Procedimiento de Proyectos de Inversión

Nombre:
Código:
Procedimiento para aprobación de los
Proyectos de inversiones
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Versión:
Aprobado por:
1
Presidente / Director
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Fecha de aprobación:
15-06-2010
1. Propósito
Establecer una guía que permita ejercer un adecuado control y
seguimiento de los proyectos de inversión en la fundación.
2. Alcance
Aplica para todos los proyectos de la fundación que requieran hacer
una inversión en activos fijos propios, en beneficio de terceros y
cualquier otro tipo de inversión que se considere como tal. De igual
manera aplica para todos aquellos cuya responsabilidad es el de
brindar un adecuado seguimiento y control de las inversiones
presupuestadas, no presupuestadas y aprobadas por el Presidente de
la Fundación.
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3. Responsabilidad
3.1 Es responsabilidad de cada colaborador asignado al proyecto,
recabar toda la información relacionada a la inversión que desea
realizar,
fletes,
seguros,
impuestos,
instalación,
beneficios
esperados y justificación del proyecto.
3.2 Es responsabilidad del Encargado del Proyecto de Inversión,
mantener y custodiar adecuadamente toda la documentación
soporte que justifique la inversión, de tal forma que se cuente con
los elementos necesarios para analizar los resultados obtenidos
cuando se considere necesario.
3.3 Es responsabilidad de Encargado de Proyecto de Inversión,
asegurarse de que la información plasmada en la justificación de la
inversión sea un fiel reflejo de lo que se considera como el
escenario más probable a suceder una vez llevada
a cabo la
inversión.
3.4 Es responsabilidad del Presidente (o quién este designe)
evaluar la viabilidad de los proyectos de inversión, basado en el
objetivo, la justificación y el uso de los recursos, para aprobar
mediante un visto bueno el proyecto de inversión.
Salvedad al punto 3.4: En caso de ser el Presidente de la Fundación el
encargado de proyecto de inversión, para el visto bueno del proyecto de
inversión lo evaluará aplicando los mismos criterios del punto 3.4 de este
procedimiento algún miembro de la Junta Directiva de la Fundación.
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3.5 Es Responsabilidad del director tesorero indicar si los recursos
serán utilizados acorde lo plasmado con los objetivos del proyecto.
3.6 Es Responsabilidad del Presidente de la Fundación (o a quién
este designe) custodiar los documentos originales de los Proyectos
de Inversión una vez entregada la debida liquidación del Proyecto
de Inversión.
3.7 Es Responsabilidad del Presidente de la Fundación (o quién
este designe como encargado) de mantener actualizado el
Procedimiento de Proyectos de Inversión, con un mínimo de
revisiones anuales al mismo.
4. Contenido
4.1 La planeación de las inversiones a realizar se hace de manera
anual con la elaboración del presupuesto. Dicha planificación
contiene a detalle, monto y fecha a invertir para el período fiscal
(Octubre – Setiembre). Si en el transcurso de dicho periodo surge
la necesidad de un proyecto que no está contemplado en el
presupuesto autorizado, su trámite inicia con la solicitud del
Encargado del Proyecto de Inversión y con previa revisión, por parte
del Presidente de la Fundación (o quién este designe), acerca del
monto anual de inversiones programadas versus la ejecución real
que se lleve a ese momento.
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4.2 Para ello el Encargado de Proyecto de Inversión informa
mensualmente cual es la ejecución real de proyectos y su
comparación
contra
lo
autorizado
para
el
periodo
fiscal,
identificando las partidas presupuestadas, no presupuestadas y su
correspondiente estatus de avance, tanto en porcentaje como en
unidades monetarias.
4.3 Cada solicitud de inversión superior debe ser entregada al
Presidente de la Fundación y Director Tesorero acompañada de:
4.3.1 Formulario F-01 Aprobación de Proyectos de Inversión
debidamente lleno. Este contempla información clave como:
Título del Proyecto, Solicitante, Responsable del Proyecto,
Categoría del Proyecto, No. de Referencia en Presupuesto,
Monto Presupuestado, Fecha Estimada de Inicio, Fecha
Estimada de Finalización, Costo del Proyecto (costo del
equipo, fletes, seguros, instalación, etc.) y la descripción del
Proyecto (objetivos, situación actual, justificación, comentarios,
referencia a documento soporte, beneficios derivados de la
inversión cuando así apliquen). De faltar alguna información
requerida para el análisis, dicho formulario se devolverá al
solicitante.
