Manejo de documentos y de archivos

Operación de Microsoft Word
Manejo de documentos y de archivos
Acceder a un nuevo documento
Cuando se inicia Word, aparecerá en pantalla un documento nuevo (en blanco)
que por defecto se llama Documento1.
Para crear un documento nuevo en cualquier otro momento de una sesión de
trabajo, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo. Dicha acción despliega el
cuadro de diálogo Nuevo.
El
cuadro
de
diálogo Nuevo presenta
dos fichas:
La ficha General
presenta el icono
Documento
blanco, el
en
cual
permite
al
seleccionarlo
y
pulsando el botón
Aceptar, crear un
nuevo documento
en blanco.
La ficha Otros documentos contiene otros iconos que permiten crear un
documento basado en plantillas con formatos preestablecidos.
2.
En la ficha General es importante que en el sector Crear nuevo de este
cuadro de diálogo, esté seleccionada la opción Documento, de lo contrario
estaría creando una nueva Plantilla de documento. (por más información sobre
plantillas, consultar la sección “Plantillas de documentos”)
3.
Hacer clic sobre el icono Documento en blanco si es que el mismo no se
encuentra seleccionado y pulsar el botón Aceptar. Esta acción presentará una
nueva ventana para el nuevo documento de Microsoft Word, de forma que
inicie el ingreso de texto en el mismo.
Los nombres por defecto con los que Word crea los sucesivos documentos
nuevos son Documento1, Documento2, etc.
El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar la
misma acción. En este caso el cuadro de diálogo Nuevo no se presenta y se
asume por defecto la plantilla de documento Normal.
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Operación de Microsoft Word
Otras opciones del cuadro de diálogo Nuevo
Iconos grandes: Muestra las planillas disponibles representadas en iconos
grandes, tal cual como lo muestra la imagen.
Lista: Presenta las planillas en forma de listado.
Detalles: Muestra las planillas disponibles acompañadas de su tamaño,
tipo y fecha de la última modificación.
Abrir documentos existentes
Para abrir (recuperar) un documento existente (que ha sido guardado
anteriormente), se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Dicha acción despliega el
cuadro de diálogo Abrir.
Área donde se muestra
una lista de subcarpetas
y archivos que contiene
la carpeta actual
Carpeta actual que se
está visualizando en
ese momento
En principio Word busca archivos propios, es decir, archivos que terminan con
la extensión *.doc. Sin embargo, existe también la posibilidad de importar archivos
de texto escritos por otras aplicaciones, para lo cual Word debe disponer de los
conversores o filtros adecuados.
2.
En el cuadro Buscar en, se debe especificar la ubicación donde se encuentra
el archivo a recuperar. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro
de ésta, una carpeta determinada.
Para esto, se debe hacer clic en el botón lista
de
dicha opción, de esta forma se despliega un cuadro
mostrando en forma arborecente todos los recursos del
sistema, dentro de los cuales se pueden observar a las
unidades de disco colgando del recurso Mi PC.
Como primer punto dentro de esta estructura, se deberá de indicar el disco
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Operación de Microsoft Word
en el cual se encuentra almacenado el documento buscado. Una vez seleccionado
(haciendo clic sobre el mismo), en la sección central de este cuadro, se mostrará el
contenido para dicho disco, o sea todas las carpetas y archivos que contiene el
mismo.
Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar un documento, se
deben de recorrer todas las carpetas anteriores a ésta. A modo de un árbol
genealógico, para localizar a un nieto comenzando por el abuelo, se debe antes
pasar por el padre. A medida que se presentan las carpetas en la lista, se deben
seleccionar (haciendo un clic sobre las mismas) y elegir el botón Abrir. También se
las consigue abrir, haciendo doble clic sobre las mismas. Así con todas las otras
carpetas que se deseen abrir.
Obsérvese que al ir seleccionando y abriendo las distintas carpetas, las
mismas son colocadas en el cuadro Buscar en, de esta manera se observará el
contenido de la misma en el área central de este cuadro de diálogo. Al final
conseguiremos que la carpeta del disco deseado, esté especificada en dicho
cuadro.
El cuadro Tipo de archivo permite establecer un filtro en la visualización de
la lista de archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha
opción. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word
(*.doc). Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversión instalados para
Word.
3.
