como lograr ahorros significativos en tu evento

ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS CÓMO LOGRAR AHORROS SIGNIFICATIVOS
A LA HORA DE ORGANIZAR
UN CONGRESO O EVENTO?
Probablemente esta es la pregunta que todo el mundo se hace cuando tiene que
enfrentar el centro de costos de su evento.
En estos tiempos de presupuestos ajustados, la racionalización de costos ha
llegado a desempeñar un papel importante.
Estas son sólo algunas de las muchas ideas para ahorrar dinero en la
organización de un evento.
DETERMINA UN PRESUPUESTO PRELIMINAR PARA TU EVENTO
Este es un punto fundamental. Realizar un centro de costos preliminar que incluya
todos los aspectos de tu evento, te permitirá tener una visión clara del posible
costo de tu evento y de las posibilidades de financiarlo.
POSTULACIÓN
La preparación de la postulación, de todo el material complementario, los pasajes
aéreos y la estadía de quienes harán la postulación. Trabajando con tiempo este
aspecto, es posible encontrar financiamiento muy importante.
VISITA DE INSPECCIÓN
Normalmente en congresos importantes antes de decidir la sede se visita a los
países postulantes. Es posible financiar pasajes y encontrar ayuda en el hotel que
DETERMINA LAS CARACTERÍSTICAS DE TU EVENTO
Seleccionar el lugar y los proveedores adecuados puede evitarte muchos costos a
la hora de realizar tu evento. Estas son solo algunas preguntas que debes hacerte:
ü Número de asistentes y tipos de montajes.
ü Número de habitaciones a utilizar.
ü Ubicación.
ü Espacios. Salones, áreas publicas, exhibición comercial, entre otros.
ü Servicios. Alientos y bebidas, audiovisuales, transporte, entre otros.
ü Promoción.
Teléfono: +562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com
ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS PLANIFICA TU EVENTO CON MUCHA ANTICIPACIÓN
Muchos lugares (hoteles y centros de eventos) te ofrecerán tarifas más
económicas en temporadas determinadas. Si eres flexible en cuanto a las fechas
mucho mejor.
COMPARA TÉCNICAMENTE LOS LUGARES SELECIONADOS
Antes de elegir, compara rigurosamente diferentes alternativas. Algunas variables
críticas para tener presente son:
ü Costo del lugar.
ü Costos de implementación del evento.
ü Facilidad de acceso para los asistentes.
ü Facilidad de acceso para los auspiciadores.
COMPARA DETALLADAMENTE LOS SERVICIOS MAS CAROS
Normalmente los ítems que mas inciden en un centro de costos son los siguientes:
ü Invitados extranjeros. En el caso de los congresos y seminarios.
ü Artistas. En el caso de los eventos.
ü Lugar de realización del evento.
ü Alimentos y bebidas.
ü Transporte.
ü Organizador profesional de eventos.
Es probable que estos ítems concentren el 70% del costo total de tu evento. Por lo
tanto es aquí en donde no puedes equivocarte.
Te recomendamos seleccionar los posibles proveedores para tu evento y realizar
pequeñas licitaciones para comparar.
PROMOCIÓN EN EL EXRANJERO
Muchas veces es necesario asistir a congresos internacionales para promocionar
el nuestro. Tanto la estadía como los pasajes suman un costo importante. Con los
aliados indicados es posible lograr esto a bajo costo.
USA TODA LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
Hoy en día existen múltiples herramientas para la realización de cualquier
congreso o eventos, nacional o internacional, que te permitirán disminuir costos y
facilitarán muchas tareas, tales como:
ü Promoción.
ü Administración de bases de datos.
ü Inscripción y pago on-line.
ü Administración de trabajos científicos.
ü Comunicación.
ü Acreditación.
Teléfono: +562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com
ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS CENTRALIZA LOS PAGOS
Determina solo a una persona encargada de los pagos de tu evento. De modo de
mantener controlado este aspecto.
NEGOCIA PAQUETES
Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si
proyectas organizar varios eventos en el mismo lugar, es muy posible que
accedas a un programa de clientes preferenciales.
ESTAS SON SOLO ALGUNAS EFECTIVAS MANERAS
DISMINUIR COSTOS EN UN CONGRESO O UN EVENTO.
Teléfono: +562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com
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