Inventarios - Fondo de Cultura Económica

MANUAL DE
CAPACITACIÓN
Inventarios (INV)
Manual de Capacitación
Inventarios ()
Autor:
ERP Soluciones
Fecha de Creación:
Sep, 2006
Versión:
1
1
Contenido
Presentación ................................................................................................... 3
Acceso al Sistema Oracle.................................................................................. 4
Surtir Pedidos de Ventas………………..……………………………………………………............7
Confirmar Pedidos de Ventas…………………………………………………………………………12
Recepción de materiales, bienes generales y servicios....................................... 14
Devoluciones de Recepción............................................................................. 18
Entradas de material al Almacén ..................................................................... 21
Salidas de material al Almacén........................................................................ 24
Consultas de Existencias en Almacén............................................................... 27
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Presentación
Al terminar el curso, el usuario será capaz de:
•
Realizar en el módulo de Inventarios recepciones de materiales, bienes
generales y servicios solicitados por medio de una orden de compra
generada en módulo de Compras en el ambiente de las aplicaciones de
Oracle.
•
Realizar entradas y salidas varias de materiales en almacén en el módulo
de Inventarios.
•
Poder realizar consultas de existencias de material en almacén dentro del
módulo de Inventarios de aplicaciones Oracle.
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Acceso al Sistema Oracle
1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la siguiente dirección de Internet del
sitio de Oracle.
Dirección: http://erpfcedb.fce.com.mx:8000/
2. Haga clic en E-Business Home Page.
3. Regístrese en la aplicación de Oracle.
a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación.
b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos
correspondientes.
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Nota: Como regla general el nombre de usuario es determinado por la
primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: el
usuario Nadia Domínguez tendrá el nombre del usuario Ndominguez.
c. Presione el botón Conexión para registrarse.
4. Seleccione la responsabilidad de FCE DF, Super Usuario de Inventarios (en
su defecto, la que le haya sido asignada) de la sucursal que necesite
realizar la función de inventarios.
a. Haga
doble
clic
en
la
Transacciones: Recepción.
opción
Recepciones en el menú
5. El navegador de Oracle muestra las opciones del menú de Funciones para
el módulo de Inventarios. El navegador muestra el nombre de las tareas
para las que el usuario tiene acceso. En el navegador, usted puede hacer
una lista personal de sus tareas más frecuentes.
Lista
general de
tareas
Lista
personal
de tareas
frecuentes
Abrir
Tarea
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ƒ
Seleccione en la lista general, la tarea que desea agregar a la lista de
tareas frecuentes y presione la flecha en azul.
ƒ
En la barra de herramientas usted encuentra estos iconos.
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Surtir Pedidos de Ventas
1. Desde el menú principal del sistema hacemos doble clic en la opción
“Pedidos de Movimiento”.
2. Abra la opción “Surtir Pedidos” haciendo doble clic en dicha opción tal y
como se muestra en la siguiente imagen.
3. Una vez hecho lo anterior el sistema nos mostrara una pantalla de
búsqueda la cual nos ayudará a encontrar todos aquellos pedidos de
ventas que se encuentran pendientes de ser surtidos.
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Dicha pantalla nos permite ingresar diversos criterios de búsqueda de
pedidos, sin embargo, invariablemente deberemos de elegir la opción
“Pick Wave” ya que desde esta pestaña podremos buscar los pedidos de
ventas pendientes de surtir.
4. Una ves que nos encontramos en la opciòn “Pick Wave” dar un clic en en
recuadro “Pedido de Ventas” para activar la busqueda con base en ese
tipo de documentos.
5. Opcionalmente podemos ingresar el número específico de pedido de
ventas a surtir, una vez hecho esto deberemos presionar el botón
“Encontrar”.
Si no se desea ingresar el número específico de pedido a
surtir podemos oprimir el botón de encontrar directamente y el sistema
nos mostrara todos los pedidos pendientes de surtido.
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Una vez que hemos localizado las líneas de los pedidos que deseamos
surtir tenemos dos opciones:
•
Aceptar los valores y las cantidades de ejemplares que el sistema nos
asigno previamente (durante la captura del pedido), para realizar esto
solo es necesario hacer un clic en el recuadro qua aparece a la
izquierda de cada línea del pedido y una vez que se hayan sido
marcadas la líneas deseadas, oprimir el botón “Hacer Transacción”.