Para abrir el archivo de documento deseado luego que es localizado en la lista
de archivos, se lo debe seleccionar haciendo un clic sobre el mismo y escoger
el botón Abrir, o directamente hacer doble clic sobre el mismo.
Una vez finalizada la operación, Word pone a disposición en una nueva
ventana, el documento contenido en dicho archivo.
El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma
acción. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de diálogo Abrir.
Otras opciones del cuadro de diálogo Abrir
Subir de nivel: Permite desplazarse al nivel de carpetas inmediatamente
superior al actual.
Lista: Muestra los archivos de la carpeta actual en forma de lista.
Detalles: Presenta los archivos de la carpeta actual con información
adicional como tamaño y fecha de la última modificación.
Propiedades: Visualiza las propiedades del archivo seleccionado.
Vista Previa: Presenta una vista previa del documento sin abrirlo.
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Operación de Microsoft Word
Comandos y configuración: Presenta los comandos que pueden emplearse
para abrir el archivo como de lectura, imprimirlo, cambiar sus propiedades o
establecer una conexión.
☞
Con el objetivo de no destruir accidentalmente un archivo importante
escribiendo sobre él, es posible abrir un archivo en modo sólo lectura, lo cual
permite ver el contenido del archivo pero no modificarlo.
Para esto se debe escoger el botón
Comandos y Configuración del cuadro
de diálogo anterior y elegir la opción Abrir como de sólo lectura, o bien hacer clic
con el botón derecho del ratón sobre el archivo que se quiere abrir de la lista
visualizada y elegir la opción mencionada anteriormente del menú contextual que se
despliega.
Guardar documentos
Mientras se está trabajando en un documento de Word así como en cualquier
otra aplicación, la información está almacenada de forma temporal en la memoria
electrónica de la computadora conocida como memoria RAM.
Para guardar un documento de forma permanente, de modo de que pueda ser
utilizado más tarde, debe guardarse dicho documento en un soporte de memoria,
también llamados discos.
☞
La memoria RAM tiene la característica de ser una memoria volátil, lo que
significa que si se produce un corte de energía eléctrica o cualquier otro
problema del sistema, la información que ésta contiene se perderá
totalmente. Por ende, se debe almacenar la información ingresada con
regularidad, de manera tal que al producirse algún fallo en el sistema, la
información perdida sea la menor posible, de lo contrario se correrá el riesgo
de tener que escribir nuevamente todo desde que se la guardó por última vez
En Word, existen formas de guardar documentos automáticamente cada
cierto período de tiempo.
Guardar un documento nuevo
Para guardar un documento nuevo o sea que nunca fue almacenado, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción de menú Archivo.
2.
Escoger la opción Guardar o Guardar como indistintamente. Dicha acción
despliega el cuadro de diálogo Guardar como.
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Operación de Microsoft Word
3.
En
el
cuadro
Guardar
en, se
debe especificar la
ubicación donde se
desea guardar el
archivo. Ubicación
se entiende por la
unidad de disco, y
dentro de ésta, una
carpeta
determinada.
Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar el documento se
deberán seguir prácticamente los mismos pasos que los detallados en el apartado
Abrir documentos existentes.
4.
En el cuadro Nombre de archivo, se debe escribir el nombre para este
documento. Word sugiere como nombre de archivo, los primeros caracteres
localizados en el documento, pero en definitiva es el usuario quién
determinará dicho nombre.
Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando se
barra) en la parte del
realice esta acción el puntero del ratón adopta la forma
cuadro Nombre de archivo desde donde se quiera comenzar a editar dicho
nombre.
El cuadro Guardar como tipo permite establecer un tipo de formato para el
archivo. Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversión instalados para
Word. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word (*.doc)
y es la opción que se presenta por defecto.
☞
Todo documento almacenado en Word, adquiere un nombre dado por el
usuario de hasta 255 caracteres incluyendo el uso del espacio en blanco, pero
no de los caracteres ( \ ? : * ” < > | ), seguido de una extensión *.doc que
asigna el propio programa automáticamente, si el formato (tipo) seleccionado
es Documento de Word (*.doc).
5.
Para confirmar la acción de guardado, se debe seleccionar el botón Guardar.
Una vez confirmada esta operación, se guardará el documento y volverá a la
pantalla de edición del mismo.
