SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 1 DE 8 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC PARA EL AÑO 2009 Antecedentes El Sistema de Gestión Ética con Calidad SISGECC de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca (UCMC) nace de la armonización de los requisitos de la Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, y en cumplimiento de la Ley 872 de 2003 y el Decreto 1599 de 2005 y el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA Ley 489 de 1998, Decreto 2740/01. Este proyecto se desarrolla en cinco etapas: Diagnostico Planeación Diseño Implementación Evaluación FASE DE DISEÑO El Acuerdo No. 035 de 25 de Noviembre de 2008 adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y actualiza las funciones del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, de acuerdo con el Sistema de Gestión Ética con Calidad SISGECC en la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca (UCMC). La etapa del diseño del SISGECC se ejecutó durante los años 2007 a 2008 y ésta correspondía a la definición de soluciones y puesta en marcha de metodologías para implementar el sistema coherente con la NTC GP 1000:2004 y en armonía con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios propios de la Universidad y como instrumento orientado a facilitar la gestión y el control. Durante la etapa del Diseño del SISGECC de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca se ejecutaron las diferentes actividades de esta fase, partiendo del diagnostico y la planeación del desarrollo de: Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 2 DE 8 la planeación estratégica de la calidad, las directrices de la calidad, la política de calidad los objetivos de calidad, la planificación del servicio; la identificación de los procesos, su caracterización, la documentación de los procesos, incluyendo la estructura documental los manuales de procedimientos por procesos y los registros; además del tema relacionado con la administración del riesgo, que incluye el contexto estratégico, la identificación del riesgo, el análisis, la valoración y la política de administración del riesgo. En la metodología de la identificación de procesos se generó el Mapa de Procesos, caracterizaciones de los procesos, declaraciones documentadas de la Política y Objetivos de Calidad, los manuales de procedimientos, algunos formatos, registros, fichas de indicadores por procesos y mapa de riesgos por procesos e institucional. MAPA DE PROCESOS: Parte del principio el modelo de operación del Enfoque basado en procesos y permite la identificación y gestión sistemática de los procesos funcionales de la Universidad y en él se puede identificar los cuatro tipos de procesos como son: Procesos estratégicos o gerenciales: Incluye los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Procesos misionales: Incluyen todos los procesos de la institución en cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos que dan el soporte para la provisión de recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Procesos de evaluación: Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de eficacia y la eficiencia. Mapa de Procesos de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca (UCMC) y en él están identificados y definidos los 19 procesos con los que cuenta la institución. Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 3 DE 8 Caracterización de los procesos: Este documento describe y desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales como son: Identificación del proceso Objetivo Alcance Responsable Instancias o dependencias involucradas Actividades teniendo en cuenta el ciclo PHVA ( Planear, Hacer, Verificar y Actuar) Entradas y salidas del proceso Proveedores internos y externos (insumos) Usuarios y/o clientes del proceso Recursos Documentos aplicables internos y externos Requisitos de las normas aplicables Indicadores de gestión Riesgos por proceso e institucional Manuales de Procedimientos: Un procedimiento describe en forma clara cada uno de los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso y da como resultado final un producto o servicio. El Manual de Procedimiento entones es el conjunto de todos los procedimientos aplicables a cada uno de los procesos definidos y establecidos en la Universidad. Así mismo se contemplan los procedimientos documentados y exigidos por la NTCGP 1000:2004 a saber: Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 4 DE 8 Procedimiento para el Control de Documentos Procedimiento para el Control de Registros Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme Procedimiento para la Planeación y ejecución del plan de auditoria y ejecución de auditoria interna Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para la administración de acciones preventivas a través del plan de manejo de riesgos Normograma por procesos: se identificó la normatividad aplicable a cada proceso en particular. