HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA

HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS1
Ervin Harold López España2, Ronald Rojas Alvarado3
Resumen
El presente capítulo identifica las herramientas colaborativas implementadas para la
gestión de proyectos. Es un estudio de tipo descriptivo basado en información obtenida de
páginas en Internet. Para tal fin, se diseñaron dos instrumentos para recolectar, clasificar
y analizar la información existente (herramientas usadas para proyectos con el
componente de colaboración a nivel mundial). Los resultados de la investigación
muestran una selección de herramientas con las características más relevantes para su
elección en la gestión de un proyecto (en función del costo de las mismas). En dicho
escenario, se concluye que un factor decisivo para la selección de una u otra herramienta,
independientemente de su costo, es la cantidad de características de la gestión de
proyectos que satisface y/o el potencial de valor a la gestión del gerente de proyectos que
puede permitir.
Palabras claves: Herramientas Colaborativas, Gestión de proyectos.
1. Introducción
1.1
Necesidad
La gestión de proyectos está integrada, en gran medida, por una serie de procesos o
actividades que requieren de la participación individual y grupal de los miembros de un
equipo de trabajo. Prácticas como el seguimiento de procesos, la definición de tiempos, la
asignación y manejo de recursos en costos, entre otros, requieren de su adecuado
entendimiento para su respectiva aplicación (Jose Luis Jurado, 2012).
Potencializar características como el trabajo compartido, la cooperación de tareas, el
control de trabajo a partir de la asignación de roles y responsabilidades, permitirá a
pequeños grupos de trabajo realizar procesos más coordinados, compartir conocimientos,
ejecutar controles más eficientes y efectivos de sus procesos, elaborar documentos
altamente trazables, entre muchos otros beneficios que garanticen la gestión activa de
eventos en proyectos (Fran J. Ruiz-Bertol, 2004).
1
Esta investigación hace parte del trabajo de investigación de Ervin Harold Lopez España para optar al título de
Especialización en gestión integral de proyectos de la Universidad San Buenaventura Seccional Cali.
2
Candidato a Especialista Gestión Integral de Proyectos de la Universidad San Buenaventura Seccional Cali. Ingeniero de
Sistemas de la Universidad San Buenaventura Seccional Cali, E-mail: [email protected]
3
Ph.D. en Gestión de Empresas de la Universidad Politécnica de Valencia “UPV”, España. Diploma de Estudios Avanzados
en Gestión de Empresas UPV, Licenciado en Administración y Dirección de España (Ministerio de Educación de España),
Administrador de Empresas Industriales de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia “UPTC”. E-mail:
[email protected]
En dicho hilo conductor, la comunicación representa un factor crítico dentro de un
proyecto. Para que un responsable de proyecto disponga de la información correcta en
cada momento, tiene que interactuar con su equipo de trabajo, sus clientes, sus
proveedores y cuanto más cerca se encuentre del trabajo que se está realizando mejor
información obtendrá. Así pues, el responsable del proyecto tiene que socializar con todos
aquellos stakeholders de su proyecto y no basta con las habilidades sociales basadas en
una interacción presencial, se tiene que buscar apoyo en herramientas que permitan
gestionar, de forma online/virtual, equipos multidisciplinares y geográficamente dispersos.
(Jardón, 2013).
Las herramientas de gestión Colaborativa son medios muy eficaces dentro de la
comunicación virtual y han permitido que la comunicación entre dos -o un grupo de
proyectos-, sea más rápida y de una mejor calidad a través de diferentes competentes
que agradan a la vista y hacen más atractiva la herramienta como tal, lo cual también va
acompañado de una finalidad y una funcionalidad que realmente retenga a los
stakehoders en el proyecto y se interesen cada vez más. (Fundación Wikimedia I. , 2013).
En línea con los argumentos anteriormente esbozados, el objetivo general de esta
investigación fue identificar las herramientas de gestión colaborativa empleadas para la
gestión de proyectos. Las actividades realizadas para alcanzar este objetivo y responder
la pregunta de investigación planteada fueron: i) generar una base de datos digital con la
literatura especializada en herramientas de colaboración existentes en gestión de
proyectos y ii) revisar la literatura especializada seleccionada para determinar las
herramientas colaborativas más relevantes que permiten la gestión de proyectos y
evidenciar los resultados del análisis de las herramientas en este capítulo.
1.2
Evolución de las herramientas de colaboración en la Gestión de Proyectos.
El concepto de gestión de proyectos fue acuñado en los años 1950's cuando las
organizaciones comenzaron a aplicar en forma sistemática herramientas y técnicas de
administración de proyectos a desafíos de ingeniería muy complejos. El desarrollo de la
sociedad digital está revolucionando la forma y procedimientos de la gestión. Dicho
desarrollo ha permitido la colaboración, interactividad y participación en la gestión de
proyectos de diversos profesionales y lugares. (Kwak, 2005)
La tabla 1 muestra la evolución del concepto de gestión colaborativa de proyectos desde
la aparición del concepto de “gestión de proyectos” hasta el uso de herramientas de
“gestión colaborativa” para los mismos.
Tabla 1. Evolución concepto de Gestión Colaborativa de Proyectos
Año
1913
Aporte
Diagrama
de Gantt
Autor
Henry
Gantt
Evolución del Concepto
Fue llamado el padre de la Gestión, sus investigaciones más
importantes se centraron en el control y planificación de las operaciones
productivas mediante el uso de técnicas gráficas, entre ellas el llamado
diagrama de Gantt, popular en toda actividad que indique planificación
en el tiempo. Su obra principal, publicada en 1913, se titula "Work,
Wages and Profits" (Trabajo, salarios y beneficios). El diagrama de Gantt
es una herramienta en la gestión de proyectos cuyo objetivo es mostrar
el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo
largo de un tiempo total determinado (biografias.es, s.f.).
Tabla 1. Continuación
Año
1916
1950
1957
1958
Aporte
Administración
industrial y
general
Autor
Henry
Fayol
Evolución del Concepto
Creador de las cinco funciones de gestión que son el pilar del cuerpo
de conocimiento relacionados con proyectos y programas de gestión.
Para Fayol administrar es:
 Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
 Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa.
 Dirigir: guiar y orientar al personal.
 Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos.
 Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dadas (gestiopolis.com, 2001).