Otras opciones del cuadro de diálogo Guardar como
A las opciones descriptas en el cuadro de diálogo Abrir, se le suman las
siguientes:
Crear nueva carpeta: Despliega el cuadro de diálogo para crear una
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nueva carpeta dependiendo de la carpeta actual, en la que posteriormente se
podrá guardar dicho archivo.
Opciones: Presenta el cuadro de diálogo Guardar, donde se pueden definir
entre otras opciones: el crear siempre una copia de seguridad, guardar
información de autorrecuperación cada cierto período de tiempo, opciones de
compartir el archivo y asignar una contraseña al documento..
Guardar las modificaciones realizadas a un documento
Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido un documento
desde la última vez que se guardó, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Guardar del menú Archivo.
Esta acción actualizará dicho documento sin presentar el cuadro de diálogo
Guardar como.
El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma
acción. Si es un documento nuevo se desplegará el cuadro de diálogo Guardar
como, pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente, actualizará
el documento sin presentar dicha cuadro de diálogo.
☞
Para guardar un documento (que se ha almacenado con anterioridad), con otro
nombre y/o en otra ubicación, se debe escoger la opción de menú Archivo y
seguidamente la opción Guardar como.
Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se
tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la
posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo.
En resumen:
Para guardar las modificaciones introducidas en un documento: en el menú
Archivo, se debe elegir la opción Guardar.
Para guardar el documento actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar: en
el menú Archivo, se debe elegir la opción Guardar como.
☞
En el caso de guardar un documento en una carpeta que contiene un archivo
nombrado de la misma forma, Word pide confirmación para sobreescribir el
contenido de dicho archivo con el contenido del documento actual.
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Operación de Microsoft Word
Opciones de configuración para guardar documentos
Guardar automáticamente documentos
Existe una opción en Word para que los documentos en los que se está
trabajando se guarden automáticamente cada cierto período de tiempo.
Para activar dicha opción, si es que aún no lo está, se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas.
2.
En el cuadro de diálogo que se
despliega, escoger la ficha
Guardar; misma ficha que se
despliega al seleccionar el
botón
Opciones
descripto
anteriormente en la sección
“Guardar documentos nuevos”.
3.
Posteriormente se debe activar
la casilla de verificación
Guardar
info.
de
autorecuperación
cada
y
especificar en el cuadro
Minutos,
un
valor
que
representa
el
tiempo
transcurrido entre guardado y
guardado.
Si se activa la opción Crear
siempre copia de seguridad, Word creará una copia de seguridad con extensión
*.bak de los archivos, para que sean fácilmente recuperables en caso de
producirse un error. Por supuesto, esto implica una mayor necesidad de espacio en
disco, pues todo se guardará por duplicado.
Cambiar la ubicación de los archivos por defecto
Cuando arranca, Word supone que debe leer y escribir documentos en una
carpeta determinada (carpeta por defecto) del disco local del PC.
Para cambiar la carpeta o el directorio por defecto que utiliza Word, se
deben seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar el comando Opciones del menú Herramientas.
2.
En el cuadro de diálogo que se despliega, escoger la ficha Ubicación de
archivos.
Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Word
3.
☞
En esta ficha se presentan los
diferentes tipos de archivos
de Word y la posición actual de
los mismos. Para cambiar la
ubicación de uno de estos tipos
archivos,
se
lo
debe
seleccionar en la lista Tipos de
archivos y, a continuación,
escoger el botón Modificar. En
el cuadro de diálogo que se
despliega, se debe indicar la
nueva ubicación para el tipo de
archivo seleccionado.
Después de leer o escribir un archivo en una determinada carpeta, Word
mantiene la referencia a esa carpeta para las siguientes operaciones de
lectura/escritura que se realicen a lo largo de esa sesión.
Propiedades del documento
Las propiedades de archivo son detalles acerca del archivo que ayudan a
identificarlo, como por ejemplo, un título descriptivo, el nombre del autor, el
asunto y las palabras clave que identifican temas u otra información importante.
Se pueden establecer propiedades para el archivo activo en el que se está
trabajando y para cualquier archivo de Microsoft Office. También se pueden crear
propiedades personalizadas con la opción de vincularlas a elementos específicos del
archivo activo.
