Política de contratación a terceros

REGAL-BELOIT CORPORATION
PROGRAMA CORPORATIVO ANTICORRUPCIÓN
Política de contratación a terceros
Se lleva control del presente documento y se ha hecho público por medios electrónicos. La versión que aparece en el sitio de
Internet de la gerencia corporativa de Regal corresponde al documento actualizado. No se lleva control de las copias impresas y
posiblemente no están actualizadas. Las personas que utilizan las copias impresas deben comparar esa versión con la versión
controlada por medios electrónicos. Agosto 2012
Unidades comerciales/de
función:
Experto en la materia:
Fecha de la primera emisión:
Revisión:
Frecuencia de la revisión:
Autor
(departamento, título y correo
electrónico):
Equipo interdisciplinario de
revisión:
Aprobador:
Idiomas emitidos en:
Historial de revisión
I.
Asuntos legales (Oficina de ética y cumplimiento)
Laurel Burke, asesora jurídica de la empresa: cumplimiento,
[email protected]
15 de julio de 2012
30 de agosto de 2012
anual
Laurel Burke, asesora jurídica de la empresa: cumplimiento,
[email protected]
Asuntos legales
director ejecutivo, director de operaciones y asesor jurídico
Código de idiomas emitido en:
3 de agosto de 2012: Cambio de nombre y revisión de la Política de
contratación a terceros
PROCEDIMIENTOS PREVIOS A LA CONTRATACIÓN
Los socios comerciales que llevan a cabo negocios en nombre de Regal deben hacerlo con integridad.
Cada uno debe ser digno de confianza, honesto, sincero, justo y dispuesto. Regal no hará negocios
con personas o entidades que no se comprometan a hacer negocios con integridad y sin sobornos ni
corrupción. En consecuencia, toda persona que pretenda contratar a un agente, distribuidor,
representante u otro socio comercial (en adelante, un "tercero") para que cumpla funciones en nombre
de Regal Beloit Corporation (en adelante “Regal” o “la empresa”) debe seguir los pasos que se
mencionan a continuación:
A.
Cuestionario anticorrupción
La empresa no contratará a ningún tercero sin un contrato por escrito. Antes de celebrar un contrato
con un tercero, usted, como empleado de Regal, debe evaluar dicho tercero así como evaluar su
predisposición a cumplir las políticas y los procedimientos del Programa anticorrupción de Regal. Un
paso previo que se debe realizar en este proceso es enviar a cada tercero un cuestionario de diligencia
debida y una certificación que explica en términos generales nuestros requisitos y solicita cierta
información. El objetivo de este cuestionario es revelar cualquier "señal de alerta" potencial que pueda
requerir una investigación más profunda antes de celebrar un contrato con un tercero. El cuestionario y
la certificación se encuentran en el Anexo 1, Cuestionario para terceros.
B.
Informe de diligencia debida
Si en algún momento Regal se convirtiera en el centro de una indagación por corrupción debido al
accionar de terceros contratados, la primera pregunta que harían los entes reguladores oficiales
Oficina de ética y cumplimiento
Regal Beloit Corporation
200 State Street
Beloit, WI 53511 EE. UU.
[email protected]
Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Sitio web: RegalBeloit.com
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Fecha de última revisión: 27 de agosto de 2012
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Internet de la gerencia corporativa de Regal corresponde al documento actualizado. No se lleva control de las copias impresas y
posiblemente no están actualizadas. Las personas que utilizan las copias impresas deben comparar esa versión con la versión
controlada por medios electrónicos. Agosto 2012
seguramente sería: ¿qué diligencia debida llevó a cabo la empresa antes de contratar al tercero? Por
consiguiente, usted debe preparar un informe de diligencia debida por escrito y conservar dicho informe
en los archivos de Regal.
Para completar el informe de diligencia debida, use el formulario que se encuentra en el Anexo 2,
Informe para empleados de Regal e incluya tanta información de antecedentes como sea posible.
C.
Señales de alerta o advertencias que indican que se debe llevar a cabo una diligencia
debida en mayor detalle
Si durante el proceso de diligencia debida se descubre alguna de las señales de alerta que se describen
en el Apéndice 1, Señales de alerta/advertencias, no se debe formalizar el contrato con el tercero
hasta que Regal tenga la certeza de que dichas señales no expondrán a la empresa a un fallo de
ceguera intencional o de hacer caso omiso de manera consciente en caso de que el tercero realizara
conductas indebidas que infringieran las leyes anticorrupción. Debe consultarle al Departamento de
asuntos legales sobre cómo abordar las señales de alerta.