Gestión de
Proyectos
Los años 50 marcaron el comienzo de la era de gestión moderna de
proyectos donde varios campos fundamentales de ingeniería
comenzaron a trabajar como uno. La gestión de proyectos se reconoció
como una disciplina única que emergía con modelos de la ingeniería
(Cleland & Gareis, 2006). En Estados Unidos, antes de los años 50, los
proyectos se gestionaban con una base ad-hoc, se usaba sobre todo el
diagrama de Gantt y otras herramientas informales
CPM
Firma
Dupont
y
Remingt
on Rand
CPM El método de la ruta crítica o del camino crítico es una
herramienta de algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos
en la planificación de proyectos. Este sistema de cálculo conocido por
sus siglas en inglés CPM (Critical Path Method), fue desarrollado por un
centro de investigación de operaciones para las firmas Dupont y
Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos
mediante la planificación y programación adecuadas de las actividades
componentes del proyecto (James E. Kelley, 1961)
PERT
Booz
Allen
Hamilton
Departa
mento
de
Defensa
de Los
Estados
Unidos.
Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos (en inglés, Project
Evaluation and Review Techniques), comúnmente abreviada como
PERT, es un modelo para la administración y gestión de proyectos
inventado por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de
Guerra del Departamento de Defensa de los EE. UU. Como parte del
proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino. Este
proyecto fue una respuesta directa a la crisis del Sputnik.
PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas
en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para
completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para
completar el proyecto total (zonaeconomica.com, s.f.).
1960
INTERNET
ARPA
1967
Asociación de
gestión de
proyectos
(Europa)
IPMA
1962
Inicio de investigaciones por parte de ARPA, una agencia del
ministerio estadounidense de defensa, donde J.C.R. Licklider defiende
exitosamente sus ideas relativas a una red global de computadoras.
1967
Primera conferencia sobre ARPANET
1969
Conexión de las primeras computadoras entre cuatro
universidades estadounidenses a través de la Interface Message
Processor de Leonard Kleinrock
1971
23 computadoras son conectadas a ARPANET. Envío del
primer correo por Ray Tomlinson (Fundación Wikimedia I. , 2014).
La Asociación Internacional para la Gestión de Proyectos (IPMA) fue
fundada en Europa (Kousholt, Project Management - Theory and
practice, 2007), como una federación de varias asociaciones nacionales
de gestión de proyectos. IPMA mantiene su estructura federal
actualmente y acepta miembros de todos los continentes. IPMA ofrece
una certificación de cuatro niveles que se basa en los pilares de
competencias básicas de IPMA (ICB). La certificación abarca
competencias técnicas, contextuales y del comportamiento (Kousholt,
Project Management – Theory and practice., 2007).
Tabla 1. Continuación
Año
Aporte
Autor
1969
Asociación
de gestión
de
proyectos
(EE.UU.)
PMI
1990
Groupware
1991
WEB 1.0
Tim
Berners
Lee
Web 2.0
Tim
Berners
Lee Robert
Cailliau
2004
Evolución del Concepto
Fundado por 40 voluntarios sin fines de lucro, asocia a profesionales
relacionados con la Gestión de Proyectos. Sus principales objetivos son:
Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
Generar conocimiento a través de la investigación.
Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus
programas de certificación.
Su primer seminario se celebró en Atlanta (Estados Unidos), al cual
acudieron más de ochenta personas. En la década de los 70 se realizó el
primer capítulo, lo que permitió realizar fuera de Estados Unidos el primer
seminario. A finales de 1970, ya casi 2000 miembros formaban parte de la
organización. En la década de los 80 se realizó la primera evaluación para
la certificación como profesional en gestión de proyectos (PMP por sus
siglas en inglés); además de esto, se implantó un código de ética para la
profesión. A principios de los años 1990 se publicó la primera edición de la
Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la cual se
convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos. Ya en
el año 2000, el PMI estaba integrado por más de 40.000 personas en
calidad de miembros activos, 10.000 PMP certificados y casi 300.000
copias vendidas del PMBOK (F. L. Harrison, 2004).
Aparición de Software de colaboración – groupware, a finales de 1980
(Richman & Slovak, 1987).
A principios de 1990 los primeros productos comerciales frutos de
groupware iniciaron a entregar sus resultados y las grandes empresas
como Boeing e IBM comenzaron a utilizar sistemas de reunión electrónica
para apalancar proyectos internos claves. Lotus Notes apareció como un
gran ejemplo de esa categoría de productos, lo que permitió la
colaboración en grupo a distancia cuando Internet estaba iniciando.
“Si GROUPWARE realmente hace la diferencia en la productividad a largo
plazo, la definición misma de una oficina puede cambiar. Usted será capaz
de trabajar eficientemente como miembro de un grupo siempre que tenga
un computador. Como las computadoras se vuelven más pequeñas y
potentes, eso significará en cualquier lugar (Kirkpatrick & Losee, 1992)
Aparece la WWW (WEB 1.0) y su sistema de hipertexto para compartir
documentos y efecto multimedia; da un acceso más sencillo y
comprensible a la información disponible en internet, enlaza documentos
sin importar su ubicación física o
geográfica.
Provee
sitios
direccionales y no colaborativos,
los usuarios son lectores,
consumidores
hay
una
interacción mínima reducida a
formularios
de
contacto,
inscripciones a boletines (Lozada, s.f.).
Web 2.0 hace referencia a una serie de aplicaciones y páginas de Internet
que utilizan la inteligencia colectiva (concepto de software social) para
proporcionar servicios interactivos en red (O'Reilly, 2005).
En un sitio Web 2.0 se permite a los usuarios interactuar y colaborar entre
sí, como creadores de contenido generado por una comunidad virtual; las
herramientas basadas en Web 2.0, son soluciones tecnológicas que
permiten pasar de ser un
receptor de información para
pasar a ser partícipe de esa
información, bien creándola,
compartiéndola o mejorándola a
través de redes de colaboración.
Blogs, Wiki, RSS son ejemplos
de esta tecnología.
Tabla 1. Continuación
Año
Aporte
2006
Web 3.0
Autor
Evolución del Concepto
Evolución del uso y la interacción de las personas en internet a través de
diferentes formas entre los que se incluyen la transformación de la red en
una base de datos, un movimiento social hacia crear contenidos accesibles
por múltiples aplicaciones, el empuje de las tecnologías de inteligencia
artificial, la web semántica, la Web Geoespacial o la Web 3D. Son mejoras
respecto a la Web 2.0. Esta expresión Web 3.0 apareció por primera vez
en 2006 en un artículo de Jeffrey Zeldman, crítico de la Web 2.0 y
asociado a tecnologías como AJAX (Brodkin, 2007).
