Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PROCEDIMIENTO No. 11
GASTOS RESERVADOS
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Código: 33.2.GF- MDSGDF-M001-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2009
OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Gastos Reservados para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran.
ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se
establece en términos generales las acciones que deben realizar los Organismos Superiores de Inteligencia para la
ejecución de los recursos de conformidad con las normas legales vigentes.
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Director Financiero
Ministerio/Dirección de
22 DIC 2009
Finanzas/Normatividad
Financiera/Procedimientos/Ministerio
de Defensa Nacional/Procedimientos
SIIF Nación I.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
VERSIÓN No.
01
FECHA DE
EMISIÓN
22 DIC 2009
CAMBIOS REALIZADOS
Emisión inicial- Se actualizó el procedimiento con el fin de incorporar el formato para
el registro de control de actualizaciones y dar cumplimiento al Sistema de Gestión
de Calidad, dándose a conocer con la Circular No. 774-MDSGDFGAD-13.3 del 22
de Diciembre de 2009.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por:
PD. Nancy Torres
Cargo:
Profesional de
Defensa
Fecha: 14 DIC 2009
Revisado por:
PD. Martha Lucía Ramírez G.
Cargo:
Coordinadora Grupo Análisis
y Difusión
Fecha: 15 DIC 2009
Revisado por: CR. Diego E.
Becerra Cornejo
Cargo:
Director Financiero
Fecha: 22 DIC 2009
Aprobado por:
Alejandro Arbeláez Arango
Cargo:
Viceministro para la Estrategia y
Planeación
Fecha: 22 DIC 2009
Firma:
Firma:
Firma:
Firma: No Aplica
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
PROCEDIMIENTO No. 11
“GASTOS RESERVADOS”
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GASTOS RESERVADOS
Las Unidades Ejecutoras del nivel central con respecto al rubro de Gastos
Reservados deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. De conformidad con la Ley 1097 del 02 de noviembre de 2006 “Por la cual se
regulan los Gastos Reservados” y concordante con la definición del gasto del
Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, los gastos
Reservados “son aquellos que se realizan para la financiación de actividades
de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos
e informantes.
Igualmente son gastos reservados, los que se realizan para expedir nuevos
documentos de identificación para garantizar la identidad de cobertura de los
servidores públicos que ejecuten actividades de inteligencia y
contrainteligencia.
Se podrán realizar gastos reservados para la protección de servidores públicos
vinculados a actividades de inteligencia, contrainteligencia y sus familias.
Los gastos reservados podrán realizarse dentro y fuera del país y se
ejecutarán a través del presupuesto de funcionamiento o inversión. Se
distinguen por su carácter de secreto y porque su programación, control y
justificación son especializados”.
2. Los Organismos Superiores de Inteligencia de cada Unidad Ejecutora, deben
solicitar con la debida antelación a sus Unidades Subordinadas una evaluación
financiera de las cuentas bancarias a fin de que éstas determinen qué recursos
no van a ser objeto de utilización para que sean reintegrados al Organismo
Superior de Inteligencia y éste los pueda redistribuir a aquellas Unidades que
lo requieran siempre y cuando la utilización sea en la misma vigencia fiscal.
De no hacerse ese análisis se tendría una mala ejecución de los recursos y
llegado el cierre de vigencia fiscal se debe efectuar el reintegro a la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional si se trata de recursos con
situación de fondos o a las Tesorerías Principales (cuentas de Fondos Internos
si se trata de recursos sin situación de fondos) y para el efecto, se deben ver
los Procedimientos Nrs. 44 “Reintegros Con Situación de Fondos (CSF)” y 49
“Reintegros Sin Situación de Fondos (SSF)”.
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3. Los Organismos Superiores de Inteligencia de cada Unidad Ejecutora, deben
tener en cuenta por un lado, que el valor de las operaciones de inteligencia que
se estén desarrollando al cierre de la vigencia fiscal, no superen los topes
autorizados y de otro, que se ejecute la totalidad de los recursos asignados en
la misma vigencia fiscal, así mismo, el responsable de la operación debe
remitir al Organismo Superior de Inteligencia, el informe y legalización de
dichos recursos con el propósito de que esta instancia incorpore la información
en los Estados Financieros.
4. Las recompensas a pagar deben coordinarse con la debida antelación con la
Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio
de Defensa Nacional, a fin de que se asigne el presupuesto en forma oportuna
para poder adelantar el proceso de ejecución.
5. Los pagos de información y demás compromisos y obligaciones adquiridos,
deben gestionarse dentro de la vigencia fiscal y diligenciar su cancelación en la
misma. Excepcionalmente si queda el Compromiso sin obligar (Reserva
Presupuestal, la cual sólo procederá en casos excepcionales de fuerza
mayor o fortuitos y será responsabilidad de la Unidad Ejecutora su
constitución), o la Obligación sin pagar (Cuentas por Pagar) se constituirá el
Rezago Presupuestal al cierre de la vigencia, con el lleno de los requisitos
presupuestales y de legalización aplicables en el rubro de Gastos Reservados,
efectuándose las coordinaciones pertinentes entre las instancias que participan
en el proceso y en tal virtud, los Organismos Superiores de Inteligencia deben
informar a la Unidad Ejecutora (nivel central) para que ésta registre en el
Sistema SIIF-Nación antes del 31 de diciembre de la vigencia fiscal la
constitución a nombre del Organismo Superior de Inteligencia.
6. Los Organismos Superiores de Inteligencia deben coordinar con el
Departamento Financiero y la Oficina de Planeación o quien haga sus veces de
la Unidad Ejecutora, ante la Dirección de Finanzas Grupo Control Tesorería del
Ministerio de Defensa Nacional para que ésta gestione en forma oportuna a la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la consecución de
asignación de PAC y cupos de giro para el año siguiente, con el fin de atender
gastos urgentes de los Organismos Superiores de inteligencia y especialmente,
para la operabilidad de las Redes de Inteligencia.
7. Las Unidades Ejecutoras deben remitirse al Anexo “1” Relación Normatividad
Legal Vigente del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros donde
encuentra normas que se han expedido sobre el particular.
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8. Las Unidades Ejecutoras del nivel central y específicamente los Organismos
Superiores de Inteligencia (OSI) y demás organismos facultados para ejecutar
Gastos Reservados en el Ministerio de Defensa Nacional deben remitir a la
Dirección de Finanzas el Anexo “5” Consolidado Ejecución y Legalización
Gastos Reservados por Rubro Presupuestal” debidamente refrendado por los
competentes, el cual se debe allegar de conformidad con lo establecido en la
Directiva de Cierre de Vigencia.
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