☞
Las propiedades de archivo serán útiles para localizar archivos. (por más
información sobre búsqueda de archivos, consultar la sección “Buscar
documentos”)
Los tipos de propiedades de archivo son las siguientes:
Propiedades de archivo preestablecidas: Se trata de propiedades como
autor, título y asunto, que ya existen y para las que se escribe un valor. Por
ejemplo, en el caso de Word, se puede agregar la palabra clave "clientes"
para todos los archivos de ventas y así poder buscarlos por dicha palabra
clave.
Propiedades de archivo personalizadas: Se pueden crear propiedades de
archivo personalizadas que incluyan cualquier valor que se asigne o que estén
vinculadas a elementos específicos del archivo, como puede ser el caso de una
celda con nombre de Microsoft Excel, un elemento seleccionado de
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PowerPoint o un marcador de Word. Por ejemplo, en Microsoft Excel, se
puede crear una propiedad de archivo personalizada para utilizarla en todos
los archivos de presupuesto, que esté vinculada a la celda que contiene el
presupuesto total. A continuación, se puede buscar en todos los archivos de
presupuesto con totales que excedan un valor determinado.
Propiedades de archivo actualizadas automáticamente: Las estadísticas,
como por ejemplo el tamaño y las fechas en que los archivos se crean y
modifican, son propiedades de archivo que se mantienen automáticamente, sin
intervención del usuario. Estas propiedades de archivo ayudan a buscar, por
ejemplo, todos los archivos creados después del 3 de marzo de 1999 o los que
se modificaron ayer por última vez.
Definir propiedades de archivo para el documento activo
Para definir las propiedades de archivo del documento activo, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Propiedades del menú Archivo.
2.
En el cuadro de diálogo que se
despliega, escoger la ficha Resumen.
3.
Posteriormente escribir cualquier
información que se desee incluir en
los cuadros de propiedades de
archivo, tales como Título, Asunto,
Autor, etc.
4.
Para salir del cuadro de diálogo
Propiedades del archivo, se debe
seleccionar el botón Aceptar, de
esta forma los cambios serán
guardados; de lo contrario, si se
selecciona el botón Cancelar, los
mismos serán ignorados.
☞
Las propiedades de archivo no están realmente asociadas con el archivo hasta
que éste no se guarde.
Para no olvidarse de establecer la propiedades de archivo para los
documentos, se debe activar la opción que muestra automáticamente el cuadro de
diálogo Propiedades al guardarlos por primera vez
Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Word
Para presentar automáticamente el cuadro de diálogo Propiedades al guardar
documentos por primera vez, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar
el
Opciones
del
Herramientas.
comando
menú
2.
En el cuadro de diálogo que se
presenta, escoger la ficha
Guardar.
3.
Posteriormente
se
debe
activar
la
casilla
de
verificación Preguntar por las
propiedades del documento.
Crear propiedades de archivo personalizadas
Para definir propiedades de archivo personalizadas del documento activo, se
deben seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción Propiedades del menú Archivo.
2.
En el cuadro de diálogo que se
despliega,
escoger
la
ficha
Personalizar.
3.
En el cuadro Nombre, escribir un
nombre
para
la
propiedad
personalizada o seleccionar un
nombre de la lista que se presenta.
4.
En el cuadro Tipo, seleccionar clic el
tipo de propiedad que se desee.
5.
En el cuadro Valor, escribir un valor
para la propiedad seleccionada anteriormente.
El valor que se escriba debe coincidir con la selección del cuadro Tipo. Por
ejemplo, si se ha seleccionado el tipo Número del cuadro Tipo, deberá escribirse
un número en el cuadro Valor. Los valores que no concuerden con el tipo de
propiedad, se guardarán como texto.
6.
Para finalizar la creación de la propiedad personalizada, se debe seleccionar
el botón Agregar.
7.
Para salir del cuadro de diálogo Propiedades del archivo, se debe seleccionar
el botón Aceptar, de esta forma los cambios serán guardados; de lo
contrario, si se selecciona el botón Cancelar, los mismos serán ignorados.
☞
Las propiedades de archivos serán muy útiles, además de mostrar
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Operación de Microsoft Word
información concerniente al documento, para buscar los archivos. (por más
información sobre búsqueda de archivos, consultar la sección “Buscar
documentos”)
Cerrar los documentos abiertos
Como regla general, cuando se haya terminado de trabajar con un documento,
es conveniente cerrarlo para liberar memoria del sistema.