Fuente Adaptada de Breve historia sobre la administración de proyectos (Haughey, 2013)
1.3
Identificación de herramientas para la gestión de proyectos.
En la tabla 2 se muestran el nivel de colaboración, la herramienta y su descripción
Tabla 2 Herramientas para la gestión según su tipología.
Nivel de
Colaboración
Herramienta
Conferencias
sincrónicas
Conferencias
asincrónicas
E-mail
Fax
Comunicación
Correo de voz
Wikis
Publicación en
la Web
Control de
revisiones
Foros de
Internet – Foros
de discusión
Conferencia
Charlas en
línea
Mensajería
instantánea
Descripción
Término que se usa para describir las tecnologías conocidas como chat en
línea. A veces se extiende para incluir audio / videoconferencia o sistemas de
mensajes instantáneos que proporcionan una función de chat multiusuario
basada en texto. La palabra síncrona se utiliza para calificar la conferencia
como en tiempo real.
Término que se usa para describir las tecnologías en las que hay una demora
en la interacción de los interesados.
El correo electrónico, más comúnmente e-mail es un método de intercambio
de mensajes digitales desde un autor a uno o más destinatarios.
Es la transmisión telefónica de material impreso (texto e imágenes),
normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora u otro
dispositivo de salida.
Es un sistema que permite a los usuarios y suscriptores intercambiar
mensajes de voz, a través de un sistema de telecomunicación.
Es un tipo de sistema de gestión de contenidos, que se diferencia de un blog
o de la mayoría de los otros sistemas en que el contenido es creado sin
ningún propietario o un líder definido.
Un sitio web, es un conjunto de páginas web relacionadas bajo un único
dominio web. Un sitio web está alojado en al menos un servidor web,
accesible a través de una red como Internet o una red de área local privada.
Es la gestión de los cambios en los documentos, programas informáticos, los
grandes sitios web y otras colecciones de información. Los cambios se
identifican generalmente por un número o código de letra, denominado
"número de revisión", "nivel de revisión", o simplemente "revisión"
Es un sitio en línea donde las personas pueden mantener conversaciones en
forma de mensajes enviados. Se diferencian de las salas de chat en que los
mensajes son a menudo más de una línea de texto y son por lo menos
temporalmente archivados. Asimismo, puede ser que un mensaje publicado
necesita ser aprobados por un moderador antes de que sea visible.
Los Chats Online son cualquier tipo de comunicación a través de Internet que
ofrece una transmisión en tiempo real de mensajes de texto del emisor al
receptor. Los mensajes de chat son generalmente cortos con el fin de permitir
a los demás participantes responder con rapidez.
Es un tipo de chat en línea que ofrece una transmisión de texto en tiempo real
a través de Internet. Los mensajes cortos se transmiten normalmente de
forma bidireccional entre dos partes. Algunas aplicaciones de mensajería
instantánea más avanzadas puede añadir la transferencia de archivos, voz
sobre IP o video chat.
Tabla 2 Continuación
Nivel de
Colaboración
Herramienta
Telefonía –
Teléfono
Videoconferencia
Conferencia de
Datos
Uso compartido
de aplicaciones
Sistemas de
reunión
electrónica
(EMS)
Calendarios
Electrónicos
Sistemas para
administración
de proyectos
Pruebas en
línea
Gestión
Colaborativa
Sistemas de
flujos de
Trabajo
Sistemas de
gestión del
conocimiento
Bookmarking
Mercados de
predicción
Descripción
Es el campo de la tecnología que implica el desarrollo, la aplicación y el
despliegue de servicios de telecomunicaciones con el fin de la transmisión
electrónica de voz, fax o datos, entre partes distantes. La historia de la telefonía
está íntimamente ligada a la invención y desarrollo del teléfono.
Dada por un conjunto de tecnologías de telecomunicaciones las cuales
permiten transmitir a dos o más ubicaciones la comunicación por dos vías audio
y video simultáneamente. También se ha llamado "la colaboración visual" y es
un tipo de groupware.
La conferencia de datos se refiere a una sesión de comunicación entre dos o
más participantes en los cuales comparten datos informáticos en tiempo real.
Los datos pueden incluir la pantalla, documentos, gráficos, dibujos y
aplicaciones que puedan ser vistos, anotados o manipulados por los
participantes
El uso compartido de aplicaciones es un elemento de acceso remoto, que cae
bajo el software de colaboración permitiendo que dos o más usuarios accedan
a una aplicación o documento compartido en sus respectivos equipos
simultáneamente en tiempo real. En general, la aplicación o documento
compartido se ejecutan en un ordenador central, y el acceso remoto al
contenido compartido se proporcionará a otros usuarios por el usuario principal.
Un sistema de reunión electrónica (EMS) es un tipo de software que facilita la
solución creativa de problemas y toma de decisiones de los grupos dentro o
fuera de las organizaciones. En una reunión electrónica un anfitrión invita a los
participantes a una reunión a través de correo electrónico. Después de entrar
los asistentes participan principalmente a través de sus teclados, escribiendo
las respuestas a las preguntas e indicaciones del anfitrión de la reunión.
Es un software que proporciona a los usuarios una versión electrónica de un
calendario. Además, el software puede proporcionar una agenda, libreta de
direcciones y / o lista de contactos. Estas herramientas son una extensión de
muchas de las funciones que ofrece el software de gestión del tiempo, tales
como paquetes de accesorios de escritorio y sistemas de automatización de
oficina.
El Software de gestión de proyectos tiene la capacidad de ayudar a planificar,
organizar, administrar y estimar los recursos.
Es el proceso llevado a cabo por los diseñadores web, fotógrafos, agencias de
marketing y empresas productoras de vídeo, entre otros, para automatizar la
revisión y aprobación de trabajo en línea. Este método de trabajo permite a las
personas trabajar de forma colaborativa para acelerar el proceso de diseño y
mantener un seguimiento en línea.
Un flujo de trabajo consiste en una secuencia de pasos conectados, donde
cada paso sigue sin demora y termina justo antes de que puede comenzar la
etapa posterior. Un flujo de trabajo puede ser visto como una abstracción de un
trabajo real. El flujo que describe puede referirse a un documento o producto
que se transfiere de una etapa a otra.
Se refiere a los métodos y herramientas de software que permiten identificar y
capitalizar el conocimiento de una empresa especialmente para organizarlo y
distribuirlo.
