procedimiento de permisos y llamados de atención

PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO
Código : PEX-CJ.06
PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN
Versión : 02
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Fecha de aprobación:Septiembre 25 de 2008
Resolución N. 1651
Aprobó: Rector
Revisó: Director Consultorio Jurídico
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades para formalizar el trámite de permisos ante la
Dirección del Consultorio Jurídico y los llamados de atención por parte
de la misma.
Aplica para los estudiantes y el personal de apoyo a la gestión del
Consultorio Jurídico.
NORMATIVIDAD
·
·
·
Reglamento Académico – Estudiantil de Pregrado Universidad Industrial de Santander
Reglamento Interno Consultorio Jurídico Acuerdo 062 de Agosto 20 de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de
Santander.
Reglamento Interno Centro de Conciliación Acuerdo 063 de Agosto 20 de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de
Santander
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
BU: Bienestar Universitario
CONSIDERACIONES
Si la falta cometida es del personal del Consultorio Jurídico, que no es estudiante, puede presentarse o manifestarse a través de la Evaluación Docente en
la web para el caso de los Asesores o por medio de una queja o reclamo siguiendo el procedimiento establecido por Seguimiento Institucional PSE.04.
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Archivo Interno
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Identifica el incumplimiento del estudiante: como
llegadas tardes, ausencia a turno y demás inasistencias a
actividades propias del Consultorio Jurídico. También
puede identificarse la necesidad de ausentarse en el futuro
próximo.
1. Identifica incumplimiento
Existe justificación?
No
1
Pa
Personal del
Consultorio Jurídico.
Control de asistencia a
turno FEX-CJ.11
Sugerencias
FEX-CJ.18
Satisfacción de
beneficiarios FEX-CJ.20
g3
Si
2. Diligencia formato de
permiso o excusa.
3. Adjunta documentos de
evidencia
Documentos para excusa o
permiso
4. Entrega documentos
1
2. En caso que se presente justificación para el
incumplimiento, diligencia el formato para Solicitud de
Permiso FEX-CJ.09 o excusa, que puede solicitar en
secretaría de Consultorio Jurídico, explicando las razones
de la falta (ocurrida o futura).
Estudiante
Solicitud de permisos
FEX-CJ.14
3. Adjunta a la Solicitud de Permiso (o excusa) los
documentos de evidencia de la información presentada en
los casos que sea necesario.
Cuando se presentan inconvenientes de salud es necesario
presentar la documentación de Bienestar Universitario.
Estudiante
Gestión de Incapacidades
PBE.05
4. Entrega solicitud diligenciada FEX-CJ.14 con
documentos soporte en la secretaría del Consultorio
Jurídico.
Estudiante
Certificado de
Incapacidad BU FBE.46
Solicitud de permisos
FEX-CJ.14
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5. Entrega los documentos al Director del Consultorio
Jurídico.
Secretaria Consultorio
Jurídico
Solicitud de permisos
FEX-CJ.14
6. Evalúa la solicitud y la información presentada.
Director Consultorio
Jurídico
Solicitud de permisos
FEX-CJ.14
1
5. Entrega a Director del
Consultorio Jurídico
6. Evalúa la solicitud
Acepta justificación?
Si
2
Pa
g4
No
1
Pa
g3
7. Redacta Llamado de
atención
8. Firma Llamado de Atención
9. Entrega a estudiante
10. Registra observaciones
1
7. Si no existe justificación o la que se recibió no es
aceptada por el Director del Consultorio Jurídico redacta el
llamado de atención en el Formato Llamados de Atención
FEX-CJ.15
Secretaria Consultorio Llamados de Atención
Jurídico
FEX-CJ.15
8. Firma el Llamados de Atención FEX-CJ.15, remite copia
si es necesario a Asesor o Profesional del Centro de
Conciliación.
Director Consultorio
Jurídico
9. Entrega el Llamado de Atención al estudiante
responsable. Si la persona se encuentra en el CJ, se entrega
directamente, de lo contrario se deposita en su buzón De
correspondencia.
Secretaria Consultorio Llamados de Atención
Jurídico
FEX-CJ.15
10. Se registran las observaciones pertinentes de la
situación si es necesario, en el formato de Gestión del
Estudiante para el periodo de corte respectivo.
Si la situación es repetitiva se tomarán las medidas
correctivas necesarias que decida la Dirección.
Director Consultorio
Jurídico
Asesor
Gestión del Estudiante
FEX-CJ.05
Reglamento Interno
Consultorio Jurídico
Reglamento Estudiantil
de Pregrado
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
2
g
Pa
3
11. Archiva
FIN
11. Archiva el Llamado de Atención y/o la Solicitud de
Permiso con la documentación presentada, al estudiante
correspondiente, en el Archivador (A-Z) de Control del
Estudiante que se encuentra en el Archivo de Gestión.
Secretaria Consultorio Solicitud de permisos
Jurídico
FEX-CJ.09
Llamados de Atención
FEX-CJ.15
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Septiembre 25
de 2008
02
Marzo 13 de 2012
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Inclusión de normatividad
Corrección en documentos de referencia el código del formato de solicitud de
permisos
Corrección de la numeración del formato de permisos siendo el correcto FEXCJ.14