II.
CONTRATACIÓN
Con el fin de proteger a la empresa de la corrupción y los sobornos por parte de terceros, usted debe
incluir, como las cláusulas obligatorias de cualquier contrato escrito con un tercero, aquellas cláusulas
presentes en el Anexo 3, Cláusulas obligatorias. Dependiendo de las circunstancias factuales, y luego
de consultar con el Departamento de asuntos legales, también debe considerar las cláusulas sugeridas
presentes en el Anexo 4, Cláusulas contractuales recomendadas.
III.
DESPUÉS DE LA CONTRATACIÓN
Se exige a todos los terceros que realicen una certificación anual anticorrupción en un formulario similar
al que se encuentra en el Apéndice 2, Certificación anual para terceros.
IV.
CLÁUSULAS ADICIONALES DE LA POLÍTICA
A.
Las cláusulas de la Política mundial anticorrupción de Regal se aplican a las actividades de
terceros y forman parte de la presente política y procedimiento. Estos documentos, junto con la
presente política y procedimiento y todos los anexos y apéndices, conforman el Programa mundial
anticorrupción de Regal.
B.
Políticas y procedimientos relacionados.
Código de conducta y ética empresarial
Política mundial anticorrupción y apéndices
Anexo 1, Cuestionario para terceros
Anexo 2, Informe para empleados de Regal
Anexo 3, Cláusulas contractuales obligatorias
Oficina de ética y cumplimiento
Regal Beloit Corporation
200 State Street
Beloit, WI 53511 EE. UU.
[email protected]
Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Sitio web: RegalBeloit.com
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posiblemente no están actualizadas. Las personas que utilizan las copias impresas deben comparar esa versión con la versión
controlada por medios electrónicos. Agosto 2012
Anexo 4, Cláusulas contractuales recomendadas
Apéndice 1, Señales de alerta/advertencias
Apéndice 2, Certificación anual para terceros
C.
Formular preguntas, informar incidentes o inquietudes y obtener la aprobación de
terceros
Se recomienda a todo empleado de Regal que formule preguntas con respecto a esta política y
cualquier documento relacionado. Los empleados deben informar de inmediato cualquier episodio de
soborno, solicitud u ofrecimiento de pagos o ventajas inadecuados al gerente o supervisor local, a
Recursos humanos, a la Oficina de ética y cumplimiento ([email protected], 608-361-7416 o
800-833-7901), al Departamento de asuntos legales ([email protected]) o a la Línea de alerta de
integridad de Regal, utilizando alguno de los métodos que se describen en el próximo párrafo.
Los socios comerciales y demás terceros, incluidos los clientes, también pueden informar inquietudes
contactándose con la Línea de alerta de integridad de Regal. Existen dos métodos principales: por
teléfono o través del portal de Internet. Los números telefónicos y los códigos de acceso (de ser
necesarios) están a su disposición en el sitio web de la gerencia de Regal
http://www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm o al hacer clic en “Inquietudes éticas, de asuntos
contables o legales y de presentación de informes”. Las direcciones de los sitios web varían según el
lugar. En aquellos lugares fuera de la Unión Europea, ingrese a www.regalbeloitintegrity.alertline.com.
Dentro
de
la
Unión
Europea,
excepto
España
o
Portugal,
ingrese
a
www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com
y
en
España
o
Portugal
ingrese
a
www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com.
Siempre que la ley lo permita, el informante puede preservar el anonimato si así lo desea.
Si tiene preguntas sobre el significado de la política y el procedimiento, qué medidas adecuadas debe
tomar o qué se pretende que haga usted, antes de actuar, solicite explicaciones o asesoramiento.
Puede contactarse con la Línea de alerta de integridad por teléfono, a través del portal web mundial, el
portal web de la UE o el portal web de España/Portugal. No intente resolver sus dudas por cuenta
propia. Participe de las capacitaciones y complete las evaluaciones y las certificaciones que se le
provee. El hecho de no cumplir la presente política y los procedimientos relacionados se considerará
seriamente y puede ser motivo de aplicación de medidas disciplinarias que incluyen hasta el cese de la
relación laboral.
Dirija sus dudas sobre la aprobación de terceros a su contacto de Contrataciones asignado para el país
en el cual el tercero operará principalmente, [email protected] o al integrante senior del equipo
responsable de la región geográfica.
Oficina de ética y cumplimiento
Regal Beloit Corporation
200 State Street
Beloit, WI 53511 EE. UU.
[email protected]
Tel.: 608.361.7416 / Fax: 608.364.8817 /Sitio web: RegalBeloit.com
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