Los marcadores sociales son un tipo de medio social que permiten almacenar,
clasificar y compartir enlaces en Internet o en una Intranet.
Además de los marcadores de enlaces generales, existen servicios
especializados en diferentes áreas como libros, vídeos, música, compras,
mapas
Son mercados especulativos, es decir, de apuestas, creados con el objetivo de
hacer predicciones. Se crean activos cuyo valor final de caja está ligado a un
evento particular. Los precios de mercado en un momento dado se pueden
interpretar como las predicciones de la probabilidad del evento o el valor
esperado del parámetro.
Tabla 2 Continuación
Nivel de
Colaboración
Herramienta
Extranets
Sistemas de
software social
Hojas de
cálculo en línea
Descripción
Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de
comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para
compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una
organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro
negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es
parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de
ella.
Hacen referencia a métodos de organización que favorecen la integración de
las personas, la información, el trabajo y la tecnología en una dinámica
constructiva, con el fin de prestar un servicio de máxima calidad,
independientemente del ámbito de actuación. Con la web 2.0 o Social Media,
los últimos avances en la materia son impresionantes y decisivos.
Una hoja de cálculo en línea es un documento de hoja de cálculo editado a
través de una aplicación basada en web que permiten a varias personas editar
y compartir con el mundo. Las hojas de cálculo en línea basadas en la web
tienen muchas de las características que se observan en las aplicaciones de
hoja de cálculo de escritorio. Algunos de ellos tienen fuertes características de
colaboración multiusuario. Algunos de ellos ofrecen actualizaciones en tiempo
real desde fuentes remotas, como precios de acciones y tasas de cambio. Las
aplicaciones en línea están llegando a ser conocido como "Cloud Apps".
Fuente: elaboración propia a partir de: Lotus: Groupware - Communication, Collaboration,
Coordination, Lotus Development Corporation, Cambridge (Mahon, Groupware: Communication,
Collaboration and Coordination, 1995).
1.4
Herramientas de gestión colaborativa para proyectos
La tabla 3 muestra una síntesis de herramienta colaborativas que cumplen con los
criterios de software colaborativo, a saber: seguimiento de problemas, cronograma,
gestión de compras, gestión de recursos, gestión documental, workflow system,
presentación de informes y análisis, gestión de presupuesto.
TABLA 3. Herramientas de Gestión Colaborativa de proyectos
Software
software
colaborativo
Seguimiento
de
problemas
Cronograma
Gestión
de
compras
Gestión
de
Recursos
Gestión
Documental
Workflow
system
Presentación
de informes
y análisis
Gestión de
presupuesto
AtTask
Celoxis
Clarizen
EPM Live
Microsoft Project
Server
Métier
ProjectManager.com
Teamwork PM
Invantive Vision
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Fuente: elaboración propia.
La tabla 4 muestra el nombre de la herramienta, su descripción, componente de gestión
de proyectos y característica
TABLA 4. Características y componentes de las herramientas de gestión colaborativa
Componentes
Puede
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
 Gestionar y trabajar
Una forma mejor de entender y organizar su
Calendario
efectivamente en equipo.
Trabajo
Diagramas Gantt interactivos
Rastrear errores y quejas de
Herramienta
Descripción
Eventos
clientes.
Gestión de tareas
 Programar hitos, actividades y
Con su innovador software
Hitos
entregables.
AtTask
diseñado para trabajar como lo
 Gestionar varios proyectos a la Línea de base
hace la gente de manera
Método camino crítico
vez.
natural, AtTask fomenta la
Ubicación:
 Distribuir recursos a un proyecto Plantillas de proyectos
participación de los miembros
1313 North
Programación
sólo cuando es necesario.
Research Way de los equipos, dota de
Tareas recurrentes
Lehi, Utah 84097 recursos a los jefes de proyecto  Mantener todos los documentos
Características Ágiles
asociados con un proyecto en
Estados Unidos e informa a los ejecutivos. Esto
Organizar versiones de código
un solo lugar para facilitar la
añade contexto a todo lo que
Rastreo defectos
comunicación entre el equipo
sucede en los equipos, crea
Características Gestión de
trabajando en el proyecto.
una mayor transparencia,
Tareas
mejora la ejecución e
Añadir tareas recurrentes
No Puede
incrementa la felicidad y la
Priorizar tareas
eficacia de los empleados.
Presupuesto y Gastos
 Gestionar o analizar riesgos.
AtTask posibilita una
Seguir costos
metodología moderna de
 Crear presupuestos para
Seguir horas de empleados
gestión del trabajo basada en la
controlar los costos.
Características de Colaboración
implementación de listas de
 Implementar la metodología de
Calendarios de
trabajo integrales, la
gestión ágil en los proyectos
equipo/Cronogramas
socialización del
 Gestionar tus tareas diarias
Chat o mensajes internos –
reconocimiento por los logros y
utilizando características de
Foros
la democratización del trabajo.
gestión de tareas.
(attask.es, 2010)
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Banco de conocimientos
Blog
Correo electrónico
Folletos
Foros
Preguntas frecuentes
Teléfono
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Box - DropBox
Google Docs - Google Drive
Exacttarget – Jira - Oracle
SAP - Salesforce.com - Jira
(AtTask, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Puede
Herramienta
Descripción
Ofrece
un
software
completo de gestión de
proyectos basado en la web
junto
con
importantes
Ubicación
integradas
3 Shreyas Eterna, herramientas
para controlar tus recursos,
NDA Pashan
colaboraciones, hojas de
Road
tiempo, gastos y flujos de
Pune, 411021
trabajo. (Celorix, 2014)
Indi
Celoxis
 Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
 Rastrear errores y quejas de
clientes.
 Programar hitos, actividades y
entregables.
 Gestionar varios proyectos a la
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en un
solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
 Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
 Crear presupuestos y más para
controlar los costos.
 Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas
No Puede
 Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos, Gestión de tareas, Hitos,
Línea de base, Método camino
crítico, Plantillas de proyectos,
Prioridades del proyecto,
Programación
Recursos de proyectos múltiples
Ver varios proyectos a la vez
Características Gestión de Tareas
Agrupar tareas por proyectos
Añadir comentarios, Añadir
contactos, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de tareas
pendientes, Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Aprobar gastos, Crear
presupuestos, Facturación por
hora, Rastrear facturación
Seguir consumo, Seguir costos
Seguir horas de empleados
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo /
Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Foros, Fuente RSS,
Opciones de privacidad, Usuarios
múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV
Reportes de tiempo
Reportes del proyecto
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Blog, Correo electrónico, Foros
Preguntas frecuentes, Teléfono
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Historia de problemas
Rastreo de errores
Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
API,Subversion, iCal, Email
Ldap Integration, Microsoft Project,
Microsoft Outlook
Ms Excel, Ms Outlook
RSS Feeds, Calender
(Celoxis, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Herramienta
Clarizen
Ubicación
2988 Campus
Drive
Suite 115
San Mateo,
California 94403
Estados Unidos
Descripción
Combina de forma única la
verdadera
colaboración
social con la gestión de
proyectos de gran alcance
para alinear a tu equipo y
conducir hacia una mayor
productividad y rentabilidad.
Rápido de instalar y fácil de
usar, Clarizen aprovecha el
poder de la nube para
ayudarte a obtener trabajo
hecho a tiempo, dentro del
presupuesto y con mejores
resultados.
(Clarizen,
Reserved.,
Clarizen
All
Rights, 2013)
Puede
 Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
 Rastrear errores y quejas de
clientes.
 Programar hitos, actividades y
entregables.
 Gestionar varios proyectos a la
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
 Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No Puede
 Gestionar o analizar riesgos.
 Crear presupuestos para
controlar los costos.
 Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos
Gestión de tareas
Hitos
Línea de base
Método camino crítico
Plantillas de proyectos
Programación
Tareas recurrentes
Presupuesto y Gastos
Crear presupuestos
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos
Foros
Fuente RSS
Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de tiempo
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Auto servicio
Correo electrónico
Teléfono
Videos de instrucción
Webinars
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Salesforce.com Intacct Intuit,
Quickbooks, Google Drive, iCal
Box, Jira, API
(Clarizen, gestion proyectos, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Herramienta
EPM Live
Ubicación:
2382 Faraday
Ave
Suite 2950
Carlsbad,
California 92008
Estados Unidos
Descripción
está diseñado para manejar
todo
el
trabajo.
Las
organizaciones
ahora
pueden
gestionar
sus
proyectos y sus servicios en
una sola plataforma sin
necesidad de integración.
EPM Live gestiona todo de
forma diferente, EPM Live
tiene
aplicaciones
de
soluciones que permiten a
cada departamento o equipo
tener
las
herramientas
correctas que necesitan
para gestionar cualquier tipo
de trabajo. (epmlive.com/,
s.f.)
Puede
 Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
 Rastrear errores y quejas de
clientes.
 Programar hitos, actividades y
entregables.
 Gestionar varios proyectos a la
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto
No Puede
 Gestionar o analizar riesgos.
 Crear presupuestos para
controlar los costos.
 Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
 Gestionar las tareas diarias
utilizando características de
gestión de tareas.
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos
Gestión de tareas
Hitos
Línea de base
Método camino crítico
Plantillas de proyectos
Programación
Tareas recurrentes
Características Ágiles
Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Añadir comentarios
Presupuesto y Gastos
Seguir costos
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos
Conferencia web
Foros
Fuente RSS
Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
24 horas
Banco de conocimientos
Blog
Correo electrónico
Folletos
Foros
Preguntas frecuentes
Teléfono
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Microsoft Outlook
Excel
Access
(EPM-Live, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Puede




Herramienta
Descripción

Microsoft
Project
Professional
Ubicación:
One Microsoft
Way
Redmond,
Washington
98052-6399
Estados Unidos
Microsoft Project le ayuda a
planificar proyectos y a
colaborar
con
otras
personas fácilmente. Tenga
todo organizado y realice el
seguimiento
de
los
proyectos con el único
sistema de administración
de proyectos diseñado para
trabajar sin ningún problema
con otras aplicaciones de
Microsoft y servicios en la
nube. (Microsoft, 2014)





Características
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos
Gestionar y trabajar
Calendario
efectivamente en equipo.
Diagramas Gantt interactivos
Programar hitos, actividades y
Gestión de tareas, Hitos
entregables.
Gestionar varios proyectos a la Línea de base
Mapas mentales
vez.
Mantener todos los documentos Prioridades del proyecto
Programación
asociados con un proyecto en
Características Ágiles
un solo lugar para facilitar la
Historias de usuario
comunicación entre el equipo
Características Gestión de
trabajando en el proyecto.
Gestionar tus tareas diarias con Tareas
Agrupar tareas por proyectos
características de gestión de
Añadir comentarios
tareas.
Historia de tareas
Lista de tareas pendientes
No Puede
Priorizar tareas
Rastrear errores y quejas de
Presupuesto y Gastos
clientes.
Distribuir recursos a un proyecto Pronóstico de presupuestos
Seguir horas de trabajo
sólo cuando es necesario.
Características de Colaboración
Gestionar o analizar riesgos.
Calendarios de
Crear presupuestos para
equipo/Cronogramas
controlar los costos.
Chat o mensajes internos
Implementar la metodología de
Crear equipos/grupos
gestión ágil en los proyectos.
Discusiones en las tareas
Seguir tareas
Usuarios múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Recursos de proyectos
múltiples
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de costo
Reportes de tiempo
Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
Auto servicio
Banco de conocimientos
Capacitación a distancia
Correo electrónico
Foros
Help Desk
Preguntas frecuentes
Rastreo de Problema
Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
Office 365
(Microsoft-Project, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
Gestionar y trabajar
riesgos/beneficios, Calendario
efectivamente en equipo.
Diagramas Gantt interactivos
Rastrear errores y quejas de
Eventos, Gestión de tareas
clientes.
Hitos, Línea de base, Mapas
Programar hitos, actividades y
mentales, Método camino crítico
entregables.
Plantillas de proyectos, More
Gestionar varios proyectos a la Características Gestión de Tareas
vez.
Agrupar tareas por proyectos
Distribuir recursos a un
Añadir comentarios, Añadir
proyecto sólo cuando es
contactos, Añadir tareas
necesario.
recurrentes, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de tareas
Mantener todos los
documentos asociados con un pendientes, Priorizar tareas
proyecto en un solo lugar para Presupuesto y Gastos
facilitar la comunicación entre Aprobar gastos, Crear
presupuestos, Facturación por
el equipo trabajando en el
hora, Pronóstico de presupuestos,
proyecto.
Rastrear facturación, Seguir
Gestionar y decidir cuáles
consumo
riesgos tomar.
Seguir costos, Seguir horas de
Crear presupuestos y más
empleados, Seguir horas de
para controlar los costos.
trabajo
Implementar la metodología de Características de Colaboración
gestión ágil en tus proyectos.