Esta acción se puede realizar seleccionando:
El cuadro
La opción Cerrar del menú Archivo.
El botón
☞
Menú de Control de la ventana del documento.
Cerrar de la ventana del documento.
Si el documento tiene cambios que todavía no se han guardado, Word
pregunta si se desea actualizar el archivo antes de cerrar el documento.
Insertar documentos
Word permite incorporar documentos ya existentes al que se encuentra
activo, insertando su contenido en la posición deseada.
Para insertar el contenido de un documento en el documento activo, los pasos
a seguir son los siguientes:
1.
Colocar el punto de inserción en el lugar del documento activo a partir del
cual se quiera introducir el segundo documento.
2.
Seleccionar la opción Archivo del menú Insertar.
3.
En el cuadro de
diálogo
que
se
despliega (similar al
del comando Abrir
del menú Archivo),
se debe seleccionar
el archivo que se
desea insertar.
Existe la posibilidad
de enlazar (establecer un
vínculo) el texto insertado
con el archivo del que
proviene, de forma que si se modifica el archivo insertado, se modifique también el
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texto correspondiente en el archivo en el que se insertó.
Esta operación puede hacerse con archivos de distinto tipo y producidos por
distintas aplicaciones (gráficos, imágenes, hojas de cálculo, etc.), constituyendo
una de las posibilidades más útiles del entorno Windows. A esta capacidad se le
conoce con el nombre de OLE (Object Linking and Embedding).
Buscar documentos
En ocasiones se desea encontrar documentos contenidos en archivos de los
que no se recuerda exactamente el nombre o la carpeta en el que fueron
almacenados.
En Word este problema se resuelve en el mismo cuadro de diálogo al que se
accede con el comando Abrir del menú Archivo.
En la parte inferior
de dicho cuadro de
diálogo, en la sección
Buscar los archivos que
coincidan
con
estos
criterios de búsqueda, se
pueden escribir cualquiera
de
los
criterios
adicionales que se desee,
como
puede
ser
especificar el nombre y el
tipo del archivo, la fecha
de la última modificación o alguna frase característica de su contenido.
Seleccionando el botón Buscar ahora, comenzará la búsqueda de los archivos
que satisfagan el criterio de búsqueda especificado.
Si se desea que la
búsqueda
se
realice
también
en
las
subcarpetas
de
la
carpeta
actual,
es
necesario elegir la opción
Buscar en Subcarpetas
del menú desplegable del
botón
Comandos
y
Configuración.
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Operación de Microsoft Word
Búsqueda avanzada
Para buscar archivos por sus propiedades específicas o no relacionadas con el
texto, se debe seleccionar el botón Avanzada.
Cuando no se dispone de información exacta, el botón Avanzada abre un
nuevo cuadro de diálogo que permite especificar ciertos detalles que se conocen
del documento buscado, tales como: alguna parte del nombre, el tipo de archivo, la
fecha en que se creó, o alguna parte del texto que contiene.
En este cuadro de diálogo que se despliega, se muestran los criterios de
búsqueda especificados.
Para definir un nuevo criterio de búsqueda, se deberá especificar:
Propiedad: Especificar la propiedad de archivo por la que se desea realizar la
búsqueda.
Condición: Especificar la condición que se desee establecer para la propiedad
seleccionada en el cuadro Propiedad.
Valor: Escribir un valor para la propiedad y condición especificadas.
Por ejemplo, para
buscar
todos
los
archivos que contengan
la palabra “Microsoft”
en
el
campo
Comentarios, se debe
hacer clic en la opción
Comentarios del cuadro
Propiedad, seleccionar
la opción Incluye del
cuadro
Condición
y
escribir “Microsoft” en
el cuadro Valor.
Criterios de
búsqueda
especificados
Rellenar los cuadros para
definir otros criterios de
búsqueda, según se requiera
Si alguno de los
criterios definidos no será utilizado para la búsqueda, se puede eliminar,
marcándolo en la lista y luego seleccionando el botón Eliminar.
Hay que determinar la ruta de acceso donde se desea buscar, o partir desde
donde se desea comenzar la búsqueda, si el cuadro Buscar en subcarpetas se
encuentra activado.