4.3.2 Toda aquella solicitud de Aprobación de Proyecto de
Inversión que no se encuentre debidamente presupuestada
para el periodo fiscal,
quedará sujeta a la autorización del
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Presidente de la Fundación y Director Tesorero, facultándola
para iniciar el ciclo de aprobación del proyecto.
4.3.3 Todo tramite de inversión deberá de venir acompaña de
dos o más cotizaciones, lo anterior en cumplimiento de lo
señalado en el procedimiento P-01 Procedimiento General de
Compras. Es importante que el responsable del proyecto de
inversión indique claramente cuál de las cotizaciones aplica
para el proyecto y sobre las cuales están confeccionados los
cálculos de inversión.
4.3.4 Si el proyecto de inversión requiere alguna compra en el
exterior el cálculo de los impuestos de internamiento,
desalmacenaje u otros originados por la compra de un bien,
deberán ser revisados en conjunto con el Departamento de
Compras a fin de calcular y validar adecuadamente los montos
por estos conceptos. Lo anterior para descartar cualquier
omisión que pudiese afectar al costo total del proyecto.
4.4 Inversiones menores que no se considerarán como Proyecto
de inversión no requieren la emisión del formulario F-01
Aprobación de Proyectos de Inversión, por lo que se procesan
como una compra normal y de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento P-01 Procedimiento General de Compras..
4.5 Una vez recibida toda la información necesaria para el inicio
del trámite de aprobación, el Analista Financiero contará con tres
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días hábiles para la revisión de los datos. El trámite de firmas de las
gerencias involucradas dependerá de la disponibilidad de las
mismas para la aprobación correspondiente.
4.6 El Presidente de la Fundación (o a quién este designe) y el
Director Tesorero revisará a detalle el documento F-01 Aprobación
de Proyectos de Inversión y completará el apartado denominado
“Análisis Financiero del Proyecto” la cual muestra información
clave como: Monto Final de Inversión Requerida, Monto de
Presupuesto Autorizado (si aplica), No de Solicitud Asignado,
Cuenta Contable para el registro de desembolsos y Resultados
Esperados (Justificación o detalle de beneficios derivados).
Adicionalmente debe adjuntarse a toda inversión, la Fórmula I.A.F.3 Detalle de la Inversión.
4.7 Con la información proporcionada, el análisis costo beneficio
(cuando aplique) y / o el detalle de beneficios derivados de la
inversión, se toma la decisión de aprobación o rechazo de la
propuesta, la cual dependerá únicamente del Presidente de la
Fundación.
4.8 La aprobación de un F-01 Aprobación de Proyectos de
Inversión se evidencia con la firma del Encargado (Responsable)
del Proyecto de inversión, Director Tesorero, la firma de algún
miembro de la Junta Directiva y la del Presidente de la Fundación.
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4.9 Una vez aprobado el proyecto, se entregarán copias del F-01
Aprobación de Proyectos de Inversión al Encargado del proyecto
de Inversión, al Departamento de Compras para el inicio del
proceso de compra respectivo, al Departamento de Contabilidad, y
el original (con todos los documentos soporte)
permanece bajo
custodia del Encargado del Proyecto de Inversión hasta su
respectiva Liquidación.
4.10 Cuando la cuantía de la inversión supere en más de un 10%
del monto aprobado, el Encargado del Proyecto de Inversión,
deberá confeccionar una Ampliación a la F-01 Aprobación de
Proyectos de Inversión, por el excedente. Si el exceso no alcanza
un 10% del monto aprobado, bastará con la aprobación del
Presidente de la Fundación, para su debido tramite.
4.11 El Presidente de la Fundación, los miembros de la Junta
Directiva, y cualquier miembro Fundador de la Fundación podrá
efectuar revisiones de los proyectos que estime más importantes
para asegurarse que los compromisos adquiridos simultáneamente
con la Solicitud de la Inversión de Capital, se estén cumpliendo
efectivamente. De no ser así, se contactará con el Encargado del
Proyecto de Inversión para iniciar de manera inmediata, las
acciones pertinentes para corregir la inconsistencia.
