unidad de administración financiera

Identificación:
MA-UDAF-AF-01
Versión:
1
No. de Folios:
106
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFMANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
14-12-2012
PRESENTACIÓN
La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar
para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar
una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figura
el Manual de Procedimientos, dicho documento contiene la secuencia lógica de las
actividades que se realizan en cada Departamento y/o Unidades de la Institución, así
como del personal que integra los mismos.
Dentro de ese marco de referencia, se ha actualizado el Manual de Procedimientos de
la Unidad de Administración Financiera, con la finalidad de optimizar los recursos
disponibles, para lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las funciones que la
ley le asigna.
Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para la
Oficina contar con tan valiosa herramienta, autoriza el contenido del Manual de
Procedimientos de la Unidad de Administración Financiera, para que el mismo facilite y
coadyuve la ejecución de las actividades que le competen a la Unidad.
Guatemala, diciembre de 2012
Licda. Patricia Margarita García Futch
Directora
Oficina Nacional de Servicio Civil
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Unidad de Administración Financiera
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
14-12-2012
CONTENIDO
i
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
5.
5.1
5.2
6.
7.
Introducción
Estructura organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil
Organigrama estructural Oficina Nacional de Servicio Civil
Base legal de la Unidad
Misión y Visión de la Unidad
Misión
Visión
Objetivos de la Unidad
General
Específicos
Funciones de la Unidad
Estructura Organizacional de la Unidad
4
5
6
7
8
8
8
9
9
9
10
11
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Descripción de Procedimientos de la Unidad
Fondo Rotativo Institucional
Fondo Fijo de Caja Chica
Rendición de Cajas Fiscales
Ingreso de Bienes Fijos
Baja de Bienes Fijos
Traslado o Donaciones de Bienes Fijos
Donaciones Recibidas de Bienes Fijos
CUR de Gastos (pago a través de CUR)
CUR de Gatos (CUR de regulación)
Transferencias Presupuestarias
Programación de Cuotas Cuatrimestrales
Anexos Generales
12
19
26
33
40
48
57
64
74
80
86
92
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Unidad de Administración Financiera
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
14-12-2012
INTRODUCCIÓN
El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
en cumplimiento a sus funciones y en aras de fortalecer el rol de la Institución a través
de la correcta administración de los recursos humanos ha actualizado el Manual de
Procedimientos de la Unidad de Administración Financiera, el cual es un documento
técnico que contiene la secuencia lógica del que hacer dentro de la referida Unidad y la
descripción de las actividades que realiza el personal que la integra.
El Manual de Procedimientos, constituye un instrumento de suma utilidad para el
personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del
personal en la Institución.
Este es un marco administrativo que detalla las actividades que de manera
sistemática realiza el personal de los Departamentos y/o Unidades, de la Oficina.
Facilita el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución; ya que
describe en forma detallada las funciones que se desarrollan en cada puesto de
trabajo.
Permite la evaluación y el control interno, así mismo facilita los procesos de auditoría
interna y externa de los puestos de trabajo.
El Manual incluye la definición de cada procedimiento, los objetivos, puesto funcional,
descripción de actividades, el flujograma, asimismo se detallan en los anexos los
documentos y normas especificas de la Unidad.
Dada la importancia del Manual de Procedimientos, se recomienda al personal de la
Unidad la utilización del mismo, así como la revisión periódica de los procedimientos,
para fomentar la mejora continua de las funciones de la Unidad, de la Oficina y de la
Administración Pública en general.
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Unidad de Administración Financiera
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
14-12-2012
1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA
NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se
aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las
unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las
entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se
emitieron los Acuerdos de Dirección números D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad de
establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades
mencionadas.
A través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la
Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a
la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma.
Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, de fecha
23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las
Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información
Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante
el Acuerdo de Dirección número D-2009-0018 de fecha 7 de abril de 2009.
Dirección:
Dirección
Subdirección
Departamentos:
Asuntos Jurídico – Laborales
Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas
Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Normas y Selección de Recursos Humanos
Previsión Civil
Desarrollo Institucional
Administración Interna
Unidades:
Administración Financiera
Auditoría Interna
Cómputo
Información Pública
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Proceso: Administración financiera
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2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL
DE SERVICIO CIVIL
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
UNIDAD DE
INFORMACIÓN
PÚBLICA
UNIDAD DE
UNIDAD DE
CÓMPUTO
CÓMPUTO
UNIDAD DE
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
FINANCIERA
UNIDAD DE
UNIDAD
DE
AUDITORÍA
INTERNA
AUDITORÍA INTERNA
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DESARROLLO DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRACIÓN
DE
ADMINISTRACIÓN
DE
PUESTOS,
PUESTOS, Y
REMUNERACIONES
REMUNERACIONES
Y
AUDITORÍAS
AUDITORÍAS
ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
NORMAS Y
NORMASDE
Y
SELECCIÓN
SELECCIÓN
DE
RECURSOS
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
INTERNA
INTERNA
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
REGISTROS Y DE
REGISTROSDE
Y
VERIFICACIÓN
VERIFICACIÓN
ACCIONES DE DE
ACCIONES DE
RECURSOS
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
ASUNTOS
JURÍDICOASUNTOS
JURÍDICOLABORALES
LABORALES
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
PREVISIÓN CIVIL DE
PREVISIÓN CIVIL
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relación de línea =
Elaborado Por: Departamento de
Desarrollo Institucional
Fecha: diciembre de 2012
Relación de apoyo =
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
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3. BASE LEGAL DE LA UNIDAD
Esta Unidad fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985.
Decreto No. 1748 del Congreso de la República, “Ley de Servicio Civil”, publicado el
23 de mayo de 1968.
Acuerdo Gubernativo No.811-94 del 17 de diciembre de 1994.
Acuerdo Gubernativo No. 18-98, “Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus
reformas”.
Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto”.
Acuerdo Gubernativo No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, Artículo No. 12, se
constituyen las Unidades de Administración Financiera, en las entidades del Sector
Público no financiero.
Acuerdo Gubernativo No. 691-95, “Reestructuración de la Oficina Nacional de
Servicio Civil”, publicado el 21 de diciembre de 1995.
Acuerdo Ministerial No. 233-2000, Ejecución de los Gastos Presupuestarios.
Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congreso de la
República cada año.
Acuerdo Ministerial No. 06-98 del 04 de marzo de 1998 del Ministerio de Finanzas
Públicas, Instituye el régimen de fondos rotativos para las Instituciones del Estado
dependientes del Organismo Ejecutivo.
Acuerdo Gubernativo No. 217-94, publicado el 11 de mayo de 1994, “Reglamento de
Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”, ampliado según
Acuerdo Ministerial 108-2004 del 31 de diciembre del 2004; guía uso de
clasificadores de Unidades Administrativas, proyecto SIAF-SAG, SICOIN WEB.
Convenio de desconcentración de la Nómina de Sueldos y Salarios entre ONSEC y
la Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas a partir del
14 de febrero del 2003.
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
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4. MISIÓN Y VISIÓN DE LA UNIDAD
4.1. MISIÓN
Somos la Unidad de Administración Financiera, que velamos por el cumplimiento de
políticas, normas, dictadas y emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas, con el
propósito de dirigir coordinar y controlar la ejecución del presupuesto asignado a la
Oficina, apegándonos a los principios de eficiencia, responsabilidad y transparencia.
4.2. VISIÓN
Ser la Unidad Financiera que administre y vele, para que se cumpla de forma adecuada
con la planificación de los montos programados por los Departamentos y/o Unidades de
la Oficina, garantizando su ejecución.
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Proceso: Administración financiera
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5. OBJETIVOS DE LA UNIDAD
5.1. GENERAL
Velar por el cumplimiento de las políticas y normas definidas por los órganos
rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-, del Ministerio de
Finanzas Públicas y administrar técnicamente sus diferentes elementos, en el uso
correcto y transparente de los recursos públicos asignados al presupuesto de la
Oficina.
5.2. ESPECÍFICOS
Proporcionar a la Dirección la información requerida, en relación al gasto y todo lo
concerniente a los movimientos presupuestarios, que se ejecutan en la Unidad de
Administración Financiera, garantizando su transparencia.
Cumplir con las normas legales establecidas en el Manual de Administración y
Control de Inventarios de la Administración Pública, para el control, registro y
administración de todos los bienes de la Institución, que garanticen el resguardo de
los mismos.
Llevar un registro adecuado y el control pertinente de las actividades que generen
información contable, la cual redundará en informes que permitirán a la Dirección de
la Oficina tomar decisiones, así como, el resguardo de los documentos de legítimo
abono, que comprueben la ejecución presupuestaria de la Institución, atendiendo las
instrucciones del Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF- del
Ministerio de Finanzas Públicas, para cuando sean solicitados.
Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo, a través del cumplimiento
de las políticas y normas de control interno, implementadas por la Oficina, en
coherencia con las políticas y normas dictadas por la Dirección de Adquisiciones y
de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas.
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
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6. FUNCIONES DE LA UNIDAD
Efectuar la apertura programática del presupuesto, en el SICOIN, para llevar el
control de gastos a través de las tarjetas de control presupuestario, que autoriza la
Contraloría General de Cuentas de la Nación, en las cuales se registran los
movimientos financieros que opera la Oficina.
Registrar y tramitar la ejecución del presupuesto en las etapas de compromiso,
devengado, consumido y pagado.
Pagar a proveedores y otras erogaciones, la elaboración de los listados generales de
gastos para el reintegro al fondo rotativo y rendir cuentas por medio del Formulario
200-A en el cual se registran los ingresos y egresos realizados por la Oficina durante
el año.
Realizar el recuento físico de la propiedad de planta y equipo que pertenece a la
Oficina y registrar y actualizar los bienes asignados a cada colaborador en la tarjeta
de responsabilidad para poder realizar un informe sistematizado del mobiliario y
equipo de cada uno así como registrar en egreso del mismo de la Oficina.
Administrar el fondo de la caja chica, el fondo rotativo Institucional, también debe
registrar los fondos privativos provenientes de la extensión de certificaciones de
tiempo de servicio.
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Manual de Procedimientos
Proceso: Administración financiera
Versión 1
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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
La Unidad de Administración Financiera, para el cumplimiento de sus funciones se
integra de la siguiente manera:
JEFATURA
Secretaría
Sección de
Contabilidad
Sección de
Presupuesto
Unidad de
Inventarios
Sección de
Tesorería
Unidad de
Cajas Fiscales
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relación de línea =
Relación de apoyo =
Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional
Autorizado Por: Jefatura de la Unidad de Administración
Financiera -UDAFFecha: diciembre de 2012
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Identificación:
PR-UDAF-AF-01
Versión:
1
No. de Folios:
7
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFFONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 12 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Emitir cheques para el pago de bienes o servicios necesarios para el mantenimiento y
desarrollo de la Oficina, presentando la documentación de soporte contable que
permita la transparencia en el manejo de los fondos monetarios.
Alcance
Manejar el 5% de fondos que proporciona el Ministerio de Finanzas Públicas, a través
de Tesorería Nacional sobre los renglones ejecutables del total del presupuesto General
de la Nación que se depositó en el Crédito Hipotecario Nacional, para realizar la compra
de materiales o el pago de servicios emergentes.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Jefe de la Sección de Tesorería
3.