Cuando se hallan definido los criterios de búsqueda, se debe seleccionar el
botón Buscar ahora para dar comienzo a la misma.
Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Word
Proteger documentos
En Word existen dos niveles de protección para un documento:
Protección de lectura, para impedir que otros usuarios puedan abrir un
documento y leerlo. La contraseña de acceso (palabra clave o password)
puede contener un máximo de 15 caracteres, incluidas letras, números,
símbolos y espacios. En la contraseña las letras mayúsculas y minúsculas se
consideran diferentes.
Protección de escritura, para impedir que otros usuarios modifiquen un
documento, pero permitiendo que lo lean. Los usuarios que no conocen la
contraseña sólo pueden abrir el documento en modo sólo lectura y no podrán
guardarlo en el disco con modificaciones, al menos en la misma carpeta y con
el mismo nombre. Sí lo podrán guardar con un nombre distinto o en otra
carpeta.
Existen dos formas de activar estas protecciones:
Seleccionar
el
comando
Opciones
del
menú
Herramientas y elegir del
cuadro de diálogo que se
despliega la ficha Guardar. En
la parte inferior de dicho
cuadro de diálogo se debe
escribir la contraseña para el
tipo de protección que se
desea.
Al guardar el documento con el
comando Guardar como del
menú Archivo, se debe hacer
clic sobre el botón Opciones
que presenta dicho cuadro de
diálogo, con lo que se accede a
la mismo cuadro de diálogo que
con el procedimiento anterior.
También se puede determinar la opción de guardar el documento como
Recomendado solo lectura. Si se activa esta casilla de verificación, al abrir el
documento, se despliega un cuadro de diálogo indicando al usuario que se abrirá el
documento como de sólo lectura y que no podrá aplicar cambios al mismo. Sin
embargo, el usuario tiene la posibilidad de abrirlo normalmente y guardar los
cambios. Para la protección máxima, por lo tanto, hay que asignar una contraseña al
documento.
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Operación de Microsoft Word
Al abrir el archivo, se muestra una recomendación indicando a los usuarios
que abran el documento como de sólo lectura. Si alguien abre el documento como
sólo lectura y lo modifica, deberá guardarlo con un nombre distinto. La casilla de
verificación Recomendado sólo lectura se puede activar sin establecer ninguna
contraseña.
Si se quiere cambiar o eliminar la contraseña, se debe seleccionar la fila de
asteriscos que representa la contraseña existente en el cuadro correspondiente.
Para cambiar la contraseña se debe escribir una nueva sobre la anterior y para
eliminarla, luego de seleccionarla, se debe pulsar la tecla
=.
Trabajar con varios documentos a la vez
En Word es posible trabajar simultáneamente con varios documentos, es
decir es posible tener varios documentos abiertos en diferentes ventanas, claro
está que sólo uno de ellos podrá ser el documento activo. Esto permitirá copiar o
trasladar texto y cualquier otro tipo de elementos (gráficos, objetos, etc.) de un
documento a otro.
Para trasladarse de un documento a otro, luego de tener abiertos los
documentos en los cuales se pretende trabajar, se deben utilizar las opciones del
menú Ventana.
Dicha opción además de desplegar otras opciones,
despliega los nombres de los documentos que se tienen abiertos
en la sesión actual de trabajo. El documento marcado
es el
documento activo en ese momento, para pasar a otro documento
se lo debe seleccionar de la lista.
Para mostrar todas las ventanas de los documentos
simultáneamente, puede escogerse la opción Organizar todo.
Trabajar con dos partes del mismo documento
Word puede trabajar con dos partes diferentes del mismo documento, lo cual
es muy útil por ejemplo cuando se quieren comparar dos párrafos que están en
páginas distintas y quizás copiar o trasladar texto de uno a otro.
Para ello Word dispone de la capacidad de dividir la ventana en dos partes,
cada una con sus propias barras de desplazamiento.
Para ver dos partes de un documento de forma simultánea, se debe realizar
el siguiente procedimiento:
1.
En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, se
debe señalar el cuadro de división.
2.
Cuando el puntero adopte la forma
, se debe arrastrar el cuadro de
Guía del Usuario
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Operación de Microsoft Word
división hacia abajo hasta la posición elegida. Si se hace doble clic sobre
dicho cuadro, la división se realiza de forma automática.