Calendarios de equipo /
Gestionar tus tareas diarias
Cronogramas, Crear equipos/
con características de gestión grupos, Opciones de privacidad,
Permisos configurables,
de tareas.
Plataforma para colaboración
Puede


Herramienta
PPM Métier
Ubicación
405 Healdsburg
Avenue
2nd Floor
Healdsburg,
California 95448
Estados Unidosp
Descripción
Métier's es el producto de
software premier para la
gestión de carteras de
proyectos. PPM Central ha
revolucionado la forma que
los usuarios interactúan con
las empresas de software.
Los usuarios ya no tienen que
aprender
un
complejo
software empresarial. Con
PPM Central el poder está en
el
segundo
plano.
Los
usuarios buscan utilizando las
herramientas de visualización
fácilmente lo que quieren
explorar. Se proporcionan
reportes y análisis de gran
alcance
que
ayudan
a
gestionar y optimizar la
empresa.
(Metier, s.f.)








Características
social, Seguir tareas, Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Asignar recursos
por habilidad, Dar/Quitar recursos,
Directorio de recursos, Pronóstico
de recursos, Recursos de
proyectos múltiples, Seguir costos,
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes
de costo, Reportes de tiempo
Reportes del proyecto, Reportes
financieros, Tablero de control
Soporte
Banco de conocimientos, Blog,
Capacitación a distancia, Chat en
vivo, Correo electrónico, Demos
grabadas, Help Desk, Libros
blancos, Teléfono, Videos de
instrucción, Wiki
Rastreo de Problemas
Historia de problemas
Rastreo de errores
Notificaciones
Notificaciones personalizadas
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
Microsoft Project
(PPM-Central, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Puede
Herramienta
Descripción
 Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
 Rastrear errores y quejas de
clientes.
 Programar hitos, actividades y
entregables.
 Gestionar varios proyectos a la
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
 Implementar la metodología de
gestión ágil en tus proyectos.
 Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
Surge en el 2008 gracias a
4 personas que querían
crear una mejor herramienta
para la gestión de
proyectos. Es uno de los
proveedores de servicios de
gestión de proyectos más
Project
rápidos en la red. Más del
Manager.com 70% de sus clientes tienen
su sede en EEUU, con
Ubicación:
organizaciones como la
1840 W. Whittier NASA, Naciones Unidas,
Boeing y Volvo. Funciones
Blvd
principales: Gestión ágil de
#450
proyectos, Software
La Habra,
California 90631 colaborador, Sistema
gestión de documentos,
Estados Unidos
Rastreo de problemas,
Gestión del portafolio de
No Puede
proyectos, Gestión de
recursos, Programación,
Gestión de tareas, y Gestión  Gestionar o analizar riesgos.
 Crear presupuestos para
de proyectos.
controlar los costos.
(projectmanager.com, s.f.)
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios,
Calendario, Diagramas Gantt
interactivos, Eventos, Gestión de
tareas, Hitos, Línea de base
Plantillas de proyectos,
Programación, Tareas
recurrentes, Ver varios proyectos
a la vez
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Asignar
recursos por habilidad, Dar
/Quitar recursos, Directorio de
recursos, Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de tiempo, Reportes
del proyecto, Tablero de control
Características Ágiles
Análisis tiempo de cicla, Historias Soporte
de usuario, Organizar sprints
Correo electrónico, Demos
grabadas, folletos, Preguntas
Características Gestión de
frecuentes, Videos de instrucción
Tareas
Historia de tareas
Rastreo de Problemas
Lista de tareas pendientes
Historia de problemas
Características de Colaboración
Calendarios de equipo/
Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Crear equipos/grupos
Discusiones en las tareas, Foros
Fuente RSS
Integración
Newsletter, Microsoft Project
Integration, Microsoft Office
Microsoft Project Server, Google,
Chrome Apps
(ProjectManager-com, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Puede
Herramienta
TeamworkPM
Ubicación:
North Point
House
North Point
Business Centre
Cork
Descripción
 Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
 Rastrear errores y quejas de
clientes.
 Programar hitos, actividades y
entregables.
 Gestionar varios proyectos a la
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
 Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
 Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
Es una aplicación de
software en línea de gestión
de proyectos y equipos de
trabajo fácil de usar que
ayuda
a
los
administradores, al personal
y a los clientes a trabajar
juntos
de
forma
más
productiva,
en
línea. No Puede
(teamwork, s.f.)
 Crear presupuestos para
controlar los costos.
 Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
riesgos/beneficios, Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos, Gestión de tareas
Hitos, Plantillas de proyectos
Programación, Tareas
recurrentes, Ver varios proyectos
a la vez
Características Ágiles
Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Agrupar tareas por proyectos,
Añadir comentarios, Añadir
contactos, Añadir tareas
recurrentes, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de
tareas pendientes, Priorizar
tareas
Presupuesto y Gastos
Crear presupuestos, Pronóstico
de presupuestos, Seguir
consumo, Seguir costos,
Seguir horas de empleados,
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo
/Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Discusiones en las
tareas, Fuente RSS
Opciones de privacidad, Seguir
tareas, Usuarios múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes
de tiempo, Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
24 horas, Auto servicio, Blog,
Correo electrónico, Formulario
de solicitud, Foros, Help Desk,
Preguntas frecuentes, Teléfono,
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Notificaciones
Notificaciones, Notificaciones por
correo electrónico, Notificaciones
por texto
(TeamworkPM, s.f.)
Tabla 4. Continuación
Componentes
Puede
Herramienta
Visión
Invantive
Ubicación:
Stephensonstraat
3B
Harderwijk, 3846
AK
Países Bajos,
Holanda
Descripción
Es
una
solución
de
software
personalizable
avanzada
para
las
empresas y organizaciones
que adquieren y ejecutan
proyectos.
Con
la
planificación de proyectos
coherente y estructurada, la
asignación de empleados y
recursos, el costo y los
informes presupuestarios,
Invantive Vision ayuda a
que los proyectos se
completen
efectivamente
dentro del presupuesto y a
tiempo. (invantive, s.f.)
Fuente: elaboración del autor
Características
Características de Gestión de Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
riesgos/beneficios, Calendario
 Gestionar y trabajar
Eventos, Gestión de tareas
efectivamente en equipo.