Jefe de la Sección de Contabilidad
4.
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales
5.
Jefe de la Sección de Compras y Suministros del Departamento de Administración
Interna
6.
Secretaria de la Unidad
7.
Secretaria de Dirección
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto No. 1748.
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Decreto 57-92.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 26-92.
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de la Sección de Tesorería
No.
Actividad
01
Recibe la requisición, revisa la factura proforma, si la
compra es mayor de Q 5,000.00, acompañado de
tres cotizaciones y el cuadro sumario.
02
Revisa el cuadro sumario contra las cotizaciones y
verifica si está correcto:
¿Está correcto?
- Sí: Continúa Paso 03.
- No: Lo rechaza y lo devuelve al Departamento de
Administración Interna.
03
Elabora cuadro de control de pago de servicios
básicos, asigna y codifica facturas o cotizaciones
según renglón presupuestario.
04
Elabora cheque y voucher (Anexo RE-UDAF-07), a
nombre de la empresa proveedora y lo registra en el
libro de Banco.
05
Traslada el cheque con la documentación de respaldo
al Jefe de la Sección de Contabilidad.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de la Sección de
Contabilidad
No.
Actividad
06
Recibe el cheque, revisa la documentación y verifica
si esta correcta:
¿Está correcta?
- Sí: Continúa Paso 07.
- No: Hace observaciones y se lo devuelve al Jefe
de la Sección de Tesorería.
Jefe de la Unidad
07
Recibe, revisa el cheque, lo firma y traslada a la
Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
08
Recibe el cheque con los documentos de soporte y
elabora conocimiento de traslado a Dirección.
Secretaria de Dirección
09
Recibe el cheque con los documentos de soporte,
firma de recibido y traslada al despacho
correspondiente para firma.
10
Elabora conocimiento y traslada el cheque con el
expediente, firmado por el Director a la Secretaria de
la Unidad.
Secretaria de la Unidad
11
Recibe el cheque con el expediente, revisa que esté
firmado, le estampa los sellos correspondientes y
traslada al Jefe de la Sección de Tesorería.
Jefe de la Sección de Tesorería
12
Recibe el cheque y lo traslada al Jefe de la Sección
de Compras y Suministros para que realice el pago.
Jefe de la Sección de Compras y
Suministros
13
Realiza el pago y traslada al Jefe de la Sección de
Tesorería, la documentación de soporte del pago
realizado al proveedor.
Jefe de la Sección de Tesorería
14
Recibe y revisa la documentación de respaldo del
pago y la traslada al encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales.
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
15
Efectúa la conciliación bancaria de acuerdo a los
estados de cuenta emitidos por el banco Crédito
Hipotecario Nacional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Jefe de la Sección de Tesorería
Jefe de la Sección de Contabilidad
Inicio
Recibe el cheque, revisa la
documentación y verifica si esta
correcta:
Secretaria de la Unidad
1
Recibe la requisición, revisa la
factura proforma, si la compra es
mayor de Q 5,000.00, acompañado
de tres cotizaciones y el cuadro
sumario
Revisa el cuadro sumario contra las
cotizaciones y verifica si está
correcto:
¿Está correcto?
No
Hace observaciones y
se lo devuelve al Jefe
de la Sección de
Tesorería
Jefe de la Sección de Tesoreria
Sí
Jefe de la Unidad
¿Está correcto?
Recibe el cheque con el expediente,
revisa que esté firmado, le estampa
los sellos correspondientes y
traslada al Jefe de la Sección de
Tesorería
Recibe el cheque y lo traslada al Jefe
de la Sección de Compras y
Suministros para que realice el pago
No
Lo rechaza y lo devuelve
al Departamento de
Administración Interna
Sí
Elabora cuadro de control de pago
de servicios básicos, asigna y
codifica facturas o cotizaciones
según renglón presupuestario
Elabora cheque y voucher (Anexo
RE-UDAF-07), a nombre de la
empresa proveedora y lo registra en
el libro de Banco
Traslada el cheque con la
documentación de respaldo al Jefe
de la Sección de Contabilidad
Recibe, revisa el cheque, lo firma y
traslada a la Secretaria de la Unidad
Jefe de la Sección de Compras y
Suministros
Secretaria de la Unidad
Recibe el cheque con los
documentos de soporte y elabora
conocimiento de traslado a Dirección
Realiza el pago y traslada al Jefe de
la Sección de Tesorería, la
documentación de soporte del pago
realizado al proveedor
Jefe de la Sección de Tesorería
Secretaria de Dirección
Recibe el cheque con los
documentos de soporte, firma de
recibido y traslada al despacho
correspondiente para firma
Recibe y revisa la documentación de
respaldo del pago y la traslada al
encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Elabora conocimiento y traslada el
cheque con el expediente, firmado
por el Director a la Secretaria de la
Unidad
Efectúa la conciliación bancaria de
acuerdo a los estados de cuenta
emitidos por el banco Crédito
Hipotecario Nacional
1
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema FILE MASTER
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Guatecompras
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
CONCILACIÓN BANCARIA: Es un proceso que permite comparar los valores que la
empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores
que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.
FACTURA PROFORMA: Es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta
detallada de la venta que se realiza, por tratarse de una oferta debe de ser aceptada por el
comprador y esto será el origen de un contrato de compra venta, es por ello que debe
contener todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta.
REQUISICIÓN DE COMPRA: Es una autorización del Departamento de Compras con el
fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Jefe del
Departamento que requiere los bienes o servicios.
VOUCHER: Se conoce también como Recibo de pago en el cual se encuentran los datos
del cheque emitido a favor de una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios
que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar
constancia por parte de una Institución de que fue lo que se pagó o realizó con la emisión
del mencionado cheque que consta en la copia voucher.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-01
Procedimiento: Fondo rotativo institucional
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Identificación del
Anexo
RE-UDAF-07
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Nombre del Anexo
Cheque y voucher de pago
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Identificación:
PR-UDAF-AF-02
Versión:
1
No. de Folios:
7
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFFONDO FIJO DE CAJA CHICA
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 19 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Contar con dinero en efectivo para solventar las compras de materiales y servicios de
carácter emergente y en las cuales su costo no sea mayor de Q 5,000.00, exceptuando
gastos de protocolo y gastos de viáticos y conexos.
Alcance
El fondo de caja chica se utiliza para realizar la compra de materiales o servicios
emergentes por lo tanto son pagos inmediatos. El monto máximo del pago a través de
caja chica es de Q 5,000.00, cuya disponibilidad es en efectivo.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Jefe de la Sección de Tesorería
3.
Jefe de la Sección de Contabilidad
4.
Encargado de Compras y Suministros del Departamento de Administración Interna
5.
Secretaria de la Unidad de Administración Financiera
6.
Secretaria de Dirección
7.
Mensajero del Departamento de Administración Interna
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Decreto 57-92.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto 27-92.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Encargado de Compras y
Suministros
01
Solicita el pago del bien o servicio adquirido a través
de caja chica, al Jefe de la Sección de Tesorería.
Jefe de la Sección de Tesorería
02
Entrega el efectivo con base al monto de la
requisición de compra autorizada, elabora el vale de
caja chica, (Anexo RE-UDAF-08) y se lo entrega al
Encargado de Compras y Suministros.
Encargado de Compras y
Suministros
03
Recibe y firma el vale de caja chica, el cual debe
liquidar y traslada la documentación que respalda la
compra al Jefe de la Sección de Tesorería.
Jefe de la Sección de Tesorería
04
Recibe, revisa la documentación y verifica si esta
correcta:
¿Está correcta?
- Sí: Continúa Paso 05.
- No: Devuelve la documentación al Encargado de
Compras y Suministros del Departamento de
Administración Interna.
Jefe de la Sección de
Contabilidad
05
Asigna y codifica facturas según renglones
presupuestarios elaborando el cuadro de resumen de
las mismas para solicitar el reintegro de caja chica a
través de cheque.
06
Elabora cheque a nombre del responsable nombrado
por el Departamento de Administración Interna, para
realizar transacciones en el Crédito Hipotecario
Nacional. (Mensajero)
07
Registra el cheque en el libro de Bancos y lo traslada
al Jefe de la Sección de Contabilidad, para que lo
revise con la documentación de respaldo.
08
Recibe, revisa la documentación y verifica si esta
correcta:
¿Está correcta?
- Sí: Firma cuadro de resumen. Continua paso 09.
- No: Hace observaciones y regresa al Paso 03.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Jefe de la Unidad
09
Recibe y firma el cheque con el cuadro de resumen y
se lo traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
10
Recibe el cheque con los documentos de soporte y
elabora conocimiento de traslado a Dirección.
Secretaria de Dirección
11
Recibe el cheque con los documentos de soporte,
firma de recibido y lo traslada al despacho
correspondiente para firma.
12
Elabora conocimiento y traslada el cheque con el
expediente, firmado por el Director, a la Secretaria de
la Unidad.
Jefe de la Sección de Tesorería
13
Recibe el cheque y le notifica al Mensajero, para que
lo pase a recibir.
Mensajero
14
Recibe el cheque firma el voucher de recibido (Anexo
RE-UDAF-07) y se dirige al Banco CHN.
15
Entrega al Jefe de la Sección de Tesorería por medio
de conocimiento el dinero en efectivo.
16
Recibe, firma el cuaderno de conocimiento y custodia,
de los fondos entregados, por el Mensajero.
Jefe de la Sección de Tesorería
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de Compras y Suministros
Jefe de la Sección de Tesorería
Jefe de la Sección de Contabilidad
Inicio
Entrega el efectivo con base al
monto de la requisición de compra
autorizada, elabora el vale de caja
chica, (Anexo RE-UDAF-08) y se lo
entrega al Encargado de Compras y
Suministros
Recibe, revisa la documentación y
verifica si esta correcta:
Solicita el pago del bien o servicio
adquirido a través de caja chica, al
Jefe de la Sección de Tesorería
¿Está correcta?
Hace observaciones y
regresa al Paso 03.
Sí
Recibe y firma el vale de caja chica,
el cual debe liquidar y traslada la
documentación que respalda la
compra al Jefe de la Sección de
Tesorería
Recibe, revisa la documentación y
verifica si esta correcta:
¿Está correcta?
Mensajero
Recibe el cheque firma el voucher de
recibido (Anexo RE-UDAF-07) y se
dirige al Banco CHN
Entrega al Jefe de la Sección de
Tesorería por medio de conocimiento
el dinero en efectivo
Jefe de la Sección de Tesorería
Recibe, firma el cuaderno de
conocimiento y custodia, de los
fondos entregados, por el Mensajero
FIN
No
Devuelve la
documentación al
Encargado de Compras y
Suministros del
Departamento de
Administración Interna
No
Firma cuadro de
resumen. Continua
paso 09
Jefe de la Unidad
Recibe y firma el cheque con el
cuadro de resumen y se lo traslada a
la Secretaria de la Unidad
Sí
Asigna y codifica facturas según
renglones presupuestarios
elaborando el cuadro de resumen de
las mismas para solicitar el reintegro
de caja chica a través de cheque
Elabora cheque a nombre del
responsable nombrado por el
Departamento de Administración
Interna, para realizar transacciones
en el Crédito Hipotecario Nacional.