•
En algunos casos será necesario modificar la cantidades que asigno el
sistema (esto debido a diferentes rezones) en estos casos deberemos
posicionar el cursor en la línea que se desea modificar y oprimir el
botón “Visualiz/Actualiz Asign”.
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Al oprimir el botón “Visualiz/Actualiz Asign” el sistema nos presentará la
siguiente pantalla.
En esta pantalla podremos ingresar las cantidades correctas a surtir para
lo cual solo debemos sobrescribir el campo denominado “Cantidad” (este
campo siempre aparecerá sombreado de color amarillo).
Después de haber ingresado las cantidades correctas, será necesario
oprimir el botón “Actualizar” para que el sistema reconozca los cambios
creados y nos permita seguir trabajando con las líneas siguientes.
Este procedimiento se debe repetir hasta terminar con la totalidad de
líneas del pedido
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Una vez que se actualizo en su totalidad el pedido solo es necesario oprimir el
botón “Hacer Transacción” y en ese momento habrá quedado guardado el
trabajo.
En este momento la línea del pedido se encuentra en posibilidades de ser
confirmada y con ello proceder a su facturación.
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Confirmar Pedidos de Ventas
1. Desde el menú principal del sistema hacemos doble clic en la opción
“Pedidos Pendientes de Surtido”.
2. Abra la opción “Transacciones” haciendo doble clic en dicha opción tal
y como se muestra en la siguiente imagen.
3. Una vez hecho lo anterior el sistema nos presentara la siguiente
pantalla en donde podremos realizar la búsqueda los pedidos que
deseamos confirmar, para ello solo es necesario ingresar el número del
pedido que se desea confirmar.
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4. Despues de ingresar el numero de pedido a confirmar debemos oprimir
el boton “Encontrar”.
5. Oprimir la pestaña “Entrega” para activar el botón “Confirmación
Envío” una vez que este botón se oprime el pedido esta listo para ser
facturado.
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Recepción de materiales, bienes generales y servicios
1. Vaya al navegador. Haga clic en el icono del navegador
aparece en la barra de herramientas para mostrar el navegador.
que
2. Abra el menú Transacciones, dé doble clic a la opción Recepción y
nuevamente doble clic en Recepciones.
3. La pantalla Encontrar Recepciones Esperadas se abre. En esta pantalla
usted puede consultar las recepciones esperadas provenientes de una
orden de compra.
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4. Ingrese el número de la orden de compra o haga clic en el botón de
búsqueda
para mostrar la lista de valores y seleccionar una de las
ordenes de compra. Una vez seleccionada damos clic en Encontrar.
5. Una vez encontrada la orden de compra a recibir, enseguida nos
mostrara la cabecera de la recepción, la cual nos muestra la fecha en
la que se esta realizando la recepción y el proveedor. Cerramos esta
ventana para continuar con la recepción.
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6. A continuación nos muestra la pantalla de Recepciones donde nos
muestra las líneas con los artículos que se deben de recibir de acuerdo
al material solicitado en la orden de compra. Para realizar la recepción
solo debemos activar la casilla que se encuentra al comienzo de la
línea. En caso de que se este recibiendo una cantidad diferente
físicamente, podemos modificar la cantidad que se esta recibiendo.
7. Adicionalmente al punto anterior, también debemos ingresar la
evaluación del proveedor. Para esto utilizaremos el campo flexfield el
cual se encuentra en el ultimo campo de la línea.
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8. Para terminar la recepción, finalmente grabamos. En la parte inferior
de la pantalla, la aplicación nos notificara que la transacción se ha
realizado.
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Devoluciones de Recepción
1. Vaya al navegador. Haga clic en el icono del navegador
en la barra de herramientas para mostrar el navegador.
que aparece
2. Abra el menú Transacciones, dé doble clic a la opción Recepción y
nuevamente doble clic en Devoluciones.
3. La pantalla Encontrar Devoluciones se abre. En esta pantalla usted puede
consultar la orden de compra sobre la cual se realizará la devolución.
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4. Ingrese el número de la orden de compra o haga clic en el botón de
búsqueda
para mostrar la lista de valores y seleccionar una de las
ordenes de compra. Una vez seleccionada damos clic en Encontrar.