Hitos, Línea de base, Plantillas de
proyectos, Prioridades del proyecto,
 Rastrear errores y quejas de
Programación, Recursos de proyectos
clientes.
múltiples, Tareas recurrentes, Ver varios
 Programar hitos, actividades y
proyectos a la vez
entregables.
Características Ágiles
 Gestionar varios proyectos a la
Gestionar product backlog, Método
vez.
 Distribuir recursos a un proyecto scrum, Organizar sprints, Organizar
versiones de código, Rastreo defectos
sólo cuando es necesario.
 Mantener todos los documentos Características Gestión de Tareas
Agrupar tareas por proyectos, Añadir
asociados con un proyecto en
comentarios, Añadir contactos, Añadir
un solo lugar para facilitar la
tareas recurrentes, Establecer fechas,
comunicación entre el equipo
Historia de tareas, Lista de tareas
trabajando en el proyecto.
pendientes, Priorizar tareas
 Gestionar y decidir cuáles
Presupuesto y Gastos
riesgos tomar.
Aprobar gastos, Crear presupuestos,
 Crear presupuestos y más para
Facturación por hora, Pronóstico de
controlar los costos.
presupuestos, Rastrear facturación,
 Gestionar tus tareas diarias con
Seguir consumo, Seguir costos, Seguir
características de gestión de
horas de empleados, Seguir horas de
tareas.
trabajo
Características de Colaboración
No puede
Calendarios de equipo/cronogramas,
 Implementar la metodología de
Crear equipos/grupos, Discusiones en
gestión ágil en los proyectos.
las tareas, Fuente RSS, Seguir tareas,
Usuarios múltiples.
Características de Gestión de Recursos
Asignar recursos, Asignar recursos por
habilidad
Dar/Quitar recursos, Directorio de
recursos, Pronóstico de recursos,
Recursos de proyectos múltiples, Seguir
costos, Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes de
costo, Reportes de tiempo, Reportes del
proyecto, Reportes financieros, Tablero
de control
Soporte
Actualizaciones de sistema
Auto servicio, Banco de conocimientos,
Blog, Capacitación a distancia, Chat en
vivo, Consejos y sugerencias, Correo
electrónico, Demos grabadas, Folletos,
Formulario de solicitud. Help Desk.
Horario normal. Manual de usuario.
Rastreo de Problemas
Historia de problemas, Rastreo de
errores, Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones personalizadas
Notificaciones por correo electrónico,
Notificaciones por texto
Integración
Microsoft Outlook, Powerpoint, Word
Ms Excel, Ms Outlook
(Invantive-Vision, s.f.)
2.
Metodología
La investigación es de tipo descriptivo porque relaciona los elementos y características de
las herramientas de gestión colaborativa en proyectos a partir de la revisión de la
literatura especializada. Para realizar la recolección de la información se hizo una
búsqueda en base de datos en páginas de Internet, con la cual se creó una base de
datos digital. Posteriormente, se diseñaron dos instrumentos para recolectar, clasificar y
analizar la información existente (herramientas usadas para proyectos con el componente
de colaboración). El primer instrumento recolecta información tipológica sobre la gestión
colaborativa (Mahon, Groupware: Communication, Collaboration and Coordination, 1995),
El segundo, por su parte, recopila información sobre la herramienta, su descripción,
componentes de gestión de proyectos y las características más relevantes. Una vez
diligenciados los instrumentos, se procedió a redactar el análisis de las herramientas
consultadas.
3. Resultados
3.1 Criterios de identificación de herramientas para la gestión de proyectos.
Las herramientas colaborativas hacen referencia a las aplicaciones informáticas que
integran en un solo proyecto el trabajo de muchos usuarios concurrentes, conectados a
través de una red (Intranet o internet) y que permiten capturar y almacenar la
comunicación e información de una organización, coordinarla, así como recoger,
distribuir y gestionar el conocimiento de la misma. Las herramientas informáticas son
diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo, maximizar los recursos y minimizar la
pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos de la organización
(Astigarraga & Naberan, 2007).
El software que apoya a la gestión colaborativa se puede dividir en las siguientes tres
tipologías, a saber:
(Mahon, Groupware: Communication, Collaboration and
Coordination, 1995) en:
 Herramientas de Comunicación.
 Herramientas de Conferencia.
 Herramientas de Colaboración.
3.1.1 Herramientas de comunicación
Permiten el intercambio estructurado de información tales como mensajes, archivos,
datos o documentos entre personas y facilitar la comparación de información.
Pertenecen a esta tipología herramientas en los campos de conferencias sincrónicas,
conferencias asincrónicas, E-mail, Fax, correo de voz, wikis, publicación en la Web,
control de revisión. (Mahon, Groupware - Communication, Collaboration, Coordination,
1995)
3.1.2 Herramientas de conferencia
Facilitan la comparación de información, de forma interactiva por ejemplo la lluvia de
ideas o de votación. Foros de Internet – Foros de discusión, para este tipo de
herramientas se usan: charlas en Línea, mensajería instantánea, telefonía,
videoconferencia, conferencia de datos, uso compartido de aplicaciones, sistemas de
reunión electrónica (EMS) (Mahon, Groupware - Communication, Collaboration,
Coordination, 1995)
3.1.3 Herramientas de gestión colaborativa o en grupo
Hace referencia al complejo trabajo interdependiente hacia la obtención de una meta
compartida. Pertenecen a esta categoría calendarios electrónicos, sistemas para
administración de proyectos, pruebas en línea, sistemas de flujos de trabajo, sistemas de
gestión del conocimiento, Bookmarking Enterprise, mercados de predicción, Extranets,
sistemas de software social, hojas de cálculo en línea (Mahon, Groupware Communication, Collaboration, Coordination, 1995).
3.2 Síntesis de las características relevantes en las herramientas de gestión
colaborativa para proyectos
A manera de síntesis, se analizan nueve herramientas de proyectos que cumplen con el
criterio de gestión colaborativa de 113 encontradas para la gestión de proyectos. Para tal
fin, se seleccionaron las herramientas que cumplieran con los siguientes criterios:
Software colaborativo, Seguimiento de problemas, Cronograma, Gestión de compras,
Gestión de recursos, Gestión documental, Workflow system, Presentación de informes y
análisis, Gestión de presupuesto.
3.2.1 Componentes de gestión de proyectos
Entre los beneficios comunes de las herramientas de gestión de proyectos orientadas a la
colaboración se encontró que la gran mayoría pueden:
 Gestionar y trabajar efectivamente en equipo. Rastrear errores y quejas de clientes.
 Programar hitos, actividades y entregables.