(Mensajero)
Registra el cheque en el libro de
Bancos y lo traslada al Jefe de la
Sección de Contabilidad, para que lo
revise con la documentación de
respaldo
Secretaria de la Unidad
Recibe el cheque con los
documentos de soporte y elabora
conocimiento de traslado a Dirección
Secretaria de Dirección
Recibe el cheque con los
documentos de soporte, firma de
recibido y lo traslada al despacho
correspondiente para firma
Elabora conocimiento y traslada el
cheque con el expediente, firmado
por el Director, a la Secretaria de la
Unidad
Recibe el cheque y le notifica al
Mensajero, para que lo pase a recibir
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema FILE MASTER
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Guatecompras
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
REQUISICIÓN DE COMPRA: Es una autorización del Departamento de Compras con el
fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Jefe del
Departamento que requiere los bienes o servicios.
VALE: Se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa, cuando un empleado
toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la
Institución, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un vale de caja. Este vale
contiene:
Fecha
Cantidad (en número y letra)
Especificación clara sobre el concepto
Firma de la persona que recibe el dinero
VOUCHER: Se conoce también como Recibo de pago en el cual se encuentran los datos
del cheque emitido a favor de una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios
que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar
constancia por parte de una Institución de que fue lo que se pago o realizó con la emisión
de mencionado cheque que consta en la copia voucher.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-02
Procedimiento: Fondo fijo de caja chica
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-07
Cheque y voucher de pago
RE-UDAF-08
Vale de caja chica
Página 25 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-03
Versión:
1
No. de Folios:
7
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFRENDICIÓN DE CAJAS FISCALES
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 26 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Cumplir con las políticas, normas y procedimientos técnicos establecidos por las
Entidades rectoras del Presupuesto de la Nación y con las medidas internas dictadas
por las Autoridades de la Oficina para la rendición de cajas fiscales.
Alcance
Registrar el traslado de recursos económicos por parte de la Tesorería Nacional u otra
Entidad del Estado, entre los cuales se pueden mencionar:
Fondo Rotativo
Pago de Tiempo Extraordinario
Fondos Privativos
Otros
Aplicando el procedimiento para la rendición de cajas fiscales de las Municipalidades y
Entidades del Estado que implementó la Contraloría General de Cuentas, de
conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General
de Cuentas, Decreto 1126 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo del 27
de diciembre de 1968.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Sección de Contabilidad
2.
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales
3.
Secretaria de la Unidad
4.
Secretaria de la Unidad de Auditoría Interna
5.
Secretaria de Dirección
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General de Cuentas, Decreto 1126.
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
No.
Actividad
01
Revisa, los datos de cada documento de soporte que
conforman los ingresos y gastos efectuados a través
de los CUR´s, y verifica si están correctas:
¿Está correcto?
- Sí: Registra el movimiento de ingresos y gastos
dentro del mes que, se generó. Continúa Paso 02.
- No: Investiga y da seguimiento a la recuperación
de documentos, recolección de firmas y
autorización, entre otros.
Jefe de la Sección de
Contabilidad
02
Conforma la caja fiscal a través de los Formularios
200-A-3, 200-A-5 y 200-B (Anexo RE-UDAF-12), que
reflejan los ingresos y gastos según sea el origen de
la transacción.
03
Anota en los formularios los ingresos y gastos por
fecha y origen de la transacción, según lo establece el
instructivo para rendición de cajas fiscales de
Municipalidades e Instituciones del Organismo
Ejecutivo, (Anexo RE-UDAF-13) y las traslada al Jefe
de la Sección de Contabilidad.
04
Recibe las cajas fiscales y verifica si están correctas:
¿Está correcto?
- Sí: Traslada a la Secretaria. Continúa Paso 05.
- No: Devuelve al Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales y regresa al Paso 01.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Secretaria de la Unidad
05
Recibe las cajas fiscales y las traslada a la Secretaria
de Dirección con conocimiento.
Secretaria de Dirección
06
Recibe las cajas fiscales, sella, firma el conocimiento
de
recibido
y las
traslada
al
despacho
correspondiente.
07
Traslada las cajas fiscales autorizadas
conocimiento a la Secretaria de la Unidad.
08
Recibe las cajas fiscales, sella, firma de recibido y las
traslada a la Contraloría General de Cuentas con
copias.
09
Traslada las copias de las cajas fiscales selladas y
firmadas por la Contraloría General de Cuentas al
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales.
10
Recibe las copias las archiva para su posterior
fiscalización por parte de la Unidad de Auditoría
Interna o la Contraloría General de Cuentas.
Secretaria de la Unidad
Encargado de Cajas Fiscales
con
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de Cajas Fiscales
Jefe de la Sección de Contabilidad
Secretaria de la Unidad
Inicio
Recibe las cajas fiscales y
verifica si están correctas:
Recibe las cajas fiscales y las
traslada a la Secretaria de Dirección
con conocimiento
Revisa, los datos de cada
documento de soporte que
conforman los ingresos y gastos
efectuados a través de los CUR´s, y
verifica si están correctas:
¿Está correcto?
Sí
No
¿Está correcto?
No
Investiga y da seguimiento a
la recuperación de
documentos, recolección de
firmas y autorización, entre
otros
Devuelve al Encargado de la Unidad
de Cajas Fiscales y regresa al Paso
01
Secretaria de la Dirección
Recibe las cajas fiscales, sella, firma
el conocimiento de recibido y las
traslada al despacho
correspondiente
Traslada las cajas fiscales
autorizadas con conocimiento a la
Secretaria de la Unidad
Sí
Registra el movimiento de ingresos y
gastos dentro del mes que, se
generó. Continúa Paso 02
Conforma la caja fiscal a través de
los Formularios 200-A-3, 200-A-5 y
200-B (Anexo RE-UDAF-12), que
reflejan los ingresos y gastos según
sea el origen de la transacción
Anota en los formularios los ingresos
y gastos por fecha y origen de la
transacción, según lo establece el
instructivo para rendición de cajas
fiscales de Municipalidades e
Instituciones del Organismo
Ejecutivo, (Anexo RE-UDAF-13) y las
traslada al Jefe de la Sección de
Contabilidad
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Recibe las copias las archiva para su
posterior fiscalización por parte de la
Unidad de Auditoría Interna o la
Contraloría General de Cuentas
Secretaria de la Unidad
Recibe las cajas fiscales, sella, firma
de recibido y las traslada a la
Contraloría General de Cuentas con
copias
Traslada las copias de las cajas
fiscales selladas y firmadas por la
Contraloría General de Cuentas al
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema FILE MASTER
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Guatecompras
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
CAJAS FISCALES: Es el repositorio al que llegan los recursos financieros de propiedad de
un Estado y desde el cual se realizan los pagos que corresponden a las obligaciones de
dicho Estado, en ese sentido, el saldo que permanece en dicha caja es la cantidad de dinero
de la que se dispone para cubrir obligaciones. Cuando el saldo es positivo, se llama superávit
y quiere decir que el dinero llega en la cantidad suficiente y en el tiempo adecuado para
realizar los pagos mientras que cuando es negativo, se llama déficit y quiere decir que el
Estado se encuentra en la necesidad de buscar fuentes de recursos para cumplir sus
obligaciones.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-03
Procedimiento: Rendición de cajas fiscales
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Identificación del
Anexo
RE-UDAF-12
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Nombre del Anexo
Formularios 200-A-3, 200-A-5 y 200-B
Página 32 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-04
Versión:
1
No. de Folios:
7
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFINGRESO DE BIENES FIJOS
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 33 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Controlar, registrar y actualizar los bienes asignados a los colaboradores de la
Institución, a través de la administración del sistema SICOIN y UNIPLEX de la Oficina,
así como las tarjetas de responsabilidad que se emiten.
Alcance
Darle ingreso a los bienes fijos de la Oficina, y llevar el control y registro del mobiliario
nuevo, donación ó traslado de los mismos que adquiere la Oficina Nacional de Servicio
Civil y que son necesarios para el desempeño de las funciones del personal de la
misma en el puesto de trabajo.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de Departamento y/o Unidad X
2.
Encargado de la Unidad de Inventarios
3.
Colaborador
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General de Cuentas, Decreto 1126.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Colaborador
No.
Actividad
01
Recibe la copia de la factura del bien fijo del
Encargado de Almacén, comparándola con la original
y lo ingresa en el Sistema de Contabilidad Integrada
SICOIN, registro de bienes de inventario físico.
02
Registra el bien en el libro de Bienes de Inventario y
aprueba su alta en el inventario físico en el Sistema.
03
Registra la acción de resguardo para asignar al
Encargado de Almacén del Departamento de
Administración Interna por medio del número de NIT,
los bienes para su ingreso al almacén.
04
Revisa el listado de bienes asignados en el Sistema y
genera el reporte de Resguardo de Bienes (Anexo
RE-UDAF-13).
05
Ingresa al sistema, asigna código de inventario
interno y el sistema automáticamente lo ingresa al
libro de inventario.
06
Registra el código de inventario en el mobiliario de
reciente ingreso que le generó el libro de inventario, lo
imprime y se lo coloca al bien.
07
Asigna al Colaborador de la Oficina como
responsable del bien fijo en base a la solicitud de
asignación de bienes elaborada por el Departamento
de Administración Interna.
08
Imprime tarjeta de responsabilidad en los formularios
autorizados por la Contraloría General de Cuentas,
(Anexo RE-UDAF-14).
09
Firma los formularios oficiales, se los traslada al
Colaborador de la Oficina con el bien fijo.
10
Recibe el bien fijo, revisa el formulario que coincida
con la descripción del bien, firma de aceptado y se lo
devuelve al Encargado de la Unidad de Inventarios.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Encargado de la Unidad de
Inventarios
11
Recibe el formulario firmado de aceptado y solicita
firma al Jefe de Departamento y/o Unidad donde se
ubica físicamente el Colaborador que recibió el bien.
Jefe de Departamento y/o Unidad
X
12
Recibe los formularios oficiales los revisa y firma la
tarjeta de responsabilidad del Colaborador y se la
devuelve al Encargado de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
13
Archiva las tarjetas de responsabilidad de los
Colaboradores por Departamento y/o Unidad.
14
Realiza un recuento físico de la propiedad, planta y
equipo de la Oficina una vez al año.
