PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO Código : PEX-CJ.06 PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN Versión : 02 Página 1 de 5 Fecha de aprobación:Septiembre 25 de 2008 Resolución N. 1651 Aprobó: Rector Revisó: Director Consultorio Jurídico OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades para formalizar el trámite de permisos ante la Dirección del Consultorio Jurídico y los llamados de atención por parte de la misma. Aplica para los estudiantes y el personal de apoyo a la gestión del Consultorio Jurídico. NORMATIVIDAD · · · Reglamento Académico – Estudiantil de Pregrado Universidad Industrial de Santander Reglamento Interno Consultorio Jurídico Acuerdo 062 de Agosto 20 de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Reglamento Interno Centro de Conciliación Acuerdo 063 de Agosto 20 de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS · BU: Bienestar Universitario CONSIDERACIONES Si la falta cometida es del personal del Consultorio Jurídico, que no es estudiante, puede presentarse o manifestarse a través de la Evaluación Docente en la web para el caso de los Asesores o por medio de una queja o reclamo siguiendo el procedimiento establecido por Seguimiento Institucional PSE.04. PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO Código : PEX-CJ.06 Versión : 02 PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN Página 2 de 5 Inicio/Fin Decisión Actividad Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Archivo Interno Conector RESPONSABLE Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica el incumplimiento del estudiante: como llegadas tardes, ausencia a turno y demás inasistencias a actividades propias del Consultorio Jurídico. También puede identificarse la necesidad de ausentarse en el futuro próximo. 1. Identifica incumplimiento Existe justificación? No 1 Pa Personal del Consultorio Jurídico. Control de asistencia a turno FEX-CJ.11 Sugerencias FEX-CJ.18 Satisfacción de beneficiarios FEX-CJ.20 g3 Si 2. Diligencia formato de permiso o excusa. 3. Adjunta documentos de evidencia Documentos para excusa o permiso 4. Entrega documentos 1 2. En caso que se presente justificación para el incumplimiento, diligencia el formato para Solicitud de Permiso FEX-CJ.09 o excusa, que puede solicitar en secretaría de Consultorio Jurídico, explicando las razones de la falta (ocurrida o futura). Estudiante Solicitud de permisos FEX-CJ.14 3. Adjunta a la Solicitud de Permiso (o excusa) los documentos de evidencia de la información presentada en los casos que sea necesario. Cuando se presentan inconvenientes de salud es necesario presentar la documentación de Bienestar Universitario. Estudiante Gestión de Incapacidades PBE.05 4. Entrega solicitud diligenciada FEX-CJ.14 con documentos soporte en la secretaría del Consultorio Jurídico. Estudiante Certificado de Incapacidad BU FBE.46 Solicitud de permisos FEX-CJ.14 PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO Código : PEX-CJ.06 PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN Versión : 02 Página 3 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. Entrega los documentos al Director del Consultorio Jurídico. Secretaria Consultorio Jurídico Solicitud de permisos FEX-CJ.14 6. Evalúa la solicitud y la información presentada. Director Consultorio Jurídico Solicitud de permisos FEX-CJ.14 1 5. Entrega a Director del Consultorio Jurídico 6. Evalúa la solicitud Acepta justificación? Si 2 Pa g4 No 1 Pa g3 7. Redacta Llamado de atención 8. Firma Llamado de Atención 9. Entrega a estudiante 10. Registra observaciones 1 7. Si no existe justificación o la que se recibió no es aceptada por el Director del Consultorio Jurídico redacta el llamado de atención en el Formato Llamados de Atención FEX-CJ.15 Secretaria Consultorio Llamados de Atención Jurídico FEX-CJ.15 8. Firma el Llamados de Atención FEX-CJ.15, remite copia si es necesario a Asesor o Profesional del Centro de Conciliación. Director Consultorio Jurídico 9. Entrega el Llamado de Atención al estudiante responsable. Si la persona se encuentra en el CJ, se entrega directamente, de lo contrario se deposita en su buzón De correspondencia. Secretaria Consultorio Llamados de Atención Jurídico FEX-CJ.15 10. Se registran las observaciones pertinentes de la situación si es necesario, en el formato de Gestión del Estudiante para el periodo de corte respectivo. Si la situación es repetitiva se tomarán las medidas correctivas necesarias que decida la Dirección. Director Consultorio Jurídico Asesor Gestión del Estudiante FEX-CJ.05 Reglamento Interno Consultorio Jurídico Reglamento Estudiantil de Pregrado PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO Código : PEX-CJ.06 PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN Versión : 02 Página 4 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 2 g Pa 3 11. Archiva FIN 11. Archiva el Llamado de Atención y/o la Solicitud de Permiso con la documentación presentada, al estudiante correspondiente, en el Archivador (A-Z) de Control del Estudiante que se encuentra en el Archivo de Gestión. Secretaria Consultorio Solicitud de permisos Jurídico FEX-CJ.09 Llamados de Atención FEX-CJ.15 PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN Código : PEX-CJ.06 Versión : 02 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Septiembre 25 de 2008 02 Marzo 13 de 2012 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Inclusión de normatividad Corrección en documentos de referencia el código del formato de solicitud de permisos Corrección de la numeración del formato de permisos siendo el correcto FEXCJ.14