
No existen mesas disponibles.
Informa al usuario que en la fecha y
hora solicitada no hay disponibilidad de
mesas.
En
este
momento
procedimiento.
•
finaliza
el
Servicios de
Alimentación
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Coordinador
(Restaurante el
Italiano)
Existen mesas disponibles.
Asigna la mesa de la reserva a través
del formato Programación de reservas
(SC-P33-F03).
3
Confirma al usuario a través de correo
electrónico la asignación de la mesa y le
informa
el
valor
aproximado
de
consumo por usuario para la elaboración
del Registro de Disponibilidad (RD)
correspondiente.
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Servicios de
Alimentación
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Coordinador
(Restaurante el
Italiano)
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
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RESPONSABLES
No.
DESCRIPCIÓN
4
Coloca el dispositivo de reserva sobre la
mesa antes de la apertura del
restaurante al público, de acuerdo al
formato Programación de reservas (SCP33-F03).
5
Recibe al usuario, le pregunta a nombre
de quien está la reserva y verifica la
información
contra
el
formato
Programación de reservas (SC-P33F03).
UNIDAD
Servicios de
Alimentación
Servicios de
Alimentación
CARGO
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Líder de Meseros
(Restaurante el
Italiano)
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Líder de Meseros
(Restaurante el
Italiano)
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
6
Ubica al usuario en la mesa asignada y
realiza
entrega
del
formato
Programación de reservas (SC-P33-F03)
al Cajero.
Servicios de
Alimentación
7
Realiza la prestación del servicio.
Servicios de
Alimentación
Mesero
8
Genera la precuenta
entrega al mesero.
Servicios de
Alimentación
Cajero
9
Entrega la precuenta al usuario.
Servicios de
Alimentación
Mesero
10
Realiza el cobro del servicio al usuario y
entrega la precuenta al cajero.
Servicios de
Alimentación
Mesero
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del
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servicio
y
Líder de Meseros
(Restaurante el
Italiano)
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
No.
DESCRIPCIÓN
11
Realiza el cierre de las cuenta, genera la
factura
correspondiente
y
realiza
entrega de la misma al cliente.
12
13
14
Diligencia el formato Programación de
reservas (SC-P33-F03) en los campos
valor del consumo, número de factura y
valor del Registro de Disponibilidad
(RD).
Entrega el formato Programación de
reservas (SC-P33-F03) al Auxiliar de
Reservas (Restaurante el Mirador) o
Líder de Meseros (Restaurante el
Italiano)
Archiva el formato Programación de
reservas (SC-P33-F03) en la carpeta
correspondiente.
Realiza el arqueo de caja al finalizar el
turno.
15
Remítase al procedimiento Reporte
de Ingresos a la Dirección General
Financiera (DSU-CFT-PR01).
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RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Servicios de
Alimentación
Cajero
Servicios de
Alimentación
Cajero
Servicios de
Alimentación
Cajero
Servicios de
Alimentación
Servicios de
Alimentación
Auxiliar de Reservas
(Restaurante el
Mirador)
Líder de Meseros
(Restaurante el
Italiano)
Cajero
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE RESERVAS” Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
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PROCEDIMIENTO
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RESERVAS
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5.1 PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE RESERVAS
INICIO
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Coordinador (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Recibe la solicitud de la reserva por parte del
usuario a los correos electrónicos
[email protected]
(Restaurante el Mirador) o
[email protected]
(Restaurante el Italiano) donde informa la
unidad, nombre del solicitante, nombre del
anfitrión, el número de personas, fecha,
hora, teléfono y la forma de pago.
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Coordinador (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Verifica la disponibilidad de mesas en el
Restaurante correspondiente.
NO
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Coordinador (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Informa al usuario que en la fecha y hora
solicitada no hay disponibilidad de mesas.
FIN
¿Haya mesas disponibles?
SI
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Coordinador (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Asigna la mesa de la reserva a través del
formato Programación de reservas (SC-P33F03).
Formato Programación de reservas (SC-P33F03)
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Coordinador (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Confirma al usuario a través de correo
electrónico la asignación de la mesa y le
informa el valor aproximado de consumo por
usuario para la elaboración del Registro de
Disponibilidad (RD) correspondiente.
A
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
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A
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Líder de Meseros (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Coloca el dispositivo de reserva sobre la mesa antes
de la apertura del restaurante al público, de acuerdo
al formato Programación de reservas (SC-P33-F03).
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Líder de Meseros (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Recibe al usuario, le pregunta a nombre de quien
está la reserva y verifica la información contra el
formato Programación de reservas (SC-P33-F03).
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Líder de Meseros (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Ubica al usuario en la mesa asignada y realiza
entrega del formato Programación de reservas (SCP33-F03) al Cajero.
Mesero
Servicios de Alimentación
Realiza la prestación del servicio.
Cajero
Servicios de Alimentación
Genera la precuenta del servicio y entrega al
mesero.
Mesero
Servicios de Alimentación
Entrega la precuenta al usuario.
Mesero
Servicios de Alimentación
Realiza el cobro del servicio al usuario y
entrega la precuenta al cajero.
B
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
CÓDIGO: SC-P33-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2008
B
Cajero
Servicios de Alimentación
Realiza el cierre de las cuenta, genera la factura
correspondiente y realiza entrega de la misma al
cliente.
Cajero
Servicios de Alimentación
Diligencia el formato Programación de reservas (SCP33-F03) en los campos valor del consumo, número
de factura y valor del Registro de Disponibilidad
(RD).
Cajero
Servicios de Alimentación
Entrega el formato Programación de reservas (SCP33-F03) al Auxiliar de Reservas (Restaurante el
Mirador) o Líder de Meseros (Restaurante el Italiano)
Auxiliar de Reservas (Restaurante el Mirador)
Líder de Meseros (Restaurante el Italiano)
Servicios de Alimentación
Archiva el formato Programación de reservas (SCP33-F03) en la carpeta correspondiente.
Cajero
Servicios de Alimentación
Realiza el arqueo de caja al finalizar el turno.
Procedimiento Reporte de
Ingresos a la Dirección General
Financiera (DSU-CFT-PR01).
FIN
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y PROGRAMACIÓN DE
RESERVAS
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7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
Formato programación de reservas.
SC-P33-F03
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