15
Con la información obtenida actualiza las tarjetas de
responsabilidad de los Colaboradores de la Oficina.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Encargado de Inventario
Colaborador
Inicio
Recibe la copia de la factura del bien
fijo del Encargado de Almacén,
comparándola con la original y lo
ingresa en el Sistema de
Contabilidad Integrada SICOIN,
registro de bienes de inventario físico
Registra el bien en el libro de Bienes
de Inventario y aprueba su alta en el
inventario físico en el Sistema
Imprime tarjeta de responsabilidad
en los formularios autorizados por la
Contraloría General de Cuentas,
(Anexo RE-UDAF-14)
Firma los formularios oficiales, se los
traslada al Colaborador de la Oficina
con el bien fijo
Recibe el formulario firmado de
aceptado y solicita firma al Jefe de
Departamento y/o Unidad donde se
ubica físicamente el Colaborador que
recibió el bien
Registra la acción de resguardo para
asignar al Encargado de Almacén del
Departamento de Administración
Interna por medio del número de
NIT, los bienes para su ingreso al
almacén
Revisa el listado de bienes
asignados en el Sistema y genera el
reporte de Resguardo de Bienes
(Anexo RE-UDAF-13)
Ingresa al sistema, asigna código de
inventario interno y el sistema
automáticamente lo ingresa al libro
de inventario
Registra el código de inventario en el
mobiliario de reciente ingreso que le
generó el libro de inventario, lo
imprime y se lo coloca al bien
Asigna al Colaborador de la Oficina
como responsable del bien fijo en
base a la solicitud de asignación de
bienes elaborada por el
Departamento de Administración
Interna
Recibe el bien fijo, revisa el
formulario que coincida con la
descripción del bien, firma de
aceptado y se lo devuelve al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Jefe de Departamento y/o Unidad X
Recibe los formularios oficiales los
revisa y firma la tarjeta de
responsabilidad del Colaborador y se
la devuelve al Encargado de
Inventarios
Archiva las tarjetas de
responsabilidad de los
Colaboradores por
Departamento y/o Unidad
Realiza un recuento físico
de la propiedad, planta y
equipo de la Oficina una
vez al año
Con la información
obtenida actualiza las
tarjetas de responsabilidad
de los Colaboradores de la
Oficina
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
d. Terminología
BIEN: Son aquellos que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio, es decir,
bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser
valuados en términos monetarios. En este sentido, el término bien es utilizado para nombrar
cosas que son útiles a quienes las usan o poseen.
INVENTARIO: Se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias
físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas, con el fin de registrar y controlar la
existencia de los bienes, de una Institución que utiliza para su funcionamiento.
MOBILIARIO: Es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas, normalmente el término
alude a los objetos que facilitan las actividades laborales comunes, trabajo individual,
pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de
reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
TARJETA DE RESPONSABILIDAD: Es un documento físico en el cual se registra la
asignación del mobiliario y equipo que utiliza una persona en su puesto de trabajo para el
eficiente desempeño de sus actividades laborales, es administrada por la Unidad de
Inventarios de una Institución o empresa y sufre modificaciones de acuerdo a la asignación o
baja del mobiliario personal de la persona.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-04
Procedimiento: Ingreso de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-13
Resguardo de bienes
RE-UDAF-14
Tarjeta de responsabilidad
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Identificación:
PR-UDAF-AF-05
Versión:
1
No. de Folios:
8
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFBAJA DE BIENES FIJOS
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Depurar el almacén de inventario, a través del trámite de baja o destrucción del los
bienes que se encuentran en mal estado, según los procedimientos internos y los
establecidos en la ley.
Alcance
Evaluar el estado físico de los Bienes propiedad de la Oficina, los cuales se pretende
dar de baja por obsolescencia ya sea equipo de cómputo, materiales de plástico o
metálicos, para lo cual se debe de hacer la solicitud de autorización a la Autoridad
Nominadora, Bienes del Estado y Contraloría General de Cuentas, debido a que los
bienes, equipo o materiales, se encuentran en mal estado razón por la cual ya están en
desuso.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Encargado de la Unidad de Inventarios
3.
Secretaria de la Unidad
4.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General de Cuentas, Decreto 1126.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Encargado de la Unidad de
Inventarios
01
Informa al Jefe de la Unidad, por medio de oficio, el
mobiliario que se encuentra en mal estado y que se
debe dar de baja.
Jefe de la Unidad
02
Recibe el oficio, lo firma y lo traslada a la Secretaria
de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
03
Recibe el oficio le estampa el sello de la Unidad y lo
traslada a la Secretaria de Dirección.
Secretaria de Dirección
04
Recibe el oficio firma, sella de recibido la copia y lo
traslada al despacho correspondiente.
05
Traslada a la Secretaria de la Unidad, el oficio emitido
en Dirección en el cual se autoriza la baja de los
bienes.
Secretaria de la Unidad
06
Recibe el oficio, firma y sella y lo traslada al Jefe de la
Unidad.
Jefe de la Unidad
07
Recibe el oficio de autorización y notifica al
Encargado de la Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
08
Suscribe actas en base a los oficios de solicitud de
autorización para dar de baja los bienes especificando
la descripción de los mismos, el valor y el código de
inventario y firma.
09
Le traslada el acta al Jefe de la Unidad, para que la
firme y autorice.
Jefe de la Unidad
10
Firma el acta de baja de bienes fijos y se la traslada a
la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
11
Recibe el acta le estampa el sello de la Unidad y se la
traslada a la Secretaria de Dirección.
Secretaria de Dirección
12
Recibe el acta firma de recibido el conocimiento y la
traslada al despacho correspondiente.
13
Traslada a la Secretaria de la Unidad el acta firmada y
sellada de autorizado.
Página 42 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Secretaria de la Unidad
14
Recibe el acta y se la traslada al Encargado de la
Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
15
Recibe el acta elabora certificación de baja de los
bienes en el libro de inventario, especificando los
bienes que se van a dar de baja.
16
Conforma expediente y adjunta los siguientes
documentos:
- Solicitud de baja de los bienes.
- Oficio de autorización de Dirección.
- Certificación de acta de baja de bienes.
- Certificación del libro de inventario.
17
Emite oficios dirigidos a Bienes del Estado y a
Contraloría General de Cuentas, para la autorización
de baja de los bienes y los traslada a la Secretaria de
la Unidad.
Secretaria de la Unidad
18
Recibe los oficios y los traslada a Dirección.
Secretaria de Dirección
19
Recibe los oficios, sella y firma de recibido y los
traslada al despacho correspondiente.
20
Traslada los oficios firmados y sellados de autorizado
a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
21
Recibe los oficios, los envía a las Instituciones
correspondientes, por medio del Mensajero y le
notifica al Encargado de la Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
22
Solicita transporte para trasladar los bienes que se
darán de baja, especificando día y hora al
Departamento de Administración Interna.
23
Llegado el día y hora traslada los bienes al lugar que
le indicó Bienes del Estado y Contraloría General de
Cuentas.
24
Efectúa la destrucción de los bienes en presencia de
los delegados de cada Dependencia responsable.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
25
Suscriben las actas correspondientes así:
- Si es material destructible levanta el acta la UDAF.
- Si es material ferroso levanta el acta la Contraloría
General de Cuentas.
26
Emiten la resolución de notificación de baja de los
bienes, los delegados de las Instituciones
representadas.
27
Recibe la resolución la adjunta al expediente de baja
de bienes y lo archiva.
28
Descarga de los Sistemas SICOIN y Uniplex, el
registro de los bienes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de Inventario
Jefe de la Unidad
Inicio
Recibe el oficio, lo firma y lo traslada
a la Secretaria de la Unidad
Informa al Jefe de la Unidad, por
medio de oficio, el mobiliario que se
encuentra en mal estado y que se
debe dar de baja
Suscribe actas en base a los oficios
de solicitud de autorización para dar
de baja los bienes especificando la
descripción de los mismos, el valor y
el código de inventario y firma
Secretaria de Dirección
Recibe el oficio firma, sella de
recibido la copia y lo traslada al
despacho correspondiente
Secretaria de la Unidad
Recibe el oficio le estampa el sello
de la Unidad y lo traslada a la
Secretaria de Dirección
Traslada a la Secretaria de la
Unidad, el oficio emitido en Dirección
en el cual se autoriza la baja de los
bienes
Recibe el oficio, firma y sella y lo
traslada al Jefe de la Unidad
Secretaria de la Unidad
Le traslada el acta al Jefe de la
Unidad, para que la firme y autorice
Jefe de la Unidad
Recibe el acta le estampa el sello de
la Unidad y se la traslada a la
Secretaria de Dirección
Recibe el oficio de autorización y
notifica al Encargado de la Unidad de
Inventarios
Recibe el acta elabora certificación
de baja de los bienes en el libro de
inventario, especificando los bienes
que se van a dar de baja
Firma el acta de baja de bienes fijos
y se la traslada a la Secretaria de la
Unidad
Secretaria de Dirección
Recibe el acta firma de recibido el
conocimiento y la traslada al
despacho correspondiente
Secretaria de la Unidad
Conforma expediente y adjunta los
siguientes documentos:
-Solicitud de baja de los bienes.
-Oficio de autorización de Dirección.
-Certificación de acta de baja de
bienes.
-Certificación del libro de inventario.
Traslada a la Secretaria de la Unidad
el acta firmada y sellada de
autorizado
Recibe el acta y se la traslada al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
1
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
C. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
D. Terminología
BIEN: Son aquellos que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio, es decir,
bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser
valuados en términos monetarios. En este sentido, el término bien es utilizado para nombrar
cosas que son útiles a quienes las usan o poseen.
INVENTARIO: Se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias
físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas, con el fin de registrar y controlar la
existencia de los bienes, de una Institución que utiliza para su funcionamiento.
MOBILIARIO: Es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas, normalmente el término
alude a los objetos que facilitan las actividades laborales comunes, trabajo individual,
pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de
reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-05
Procedimiento: Baja de bienes fijos
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
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Identificación:
PR-UDAF-AF-06
Versión:
1
No. de Folios:
9
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFTRASLADO O DONACIONES DE BIENES FIJOS
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Contribuir con el desarrollo de Instituciones Públicas ó Privadas, a través de donaciones
o traslados de bienes que se encuentran en buen estado, cumpliendo con los
procedimientos internos y los establecidos en la Ley.
Alcance
Cuando la Autoridad Nominadora de la Oficina, decide trasladar a Instituciones Públicas
o donar a iniciativas privadas parte de los bienes fijos que pertenecen al inventario, se
tramita ante las autoridades de la Oficina, autorizado el mismo se descargan del
sistema de inventarios de la oficina, así como de los Bienes del Estado y se trasladan a
donde corresponde para su entrega.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Encargado de la Unidad de Inventarios
3.
Secretaria de la Unidad
4.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General de Cuentas, Decreto 1126.
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Encargado de la Unidad de
Inventarios
01
Informa al Jefe de la Unidad, del recuento físico de la
propiedad, planta y equipo que se encuentra, en buen
estado y que ya no se utiliza en la Oficina.
Jefe de la Unidad
02
Recibe el informe, emite oficio solicitando autorización
para trasladarlo o donarlo a alguna Institución y se lo
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
03
Remite el informe con el oficio, le estampa el sello de
la Unidad y lo traslada a la Secretaria de Dirección.
Secretaria de Dirección
04
Recibe el informe con el oficio, firma, sella la copia y
lo traslada al despacho correspondiente.
05
Traslada a la Secretaria de la Unidad, el oficio emitido
en Dirección en el cual se autoriza el traslado o
donación de los bienes.
Secretaria de la Unidad
06
Recibe el oficio de autorización, firma y sella la copia
y se lo traslada al Jefe de la Unidad.
Jefe de la Unidad
07
Recibe el oficio de autorización y le notifica la decisión
tomada por Dirección para que suscriba el acta al
Encargado de la Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
08
Suscribe el acta por cada bien que se trasladara, en
base a los oficios de solicitud de autorización para dar
de baja los bienes, especificando la descripción del
mismo, el valor, el código de inventario y firma como
responsable.
09
Solicita a la Secretaria de la Unidad, elabore los
oficios para la entrega de los bienes a las
Instituciones, correspondientes.
Secretaria de la Unidad
10
Elabora oficios para cada Institución y los traslada a
Dirección, para firma y autorización.