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD: Es entendida como un conjunto de las políticas definidas por la alta dirección para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, articulada con la planeación estratégica de la Universidad, para que siempre esté en condiciones de la prestación de servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios. Los productos que se generan en este proceso son: la Política de la Calidad, Objetivos de Calidad en coherencia con la misión de la universidad, planes estratégicos operativos para lograr los objetivos, indicadores de gestión para verificar el desempeño de los procesos. Elementos de Direccionamiento Estratégico - El Mapa Estratégico: Es en el que se representa gráficamente la articulación entre todos los elementos del Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión, Política de Calidad, contenidos en el Proyecto Educativo Universitario (PEU) y los Objetivos Institucionales contenidos en el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) - Otros elementos del Direccionamiento Estratégico son los Principios y Valores Éticos, los Principios Institucionales, los Valores Institucionales que están consignados en el código de Ética de la Universidad; además del Código de Buen Gobierno que es el documento que manifiesta las políticas institucionales, del estilo de dirección con las cuales la Institución desarrollará articuladamente, en el marco constitucional, legal y reglamentario su Misión, Visión, Políticas de Calidad y Objetivos con miras a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios. La Resolución No. 1560 de 05 de diciembre de 2008 adopta los Códigos de Ética, Código de Buen Gobierno y el Manual de Políticas Gerenciales de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, para el desarrollo de la Misión y Visión Institucional y el cumplimiento de las funciones administrativas y académicas. Política de Calidad: es una declaración formal y documentada de las “Intenciones globales y orientación de la institución relativa a la calidad y está alineada a la Misión y Visión Institucional y con los requisitos de nuestros usuarios y partes interesadas; además La Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 5 DE 8 Política de Calidad de la Universidad se encuentra alineada con los objetivos estratégicos consignados en el Plan de Desarrollo Institucional. La construcción de la misma se realizó en forma participativa y a continuación se describe: “La Universidad asume el compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos misionales: formación, investigación y proyección social, al igual que los estratégicos, de apoyo y evaluación. Lo anterior busca satisfacer con calidad, ética y excelencia, las necesidades de los miembros de la comunidad, sociedad, el estado, sector productivo y los estudiantes, contribuyendo a la preservación del medio ambiente y al logro de las metas estatales de la educación superior”. Objetivos de Calidad Los objetivos de calidad adoptados por la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, se homologan con los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional (2005-2009), y éstos son: Fortalecer la Función Formativa Fortalecer la Función Investigativa Fortalecer la Proyección Social Fortalecer la Gestión Administrativa y Financiera Fortalecer el Bienestar Institucional Universitario Fortalecer la Proyección Institucional PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO: La planificación del servicio se evidencia con los diferentes planes y programas que se proyectan elaboran anualmente con el fin de dar cubrimiento necesario a las necesidades y expectativas de los usuarios. Se elaboró el Informe de los Servicios, de los Usuarios y Necesidades de la Universidad y es el anexo No. 9 del Manual de Calidad y Operación del SISGECC. Esta planificación es necesaria para prever y establecer las condiciones de operación y el control de los procesos en cada una de las actividades, disposiciones y responsabilidades que permitan la revisión, verificación, validación, medición análisis y retroalimentación por parte de las instancias respectivas. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS: la estructura documental es la forma coherente, funcional y útil como se articulan e interrelacionan los documentos del SISGECC. Ésta permite lograr un correcto desempeño del sistema, lograr la adecuada comunicación dentro de la institución, proporcionar evidencia de la estructuración y desarrollo de los procesos para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos. Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 6 DE 8 La documentación definida y aprobada y todos los productos que se generaron a partir del diseño del SISGECC están incluidos en el Manual de Calidad y Operación, el cual se adoptó mediante la resolución rectoral No. 1564 de 05 de diciembre de 2008. En general, El Manual de Calidad y Operación del SISGECC código EGCMA-01 contiene tanto en el cuerpo del documento como en los anexos: Objeto, alcance y control del manual Direccionamiento Estratégico Principios y Valores institucionales Código de Buen Gobierno Administración del Riesgo Sistema de Gestión Ética con Calidad: definición, alcance, exclusiones, documentación Mapa de Procesos Caracterización de los Procesos Normograma por Procesos Servicios y usuarios del sistema Planificación del servicio Revisión del sistema Mapa Estratégico Mapa de Riesgos por proceso e institucional Guía de elaboración de documentos Matriz de relaciones del nivel funcional y la estructura por procesos Responsables de los procesos Matriz de indicadores por proceso Informe de los servicios, usuarios y necesidades de la UCMC ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: El objetivo general de la administración del riesgo (toda posibilidad de ocurrencia que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la institución y le impidan el logro de sus objetivos) es fortalecer la implementación y desarrollo de la política de administración del riesgo, a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos Institucionales, mejorando así el desempeño de la Universidad. La UCMC declara que en el desarrollo de sus actividades contempla la posible materialización de riesgos, por lo cual adopta mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral, prevención y mitigación de los mismos, estableciendo la política de administración del riesgo descrita en el Código de Buen Gobierno y en el Procedimiento Administración de acciones preventivas a través del plan de manejo de riesgos código EGCPT-02. Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 7 DE 8 FASE DE IMPLEMENTACIÓN La Resolución No. 1564 de 05 de diciembre de 2008 que adopta el Manual de Calidad y Operación del Sistema de Gestión Ética Con Calidad SISGECC y los Manuales de Procedimientos de los 19 procesos definidos y establecidos en la Universidad. La fase de implementación, corresponde a la ejecución de todo lo planeado y definido durante la etapa del diseño, se definen las estrategias que permiten la adecuada puesta en marcha y ejecución de las actividades y tareas descritas en la documentación establecida para el Sistema de Gestión Ética con Calidad. Esta fase también permite que los responsables de proceso lleven a la práctica lo establecido en la documentación del proceso, efectuar acciones de retroalimentación y así ajustar gradualmente el sistema. Las actividades de la fase de implementación no son necesariamente secuenciales sino que involucra diferentes aspectos aleatorios y transversales que en la medida de su desarrollo, permite monitorear resultados y la retroalimentación del sistema en virtud de lo descrito en los procedimientos y disposiciones definidas en el sistema. Para llevar a cabo la implementación del SISGECC se considera elementos de entrada para este proceso toda la documentación definida y aprobada en la etapa del diseño del mismo y ésta es, entre otras: Direccionamiento Estratégico de la Universidad. (Misión, Política de Calidad y Objetivos de Calidad) Plan de Comunicaciones institucional Mapa de procesos Manual de Calidad y Operación Caracterizaciones de procesos Manuales de procedimientos de cada proceso Fichas de indicadores por proceso e institucionales Normograma por proceso Listado maestro de documentos y registros Mapa de riesgos por proceso e institucional La fase de implementación del SISGECC del 2009 de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca incluye diferentes actividades como son: Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización. SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Rectoría VERSIÓN: 1 CÓDIGO: FECHA ACTUALIZACIÓN: 08 DEMAYO DE 2009 PAGINA 8 DE 8 Definir el plan de implementación con su respectivo cronograma. Determinar, diseñar y divulgar la matriz de responsabilidades y autoridades dentro del SISGECC. Ejecutar estrategias de sensibilización, comunicación y divulgación del sistema y la documentación a implementar. Ejecutar los procesos, así como los efectos e impactos de trabajo desarrollado por cada funcionario consciente, capacitado y competente, mediante la implementación propiamente dicha y la recolección de evidencias o información verificable. Programar capacitaciones acerca del SISGECC según necesidad. Desarrollar plan de comunicaciones organizacional e informativa frente a la implementación del SISGECC. Realizar actividades de seguimiento a la implementación del SISGECC mediante actividades de revisión, retroalimentación y ajuste a los documentos adoptados y aprobados del sistema, seguimiento y monitoreo al desarrollo de tareas de cada proceso, control de documentos y registros. Monitoreo, evaluación y seguimiento del mapa de riesgos de cada proceso Realizar auditorias internas de calidad orientadas por un auditor líder Definir, establecer y ejecutar planes de mejoramiento individual, por proceso e institucional. Realizar informe para revisión por la dirección. Articular la auditoria interna con las acciones de medición análisis y mejora producto de las auditorias de calidad. Seguimiento a la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Ética con Calidad SISGECC. Transcurrido un tiempo prudencial para la implementación y maduración del SISGECC y de acuerdo al plan de auditorias de calidad e internas se realizará el seguimiento a los procesos con el fin de comprobar se han logrado los objetivos propuestos o si se están produciendo desviaciones, igualmente el recopilar datos permite el análisis y el mejoramiento continuo del sistema encontrando así los planes de mejoramiento individual, por proceso y por ende el mejoramiento institucional. La evaluación de eficacia es identificada por el proceso de auditoria donde se cuenta con información de entrada para la evaluación de las interacciones, del cumplimiento y del desempeño. El resultado que se genera es la entrada para una buena y adecuada revisión gerencial, razón por la cual debe efectuarse una auditoria cuando ya está muy implementado el esquema de cumplimiento y desempeño. Alicia Álvarez de Weldefort Representante de la Alta Dirección para el SISGECC Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.