Otra forma de dividir la ventana es seleccionando la opción Dividir del menú
Ventana. En este caso Word dividirá la ventana a la mitad incorporando una línea
como referencia. Dicha línea puede ser desplazada a la posición deseada
simplemente arrastrando, y se fijará al hacer un clic con el ratón o presionando la
tecla E.
Para eliminar la subdivisión de la ventana, basta hacer doble clic en el punto
de unión de las dos barras de desplazamiento vertical, o seleccionar la opción
Quitar división del menú Ventana.
Plantillas de documento
Las plantillas son modelos predefinidos de documentos con algunas
características de formato ya prefijadas, y que aparecen en el momento de
comenzar a trabajar con un nuevo documento.
Word consta de una plantilla llamada Normal que es con la que se abren por
defecto los nuevos documentos, cuando arranca el programa.
Sin embargo, si se
comienza
un
nuevo
documento eligiendo el
comando
Nuevo
del
menú
Archivo,
se
despliega un cuadro de
diálogo que permite
elegir entre todas las
plantillas disponibles.
En
Word,
las
plantillas
están
contenidas en archivos
que tienen la extensión *.dot y están guardadas en una carpeta determinada (que
de ordinario corresponde a: ...\Microsof Office\Plantillas).
Se pueden preparar plantillas para faxes, para anuncios, para avisos y para
cualquier tipo de documento que se requiera.
Si la plantilla está bien preparada, la realización de futuros documentos será
mucho más fácil y rápida. Las plantillas permiten realizar conjuntos de documentos
diferentes con formatos comunes y aspectos semejantes.
Creación y edición de plantillas de documento
Para crear una nueva plantilla de documento, se debe realizar el siguiente
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Operación de Microsoft Word
procedimiento:
1.
Seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo.
2.
En el cuadro de diálogo Nuevo, se debe seleccionar en la sección Crear nuevo
la opción Plantilla.
3.
Luego de acceder a una nueva ventana pero en este caso de Plantilla (Word lo
indica nombrando la plantilla como Plantiila1, de la misma forma que los
documentos), se debe dar el formato que se desee para dicha plantilla. El dar
formato implicará definir los márgenes, el tipo de papel, el tipo de fuente
base, definir encabezados y pies de página, ingresar cualquier tipo de texto e
insertar cualquier tipo de objeto; en definitiva todo aquello que interese
forme parte de un documento standard que será utilizado en el futuro para
obtener un nuevo documento en base al mejoramiento (ingreso de texto
adicional y formato) de la plantilla diseñada.
4.
Al finalizar el punto anterior, la plantilla debe ser guardada. Para esto, se
debe guardar como si fuese un documento común, eligiendo la opción Guardar
como del menú Archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, sólo se deberá
ingresar el nombre para la plantilla dado que la extensión se asumirá por
parte de Word como *.dot. La carpeta indicada en el cuadro Guardar en no
debe ser cambiada, de lo contrario Word no podrá localizar dicha plantilla en
el futuro, dado que buscará las plantillas en la carpeta definida por defecto.
Para modificar una plantilla existente, los pasos a seguir son los siguientes:
1.
Seleccionar la opción Abrir del menú Archivo.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, se debe elegir en Tipo de documento la opción
Plantilla de documento (*.dot). Con esto Word filtrará los archivos y sólo
mostrará los archivos de ese tipo. En la opción Buscar en se deberá indicar la
carpeta que utiliza Word para almacenar los archivos de tipo plantilla.
3.
Una vez realizados los cambios que se crean convenientes, se deberá guardar
nuevamente dicha plantilla, acción que se puede conseguir con el comando
Guardar del menú Archivo (como si fuese un documento).
☞
Tener en cuenta que tanto un documento puede ser guardado como una
plantilla, así como una plantilla puede ser guardada como un documento.
Para realizar estas operaciones lo único que se debe modificar es el tipo de
archivo en la opción Tipo de documento del cuadro de diálogo Guardar como.
☞
Para guardar un documento como una plantilla se deberá seleccionar la opción
Plantilla de documento (*.dot) y para guardar una plantilla como documento se
deberá seleccionar la opción Documento de Word (*.doc).
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