Secretaria de Dirección
11
Recibe los oficios y la traslada al despacho
correspondiente.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
12
Traslada a la Secretaria de la Unidad los oficios
sellados y firmados de autorizado.
Secretaria de la Unidad
13
Recibe los oficios y se los traslada al Encargado de la
Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
14
Recibe los oficios los adjunta al acta y entrega los
bienes a la o las Instituciones y los representantes
firman de recibido y traslada las actas a la Secretaria
de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
15
Recibe copia del oficio y las actas firmadas de
recibido y las traslada a Dirección.
Secretaria de Dirección
16
Recibe las actas con copia de los oficios firma de
recibido, y los traslada al despacho correspondiente.
17
Traslada el acta de entrega del bien firmada y sellada
a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
18
Recibe las actas y las traslada al Encargado de la
Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
19
Elabora certificación de acta de la entrega del bien y
la certificación del libro de inventario, especificando
los bienes que se entregaron.
20
Conforma expediente y adjunta los siguientes
documentos:
- Solicitud de baja de los bienes.
- Oficio de autorización de Dirección.
- Certificación del acta de entrega de los bienes.
- Certificación del libro de inventario.
21
Emite oficio dirigido a Bienes del Estado, para que
autorice la baja de los bienes del inventario de la
Oficina y se los traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
22
Recibe los oficios y los traslada a Dirección, con
conocimiento.
Secretaria de Dirección
23
Recibe los oficios firma y sella de recibido y los
traslada al despacho correspondiente.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Secretaria de la Unidad
Encargado de la Unidad de
Inventarios
No.
Actividad
24
Traslada a la Secretaria de la Unidad los oficios
sellados y firmados de autorizado.
25
Recibe los oficios y los envía a Bienes del Estado, por
medio del Mensajero y le notifica al Encargado de la
Unidad de Inventarios.
26
Recibe de Bienes del Estado, la resolución emitida en
la cual se autoriza la baja de los bienes del inventario
y la traslada al Encargado de la Unidad de
Inventarios.
27
Recibe la resolución emitida por Bienes del Estado la
adjunta al expediente y lo archiva.
28
Descarga de los Sistemas SICOIN y Uniplex, el
registro de los bienes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de Inventario
Jefe de la Unidad
Secretaria de Dirección
Inicio
Recibe el informe, emite oficio
solicitando autorización para
trasladarlo o donarlo a alguna
Institución y se lo traslada a la
Secretaria de la Unidad
Recibe el informe con el oficio, firma,
sella la copia y lo traslada al
despacho correspondiente
Informa al Jefe de la Unidad, del
recuento físico de la propiedad,
planta y equipo que se encuentra, en
buen estado y que ya no se utiliza en
la Oficina
Secretaria de la Unidad
Traslada a la Secretaria de la
Unidad, el oficio emitido en Dirección
en el cual se autoriza el traslado o
donación de los bienes
Remite el informe con el oficio, le
estampa el sello de la Unidad y lo
traslada a la Secretaria de Dirección
Suscribe el acta por cada bien que
se trasladara, en base a los oficios
de solicitud de autorización para dar
de baja los bienes, especificando la
descripción del mismo, el valor, el
código de inventario y firma como
responsable
Solicita a la Secretaria de la Unidad,
elabore los oficios para la entrega de
los bienes a las Instituciones,
correspondientes
Recibe el oficio de autorización, firma
y sella la copia y se lo traslada al
Jefe de la Unidad
Jefe de la Unidad
Recibe los oficios y la traslada al
despacho correspondiente
Recibe el oficio de autorización y le
notifica la decisión tomada por
Dirección para que suscriba el acta
al Encargado de la Unidad de
Inventarios
Traslada a la Secretaria de la Unidad
los oficios sellados y firmados de
autorizado
Secretaria de la Unidad
Recibe los oficios los adjunta al acta
y entrega los bienes a la o las
Instituciones y los representantes
firman de recibido y traslada las
actas a la Secretaria de la Unidad
1
Elabora oficios para cada Institución
y los traslada a Dirección, para firma
y autorización
Recibe los oficios y se los traslada al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Secretaria de la Unidad
Secretaria de Dirección
1
A
Recibe las actas con copia de los
oficios firma de recibido, y los
traslada al despacho
correspondiente
Recibe copia del oficio y las actas
firmadas de recibido y las traslada a
Dirección
Secretaria de la Unidad
A
Recibe los oficios firma y sella de
recibido y los traslada al despacho
correspondiente
Elabora certificación de acta de la
entrega del bien y la certificación del
libro de inventario, especificando los
bienes que se entregaron
Traslada el acta de entrega del bien
firmada y sellada a la Secretaria de
la Unidad
Recibe las actas y las traslada al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Secretaria de Dirección
Encargado de Inventarios
Conforma expediente y adjunta los
siguientes documentos:
-Solicitud de baja de los bienes.
-Oficio de autorización de Dirección.
-Certificación del acta de entrega de
los bienes.
-Certificación del libro de inventario.
Recibe los oficios y los traslada a
Dirección, con conocimiento
Recibe los oficios y los envía a
Bienes del Estado, por medio del
Mensajero y le notifica al Encargado
de la Unidad de Inventarios
Traslada a la Secretaria de la Unidad
los oficios sellados y firmados de
autorizado
Recibe de Bienes del Estado, la
resolución emitida en la cual se
autoriza la baja de los bienes del
inventario y la traslada al Encargado
de la Unidad de Inventarios
Emite oficio dirigido a Bienes del
Estado, para que autorice la baja de
los bienes del inventario de la Oficina
y se los traslada a la Secretaria de la
Unidad
Recibe la resolución emitida por
Bienes del Estado la adjunta al
expediente y lo archiva
Descarga de los Sistemas SICOIN y
Uniplex, el registro de los bienes
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
C. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
c. Terminología
BIEN: Son aquellos que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio, es decir,
bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser
valuados en términos monetarios. En este sentido, el término bien es utilizado en la
administración pública a todos aquellos medios tanto físicos como materiales que les sirven a
sus colaboradores para el desempeño de sus funciones, en su lugar de trabajo.
DONACIONES: Es la acción de dar fondos u otros bienes materiales, generalmente por
caridad, en algunos ordenamientos jurídicos está regulada como un contrato, está acción se
utiliza en la administración pública, para beneficio entre instituciones.
INVENTARIO: Se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias
físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas, con el fin de registrar y controlar la
existencia de los bienes, de una Institución que utiliza para su funcionamiento.
MOBILIARIO: Es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales, normalmente el término alude a los
objetos que facilitan las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas
reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión
específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-06
Procedimiento: Traslado o donaciones de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
Página 56 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-07
Versión:
1
No. de Folios:
7
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFDONACIONES RECIBIDAS DE BIENES FIJOS
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Ingresar al inventario los bines fijos que son otorgados por donaciones a la Oficina
efectuando los trámites correspondientes, para cumplir con los requerimientos de la
Unidad de Auditoría Interna, Contraloría General de Cuentas, Contabilidad del Estado y
Bienes del Estado.
Alcance
Darle ingreso los bienes fijos que son donados por las Instituciones privadas para
beneficio de la Oficina, los cuales se deben registrar en el sistema de inventario,
después que han sido aceptados por las Autoridades de la Oficina, mediante la firma de
los documentos correspondientes, y con ello notificarle al Encargado de la Unidad de
Inventarios, para su registro y control.
Personal y otros actores involucrados
1.
Director Oficina Nacional de Servicio Civil
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Encargado de la Unidad de Inventarios
3.
Secretaria de la Unidad
4.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría General de Cuentas, Decreto 1126.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Director
01
Notifica el oficio e indica al Jefe de la Unidad de
Administración Financiera, que hay una donación de
bienes fijos para la Oficina.
Jefe de la Unidad
02
Gira instrucciones al Encargado de la Unidad de
Inventarios, para que reciba las donaciones de bienes
que realizan las Instituciones a la Oficina.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
03
Recibe los bienes, suscribe el acta de recepción de
bienes donados, hace referencia de la descripción y
valor de los mismos, así como el acta administrativa
de la Institución.
04
Traslada el acta administrativa de la Institución y acta
de recepción de la ONSEC, a la Secretaria de
Dirección.
05
Recibe las actas y las traslada al despacho
correspondiente para firma.
06
Traslada las actas firmadas al Encargado de la
Unidad de Inventarios.
07
Recibe las actas, entrega el acta administrativa a la
Institución que dono el bien, e integra el expediente
del bien.
08
Elabora oficio donde solicita a Bienes del Estado el
ingreso de los bienes al inventario de la Oficina y se lo
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
09
Recibe el oficio le estampa el sello de la Unidad y lo
traslada con conocimiento a la Secretaria de
Dirección.
Secretaria de Dirección
10
Recibe el oficio, sella, firma y lo traslada al despacho
correspondiente para firma.
11
Traslada el oficio firmado y sellado de autorizado a la
Secretaria de la Unidad.
Secretaria de Dirección
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Página 59 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Secretaria de la Unidad
12
Recibe el oficio, sella, firma de recibido y lo traslada al
Encargado de la Unidad de Inventarios.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
13
Adjunta al oficio el expediente de los bienes donados
y se lo traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
14
Recibe el expediente y lo envía a Bienes del Estado
para que emita resolución.
15
Recibe la resolución emitida por Bienes del Estado, y
se lo traslada al Encargado de la Unidad de
Inventarios.
16
Adjunta resolución al expediente que contiene la
documentación de la donación de los bienes y los
registra en el Sistema SICOIN y Uniplex.
17
Elabora oficios notificando que los bienes fueron
registrados en el inventario de la Oficina y los envía a
Contabilidad del Estado y a Bienes del Estado.
Encargado de la Unidad de
Inventarios
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Director
Inicio
Notifica el oficio e indica al Jefe de la
Unidad de Administración Financiera,
que hay una donación de bienes fijos
para la Oficina
Jefe de la Unidad
Gira instrucciones al Encargado de la
Unidad de Inventarios, para que
reciba las donaciones de bienes que
realizan las Instituciones a la Oficina
Secretaria de Dirección
Recibe las actas y las traslada al
despacho correspondiente para firma
Secretaria de la Unidad
Recibe el oficio le estampa el sello
de la Unidad y lo traslada con
conocimiento a la Secretaria de
Dirección
Traslada las actas firmadas al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Encargado de Inventarios
Recibe los bienes, suscribe el acta
de recepción de bienes donados,
hace referencia de la descripción y
valor de los mismos, así como el
acta administrativa de la Institución
Traslada el acta administrativa de la
Institución y acta de recepción de la
ONSEC, a la Secretaria de Dirección
Recibe las actas, entrega el acta
administrativa a la Institución que
dono el bien, e integra el expediente
del bien
Secretaria de Dirección
Secretaria de la Unidad
Recibe el oficio, sella, firma y lo
traslada al despacho
correspondiente para firma
Traslada el oficio firmado y sellado
de autorizado a la Secretaria de la
Unidad
Recibe el oficio, sella, firma de
recibido y lo traslada al Encargado
de la Unidad de Inventarios
Elabora oficio donde solicita a Bienes
del Estado el ingreso de los bienes al
inventario de la Oficina y se lo
traslada a la Secretaria de la Unidad
Adjunta al oficio el expediente de los
bienes donados y se lo traslada a la
Secretaria de la Unidad
Recibe el expediente y lo envía a
Bienes del Estado para que emita
resolución
Adjunta resolución al expediente que
contiene la documentación de la
donación de los bienes y los registra
en el Sistema SICOIN y Uniplex
Recibe la resolución emitida por
Bienes del Estado, y se lo traslada al
Encargado de la Unidad de
Inventarios
Elabora oficios notificando que los
bienes fueron registrados en el
inventario de la Oficina y los envía a
Contabilidad del Estado y a Bienes
del Estado
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
BIEN: Son aquellos que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio, es decir,
bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser
valuados en términos monetarios. En este sentido, el término bien es utilizado en la
administración pública a todos aquellos medios tanto físicos como materiales que les sirven a
sus colaboradores para el desempeño de sus funciones, en su lugar de trabajo.