 Gestionar varios proyectos a la vez. Esto es especialmente útil cuando se tiene varios
proyectos que influyen en otros.
 Distribuir recursos a un proyecto sólo cuando es necesario. Esto mejora la eficiencia y
efectividad de los proyectos y ayuda a reducir el costo.
 Mantener todos los documentos asociados con un proyecto en un solo lugar para
facilitar la comunicación entre el equipo trabajando en el proyecto.
Y muchas no pueden cumplir con:
 Gestionar o analizar riesgos.
 Crear presupuestos para controlar los costos.
 Implementar la metodología de gestión ágil en tus proyectos, la cual es una manera
rápida de entregar el producto a tus clientes y aprender de las necesidades que ellos
tengan.
 Gestionar tus tareas diarias utilizando características de gestión de tareas.
Solo unas cuantas cumplen con todos los ítems, siendo estas las más ponderadas en la
gestión de proyectos, entre estas herramientas están: Métier's PPM Central y Visión
Invantive
3.2.2 Características
Para sintetizar el listado de herramientas presentado se tuvo en cuenta características
para la gestión de proyectos las cuales están presentes en todas las herramientas pero
con diferentes instrumentos de apoyo.
Se observó que todas las herramientas poseen instrumentos para la gestión de
proyectos, integrando componentes tales como: calendarios, eventos, diagramas de
Gantt, ruta crítica, manejo de Hitos y línea base, y en la gestión de tareas se usa
considerablemente el manejo de los contactos, comentario y tareas, pero el componente
de características Ágiles es poco manejado solo algunas herramientas poseen
seguimiento para rastros de defectos o manejo de métodos scrum tales como: AtTask,
ProjectManager.com, TeamworkPM, EPM Live. Se observó también que no todas las
herramientas tiene el componente de análisis y gestión de riesgos solo:
ProjectManager.com, TeamworkPM, Celoxis, Invantive Vision lo poseen.
Otro factor importante son las características Administrativas de las herramientas, las
cuales comprenden el manejo del presupuesto y los gastos, las características de
colaboración y de gestión de recursos e informes. Para el componente de Presupuesto y
Gastos, existen herramientas muy completas como Invantive Vision, Celoxis, PPM
Central Metier que permiten aprobar gastos, crear presupuestos, facturación por horas,
Rastrear facturación, Seguir consumo, costos, horas de trabajo, horas de empleados; las
Características de Colaboración en su mayoría manejan los foros, chat o mensajes
internos, fuente RSS, calendarios de equipo/cronogramas, conferencia web, Wiki
En cuanto a Informes, las herramientas con más relevancia son PPM Central Metier e
Invantive Vision las cuales ofrecen tableros de control, reportes de costo, reportes
financieros, reportes del proyecto, reportes de tiempo.
Algunas Características Adicionales, presentes en las herramientas, son componentes
como:
 El seguimiento de problemas con rastreo de errores, historia de problemas y sistema
de tickets.
 Avisos con notificaciones personalizadas, notificaciones por correo electrónico,
notificaciones por texto.
 Integración con otras plataformas como Newsletter, Microsoft Project Integration,
Microsoft Office, Microsoft Project Server, Google, Chrome Apps.
 Soporte a través de correo electrónico, preguntas frecuentes, foros, Help Desk, banco
de conocimientos, auto servicio, capacitación a distancia.
3.2.3 Costos
En cuanto a los costos de las herramientas se encuentran muchas de forma gratuita pero
las más completas son de carácter propietario, como las mostradas en el resultado de la
investigación; en la tabla No 5, se muestra algunas de las empresas que usan estas
herramientas y su costo, en algunos casos el costo está sujeto a su uso en la nube o a
una instalación local.
TABLA 5. Herramienta, empresa y costo.
Herramienta
Empresas
Costo - Mensual
Dólares
Euros
AtTask
38
28
Celoxis
11
Clarizen
29 - 55
EPM Live
6 - 38
Microsoft
Project
Server
47.30 -
64.31-
854
1160
TABLA 5. Continuación
Herramienta
Empresas
Costo - Mensual
Dólares
Euros
10 -
Métier
52.50
ProjectMan
ager.com
Teamwork
PM
Invantive
Vision
15 -25
12 - 149
51
Fuente elaboración del autor.
4.
Conclusiones
Se generó una base de datos digital y física con literatura especializada sobre las
diversas herramientas colaborativas implementadas para la gestión de proyectos. La
revisión de la literatura y los instrumentos utilizados para la recolección, clasificación y
análisis de la información, permitieron sintetizar la información y poder seleccionar una
muestra de herramientas con el componente de colaboración y con las mejores
características en la gestión de proyectos.
Revisando la literatura seleccionada para determinar las herramientas colaborativas para
la gestión de proyectos se identificaron y analizaron la tipología de las herramientas, las
cuales permite dar soporte y facilitar el trabajo, maximizar los recursos y minimizar la
pérdida de tiempo e información en pro de mejorar los resultados de los proyectos, se
encontraron tres tipologías en las cuales se tipifican las herramientas de apoyo
informático a los proyectos Herramientas de Comunicación, Conferencia y Colaboración,
cada una con sus elementos de apoyo. Centrándose en las herramientas con la tipología
de colaboración, se encontró que la colaboración en línea y la gestión de proyectos son el
nuevo lugar de las nuevas oficinas, las empresas se crean y se ejecutan usando nada
más que una mezcla heterogénea de herramientas a través de internet, las herramientas
de gestión de proyectos permiten coordinar las tareas entre todos los miembros de tu
equipo independiente de la ubicación, a bajo costo y con una respuesta rápida.
Actualmente, existe una tendencia a la dispersión de los grupos de trabajo por lo cual las
herramientas de colaboración permiten unificar el grupo en torno a la ejecución de los
proyectos.
La gran mayoría de las empresas como testimonio expresan que una de las principales
ventajas de la utilización de estas herramientas es la ayuda a reducir los costos de los
proyectos, permitir finalizar el trabajo en el plazo planificado, asegurar la calidad del
producto final y mejorar la imagen de la empresa; cada una de las empresas en el uso de
su herramienta la articula a su negocio y mide sus beneficios dependiendo de los
componentes que use.
Se podría considera aplicar particularmente esta investigación, al sector de Latinoamérica
y específicamente a Colombia, y validar que herramientas de gestión colaborativa se han
desarrollado o son usadas por la industria y su grado de inmersión en su uso.
5.
Bibliografía
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