manual de cupos general - Horizontes informática

Manual de cupos
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¿QUE ES UN CUPO?
Algunos establecimientos de Hostelería trabajan con Agencias y Centrales de Reservas
que establecen contratos para poder disponer de un determinado número de
habitaciones, siempre que confirmen antes de un número de días por adelantado
(Periodo de release). Cada cupo supone dar a una agencia un cierto número de
habitaciones de un tipo concreto para una fecha específica. Para que el cupo sea
correcto, la agencia debe de notificar la confirmación de las reservas antes del “periodo
de release”, si ha pasado este periodo la agencia pierde su derecho a reservar este cupo
que tenia acordado con el hotel.
•
Release: Como explicamos anteriormente, es el periodo existente entre el día que la
agencia tiene los cupos asignados y el último día que tiene para notificar que hace
efectivos esos cupos o parte de ellos. Pasado este periodo, la agencia pierde el
derecho que tenía acordado a disponer de esas habitaciones, se dice que ha pasado el
“tiempo de release”. Algunas agencias llegan a acordar con los hoteles dos periodos
de release, uno más corto y otro mas largo, lógicamente un periodo de release corto
supone que el número de habitaciones que entra en el cupo es también bajo. En el
release largo, se podrán meter más habitaciones.
Cupos
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CONFIGURACION DE HORIZONTEL PARA LA UTILIZACION DE CUPOS
Para la configuración de los cupos hay que pulsar en la pestaña “Configuración”, una
vez aquí, entraremos en la pestaña “General” y marcaremos la opción “Cupos”. Estos
se pueden configurar de distintas formas:
•
•
•
•
Cupos
Marcaremos la opción “Usar cupos”.
La opción “No descontar cupos” cuando está seleccionada, en la pantalla
principal de reservas, donde Horizontel nos da las habitaciones libres, ocupadas,
desayunos, etc. no se descontarán las habitaciones reservadas para cupos de las
habitaciones libres.
Si marcamos la opción “Mostrar cupos disponibles”, en la pantalla principal de
reservas, aparecerá una casilla “cupos” que nos muestra el número de
habitaciones disponibles para cupo.
La opción “Modificar cupo diario” nos da la posibilidad de poder cambiar el
número de habitaciones que hemos establecido de cupo, diariamente.
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CREACION Y CONFIGURACION DE AGENCIA DE CUPO
Una vez seleccionada la opción cupos, configuraremos la Agencia. Podemos utilizar la
agencia del hotel como “Agencia de cupo” o crear una agencia específica para ello.
En el siguiente ejemplo se muestra como introducir una nueva agencia para configurarla
como agencia de cupo, para ello, tendremos que seleccionar la pestaña “Clientes” del
menú principal, una vez dentro, escogeremos la opción “Agencias”.
Para crear una nueva agencia, hacemos un clic con el botón derecho del ratón y nos
aparecerá un menú desplegable, posteriormente, seleccionaremos la opción
“Introducir”.
A continuación, aparecerá una nueva pantalla donde tendremos que introducir todos los
datos de la Agencia. Una vez completados, marcaremos la opción “Cupo” y en la parte
inferior izquierda de la pantalla marcaremos “Aceptar” para guardar todos los datos
introducidos.
Cupos
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Guardados
los datos
de la
Agencia,
entraremos
en la
opción
“Precios”
para crear
un periodo
determinad
o de
precios
para cada
tipo de
habitación.
Cupos
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Para ello, tendremos que hacer un clic con el botón derecho del ratón en la tabla de
periodos y seleccionar la opción “Introducir” del menú desplegable para crear un
periodo nuevo de precios.
Posteriormente, nos aparecerá
la pantalla “Precios”, donde
tendremos que poner el
periodo de tiempo que vamos
a mantener los mismos
precios, marcaremos la casilla
“IVA incl.” si estos son con
IVA incluido y aceptaremos
todos los datos.
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Una vez introducido, seleccionamos dicho periodo haciendo un clic con el botón
derecho encima de este y escogiendo la opción “Seleccionar” del menú desplegable.
En la parte de la derecha aparece una nueva tabla con los diferentes tipos de
habitaciones y servicios, haciendo doble clic encima del precio establecido por defecto,
podremos introducir nuestros precios en cada tipo de habitación y servicio para las
diferentes temporadas.
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También podremos configurar los precios por persona o por habitación solamente con
marcar las pestañas “Tarifa por pers.” o “Tarifa por hab.” respectivamente.
Introducidos los
precios de la
Agencia en un
periodo concreto
para cada tipo de
habitación y
temporada,
seleccionaremos
“Calendario”
para configurar
los días o meses
que pertenecerán
a cada
temporada, para
que,
automáticamente
se apliquen los
precios
establecidos en
cada una de
ellas.
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Primero seleccionaremos la tarifa que vamos a configurar (alta, baja, media, promoción)
y posteriormente, marcaremos los días que pertenecerán a este tipo de tarifa. Una vez
seleccionados los días, aceptaremos para guardar los cambios.
Posteriormente, dentro de la ficha de la Agencia, seleccionaremos la pestaña “Conexión
a Internet”, si utilizamos el módulo de Reservas Online a través de Internet. Si no
utilizamos este módulo, esta configuración no habría que realizarla.
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En este apartado configuraremos nuestra agencia, procedencia del cliente, el
intermediario, si utilizaremos prepago para las reservas a través de Internet y los campos
obligatorios que pediremos al posible cliente al realizar la reserva a través de Internet.