DONACIONES: Es la acción de dar fondos u otros bienes materiales, generalmente por
caridad, en algunos ordenamientos jurídicos está regulada como un contrato, está acción se
utiliza en la administración pública, para beneficio entre instituciones.
INVENTARIO: Se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias
físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas, con el fin de registrar y controlar la
existencia de los bienes, de una Institución que utiliza para su funcionamiento.
MOBILIARIO: Es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales, normalmente el término alude a los
objetos que facilitan las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas
reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión
específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
Página 62 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-07
Procedimiento: Donaciones recibidas de bienes
fijos
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
Página 63 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-08
Versión:
1
No. de Folios:
10
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFCUR DE GASTOS (PAGO A TRAVÉS DE CUR)
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafel Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 64 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Ejecutar el presupuesto autorizado en forma eficiente, atendiendo las normas
establecidas en el manual de ejecución presupuestaria y la administración del sistema
-SIGES-.
Alcance
Efectuar los pagos a los proveedores a través del depósito a una cuenta monetaria por
la adquisición de un bien o servicio que compra la Oficina, la gestión se realiza a través
de -CUR-, el cual es operado por el sistema de gestión -SIGES-, implementado por el
Ministerio de Finanzas Públicas, el cual debe utilizar la Oficina, para el desarrollo de
sus transacciones financieras, el proceso lo inicia el Jefe de la Sección de Compras y
Suministros del Departamento de Administración Interna, quien conforma el expediente
de la compra mismo que al final del proceso queda cancelada.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Jefe de la Sección de Presupuesto
3.
Jefe de la Sección de Contabilidad
4.
Jefe de la Sección de Compras y Suministros del Departamento de Administración
Interna
5.
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales
6.
Secretaria de la Unidad
7.
Secretaria de Dirección
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), Decreto 26-92.
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Jefe de la Sección de Compras y
Suministros
01
Entrega con conocimiento a la Secretaria de la
Unidad la documentación que respalda la compra del
bien o servicio y por lo cual se solicita el pago a través
de CUR.
Secretaria de la Unidad
02
Recibe la documentación sella y firma el conocimiento
de recibido y la traslada al Jefe de la Sección de
Presupuesto.
Jefe de la Sección de
Presupuesto
03
Recibe la documentación la revisa que este completa
y que la factura llene los requisitos contables y datos
de la Oficina:
¿Está correcta?
- Sí: Continúa Paso 04.
- No: La rechaza en el Sistema SIGES, hace
observaciones y lo devuelve al Departamento de
Administración Interna para que la complete.
04
Ingresa la información en el Sistema SIGES, verifica
si existe disponibilidad en el presupuesto y si está
programado:
¿Está programado?
- Sí: Continúa Paso 05.
- No: Realiza transferencia presupuestaria. Ver
Procedimiento PR-UDAF-AF-10.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de la Sección de
Contabilidad
No.
Actividad
05
Ingresa en programas y actividades presupuestadas
en el Sistema SIGES, en la acción de comprometido.
06
Registra la solicitud del CUR, en el Sistema SIGES,
genera la solicitud e imprime el CUR, y lo traslada al
Jefe de la Sección de Contabilidad.
07
Recibe el CUR y la solicitud y verifica si están
correctos:
¿Están correctos?
- Sí: Continúa Paso 08.
- No: Se lo devuelve al Jefe de la Sección de
Presupuesto para que repita del Paso 03.
Jefe de la Unidad
08
Recibe, revisa y firma el CUR y la solicitud y se los
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
09
Recibe el CUR y la solicitud les estampa el sello de la
Unidad y se los traslada con conocimiento a la
Secretaria Dirección.
Secretaria de Dirección
10
Recibe el CUR y la solicitud sella, firma de recibido el
conocimiento
y
lo
traslada
al
despacho
correspondiente.
11
Traslada con conocimiento el CUR y la solicitud
firmados y sellados de aprobados, a la Secretaria de
la Unidad.
Secretaria de la Unidad
12
Recibe CUR y la solicitud de pago e informa al Jefe
de la Sección de Presupuesto que fueron autorizados.
Jefe de la Sección de
Presupuesto
13
Recibe la notificación e informa al Jefe de la Sección
de Compras y Suministros para que efectúe la
liquidación en el Sistema SIGES.
14
Presupuesta en el Sistema SIGES, en la acción de
devengado, solicita el CUR, lo genera y se lo traslada
al Jefe de la Sección de Contabilidad.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de la Sección de
Contabilidad
No.
Actividad
15
Recibe, revisa el CUR y la solicitud y verifica si están
correctos:
¿Está correcto?
- Sí: Continúa Paso 16.
- No: Se lo devuelve al Jefe de la Sección de
Presupuesto para que repita el Paso 13.
Jefe de la Unidad
16
Recibe el CUR y la solicitud los revisa, firma y se los
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
17
Recibe el CUR y la solicitud y se los traslada a la
Secretaria de Dirección.
Secretaria de Dirección
18
Recibe el CUR y la solicitud firma de recibido y los
traslada al despacho correspondiente.
19
Traslada el CUR y la solicitud firmados
conocimiento a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
20
Recibe el CUR y la solicitud aprobada y se los
traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Jefe de la Sección de
Presupuesto
21
Recibe el CUR y la solicitud informa al Jefe de la
Sección de Compras y Suministros que ha finalizado
el proceso de pago para que le notifique al Proveedor
que ya se efectúo el pago.
22
Adjunta los CUR´s de comprometido y devengado a la
documentación de soporte de la compra y se los
traslada al Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales.
23
Recibe la documentación la revisa y verifica que
cumpla requisitos y que estén completos todos los
datos y firmas:
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
con
¿Está correcto?
- Sí: Continúa Paso 24.
- No: Investiga y da seguimiento a la recuperación
de documentos, recolección de firmas y
autorizaciones.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
24
Archiva y custodia la documentación de soporte de
los pagos efectuado por la compra de bienes y
servicios adquiridos por la Oficina.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Encargado de Inventario
Inicio
Entrega con conocimiento a la
Secretaria de la Unidad la
documentación que respalda la
compra del bien o servicio y por lo
cual se solicita el pago a través de
CUR
Jefe de la Sección de Presupuesto
Jefe de la Sección de Contabilidad
Recibe la documentación la revisa
que este completa y que la factura
llene los requisitos contables y datos
de la Oficina
Recibe el CUR y la solicitud y verifica
si esta correcto:
¿Están correctos?
¿Está correcta?
La rechaza en el
Sistema SIGES, hace
observaciones y lo
devuelve al
Departamento de
Administración Interna
para que la complete
Secretaria de la Unidad
Recibe la documentación sella y
firma el conocimiento de recibido y la
traslada al Jefe de la Sección de
Presupuesto
Recibe CUR y la solicitud de pago e
informa al Jefe de la Sección de
Presupuesto que fueron autorizados
No
No
Se lo devuelve al Jefe
de la Sección de
Presupuesto para que
repita del Paso 03
Sí
Jefe de la Unidad
Sí
Ingresa la información en el Sistema
SIGES, verifica si existe
disponibilidad en el presupuesto y si
está programado:
Recibe, revisa y firma el CUR y la
solicitud y se los traslada a la
Secretaria de la Unidad
Secretaria de la Unidad
¿Está
Programado?
No
Realiza transferencia
presupuestaria. Ver
Procedimiento
PR-UDAF-AF-10
Jefe de la Sección de Presupuesto
Recibe el CUR y la solicitud les
estampa el sello de la Unidad y se
los traslada con conocimiento a la
Secretaria Dirección
Sí
Recibe la notificación e informa al
Jefe de la Sección de Compras y
Suministros para que efectúe la
liquidación en el Sistema SIGES
Presupuesta en el Sistema SIGES,
en la acción de devengado, solicita el
CUR, lo genera y se lo traslada al
Jefe de la Sección de Contabilidad
Ingresa en programas y actividades
presupuesta en el Sistema SIGES,
en la acción de comprometido
Registra la solicitud del CUR, en el
Sistema SIGES, genera la solicitud e
imprime el CUR, y lo traslada al Jefe
de la Sección de Contabilidad
Secretaria de Dirección
Recibe el CUR y la solicitud sella,
firma de recibido el conocimiento y lo
traslada al despacho
correspondiente
Traslada con conocimiento el CUR y
la solicitud firmados y sellados de
aprobados, a la Secretaria de la
Unidad
1
Página 70 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
Jefe de la Sección de Contabilidad
Jefe de la Unidad
Secretaria de la Unidad
Recibe el CUR y la solicitud los
revisa, firma y se los traslada a la
Secretaria de la Unidad
Recibe el CUR y la solicitud y se los
traslada a la Secretaria de Dirección
1
Recibe, revisa el CUR y la solicitud y
verifica si están correctos
Secretaria de Dirección
¿Está correcto?
No
Jefe de la Sección de Presupuesto
Se lo devuelve al Jefe de la
Sección de Presupuesto
para que repita el Paso 13
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Recibe el CUR y la solicitud informa
al Jefe de la Sección de Compras y
Suministros que ha finalizado el
proceso de pago para que le
notifique al Proveedor que ya se
efectúo el pago
Recibe el CUR y la solicitud firma de
recibido y los traslada al despacho
correspondiente
Traslada el CUR y la solicitud
firmados con conocimiento a la
Secretaria de la Unidad
Secretaria de la Unidad
Recibe la documentación la revisa y
verifica que cumpla requisitos y que
estén completos todos los datos y
firmas:
¿Está correcto?
Adjunta los CUR´s de comprometido
y devengado a la documentación de
soporte de la compra y se los
traslada al Encargado de la Unidad
de Cajas Fiscales
Recibe el CUR y la solicitud
aprobada y se los traslada al Jefe de
la Sección de Presupuesto
No
Investiga y da seguimiento
a la recuperación de
documentos, recolección
de firmas y autorizaciones
Sí
Archiva y custodia la documentación
de soporte de los pagos efectuado
por la compra de bienes y servicios
adquiridos por la Oficina
FIN
Página 71 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
CUR: Comprobante Único de Registro.
PRESUPUESTO: Es la expresión cifrada, conjunta y sistemática de los derechos y
obligaciones a liquidar durante el ejercicio fiscal, por cada uno de los órganos y entidades
que formen parte del sector público del Estado.
SIGES: Sistema de Gestión.
TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA: Las transferencias permiten dirigir el arrastre de
comprometido y el arrastre de presupuesto a un nuevo ejercicio, de modo que por una parte,
se pueden tener en cuenta las modificaciones realizadas en la estructura organizativa y las
nuevas dedicaciones funcionales para las operaciones de modificación de ejercicio, de la
Institución Pública.
Página 72 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-08
Procedimiento: CUR de gastos (pago a través de
CUR)
Versión 1
14-12-2012
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
Página 73 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-09
Versión:
1
No. de Folios:
6
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFCUR DE GASTOS (CUR DE REGULARIZACIÓN)
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 74 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-09
Procedimiento: CUR de gastos (CUR de
regularización)
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Velar porque la ejecución presupuestaria se ejecute a través de las normas y
procedimientos previamente establecidos y con ello garantizar la legalidad y
transparencia del gasto.
Alcance
Realizar los pasos para emitir el CUR, de regularización con el objeto de que el dinero
gastado sea nuevamente integrado a la Cuenta de Gastos del Fondo Rotativo de la
Oficina, verificando que la documentación de la compra este correcta y la archive el
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Jefe de la Sección de Tesorería
3.
Jefe de la Sección de Presupuesto
4.
Jefe de la Sección de Contabilidad
5.
Encargado de la Unidad de Cajas Fiscales
6.
Secretaria de la Unidad
7.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), Decreto 26-92.
Página 75 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-09
Procedimiento: CUR de gastos (CUR de
regularización)
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Jefe de la Sección de Tesorería
01
Traslada la documentación de soporte al Encargado
de Presupuesto, para elaborar CUR, para reintegro
del fondo rotativo institucional.
Jefe de la Sección de
Presupuesto
02
Recibe la documentación la revisa que este completa
y llene los requisitos:
¿Está correcta?
- Sí: Continúa Paso 03.
- No: Hace observaciones y la devuelve para que
repita el Paso 01.
Jefe de la Sección de
Contabilidad
03
Acumula los cheques los ingresa al Sistema SICOIN,
especificando los gastos pagados a través de los
mismos.
04
Registra el CUR, lo solicita en el Sistema SICOIN y lo
imprime.
05
Genera solicitud de CUR, y se lo traslada con la
solicitud para revisión al Jefe de la Sección de
Contabilidad.
06
Recibe el CUR y la solicitud, los revisa y verifica si
está correcto:
¿Está correcto?
- Sí: La traslada al Jefe de la Unidad. Continúa
Paso 07.
- No: Se lo regresa al Jefe de la Sección de
Presupuesto para que lo corrija y repita el
procedimiento.
Jefe de la Unidad
07
Recibe el CUR y la solicitud los revisa, firma y se los
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
08
Recibe el CUR y la solicitud les estampa el sello de la
Unidad elabora conocimiento y los traslada a la
Secretaria de Dirección.
Página 76 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-09
Procedimiento: CUR de gastos (CUR de
regularización)
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
09
Recibe el CUR y la solicitud sella y firma de recibido
la copia del conocimiento y lo traslada al despacho
correspondiente.
10
Devuelve el CUR y la solicitud firmada de aprobado y
se lo traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
11
Recibe el CUR y la solicitud sella y firma de recibido y
se los traslada al Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales.
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
12
Recibe la documentación la revisa y verifica que
cumpla requisitos y que estén completos todos los
datos y firmas:
Secretaria de Dirección
¿Está correcto?
- Sí: Continúa Paso 13.
- No: Investiga y da seguimiento a la recuperación
de documentos, recolección de firmas y
autorizaciones.
13
Archiva y custodia la documentación de soporte de
los pagos efectuado por la compra de bienes y
servicios adquiridos por la Oficina.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Página 77 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-09
Procedimiento: CUR de gastos (CUR de
regularización)
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Jefe de la Sección de Tesorería
Jefe de la Sección de Contabilidad
Jefe de la Unidad
Inicio
Recibe le CUR y la solicitud, los
revisa y verifica si está correcto:
Recibe el CUR y la solicitud los
revisa, firma y se los traslada a la
Secretaria de la Unidad
Traslada la documentación de
soporte al Encargado de
Presupuesto, para elaborar CUR,
para reintegro del fondo rotativo
institucional
¿Está correcto?
Sí
La traslada al Jefe de
la Unidad. Continúa
Paso 07
No
Jefe de la Sección de Presupuesto
Recibe la documentación la revisa
que este completa y llene los
requisitos:
¿Está correcta?
Se lo regresa al Jefe de la Sección
de Presupuesto para que lo corrija y
repita el procedimiento
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Secretaria de Dirección
Recibe el CUR y la solicitud les
estampa el sello de la Unidad
elabora conocimiento y los traslada a
la Secretaria de Dirección
Recibe el CUR y la solicitud sella y
firma de recibido la copia del
conocimiento y lo traslada al
despacho correspondiente
No
Hace observaciones
y la devuelve para
que repita el Paso 01
Sí
Acumula los cheques los ingresa al
Sistema SICOIN, especificando los
gastos pagados a través de los
mismos
Registra el CUR, lo solicita en el
Sistema SICOIN y lo imprime
Genera solicitud de CUR, y se lo
traslada con la solicitud para revisión
al Jefe de la Sección de Contabilidad
Recibe la documentación la revisa y
verifica que cumpla requisitos y que
estén completos todos los datos y
firmas:
Devuelve el CUR y la solicitud
firmada de aprobado y se lo traslada
a la Secretaria de la Unidad
Secretaria de la Unidad
¿Está correcto?
No
Investiga y da seguimiento a
la recuperación de
documentos, recolección de
firmas y autorizaciones
Recibe el CUR y la solicitud sella y
firma de recibido y se los traslada al
Encargado de la Unidad de Cajas
Fiscales
Archiva y custodia la
documentación de soporte de
los pagos efectuado por la
compra de bienes y servicios
adquiridos por la Oficina
FIN
Página 78 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-09
Procedimiento: CUR de gastos (CUR de
regularización)
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
CAJAS FISCALES: Es el repositorio al que llegan los recursos financieros de propiedad de
un Estado y desde el cual se realizan los pagos que corresponden a las obligaciones de
dicho Estado, en ese sentido, el saldo que permanece en dicha caja es la cantidad de dinero
de la que se dispone para cubrir obligaciones.
CUR: Comprobante Único de Registro.
SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada del Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
Página 79 de 106
Identificación:
PR-UDAF-AF-10
Versión:
1
No. de Folios:
6
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFTRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 80 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-10
Procedimiento: Transferencias presupuestarias
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Contar con los recursos necesarios en la estructura presupuestaria para dotar a la
Oficina Nacional de Servicio Civil de los fondos necesarios para desarrollar y alcanzar
las metas en el ejercicio fiscal de cada año.
Alcance
Realizar transferencias presupuestarias cuando existe la necesidad de cubrir otros
renglones presupuestarios, con el objeto de optimizar el uso de los recursos financieros
apegándose a las leyes que rigen la materia y las políticas dictadas por la Dirección
Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, para lo cual se debe
contar con la aprobación de la Dirección de la Oficina, para posteriormente trasladarla
al Ministerio de Finanzas Públicas para su autorización.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Sección de Contabilidad
2.
Secretaria de la Unidad
3.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), Decreto 26-92.
Página 81 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-10
Procedimiento: Transferencias presupuestarias
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
01
Revisa y verifica donde existen fuentes de
financiamiento dentro del presupuesto de la Oficina
que le permita realizar transferencias presupuestarias.
02
Registra en el sistema SICOIN, la solicitud de los
créditos y débitos presupuestarios.
03
Elabora oficio planteando a Dirección la necesidad de
realizar transferencias presupuestarias lo firma y se lo
traslada a la Secretaria de la Unidad.
Secretaria de la Unidad
04
Estampa sellos de la Unidad al oficio y lo traslada a la
Secretaria de Dirección.
Secretaria de Dirección
05
Recibe el oficio de solicitud sella y firma de recibido y
lo traslada al despacho correspondiente para la toma
de decisión.
06
Traslada a la Secretaria de la Unidad el documento
correspondiente de acuerdo a la decisión tomada en
Dirección:
Jefe de la Sección de
Contabilidad
¿Autorizado?
- Sí: Emite resolución para que se efectué la
transferencia. Continúa Paso 07.
- No: Emite oficio informando el por qué no es
factible la transferencia.
07
Traslada la resolución emitida a la Secretaria de la
Unidad.
Secretaria de la Unidad
08
Recibe la resolución sella, firma de recibido y se la
traslada al Jefe de la Sección de Contabilidad.
Jefe de la Sección de
Contabilidad
09
Recibe la resolución, ingresa al sistema SICOIN, y
aprueba la transferencia presupuestaria.
10
Consulta saldos presupuestarios para ratificar la
transferencia y conforma el expediente de acuerdo a
las transferencias efectuadas.
Página 82 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-10
Procedimiento: Transferencias presupuestarias
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
11
Envía el expediente a la Dirección Técnica del
Presupuesto, dentro de un plazo de 10 días, luego de
la aprobación de la transferencia presupuestaria,
considerando las directrices emitidas por el Ministerio
de Finanzas Públicas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Página 83 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-10
Procedimiento: Transferencias presupuestarias
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Jefe de la Sección de Contabilidad
Secretaria de la Unidad
Recibe el oficio de solicitud sella y
firma de recibido y lo traslada al
despacho correspondiente para la
toma de decisión
Inicio
Revisa y verifica donde existen
fuentes de financiamiento dentro del
presupuesto de la Oficina que le
permitan realizar las transferencias
presupuestarias
Estampa sellos de la Unidad al
oficio y lo traslada a la
Secretaria de Dirección
Registra en el sistema SICOIN, la
solicitud de los créditos y débitos
presupuestarios
Elabora oficio planteando a Dirección
la necesidad de realizar
transferencias presupuestarias lo
firma y se lo traslada a la Secretaria
de la Unidad
Recibe la resolución, ingresa al
sistema SICOIN, y aprueba la
transferencia presupuestaria
Secretaria de Dirección
Traslada a la Secretaria de la Unidad
el documento correspondiente de
acuerdo a la decisión tomada en
Dirección:
¿Autorizado?
Recibe la resolución sella, firma
de recibido y se la traslada al
Jefe de la Sección de
Contabilidad
No
Emite oficio
informando el por qué
no es factible la
transferencia
Sí
Emite resolución para que se efectué
la transferencia. Continúa Paso 07
Traslada la resolución emitida a la
Secretaria de la Unidad
Consulta saldos presupuestarios
para ratificar la transferencia y
conforma el expediente de acuerdo a
las transferencias efectuadas
Envía el expediente a la Dirección
Técnica del Presupuesto, dentro de
un plazo de 10 días, luego de la
aprobación de la transferencia
presupuestaria, considerando las
directrices emitidas por el Ministerio
de Finanzas Públicas
FIN
Página 84 de 106
Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-10
Procedimiento: Transferencias presupuestarias
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
CAJAS FISCALES: Es el repositorio al que llegan los recursos financieros de propiedad de
un Estado y desde el cual se realizan los pagos que corresponden a las obligaciones de
dicho Estado, en ese sentido, el saldo que permanece en dicha caja es la cantidad de dinero
de la que se dispone para cubrir obligaciones.
DÉFICIT PRESUPUESTARIO: Son los gastos que deben aplicar al presupuesto pero su
saldo es insuficiente.