5. A continuación nos muestra la pantalla de Devoluciones Recepción donde
nos muestra las líneas con los artículos que se recibido de acuerdo al
material solicitado en la orden de compra. Para realizar la devolución
debemos activar la casilla que se encuentra al comienzo de la línea e
ingresar la cantidad que se esta devolviendo de ese artículo. Por ultimo,
en el campo Devolver A seleccionamos “Proveedor”.
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6. Para terminar la devolución, finalmente grabamos. En la parte inferior de
la pantalla, la aplicación nos notificara que la transacción se ha realizado.
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Entradas de material al Almacén
1. Vaya al navegador. Haga clic en el icono del navegador
en la barra de herramientas para mostrar el navegador.
2. Abra el menú Transacciones,
Varias.
que aparece
dé doble clic a la opción Transacciones
3. La pantalla Transacciones Varias se abre. En esta pantalla nos muestra la
fecha actual en la que se esta realizando la entrada del material y en el
campo Tipo ingresaremos el tipo de transacción “Miscellaneous Receipt”
para realizar la entrada de artículos.
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4. Sumado a esto, también podemos agregar la cuenta contable la cual será
afectada por todas las líneas de artículos a las que se les de entrada.
5. Ya con estos datos damos clic en Líneas Transacción para comenzar a
capturar los artículos que ingresarán al almacén.
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6. En la siguiente pantalla que nos despliega la aplicación, ingresaremos las
líneas de los artículos que entrarán al almacén. La información se
ingresará en cada una de las líneas será la de los campos que estén
sombreados de color amarillo (campos obligatorios). Estos campos son:
a. Artículo: Clave del artículo que ingresarán al almacén.
b. Subinventario: Almacén donde será colocado el material de
entrada.
c. UDM: Unidad de Medida.
d. Cantidad: Número de unidades o cantidad que se ingresará en
almacén para esta línea.
e. Cuenta: Esta cuenta es la misma que se capturo en la cabecera de
la transacción (punto 4). Esta puede ser modificada también a nivel
de línea en el caso de que la afectación contable sea diferente.
7. Para finalizar la transacción, simplemente guardamos dando clic en el
botón Grabar.
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Salidas de material al Almacén
1. Vaya al navegador. Haga clic en el icono del navegador
en la barra de herramientas para mostrar el navegador.
2. Abra el menú Transacciones,
Varias.
que aparece
dé doble clic a la opción Transacciones
3. La pantalla Transacciones Varias se abre. En esta pantalla nos muestra la
fecha actual en la que se esta realizando la entrada del material y en el
campo Tipo ingresaremos el tipo de transacción “Miscellaneous Issue”
para realizar la salida de artículos.
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4. Sumado a esto, también podemos agregar la cuenta contable la cual será
afectada por todas las líneas de artículos a las que se les de salida.
5. Ya con estos datos damos clic en Líneas Transacción para comenzar a
capturar los artículos que saldrán al almacén.
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6. En la siguiente pantalla que nos despliega la aplicación, ingresaremos las
líneas de los artículos que saldrán del almacén. La información se
ingresará en cada una de las líneas será la de los campos que estén
sombreados de color amarillo (campos obligatorios). Estos campos son:
a.
b.
c.
d.
Artículo: Clave del artículo que saldrán del almacén.
Subinventario: Almacén de donde saldrá el material.
UDM: Unidad de Medida.
Cantidad: Número de unidades o cantidad por la cuál se dará salida
en almacén para esta línea.
e. Cuenta: Esta cuenta es la misma que se capturo en la cabecera de
la transacción (punto 4). Esta puede ser modificada también a nivel
de línea en el caso de que la afectación contable sea diferente.
7. Para finalizar la transacción, simplemente guardamos dando clic en el
botón Grabar.
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Consultas de Existencias en Almacén
1. Vaya al navegador. Haga clic en el icono del navegador
en la barra de herramientas para mostrar el navegador.
que aparece
2. Abra el menú En mano, Disponibilidad y después dé doble clic a la opción
Cantidad En Mano.
3. En la pantalla Material Consulta ingresaremos los parámetros para realizar
nuestra consulta de material. Algunos de estos parámetros más utilizados
son por Subinventario o Artículo.
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4. Realizado el paso anterior, a continuación se desplegara la pantalla Banco
Trabajo Material la cual nos muestra las existencias disponibles en
almacén.
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