Si no queremos utilizar los precios de la Agencia de Internet, podemos configurar
precios específicos para las reservas realizadas a través de Internet. Para ello, crearemos
una “Tarifa de Internet” entrando en la pestaña “ Clientes” de la pantalla principal y
una vez dentro, seleccionando la opción “Tarifas”.
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Haciendo un clic con el botón derecho del ratón, seleccionaremos la opción
“Introducir” del menú desplegable para crear nuestra tarifa. Pondremos nombre a
nuestra tarifa y haremos un clic en la pestaña “Aceptar” para guardar los cambios.
A continuación, configuraremos los precios correspondientes a esta tarifa, para ello,
haremos un clic con el botón derecho del ratón encima de ella y seleccionaremos la
opción “Precios” del menú desplegable.
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Ahora, escribimos el periodo de fechas en los que se van a mantener dichos precios y
marcaremos la opción “Aceptar” para guardar los cambios.
Al igual que los precios de la agencia de Internet, haciendo un clic en el periodo de
precios creado en la parte de la derecha aparece una nueva tabla con los diferentes tipos
de habitaciones y servicios, haciendo doble clic encima del precio establecido por
defecto, podremos introducir nuestros precios en cada tipo de habitación y servicio para
las diferentes temporadas.
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Introducida la nueva “Tarifa de Internet” en un periodo concreto para cada tipo de
habitación y temporada, crearemos un calendario para configurar los días o meses que
pertenecerán a cada temporada, para que, automáticamentese apliquen los precios
establecidos en cada una de ellas. Para ello, haciendo un clic con el botón derecho del
ratón en el periodo de precios que hemos creado, seleccionaremos la opción
“Calendario”.
Una vez dentro, seleccionaremos la tarifa que vamos a configurar (alta, baja, media,
promoción) y posteriormente, marcaremos los días que pertenecerán a este tipo de
tarifa. Una vez seleccionados los días, aceptaremos para guardar los cambios.
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Para crear un intermediario específico para identificar las reservas realizadas a través de
la página Web del Hotel, seleccionaremos la pestaña “Clientes” del menú principal de
Horizontel y una vez dentro, marcaremos la opción “Intermediarios”. Haremos un clic
con el botón derecho del ratón en la tabla que nos aparece y escogeremos la opción
“Introducir” del menú desplegable.
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Haciendo doble clic en el intermediario creado anteriormente, rellenaremos todos los
datos relacionados con éste y pulsaremos en “Aceptar” para guardar todos los cambios.
CONFIGURACION DE LOS CUPOS
Ahora es el momento de configurar los cupos, para ello, seleccionaremos la opción
“Cupos” desde la ficha de la Agencia.
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La siguiente pantalla nos muestra como se introduce un “periodo de cupo”, es decir, el
periodo de tiempo durante el que vamos a tener habitaciones de cupo. Para ello,
haremos clic con el botón derecho del ratón en la tabla que nos aparece a la izquierda y
seleccionaremos la opción “Introducir” del menú desplegable.
Una vez seleccionadas las fechas del periodo de cupo, deberemos “Aceptar” para
confirmar los cambios.
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También deberemos establecer el número de habitaciones de cada tipo que estarán
disponibles para cupo. Para ello, bastará con hacer un solo clic en la casilla a la derecha
de cada tipo de habitación y poner la cantidad.
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Una vez aceptados los cambios, podemos visualizar nuestro periodo de cupo y la
cantidad de habitaciones destinadas para ello en este periodo.
Para ver la información mas detallada, seleccionaremos la pestaña “Reservas” menú
principal de Horizontel, una vez dentro, marcaremos la opción “Cupos”. La siguiente
imagen refleja el nombre de la agencia de cupo, la fecha de release y el número de
habitaciones reservadas para cupo.
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Para ver el detalle, bastará con hacer un solo clic con el botón derecho del ratón encima
de la reserva de cupo y seleccionar la opción “Detalle”.
La siguiente imagen nos muestra el detalle de la reserva de cupo, la fecha de release y el
número de habitaciones de cada tipo disponibles para cupo. Marcando las pestañas “Día
anterior” y “Día siguiente” podemos visualizar la misma información para cada día.
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INTRODUCIR RESERVAS DE CUPO
Podemos tener tantas Agencias de cupo como sea necesario (todas aquellas con las que
tengamos contrato para reservar habitaciones de cupo) y el proceso para su creación es
exactamente igual que el explicado anteriormente.
Para introducir una reserva de cupo, seguiremos los mismos pasos que si fuese una
reserva normal, la variación sería que seleccionaríamos la Agencia de cupo a través de
la cual llega la reserva. También marcaremos la casilla “Cupo” para identificar la
reserva.
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Identificaremos fácilmente esta reserva ya que aparecerá en la pantalla principal de
reservas con una marca de color en la columna “Cupo”.
Si dentro de la pestaña “Reservas” del menú principal de Horizontel, seleccionamos la
opción “Cupos”, podremos ver también las reservas de cupo que se han realizado.
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Para poder visualizar las reservas de cupo, haremos un clic con el botón derecho del
ratón y marcaremos la opción “Reservas”.
Haciendo doble clic sobre cada una de ellas, podemos observar los datos detallados de
cada reserva.
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También podemos ver los cupos detallados haciendo un clic con el botón derecho del
ratón encima de la reserva y seleccionando la opción “Detalle” del menú desplegable.
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