PROYECCIÓN: Son estimaciones a futuro y se determina que el saldo presupuestario no es
suficiente para cubrir determinada necesidad.
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
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Identificación:
PR-UDAF-AF-11
Versión:
1
No. de Folios:
6
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFPROGRAMACIÓN DE CUOTAS CUATRIMESTRALES
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Oscar Renato
Jiménez Liquen
Sr. Max Rafael Girón
Cabrera
Licda. Arely Delyanira
Camey Súchite
Encargado de Análisis
Organizacional Interno
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
Jefa del Departamento de
Desarrollo Institucional
Licda. Patricia
Margarita García
Futch
Directora
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-11
Procedimiento: Programación de cuotas
cuatrimestrales
Versión 1
14-12-2012
Objetivo
Verificar previo a cada cuatrimestre las necesidades económicas de la Oficina, para la
elaboración de una programación acorde a las mismas con la finalidad de alcanzar las
metas propuestas para el ejercicio fiscal.
Alcance
Formular, programar y evaluar la ejecución del presupuesto de la Oficina, durante cada
cuatrimestre de conformidad con las políticas, normas y lineamientos que en materia
financiera establezcan las autoridades encargadas de planificar y ejecutar las cuotas
presupuestarias dentro del marco de la Ley.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de la Unidad de Administración Financiera
2.
Jefe de la Sección de Contabilidad
1.
Secretaria de la Unidad
2.
Secretaria del Departamento de Administración Interna
3.
Secretaria de Dirección
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República.
Ley de Servicio Civil y su Reglamento Decreto 1748.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), Decreto 26-92.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-11
Procedimiento: Programación de cuotas
cuatrimestrales
Versión 1
14-12-2012
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Secretaria del Departamento de
Administración Interna
01
Entrega por medio de oficio la información estimada
sobre las necesidades de inversión de los
Departamentos y/o Unidades de la Oficina con la
programación.
Secretaria de la Unidad
02
Recibe el oficio con la programación sella, firma de
recibido y se lo traslada al Jefe de la Sección de
Contabilidad.
Jefe de la Sección de
Contabilidad
03
Recibe la programación la revisa y verifica contra el
presupuesto y la registra en el sistema SICOIN, y se
lo traslada al Jefe de la Unidad.
Jefe de la Unidad
04
Recibe la programación la revisa, aprueba y emite
oficio de aprobación y se lo traslada a la Secretaria de
la Unidad.
Secretaria de la Unidad
05
Recibe la programación y el oficio le estampa el sello
de la Unidad y los traslada a la Secretaria de
Dirección.
Secretaria de Dirección
06
Recibe la programación sella y firma la copia del oficio
de
recibido
y los
traslada
al
despacho
correspondiente.
07
Traslada a la Secretaria de la Unidad el documento
correspondiente de acuerdo a la decisión tomada en
Dirección:
¿Autorizado?
- Sí: Continúa Paso 08.
- No: Le hace observaciones a la programación
para que lo corrija.
Secretaria de la Unidad
08
Elabora oficio donde se aprueba la programación y se
lo traslada a la Secretaria de la Unidad.
09
Recibe la programación y el oficio de aprobación
sella, firma la copia de recibido y se los traslada al
Jefe de la Sección de Contabilidad.
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-11
Procedimiento: Programación de cuotas
cuatrimestrales
Versión 1
14-12-2012
Departamento o Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de la Sección de
Contabilidad
No.
Actividad
10
Deja nivel de recomendado en el sistema SICOIN,
con la finalidad que la Dirección Técnica del
Presupuesto lo apruebe oportunamente.
11
Elabora oficio y lo envía con la programación a la
Dirección Técnica del Presupuesto, antes de que
finalice el cuatrimestre.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-11
Procedimiento: Programación de cuotas
cuatrimestrales
Versión 1
14-12-2012
b. Diagrama de flujo
Secretaria del Departamento de
Administración Interna
Inicio
Entrega por medio de oficio la
información estimada sobre las
necesidades de inversión de los
Departamentos y/o Unidades de la
Oficina con la programación
Secretaria de la Unidad
Jefe de la Sección de Contabilidad
Recibe el oficio con la programación
sella, firma de recibido y se lo
traslada al Jefe de la Sección de
Contabilidad
Recibe la programación la revisa y
verifica contra el presupuesto y la
registra en el sistema SICOIN, y se lo
traslada al Jefe de la Unidad
Jefe de la Unidad
Secretaria de Dirección
Recibe la programación sella y firma
la copia del oficio de recibido y los
traslada al despacho
correspondiente
Recibe la programación la revisa,
aprueba y emite oficio de aprobación
y se lo traslada a la Secretaria de la
Unidad
Secretaria de la Unidad
Traslada a la Secretaria de la Unidad
el documento correspondiente de
acuerdo a la decisión tomada en
Dirección:
¿Autorizado?
Recibe la programación y el oficio le
estampa el sello de la Unidad y los
traslada a la Secretaria de Dirección
Sí
Elabora oficio donde se
aprueba la programación y
se lo traslada a la
Secretaria de la Unidad
Recibe la programación y el oficio de
aprobación sella, firma la copia de
recibido y se los traslada al Jefe de
la Sección de Contabilidad
Deja nivel de recomendado en el
sistema SICOIN, con la finalidad que
la Dirección Técnica del Presupuesto
lo apruebe oportunamente
Elabora oficio y lo envía con la
programación a la Dirección Técnica
del Presupuesto, antes de que
finalice el cuatrimestre
No
Le hace observaciones a la
programación para que lo
corrija
FIN
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Unidad de Administración Financiera
PR-UDAF-AF-11
Procedimiento: Programación de cuotas
cuatrimestrales
Versión 1
14-12-2012
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Digital/papel
Sistema Uniplex
RE-UDAF-05
Digital
d. Terminología
DÉFICIT PRESUPUESTARIO: Son los gastos que deben aplicar al presupuesto pero su
saldo es insuficiente.
DTP: Dirección Técnica del Presupuesto
PROYECCIÓN: Son estimaciones a futuro y se determina que el saldo presupuestario no es
suficiente para cubrir determinada necesidad.
SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada del Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-UDAF-04
Sistema SICOIN
RE-UDAF-05
Sistema Uniplex
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Identificación:
MA-UDAF-AF-01
Versión:
1
No. de Folios:
15
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
-UDAFANEXOS GENERALES
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Disposiciones legales e
instrumentos utilizados
RE-UDAF-01
Constitución política de la República.
Ley de Servicio Civil y Su Reglamento.
Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento
Digesto de la Administración de Personal del Sector Público.
Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la República,
Acuerdos de Dirección, etc.).
Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros).
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No.101-97 del Congreso de la República, su
Reglamento y su reforma.
Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala.
Manual de Nomenclatura Gubernamental.
Manuales de Organización y Procedimientos de ONSEC.
Organigrama de la Institución.
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo de la Institución.
Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos.
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Glosario general de términos
RE-UDAF-02
AUDITORIA: Proceso de examen de libros, cuentas y registros de una institución para
establecer si es correcto el estado financiero y si los comprobantes se han presentado.
AUTORIDAD: Facultad de dar instrucciones para realizar un trabajo.
CONTABILIDAD: Proceso mediante el cual se identifica, mide registra
comunica la Información económica de una organización o empresa.
y
EFICACIA: Hacer bien lo que debe hacerse bien, alcanzando metas y produciendo el
efecto deseado.
EFICIENCIA: Consiste en realizar las cosas
menor tiempo y utilizando el mínimo de recursos.
en
forma
adecuada
en el
ESFUERZO: Energía que se necesita dedicar para lograr una meta.
ESPECIFICACIONES: Requisitos mínimos que debe cumplir una persona para
optar a un puesto de trabajo.
FONDO: Cantidad de dinero disponible para adquirir determinados bienes.
FUNCIÓN: Serie de actividades que se deben realizar.
ISR: Impuesto sobre la renta.
IVA: Impuesto al valor agregado
MANUAL: Instrumento administrativo en el cual se describen los puestos de
trabajo y sus funciones.
PRESUPUESTO: Documento que contiene las cantidades monetarias asignadas
para realizar cada actividad o adquirir determinado bien.
SAG: Sistema de Auditoría Gubernamental.
SIAFITO: Sistema Integrado de Administración Financiera Local.
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Tabla de simbología de flujogramas
RE-UDAF-03
SIMBOLO
NOMBRE
INICIO O FIN
ACTIVIDAD
DECISIÓN O
ALTERNATIVA
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio o fin del
diagrama. Puede identificar
a una unidad administrativa
o persona.
Se utiliza cuando existe una
actividad efectuada por el
personal en estudio.
Es utilizada dentro del
procedimiento cuando un
puesto debe hacer una
decisión dentro del mismo
ALMACENAMIENTO
TEMPORAL O
PERMANENTE
Dentro del procedimiento es
utilizado para indicar un
archivo
temporal
o
permanente
DOCUMENTO
Representa
cualquier
documento generado o
utilizado
dentro
del
procedimiento
ALMACENAMIENTO
INTERNO
CONECTOR DE
PÁGINA
Indica el almacenamiento
de documentos interna que
están a la espera de
respuesta o confirmación
Conecta hacia otra página
diferente en la cual continua
el diagrama de flujo del
proceso
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Sistema SICOIN
RE-UDAF-04
Sistema de Contabilidad Integrada
SICOIN / Gobierno Central
Sistema Integrado
de
Administración
Financiera
Ministerio de Finanzas
Públicas
Gobierno de Guatemala
Datos del Usuario
Usuario
Clave
Problemas ajenos al
MINFIN ocasionan
servicio irregular de sus
sistemas
El Ministerio de Finanzas
Públicas
(MINFIN)
informa a los usuarios del
Sistema Integrado de
Administración Financiera
(SIAF)
que
sus
proveedores de Internet
reportaron problemas con
la prestación normal del
servicio
durante
este
viernes, por lo que los
mismos presentan un
funcionamiento irregular.
Ingresar
Avisos Importantes
Dirección de Soporte para los sistemas SICOINWEB
Gobierno Central, Descentralizadas, Inventarios y
SIGES [email protected]
Para comunicarse a la Mesa de Ayuda, teléfonos
2322-8888 ext. 10425, 10426, 10427, 10428,
10429, 10430 y 10431
Consultas de temas contables deberán hacerse a los
teléfonos 2322-8888 ext. 10434, 10435, 10437 y
10439.
Descargas de Software y Service Packs Hacer click
aquí
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Sistema UNIPLEX
RE-UDAF-05
Página 97 de 106
Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Requisición de compra
RE-UDAF-06
Página 98 de 106
Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Cheque y voucher
RE-UDAF-07
Página 99 de 106
Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Vale de caja chica
RE-UDAF-08
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Informe diario de ingresos
RE-UDAF-09
Página 101 de 106
Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Recibo de Ingreso
RE-UDAF-10
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Boletas de depósito
RE-UDAF-11
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Formularios 200-A-3, 200-A-5 y 200-B
RE-UDAF-12
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Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Resguardo de bienes
RE-UDAF-13
Página 105 de 106
Unidad de Administración Financiera
MA-UDAF-AF-01
Anexos Generales
Versión 1
14-12-2012
Tarjeta de responsabilidad
RE-UDAF-14
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