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5. Solcitud de Emisión de cheque
Cheque del Banco ___________________________
Fecha ____________________
A Nombre de ______________________________________________________________
Por la suma ¢ ______________________________________________________________
En Letras
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Por Concepto de____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
 DISTRIBUCION CONTABLE
#
CUENTAS
SUB-CTA
DEBE
HABER
Hecho por ________________ Contador __________________ CK# ________________
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PRESUPUESTO GASTOS
FIJOS MENSUALES
GASTOS FIJOS
ALQUILER OFICINA
120.000,00
TELEFONO Y FAX
23.640,00
ELECTRICIDAD
12.000,00
AGUA
7.000,00
INTERNET
12.000,00
PAPELERIA
80.000,00
ARTICULOS DE LIMPIEZA
20.000,00
GASTOS DE VEHICULO
100.000,00
ALIMENTACION
100.000,00
TOTAL
₡474.640,00
6.
EVALUACION INVERSION INICIAL
₡6.636.843,53
ACTIVOS
INVERSION INICIAL EN ACTIVOS
COSTO INICIAL
1 AUTO
2 COMPUTADORAS
1 LAPTOP
1 VIDEO BEAN
3 SUMADORAS
2 MUEBLES DE COMPUTO
1 ESCRITORIO SECRETARIAL
2 CELULARES
I TELEFONO OFICINA
1 MULTIFUNCIONAL
1 MICROONDAS
I COFFE MAKER
I REFRIGERADORA PEQUEÑA
1 CAMAROTE
2 ABANICOS
1 JUEGO DE COMEDOR
1 MESA PARA REUNION
2 PIZARRAS
1 VITRINA
5 CAMISETAS
1 TIENDA DE CAMPAÑA
1 BOTIQUIN
INVERSION TOTAL EN ACTIVOS
3.000.000,00
646.017,70
278.761,06
500.000,00
98.123,88
71.681,42
100.000,00
160.000,00
35.000,00
300.000,00
60.000,00
30.000,00
100.000,00
100.000,00
50.000,00
80.000,00
50.000,00
32.619,47
300.000,00
30.000,00
100.000,00
40.000,00
₡6.162.203,53
Página:
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CALCULO DEL VALOR PRESENTE NETO ESTIMADO Y LA TIR EN BASE A PROYECTOS DE LA FUNDACION
INVERSION INICIAL
MESES
1
2
3
4
5
6
VPN=
₡6.162.203,53
FLUJOS DE
EFECTIVO
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
₡3.000.009,51 TIR=
FONDOS RECAUDADOS
-₡6.162.203,53
FLUJOS DE
EFECTIVO
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
23%
TIR= TASA INTERNA DE RETORNO
CALCULO DEL VALOR PRESENTE NETO ESTIMADO Y LA TIR EN BASE A PROYECTOS DE LA FUNDACION
INVERSION INICIAL
MESES
1
2
3
4
5
6
VPN=
₡6.162.203,53
FLUJOS DE
EFECTIVO
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
FONDOS RECAUDADOS
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
-₡1.443.663,82 TIR=
-₡6.162.203,53
FLUJOS DE
EFECTIVO
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
1.030.000,00
0%
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CALCULO DEL VALOR PRESENTE NETO ESTIMADO Y LA TIR EN BASE A PROYECTOS DE LA FUNDACION
INVERSION INICIAL EN ACTIVOS + GASTOS FIJOS
MENSUALES
₡6.636.843,53
FLUJOS DE EFECTIVO
MESES
1
2
3
4
5
6
VPN=
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
FONDOS
2.000.000,00
RECAUDADOS
2.000.000,00
2.000.000,00
₡2.525.369,51 TIR=
-₡6.636.843,53
FLUJOS DE EFECTIVO
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
20%
CALCULO DEL VALOR PRESENTE NETO ESTIMADO Y LA TIR EN BASE A PROYECTOS DE LA FUNDACION
INVERSION INICIAL EN ACTIVOS + GASTOS FIJOS
MENSUALES
MESES
1
2
3
4
5
6
VPN=
₡6.636.843,53
FLUJOS DE
EFECTIVO
1.107.000,00
1.107.000,00
1.107.000,00
FONDOS
1.107.000,00
RECAUDADOS
1.107.000,00
1.107.000,00
-₡1.565.558,61 TIR=
-₡6.636.843,53
FLUJOS DE EFECTIVO
1.107.000,00
1.107.000,00
1.107.000,00
1.107.000,00
1.107.000,00
1.107.000,00
0%